La Política de Calidad – Hacerla es más fácil que pelar un coco.

Como hacer una gran Política de Calidad en 3 pasos:

Dale a tu empresa una Política de Calidad.
La política de calidad apoya el propósito de tu negocio y constituye el
enfoque de calidad que deseas tomar para lograr el éxito. Su elaboración te
obliga a echar un vistazo largo y duro en las partes clave de tu negocio, pero
el proceso es parte fundamental de la implementación y mantenimiento de
tu sistema de gestión de calidad. Ten en cuenta los siguientes factores:
Si vas a empezar implementar un SGC, una política de calidad puede
convencer al personal de la organización de que el primer directivo sabe a
dónde quiere ir. Una política de calidad mal definida o sin inspiración puede
hacer que un sistema de calidad sea un pesado lastre para todos.
Si tienes un negocio en crecimiento, una política de calidad fuerte puede
ayudar a convertir a los empleados en un verdadero equipo de trabajo.
Cuando todo el mundo persigue el mismo fin, el equipo se queda apuntando
en la dirección correcta.
No importa en qué tipo de negocio te encuentres, una sólida
política de calidad comunica el propósito de tu negocio, a la gente dentro y
fuera de la organización se les dice lo que eres y el compromiso que tu
negocio tiene con ellos.
Paso 1 – Hacer las preguntas básicas.

Cuestionario para Buscar la Política de Calidad.

1) Que es exactamente lo que hacemos?

2) Que productos y servicios ofrecemos?

3) Quien es nuestro cliente ideal?

4) Que necesidades de los clientes podemos cumplir y que beneficios podemos proveer?

5) Que mercados y áreas geográficas servimos?

6) Que es lo que nos diferencia de nuestra competencia?

 7) Cual es la mejor cosa que un cliente satisfecho puede decir acerca de nosotros?

8) Lo que se que mas nos entusiasma el futuro de la empresa?

Una buena manera de responder a estas preguntas es reunir un grupo de

personas creativas, energéticas, asegurándote de que el grupo representa a
todas las principales áreas de tu negocio.
Programa varias sesiones de brainstorming (lluvia de ideas para obtener
información sobre un tema que ataña al grupo), con el siguiente enfoque:
Sesión 1: Discutir la importancia de una declaración de la política de calidad
conforme al punto 5.3 de la norma ISO 9001:2008. Pregunte a los miembros
del equipo para responder a las preguntas del formulario.
Sesión 2: Discute todas las respuestas en una conversión libre y abierta, que
todas las respuestas den una visión justa. Comienza a construir un consenso
sobre las mejores respuestas a cada pregunta.
Sesión 3: Utiliza el marco de la sección siguiente, para comenzar a delinear la
política de tu empresa. Si su grupo de intercambio de ideas es grande, es
posible que desees seleccionar un grupo más pequeños para trabajar en la
declaración de la política.
Sesión 4: Examina, revisa y pule el proyecto de declaración de la política de
calidad.
Paso 2- El framework de tu política de calidad.
Las declaraciones de políticas de calidad de todas formas y tamaños, deben
reflejar el compromiso con la calidad de la compañía que representan.
Algunas declaraciones de la política comienzan con las definiciones de los
valores de calidad de la empresa, mientras que otras comienzan con los
compromisos que las empresas tienen, y otras empiezan con las
descripciones de los clientes a los que las empresas sirven y como los
satisfacen.
En otras palabras, no hay manera única y perfecta para enmarcar la política
de calidad. Un buen punto de partida, es utilizar el framework (imagen abajo)
para reunir las ideas claves que resultaron de las cuatros sesiones. En
conjunto, estas ideas de enlaces con los requisitos del punto 5.3 de la norma
ISO 9001:2008 forman un marco para tu declaración de política de calidad.
La imagen ilustra como una empresa que ofrece tratamientos médicos
alternativos, a completado el formulario con información y referencias
resultados de sus cuatro sesiones de trabajo.
Directrices Politica de Calidad 5.3 Política de Calidad.
(Framework)
Nuestro producto o Servicios integrales de a) Es adecuada al
servicio es: salud. propósito de la
Brindamos: Consultas y organización.
tratamientos confiables
con terapias
Para: alternativas.
Personas con
enfermedades crónicas
como el cáncer o la
diabetes.
Estamos Ofrecer a nuestros b) Incluye un
comprometidos con: clientes diagnósticos compromiso de cumplir
confiables y terapias con los requisitos y de
que mejoren su calidad mejorar continuamente
de vida. la eficacia del sistema
de gestión de la
La mejora continua calidad.
para nosotros es: El proceso para mejorar
los requerimientos y
resultados.
Nuestros objetivos Brindar servicios más c) Proporciona un
son: rápidos, a costos marco de referencia
accesibles y de entera para establecer y
satisfacción para revisar los objetivos de
nuestros clientes. la calidad.
Comunicar a través de: Procedimiento de d) Es comunicada y
comunicación interna. entendida dentro de la
Y comprobamos Evaluaciones de organización y
 entendimiento: desempeño.
Nuestra intención con Cada mes en el e) Es revisada para su
la calidad es revisada y procedimiento de continua adecuación.
mejorada cada: revisión por la
dirección.

Paso 3 – La elaboración de tu política de calidad.

Después de responder a las preguntas básicas acerca de tu negocio y la
evaluación de como tus respuestas se relacionan entre sí, ya estás listo para
transformar tus ideas en una declaración.
Aquí están algunas pautas para aplicar:
Describe quien eres, que haces, y los compromisos de calidad que te
distinguen como organización. Al mismo tiempo, mantén tu declaración lo
más clara posible.
Usa un lenguaje sencillo. Tu declaración de política sirve como una guía para
las personas que conocen tu negocio y la gente que no, así que asegúrate de
que todo el mundo que la lea puede entender.
Se especificó. Somos un proveedor líder de software de alta calidad no dice
mucho. Por el contrario, nuestro compromiso de calidad es crear soluciones
informáticas competentes y satisfactorias para manejar las finanzas de las
pequeñas empresas Hay que pone manos a la obra lo esencial y básico.
Se entusiasta. Aprovecha la política de calidad para vender tu mensaje e
inspirar a tus tropas, lo que les dará un fuerte sentido de convicción y
compromiso.
Evita el bombo y la hipérbole. Las últimas palabras de moda como salto
cuántico o un cambio de mega paradigma de no significa mucho para la
mayoría de la gente. Se adhieren a las explicaciones sencillas y directas.
No olvides los requisitos de la norma: 5.3 ISO 9001:2008.
Antes de finalizar tu declaración de política de calidad, echa un vistazo a
algunos ejemplos de empresas reales, tanto grandes como pequeñas, para
ver qué tan impresionantes, inspiradoras, o fuertes son unas u otras.
Política de Calidad Final del Ejemplo:
En clínica San Salvador brindamos servicios integrales de salud, estamos
comprometidos con nuestros clientes en ayudarlos a mejorar su calidad de
vida; es la mejora continua de nuestros procesos el camino; servicios más
rápidos, más accesibles y de entera satisfacción son nuestros propósitos y
nuestros colaboradores la base para lograrlo.
Nota: Esta política de calidad está relacionada con el procedimiento
“Comunicación Interna” y “Revisión por la Dirección”.
Después de haber escrito una Política de Calidad, pon sus palabras a trabajar.
La primera acción es comunicarla, mostrar una copia de tu política
continuamente ayuda a inspirar a tus clientes, proveedores, y amigos de tu
negocio. Si tu empresa es grande, incluye tu política en toda la literatura de la
compañía, se creativo; se trata de velar por que todos en la compañía sepan
la política de corazón.
En última instancia, tu política de calidad solo vale lo que tu y todos a tu
alrededor hacen de ella.
El alcance y aplicación de las políticas, pueden ser dos tipos:
Las generales; aplican a todos los procesos y niveles jerárquicos de la
organización, son de alto nivel, por ejemplo: políticas de presupuesto,
políticas de compensación, política de la calidad, política de seguridad
integral, entre otras.
Las especificas; aplican a procesos específicos, están delimitadas por su
alcance, por ejemplo: política de ventas, políticas de compras, política de
seguridad informática, políticas de inventario, entre otras.
Este podría ser un ejemplo de aplicación de políticas por procesos y
actividades:
Proceso de finanzas:
Política de pagos, política de asignación de viáticos, políticas de flujo de caja.
¿Cómo desarrollar políticas?, una metodología recomendada es la
siguiente:
Fase 1: Planificación y desarrollo de las políticas, se contempla desde la
necesidad, determinación, hasta su redacción.
Fase 2: Revisión y aprobación de las políticas, se procede a realizar las
revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los
directivos e involucrados.
Fase 3: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en
implementar por medio de acciones de comunicación y formación a todos los
miembros de la organización, se da a conocer la vigencia y aplicación de las
mismas.
Fase 4: Mantenimiento y mejora de las políticas en cuanto a cumplimiento,
vigencia y mejora, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requieran
dichos instrumentos, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al
menos una vez por año.