PROCEDIMIENTO PARA Código: P-LAB-GIM

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1. Alcance

Este procedimiento se aplica en los procesos de recepción, inventariado y

entrega de materiales en las diferentes áreas del laboratorio.

2. Responsabilidades

Es responsabilidad del jefe de almacén, los analistas y los auxiliares, la

aplicación de este procedimiento.

3. Referencia

El contenido del procedimiento se basa en lo dispuesto en la norma ISO/IEC

17025:2017, cláusula 6.6 y en el Manual de Calidad y Directriz DA-acr-06D
(INACAL), cláusula 6.6.

4. Procedimiento

4.1 El equipo de trabajo del laboratorio debe analizar anualmente las

necesidades de materiales de acuerdo con la planificación de actividades a
realizar el siguiente año o el siguiente semestre.

Esto se debe hacer teniendo en cuenta el inventario actualizado de materiales,

el consumo histórico del laboratorio, las nuevas solicitudes de pedidos,
investigaciones de campo, metodologías nuevas o cambios en los ensayos de
laboratorio, nuevos clientes, validaciones o verificaciones de métodos, entre
otros.

4.2 La planificación, el consolidado de necesidades, la compra y la evaluación

de proveedores se hace siguiendo el “P-LAB-SCPSE-Procedimiento para la
selección y control de los productos y servicios externos”.

4.3 Una vez lleguen los materiales, recibir los embalajes enviados por los
proveedores revisando que estén acordes con la planilla o guía de transporte,
los requisitos de transporte para cada ítem y las características establecidas por
el proveedor o el fabricante.
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4.4 Para cada pedido recibido, se debe constatar que se cumplan las
condiciones y especificaciones pactadas con los proveedores en cuanto a
cantidad, precio, concentración, presentación, pureza, calidad, trazabilidad
metrológica, entre otros. Para ello, el responsable debe:

 Verificar que el pedido llegue con la factura o remisión de insumos

enviados; si son entregas parciales, generalmente la factura llega con la
última entrega.

 Verificar si las especificaciones técnicas de los materiales y las

cantidades recibidas coinciden con lo contratado y lo facturado por el
proveedor. Si el material requiere refrigeración, tomar la temperatura de
recepción y se conserva en cadena de frío, según las especificaciones
del proveedor o fabricante. Diligenciar el formato “F-LAB-IEM-
Inspección de entrada de materiales”.

 Cuando se presente alguna observación, diligenciar el formato “F-LAB-

PSO-Formulario de productos y servicios observados”. Los materiales
que presentan la observación se ubican en una zona de cuarentena
(cajón rotulado) dentro del laboratorio.

 Informar al proveedor para el cambio o devolución a que haya a lugar

de acuerdo a la novedad presentada.

Nota: Los documentos técnicos o certificados de análisis, certificados de

trazabilidad metrológica, certificados de conformidad, entre otros, se deben
archivar en sus carpetas de archivo.

4.5 Almacenar cada material que ingrese al laboratorio en su cajón especifico.

4.6 Inventariar todo en el “F-LAB-IML-Formato de Inventario de materiales e

insumos del Laboratorio”. En el formato se debe registrar la información
relevante de los materiales que ingresen al laboratorio, esta información es,
pero sin limitarse a:
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 Marca.
 Lote de producción o fecha de producción.
 Fecha de vencimiento reportado por el fabricante.
 Presentación (botella, caja, sachet, etc).
 Cantidad sin uso.
 Cantidad en uso.
 Cantidad a eliminación.
 Cantidad final o saldo.
 Condiciones de almacenamiento (T°C y %HR).

4.7 Para solicitar un material al Gerente técnico o Gerente de Laboratorio para

su compra, se debe diligenciar el formato “F-LAB-SIM-Solicitud interna de
materiales” de acuerdo con la “F-LAB-LMSE-Lista de Materiales y Servicios
Externos”.

4.8 Con el fin de controlar la rotación de materiales acorde a su fecha de

vencimiento y disminuir las pérdidas por este motivo, se debe utilizar un
código de colores conocido normalmente como semáforo, de la siguiente
manera:

 Color rojo: Materiales con fecha de vencimiento menor a tres meses.

 Color amarillo: Materiales con fecha de vencimiento mayor a tres

meses y menor a doce meses.

 Color verde: Materiales con fecha de vencimiento mayor a doce meses

En el empaque de cada material debe ir adherido una etiqueta con el color

correspondiente. Esto se debe actualizar trimestralmente o cada vez que
ingrese un material al laboratorio.

Registrar en el empaque de cada material la fecha de ingreso al laboratorio, y

una vez se destape, registrar la fecha de inicio de uso.
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4.9 El Gerente técnico informa cada semestre a la dirección laboratorio las

cantidades existentes de los materiales con su respectivo código de colores.

4.10 En caso de tener que eliminar un material que haya cumplido con la
fecha de vencimiento, estabilidad, especificaciones técnicas o degradación
comprobable, entre otros, se debe seguir los lineamientos y protocolos según
el procedimiento “Gestión y manejo de residuos”.
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5. Registros

Tiempo de
Registro Código Responsable
retención
Formato de Inventario de
materiales e insumos del F-LAB-IML Gerente técnico 4 años
Laboratorio
Lista de proveedores Gerente de
F-LAB-LPA 4 años
aprobados. Laboratorio
Lista de Materiales y Gerente de
F-LAB-LMSE 4 años
Servicios Externos Laboratorio
Inspección de entrada de Gerente de
F-LAB-IEM 4 años
materiales Laboratorio
Formulario de productos Gerente de
F-LAB-PSO 4 años
y servicios observados Laboratorio
Solicitud interna de Gerente de
F-LAB-SIM 4 años
materiales Laboratorio

6. Control de cambios

Rev. N° Fecha Secciones Cambiadas

Rev.1 22/05/2023 Documento Inicial

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