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  • Directiva Uso y Administración Del Sistema de Documentos Administrativos

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    Directiva Uso y administración del Sistema de Documentos Administrativos

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    CONTRALORIA GENERAL tima, 2.8 OCT. 2008 Visto, la Hoja de Recomendacion N°004-2008-CG/TD del Departamento de Trémite Documentario y Archivo: CONSIDERANDO: Que, el articulo 34° del Texto Unico Ordenado del Reglamento de ‘Organizacién y Funciones de la Contraloria General de la Republica, aprobado por Resolucién de Contraloria N° 070-2007-CG y sus modificatorias, establece que el Departamento de Tramite Documentarioy Archivo es la unidad orgénica encargada de desarroliar acciones referentes al {rémite, digitalizacién de imagenes, certifcacién y control de la corespondencla institucional, as! como administrar el sistema de 'trémite documentario, las microformas y el archivo de la Contraloria General de la Repibiica; Que, mediante Resolucién de Contraloria N° 319-2008-CG se ‘aprobé 1a “Directiva para el iso y administracién del Sistema de Documentos Administrativos (Médulo de Documentos Internos)’; Que, mediante la Hoja de Recomendacién de! visto, el g} Departamento de Tramite Documentario y Archivo sefiala que se han sostenido reuniones con la, Gerencia de Tecnolagias y Sistemas de Informacién y otras unidades organicas, a fin de mejorar el sistema actual y definir funcionalidades especiiicas para el uso del Sistema de Documentos Administratives; ‘Que, en dicho contexto,.en el documento del visto se indica que a de coniribuir al uso eficiente.del Sistema Documentos Administrativos resulta necesario facultar a bf Gerentes o Jefes de la unidades orgénicas para designar al personal que efectu ‘el Sistema, asi como aprobar las “Instrucciones de la Directiva para el Uso y Adi Bistema de Documentos Administrativos’,:a efectos de precisar y aclarar las disposiciones ‘contenidas en la referida Directiva; En uso de las facultades conferidas en el articulo 32° de la Ley 27785 - Ley Orgénica el Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica; ‘SE RESUELVE: Articulo Primera.- Modiicar el numeral 42 de la “Directva para el so y administracién del Sistema de Documentos Administrativos (Médulo de Documentos Internas), aprobada por Resolucion de Contraoria N® 319-2008-CG, conforme al siguiente texto: "4.2, Derivacién y Conclusion de los documentos intemos Pera 1a derivacién entre unidades orgénicas se aplicaré los procedimientos sefialados en el Manual de Procedimientos del Sistema de Administracién Documentaria. En el caso de Ia conclusién de documentos interos, los Gerentes o Jefes de las unidades orgénicas podrén encargar al Coordinador Técnico, Supervisor, Operador Ly + u otra persona que permita mantener un adecuado control sobre ia gestién documentaria, la conclusion de los -referidos documentos ene! Sistema de Documentos Administrativas, siendo de aplicacién el Manual de Procedimientos del Sistema de Administiacion Documentaria, en aquelio que no contradiga a io antes establecido. Con el envio del documento a través del Sistema de Documentos Administrativos (ldddulo de Documentos Internos), se entiende que el destinatario ha recibido ef documento.” i Atticulo Sequndo.- Aprobar las “Instrucciories de la Directiva para @)p1 uso y administracién det Sistema de Documentos Administraivos “Médulo de Documentos Intemos", cuyo texto en parte integrante de la Directiva aprobada mediante Resolucién de sontraloria N° 319-2008-CG. y Atticulo Tercera Encargar a la Gerencia de Tecnologias y Sistemas de Informacion la publicacion en la intranet Institucional de las instrucciones aprobadas por la presente Resolucién. Registrese y comuniquese. GENARO MATUTE MEJIA Contralor General de la Repablica : INSTRUCCIONES DE LA DIRECTIVA PARA EL USO Y ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS “MODULO DE DOCUMENTOS INTERNOS” 1. Cuando tos documentos (Memorando, Oficio, etc.) sean derivados, via el Sistema de Documentos Administrativos (Workflow), llegando a la bandeja de entrada del usuario destino, estos quedan desde ese momento bajo su responsabllidad de atencién, En caso do error de destinatario este ser devuelto el mismo dia para su atencién, con la ‘observacion correspondiente. En caso el documento intemo contenga documentacion adjunta que por su naturaleza sea indispensable que se remita en forma fisica, esta situaciin deberd indicarse en e! texto del documento a remitirse por el Sistema de Documentos Administrativos (Workflow). ‘Asimismo, debera enviarse dicha documentacién en el mismo dia en que se envio ei documento via el citado Sistema, bajo responsabilidad, salvo ta documentacién remitida desde las Oficinas Regionales de Control, de la Sede Central a las Oficinas Regionales de Control o entre las mismas Oficinas Regionales de Control 2. La conclusién dei documento estaré a cargo de las personas que designe cada Gerente, debiendo este tener la funcién de Coordinador Técnico, Supervisor. Operador u otro cuye @ funcion permita al Gerente mantener un adecuado control sobre la gestién documentaria, 3. La documentacion derivada a una persona serd de su responsabilidad la atencién de la misma. El gerente se encargard de la supervisién, para lo cual establecerd las acciones del ‘caso que le permitan efectuar el monitoreo y conocer el grado de atencién, y de ser el caso, las acolones que permitan la atencién oportuna de lo indicado en el documento. 4. Enel supuesto de que alg documento requiera ser anulado por alguna circunstancia lo ‘podré realizar aquel que lo originé y lo tenga bajo su responsabilidad. En el caso de que el documento haya sido derivado a otra unidad orgénica éste sera devuelto para su anulacion. Toda anulacién deberé tener una justificacién, la misma que deberd ser detallada, 5. El encargado temporal de una Unidad Orgénica tendra la funcién de firmar documentos de la gerencia que le ha sido encargada para lo cual empleard la bandeja respectiva, dicha encargatura la realizaré el Despacho del Contralor General, salvo que cuente con delegacién de firma, Las Hojas Informativas y Hojas de Recomendacién se elaboraran a través del Sistema de Documentos Administrativos, las mismas que usaran la numeracién de la gerencia y serdn firmadas electrénicamente por los Gerentes. Asimismo, las Hojas de Recomendacién

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