UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO FECHA: 22 DE ULIODE 2018 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION Y CONTROL DE FONDOS FIJOS Paina 1603 CAPITULO | PRESENTACION La Secretaria de la Contrsloria de la Universidad Autonoma de Querétaro, conforme al aticulo 116 del Estatuto Organica de la AQ, es la encargada de planear, proponer, organizar, ejecutar y cocrdinar los sistemas de prevencién, vigianesa, contol fiscaizacion y evaluacién de los recursos de las dependencias de la Universidad. En cumplimiento de sus atrbuciones la Secretaria de la Contraloria ha establecido el Procedimiento Para la Asignacién y Control de Fondos Flos, el oval se plasma en este manual y tiene por objetivo regular le correcta asignacién de fondos fos, asi coma le verificacion periocica del manejo de los fondos de caja chica de las diferentes dependencias de la Universidad Auténome de Querétaro, y que en su debido caso cuando existan observaciones al respecto, emitirrecomendaciones con el fin de procurar Un Uso adecuado de los recursos financieros de la institucion Este provedimiento es aplicable al personal encargado de la asignacién y autorizacién de fondos fos, asi como_a todo el personal de la Universidad Autonoma de Querétaro que tiene bajo su guarda y responsablidad un Fondo Fi, registrado este en la Direccién de Contabilidad de la Secretaria de Finanzas de la UA. CAPITULO OBJETIVOS, 4. Establecer los lineamientos para solctar un fondo de caja chica ante la Secretaria de la Contralora de la ULA.Q. 2, Establecer les linesrientos para la asignacién y autorzacién de los Fondos Flos por parte de la Secretaria de la Contralecia de laUAG 3, Establecer los ineamientos para la revisién, seguimiento y control de Fonds Fijos por parte de la Secretaria de la Contraloria de laUAg ‘CAPITULO It MARCO JURIDICO |b Ley Organica de la Universidad Autonoma de Querétaro I. Estatuto Organico de ia Universicad Autonoma de Querétar. IIL Manvel de Politcas para uso de los Recursos Financieras de la Universidad Auténome de Querétaro IV. Manual de Procedimiento para el Uso del Fondo Fijo. 'V. _Lineamientos aplcables en la Entrega y Reoepcién de los Recursos de la Universidad Autonoma de Querétaro CAPITULO IV NORMAS GENERALES 4. Segin el Estatuto Orgénico de la Universidad Auténoma de Querétaro, Ia Secretaria de la Contraloria tiene la facultad de cestablecer las politoas, métodos y procedimientos de control administrative y verficar su cumplmiento; actuar somo organo de onsuita y asesoria para ei mejoramiento del control y fiscalizacion de los recursos de la Universidad. elaborar y mantener actuaizado el manual de organizacion de la Universicad, sus manuales de procedimientos y auxllara las demas dependencias en |g elaboracién y actualizacion de los manvales correspondiertes;vgilar el uso correcto de los recursos y. en general, del patrimonio, de la Universidaa, 2. La Secretaria de la Contraloria de la U.A.Q. es a encargada de prevenir, evalua, viglar y establecer procedimientos de contro! | Interna; con el objeto salvaguardar os recursos materiales, financieras e instiucionales de la Universidad Auténoma de Queretaro, 3. Corresponde a la Coordinacién de Auditoria Intema de la Secretaria de la Contraloria de la U.A., realizar el procedimiento para 'a asignacién y conirol de fondos fjos, con el fin de abservar un manejo eficents y efcaz de los recursos fnancleras asignados las diversas dependencias para el cu oF, ESWERALDA- TERRAZAS ESTRADR | Fecka Bae JUNIO DE 2016 Nombre Vez DURAN5 7 UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO FECHA: 2 DE JULIO DE 2018 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNAGION Y CONTROL | DE FONDOS FIJOS Pogina2de3 CAPITULO V DEFINICION DE CONCEPTOS: 1. Solicitud de Fondo Fijo: Documento mediante el cual el ular ylo jefe del area administrativa de cualquier dependencia dela Universidad, solicita meciante oficio ala Secretaria de la Contraioria de la U.A., la asignacion de un fondo fo yio ampliacion del mismo. El documento deberé tener visto bueno del Rector de Ia UA. y en caso de que sea ampliacion de fondo fio se debors mencioner la cantidad con que se cuenta actualmente, cuanto solicit de ineremento y cuanto tendla en total Gabe hacer mencion que la persona que estaré como responsable del fondo fjo, deberd tener contratacién de planta por parte de 1aUAQ 2, Fondo Fijo: Es el monto de dinero autorizado por la Secretaria do la Contralria, para el manejo de gastos menores que se Tequieran en las entidades, 3. Solicitud de Gasto: Documento mediante el cual se realiza una soliciud de gasto en el Sistema Integral de Informacion ‘Administrativa SHANG, pare registrar contablemente el monto autorizado del Fondo Fo, 4. Contra recibo: Etiqueta con nimero de solicitud que se le da a la persona que se le autorizé el fondo fj, para que pueda recoger el cheque en ia caja de tesoreria dela UA. 5, Pagaré: Titulo ejecutivo de crédito y/o carta compromiso suscrto a favor de la UAQ, donde el deudor es el Responsable del Fondo Fijo, y funciona como gerantia de pago en casa ce faltar parcial o totalmente la cantidad registtada en la Contabligad General 6, Arqueo: Consiste en el andiisis de las transacciones del efectvo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar que ‘en cualquier momento esté respaldado el monto total del fondo fj, y que los comprobantes que forman parte del fone fo cumlan Con los requisites de la normatvidad vigente de la U.A.Q. 7. Carta de Recomendaciones: Documento elaborado por la Secretaria de la Contralora en el cual se plasman las observaciones y recomendaciones derivadas de un arqueo al fondo fjo, en caso de haber diferencia considerable a favor o en contra en el monto, de los fondos arqueados, o que los comprabantes no cumplan con los requisitos expresas en la normatividad vigente de la U.A.Q. 8. Responsable del Fondo Fijo: Persona con tipo de contratacién de planta por parte de la U.AQ. y encargada de manejar el fendo fio. la cual fma el pagaré quedendo en calidad de deudor, hasta que Geposite el total del manto asignado a la caja de ingresos de la Universidad y presente el comprobante de pago a la Secretaria de la Contreloria, 8. Arqueo por Cambio de Responsable: Acto en el que inlerviene la Secretaria de la Centraloria y que tiene como finalidad cambiar el Responsable del Fondo, levando a cabo un arquae en el que ee plasma dicho cambio siempre y cuando sea la enirega del dinero en efectivo y posteriormente cancelando el pagaré vigente para suserbir otro donde fimme tomo deudor el nuevo responsable abe hacer mencién que la Secretaria de la Contraloria dela U.A.Q., hard entrega de copia del arqueo por cambio de Responsable ¥¥ pagaré de! nuevo responsable, a la Secretaria de Finanzas de la U.A.Q. Lo anterior para la actualzacion del nombre del nuevo Fesponsable en el registro contable de la cuenta que aio origen al fondo fo. 410. Reporte monsual de fondos: Documento meciante el cual Ia Secretaria de a Contraloria de la UA. a finales de cada mes, Informaré a la Secretaria de Finanzas de la U.A.Q. ol estado actual de los fondes fs, con relerencia de los que han tenido alguna ‘modiicacién por concept de cancalacién de fondo fio. 11. Procedimiento para el Uso del Fondo Fijo: Manual donde se ee para el uso del Wi Bees FAIELA ESHERALDA Nombre C} ‘TERRAZAS ESTRADA Fecha 28 DE JUNIO DE 2016UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO FECHA: 22 D6 JULIO DE 2018 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION Y CONTROL DE FONDOS FIJOS Pagina 3 ae 8 CAPITULO VI PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION Y CONTROL DE FONDOS FLJOS 1. Dela asignacién de fondos fijos. 11, El btular ylo Jefe del rea administrative de cualquier dependencia de la Universidad, solcta mediante oftcio a la Secretaria de la Contraloria de la U.A.Q. la asignacién de un fondo fio ylo ampliacion del mismo, El documento \debera tener visto bueno del Recior dela U.A.Q. yen caso de que see ampliacion de fondo fjo se deberé mencionar la cantidad con que se cuenta actualmente, cusnta salicta de incremento y evento tendria en total 11.2. El responsable de fondo fjo debera ser personal con tio de contratacion de planta por parte de la Universidad. 2. Del Control de Fondos 2.4. Todos los fondos deberén arquearse por lo menos 2 veces al aff, no habiendo un maximo de erquecs por fondo. El auditor de la Secretaria de la Contraloria podra, en cualquier momento, hacer los arqueas que considere necesarios para observar un manejo adecuada del Fondo Fi. 2.2, Se realizaré un programa de arqueos, tomendo como criterio principal la facha an que se realize! utimo arqueo. También se consideraren: la antiguedad, el monto del fondo, y si en el lime arqueo efectuada mevecié recomendaciones al respecto, 3. Del acto en que ol auctor asiste a realizar el Arqueo 3.1. El auditor acudiré a la dependencia en donde ests asignado el Fondo Flo y solicitaa al responsable; 0 en su caso la persona que se haya designado cara colaborar con el manejo del mismo; que feciite la informacion y las conciciones necesarias para que el Fondo Fijo pueda ser arqueado, 3.2, El auditor deberé realizar el arqueo al fondo fj en presencia del responsable del mismo y de dos testigos: se anexard al decumento del arqueo copia de identificacion oficial de los testigos. Al fnalizar el arqueo el aucitor deberé entregar copia del documento al ressonsable del fondo. El original quedard bajo resguarda de la Secretaria de la Contaloria, ‘anexado al expediente del Fondo Fijo 4. De la actualizacién de arqueos y archivo 44, Una vez realizado el arque al fondo fio, se actualizard el Archivo Electrénico de Control de Fondos Fijs y, en el caso ue corresponda, realizara Carla de Recomendaciones conforme a los lineamientes establecies en el Manual de Procedimientos para el Uso del Fondo Fijo. Posteriormente archivaré el documento del Arqueo en el expediente correspondiente. 5. Del cambio do Responsable del Fondo Fijo 5541 El cambio de Responsable del Fondo Fijo se podra levar a cabo mediante una Entrega Recepeién yio a solctud del Fesponsable del fondo fj o de su jefe inmedieto, siempre y cuando ee tanga el dinero en efectivo, 5.2 Una vez realizado el arqueo por cambio de responsable, se emitiré un Pagare para la nueva persona que esté como Responsable del Fondo, asi mismo se cancelara el pageré anterior. 5.3 Una vez que esléfirmado el pagaré por el nuevo responsable, el aucitr le hard entrega del Manual de Procedimiento ara e! uso del Fondo Fij, quien debera de firmar de recbico en la copia de Kdentificacion ofcal 6, De la cancolacién del Fondo Fijo 6.1 El responsable solo podra cancelar su Fondo Fijo una vez que deposite el total del mismo en la Tesoreria de a UAG, y presente copia del recibo a la Secretaria de la Contralorla. El auditor procadera a cancelar el Pagare del Responsable y a entegaric copia de! mismo, 6.2 También podra cancelarse el fondo cuando exista un arqueo por cambio de responsable y no exista diferencia alguna siempre y cuando eniregue el total del fondo en efectvo. 6.3 Cancelado el Pagaré, se proceders a actualiza los datos del Control de Fondos Fjos en Electrénico y a archivar el criginal en el expediente respectvo. Texea q Fey cI ELA ESMERALDA Lhe ms cousin Nombre ee op tenane £2 PERALOZA Boleez ound Fecha 28 DE JUNIO DE 2016 2 1Q.be 2016, |