ACTIVITĂȚI

1 Care este relația dintre un fișier de afaceri, date, informații și luarea deciziilor?

Un dosar este un set ordonat de documente produse în cadrul activităților de afaceri. În acest
document există o serie de date corect ordonate care permit obținerea de informații.

2 Dezvoltarea unei lucrări adecvate de arhivare este profitabilă pentru o companie?

Deoarece?

Da, este profitabil atâta timp cât este organizat, clasificat și conservat corespunzător.

3 Dacă o firmă nu păstrează niciun document derivat din activitatea sa, nu respectă vreo
prevedere legală?

Da, deoarece există obligația legală de a-l păstra pentru o perioadă minimă de timp de la
pregătirea lui și dacă nu îl păstrezi te-ai confrunta cu sancțiuni semnificative.

4 Explicați pe scurt consecințele pentru o întreprindere a pazei și păstrării inadecvate a

informațiilor cu care își desfășoară activitatea.

Păzirea și păstrarea inadecvate a informațiilor crește probabilitatea de luare a deciziilor de

afaceri inadecvate.

5 Toate companiile ar trebui să desfășoare munca de arhivare a documentației exact în

același mod? Deoarece?

Nu, pentru că nu există reglementări, deoarece fiecare companie are propria organizație.

6 Ce sistem de gestionare a fișierelor este potrivit pentru companiile care doresc acces rapid
la documentație? Și pentru cei care trebuie să-și controleze fișierele cât mai mult posibil?
Deoarece?

-Management descentralizat pentru acces rapid.

-Management centralizat pentru control maxim.

7 Respectă modul în care păstrați notele și adnotările? Pe care le respectați și care nu?

8 De ce este atât de important să digitizezi sistematic atât la primirea, cât și la arhivarea

documentației pe hârtie?

Pentru că prin aceste acțiuni încercăm să evităm o posibilă pierdere de informații în cazul
pierderii originalului.

9 Care este diferența dintre o arhivă pre-arhivă și arhiva finală a documentelor?

Prearhivarea presupune comandarea prealabilă a documentației arhivate aplicând același

sistem de arhivare ca cel stabilit în documentația deja arhivată. Includerea celui precedent în
dosar presupune arhivarea definitivă a acestuia.

10 Când este necesară referirea unui document arhivat? Ce avantaje oferă acționarea în
acest fel?

Pagina | 1
Atunci când datorită conținutului lor trebuie să fie stocate în mai multe fișiere, avantajul este
că originalul este arhivat într-o anumită locație.

11 Ce avantaje oferă un dulap de securitate față de alte tipuri de mobilier de arhivă?

Protejați informațiile împotriva accesului neautorizat. Ei folosesc materiale care le protejează

interiorul de incendii sau inundații.

12 Care este principalul avantaj pentru un agent de vânzări de a folosi un hard disk amovibil
în loc de un hard disk intern?

Fiind de dimensiuni reduse si usor de greutate, permite transportul informatiilor de la

calculator la calculator, printr-o conexiune USB.

13 Ce tip de măsuri de prevenire trebuie luate atunci când un document sau dosar este scos
dintr-o arhivă? De ce sunt atât de importante?

- Lăsați o evidență într-o evidență auxiliară a intrărilor și ieșirilor documentelor depuse

anterior.
- Când urmează să fie utilizat un document deja arhivat, este recomandabil să scoateți
fișierul în fișierul în care este conținut.
- Iar odată folosit este returnat cât mai curând posibil.

14 Explică modul în care recepția și clasificarea corectă a corespondenței primite pot

contribui la eficientizarea funcțiilor companiei.

- Recepţie - Clasificare
- Semnează bonul de livrare - Record
- Deschide poșta obișnuită - Distributie.

15 Ce informații utile pentru companie oferă înregistrarea de ieșire a corespondenței?

- Data plecării - Cazul

- Detalii expeditor și destinatar - Unde este expediat?
- Tipul de expediere - Și câteva anexe sunt atașate.

16 Definiți cu propriile cuvinte ce este un fișier. De ce este important ca firma să păstreze

anumite documente?

-Un dosar este un ansamblu de documente produse in exercitarea si desfasurarea unor functii
sau activitati specifice.
-Este important să vă facilitați activitatea de afaceri.

17 Explicați pe scurt obiectivele urmărite prin munca de arhivă desfășurată în cadrul

companiei.

-Salvați și păstrați corect obiectele fișierului

- Localizați orice document ușor și rapid
-Stabiliți proceduri care reglementează când un document trebuie arhivat și când ar trebui
distrus.

Pagina | 2
18 Folosind un exemplu, explicați ce diferențiază un fișier activ de un fișier inactiv sau
semiactiv.

- Fișier activ: într-un sediu bancar, dosar cu chitanțe în așteptare de debitat din cont.
- Dosar semiactiv: dosar birou bancar cu dosare ipotecare.
- Dosar inactiv : dosar central al băncii.

19 Considerați că gestionarea centralizată a fișierelor face ca funcționarea zilnică a unei

companii să fie mai puțin operațională? Justificati raspunsul

Da, pentru că este un fișier care economisește spațiu și resurse și realizează un control mai
mare asupra documentației, reducând posibilitățile și pierderile.

20 Explică relația dintre date, documentație și informații.

Documentele produse de activitățile de afaceri, în care există o serie de date corect ordonate
care permit obținerea de informații.

21 Pregătiți un tabel rezumativ în care reflectați sistemul de organizare preferat pentru

depunerea documentelor principale de gestiune a afacerii (facturi, salarii, asigurări sociale
etc.).

SISTEMUL Sortarea corespondenței, a contractelor de muncă și a

ALFABETIC dosarelor de personal.
SISTEM NUMERIC Bugete, facturi si comenzi de la clienti si furnizori, faxuri
primite si trimise.
SISTEM Procese verbale, detalii bancare, chitanțe, salarii și asigurări
CRONOLOGIC sociale.
SISTEMUL Potrivit pentru documentarea companiilor comerciale care își
GEOGRAFIC desfășoară activitatea în mai multe zone sau regiuni.

22 Realizați o diagramă care să reflecte procedura prin care să determinați cuvântul de

control dacă este numele unei persoane, al unei companii sau al unei adrese.

NUMELE PERSOANELOR FIZICE:

- Numele și numele compus funcționează ca unul singur
- Nu se folosesc prepoziții, articole sau prefixe.
- Particule care preced nume-prenume din alte limbi dacă sunt luate în considerare.

NOMINALIZĂRI SOCIALE (FIRME):

- Cuvânt de comandă un cuvânt din D. Social
- Articolele și prepozițiile nu sunt luate în considerare
- Dacă este un nume și un prenume, acestea sunt ordonate alfabetic ca mai sus.
- Include număr, se va înțelege scris cu litere
- După acronime sunt ordonate după acestea.

Pagina | 3
23 Explică etapele prin care trece un document de la sosirea la un departament și arhivarea
până la distrugerea din cauza valorii sale operaționale sau juridice reduse.

- Confirmați că documentul care urmează să fie depus nu va fi solicitat în acel moment de

niciun angajat sau departament.
- Determinați valoarea prezentă și viitoare a documentelor de arhivă.
- Faceți copii de rezervă, fotocopii ale documentelor originale.
- Faceți referire la acele documente care, datorită conținutului lor, trebuie să fie stocate în
mai multe fișiere.
- Documentație anterioară care poate fi arhivată
- Arhiva definitivă a documentelor
- Utilizarea și conservarea documentelor pe parcursul duratei de viață a acestora
- Curățarea și distrugerea documentelor care nu mai sunt utile

24 Subliniază că ar trebui verificată în corespondență, odată deschisă.

- Verificați data
- Adresa expeditorului
- Verificați ca toată documentația să fie în interiorul plicului și odată deschis, lăsați-l în
căsuța de corespondență .

25 Indicați dacă următoarele puncte sunt adevărate sau false:

a) Serviciul Cutie Poștală vă permite să colectați corespondența la Oficiul Poștal.

ADEVĂRAT
b) Când adresa de retur nu apare pe document, trebuie să capsăm plicul cu adresa de retur
pe document. ADEVĂRAT
c) E-mailul care nu este adresat companiei trebuie distrus FALS
d) Este obligatoriu să păstrați o evidență a corespondenței de intrare și de ieșire. FALS
e) Orice atașamente necesare sunt pregătite și incluse după expedierea expedierii. FALS

26 Explicați pe scurt fazele prin care parcurge un dosar din momentul în care se decide
arhivarea până când nu mai este necesară custodia lui și este distrus.

- Confirmați că documentul care urmează să fie depus nu va fi solicitat în acel moment de

niciun angajat sau departament.
- Determinați valoarea prezentă și viitoare a documentelor de arhivă.
- Faceți copii de rezervă, fotocopii ale documentelor originale.
- Faceți referire la acele documente care, datorită conținutului lor, trebuie să fie stocate în
mai multe fișiere.
- Documentație anterioară care poate fi arhivată
- Arhiva definitivă a documentelor
- Utilizarea și conservarea documentelor pe parcursul duratei de viață a acestora
- Curățarea și distrugerea documentelor care nu mai sunt utile

27 Cum ați putea aplica principiile celor 3 R (reducere, reutilizare și reciclare) în gestionarea
notelor și notelor tale de clasă?

Pagina | 4
Folosind cât mai mult posibil paginile și paginile caietului, atât pe față cât și pe spate,
refolosește-le pentru posibile exemple sau note neimportante și apoi reciclează-le când nu sunt
necesare și folosește pagini reciclate.

28 Completați în caiet următoarele afirmații despre regulile de bază pentru dezvoltarea

funcției fișier:

a) Organizarea documentelor în dosare facilitează localizarea acestora.

b) Indiciile vizuale, cum ar fi etichetele colorate , separatoarele sau autocolantele facilitează
localizarea documentației.
c) A fi selectiv în munca de arhivare permite arhivei să fie operațională. Pentru a face acest
lucru, vom distinge informațiile utile de informațiile irelevante.
d) Este necesar să se înregistreze orice intrare sau ieșire de documentație într-o evidență
auxiliară.
e) Este foarte recomandat să folosiți orice tip de indicii vizuale atunci când clasificați
documentația.
f) În documentele cu răspuns, este bine să atașați o copie a originalului.
g) Când deschideți un fișier nou, este necesar să vă asigurați că acesta nu a fost deschis
anterior.
h) Este interesant să plasăm documentația cea mai recentă la începutul setului de
documente.

TEST DE REVIZIE. PAGINA 143

1. Ce diferențiază datele de informații?

Informațiile vă permit să luați decizii. Nu numai datele.

2. Gestionarea întregii documentații într-un singur loc se numește...

Centralizat.

3. Un avantaj al sistemului de numere este că...

Evitați duplicarea referințelor.

4. Stabilele de plată și asigurările sociale sunt de obicei depuse în conformitate cu

sistemul...
Cronologic.

5. Când volumul documentelor este foarte mare, este de preferat să folosiți un fișier...

Pagina | 5
 În format electronic

6. Pentru a evita accesul extern nedorit la un computer conectat la Internet, de obicei

este...
Instalați un firewall

7. Orice companie care lucrează cu date personale în Spania este obligată să...
Opțiunile de mai sus sunt corecte

8. În dezvoltarea lucrărilor de arhivă se recomandă...

Toate răspunsurile sunt corecte

9. Corespondența este împărțită în...

Intrări, ieșiri și comunicări interne.

10. Un avantaj al folosirii companiilor de curierat este că...

Ei adaptează colectarea și livrarea către client

11. Distrugerea documentelor confidențiale atunci când acestea nu sunt necesare este
reglementată...
În Legea privind protecția datelor cu caracter personal.

12. Un set de documente scrise legate între ele și care conțin informații despre o
anumită problemă se numește...
Proceduri

13. Care dintre cele 3 R se aplică atunci când tipărirea față-verso devine larg răspândită
în companie?
Reciclează

14. Program de calculator capabil să obțină informații dintr-un set de date

computerizate:
Sistemul de gestionare a bazelor de date

Pagina | 6