AUDITORIA EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA GRUPO

EMPRESARIAL A&C S.A.S.

MARÍA ALEJANDRA BERNATE CRUZ

MARITZA FERNANDA MORENO ARAMENDIZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO

DIRECTOR TÉCNICO:
GUSTAVO ADOLFO RUBIO-RODRÍGUEZ
DIRECTOR METODOLÓGICO:
MARIO SAMUEL RODRÍGUEZ BARRERO

BIO CONTABILIDAD Y DESARROLLO SOSTENIBLE

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
IBAGUÉ, COLOMBIA
DICIEMBRE DE 2019

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 AUDITORIA EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA GRUPO
EMPRESARIAL A&C S.A.S.

Resumen

El trabajo tiene como finalidad identificar el proceso de facturación de la empresa Grupo

Empresarial A&C S.A.S. Para llevar a cabo este proceso, se hizo uso de la herramienta
conocida como encuesta, con el fin de determinar las posibles falencias que se generan en
dicho modulo. Como resultado más representativo, se halló que el personal que hace uso del
módulo de facturación no tiene claridad en los procedimientos y funciones de su cargo.
Finalmente, se presentan unas recomendaciones que contribuyan a mejorar los procesos de
facturación en la empresa objeto estudio.

Palabras Clave: Auditoria Financiera, Facturación

1. Introducción

La presente investigación hace referencia al proceso de facturación que se puede definir,

como la elaboración, registro, envió y cobro de facturas; igualmente, es un documento
mercantil que evidencia la existencia de una transacción contable y comercial, reflejando los
datos de los productos y servicios que se prestan por parte de la compañía. Para hacer una
factura, es obligatorio anexar la información legal necesaria de los datos que permite
identificar el cliente y el proveedor, la cual se desarrolla en todas las empresas que están
obligadas a llevar facturación.

La facturación es importante porque forma parte de los ingresos que genera la empresa y
permite tener control de los inventarios que ingresan y salen, además establecer una relación
entre el comprador y vendedor, y esclarece el detalle de la mercancía; la factura, es el
documento soporte para reclamación o garantía de un producto o un servicio. Como se
analiza en nuestro entorno, lo que se ha venido buscando es mejorar y concientizar a las
personas en ayudar al medio ambiente con la implementación de la facturación electrónica
regulada con el decreto 2242 de 2015; con esta implementación, la empresa tendrá una

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conciencia ecológica al eliminar el uso de la tinta y el papel en la impresión de las facturas
físicas que hoy en día se maneja.

En Colombia la facturación es de gran importancia porque tiene un control sobre el

contribuyente en la operación de compra y venta de productos o servicios para efectos
tributarios de los impuestos generados y descontables, con los que afecta sus respectivas
declaraciones tributarias al ente controlador DIAN (Dirección de impuestos y aduanas
nacionales).

Finalmente, este trabajo tiene como finalidad auditar el proceso de facturación de la empresa
Grupo Empresarial A&C S.A.S. localizada en la ciudad de Ibagué, Tolima, de acuerdo a los
procedimientos y funciones de las áreas encargadas de facturación, como son la cajera y
asesores comerciales, donde se verifique el cumplimiento de las mismas, y así encontrar las
posibles falencias que se estén generando en el proceso, con el fin de ofrecer las soluciones
pertinentes para el beneficio de la empresa.

2. Marco Teórico

Esta auditoria está enfocada en la revisión del proceso de facturación de la empresa Grupo
Empresarial A&C S.AS., debido a que no se están teniendo en cuenta procesos ya
implementados en la empresa para el manejo de este módulo de facturación, a través del
programa contable SYSCAFE. Este programa contable tiene un módulo de facturación,
donde se realizan las respectivas facturas de venta de productos o servicios que se
comercializan y distribuyen diariamente en la empresa.

Por consiguiente, mencionaremos distintos conceptos acerca de la auditoria, según

investigaciones previamente realizadas.

2.1 Aspectos relevantes en un proceso de auditoria

La auditoría es implementada con el objetivo de conocer los fraudes o falencias originados

en la administración de una empresa. En la Edad Media, la auditoría trataba de descubrir
fraudes; este enfoque se mantiene hasta finales del siglo XIX (Visión empresarial, 2017).

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Según Arguello (1976), la auditoría se originó en la práctica de la contabilidad, la cual desde
los inicios de la sociedad se encarga de desarrollar un sistema de información en el que se
realiza una acumulación y registro ordenado de datos acerca de factores productivos en los
que existe interés, con la intención de clasificarlos en cuentas que los representen así:
derechos (activos), obligaciones (pasivo y patrimonio), entradas (ingresos) y salidas
(egresos), para tener conocimiento acerca del valor de éstos y con base en dicho conocimiento
poder tomar decisiones.

Por su parte Mantilla (1989), la auditoría surge con la actividad comercial y por la
incapacidad de intervenir en los procesos tanto productivos como comerciales de una
empresa. Por tal razón, surge la necesidad de buscar personas que tuvieran la capacidad para
que desarrollen métodos de supervisión, vigilancia y control de los empleados que integran
y desempeñan las funciones de la empresa.

Asimismo, debemos mencionar que existen diferentes clases de auditoria que desarrollan la
creatividad cuando se trata de segmentar información y detallar procesos a efectos de la
investigación, teniendo en cuenta que existen dos subdivisiones: la auditoria externa y
auditoria interna, y a partir del campo de acción u operación a ser auditada o por el objeto de
examen, entre las más relevantes están: Auditoría Integral, Auditoria Gubernamental,
Auditoria forense, Auditoria Informática, Auditoría Ambiental, Auditoría Financiera,
Auditoria Administrativa, Auditoria Operativa, Auditoria de Gestión (Visión empresarial,
2017).

Teniendo en cuenta estas clases de auditorías anteriormente nombradas, a continuación, se

explicará parte de alguna de ellas. De igual forma cabe resaltar que esta investigación
se enfocará en la auditoría financiera de la empresa Grupo Empresarial A&C S.A.S., teniendo
como referente la revisión de los procesos de facturación que se están llevando a cabo.

a. Auditoría Financiera

La auditoría financiera hace referencia a la “revisión de los registros, comprobantes,

documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u
organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad

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con que se presentan los resultados de las operaciones s, la situación financiera, los cambios
operados en ella y en el patrimonio, para determinar el cumplimiento de las disposiciones
legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar
los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno” (Contraloría General
del Estado, 2014). La auditoría financiera se compone de unas fases para su ejecución, que
consisten en la Planificación, Ejecución del trabajo y Comunicación de resultados.

b. Auditoria administrativa

Según Raffino (2019), la auditoría administrativa hace referencia a una revisión completa de
la estructura organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo; así como de
sus mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y materiales. Se trata de un
procedimiento que evalúa a la organización como un todo, cotejando su desempeño con sus
objetivos tanto globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo de su
modelo de gestión.

c. Auditoría Integral

La auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente información financiera

de una empresa, su estructura interna, si cumple o no con la normativa y leyes aplicables y si
logra sus objetivos por los medios adecuados. Este tipo de auditoría consigue informar si la
empresa en cuestión, basándose en un estudio previo pormenorizado, se adecua a todos los
indicadores y criterios establecidos (Nuño, 2017).

d. Auditoria Informática

La auditoría informática es un examen exhaustivo y crítico que se realiza con el objetivo de

evaluar la validez y la eficiencia de una sección o una entidad (Echenique, 2013). Los
principales objetivos que constituyen la auditoria informática son el control de la función
informática, el análisis de la eficiencia de los sistemas informáticos que comporta, la
verificación del cumplimiento de la normativa general de la empresa en este ámbito y la
revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos informáticos.

e. Auditoria Operativa

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Según López Gamiño (2017), la auditoría Operativa es el estudio o al examen crítico y
sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado;
con el objetivo de emitir una opinión y ayudar al correcto funcionamiento de las
organizaciones, promueve la eficiencia en la operación y evalúa su calidad, finalmente
permite poner en marcha y de forma objetiva los actos o actividades de control interno que
dan lugar a la mejora continua de la organización.

2.2 Importancia y requisitos de una factura de venta

El código de comercio colombiano, en el artículo 772, plasma que la factura es un título valor
que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o
beneficiario del servicio (Decreto 410 de 1971).

La factura es un documento probatorio que constituye un título valor, que el vendedor entrega
al comprador y garantiza que se ha realizado una compra por el valor y productos
relacionados en la misma factura (Gerencie.com, 2019).

La facturación en las empresas es de suma importancia, ya que la mayoría realiza sus ventas
utilizando diferentes sistemas de pago ( contado o crédito), lo que permite la relación entre
vendedor y comprador para una elaboración de factura de venta; el control que se maneje en
estos sistemas de pago, logran que se realice el cobro puntual y así la viabilidad y
sostenibilidad de la empresa, si se llegase a realizar una mala facturación se va a ver afectada
la empresa en el recaudo de la misma, ocasionando pérdidas de inventario y dinero, por eso
la factura de venta debe ser emitida con la mayor claridad, precisión y exactitud (Perdomo
Restrepo, 2017).

Finalmente, la factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621
del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional (2015) o las normas que los
modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:
 La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de
mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser
pagada dentro de los treinta días calendarios siguientes a la emisión.

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  La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de
quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
 El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la
factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere
el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la
factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos
legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos
requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura
(Gerencie.com, 2019).

3. Metodología

3.1 Población
La población objeto estudio tiene lugar en la Empresa Grupo Empresarial A&C S.A.S., la cual
conlleva procesos y funciones relacionados con el manual de la empresa para el
funcionamiento de facturación del producto o servicio. La empresa objeto de estudio cuenta
con un personal total de 25 empleados estructurado así: área Administrativa (Talento humano,
contador, Auxiliar contable y auxiliar de compras), Gerente comercial y asesores comerciales
(4), y por ultimo área operativa (2 administradores, 2 jefes de bodega, 2 cajeras, auxiliar
administrativa, 2 auxiliar bodega, y 6 conductores).

3.1 Muestra

La muestra tomada en la empresa Grupo Empresarial A&C S.A.S., corresponde a un número

de 3 personas, en razón a que esta ha sido escogida por el muestreo no probabilístico, el cual
se ha escogido por conveniencia; es decir, el número de personas seleccionadas se tomaron
porque en ellas se agota toda la recolección de información que necesitamos para dar solución
a la investigación.

3.2 Instrumento

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La investigación que se está realizando en la empresa Grupo Empresarial A&C S.A.S. es
bajo el enfoque cuantitativo, aplicándose en la población objeto estudio una encuesta. Según
Hernández, Fernández, Baptista, 2014), nos indica que cuando un cuestionario o escala es
aplicado(a) de forma masiva suele denominarse "encuesta".

4. Análisis de Resultados

Teniendo las respuestas proporcionadas por las personas encuestadas en el área de

facturación, se obtuvieron los siguientes resultados por cada una de las preguntas:

4.1 Pregunta: ¿Maneja adecuadamente el módulo de facturación del programa

contable SYSCAFE de la empresa?
De acuerdo a la gráfica número 1, podemos observar que el 100% maneja adecuadamente el
programa contable SYSCAFE en el módulo de facturación; esto obedece a las diferentes
capacitaciones orientadas por la empresa programa SYSCAFE cuando surgen dudas en el
sistema, y este apoyo es fundamental para el módulo en el día a día. De igual forma, el
empeño que la empresa pone porque sus empleados estén siempre actualizados.

Manejo adecuado del módulo de

facturación del programa contable
SYSCAFE.

NO
0%

SI
100%

SI NO

Grafico 1. Manejo adecuado del módulo de facturación

4.2 ¿Conoce la información legal que debe solicitar al cliente para realizar una factura?

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De acuerdo a la gráfica numero 2 podemos observar que un 33% tiene conocimiento en la
solicitud de información del cliente al momento de realizar una facturación, tenemos falencia
en un 67% en que no tienen claridad al momento de solicitar dicha información del cliente,
por eso es importante orientar una capacitación a los trabajadores de la importancia de esta
información al momento de generarse una venta/factura; asimismo, debemos tener en cuenta
que esta información es esencial para cruces de información con la entidad de Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la exógena exigidas de cada año.

información legal que debe solicitar al

cliente para realizar una factura

33%
67%

SI NO

Grafico 2. Información legal que debe solicitar al cliente

4.3 ¿Tiene claridad en el manual de procedimientos y funciones de su cargo?

De acuerdo a la gráfica número 3 en las respuestas de Definitivamente si y probablemente si
tenemos un 67% de que se tiene claridad en sus funciones y procedimientos en sus cargos,
tomando como un 33% que no tiene claridad en su cargo, este porcentaje de 33% es una
falencia que se tiene que fortalecer debido a que al no tenerse claro sus funciones y
procedimiento en el cargo, va a generar errores al momento de vender y realizar la
facturación, afectando económicamente a la empresa.

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 Claridad en el manual de procedimientos
y funciones de su cargo

33% 34%
0%
33%

Definitivamente si Definitivamente no
probablemente si probablemente no

Grafico 3. Claridad en el manual de procedimientos y funciones del cargo

4.4 ¿La factura de venta es auditada por el área de contabilidad?

De acuerdo a la gráfica número 4 podemos observar que el 100% nos confirma que las
facturas de venta son auditadas por el área de contabilidad (Contadora y Auxiliar contable).
Es muy importante que se siga realizando estas revisiones por el área, debido a que así
podemos identificar errores y corregir a tiempo, además se lleva un control de estas revisiones
y ayuda al fortalecimiento de la empresa en sus ingresos.

La factura de venta esta auditada

por el área de contabilidad

NO
0%

SI
100%

SI NO

Grafico 4. Facturación auditada por el área de contabilidad

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4.5 ¿Las facturas son debidamente selladas y autorizadas y entregan copia de la misma
con su remisión?
De acuerdo a la gráfica número 5 podemos observar que el 67% no entrega factura sellada y
autorizada, copia y remisión de la misma, esto es una inexactitud a la cual debemos ponerle
mucha atención y dar solución rápida, debido a que en caso de tenerse ventas a crédito y no
tener soporte de recibido y el cliente no cancela, para llevar a un proceso jurídico las facturas
deben de tener los sellos y firmas respectivas para que la empresa no tenga pérdidas al no
recaudar dichas ventas. De igual forma, la remisión es esencial porque podemos observar la
salida y recibido de la mercancía; al no entregarse, no vamos a tener soporte en caso de una
devolución o reclamo que se pueda generar por algún producto de la empresa.

Las facturas estan selladas y autorizadas y

entregan copia de la misma con su remisión
0%

33%

67%

Definitivamente si algunas veces Definitivamente no

Grafico 5. Facturas con sello, autorización y copia de remisión

5. Conclusiones

En primera instancia, la auditoría financiera nos permitió identificar las diferentes falencias
en el proceso de facturación de la empresa Grupo Empresarial A&C S.A., por medio de los
registros y comprobantes de las mismas, debido a que se realizaron las respectivas fases de
ejecución de la auditoria en la empresa.

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Por otra parte, la empresa Grupo Empresarial A&C SAS identifico que existe una falencia
en cuanto a que el personal que manipula el módulo de facturación no tiene claro sus
funciones y procedimientos, por eso se le hace recomendación a la empresa de que se debe
realizar un seguimiento constante al momento de hacer la entrega de puesto de trabajo, para
que el trabajador tenga claro las funciones y procedimientos de su puesto de trabajo.

Asimismo, podemos identificar que el área contable realiza continuamente la revisión de las
facturas de venta de la empresa, lo cual nos ayuda a que se identifiquen los errores posibles
y así la empresa tiene una mejor operación y beneficios económicos.

Finalmente, se recomienda que se realicen periódicamente auditorias que nos ayuden a

identificar las posibles falencias y así en el periodo obtener grandes beneficios en la empresa
mitigando los errores posibles, especialmente en el módulo de facturación, ya que es el más
importante porque es quien genera los ingresos de la empresa.

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marco-teorico-de-auditoria-financiera

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