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Introducción a ACCESS
¿Qué es ACCESS?.
¿Qué es una base de datos?. Casi tan fácil como la respuesta anterior.
¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un numero de teléfono?. Seguro que si;
Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es mas
que una "base de datos" que está impresa.
En sus paginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos
ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una
población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es
demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los
números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su dirección.
Cada pagina es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la
guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo
apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.
Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera.
Así sabiendo la población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente
cualquier número de teléfono.
Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo"
dirección, en este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e
todas las personas que viven en cada calle y sus números de teléfonos. O también podría
ordenarse por el "campo" numero de teléfono, este tipo de guías se llaman "guías
inversas".
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A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las
tablas, los campos, los índices, las claves.. y con un poco de imaginación podemos
entreveer las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases
de datos para nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una
biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos
exámenes, etc. ..
LECCION 2ª
El entorno de diseño de la base de datos
Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín
telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva
era llena de maravillas tecnológicas.
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Se abre una ventana tal como esta
Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a
bautizar a nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro
"Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "crear".
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En la siguiente ventana vemos múltiples opciones
En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por
ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características
básicas de los campos.
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En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos
definiendo la columna "tipo de datos".
Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los
datos relativos a los campos que vamos a diseñar.
Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra
tabla.
Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir
algunos más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar
esta tabla a nuestras necesidades
-Añadiendo Campos:
Habíamos dicho, también, que nuestro listín iba a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.
Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea
con la tecla return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua
de la columna "tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a
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ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila
correspondiente
Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos
como la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las
propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos
explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.
Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el
numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un
campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar
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ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección
necesitaríamos mas longitud
LECCION 5ª
Creación de la primera tabla III:
Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores
predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No".
Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la
parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la
propiedad.
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Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos
"Numérico" y le pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo
Nº de teléfono también elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo"
pondremos 9 caracteres.
En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en
operaciones matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la
contabilidad domestica, necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para
conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos números de
teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos
"Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico"
Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico "Si/No"
Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que
estamos utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos. Los más curiosos
pueden tener más información, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la
ventana
LECCION 6ª
Creación de la primera tabla IV:
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La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna
vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro
campo "Relación Laboral",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo
lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información . Para tener mas información
tenemos la tercera columna.
Así es como quedaría mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podrá escribir la
información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo
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LECCION 7ª
Cómo modificar la estructuras de las tablas I:
-Modificaciones
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Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en
blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.
LECCION 8ª
Cómo modificar la estructuras de las tablas II:
Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en
cualquier otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección, simplemente
eligiendo la opción "insertar fila" del menú edición, que activamos con el botón
derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente
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Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos
podemos probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como
queramos simplemente haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición
deseada
LECCION 9ª
Guardar las tablas I:
Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas
adecuadamente.
Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando
el icono "Guardar"
Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá
el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.
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Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la
clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya
utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.
Este es un curso de iniciación al Access, por lo que no vamos tratar el tema de múltiples
tablas y sus relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos más
avanzados.
De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar
"Si".
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En el próximo capitulo seguiremos profundizando en las claves.
LECCION 10ª
Guardar las tablas II:
El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y
renombrarlo al nombre que consideremos mas apropiado. También hay otra cosa nueva,
el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico", más adelante veremos
con detalle que significa todo esto.
Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre
con que la hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama
"Tabla1".
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Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea
añadiendo o borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es
inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda?.
Sí, y es muy fácil, solamente hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la
opción "Vista de diseño"
Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos
aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos
satisfechos con el resultado.
LECCION 11ª
Introducir datos en las tablas I:
-INTRODUCIR DATOS
Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera
es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a
través de la "Hoja de datos".
Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos
maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de
datos".
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Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón
derecho del ratón sobre la "Tabla1".
Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo
anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.
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Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos
los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .
LECCION 12ª
Introducir datos en las tablas II:
Nombre: George
Apellidos: Clooney
Notas: Es un actor de cine
Dirección: c/ Estación
Población : Solaris
CP: 31141
Nº Telefono: 900101010
Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre
la ultima.
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limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de columna"
del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre alguna columna.
El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla,
Según vayamos introduciendo registros se incrementara el numero de filas.
Y así sucesivamente.
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LECCION 13ª
Editar registros:
-EDITAR UN REGISTRO
Lo primero es abrir la tabla como ya sabemos, solo en el caso de que este cerrada,
evidentemente.
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pulsamos alguna otra tecla borramos todo el contenido de la casilla y tendremos que
escribirlo entero.
Con el ratón, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar entramos
directamente en el modo edición. Para pasar de uno a otro campo podemos pulsar el
tabulador y después pulsar F2 para volver al modo edición.
En el modo edición, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar (ctrl.+ C),
mover, pegar (ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).
Se puede copiar varias columnas o filas tal como lo haríamos solo con una. Primero
señalamos con el ratón sobre el titulo de la columna o fila que queremos marcar,
pulsamos sobre el y después lo pegamos como lo hacemos habitualmente
Para eliminar un registro, señalamos la fila como ya sabemos y en el menú edición (lo
obtenemos pulsando el botón derecho del ratón) elegimos la opción "Eliminar
registro". Tras pulsar en ella surgirá una ventana que nos pedirá confirmación.
Atención, si eliminas algún registro desde esta opción después no se podrá recuperar.
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Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente
reversibles, si te equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el dato
pulsando el icono "deshacer" en el menú Edición
LECCION 14ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:
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En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos localizar, y
hacemos clic en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la tabla que coincida
con la búsqueda.
En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando en
"Buscar siguiente" hasta que encontremos lo que buscamos.
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Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir entre
realizar la búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en toda la tabla.
Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o solo
entre los registros que estén por encima o por debajo de la casilla donde tengamos
situado el cursor.
LECCION 15ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS II:
Ya hemos visto cosa que hace nuestra tabla que no podemos hacer con una guía
telefónica impresa. Como es buscar por cualquier campo, incluido el numero de
teléfono
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O buscar por una parte del campo, especialmente útil si solo conocemos parte del dato.
Por ejemplo; usando comodines. Estos son dos símbolos "?" y "*".
Por ejemplo: "J?an". Nos encontrará tanto a Juan, como a Joan.. Es un comodín bastante
útil en casos como este.
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El otro carácter "*" reemplaza a varios caracteres. Por ejemplo "J*" nos mostrara tanto
a Juan, a Joan, a Jorge, etc...
Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora tenemos un
cuadro mas, titulado "Reemplazar por".
Imagina que tenemos en nuestra agenda a Juan, Joan, Jean... y queremos unificar todos
los nombres, sin tener que ir buscando y modificándolos uno a uno. La solución es
utilizar el comodín "?" en la opción "Reemplazar todos".
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LECCION 16ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS III:
Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a una
todas las direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente con una sola
acción.
Hay otra cosa mas que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no se
puede hacer con una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por cualquier
campo que deseemos. Y podemos hacerlo tanto "Ascendentemente" como
"Descendentemente". Esta opción esta en el menú edición que se obtiene pulsando el
botón derecho del ratón.
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Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"
Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así es
muy fácil encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo alfabéticamente la
lista hasta llegar al registro buscado
O por el apellido
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Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono"
LECCION 17ª
LAS CONSULTAS I:
-CONSULTAS
Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar búsquedas.
Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y una búsqueda?.
La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que estamos
buscando, y de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que consultemos. Al
contrario de lo que ocurría con las búsquedas, que lo que hacia era situar el cursor en el
primer registro que buscábamos y nos los mostraba dentro de la tabla al completo.
Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de datos,
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Vemos que surge una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que pueden
inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones fundamentales
veremos que no hay tal dificultad. Vamos a abordar este capitulo tal como lo hemos
hecho en los anteriores, explicando cada punto según lo necesitemos.
La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y las
consultas que existan, como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos directamente en
"Agregar".
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Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se denomina
"Zona de datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta activa, a través de
la barra de desplazamiento podemos ver el resto de los campos de la tabla.
LECCION 18ª
LAS CONSULTAS II:
Lo primero es saber que campos queremos que nos muestre el resultado. Nosotros
necesitaremos los campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº de teléfono".
Así que tendremos que elegir al menos estos tres. Podemos hacerlo de dos formas,
buscándolos en la tabla de la "Zona de datos".
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Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George, así que
debemos señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono.
Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque tenemos
solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una, deberíamos elegir una de
entre ellas. Los campos que seleccionemos manualmente aparecerán marcados con la
opción "Mostrar".
Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta apariencia
La consulta sería:
Y el resultado sería:
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LECCION 19ª
LAS CONSULTAS III:
Sobre esta consulta podríamos realizar otra, por ejemplo los que vivieran en el
distrito cuyo Código Postal fuera 12347... Aunque lo verdaderamente cómodo seria que
pudiéramos hacer las dos consultas de una sola vez.
Access nos permite realizar consultas con múltiples criterios sencillamente, solo
tenemos que escribir en cada columna el criterio de búsquedas que queramos combinar.
Y el resultado sería:
Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos uno a
uno en cada columna, como ya hemos aprendido. Pero Access tiene una manera más
sencilla, utilizando el valor asterisco "*".
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Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que
deseemos especificar, y en la ultima columna, en la fila "Campo" elegimos el valor
"Tabla1.*". Atención, si elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos que
quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para que los demás campos no salgan
duplicados
Y el resultado será:
Leccion 20
CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.
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CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.
Cada vez que abrimos una consulta, Access la ejecuta en automáticamente en función de
los datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no importa los cambios
que hagamos en la tabla, cada vez que ejecutemos la consulta, obtendremos siempre los
datos actualizados.
Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto, podemos
borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Supr" una vez que tengamos la consulta
seleccionada. O también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana "Base de
datos"
Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho mas cómodo modificar
las consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades actuales. Es muy
sencillo. Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo seleccionada la consulta que
queramos modificar, se nos abre instantáneamente la consulta en la ventana de diseño
que ya conocemos.
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Lección 21
Los Informes I:
INFORMES
Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer búsquedas en ellas y como
crear consultas avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar
satisfactoriamente con el Access.
Pero todas las operaciones, las búsquedas y los resultados los hemos visto en la pantalla
del ordenador, es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás
queramos tener una copia impresa para analizarla mas cómodamente o para enviársela a
alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio.
Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para
crear informes, pero para no hacerlo demasiado difícil y dado que este es un curso de
Access imprescindible eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la árida
teoría y vamos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo.
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y en los iconos, pulsar en "Nuevo"
Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que
hayamos creado previamente tal como ya hemos aprendido en los capítulos anteriores.
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Lección 22
Los Informes II:
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Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono
"Imprimir".
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Para imprimirlo solo debemos pulsar el botón derecho del ratón como ya sabemos o
sobre el icono "Imprimir" de la ventana principal.
Para las otras operaciones sirve lo que hemos aprendido en el apartado del autoinforme
en columnas. Con esto damos por terminado el curso Access imprescindible. Hemos
aprendido a los fundamentos de las bases de datos, a crear y gestionar tablas, búsquedas,
consultas e informes.
Curso de Access2
LECCION 1ª
1- Introducción avanzada a las Bases de Datos Relacionales
En este curso vamos a profundizar en las características que convierten a Access en una
herramienta profesional imprescindible para todo tipo de empresas, y en especial para
aquellas que necesitan manejar grandes volúmenes de información.
En este curso aprenderemos las ventajas que podemos obtener de las bases de datos
relaciones frente a las bases de datos simples; Veremos los inconvenientes de tener
todos los datos en una única tabla y la imposibilidad de manejarlos con un mínimo de
eficiencia. Y explicaremos los fundamentos de las bases de datos relacionales.
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Aprenderemos que son los filtros, sus tipos y como utilizarlos
LECCION 2ª
Problemas con las bases de datos simples.
Las bases de datos simples son aquellas que están formadas por una sola tabla de datos.
Este tipo de bases de datos son muy fáciles de crear y utilizar y cubren la mayoría de
necesidades de los particulares. Por ejemplo para crear y gestionar una agenda
telefónica bastan con los conocimientos de Access Imprescindible para crear una tabla
como esta.
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Pero si estamos trabajando para una empresa necesitaremos, por ejemplo llevar al día no
solo la agenda con los datos de los clientes, de los proveedores. Si no también llevar la
relación de los productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse
reflejado en nuestro control del almacén.
Es evidente para cualquiera que haya empleado una tabla de Access que manejar todos
estos datos en una única tabla es una tarea muy incomoda, principalmente por su
exagerada longitud, calcula que todos los campos necesarios para llevar un exhaustivo
control sobre los datos de la agenda, de los stocks, de las entradas y salidas del almacén
podría superar los veinte campos de longitud, y tener todos estos campos en una única
tabla nos obligaría a utilizar permanentemente las barras de desplazamiento
Parece que no es mucho trabajo introducir los datos del cliente cada vez que hacemos
una venta. Es lógico querer saber a quien el hemos vendido cada articulo, y también
seria buena idea tener su numero de teléfono para hacer un seguimiento de su
satisfacción respecto a nuestros productos y servicios. También deberíamos tener su
dirección postal, su NIF, y otros datos fiscales, tales como forma de pago y nivel de
crédito.
Seguro que cada uno de nosotros podríamos pensar un buen numero de datos que nos
resultarían mas o menos imprescindibles para nuestro negocio. Pero imagina lo que
significa introducir todos estos datos con cada venta. Puede parecer que las ventajas de
una tener una completa bases de datos superan los inconvenientes de tener que
introducir todos esos datos con cada venta.
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Pero seamos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes, por norma general
se suele tener una cartera de clientes que en su mayor parte es siempre la misma, es mas
generalmente son un puñado de excelentes clientes los que consumen la mayoría de
nuestros productos. Esto implica que para tener actualizada nuestra base de datos
deberíamos introducir una y otra vez los mismos datos del mismo cliente con cada
transacción que realizáramos. Ahora pregúntese ¿Cuántas transacciones realiza al mes
para su mejor cliente?.
El caso de los proveedores es aun más esclarecedor. ¿Seria lógico teclear una y otra vez
todos los datos del proveedor con cada producto que le pidiéramos?. No, desde luego
que no. Eso seria altamente ineficaz.
Por no hablar de la gestión de los datos. Como la modificación de todos los registros del
cliente o del proveedor por un cambio de dirección, no seria buena idea tener una base
de datos en la que el cliente tras haberse mudado tuviera activa en las dos direcciones.
Para solucionar estos y otros problemas Access tiene utiliza lo que se denominan las
Bases de Datos Relaciones
LECCION 3ª
Introducción a las bases de datos relacionales:
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La ventaja de las bases de datos relaciones es que desgrana la información entre varias
tablas mas especializadas.
Por ejemplo una con los campos de la agenda para los clientes:
Podemos ver que ambas tablas tienen en común un campo. El campo "código cliente".
El campo "código cliente" lo utilizaremos para "enlazar" las tablas. Es decir es una
especie de "campo bisagra", une estas tablas y cualquier modificación en una de ellas
afecta a la otra.
Su principal utilidad es que si nuestro cliente numero 1, (Jack para los amigos) cambia
de residencia, solo tendremos que modificar sus datos en la "Tabla clientes" e
instantáneamente se actualizarían los datos en las demás tablas con las que este
enlazada.
Ese simple proceso se llama "relacionar" dos tablas mediante un campo común "código
cliente".
El ordenador lo hace exactamente igual, solo que tan rápido que es instantáneo y
además con la ventaja de que puede relacionar todas las tablas que necesitemos.
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En este caso relacionamos las tablas proveedor y articulo a través del campo "código
articulo", y la "tabla articulo" con la "tabla cliente" a través del campo "código
cliente".
Evidentemente podemos seguir desgranando en diversas tablas todos los datos que
necesitemos. Por ejemplo una tabla llamada ventas, que nos sirviera para relacionar la
venta con el vendedor. Y Así con todos los datos que necesitáramos manejar para
nuestro desempeño laboral.
Cuando comiences a crear las tablas, te darás cuenta que no es tan sencillo repartir los
campos necesarios por un buen numero de tablas sin que se repitan y además que sean
consistentes, es decir que no se produzcan errores de duplicación ni de ausencia de
datos.
En la próxima lección veremos como planificar adecuadamente las bases de datos para
evitar estos problemas
LECCION 4ª
Planificación de las bases de datos.:
Cómo es fácil intuir una correcta planificación de las bases de datos antes de
comenzar a crearla nos ahorrará muchos problemas y dolores de cabeza.. O de lo
contrario podemos encontrarnos con datos duplicados, con relaciones inconsistentes, o
hasta con la imposibilidad de obtener informes fiables.
Por ejemplo la tabla de clientes. En ella debe estar todo lo relacionado con los datos
esenciales que necesitemos de los clientes, pero ningún otro.
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Puede parecer a simple vista que también necesitaríamos saber qué compró, cuánto
dinero pagó, quién le atendió, etc... pero esos datos no están relacionados
exclusivamente con el cliente, ya que también están relacionado con la tabla de artículos
(qué compró) y con la tabla de facturación (cuánto pagó). Si se añadiera aquí esta
información tendríamos esos datos duplicados en las otras tablas. Y eso es síntoma de
que no esta bien diseñada nuestra tabla.
Uno de los problemas de tener en las manos una herramienta tan potente y versátil como
Access es que prácticamente se puede hacer de todo, eso incluye diseñar una tabla con
los campos que deseemos, incluso aunque no sea de la mejor más eficiente, y a veces es
posible que solo nos percatemos de que la tabla esta mal diseñada cuando obtengamos
un error en algún informe.
El siguiente paso es decidir los campos de la tabla que estamos diseñando. Puede
parecer que la elección de los campos es sencilla una vez que tenemos definida la
función de la tabla, pero este es un punto delicado.
Por ejemplo en nuestra tabla clientes, sabemos que queremos tener almacenado, su
nombre, dirección y teléfono. ¿Son esos tres, realmente, los campos que va a tener
nuestra tabla?
Podemos ver que hemos separado los campos "Nombre" y "Apellidos", y también el
campo "dirección" y "Código postal". ¿Por qué lo hemos hecho?. Para poder
ordenarlos y agrupar los registros por cada campo. Si no separásemos el nombre en los
campos "Nombre" y "Apellidos" no podríamos ordenarlos por sus apellidos. ¿Y en el
caso del campo dirección?. Es conveniente separar el código postal de la dirección
porque cuando realicemos informes o envíos postales necesitaremos ordenarlos por el
campo código postal, sin tener en cuenta su dirección.
Crea todos los campos que se necesiten pero que todos los campos tengan una estrecha
relación con el concepto de la tabla, por ejemplo en la tabla de clientes no es necesario
introducir datos sobre los vendedores. Crea otra tabla específicamente para ellos.
Y por ultimo es innecesario crear campos que se calculen a partir de otros. Es mas útil y
exacto calcularlo cuando se necesite. Por ejemplo en el caso de que tengamos la fecha
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de nacimiento, no necesitamos tener otro campo para la edad, es más eficiente
calcularlo cuando se requiera y no hará falta actualizarlo cada año.
LECCION 5ª
Introducción a la creación de un BD. Relacional.:
Como hemos visto en el tema 1. Las bases de datos relacionales no son mas
que múltiples tablas, altamente especializadas y todas ellas referenciandose las unas a
las otras, o utilizando la palabra mas apropiada "relacionándose" las unas con las otras.
Con ellas tendremos numerosas ventajas, como son no tener que introducir información
repetida, ahorrando trabajo y recursos de memoria de ordenador. Y también la facilidad
y rapidez a la hora de realizar labores de mantenimiento, corrección o actualización de
los datos de las tablas,
En este tema diseñaremos nuestra primera base de datos relacional, para ello
aprenderemos exhaustivamente, pero de forma sencilla a crear una tabla paso a paso.
Veremos con ejemplos las posibilidades de los tipos de datos de Access. Explicaremos
las propiedades de los campos y presentaremos la posibilidad de crear y gestionar
indices basados en varios campos.
LECCION 6ª
Diseñar una base de datos con multiples tablas.:
Por eso vamos a diseñar lo mas didácticamente posible un ejemplo para nuestra base de
datos.
Supongamos que trabajamos en una empresa. Cualquier empresa. Toda empresa tiene
una actividad principal que es vender algo, que en este caso a ese algo lo llamaremos
producto. Vamos a partir desde aquí.
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Pero según trabajemos con estos datos necesitaremos otros datos del cliente, como son
el nombre de la empresa para la que trabaja (Empresa), Sus apellidos (Apellidos),
Puesto que desempeña (Puesto), Teléfono de contacto (Teléfono), Los datos para enviar
los pedidos (Dirección, Población, CP)
Pero claro, podríamos pedirle algo mas a nuestra base de datos, también seria
conveniente que cada venta tuviese en cuenta las existencias del almacén y que llegado
el caso se notificase la necesidad de hacer un nuevo pedido al proveedor.
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Quizás sea necesario explicar aquí la necesidad de algunos campos. "CodigoProducto"
es el campo clave necesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con
otras tablas.
Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para el proveedor, veámoslo mas
detenidamente. En realidad el producto no tiene solo su nombre, digamos que también
tiene apellidos, esta relacionado con la empresa que lo distribuye, no basta decir que
necesitamos producto "DentifricoMasBlanco", necesitamos pedírselo a quien pueda
proporcionárnoslos. Y para esto necesitamos los datos del Proveedor.
Pero la primera norma es agrupar campos por afinidad y aunque es evidente que los
campos del producto dependen de la tabla del proveedor, también es fácil ver que la
tabla del proveedor no depende de los productos. Es decir que un solo proveedor tiene
muchos productos pero que además podemos utilizar los datos de la tabla proveedores
para otras funciones distintas, por ejemplo para tener contactos con los comerciales, o
para desarrollar nuevas líneas de negocio.
Así pues la solución es crear un campo que relacione una con otra tabla para aprovechar
todas las ventajas de las bases de datos relacionales, y el vinculo entre las dos tablas es
el campo "IDProveedor"
En esta tabla de pedidos vemos que hay tres campos de Códigos, el primero
"CodigoPedido" es el propio a la tabla "Pedidos", la función de los siguientes es
relacionar esta tabla con las otras.
Gracias al "CodigoCliente" no es necesario introducir en esta tabla los datos del cliente
que realiza el pedido, basta con teclear su numero de código, y Access se encargara de
escribir por nosotros todos los campos que le pidamos, como son el nombre de la
empresa, la dirección, el numero de Cuenta, etc...
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Con el campo "CodigoProducto" pasa exactamente igual, en vez de teclear en cada
pedido una y otra vez todos los datos de todos los artículos, como su nombre, o su
precio o descripción del producto. Access se encarga de relacionar las dos tablas gracias
a este campo.
LECCION 7ª
Creacion de la tabla.:
Vamos a crear las tablas como ya sabemos desde la opcion "Crear tabla en
Vista de diseño"
Vamos a crear primero la tabla "Cliente". Introduciremos los campos que hemos
diseñado en la lección anterior y la columna descripción escribiremos una pequeña
información que ayude a definir la función de cada campo.
Es posible que cause extrañeza que los últimos tres campos los hayamos definidos como
"tipo de datos" de "texto" cuando pudiera parecer más lógico definirlos como
"numéricos". La razón es muy sencilla, solo asignaremos tipos "numéricos" a campos
con los que realicemos operaciones aritméticas.
50
En la tabla "pedidos", al contrario que en clientes, vemos que abundan los campos
"Numéricos", hay algunos que si utilizaremos para hacer operaciones con ellos, por
ejemplo el campo "Cantidad", es evidente que lo multiplicaremos con el campo
"PrecioUnidad" para calcular el precio del pedido. Pero hay otros campos, como
"CódigoCliente" y "CódigoProducto" que no vamos a utilizar en ninguna operación
aritmética,
La primera vez que guardamos cada tabla nos avisa y pregunta si queremos definir una
clave principal. En el texto nos avisa que no es necesaria pero si recomendable. En
nuestro caso, al estar trabajando con tablas relacionales es imprescindible contestar
afirmativamente a esta ventana de dialogo, ya que cada tabla podrá ser referenciada por
las demás a través de esta clave principal.
51
Todos los elementos de esta tabla han sido ya estudiados y no entrañan ninguna
dificultad, vemos como hemos definido el campo "CódigoProducto" como clave
principal, lo sabemos por el icono de la llave que está junto al "Nombre del campo"
LECCION 8ª
Tipos de datos
En la tabla pedido hemos añadido otros campos para explicar didácticamente los demás
tipos de datos existente que podemos utilizar cuando la ocasión lo requiera.
El campo "Si/No", también conocidos como campos lógicos, solo pueden presentar dos
estados, Si o No. Se utiliza principalmente para ahorrar espacio y tiempo, por ejemplo si
tenemos una base de datos y queremos saber si el cliente esta casado o soltero, es más
sencillo poner un campo Si/No, que teclear cada vez "Casado", "Soltero". O en el caso
de nuestra tabla para comprobar el estado de una tarea pendiente.
El campo "Moneda", debe utilizarse en lugar del numérico cuando manejemos precios
y otras cantidades monetarias. La razón de esto lo veremos mas detenidamente en la
lección de las propiedades de los campos, pero para dar un pequeño avance diremos que
el formato numérico puede ser muy versátil, quizás demasiado, para un campo tan
definido como "Moneda",
52
El campo "Objeto OLE", puede utilizar imágenes, audio y otros formatos como si fuera
un dato más. Se puede utilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de
sonido que acompañe la ficha del registro que queramos visualizar
Se puede tener mas información sobre los tipos de datos disponibles en Access,
pulsando la tecla F1 cuando tengamos el cursor situado en la casilla tipo de datos de la
primera fila
LECCION 9ª
Propiedades de los campos :
La ventana de diseño de la tabla esta dividida en dos partes, la parte superior se
utiliza para introducir las características básicas de los comandos, que hemos visto en
lecciones anteriores.
Como se puede ver, en la parte inferior hay dos pestañas, la primera de ellas "general"
se utiliza para definir las propiedades. La segunda pestaña "búsqueda" la trataremos en
otra ocasión más oportuna.
Las propiedades de campos varían según el tipo de datos que tenemos señalado en cada
momento,, por ejemplo las propiedades de un campo autonumérico son: "Tamaño del
campo", "Nuevos Valores", "Formato", "Titulo", "Indexado"
53
Las propiedades para un campo numérico son: "Tamaño del campo", "Formato",
"Lugares decimales", "Mascara de entrada", "Titulo", "Valor predeterminado",
"Regla de validación", "Texto de validación", "Requerido", "Indexado"
Ahora vamos a pasar a explicar en detalle cada una de las propiedades posibles.
54
"Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los informes, en
lugar del propio nombre del campo
"Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisión cuando se agregue
un nuevo registro a la tabla.
"Regla de validación": Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se
pretende introducir en el campo para ser aceptado
"Texto de validación": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se
pretende introducir en el campo no cumple la regla de validación
"Indexado": Determina si este campos será un índice de la tabla. Este tema lo veremos
mas detalladamente en la próxima lección.
LECCION 10ª
Indices basados en varios campos:
Un índice parece exactamente lo que es, funciona igual que los índices de los libros, se
ordenan los registros de forma que Access cuando quiera ir a uno en concreto lo busca
primero en su índice y así llega a él más rápido.
Access hace todo esto de manera transparente al usuario, es decir que nosotros no lo
vemos y no nos damos cuenta de nada, bueno, si nos damos cuenta de que las
búsquedas se hacen mas rápidamente.
Esta ultima opción significa que no podrá haber datos que se repitan, por ejemplo no
podremos crear un índice en un campo Nombre si dos o más registros se llaman igual.
55
Podemos crear tantos índices como queramos, pero deberemos tener en cuenta de que
estos aumentan mucho el tamaño de la base de datos, así pues solo es aconsejable crear
índices de aquellos campos que sepamos que vamos a utilizar asiduamente para buscar
registros.
Pulsando en esta opción veremos todos los índices que hemos creado para la tabla
Vemos que para la tabla "Pedidos" hemos definido dos índices, uno para
"CodigoPedido" y otro para "Vendedor". En la lista de índices aparentemente hay otro
llamado "PrimaryKey", pero es el mismo que "CodigoPedido", recordemos que
establecimos que "CodigoPedido" fuera la clave principal de la tabla pedido y por eso
hay en toda tabla con una clave definida hay un índice llamado "PrimaryKey", que
hace referencia al campo "clave", independientemente de los demas indices que
hayamos creado.
56
LECCION 11ª
Introducción a las Bases de datos Relacionales Avanzadas:
Hay otra razón mas, la facilidad para el mantenimiento de los datos, si cambia el dato de
un proveedor solo tenemos que cambiar un dato y toda la base de datos se actualizará en
el instante
Esto se logra interconectando las tablas entre sí, esto se hace a través de los campos
claves que ya conocemos, pero es importante conocer también que dependiendo de la
forma que relacionemos las tablas el comportamiento de la base de datos puede variar.
Por ejemplo al realizar una búsqueda o al imprimir un informe.
Este es, con mucho, el tema más teórico del curso, pero intentaré abordarlo de la forma
más didáctica posible.
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LECCION 12ª
Tipos de Relaciones:
En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla
padre", puede tener mas de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos
"tabla hija".
Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla
padre".
Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada
pedido solo puede haber sido realizado por un solo cliente. Este es un ejemplo de la
relación uno a muchos
En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener mas de un
registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener
enlazado mas de un registro de la tabla padre
En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los
distribuidores y otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta
de nuestros proveedores, deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos
productos. Este es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios
distribuidores para cada producto y cada distribuidor puede ofertarnos varios productos
En las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla padre" solo puede tener un
registro enlazado en la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener
como máximo un registro enlazado con la "tabla padre".
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Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser por ejemplo una tabla que relacionara
cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es decir que
cada trabajador solo tiene un currículo y cada currículo solo tiene hace referencia a un
trabajador.
Integridad Referencial
La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran que los
datos se mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de
que no se podrán eliminar datos accidentalmente.
La primera de estas reglas viene a decir que no puede haber registros en una tabla hija
que no estén enlazados a la tabla padre. En el ejemplo de nuestra base de datos: Todos
los pedidos deben haber sido encargados por algún cliente. No puede haber pedidos sin
clientes que lo hayan encargado.
La segunda de estas reglas viene a decir que no se puede borrar ningún registro de la
tabla padre si esta relacionado con registros de las tablas hijas. Es decir Access
comprueba que antes de borrar algún registro en la tabla clientes, no haya pedidos
relacionados con ese cliente en la tabla pedidos.
LECCION 13ª
Introducción a la creación de Relaciones:
Veremos como crear relación y como gestionarla para sacarle todo el provecho a esta
característica capital de las bases de datos relacionales.
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Sabemos que para relacionar dos tablas es necesario que ambas tengan un campo en
común que Access utilizara para relacionarlas. Para ello es necesario que ese campo
deba cumplir algunas características, por ejemplo:
El campo debe ser del mismo tipo en ambas tablas (numérico-numérico, o texto-texto...)
También es necesario que el tamaño del campo sea el mismo en las dos tablas, no sería
posible relacionar dos tablas, si el campo vinculado en una tabla tiene solo 1 digito, del
0 al 9, y en la otra tabla el campo tiene 5 dígitos, del 0 al 4999, ¿con quien relacionamos
los 4989 registros posibles restantes? ...
LECCION 14ª
Creacion de Relaciones:
Una vez que tengamos abierta nuestra base de datos, ejecutaremos el comando
"Herramientas", "Relaciones".
La primera vez la venta aparecerá vacía, y sobre ella aparecerá otro cuadro de dialogo
"Mostrar tabla".
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Para crear la relación entre las tablas tenemos primero que seleccionar una a una las
tablas que queramos relacionar, marcándola y pulsando el botón agregar, antes de
seleccionar la siguiente.
Nosotros vamos a relacionar clientes y pedidos, una vez que hayamos agregado las dos
tablas, pulsaremos el botón cerrar
Ahora vamos por fin a crear la relación entre estas dos tablas. Arrastraremos con el
ratón el campo que queremos relacionar desde la lista de campos de la "tabla padre"
hasta el campo correspondiente de la "tabla hija". Nosotros vamos a relacionar el
campo "código cliente" de la tabla padre, con el campo "Código Cliente" de la tabla
hija
Al arrastrar el campo "código cliente" desde la tabla cliente hasta el campo homónimo
de la tabla pedido, surge una nueva ventana de dialogo
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En la parte superior aparecen las tablas y campos que forman la relación, en la parte
inferior se definen las características de la relación.
LECCION 15ª
Creación de Relaciones II:
Al marcar esta casilla, se activan las dos siguientes para que podamos señalarlas o no,
según nuestra conveniencia
Con la opción "Actualizar en cascada ..." cada vez que se cambie un registro de la
clave principal de la "tabla padre" Access actualizara automáticamente el valor del
campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados.
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Con la opción "Eliminar en cascada..." cada vez que se elimine un registro de la "tabla
padre", Access eliminara automáticamente los registros relacionados en la tabla
secundaria
Aquí se nos muestra las tablas que hemos relacionado; "Clientes" y "Pedidos". Y el
campo por que el que están relacionados unidos por una línea "Código Cliente" en la
tabla "Clientes", con la campo "Código cliente" de la tabla pedido. Así como el tipo de
relación que hemos creado.
Vemos que junto al "Código cliente" de la tabla clientes, hay un "1", y juntos al
"Código cliente" de la tabla pedidos, está el símbolo "infinito" que Access asigna al
valor "muchos".
Es decir nuestra relación es de tipo "Uno a Muchos", que ya hemos visto que significa
en temas anteriores.
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LECCION 16ª
Gestión de Relaciones:
Vamos a ver como revisar o modificar las relaciones que tengamos establecidas
en la base de datos. El procedimiento en los dos casos es muy similar al que hemos
utilizado para crear relaciones. Abriéremos la ventana de relaciones, como ya sabemos
Desde aquí podemos ver las relaciones establecidas en la base de datos actual, podemos
hacerlo de dos maneras.
Si queremos ver todas la relaciones definidas pulsaremos el botón derecho del ratón en
la ventana "Relaciones", "Mostar todo", aquí se mostraran todas las relaciones.
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Si queremos ver las relaciones definidas para una tabla concreta también en el botón
derecho del ratón en la ventana "Relaciones", elegiremos "Mostrar tabla", y en la
siguiente ventana de dialogo, elegiremos la tabla sobre la que queramos ver la relación.
Para editarla una relación solo tenemos que hacer doble clic sobre la línea que la indica
y se activara el dialogo modificar relaciones
Para eliminarla una relación solo tenemos que pulsar el botón derecho del ratón sobre la
"relación", con "relación"me refiero a la línea que une una con otra tabla. Se despliega
una ventana de dialogo que nos permite tanto modificar la relación como eliminarla.
LECCION 17ª
Gestión de Relaciones II:
Por ejemplo nuestra tabla pedidos esta relacionada con la tabla clientes por el campo
"código cliente" y con la tabla productos por el campo "código productos"
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Primero agregaremos la tabla productos desde la ventana de dialogo mostrar tabla, a la
que podemos acceder tanto desde la barra de herramientas como pulsando el botón
derecho del ratón. Una vez seleccionada la tabla, pulsaremos "agregar"
Esto es debido a que no hemos marcado la casilla de integridad referencial, es decir que
podría haber pedidos con muchos códigos de productos y muchos productos con
muchos pedidos,. Esto es evidentemente erróneo, pues sabemos que aunque un producto
puede haber sido pedido muchas veces, un único pedido solo hacer referencia a un solo
producto, lo contrario daría lugar a errores a la hora de crear la factura, pues no
sabríamos a que producto haríamos referencia
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Si pulsamos la casilla "Exigir integridad referencial", vemos como se normaliza la
línea de relación mostrando la relacion "Uno a muchos".
LECCION 18ª
Introduciendo datos:
Para introducir datos en una tabla hay se puede hacer de varias formas, la mas
sencilla es hacerlo desde la ventana de hoja de datos, desde aquí podremos introducir,
modificar y ver los datos existente en cada tabla.
Para acceder a la ventana de datos solo hay que seleccionar la tabla que deseamos
utilizar y pulsar el botón "Abrir"
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La ventana que se abrirá a continuación tiene algunas particularidades que vamos a
tratar ahora:
Lo primero que nos sorprende es que no están visibles todos los campos que hemos
diseñado, no hay porque preocuparse, esto ocurre sencillamente porque la longitud total
de los campos es superior al tamaño de la venta. Para acceder al resto de los campos
solo hay que utilizar la barra de desplazamiento horizontal que esta en la esquina
inferior derecha de la venta.
Código cliente: Este campo es autonumérico, esto significa que Access ira asignándolo
secuencialmente a cada registro en el mismo orden que nosotros vayamos creando
registros
Empresa: Microsoft
Nombre cliente: William
Apellido cliente: Gates
Puesto: Programador
Dirección: first st
Población: Redmon
Teléfono:900-500-111
CP: 11111
Numero CC:10101010
Es evidente que estos registros son ficticios, cualquier semejanza con la realidad es pura
coincidencia, y pido a los titulares de los teléfonos, nombres, y marcas registradas
disculpas por las confusiones creadas por estos datos.
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Mi tabla ha quedado asi:
LECCION 19ª
Edición de registros:
Cuando nos movamos por la tabla, por defecto, estaremos en el modo desplazamiento,
esto significa que si utilizamos las teclas de cursor desde una de las casillas, nos
desplaceremos a la siguiente en la dirección que indique la tecla cursor que pulsemos.
Para pasar al modo edición tendremos que pulsar la tecla F2, esto también se obtiene
por defecto al movernos por la tabla con el ratón.
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Para distinguir en que modo estamos, solo hay que fijarse en el campo en el que
estamos situados, si está seleccionado estaremos en el modo desplazamiento.
La diferencia entre los modos consiste en que en este ultimo podremos modificar el
contenido del campo sin introducir toda la información otra vez, y también que al
utilizar los cursores nos desplazamos por el interior del campo, y no pasamos a las
celdas laterales.
Hay otras teclas útiles para el mantenimiento de las tablas, como son las teclas de inicio,
fin...
Respecto a la tecla suprimir deberíamos ser cuidadosos, pues mientras que solo un
caracter cuando esta en el modo edición, estando en el modo desplazamiento borra todo
el contenido de la casilla.
Hay cierta colección de campos que no se nos permite editar. Como son los campos
autonuméricos, ya que Access introduce automáticamente los valores en estos campos.
También los campos calculados, de algunas consultas, de algunos formularios. Estos
tipos de campos los veremos más adelante, por eso no vamos a tratarlos aquí.
Leccion 20
Gestión de campos entre distintas tablas
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Access permite la utilización de las instrucciones "Copiar", "Mover" y
"Cortar" datos, no solo en la misma tabla, sino que permite hacerlo entre distintas
tablas.
Primero seleccionar. Access, permite que seleccionemos un dato, una celda, un campo,
un registro al completo, una columna o un conjunto de filas y columnas... simplemente
marcando con el puntero del ratón y arrastrando la selección
Y también:
Una vez que tengamos marcado los datos que necesitemos copiar en la otra tabla,
podemos hacerlo tanto desde la instrucción "copiar" de el menú "Edición", como desde
la instrucción "copiar" en el menú que se despliega al pulsar el botón derecho del ratón.
Cuando trabajamos con distintas tablas, Access crea un duplicado de los datos que
tengamos seleccionados en el portapapeles. Access mantendrá estos datos en el
portapapeles aunque cerremos una tabla, una base de datos, e incluso el mismo Access.
Lo que permite pegar datos en tablas distintas en tablas distintas de las que proceden los
datos
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Al copiar registros entre distintas tablas deberemos tener en cuenta una serie de detalles:
Por ejemplo Access pega los datos en el mismos orden en el que están en la tabla
original. Si la tabla de origen tiene mas campos que la de destino, Access no pegara los
datos de los campos que sobren. Por el contrario, si la tabla origen tiene menos
columnas que la de destino, Access dejara en blanco los campos que sobren.
Access antes de terminar la pegar los datos nos pide confirmación para pegar los
registros que hemos copiado.
Siempre que se produzca un error al pegar, Access creara una tabla llamada "Errores de
pegado" y colocara en ella los datos que no haya podido pegar en la tabla de destino.
Asi que es conveniente no perderla nunca de vista y comprobar los problemas que la
causaron
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La tabla de "Errores de pegado" podemos abrirla desde la venta de Base de datos y
gestionarla exactamente igual cualquier otra trabla.
LECCION 21ª
Introducción a los Formularios:
Hasta ahora hemos estado trabajando con los datos en le formato de tablas, al
utilizarlas nos hemos encontrando con ciertas dificultades e incomodidades, como es
ver solo una parte de los datos cuando no caben en la celda, el vernos obligados a
utilizar las barras de desplazamientos
Los formularios son una funcionalidad que tiene Access que permite mostrar y gestionar
de una forma mas adecuada los registros para trabajar con ellos.
La diferencia principal es que vemos a la vez todos los datos de un registro sin
necesidad de utilizar las barras de herramientas. Otra diferencia es que la información
puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos y no en el formato de la tabla
al que estamos habituados.
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Para acceder a los formularios solo hay que pulsar con el puntero del ratón en la opción
"Formularios" situada en la ventana "Base de datos", en la parte de la izquierda,
cambiando el contenido de la ventana "base de datos"
LECCION 22ª
Creación de formularios mediante Asistente para formularios:
Access permite crear formularios tanto en "vista de diseño" como desde los
"Asistentes".
Access proporciona una serie de asistentes para crear formularios que aceleran y
facilitan mucho la creación de los formularios, con solo indicarle la tabla que queremos
utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos
crear el formulario
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En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de
todos los campos de la tabla, con los botones centrales podemos seleccionar los campos
que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el botón superior, o
todos a la vez , pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores
para deshacer nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar.
Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro
formulario pulsaremos el botón "Siguiente".
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Lo que nos pregunta Access en este cuadro de dialogo es que tipo de decoración
queremos aplicar a nuestro formulario, según posicionemos el cursor en uno u otro en la
ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar a
nuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botón
siguiente.
En esta ventana se nos pregunta por el titulo que deseemos para nuestro formulario, así
como si queremos abrir ya el formulario o si primero queremos modificar el diseño del
formulario, esto ultimo lo dejaremos para la siguiente lección.
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Como vemos, tenemos accesible todos los campos del registro, la forma de moverse por
ellos es más natural y cómoda. Con los botones de la parte inferior de la ventana
podemos movernos entre los distintos registros de la tabla, y con el botón de la derecha
creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos.
LECCION 23ª
Gestión de formularios:
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Dado que este esta es la principal herramienta para la gestión de los datos, vamos a
aprender a desplazarnos y editar los campos. Atención, algunas de las teclas de
desplazamiento no funcionan igual en la ventana de la hoja de datos que en las de los
formularios. Pero no te preocupes, si te encuentras en problemas siempre puedes utilizar
el ratón.
De todas formas, por si no funciona el ratón, no esta de mas conocer las alternativas que
proporciona Access para la gestión de los registros.
Flecha abajo, derecha, Tabulador o Return (intro): Estas cuatro teclas desplazan el
cursor al campo siguiente del mismo registro. Cuando llega al ultimo campo pasa al
primer campo del registro siguiente.
Avance pagina: Si hay mas datos de los que caben en la pantalla, nos desplaza una
pantalla mas abajo. En otro caso, desplaza el cursor al primer campo del ultimo registro.
Ctrl.+ RePag: Sitúa el cursor en el campo actual, pero del registro anterior
Para pasar del modo Desplazamiento al Edición, hay que pulsar el botón F2, como te
habrás dado cuenta las funciones de las teclas que hemos comentado arriba hacen
referencia al modo desplazamiento.
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En el modo edición las teclas tienen las funciones que en la hoja de datos de las tablas
que ya hemos estudiado en temas anteriores.
LECCION 24ª
Ventana de Diseño de formularios:
Una vez que tengamos seleccionada el formulario que queramos modificar, pulsamos el
boton diseño de la barra de herramientas de la venta "Bases de datos".
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Hay varias secciones, como podemos ver tituladas: "Encabezado de formulario",
"Detalles", y "Pie de formularios".
La seccion encabezado contiene todo aquello que deseamos que aparezca una unica vez
al principio del formulario, y la seccion del pie, contiene todo aquello que queremos
aparezca al final del formulario.
El contenido de la seccion de "detalle" se repite una vez por cada resgistro que muestre
el formulario.
Lo primero es conseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos, para ello
arrastramos con el raton la barra de detalle hacia abajo.
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Una vez que hemos conseguido espacio para trabajar, pulsamos el botón derecho del
ratón. Surgirá una ventana de dialogo como este.
Nosotros vamos a aprender ahora a utilizar las opciones del cuadro de herramientas para
remodelar nuestro formulario
Vemos que hay numerosos iconos, nosotros solo vamos por ahora a utilizar los
necesarios para poner el membrete de nuestra empresa y la fecha. El resto de las
opciones son temas de diseño y se escapan del propósito central de este curso. De todas
formas, en cualquier momento se puede acceder a la ayuda de Access, para obtener
nociones básicas del funcionamiento de las demás herramientas.
LECCION 25ª
Ventana de Diseño de formularios II:
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Para introducir el membrete de la Empresa, elegiremos el boton "Etiqueta", que
es el que muestra las letras en cursiva.
Esta herramienta crea una etiqueta. Las etiquetas sirven para incluir texto explicativo en
los formularios
Cuando pulsamos en ella podemos abrir una celda en la sección del "encabezado del
formulario", podemos redimensionarla fácilmente, e incluso moverla por toda la
sección, utilizando el ratón y los puntos de "arrastre" de la ventana
Una vez que hayamos elegido su ubicación más conveniente, podemos pinchar dentro y
teclear el texto explicativo de nuestra etiqueta. Nosotros, simplemente escribiremos
"Empresa S.A.". Por cierto ¿He mencionado ya que esto no es el curso de diseño en
Access?. En otros cursos veremos como modificar el tamaño de la letra, tipo y colores,
e incluso utilizar imágenes para que nuestro membrete quede bien lindo.
Esta funcionalidad se obtiene, pulsando la opcion "Fecha y hora" del menu "Insertar"
desde la ventana principal de Access.
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Al igual que nos ocurrió con la "etiqueta", con "Fecha y hora", tenemos una ventana
que tendremos que mover y redimensionar hasta colocarla en el lugar más conveniente
para nosotros. Aquí vemos que no tenemos que introducir ningún texto porque la
ventana tiene ya una formula que es la que escribe la fecha en nuestro formulario.
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LECCION 26ª
Aplicacion del Asistente Access para
consultas de multiples tablas
Es innegable que tener todos estos datos una única tabla es mucho mejor que sacar las
dos tablas e ir buscando los datos uno a uno para cotejarlos.
Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la ceacion de consultas, para
combinar varias tablas. Solo tenemos que pulsar en la opcion del asistente.
En la ventana del asistente tenemos que seguir ciertos pasos. Primero elegiremos la
tabla sobre la que queremos crear la consulta en el cuadro de dialogo superior
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Después pasaremos los campos que queramos que muestra la consulta desde la lista de
campos disponibles a la ventana de campos seleccionados, si queremos hacerlo uno a
uno, o bien si queremos elegir el orden en que serán mostrados los campos, pulsaremos
el primer botón.
Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, lo hacemos en la
ventana de dialogo superior, eligiendo entre las disponibles la que deseemos
Vemos como los campos disponibles cambian en función de la tabla seleccionada, pero
los campos que estaban seleccionados previamente no desaparecen, es mas si
seleccionamos los campos que necesitamos de entre los disponibles veremos como se
agregan a la lista que poseíamos en la ventana de campos seleccionados. Podemos elegir
el lugar que deseemos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la
que queramos incluirlos
Nosotros hemos añadidos los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo después de
"Códigocliente"
Una vez hecho esto pulsamos el botón siguiente y nos aparece la siguiente ventana.
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Aquí se nos preguntara si queremos crear una consulta en detalle o una en resumen. La
diferencia es que en detalle se muestra de cada registro todos los campos. Sin embargo
en resumen solo se muestra el total del campo para cada registro
Como has visto es muy sencillo y con unos pocos clics tenemos a nuestra disposición
todo el poder de las consultas de múltiples tablas en Access.
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Una sofisticación más, es la posibilidad de crear consultas combinadas sobre otra
consultas, el procedimiento es el mismo, simplemente en la ventana en la que elegíamos
la tabla deberemos elegir de entre las consultas que tuviéramos disponibles.
LECCION 27ª
La vista de diseño en las consultas:
Ya te habrás dado cuenta de que en este tipo de consulta muestra un volcado completo
de toda la tabla en la que se basa la consulta.
Es posible que no nos interese toda la información que contenga toda la tabla sino que
preferiríamos limitar los registros a los de cierto cliente, por ejemplo.
Vamos a ver como conseguimos esto ultimo mientras aprendemos a usar la vista de
diseño..
En esta ventana, tras seleccionar la consulta que acabamos de crear con el asistente de
consultas, pulsamos la opción "Vista de diseño".
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Vemos que esta ventana se divide en dos secciones, la superior muestra las tablas que
están incluidas en nuestra consulta así como los campos que están relacionados y el tipo
de relación que tienen entre ellos.
En la fila "Criterios", vemos que hemos especificado que deseamos ver los datos de la
consulta que tengan como vendedor al Sr. González. Esto significa que podemos aplicar
condiciones lógicas a los campos para limitar, definir o ampliar la potencia de nuestras
consultas
Por otra parte, en la fila "Mostrar" se indica que campos queremos que sean visibles
cuando ejecutemos la consulta, esto no significa que excluyamos los datos del código
cliente en la consulta, únicamente significa que no se muestran estos datos en la salida
de nuestra consulta.
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Para ejecutar la consulta solo hay que pulsar en el icono "Ejecutar"
LECCION 28ª
Propiedades avanzadas de las consultas :
Las propiedades aparecen en todos los elementos de Access, también en las consultas, lo
que permite aumentar el control sobre su funcionamiento.
Para ver las propiedades de la consulta debemos tener abierta la consulta en ventana de
vista de diseño
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Y situando el cursor en la barra del titulo de la consulta, debemos pulsar el botón
derecho del ratón, para abrir el menú emergente. Asegúrate de que no tienes marcado
ningún campo, o tabla, en caso contrario en vez de mostrarte las propiedades de la
consulta te mostraría únicamente las propiedades del campo señalado
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De entre estas propiedades solo vamos a ver las mas importantes, si deseas más
información del resto, puedes pulsar F1 después de situar el cursor en la casilla de la
propiedad que te interese.
Mostrar todos los campos: Eligiendo "Si", mostrara todos los campos en la cuadricula
de diseño, aunque tengan desmarcada la casilla "mostrar"
Valores superiores: Es muy útil cuando tenemos tablas con muchos registros, si
indicamos 5, solo aparecerán en la hoja de datos los 5 registros que tengan los valores
mayor en el primer campo numérico que aparezca en la cuadricula de la ventana de
diseño.
Valores únicos: Si elegimos "Si", solo aparecerán en la hoja los valores de todos los
campos que sean únicos.
Aunque a primera vista no nos parezca muy util este conjunto de opciones nos ayudara
mucho en nuestro manejo diario de las consultas.
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LECCION 29ª
Campos Calculados :
Supongamos que necesitemos conocer cual es el valor total de los artículos que tenemos
en el almacén.
Vamos a hacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga por nosotros.
El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de
las consultas.
92
Y desde aquí
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LECCION 30ª
Campos Calculados II:
Vemos como automáticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con solo situar
en la
cabecera de cada columna el campo correspondiente.
Pero aun falta el campo calculado. Dijimos que necesitábamos conocer cual es el valor
total de los artículos que tenemos en el almacén. Deducimos que el total de seria el
resultado de multiplicar las "UnidadesEnExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada
articulo.
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Primero es elegir un campo vacio, y ponerle el nombre que desemos para nuestro nuevo
campo, ¿Qué tal "Total"?
LECCION 31ª
Cálculos sobre las tablas :
También podemos realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla sin tener que
agruparlos por ningún concepto y sin condiciones de ningún tipo.
Esta se puede utilizar para saber el total de.. Por ejemplo: el total de clientes, o el total
de artículos que tenemos en el almacén, o el precio medio de las ventas del ejercicio.
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Vamos a realizar el conteo de los productos que tenemos en el almacén.
Lo primero que haremos será crear una consulta a partir de la tabla "Productos". En la
que solo seleccionaremos el campo "UnidadesEnExistencia", como ya debemos saber
hacerlo.
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Pulsaremos en Totales y veremos que en la cuadricula se ha agregado una nueva fila,
llamada "Total". Por defecto aparecera con el valor "agrupar por"
Pero si desplegamos la persiana de las opciones de "Total", vemos que hay una larga
lista de posibles ordenes para aplicar al campo.
Nosotros, esta vez, queremos "Sumar" el total de las existencias, pero también
podríamos averiguar el valor minino, el máximo, el valor promedio, entre otras muchas
otras funciones.
LECCION 32ª
Cálculos sobre los registros :
En los temas anteriores hemos utilizado todos los registros de la tabla, pero
habrá situaciones en las que nos interesara obtener información, no de todos los
registros de la tabla, sino solamente de un grupo de ellos. Por ejemplo ver el montante
los productos que hemos vendido, pero agrupados por clientes, por ejemplo.
Para conseguirlo vamos a crear otra tabla. Pero esta vez tendremos que elaborarla un
poco mas que de costumbre. Por ahora vamos a crear la tabla tal como estamos
acostumbrados
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Veamos, queremos saber el total de los productos que hemos vendido, agrupado por
clientes.
Entonces es evidente que necesitamos las tablas tanto de producto como de clientes.
Bueno, una de las reglas principales en el uso de las bases de datos relacionales es,
como vimos en las primeras lecciones, no duplicar NUNCA la informacion , y ACCESS
nos permite usar toda su potencia en nuestro beneficio
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proveedor ("existencias compradas"), si tuvieramos una tabla de inspectores podriamos
conocer ("existencias inspeccionadas"), todo ello habiendo introducido SOLO UNA
VEZ los datos en el campo "existencias" de la tabla productos
Como podemos ver, es importante dar nombres descriptivos a cada campo, no solo para
entender facilmente el tipo de datos que contiene, si no tambien para comprender como
le puede afectar el ser relacionados con otras tablas
Si queremos relacionar dos tablas distintas, debemos tener algun tipo de referencia entre
ellos. En este caso no tenemos ninguna, pero podemos tenerla fácilmente si agregamos
la tabla "Pedidos" a la consulta. Esto podemos hacerlo en cualquier momento
simplemente pulsando el boton derecho del raton y eligiendo "Mostrar tabla"
LECCION 33ª
Cálculos sobre los registros II:
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En la siguiente ventana agregamos, como ya sabemos la tabla "pedidos"
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LECCION 34ª
Crear consultas en vista de diseño con
varias tablas
En este tema aprenderemos a crear consultas con varias tablas, casi todo lo que
veremos en este tema ya lo hemos utilizado a lo largo de este curso para poder llevar a
buen termino los ejemplos, asi que es normal que nos resulte todo ello familiar, pero en
este tema vamos verlo todo más organizadamente y paso a paso desde el principio.
Vamos a partir de un ejemplo: Queremos averiguar el código del cliente, sus apellidos,
el código del pedido y la fecha de la venta.
El primer paso será crear la consulta, esta vez lo haremos utilizando el asistente.
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En la ventana del asistente, lo primero es elegir la primera tabla desde la que queramos
seleccionar los campos. Hemos dicho que nosotros necesitaríamos de la tabla Clientes,
los campos "codigo cliente" y "Apellidos clientes"
El próximo paso, sin salirnos de esta ventana, es cambiar de tabla, ahora necesitamos
los campos de la tabla pedidos. Para ello solo tenemos que desplegar la persiana de
datos de la ventana "Tabla/consultas" y seleccionar la tabla "Pedidos"
Una vez seleccionada la tabla pedido, solo tenemos que añadir los campos "Codigo
pedido" y "Fecha venta" a la lista de campos seleccionados tal como lo hicimos con los
campos de la tabla "Clientes"
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Ahora si podemos pulsar "Siguiente", y pasar por fin a la siguiente ventana. En esta
ventana, que ya conocemos elegiremos detalle, pues queremos ver todos los campos y
no un mero resumen.
Antes de ejecutar la consulta, vamos a ver como ha quedado desde la vista de diseño.
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En esta venta vemos los campos que serán mostrados, los distinguimos porque están
marcados en la casilla "Mostrar", en la sección superior de la ventana, podemos ver las
tablas utilizadas, así como la relación que hay entre ellas.
Pulsando en el botón ejecutar, que ya conocemos, obtenemos esta tabla como resultado
LECCION 35ª
Gestionar combinaciones de tablas:
Access considera que dos tablas están "Combinadas" por una campo
determinado cuando hay una relación entre dos tablas. Es fácil reconocerlo con un
simple vistazo, dos tablas están combinadas cuando están unidas por una línea
Cuando se ejecuta una consulta de dos tablas combinadas, solo se muestran los registros
que tengan iguales los campos por los que se realiza la combinación.
Si las tablas seleccionadas para una consulta están relacionadas entre si, aparecen
combinadas automáticamente. Aunque si no están relacionadas también podemos
combinarla de la misma forma que conocemos: Arrastrando uno de los campos hasta el
otro en el área de datos.
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Aquí hemos combinado las dos tablas a través del campo "NombreProducto" con
"ApellidoCliente", esto podría ser de utilidad en el caso de que queramos ofrecerle al
cliente una gama de productos con su Apellido, por ejemplo.
Para eliminar la combinación, solo hay que posicionar el ratón sobre la línea que une las
dos tablas y pulsar el botón derecho del ratón. Y en la ventana de dialogo que surge
pulsar la opción eliminar
No olvides que si aparte de la combinación hay una relación entre las tablas, la relación
persiste aunque eliminemos la combinación.
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Eliminar una tabla que ya no utilicemos en una consulta es aun más sencillo,
simplemente tenemos que pulsar el botón derecho del ratón sobre ella y seleccionar la
opción "Quitar tabla".
LECCION 36ª
Crear una consulta a partir de otra :
Este es un tema cortito que trata sobre una sofisticación bastante curiosa que nos
permite desarrollar Access.
Hasta ahora hemos utilizado tablas para crear las consultas, o como mucho datos de
campos calculados.
Pero Access nos permite utilizar otras consultas como base para nuestras consultas
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Podemos crear consultas solo de consultas o también podemos cruzar datos de consultas
con otros provenientes de tablas
LECCION 37ª
Las consultas de acción.:
Hasta ahora hemos estado utilizando las consultas de selección, estas se han
caracterizado porque se extraía de una base de dato una información mediante un
proceso de selección, a la vez que se desdeña la parte de la base de datos que no cumple
los requisitos de nuestra selección.
Pero hay otro tipo de consultas, llamadas consulta de acción, estas se caracterizan por
que pueden afectar al contenido de los datos reales de una tabla, pueden crear nuevas
tablas, añadir o borrar registros, o actualizar tablas.
Este tipo de consultas son muy delicadas, pues si nos equivocamos o no hemos pensado
bien como conseguir lo que pretendíamos podremos haber modificado
irremediablemente la base de datos original, sin posibilidad de deshacer la acción.
Crearemos una consulta para que presente los datos con los que deseemos crear la nueva
tabla
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Ejecutaremos la instrucción "Consulta de creación de tabla "
Hasta que no pulsemos el botón ejecutar no se iniciara el proceso para crear la nueva
tabla.
En cuanto pulsemos Access nos mostrara una ventana para confirmar nuestra decisión
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Al comienzo del tema dijimos que las consultas de acción no solo creaban tablas, sino
que también podían crear registros, borrarlos o actualizar tablas.
Nosotros pulsamos la opción "Consulta de creación de tabla" para crear una tabla
nueva, si hubiéramos querido actualizar la tabla, deberíamos haber pulsado la opción
siguiente.
Para crear registros solo debemos pulsar "Consulta de datos anexados", y para
borrarlos "Consulta de eliminación."
LECCION 38ª
Los Filtros:
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Los filtros, como indica su nombre, sirven para filtrar los datos de los
formularios de forma que muestre los registros de la tabla o consulta que cumpla las
condiciones establecidas en el.
Se accede a los filtros pulsando situando el ratón sobre la tabla y pulsando el botón
derecho
Los filtros tienen otra función que no tiene tanto que ver con su nombre como la
anterior. Los filtros también pueden utilizarse para ordenar los registros de una tabla.
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En cambio el botón "Filtro por selección", tras haber colocado el cursor en el campo
que queramos utilizar como base para filtrar la tabla. Por ejemplo si filtramos por
"Microsoft"
Solo se mostraran los registros cuyo campo "Empresa" contenga la palabra Microsoft.
El botón "Filtro por selección" funciona igual solamente que no necesitamos teclear
nada, basta con situar el cursor sobre el valor por el que queremos filtrar la base de
datos.
Otras opciones son "Filtro excluyendo la selección", por ejemplo en nuestro caso
mostrarían todos los registros menos los de Microsoft.
Y por ultimo, pero no menos importante, "Quitar filtro u orden". Es posible que en
algún momento necesitemos tener otra vez visible todos los registros de la tabla,
Simplemente acudiremos a esta opción para ello
Para acabar con los filtros; veremos los "filtros de formularios". En la ventana de
presentación del formulario, pulsaremos en el botón "filtro por formularios".
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Ahora pincharemos en el campo que queramos usar para definir el filtro, a la derecha
del campo aparece una flecha.
Si pulsamos en ella, se despliega una cortinilla con todos los datos posibles para ese
campo, que hay en la tabla.
Podremos Teclear en los campos las expresiones que queramos usar para filtrar los
datos. Y por ultimo aplicaremos el filtro
Leccion 39
Asistentes para informes
no automáticos I:
Para acabar con el curso vamos a aprender a usar los asistentes para informes no
automáticos.
Para ello vamos a crear paso a paso un informe sobre los productos.
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Primero pulsaremos el botón de informe de la ventana de base de datos.
Una vez que pulsemos "Siguiente", aparece un nuevo cuadro de dialogo, nos preguntara
por el nivel de agrupamiento que deseamos.
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Nosotros lo agruparemos por el Nombre de Producto. Podemos crear varios niveles de
agrupamiento de forma anidada.
Leccion 40
Asistentes para informes
no automáticos II:
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En este cuadro de dialogo decidiremos el tipo de formato que va a tener nuestro informe
Y en el siguiente el estilo.
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Y por fin terminamos poniendo el titulo a nuestro informe.
Y aquí está nuestro flamante informe, listo para entregárselo en mano al jefe
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