010808 hy Resotucion de Gerencia Central de Administracién y Finanzas N°.20/4; 212; S& [S45 Lima, 2 2 ABR. 2013 VISTOS, la Hoja Informativa N° 00041-2013-CG/LO det Departamento de Logistica y la Hoje Informativa N° 00029-2013-CG/REG del Departamento de Regulacion de ia Contraloria General de la Repdblica; CONSIDERANDO: Que, mediante Resolucién de Gerencia General N° 007-2008-CGIGG. se aprobé la Directiva N° 001-2008-CG/GG "Normas sobre Administracién, Control y Uso de Vehiculos en la Contraloria General de la Republica’, Que, e' literal c) de! numeral 6.1.3 de la Directiva N° 003-201 1-CG/DES "Organizacién y Emision de Documentos Normativos’, aprobado por Resolucion de Contraloria NP 049-2011-CG y modificada por Resolucién de Contraloria N° 224-2011-CG, establece que las Directivas consideradas de organo y aquellas que versen sobre gestién administrativa, setén aprobadas mediante Resolucion por las jefaturas de las unidades organicas competentes de ta Contraloria General de la Reptblica que, de acuerdo al Reglamento de Organizacién y Funciones, cuenten con facultades para tal efecto, Que, al respecto, el Reglamento de Organizacion y Funciones de ia Contraloria General de la Republica, aprobado por Resolucién de Contraloria N° 039-2013-CG, establece en los numerales 1) y 2) del articulo 49° que la Gerencia Central de Administracion y Finanzas es el érgano encargado de proponer politicas y estrategies vinculadas con la administracion de recursos humanos, financieros, materiales y de servicios; ademas de ‘conducir y supervisar las actividades de los sistemas administrativos de personal, presupuesto, contabilidad, tesoreria, cobranzas, abastecimientos; encontrandose facultada a emitir Resoluciones, dentro del ambito de su competencia funcional, Que, mediante Hoja Informativa N° 00029-2013-CG/REG el Departamento de Regulacién ha informado que el proyecto de Directiva “Administracion del Uso de Vehiculos y Combustibies’, que le fuera remitido por ta Gerencia Central de Administracion y Finanzas, cuenta con las caracteristicas y condiciones necesarias para su aprobacién; Que, con el propdsito de introducit mejoras en la administracion, gestionando efectiva y eficientemente ios recursos de la Institucion, a través de la implementacion de medidas racionales en el uso de la fiota vehicular de la Contraloria General de la Repiblica; asi como del abastecimiento de combustibles, resulta necesario aprobar el referido proyecto de Directiva; En uso de las atribuciones conferidas por el inciso 6) del articulo 49° dei Reglamento de Organizacién y Funciones de la Contralorla General de la Republica, aprobado por Resolucin de Contraloria N° 039-2013-CG,‘SE RESUELVE: Articulo _Primero.- Aprober la Directiva _N°005 -2013-CG/GAF “Administracion dei uso de Vehiculos y Combustibles’, cuyo texto forma parte integrante de la presente Resolucién. Articulo Sequndo.- Dejar sin efecto lo dispuesto en la Directiva N° 001-2008-CG/GG “Normas sobre la Administracion, Control y Uso de Vehiculos en ta Contraloria General de la Republica’, aprobada por Resolucion de Gerencia General N° 007- 2008-CG/GG. Articulo Ter Encergar al Departamento de Tecnologias de la Informacion la publicacién de la presente Resolucion en ja Intranet Institucional. Reglstrese y comuniquese udu ir, ‘ehtral de Administracién y FinanzasVigencia: {12013 Version: 01 | Codigo: 031.30 | CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECTIVA N° 005 -2013-CG/GAF “ADMINISTRACION DEL USO DE VEHICULOS Y COMBUSTIBLES” NOMBRE ‘caso FIRMA FECHA Elaborado por, | Peto Meja Mosca! Supenicer dl Area de Teoepote We 18 SS Spek a Goan Otaie tetwopor,—_|tanveacea eG Bus | ‘Aprobado por: ‘Esa Marctinares Maekawa - -| Gerente Centra de Adminisractin y Finanzas ia fro ants tae t@DIRECTIVA, ni. 1013-CGIGAF “ADMINISTRACION DEL USO DE VEHICULOS Y COMBUSTIBLES” 1. FINALIDAD 2. OBJETIVOS 3. ALCANCE 4, BASE LEGAL 5. DISPOSICIONES GENERALES 5.1. Administracién de jos vehicules 5.1.1. Utilizacién de la flota vehicutar 5.1.2. Asignacién del vehiculo 5.1.3. Mantenimiento de la fiota vehicular 5.1.4, Péliza de Seguros 5.2. Control de los vehiculos 5.3. Servicio de Transporte 5.4. Abastecimiento y control de combustible 6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 6.1. Administracién de los vehiculos 6.1.1, Utilizacién de la flota vehicular 6.1.2, Asignacién del vehiculo 6.1.2.1 Requisitos del Conductor 6.1.2.2. Enirega y Recepciin del Vehiculo 6.1.3. Mantenimiento de Ia flota vehicular 6.1.3.1 Mantenimiento Preventivo 6.1.3.2, Mantenimiento Corrective 6.1.3.3 Reporte de Mantenimientos 6.1.4. Acciones en caso de siniestro 6.1.5. Gastos menores 62. Control del vehiculo 6.2.1.Revisiones Diarias 6.2.2.Carpeta de Control 62.3.La Bitécora 6.2.4.Requerimiento del Certificado de Gravamen 6.3. Servicio de Transporte 6.3.1.Conduccién de los vehiculos 6.3.2. Trasiado de los colaboradores de la CGR 6.3.3 Solicitud del Servicio 6.3.4.Horario del servicio 6.4. Abastecimiento y control de combustible 6.4.1. Vales de Combustibie 6.42. Distribucion de Vales 6.4.3. Control de la utilizacién de Combustible 6.4.4. Reportes Mensuial de! consumo de Combustible 6.5. Obligaciones 6.5.1. Supervisor de Tranporte 6.5.2. Conductor del vehiculo 6.5.3. Usuarios del servicio de transporte 6.6. Responsabilidades 7. DISPOSICIONES FINALES 8. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 9. ANEXOS 2018DIRECTIVA N°" 013.C6/GAF “ADMINISTRAGION DEL USO DE VEHICULOS Y COMBUSTIBLES” FINALIDAD Implementar normas que permitan una eficiente administracién y control de la flota vehicular de ta Contraloria General de la Reptblica; asi como del abastecimiento de combustibles. OBJETIVOS 2.4. Establecer fos procedimientos, responsabilidades y obligaciones que contribuyan a luna eficiente administracion de los vehiculos de la Contraloria General de la Republica, asi como normar los mantenimientos preventivos y correctivos efectuados, a los vehiculos insttucionales, permitiendo mantener y prolongar la vida ttil de los mismos. 22. Fortalecer el control de los vehiculos institucionales, a fin de cautelar la adecuada conservacién de los mismos y las 6ptimas condiciones de su operatividad, 2.3, Normar el procedimiento relecionado al servicio de transporte, a fin de garantizar su ‘oportunidad y eficiencia. 2.4. Regular el abastecimiento y efectuar un adecuado control del consumo de combustible y lubricantes, ALCANCE Las siguientes disposiciones son de aplicacién a todo el personal la Contraloria General de la Republica, bajo cualquier modalidad de contratacién, incluyendo al encargado de la administracion y control de la flota vehicutar, a los conductores, a los usuarios del servicio de transporte, se Gerencias y Jefstures de lao unidades orgénicas partcipentee, el Superveor de Transporte y el Organo de Control institucional de la Contraloria General de la Repétiica, son responsables de cautelar el cumplimiento de la presente directiva BASE LEGAL 4.4, Ley de Presupuesto del Sector Pablico para el alo fiscal correspondiente. 42. Decreto Legislativo 1017, Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. 4.3. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba ei Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias, 4.4, Ley N°27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica 4.5. Resolucién de Contraloria N° 320-2008-CG, Normas de Control interno 46. Resolucion Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, 4.7. Ley N° 28693, Ley General del Sisterna Nacional de Tesorerla 4.8. Reglamento Interno de Trabajo de la Contraloria General de la Repablica. 48. Reglamento de Organizacion y Funciones de la Contraloria General de ia Repablica DISPOSICIONES GENERALES 5. ADMINISTRACION DE LOS VEHICULOS. EI Supervisor de Transporte (en adelante Supervisor), es el responsable de la administracion de fa flota de vehiculos de fa Contraloria General de la Reptiblica (en adelante CGR) 30018En tal sentido, le corresponde cautelar: a) La utiizacion de la flota de vehiculos para fines institucionales, b) La eficiente asignacién de los vehiculos, ©) Programar y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo a los vehfoulos, 4) El cumplimiento de las acciones a seguir en caso de ocurrir algin siniesto. La designacién dei Supervisor, se realiza de la siguiente forma: a) En la Sede Central de la CGR: el Gerente del Departamento de Logistica 0 quien haga sus veces, designa al Supervisor, quien reporta @ aquel b) En las Oficinas de Coordinacién Regional: el Gerente o quien haga sus veces, designa al personal que realizara las funciones del Supervisor, quien Teporta a aquel. ©) En Oficina Regional de Control: el Jefe o quien haga sus veces, designa al personal que realizaré las funciones del Supervisor, correspondiente a su mbito; quien reporta @ aquel. Utilizacién de la flota vehicular La totalidad de vehicuios de la CGR constituye la flota de vehiculos de la institucién, la cual serviré para la asistencia a actividades oficiales, el trasiado del personal de fa CGR en comision de servicio y para la atencién de las labores institucionales relacionadas con sus funciones. En ese sentido, queda prohibido autorizar 0 disponer de los vehiculos institucionales para actividades distintas a las sefialadas en la presente directiva o fines particulares. Asignacién del Vehiculo El Supervisor es el responsable de asignar un conductor a cada vehiculo en funcion de la programacion que efectia, considerando para ello las solicitudes de transporte y la priorizacién razonable de las mismas, cuando dichas solicitudes excedan la capacidad vehicular La asignacién de los vehiculos puede efectuarse en las siguientes modalidades: a) Permanente Por requerirlo el servicio yen consideracién a las labores que desarrolian los citados funcionarios, la Gerencia Central de Administracién y Finanzas 0 quién haga sus veces, podrd autorizar, de manera permanente, la asignacién de un Vehiculo y su respective conductor, a los siguientes funcionarios: Contralor General y Vice Contralor General b) Temporal La asignacién de vehiculos, en forma temporal puede darse 4. Por periodos menores a (01) dia calendario y hasta por dos (02) dias calendarios, en cuyo caso sera autorizada por el Supervisor. 2. Por periodos mayores a dos (02) dias calendarios y hasta por cinco (05) dias calendarios, en cuyo caso se deberd contar con la autorizacién del Gerente del Departamento de Logistica, de! Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional 0 del Jefe de la Oficina Regional de Control, 0 funcionarios que hagan sus veces, segtin corresponda 3. Por periodos mayores a cinco (05) dias calendarios, en cuyo caso se deberé contar con la autorizacién de la Gerencia Central de ‘Administracién y Finanzas, o quien haga sus veces. 5.1.3 Mantenimiento de la flota vehicular E! mantenimiento se realiza con el fin de prevenir o reparar las fallas de los vehiculos, a fin de mantener o prolongar la vida util de los mismos. EI mantenimiento de vehiculos puede ser de ser dos tipos: 4get8a) Preventivo Consiste en las revisiones o reparaciones que se realizan en vehiculos destinadas a garantizar un periodo de uso confiable. Se realizan en vehiculos que se ‘encuentran en condiciones de funeionamiento, b) Correctivo Consiste en localizar jas averias 0 defects y corregirlos 0 repararlos para prolonger la vida util del vehiculo. Pone en condiciones de funcionamiento aquellos vehicuilos que dejaron de funcionar o estan dafiados, 5.4.4 Péliza de Seguros La CGR cuenta con una Pélize de Seguros contra siniestros que cubre a toda la flota de vehiculos de la entidad que circulan dentro de! territorio nacional 8.2. CONTROL DE LOS VEHICULOS E! control de vehiculos es fa supervision respecto al estado de cada uno de los vehicules que conforman la tlota vehicular institucional, a fin de verificar las Optimas condiciones de su operatividad y la adecuada utllizacién de la flota vehicular. El control de los vehiculos es responsabilidad del Supervisor, quien verificara que los conductores realicen el uso adecuado de los vehicules. El personal de seguridad y vigilancia debe realizar el control correspondiente cada vez que se produzca el ingreso o la salida de los vehiculos. Esta medida debe ser supervisada por la Gerencia de Seguridad Integral o quien haga sus veces. . SERVICIO DE TRANSPORTE El servicio de transporte se realiza conforme al itinerario establecido por el Supervisor y deberd ser solicitado mediante el formato respectivo, Dicho formato debe ser visado y sellado por e! Supervisor, en sefial de autorizacién para la realizacién del servicio. |. ABASTECIMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE E! abastecimiento de combustible se realiza mediante la entrega de Vales de Combustible Los vales de combustible son documentos intransferibles, asignados al vehiculo para cumplir las comisiones de servicios u otros usos autorizados. El control de! combustible se realiza a través de un Reporte Mensuai de! consumo de combustible que es remitido al Gerente del Departamento de Logistica o quien haga sus veces. En el caso del uso indebido de los vales de combustible, el Supervisor debe informarlo inmediatamente al Gerente de! Departamento de Logistica o quien haga sus veces, quien ‘evaluara e informara, de ser el caso, a la Gerencia Central de Administracion y Finanzas 0 quien haga sus veces, para la adopcién de las medidas que correspondan, En las Oficinas de Coordinacion Regional y Oficinas Regionales de Control, el personal que hace las veces del Supervisor debe informar inmediatamente al Gerente de fa Oficina de Coordinacién Regional o al Jefe de la Oficina Regional de Control, quien debe dar cuenta la Gerencia Central de Administracion y Finanzas 0 quien haga sus veces, para la adopcién de las medidas correctivas pertinentes. 6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS. 6.1. ADMINISTRACION DE VEHICULOS 6.1.4. Utilizacion de la flota vehicular Todo colaborador de la CGR autorizado 0 conductor asignade que utiice un vehiculo institucional sera directamente responsable de su uso y conservaci6n; para ello, debera destinario exclusivamente a actividades propias de las funciones a su cargo 0 comisién de servicios y no podré hacer uso de éste para otros fines. 50078641.2. Es responsabilidad del Supervisor cautetar que los vehiculos de la CGR no sean uilizedos para actividades distintas a las sefialadas 0 con fines particulares, debiendo informar inmediatamente al Departamento de Logistica 0 quien haga sus veces de la ocurrencia de estos supvestos. Asignacién del vehiculo Para la asignacién de los vehiculos, el Supervisor, debe elaborar una programacion considerando las solicitudes del servicio de transporte remitides, la prioridad de los requerimientos, a disporibilidad del conductor y de los vehiculos, y el itinerario solictado. 6.1.2.4. Requisitos del Conductor El conductor asignado al vehiculo debe contar con los siguientes requisitos minimos: a) Licencia de conducir de clase y categoria A2, b) Secundaria completa ©) Experiencia como conductor. 6.1.2.2. Entrega y Recepcién del vehiculo Cada vez que se realice la asignacién de un vehiculo a un conductor debe elaborarse un “Acta de Entrega y Recepoién" en el que se consignan los datos de identificacién vehicular, accesorios y herramientas, indicando las condicionas en las cuales se hace entrega de la unidad movil Es responsabilidad de! conductor del vehiculo firmar la mencionada acta, en seflal de conformidad y efectuar las abservaciones que estime pertinentes. El Supervisor al realizar la asignacién de los vehfculos debe entregar al conductor, las llaves del vehiculo, la tarjeta de propiedad y demas documentos de contro! del vehiculo, Mantenimiento de la flota vehicular El Supervisor debe programar que el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehiculos se realice en el servicentro o taller que brinde las mejores garantias de calidad, seguridad, condiciones de atencién y economia, de conformidad al proceso de seleccién que se realice en el marco de la normativa de Contrataciones del Estado y de Tesoreria, de ser el caso. Los vehiculos se enviarén al taller correspondiente para su mantenimiento y revision técnica respectiva, previa autorizacion del Supervisor Para el mantenimiento del vehiculo, se debera considerar lo siguiente: a) Los vehiculos deben ser presentados en los talleres contratados con un cuarto (1/4) de tanque de combustible como minimo para el desarrollo de pruebas necesarias durante su mantenimiento, b) Se suspenderd el otorgamiento de vales de combustible hasta el momento de la reincorporacién del vehiculo y se tomardn las medidas neceserias que permita la continuidad del servicio. ©) El Supervisor esta facultado a retirar los vehiculos que se encuentran en servicio, por un period no mayor a (02) dos dias habiles, para efectuar e! mantenimiento respectivo. 6.1.3.1. Mantonimiento Preventivo Ei mantenimiento preventive incluye acciones como el cambio de piezas desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, servicio de_afinamiento, revision de frenos y otros destinados a prevenir las incidencias antes de que estas ocurran Los conductores de tos vehiculos deben solicitar oportunamente al Supervisor de Transporte, el mantenimiento preventivo por cada §,000 km. de recorrido, 60078asi como el servicio de atinamiento, revision de niveles y frenos por cada 410,000 km. EI Supervisor debe elaborar un cronograma con la programacién y ejecucion ‘oportuna-del-mantenimiento- preventivo-en-ta-flota-de-vehiculos;-para-lo-cual llevaré un record de los vehiculos a fin de que el mantenimiento preventivo se ejecute cuando se aleancen los 5,000 km y 10,000 km de recorrido. Mantenimiento Correctivo La ejecucién del servicio de mantenimiento corrective que no supere la unidad imposttiva tributaria (01 UIT) es autorizada por el Supervisor. E|_mantenimiento corrective que supere una unidad impositiva tributaria (04 UIT), debe contar con la autorizacién del Gerente del Departamento de Logfstica 0 quien haga sus veces, remitiéndosele para la contratacion corespondiente, las cotizaciones econémicas por el prestador del servicio de fas fallas determinadas a los vehiculos, En ambos casos, las cotizaciones remitidas por el taller 0 servicentro deben presentarse en hoja membretada, conteniendo os siguientes datos: a) Nombre, fecha, domicilio y telefono del prestador del servicio, b} Descripcién del vehiculo, placa, tipo, marca y modelo correspondiente. ) Precios unitarios por cada concepto del servicio. 4) Tiempo de entrega, ) Nombre y firma del encargado o representante autorizado por el taller 0 servicentto. Cuando se interne un vehiculo para su mantenimiento corrective, se recabaré del taller el inventario detaliado en el que consten todos sus accesorios, el kllometraje con ef que ingres6, el dia y la hora del internamiento. Si el mantenimiento correctivo amerita el internamiento del vehiculo porn plazo mayor a dos (02) dias habiles, el Supervisor debe efectuar ia justificacion en la Carpeta de Control del vehiculo, por el retiro del vehiculo det servicio de transporte, Reporte de Mantenimientos Ei Supervisor de Transporte y el personal que haga sus veces, debe remitir semestialmente un Reporte de Mantenimientos, en ei cual informa sobre los mantenimientos preventivos y correctivos efectuados por cada vehiculo, durante dicho period. El citedo reporte se remite al Gerente de! Departamento de Logistica, al Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional o al Jefe de la Oficina Regional de Control o funcionarios que hagan sus veces, segtin corresponda, EI Reporte de Mantenimientos debe consolidar la informacién en un cuadro ‘comparativo y contener, cuanda menos, la siguiente informacion: a) Datos del vehiculo, atto de fabricacion y kilometraje. b) Tipo de reparacién y mantenimiento efectuados. ¢) Costos de los mantenimientos preventivos y correctivos realizados. 4) Identificacién del proveedor que realizé el mantenimiento preventivo correctivo, €) Fecha de ingreso al taller, y fecha de reincorporacién al servicio 4) cualquier otra informacién u observacién que se estime pertinente. EI Gerente del Departamento de Logistica, ef Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional o el Jefe de la Oficina Regional de Control o funcionarios que hagan sus veces, segiin corresponda, supervisaran la razonabilidad de la informacion proporcionada, De advertir alguna inregularidad 74018614. en el Reporte de Mantenimiento, deben informar a la Gerencia Central de Administracién y Finanzas o quien haga sus veces, para la adopcién de las medidas que correspondan, Acciones a seguir en caso de Siniestro De producirse algtin siniestro comprendido dentro de los riesgos cubiertos por la Poliza de Seguros a favor de la entidad, en el que se encuentre involucrade algun vehiculo de la CGR, el conductor debera cumplir con lo siguiente’ a) Comunicar et siniestro, en forma inmediata, al Supervisor a efectos que éste Ultimo formalice el requerimiento de atencién a la Compafiia Aseguradora, a la brevedad posible De ser necesario, dadas las circunstancies de! caso, el Supervisor, puede disponer que el conductor efectie el requerimiento correspondiente a la Compartia Aseguradora. Excepcionalmente, ante la imposibilidad de comunicacién con el Supervisor, el conductor estaré facultado para comunicar ef siniestro, en forma inmediata, a la ‘Compatiia Aseguradora, debiendo dar cuenta al Supervisor, cuando le fuera posible hacerro. b) Denunciar et hecho inmediatamente 2 la dependencia policial de la jurisdiccion y solicitar las diligencias pertinentes. Para la formalizacion de la denuncia y realizaciOn de las diligencias, el conductor debera coordinar en todo momento ccon e! Supervisor, quien le brindara el apoyo que fuera necesario, Obtener una copia certificada del parte policial correspondiente, dentro del plazo maximo de 24 horas de producidos los hechos. ©) Abstenerse de pagar, comprometerse al pago de suma alguna, conciliar o transigir sin autorizacion de la Contraloria General de la Republica, 4) Concurrir a todas las diligencias policiales, judiciales u otras que fueran necesarias, con el conocimiento previo del Supervisor. e) En caso de dafios ocasionados @ otros vehicules, producto de una colisién cuya responsabilidad recaiga en el conductor del vehiculo de la CGR, éste deberd indicar a la otra parte la existencia de la Péliza de Seguros a favor de la entidad, a efectos que se tramite el requerimiento de atencion a la Compafia Aseguradora. f) En caso de dafios a personas, el conductor del vehiculo de la CGR dar prioridad a la atencién oportuna dei(los) accidentado(s), a fin de asegurar yo coordinar el efectivo trasiado al centro hospitalario o clinica mas cercana, El Supervisor es responsable de cautelar el cumplimiento de Jo dispuesto en el presente numeral, dando cuenta de los hechos en forma oportuna, al Gerente del Departamento de Logistica, al Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional o al Jefe de la Oficina Regional de Control o quienes hagan sus veces, segun corresponda; a efectos de que evalie e informe, de ser el caso, a la Gerencia Central de Administracion y Finanzas para ja adopcién de las medidas pertinentes. Gastos menores. Los gastos menores relacionados al servicio de transporte y al. mantenimiento preventive pueden ser cublertos con los fondos de Caja Chica, con cargo a la especifica de! gasto correspondiente y en el marco de lo dispuesto en las normas de tesoreria, emitidas por ef Ministerio de Economia y Finanzas. Los gastos menores comprenden: a) peaies, b) estacionamiento, ©) parchado de tlantas, 4d) adquisicién de accesorios e) mantenimientos preventivos. 8e018Ei total de los gastos menores que pueden ser asumidos, no deben superar el cuarenta or ciento (40%) de! monto total de los fondos de Caja Chica. 6.2, CONTROL DE LOS VEHICULOS El-control-de-cada-uno-de-tos-vehiculos que-conforman a-flota-de-vehiculos institucional, esta a cargo del Supervisor, quien fiscalizara a los conductores asignados y cautelard la utilizacion de los vehiculos conforme a lo sefialado en el numeral 5.1.1, de la presente ctiva Los conductores son responsables de la adecuada utiizacién del vehicula; ast como, por ‘mantener el buen estado de conservacién del vehiculo y de informar de la ocurrencia de algin desperfecto, El personal de seguridad y vigliancia es responsable de verificar el estado del vehiculo, de efectuar el control respecto al ingreso y salida de jos vehiculos, del kilometraje recorrido y del combustible utiizado, realizando las anotaciones a que hubiere lugar. Asimismo, debe exigir a los conductores la autorizacién del Supervisor para el uso del vehiculo, tanto en el horario normal de trabajo como fuera del mismo. 6.2.1. Revisiones Diarias: Todos los vehiculos institucionales deben circular con las herramientas, implementos y equipo basico que permitan a los conductores, efectuar las acciones. necesarias para su normal funcionamiento. El conductor debe efectuer diariamente revisiones respecto @ la operatividad del vehiculo asignado, veriicando lo siguiente: a) Los niveles adecuados de combustible, lubricantes y agua, b) Las condiciones de los frenos, bateria, bocina, presién de neumétticos. ‘¢) Aspectos referidos a la limpieza interior y exterior de los vehiculos. 4) Contar con jas herramientas, implementos y equipo basico de los vehiculos insitucionetes. El Equipo Basico con el cual deben circular todos los vehiculos comprende, como minimo, fo siguiente: llanta de refaccién, extintor, gato, triéngulos reflejantes, cables para pasar comriente, 6.2.2. Carpeta de Control del vehiculo El Supervisor de Transporte deberé elaborar una carpeta de control de cada vehiculo, conteniendo ios siguientes documentos: @) Copia autenticada de la tarjeta de propiedad b) Copia de la constancia de la revision técnica efectuada, de ser el caso. ©) Copia de los presupuestos, érdenes de trabajo y facturas por servicios y/o mantenimientos, 4) Registro 0 Acta de entrega y recepcién de! vehfoulo, especificando las herramientas y accesorios del vehiculo, e) Informes de! mantenimiento realizado con el sustento correspondiente, de ser necesario, f) Record de servicios prestados por el vehiculo indicando: conductor, fechas, areas usuarias, Kilometraje de inicio, kilometraje de término de la comision de servicio asignado, 19) Certficados de gravamen, multas impuestas por infracciones al Reglamento de Transit. h) Copia legalizeda del Certificado del Seguro Obligatorio de Accidentes de Transito (SOAT) vigente. EI Supervisor debe conservar un duplicado de la tlave de cada vehiculo, las mismas gue estaran en una vitring de la pared de su oficina o en.un escritorio a su cargo, con las debidas medidas de seguridad. odet86.2.3. La Bitécora La bitécora es el documento en ei cual se registra la informacion relacionada con el estado actual del vehiculo y los datos relevantes del servicio de transporte realizado. Se podra efectuar e| registro en un cuaderno de control, que debe mantenerse en buenas condiciones, en cada unidad vehicular. El conductor del vehiculo debe registrar la bitécora por cada comisién de servicio, considerando la siguiente informacion: a) Hora de inicio de la comision de servicio b) Kilometraje al inicio del servicio ©) Destino(s) asignado(s) 4d) Hora de término del servicio €)_kilometraje al termino de la comisién de servicio ) Usvario(s) del servicio 9) Otros datos que estime pertinentes el Supervisor. hh) Nombres, apeliidos y firma del conductor del vet lo asignado EI conductor del vehiculo debe anotar diariamente en la bitécora de cada vehiculo que se le asigne, los datos requeridos por cada comisién de servicio, La bitécora debe ser presentada al Supervisor por el conductor del vehiculo al ‘término de la comision de servicio, quien con la informacién anotada procederé a la actualizacién del record de servicios prestados por el vehiculo y verifcara la razonabilidad de! consumo de combustible. El Supervisor debe visar la bitécora diariamente. Requerimiento de Certificado de Gravamen EI Gerente del Departamento de Logistica o quien haga sus veces, podra requerir a la autoridad administrativa ylo policial, tanto de Lima como de provincias, el certiicado de gravamen de todas las unidades vehioulares a fin de determiner la situacién de posibies multas por infracciones de transito. En caso se determine fa existencia de alguna infraccién, se debe informar al Supervisor y a la Gerencia Central de Administracion y Finanzas o quien haga sus vveoss, para la adopcion de las medidas correctivas de! caso. 6.3. SERVICIO DE TRANSPORTE El servicio de transporte debe brindarse en observancia de las disposiciones sefialadas en el Regiamento Nacional de Transito y tas emitidas por fa Direccién de Circulacién y Seguridad Vial Durante el servicio de transporte debe respetarse el itinerario establecido por el ‘Supervisor, sin variar la ruta, salvo por razones de seguridad 0 por interrupcion de fa via. En caso, se requiera el estacionamiento del vehiculo durante el servicio de transporte, éste se debe efectuar en una playa de estacionamiento de garantia, Si el lugar de destino de la comision de servicio se ubicara en una zona que no oftece seguridad, se debe realizar las siguientes acciones: a) El conductor deberé coordinar para ocupar un espacio de la playa de estacionamiento © garaje de Ia institucién o local visitado, b)De no ser posible la accién sefialada en el literal a), se solictaré permiso para estacionar en la parte exterior o frontis de la institucién 0 local visitado, siempre que no se transgredan las normas de transito o disposiciones municipales, ©) Si se presentaran objeciones a la accién indicada en el literal b), el conductor solicitara las facilidades de! caso o consultara a las personas de la institucién visitada sobre la altemativa de mayor seguridad para estacionar el vehioulo. Si se tratara de una visita ‘a una zona rural, se insta al chofer que adopte las medidas del caso para el culdado de su integridad personal y la del vehiculo, 10de 18Ai término del servicio de transporte, el conductor debe guarder el vehiculo asignado en el estacionamiento habilitado para ello y hacer la entrega de las llaves al personal de seguridad y vigilancia, quien hard la entrega de las mismas al Supervisor. Sart. Gonduccién-de tos-vehicutos Los conductores deberdn mostrar en todo momento un comportamiento apropiado, cefido a fa moral y las buenas costumbres, respetando las regias de transito y a las autoridades polciales, cuidando y conservando los vehiculos asignados. Los incidentes que acontezcan deben ser informados inmediatamente por el conductor al Supervisor. Los conductores asignados por el Supervisor a las unidades de transporte, deben conducir con cautela y seguridad, respetando las disposiciones de! Reglamento Nacional de Transit. . Traslado de los colaboradores de la entidac De forma excepcional, se podré disponer la utiizacién de los vehiculos para el trasiado de los colaboradores de la entidad, en los siguientes casos: a) Por razones de salud 0 emergencia Se debe contar con la autorizacién verbal o escrita de la Gerencia Central de ‘Administracion y Finanzas o quien haga sus veces. Si la autorizacion se realiz6 de forma verbal, seré necesario que se formalice por escrito, b) En atencién al manejo de informacién sensible que tengan asignada en et ejercicio de sus funciones o por razones de seguridad Se podré trasladar a los colaboradores desde su domicliio a las sedes institucionales 0 viceversa. Previamente a prestar el servicio de transporte, la Gerencia de Seguridad Integral debera emitir una Evaluacién de Riesgos debidamente autorizeda por la Gerencia Central de Administracion y Finanzas 0 quien haga sus veces. 6.3.3. Solicitud del servicio de transporte. La solicitud de servicio de transporte para comision de servicio, debe presentarse en el formato respectivo (Anexo 01) de la presente directiva, en la cual se consignaréi lo. siguiente: a) La unidad orgénica requirente del servicio. b) La fecha en la que se requiere el servicio. ©) Anexo telefénico de ia unidad solicitante. 4d) Lugar (es) de destino €) Motivo de fa comision de servicio. )_Identiicacion de los usuarios del servicio. La solictud debe ser presentada con doce (12) horas de anticipacién y estar suscrita por el gerente o jefe de la unidad organica respectiva, La solicitud de servicio de transporte, que se efecte con caracter de urgente, deberd presentarse en el formato respectivo, con no menos de una (01) hora de anticipacién, especificando el cardcter excepcional; estando sujete su atencién al orden de prelacién de las mismas, disponibilidad y prioridades correspondientes. 6.3.4. Horario del Servicio El servicio de transporte se brinda dentro del horario de trabajo establecido para la CGR De manera excepcional, por el requerimiento del servicio 0 por la naturaleza de la comisién, se programara este servicio en dias no laborables u horarios diferentes, previa justificacion y con la autorizacién de la Gerencia Central de Administracion y Finanzas o quien haga sus veces, El tiempo maximo de tolerancia de espera es de quince (15) minutos, 114218Los usuarios de las unidades orgnicas solicitantes deben cumplir estrictamente con el horario programado y asignado para el servicio de transporte, acorde con su solicitud presentada, Caso contrario, el Supervisor podra disponer la suspensi6n del servicio de transporte correspondiente a esa solicitud y disponer la atencién segun el orden de prelacion o prioridades de las demas solicitudes. El Supervisor de Transporte dispondra, cuando se requiera, por lo menos de una movilidad con conductor del vehiculo para la atencién de las comisiones de servicio en horario nocturno. 6.4. ABASTECIMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE 6.4.1. Vales de Combustible Para el abastecimiento de combustible, el Supervisor debe realizar la entrega diaria de los Vales de Combustible a los conductores asignados a los vehiculos, EI monto del vale se determina considerando la necesidad de combustible del Yehiculo para cumplir las comisiones de servicio y otros usos autorizados a realizarse. En el caso que el conductor del vehiculo no hiciera uso det vale de combustible otorgado, deberé devolverlo en el dia al Supervisor. Los vales de combustibie deben consignar los siguientes datos a) Fecha y hora que se expide el vale. b) Numero de placa de rodaje del vehiculo, ©) Tipo de combustible y octanaje. d) Firma del responsabie de la distribucién e) Nombre, cédigo y firma del conductor que ha efectuado el abastecimiento. . Distribucién de Vales a) Sede Central En fa sede central, el Supervisor es el responsable de ja distribucién y control de los vales de combustible utlizados para el abastecimiento de la flota de Vehiculos institucional. b) Oficinas de Coordinacién Regional y Oficinas Regionales de Control En las Oficinas de Coordinacién Regional y Oficinas Regionales de Control, el Supervisor, es el responsable de la distribucion y control de los Vales de Combustible. De ser necesario, se puede cubrir e! abastecimiento de combustible con los fondos de Caja Chica, con cargo a la especifica del gasto correspondiente y en el marco de lo dispuesto en las normas de tesoreria, emitidas por el Ministerio de Economia y Finanzas. Control de ta utilizacién de Combustible El Supervisor evaluaré e informaré cuaiquier exceso injustificado en el consumo de combustible, De ser el caso, debe elaborar un Informe dirigido al Gerente del Departamento de Logistica o quien haga sus veces, dando cuenta del exceso advertido, El Gerente del Departamento de Logistica debe elevar el informe con su respectiva evaluacién, ala Gerencia Central de Administracién y Finanzas o quien haga sus veces, para la adopcién de las medidas que correspondan. ‘Cuando por causas debidamente justincadas, se adquiera o asuma directamente el consumo de combustible, el conductor del vehiculo deberd informar al Supervisor y ‘consignar tal situacién en la bitécora del vehiculo, debiendo precisar la cantidad suministrada, el tipo de combustible y el octanaje 1240186.44, Para el reembolso de! gasto por combustible deberd de contar con ta conformidad del funcionario competente y sujeto a la aprobacién del Departamento de Finanzas. Reporte Mensual del Consumo de Combustible El. Supervisor debe. remitir-el- Reporte. Mensual. del. Consumo. de. Gombustibte-2t Gerente del Departamento de Logistica, al Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional o al Jefe de la ORC o funcionarios que hagan sus veces, segin corresponda, El citado reporte debe consolidar la informaci6n en un cuadro comparativo, ‘conteniendo por lo menos, io siguiente: 2) Identificacién de los vehiculos b) Kiiometraje del vehiculo total de recorrido en el mes, ©) Tipo de combustible, octanaje si fuera el caso, 4) Valor del vale de combustible o monto utlizado mensualmente, El Gerente dei Departamento de Logistica, el Gerente de Oficina de Coordinacion Regional o el Jefe de la ORC o funcionarios que hagan sus veces, segiin corresponda, supervisaran la razonabilidad de la informacion proporcionada. De ser el caso, deben informer a la Gerencia Central de Administracién y Finanzas o quien haga sus veces, sobre cualquier irregularidad 0 uso indebido de combustible, para la adopcién de las medidas que correspondan 6.5. OBLIGACIONES 66.1. a) ») °) a) ) 9) hy d 9 Del supervisor de transporte. El Supervisor de Transporte o quien haga sus veces, esta obligado a: Asignar las unidades vehioulares debiendo entregar al conductor, las llaves del Vehiculo, la tarjeta de propiedad y demas documentos de control del vehiculo. Dotar a cada unidad de la fiota de vehiculos de herramientas, implementos y equipo basico; asi como, de la documentacion siguiente: el Seguro Obligatorio de Accidentes de Transito ~ SOAT vigente, tarjeta de identificacién vehicular, Certificado de revision técnica, permiso de lunas polarizadas y péliza de seguro. ‘Supervisar que los conductores en caso de producirse alglin hecho, accidente o circunstancia comprendida dentro de los riesgos cubiertos por ia Poliza de < Seguros, actuen conforme a las disposiciones de la presente directiva Informar oportunamente al Gerente del Depertamento de Logistica, al Gerente de la Oficina de Coordinacién Regional o al Jefe de ia Oficina Regional de Control, segtin corresponda, del acontecimiento de algun hecho, accidente o circunstancia comprendida dentro de los riesgos cubiertos por la Péliza de Seguros Disponer y supervisar que todos los vehiculos se encuentren al final de la jornada laboral en los estacionamientos asignados. Verificar que el odémetro de cada vehioulo se encuentre en buen estado de funcionamiento, a fin de determinar el kilometraje recorrido. Supervisar que los conductores realicen diariamente las revisiones de los niveles adecuados de combustible, lubricantes y agua, las condiciones de los frenos, baterla, bocina, presion de neuméticos, asi como los aspectos referidos a la limpieza interior y exterior de los vehiculos. Coordinar con el personal de vigitancia y seguridad respecto al adecuado registro de la hora de salida y retomo de los vehiculos, e! kilometraje y las observaciones a ‘que hubiere lugar. Elaborar y actualizar ia Carpeta de Control de cada uno de los vehiculos que ‘conforma la flota de vehiculos institucional. Conservar un duplicado de la llave de cada vehiculo, las mismas que estaran en una vitrina de la pared de su oficina 0 en un esctitorio a su cargo, con las debidas medidas de seguridad. Visar diariamente la bitcora de cada uno de fos vehiculos que conforma la fiota de vehiculos institucional, cautelando la adecuada utlizacién de ios vehiculos, Elaborar un cronograma con la programacién y ejecucién oportuna del mantenimiento preventivo, correctivo o por otros servicios que sean necesarios en fa flota de vel 13218m) °) ») 9) 9 8) a) » °) 4d) e) 9) 4) ) dD ” m) n) Elaborar un record de cada uno de los vehiculos que conforman ia flota de vehiculos institucional, a fin de programar el mantenimiento preventivo cuando se aloance los 5,000 km y 10,000 km de recorrdo. Remitir semestraimente un informe sobre los mantenimientos preventivos y correctivos efectuados, durante dicho periodo, 2 cada uno de los vehiculos que conforma la flota de vehiculos institucional. Justiicar el retiro de los vehiculos que se encuentran en servicio, si éste supera las veinticuatro (24) horas Efectuar la distribucién y control de los Vales de Combustible Evaluar los excesos injustificados en el consumo de combustible @ informar al Gerente del Departamento de Logistica y a la Gerencia Central de Administracion y Finanzas. Efectuar un Reporte Mensual del Consumo de Combustible al Gerente del Departamento de Logistica, al Gerente de fa Oficina de Coordinacion Regional o al Jefe de la ORC, segtin corresponda. Verificar el cumplimiento por parte de los conductores de os vehiculos que conforman la flota vehicular institucional de las disposiciones de la presente directiva, Del conductor del vehicuto. El Conductor esta obligado a Presentarse correctamente aseado y uniformado, mostrandose siempre respetuoso, atento y educado con los usuarios, Veriicar diariamente, antes del inicio de sus labores, la operatividad de las respectivas unidades, realizando la revisién de: los’ niveles adecuados de combustible, lubricantes y agua, las condiciones de los frenos, baterla, bocina, presion de neumaticos, asi como los aspectos referidos a la limpieza interior y exterior de los vehiculos. En el caso que, el conductor del vehiculo detecte cualquier averia o desperfecto que pueda atentar 0 poner en riesgo fa salud o integridad fisica de sus usuarios debera comunicarlo inmediatamente al Supervisor de Transporte. Solicitar oportunamente al Supervisor de Transporte, el mantenimiento preventivo por cada 5,000 km. de recorrido, asi como el servicio de afinamiento, revision de niveles y frenos por cada 10,000 km Permanecer en el vehiculo hasta la culminacion de la comision de servicio que se le ha asignado, no pudiendo abandonar su unidad Altérmino del servicio, el conductor estacionara el vehiculo a su cargo en la zona que para tal fin, ie asigne el Supervisor de Transporte, estando prohibido que se efectie el estacionamiento en lugar distinto al establecido Debe porter toda la documentacién oficial neceseria para {a circulacién de la Unidad de transporte y presentarla ante las autoridades respectivas, cuando ésta le sea requerida. Debe realizar la bitécora del vehiculo que le fue asignado, al témino de ta comisién de servicio. Entregar ia bitacora diariamente al Supervisor para su visacién Debe cumpiir con las disposiciones sefialas en el Reglamento Nacional de Transito y aquellas emitides por la Direccién de Circulacion y Seguridad Vial asumiendo directamente las consecuencias que pudieran derivarse de su incumplimiento Se encuentra obligado a reportar inmediatamente la imposicién de cualquier muita o sancién, las cuales seran de responsabilidad del conductor asumiendo ‘su ago total, salvo casos excepcionales que seran autorizados por la Gerencia Central de Administracion y Finanzas o quien haga sus veces. Bajo responsabilidad, el conductor del vehiculo no podré transportar personas extrafias a la institucién, ni realizar con el vehiculo, actividades no relacionadas con la comisién de servicio asignada, salvo instrucciones emitidas por el Supervisor de Transporte y en atencién a las necesidades vinculadas a los fines institucionales, Se encuentra obligado a realizar la utlizacién del vehiculo conforme a lo sefialado en el numeral 5.1.1. de la presente. Esta prohibido de conducir por carretera no habilitada oficielmente para el trénsito 0 trasladarse a lugares no determinados en ia ruta asignada en la 146018comision de servicio, De suceder lo titimo, por asi requeririo el servicio, deberdn anotar en la bitécora la variacién del recorrido, la demora incurrida, asi como las incidencias que se hayan suscitado. ©} El conductor del vehiculo que negligentemente provoque un accidente de transite cuyas consecuencias resulten-lesiones-0 el deceso de alguna. persona,-o-que produzcan su incapacidad permanente, quedara inhabilitado para conducrr otras Unidades de la CGR. p) —_Debe anotar diariamente en la bitécora de cada vehiculo que se le asigne, los datos requeridos por cada comisién de servicio realizada, el cual debe ser visado al término del dia por el Supervisor de Transporte. E! incumplimiento de este procedimiento constituye falta disciplinaria sujeta a las sanciones administrativas correspondientes. 9) Se encuentra prohibido de efectuar algin page o comprometerse a-pago de suma alguna, conciiar 0 transigir sin autorizacion de la Contraloria General de la Republica. El incumplimiento de esta disposicion constituye falta disciplinaria grave que ocasionaré la responsabilidad correspondiente ") Debe comunicar el hecho 0 accidente producido, en forma inmediata, al Supervisor. 5) De haber efectuado le denuncia policial, debe obtener una copia cettificada del parte, dentro del plazo maximo de 24 horas de producidos los hechos, t) Concurrir a todas las diligencias policiales, judiciales u otras que fueran necesarias, con el conocimiento previo del Supervisor u) Dar prioridad a la atencién oportuna del(los) accidentado(s), a fin de asegurar y/o coordinar el efectivo traslado al centro hospitalario o clinica mas cercana, ¥) — Informar, en caso de datos a otros vehiculos, la existencie de la Péliza de Seguros a favor de la entidad w) — Informar al Supervisor y consignar en la bitécora del vehiculo, la adquistci6n directa de combustible, debiendo precisar: la cantidad suministrada, el tipo de combustible y el octanaje 6.6.3. Del usuario Los usuarios del servicio de transporte estan obligados a: a) Efectuar la solicitud del servicio de transporte a través del Formato correspondiente y segtin el procedimiento sefiaiado en la presente directiva b) Lievar puesto el cinturén de seguridad durante la prestacion del servicio de transporte ©) Remitir un correo electronico al Supervisor, a més tardar el dia siguiente de culminada la comisién de servicio, solicitando el cambio del itinerario iniciaimente-solcitado. 4) Cumplir estrictamente con el horario programads y asignado para el servicio de transporte, acorde con su solicitud presentada @) Colaborar con el conductor del vehiculo a fin de cumplir con las medidas de seguridad y las reglas de transito. f}Abstener de sugerir la variacion det itine requerida la comision de'la comision para ta cual fue 6.6. REGIMEN DISCIPLINARIO SANCIONADOR El incumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente Directiva esta sujeto a la aplicacién del Reglamento de Trabajo de la CGR; asi como, a las acciones legales que correspondan. 7. _DISPOSICIONES FINALES PRIMERA: VIGENCIA DE LA DIRECTIVA La presente directiva entraré en vigencia a partir del dia siguiente habil de su aprobacién mediante Resolucion aprobada por la Gerencia Central de Administracion y Finanzas. 184018‘SEGUNDA: DEROGACION La presente Directiva deroga la Directiva N° 001-2008-CG/GG "Normas sobre la Administracion, Control y Uso de los Vehiculos de la Contraloria General de ia Repdblica’, a partir de su entrada en vigencia TERCERA: INTERPRETACION DE LA NORMA La Gerencia Central de Administracién y Finanzas, 0 la unidad orgénica que haga sus veces serd la encargada de absolver las consultas e interpretar la normativa sobre su aplicacién y aprobar normas complementarias, conforme a su competencia funcional DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA: PROCEDIMIENTOS EN TRAMITE. Los procedimientos vinculados con la presente Directiva que se encuentran en tramite deberén adecuarse al contenido de sus disposiciones ANEXOS Anexo N° 01: Solicitud de Servicio de Transporte. 16de 18,ANEXOS‘Anexo ‘olicitud de Transporte SOLICITUD DE TRANSPORTE VISTO Y SELLO DEL SUPERVISOR DE ‘TRANSPORTE Fecha del Servicio: Area Solicitante: Conductor Asignado: Lugares de Recorrido: ‘Trabajadores de Comision: Motivo de la Comisién: Hora de Salida: Km. de Salida: Hora de Retorno: Km. de Retorno: FIRMA DEL SUPERVISOR FIRMA Y SELLO DEL JEFE DE LA DE SEGURIDAD DEPENDENCIA SOLICITANTE 184018