INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO

“REPÚBLICA FEDERAL DE ALEMANIA”

PROGRAMA DE ESTUDIOS: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

LECTURA 04
GESTION DE COMPRAS

1. LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUS ACTIVIDADES. -

Compras es la función logística mediante la cual se provee a una empresa

de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las
compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y
del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa
consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o
fracaso. Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de
compra y pueden dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada
segmento.

La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la

empresa para satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo
costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno

Como actividades de la Gestión de Compras las podemos clasificar como

sigue:

● GESTIÓN de la DISTRIBUCIÓN FÍSICA. -Integración de los flujos de

materiales y de las tecnologías de la información que hacen posible que
un producto se fabrique y llegue al consumidor.
● GESTIÓN de los PROVEEDORES. - Procesos de vigilancia, búsqueda,
identificación, selección, evaluación y seguimiento de los procesos
idóneos para el desarrollo de la actividad
● PROCESOS de COMPRA. - Definir y establecer las actividades para
lograr que las compras se hagan de una forma óptima.
● GESTIÓN de COSTOS de COMPRA. - Análisis y Puesta en Marcha de
las actividades que permitan reducir los costos de las compras.
● ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. -Identificación de las funciones que se
han de hacer y asignación de las responsabilidades a considerar.
 ● ESTRATEGIA de COMPRAS. - Definición de la Política de Compras a
seguir para cumplir los criterios de costo y servicios establecidos.

2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

A grandes rasgos, las funciones y responsabilidades del departamento de

compras consisten en la obtención de suministros, materias primas y
servicios para que la empresa pueda desempeñar sus labores correctamente.
Muy importante, esto debe ser siempre teniendo en cuenta: precios, plazos y
calidades óptimas, según los objetivos marcados.

Sin embargo, las funciones y responsabilidades del departamento de compras

son algo más complejas y deben cumplir con unas tareas bastante más
específicas, para lo que deben tenerse conocimientos propios del sector,
proveedores, gestiones administrativas… A continuación, exponemos cuáles
son estas funciones y responsabilidades del departamento de compras:

1. Asegurar el suministro
Sin duda alguna, asegurar el suministro de materias primas, productos o
servicios es la principal función del departamento de compras. Y entre sus
objetivos destaca conseguir los mejores resultados, tanto en calidad, como
en precio y plazo.

Por otra parte, la reducción de costes es otra de las funciones del

departamento de compras implícitas en este aprovisionamiento continuo de
mercaderías. Para esto, lo más recomendable es acordar con los proveedores
los precios, plazos de entrega y calidades, que deberán ir vinculadas a un
contrato.

Otra opción para asegurar este suministro de forma impecable es hacerlo a

través de una central de compras y servicios, —o a través de una empresa
especialista en gestionar externamente departamentos de compra—.
¿Qué beneficios reporta esto a la empresa? La compañía tendrá libertad para
establecer una planificación de suministros con la central de compras,
pero ellos serán los que se encarguen de toda la gestión con los
proveedores; esto es, un ahorro en costes administrativos.

2. Control de stock
Otra de las funciones y responsabilidades del departamento de compras
es tener un control exhaustivo del stock o inventario. Esto será crucial para
la empresa.
Por ello, el departamento de compras debe saber en todo momento qué hay en
la empresa y qué falta. Además, es fundamental asegurar la continuidad del
stock anteponiéndose a previsiones futuras o cambios en el mercado.

Por cierto, que, este control de stock es especialmente importante cuando se

trabaja con materiales perecederos.

3. Evaluación de proveedores
Los proveedores son externos a la empresa; no obstante, el éxito de la misma
puede depender al 100% de su relación con ellos.

Atención, porque aquí tiende a caerse en el error: la relación de la empresa

con sus proveedores siempre será independiente a la relación personal
que se pueda tener con ellos. Sea mejor o peor, la empresa debe aplicar una
evaluación continua de sus proveedores. ¿Por qué motivos? Porque solo así
podrá saber si cuenta con los mejores proveedores posibles, cuál está siendo
el grado de satisfacción o si existe un margen de mejora, entre otros aspectos.

Para ello, entre las funciones del departamento de compras, está dar con un
método efectivo que, de manera objetiva, pueda valorar a los
proveedores (siempre teniendo en cuenta la situación del mercado en cada
momento): precio, calidad, cumplimiento de plazos, resolución de incidencias,
estabilidad financiera, desarrollo de I+D, etc. Y, hasta el punto que sea posible,
se debe utilizar esta misma escala también con posibles proveedores
potenciales con los que aún no se ha establecido ningún contrato.

También forma parte de las funciones del departamento de compras tratar

de traspasar todas las iniciativas o curiosidades que desarrolle el I+D del
proveedor; no solo en cuestión de producto, sino también de logística y
finanzas.

Si los volúmenes de compras de la empresa son muy altos, a fin de que no se

pierda nada, recomendamos la externalización, sino de todo, al menos de
parte del departamento de compras.

4. Cumplimiento de las propias políticas de compras

Por supuesto, otra de las funciones y responsabilidades del departamento de

compras es hacer seguimiento de todos los acuerdos y contratos con los
proveedores.

No sirve de nada hacer establecer unos contratos muy detallados que regulen
toda la colaboración si luego, a nivel práctico, no se tiene en cuenta que se
esté cumpliendo lo pactado. Se necesita un seguimiento en cuanto a: entregas,
calidades y facturas.

Y muy importante, a veces olvidado: deben revisarse también las posibles

penalizaciones por incumplimiento, marcados en cada contrato. Así, el
conocimiento de la legislación comercial hará que los contratos sean más
ventajosos. Este es otro punto a favor de las centrales de compras o empresas
especializadas, ya que suelen tener muy estudiada la legislación pertinente.

5. Colaboración con otros departamentos

La comunicación es imprescindible en cualquier departamento de la

empresa. Ahora bien, es aún más importante para el departamento de
compras. ¿Y esto a qué se debe? Una de las funciones clave del
departamento de compras es detectar las necesidades de la empresa y
cada uno de los departamentos que la componen. Solo así podrá cubrir
dichas necesidades, al nivel de exigencia requerido, y hacer los pedidos para
abastecer a cada departamento.

Por esto, el departamento de compras debe estar en contacto continuo con la

dirección de la empresa y el departamento financiero; ya que debe conocer el
presupuesto o tesorería disponible. Por supuesto, lo mismo ocurre con el
departamento comercial, el de producción, logística o almacén, si los hay; para
poder estar al día de las previsiones de ventas y/o nuevos lanzamientos.

¿La solución? Tener reuniones periódicas con estos departamentos es una

manera efectiva para estar al día de la información y necesidades propuestas
por cada uno de ellos.

6. Estar al día de novedades, cambios e innovación

Para terminar, entre las funciones y responsabilidades del departamento de

compras, está la obligación de mantenerse actualizado en cuanto a
las novedades de mercado, materiales o servicios.

Además de la evaluación continua de los proveedores que mencionábamos

antes, será muy importante para el departamento de compras saber si hay
un nuevo material o proveedor más económico o de mejor calidad;
conocer la situación de mercado a nivel global y sectorial; establecer un
seguimiento de la competencia y sus proveedores; etc. Es decir, contar con
una visión actualizada y completa de lo que está sucediendo en el sector
para saber si pueden aplicarse medidas de mejora.
3.- LA TIPOLOGÍA DE LAS COMPRAS. -

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

● COMPRAS ESPECIALES. -Las compras especiales tienen lugar cuando

hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario,
vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o
artículos para la venta. La característica general de estas compras es
que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los
usuarios del bien.
● COMPRAS ANTICIPADAS. - Estas compras se realizan antes de que
surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra
anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o
con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra
cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
● COMPRAS ESTACIONALES. - Son compras que se hacen para
productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional
de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de
las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
● COMPRAS RUTINARIAS. - Son las compras que se hacen en pequeñas
cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es
atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.
● COMPRAS OPORTUNIDAD. - La compra oportunidad tiene lugar
cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la
inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un
beneficio extra.
● COMPRAS DE URGENCIA. - Estas compras no suelen ser de gran
volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes.
Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para
satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que
mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda. Generalmente,
el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de
tiempo para comparar presupuestos.

4.- EL PROCESO DE COMPRA. -

El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene

consecuencias mucho después que se ha realizado la compra.

En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de

decisión de la compra analizando con detalle el círculo de compradores
de cada proveedor y sus peculiaridades para realizar una correcta
negociación.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad
principal. Así tenemos que.

● La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para
elaborar el producto.
● La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo.
● Y, por último, para la empresa de servicios la variable principal es
satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para

tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras
empresas.

4.1.-LAS ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN DE LA COMPRA. -

Las principales etapas del proceso de decisión de compra con sus

actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

1ª Etapa. -EL CÁLCULO DE NECESIDADES. -

Es una actividad propia de la planificación logística. Las necesidades de

abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un
determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para
completar un determinado proyecto.

Por tanto, tendremos como operaciones previas a la compra la recepción de

solicitudes de compra. la consiguiente previsible programación de necesidades,
la determinación de las compras a realizar y de las modalidades de
aprovisionamiento más idóneas. El cálculo de las necesidades se materializa
con la investigación de proveedores potenciales, la consiguiente emisión de
consultas y recepción de ofertas con la negociación y decisión sobre los
métodos de compra a seguir y, finalmente, la emisión de los pedidos.

Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser

por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al
factor tiempo. Los pasos a seguir en esta etapa serán:

1º.-Reconocimiento de la necesidad. -
El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la
necesidad de adquirir un producto o servicio. La necesidad puede ser
accionada por estímulos internos o externos. Si recaba información de varios
consumidores, el mercadólogo o especialista en marketing puede identificar los
estímulos más frecuentes que generan interés por determinada clase de
producto.

2º.-Búsqueda de información. -

En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información de los

proveedores posibles, que considera necesaria para fundamentar sus
análisis y la toma de decisiones. Un consumidor complacido manifestará
propensión a buscar más información. El estado de búsqueda moderada se
denomina atención acrecentada. Una búsqueda de información activa consiste
en buscar material y emprender otras actividades de investigación para
conocer más. El entusiasmo con que se emprenda la búsqueda depende de la
intensidad del impulso, de la información inicial con que se cuenta, de la
facilidad para obtener información adicional, del valor que se le conceda y de la
satisfacción que se obtenga de ella.

Por lo regular, la búsqueda por parte del consumidor se incrementa según vaya
el consumidor de las situaciones de solución limitada del problema a solución
extensiva del problema. Para el mercadólogo resultan de interés las principales
fuentes de información a las que recurrirá el consumidor y la influencia que
cada una tendrá en la subsecuente decisión de compra.

Las fuentes de información del consumidor comprenden cuatro grupos:

● Fuentes personales: familia, amistades, vecinos, conocidos.

● Fuentes comerciales: publicidad, vendedores, distribuidores, empaques,
exhibidores.
● Fuentes públicas: medios masivos, organizaciones de clasificación de
consumidores.
● Fuentes experimentales: manejo, análisis, empleo del producto.

La cantidad e influencia relativa de estas fuentes de información, varía según la

categoría de producto y las características del consumidor. Cada fuente de
información desempeña una función algo diferente para influir en la decisión de
compra. La información comercial, por lo general, cumple una función
informativa, y las fuentes personales, una función de legitimación y/o
evaluación.
A través de recabar información, el consumidor conoce las marcas que existen
en el mercado y sus características. El conjunto total de marcas disponibles
es llamado grupo de conocimiento. Algunas de estas marcas satisfarán los
criterios iniciales de compra e integrarán el grupo de consideración. Conforme
se reúne más información, sólo algunas marcas permanecerán como
alternativas importantes y formarán el grupo de alternativas. En lo que se
refiere a fuentes de información del consumidor, el mercadólogo debe
identificarlas con cuidado y evaluar su importancia relativa.

3º.- Formación y evaluación de alternativas.

A partir de la información recopilada el comprador determinará las

alternativas de compra. No existe un proceso único de evaluación que utilicen
todos los consumidores, o ni siquiera un consumidor en todas las situaciones
de compra. Existen varios procesos de evaluación de la decisión. Los
modelos que más se utilizan en el proceso de evaluación por parte del
consumidor, están orientados en forma cognoscitiva, o sea que ven al
consumidor formándose juicios de producto, primordialmente sobre bases
conscientes y racionales.

Los atributos que resultan interesantes para los consumidores varían

dependiendo del producto. Los consumidores difieren en cuanto a los
atributos de un producto que consideran relevantes o sobresalientes. Pondrán
más atención en aquellos que les darán los beneficios que buscan. Con
frecuencia, el mercado para un producto puede segmentarse de acuerdo con
los atributos sobresalientes para diversos grupos de consumidores. A los
mercadólogos debe preocuparles más la importancia de los atributos que el
que sobresalgan. Deben medir los puntos o grados de importancia que los
consumidores adjudican a los diferentes atributos.

Las creencias relativas a la marca constituyen la imagen de marca. Las

creencias del consumidor en relación a la marca pueden variar en función de
sus experiencias y el efecto de la percepción selectiva, la distorsión selectiva y
la retención selectiva. Se presume que el consumidor tiene una función
utilitaria para cada atributo. Esta función describe la forma en que el
consumidor espera que la satisfacción proporcionada por el producto varíe con
los diferentes niveles de cada atributo. El consumidor llega a las actitudes
(como juicio o preferencias) hacia las marcas alternativas, a través de
algún procedimiento de evaluación.
Un fabricante puede hacer varias cosas para influir en las decisiones del
consumidor:

● Modificar el producto.
● Alterar las creencias sobre la marca.
● Alterar las creencias acerca de las marcas de la competencia.
● Alterar los puntos de importancia.
● Llamar la atención sobre características inadvertidas.
● Cambiar los ideales del consumidor.

El comprador en cada compra determina cuáles son los principales

criterios de selección, evaluándose cada alternativa para llegar a
seleccionar la que es más conveniente para la empresa.

4º.-Decisión de compra. -

Considerando la evaluación anterior se llega a la decisión de compra. Pueden

intervenir dos factores entre la intención de compra y la decisión de
compra:

1. La actitud de otros: la medida en que la actitud de otra persona reduce la

alternativa preferida de alguien, depende de dos cosas: la intensidad de la
actitud negativa de la otra persona hacia la alternativa que prefiere el
consumidor y la motivación del consumidor para dar gusto a los deseos de la
otra persona.
2. Factores situacionales no previstos: el consumidor forma una intención de
compra basándose en factores como el ingreso familiar esperado, el precio
esperado y los beneficios que espera obtener del producto. Cuando el
consumidor está a punto de actuar, pueden brotar factores situacionales no
previstos que modifiquen la intención de compra.

La decisión del consumidor de modificar, posponer o evitar una decisión

de compra está muy influenciada por el riesgo percibido. La magnitud del
riesgo percibido varía según la cantidad de dinero en juego, el grado de
incertidumbre respecto a las características y el nivel de confianza en sí mismo
del consumidor. El mercadólogo debe entender los factores que generan
sensación de riesgo en los consumidores, y proporcionales la información y el
apoyo que reduzcan el riesgo percibido.

Por tanto, se pueden considerar las siguientes fases de esta etapa:

● Planificación de las compras. - Consiste en hacer un estudio anticipado

de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
● Análisis de las necesidades. - Generalmente, las empresas centralizan las
compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento
utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de
compras”; en él se detalla las características del material que necesita y
cuando tiene que estar disponible. El departamento de compras recibe los
boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las
peticiones para tramitar su gestión. El proceso será el siguiente:

1) Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se

encuentren bajo mínimos.
2) Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que
se compra por primera vez.
3) Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo
proveedor.
4) Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

5) Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

● Identificar una necesidad. - Identifica la necesidad para la compra de un

producto.
● Seleccionar el producto específico. - Selecciona un producto específico
para cubrir la necesidad.
● Asignar a un equipo de compra. - Reúne a un equipo para administrar el
proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones
técnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotización y
realización del contrato.
● Especificaciones técnicas. - Hace una lista de especificaciones
técnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades
de la compañía.
● Presupuesto para la compra. - Establece un presupuesto para la compra
dependiendo del rango de precios identificado en la investigación hecha.
● Investiga a proveedores potenciales. - Investiga los diversos tipos de
productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para
identificar el modelo más durable al mejor precio. Una vez confeccionado
el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o
personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La
información gira en torno a tres aspectos:

Condiciones económicas.

▪ Precio por unidad y por lote.

▪ Descuento comercial.
▪ Rappels y su aplicación.
▪ Gastos de envases y embalajes.
▪ Gastos de transporte y seguro.
▪ Forma de pago.
▪ Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas.

▪ Características técnicas.
▪ Calidad.
▪ Embalajes especiales.
▪ Instalación y montaje.
▪ Tiempo de garantía.
▪ Formación de los usuarios.
▪ Repuestos y mantenimiento postventa.

Servicios postventa.
▪ Plazo de entrega.
▪ Devolución de excedentes.
▪ Revisión de precios.
▪ Otros servicios.
● Solicitud de ofertas y presupuesto. - Es un paso obligado para evitar
tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa Solicita
cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado
que cubra todas las especificaciones técnicas requeridas. La fase de
petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una
práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
o Cuando inicia por primera vez la actividad.
o Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
o Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
o Para ampliar la cartera de proveedores.
o Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste

económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya
respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los
que puedan denegar nuestra solicitud. Además, dependiendo de la política de
compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen
cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores
son:
o El tipo de producto.
o La cantidad solicitada en cada periodo.
o La ubicación de la tienda.
o Los servicios ofrecidos por el proveedor.
Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o
presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso
hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes,
portes, etc., que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son
comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como
“prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente
descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.

● Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay
que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
● Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales
de la empresa que suministrará el producto.
● Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y
especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

2ª Etapa. -LA COMPRA O ADQUISICIÓN. -

Tendremos en esta etapa la fase específica de adjudicación del contrato y

solicitud del pedido: Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones
enviadas y realiza el contrato de compra. Cuando el comprador y el
vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa
a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la

decisión de compra tomada anteriormente y la ejecución de la compra Esta
actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que
se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más
conveniente.

Se trata de la compra propiamente dicha, como acto comercial y jurídico por

excelencia con sus fases de investigación del mercado de proveedores, la
negociación, elección y pedido.

Se deben considerar con atención las cláusulas de los contratos de

compra al efectuar los pedidos, teniendo en cuenta no solo lo concerniente a
las especificaciones de calidad, cantidad, precio y plazo de entrega, sino
también tener muy presentes todo lo relacionado con las tasas o impuestos a
aplicar, los embalajes y transportes, las condiciones de pago, las garantías y
penalizaciones, las fórmulas de revisión de precios, el suministro de piezas de
recambio, las condiciones del servicio postventa e incluso la posterior
formación de los usuarios.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

● Mantener la continuidad del abastecimiento;

● Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
● Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;
● Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad
adecuada; -
● Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;
● Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación; -
● Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al
gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del
departamento.

3ª Etapa. -LA OBTENCIÓN DE LA COMPRA. -

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la

continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones,
verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. En esta etapa es
primordial el seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar
que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las
características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

En este caso, suele ser interesante la incorporación de un puesto de trabajo

que desempeñe la función del perseguidor de pedidos. Es importante el
seguimiento y control pos compra. Luego de ejecutada la compra debe
mantenerse un control del producto o servicio durante todo el ciclo de
suministro y posterior consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que
puedan ser objeto de reclamación. Por tanto, debe establecerse e
implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde
necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver
directamente con la utilización del producto.

El comprador-perseguidor deberá comprobar del proveedor los plazos de

entrega de materiales contratados, así como vigilar el control cualitativo
de la calidad del proveedor y el control cuantitativo de la cantidad
contratada. Realizando las reclamaciones pertinentes.

Asimismo, el comprador deberá comprobar la exactitud de los términos de

los albaranes de entrega del proveedor y dar su aprobación y
conformidad a la aceptación de las correspondientes facturas emitidas por
el proveedor en cuestión, con respecto al precio, especificaciones, condiciones
de compra y cantidades solicitadas.

4ª Etapa. -EL ALMACENAMIENTO. -

Es la primera de las operaciones posteriores a la compra Implica la ubicación

o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén,
que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o
reciben hasta que se necesitan o entregan. La función de un responsable
como Jefe de Almacenes y Expediciones es conveniente. Los principales
aspectos de esta actividad son:

● Control de la exactitud de sus existencias. Recepción cualitativa y

cuantitativa de los productos, accesorios y mercancías compradas o de los
trabajos realizados.
● Reclamaciones y devoluciones
● Mantenimiento de la seguridad contra imprevistos y robos.
● Conservación de los materiales.
● Reposición oportuna.

5ª Etapa. -EL DESPACHO O DISTRIBUCIÓN. -

Como operación paralela a la compra tendremos la entrega de los

suministros a sus solicitantes. También conocida como
Expediciones. Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaquetado para asegurarnos de que las
cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es
igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los
artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir
con los plazos solicitados.

6ª Etapa. - EL CONTROL DE EXISTENCIAS O STOCKS. -

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad

exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno (“just in time:
JIT), sin sobrepasar la capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los

artículos de abastecimiento. Se trata de realizar una adecuada gestión y
organización de los almacenes, realizando una óptima rotación de las
existencias y estandarizando aquellos productos que puedan ser normalizados,
gracias su proliferación y consumo

7º Etapa. -LA UTILIZACIÓN DE DESPERDICIOS. -

Los desperdicios y mercancías obsoletas se deberán vender o reutilizar,

si fuera factible, con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la
empresa. Se trata de la recuperación y enajenación de materiales modificados,
desperdicios y sobrantes de fabricación y de materiales en desuso u obsoletos

5. GESTIÓN DE PROVEEDORES.

La Gestión de Proveedores se ocupa de gestionar la relación con los

suministradores de productos y/o servicios de los que depende la
organización. Su principal objetivo es alcanzar la mayor calidad a un
precio adecuado.

La ventaja principal de una adecuada Gestión de Proveedores radica en

que la organización obtiene mayores beneficios al contratar a aquellos
suministradores que brindan el mejor servicio al menor coste.

El objetivo de la gestión de proveedores es crear una relación que asegure que

el producto a adquirir o servicio a recibir alcanzara la aptitud de uso necesaria
con una mínima inspección y que estas condiciones se mantengan estables
con el tiempo. Básicamente, la estrategia para el comprador se puede definir
en términos de la minimización del poder negociador de los proveedores.

5.1.-LA RELACIÓN PROVEEDOR – CLIENTE. -

Las condiciones o principios necesarios para tener unas relaciones adecuadas

entre el cliente y el proveedor son la confianza mutua y la cooperación dentro
del marco de responsabilidad hacia los clientes finales. Podemos citar, por
tanto, un decálogo de Principios de relación entre proveedor y cliente, a
saber:

1. Proveedores y clientes deben mantenerse independientes y deben

respetar la independencia del otro para mantener una relación de confianza
basada en las reglas del mercado abierto.
2. Tanto los proveedores como los clientes son responsables de aplicar
un control de calidad con conocimiento y cooperación mutua en cuanto
a los sistemas de control que se utilizan.
3. El cliente es responsable de la precisión y de la idoneidad de la
información y de las especificaciones para el proveedor de manera que él
pueda comprender lo que se requiere de él.
4. Antes de que entren en relación, los proveedores y los clientes deben
adoptar un contrato adecuado sobre calidad, cantidades, precios,
condiciones de entrega y métodos de pago.
5. Una vez que tenga conocimiento de la naturaleza de los productos o de los
servicios a suministrar, el proveedor es responsable de dar un nivel de
calidad que satisfaga plenamente al cliente.
6. Los métodos y recursos que se utilizan para determinar las
especificaciones satisfactorias, para ambas partes, deben elegirse con
anterioridad.
7. El contrato que rige la relación debe permitir un acuerdo preliminar sobre
el sistema y los procedimientos a utilizar, en el caso de desacuerdos,
para conseguir una resolución amistosa.
8. Las partes están obligadas a intercambiar la información necesaria para
obtener el mejor nivel de control de la calidad, de acuerdo con sus
situaciones respectivas.
9. Tanto el proveedor como el cliente deben tener la capacidad de
asegurar el control de cada fase de sus propios procesos de acuerdo
con las políticas aprobadas para permitir la cooperación amistosa.
10. En el trato entre ambas partes, el proveedor y el cliente, deben
mantener presente las necesidades del consumidor final.

Por tanto, es importante tener en cuenta los siguientes corolarios:

● Mantener relaciones estables a largo plazo

● Limitar el número de proveedores activos.
● No cambiar frecuentemente de proveedores.
● Establecer un sistema global de calificación.
● Puntuar a los proveedores basándose en el coste total más que en el
precio.
● Cooperar con los proveedores para hacer más fiable y menos caros
sus procesos.

5.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN PROVEEDOR

● PRECIO. -Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al

momento de evaluar un proveedor, son sus precios. Siempre debemos
procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la
calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del
 mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta
también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de
transporte, seguros, embalaje, etc. Asimismo, al momento de evaluar el
factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor
nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra,
descuentos por pronto pago, etc.
● CALIDAD. -De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad
de sus productos o servicios es mala. La calidad es otro de los principales
criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor. Siempre
que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan
productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la
calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad
del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del
producto, sus características, sus atributos, su durabilidad, etc.
● PAGO. -En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece
el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía
transferencia bancaria, o vía Internet. Y también evaluamos las condiciones
o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la
posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc. Siempre
debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el
financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello
implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor
liquidez para nosotros. Aunque debemos tener en cuenta que, al iniciar
relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún
crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la
posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.
● ENTREGA. - Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de
seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos
evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder
trabajar con nosotros. En el criterio de entrega también evaluamos la
oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán
siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente
cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto,
que nos podrán abastecer durante todo el año, etc. Y también evaluamos la
rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde
que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto.
● SERVICIO DE POSTVENTA. - En el servicio de postventa evaluamos
principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué
garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas. También evaluamos la
capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la
asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones,
la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.
A continuación, indicaremos asimismo otros criterios a considerar, ya que los
criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los
que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un
proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno
considerar:

● EXPERIENCIA: a mayor experiencia de la empresa proveedora,

seguramente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
● REPUTACIÓN: debemos considerar si los testimonios de sus clientes son
favorables.
● ORGANIZACIÓN: si su personal es calificado, si tiene un buen sistema de
distribución.
● LOCALIZACIÓN: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor,
sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir
donde éste.
● SERVICIO AL CLIENTE: si son capaces de brindarnos rápidamente toda la
información que requiramos.
● CONVENIOS PUBLICITARIOS: si nos brindan la posibilidad de otorgarnos
productos gratis a cambio de publicidad.
● SITUACIÓN ECONÓMICA: si su situación económica es estable ello podría
significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera
dificultades financieras, ello podría significar una posible disminución en la
calidad de sus productos ,al querer reducir sus costos; si existiera la
posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al
incumplir los pagos de sus propios proveedores);si hubiera poca posibilidad
de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez),
etc.
● TAMAÑO: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más
directa con la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente
que tengamos; dispondrá de mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras
necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros. Si es un
proveedor grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de
abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros.
● FABRICANTE O MAYORISTA: la principal ventaja de los fabricantes con
respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja
es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí
podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

REFERENCIAS:
https://www.avanti-lean.com/funciones-del-departamento-de-compras/
https://www.sternaliza.com/6-funciones-departamento-compras/