Criterios Especificos en Materia de Organizacion y Conservacién de Archivos del SAT ee ADMINISTRACION GENERAL DE RECURSOS Y SERVICIOS SAT 28 SET. 2017 jeneral de Recursos y Servicios Administracién Central de Recursos Materiales ‘Administracién de Recursos Materiales "5 Coordinacién de Archivos: Agosto , 2017 ‘esi Vigente a parti desu [Nimero de pigina 1 publican Tae 83I WV, vi. vil vill Xl xi Xill XIV. Criterios Especificos en Materia de ‘Organizacién y Conservacién de Archivos del SAT indice Pag Introduccion 3 Glosario de términos, siglas y acrninos 4 Objetivo 8 Ambito de aplicacién 8 Criterios especificos para la organizacién y conservacion de archivos 8 Administracién de correspondencia 12 V1. Registro de entrada de correspondencia 12 Vill. Registro de salida de corresondencia 13 Vill Conclusién de asuntos (descargo) 14 Instrumentos de consulta y control archivistico 1s VL. Cuadro general de clasificacién arct 15 Vil Catalogo de disposicién documental 15 VIII. Inventario documental 1s VLIV. Gufa simple de archivos 16 Archivo de tramite 16 Archivo de concentracién 18 Funciones de ta’ Coordinacién..ce Archivos en el Comité de 55 Transparencia bX Indice de expedientes clasificados como reservados 20 18 Baja documental o transferencia secundaria 21 Baja documental por siniestro 22 Baja de documentacién de comprobacion administrativa inmediata 23 Marco juridico 24 Anexos 27 ublieanén 2dees vereén } ( ‘igen parte dese | ( Nimera derainCriterios Especificos en Materia de Organizacién y Conservacién de ‘Archivos del SAT SHOP. Introduccion De conformidad con lo establecido en la Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los Lineamientos Generales para la Organizacién y Conservacion de Archivos del Poder Ejecutivo Federal, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacién Péblica, su Reglamento, asi como el Acuerdo que tiene por objeto emitir la Disposiciones Generales en las materias de archivos y de Gobierno Abierto para la Administracién Publica Federal y su Anexo Unico y Manual Administrativo de Aplicacién General en materia de Transparencia y Archivos, la Coordinacién de Archivos en el Servicio de Administracién Tributaria, elaboré los presentes Criterios Especificos en Materia de Organizacién y Conservacién de Archivos del SAT (CEMOCA). Estos criterios establecen politicas y acciones concretas a seguir en las distintas etapas de los expedientes, bajo instrumentos sencillos y uniformes que generan homogeneidad, orden y certeza a las dreas que intervienen en el ciclo archivistico, mediante la adecuada organizacién y conservacién de los documentos para su localizacién expedita, a fin de garantizar la disponibilidad e integridad que se establece en a normatividad vigente. Para cumplir con el objetivo de este documento, se requiere de su actualizacién permanente, por lo que la Coordinacién de Archivos ser4 responsable de realizar revisiones periddicas. Por lo anterior, con fundamento en los articulos 9, 10 y 12 fraccién II de la Ley Federal de Archivos y 7 de su Reglamento; asi como en el articulo 65, fraccién IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacién Piblica, los presentes criterios fueron presentados al Comité de Transparencia para su aprobacién, el 10 de agosto de 2017, mismos que dejan sin efectos cualquier otra disposicién interna en materia de archivos emitida con anterioridad. Versan Viger a parr desu ‘Nimero de pina publscibn eeeCriterios Espectficos en Materia de COrganizacién y Conservacion de ge ‘Archivos del SAT sar Glosario de Términos, Siglas y Acrénimos Para efectos de los presentes criterios resultardn aplicables las definiciones contenidas en Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los Lineamientos Generales para la Organizacién y Conservacién de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, asi como el ‘Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administracién Publica Federal y su Anexo Unico y el Manual Administrativo de Aplicacién General en materia de Transparencia y Archivos, ademas de las siguientes: Término [Acuerdo | : Definicion | Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones | | Generales e1 las Materias de Archivos y de Gobierno | | Abierto para la Administracién Publica Federal y su | Anexo Unico ‘Archivo de concentracion La unidad administrativa responsable de la administracién de documentacién cuya consulta es esporddica._ “Archivo de tramite Baja documental La unidad administrativa responsable de la iministracién de documentacién de uso cotidiano, eliminacién de la documentacion que haya concluido su plazo de conservacion respecto a su valor administrative, legal, fiscal o contable y que no a valor histérico._ Caratula o guarda exterior | El documento para identificar la ser documental y datos de identificacién que constituyen un expediente. Catalogo de Disposicién Documental El registro general y sistemnatico que establece el valor | documental plazo de conservacién, —vigencia, clasificacién y destino final de los documentos. _ i Clasificacién archivistica El proceso de identificacién y agrupacion de | expedientes homogéneos con base a la estructura del Cuadro Gereral de Clasificacién Archivistica y el Catdlogo de Disposicién Documenta. Claves topograficas Conjunto de datos relacionados que permiten ubicar él | lugar especifico asignado a un expediente dentro de un Archivo. Comité de Transparencia. El Comité de Transparencia del Servicio de | Administracién Tributaria ‘Coordinacion de archivos ‘Area adscrita a la Administracion Central de Recursos Materiales designada por el Jefe del Servicio de Administracién Tributaria e integrante del Comité de Transaprencia_de! SAT, responsable de_desarrollar Version ) Vint a part de mera de pin bein aaeasCriterios Especificos en Materia de i LS sHeP. (Organizacisn y Conservacién de sg ‘Archiv rchivos del SAT sar “‘Cuadro General de Clasificacién Archivistica | criterios en materia de organizacion, administracién y | conservacién de archivos; y elaborar en coordinacién | | con las unidades administrativas los instrumentos de | control archivistico, de conformidad con los articulos | | 10 y 12 de la Ley Federal de Archivos. | El instrumento técnico que refleja la estructura de un | archivo con base a las atribuciones, funciones y | | procesos del SAT. Expediente TLa unidad documental constituida por uno o mas documentos relacionados sobre un mismo asunto. Fase activa documentos que tienen valores _ primarios trativo, juridico o fiscal) para la institucién, Fase semi activa Guia Simple de Archivos | Grupo Interdisciplinario TEI documento que conserva sus valores primarios | @dministrativo, juridico o fiscal). Su uso es ocasional, | hay que conservarlo durante un plazo precaucional.. TEI esquema general de la descripcion de las series |documentales, que indica sus caracteristicas [fundamentales conforme al Cuadro General de | Clasificacién Archivistica. BacHEEc TEI integrado por la Administracién General de | Planeacién y la General Juridica; Unidad de Enlace de | Transparencia, Organo Internode Control | Coordinacidn de Archiv indice de expedientes reservados Instrumentos de consulta y control archivistico clasificados como | {Relacin de los expedientes que fueron clasificados por el Comité de Transparencia como reservados Los Instrumentos técnicos que facilitan la organizacién, conservacién y localizacién expedita de os documentos. inventarios documentales Los instruments de consulta que describen las series expedientes de archivo que permiten su localizacion. Oficialia de partes | iazo de conservacion [Sistema Institucional de | Archivos | | 1 Las areas encargadas de recibir y registrar la entrada y salida de correspondencia. | El periodo de guarda de la documentacion en los | archivos de tramite y concentracién, consistente en la | combinacién de la vigencia documental, término precautorio y el periodo de reserva El conformado por los archivos de tramite, de) concentracién, en su caso, historico y la Coordinacién | | de Archivos. [Transferencia primaria El traslado controlado y sistemdtico de expedientes de consulta esporadica de un archivo de tramite al de | concentracion. erst 7 Vigentea partir desu Wer de pia poblescién ‘seas