Resumen – Planes de Contingencia

Contingencia “la situación de alteración del funcionamiento normal de una empresa que se crea durante y después
de la ocurrencia de un siniestro”.

Plan de contingencia. Conjunto de procedimientos a aplicar en el caso de que ocurra un evento particular que pueda
afectar a la organización asegurando la capacidad de supervivencia de la empresa ante eventos que pongan en
peligro su existencia, protegiendo y conservando los activos e imagen de la misma.

Diversidad de amenazas, diversidad de planes. Por esto existen varios tipos de planes:

1. Esté preparado: ¿Qué hacer antes, durante y después?

a. Actúe, no se confíe. Inspeccione la propiedad de su negocio y evalúe el impacto potencial de un desastre natural.
Si su negocio opera en un edificio antiguo, pida a un ingeniero profesional que lo evalúe. La forma en que sobreviva
su edificio a un desastre natural puede tener un gran impacto en el éxito continuo y la permanencia de su negocio.

b. Planificación eficaz de las contingencias. Tarea fundamental es la de mejorar la capacidad de la empresa para
responder velozmente a cualquier circunstancia adversa.

2. El manejo de la emergencia: anticípese a los hechos:

Las emergencias pueden ser, según su origen:

+ Naturales: son aquellas originadas por la naturaleza, tales como sismos, tsunamis, inundaciones, erupciones
volcánicas, huracanes, deslizamientos, entre otros.

+ Tecnológicas: producidas por las personas como incendios, explosiones, derrames y fugas de sustancias peligrosas,
caída de aviones, etc.

 Importancia de un plan: es necesario que el plan permita obrar de forma inmediata, para controlar el desarrollo
del siniestro, salvando con ello vidas humanas y bienes. estar preparados con equipos humanos, normas de
actuación y material especial, para enfrentar la emergencia y las causas del siniestro para esto se recomiendan:
o Grupos de actuación: personas encargadas de la organización, todo lo relacionado con las personas
involucradas, tanto al interior como al exterior de la Empresa.
o Consistencia de planes: deben ser analizadas y evaluadas todas las circunstancias luego de un análisis
de riesgos.
o Grado de implantación de los planes: deben ser socializados a todos, con simulacros de emergencia.
o Diseño de un Plan: según sus necesidades específicas, pero para los efectos presentamos el Plan del
INDECI, obligatorio para los eventos masivos en la ciudad de Bogotá, que fácilmente puede ser
adecuado a las necesidades específicas de cualquier tipo de negocio.
ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMERGENCIA debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
A. Evaluación del riesgo: tres aspectos generales como son:

Identificación de riesgos potenciales. Deben identificarse de modo detallado las situaciones peligrosas existentes, con
todos sus factores de riesgo:

 Emplazamiento de la edificación o instalaciones

 Situación de los accesos
 Ubicación de medios de protección: señales, luces de emergencia, sistema de extinción, sistema de alarma,
hidrantes, etc.
 Características constructivas, vías de evacuación, sectores o áreas de incendio, verificación de elementos
estructurales
 Actividades que se desarrollen en cada piso de las instalaciones, detallando su situación.
 Ubicación y características de las instalaciones y servicios
 número de ocupantes al evacuar en un determinado momento por áreas de riesgo

Evaluación: se clasifica el riesgo en alto, medio o bajo según su uso ocupación, altura de las edificaciones entre otros

Planos de ubicación: información recopilada y evaluada convertida en planos de acuerdo con la necesidad.

b. Medios de protección:

Medios técnicos: descripción de los medios necesarios y disponibles con la descripción y señalados

Medios humanos: número de personas necesarios y disponibles los equipos deben cubrir toda la edificación

Planos de la edificación por piso: gráficamente se localiza los medios de protección y vías de evacuación existentes

C- Plan de evacuación: Las emergencias se clasifican en:

 Conato de emergencia: situación que puede ser controlada de forma sencilla y rápida.
 Emergencia Parcial: se requiere la brigada y se da una evacuación parcial
 Emergencia general: es necesario todos los equipos y medios de protección propios y la ayuda de
medios externos, y en la cual generalmente se dará una evacuación total
 Procedimientos. Toda emergencia requiere del Comité de Seguridad como de las Brigadas, dar la
alarma, dar la orden de evacuación, requerimiento del apoyo externo, etc.

coordinación entre los involucrados y recursos humanos, determinando sus funciones en forma escrita y
de acuerdo con las necesidades ellos son

 Comité de Seguridad: integrado por el director de la Emergencia, jefe de Mantenimiento, y jefe de

Seguridad.
 Brigadas: dirigidas por un jefe y un Subjefe, se pueden dividir en Brigada contra Incendio, Brigadas de
Primeros Auxilios, y Brigada de Evacuación.

D. Programa de Implementación. Debe contarse con cronogramas de actividades, tomando en cuenta las
siguientes:

 Inventario de factores que influyen en el riesgo potencial

 Inventario de los medios técnicos de autoprotección
 Evaluación de riesgos
 Redacción de Manual y procedimientos
 Selección, formación y adiestramiento de los componentes de los equipos para emergencia.

En forma general, una Guía debe abarcar los siguientes pasos:

Equipo humano

 director de Emergencias
 Comité de Emergencias
 Cadena de mando
 Material necesario
 Puesto de mando

Material de emergencias:

 Alumbrado de emergencia - Material sanitario - Materiales diversos - Material especial

Preparación e Información al personal y usuarios:

  Información a todo nivel
 Simulacros de emergencia

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

Con el fin de cumplir el programa se debe realizar un plan anual de actividades donde se comprendan todas las
actividades

PLAN DE AYUDA MUTUA

Es el acuerdo entre varias empresas u organizaciones de un mismo sector geográfico, con el fin de prestarse
asistencia técnica y humana en la eventualidad de una emergencia que pueda sobrepasar las posibilidades propias de
protección

SIMULACROS

Al menos una vez en el año debe efectuarse, con el fin de:

 Detectar errores u omisión, tanto en el contendido del plan como en las actuaciones a realizar
 Probar la idoneidad y suficiencia de equipos y medios de comunicación, alarma, señalización, luces de
emergencia etc
 Estimación de tiempos de evacuación

ADMINISTRACION DE LA CRISIS: ANTISIPESE A LAS CONSECUENCIAS

Se trata de un momento crucial en la vida de las personas y empresas, enfrentadas a eventos desconocidos y
amenazantes, que ponen al descubierto nuestra debilidad y demuestran el grado de vulnerabildiad

El plan no solo se refiere a la interacción con los medios y comunicaciones con los empleados, sino que incluye
procedimientos, para evaluar situaciones potencialmente perjudiciales y establecer pautas para manejar diversos
incidentes.

Los pasos son

OBJETIVOS

- Evaluar la situación basados en los hechos, y determinar si se requiera una comunicación oficial

- Reunir al quipo de crisis para estudiar la situación

- Implementación de acciones inmediatas

PARAMETROS ESENCIALES

Debe tenerse en cuenta la importancia de:

-Actuar de forma responsable

-Preservar de antemano la buena reputación. Todos los procesos y actuaciones deben tener como objetivo el cuidar
la buena imagen y nombre de la empresa.

DETERMINACIÓN DE RIESGOS POTENCIALES

- Inseguridad

- Terrorismo
- Accidente al interior y exterior de la empresa

Gestión de la crisis

Proactividad en los medios siendo un factor clave y teniendo un objetico prioritario con los empleados y clientes.

Establecimiento de un plan de comunicación: Dirigido específicamente a:

 Clientes y proveedores
 Medios de comunicación
 Socios y accionistas
 Organización de tipo de reuniones a llevar a cabo
 Diseño de guiones de respuesta y comunicados

Administración practica de la crisis: Estar preparados

 Traslado de equipos a otras localizaciones

 Adquisición de hardware
 Habilitación de centros de respaldo
 Equipo de técnicos especializados

Programación de estrategias:

 Supervivencia de la empresa
 Mantener la confianza de los clientes y empleados
 Imagen de empresa sostenible
 Mensaje clave

Gabinete de crisis

Seguros: presentación inmediata del reclamo a las aseguradoras.

Manejo postcrisis

4. El Plan de recuperación: anticípese al futuro: Las experiencias nos demuestran que cuando se tiene un siniestro,
existen pérdidas directas e indirectas que no son asegurables y que pueden provocar pérdidas irreparables para la
empresa.

 Recuperar el nivel del negocio

 Finalidades
 Requerimientos en un plan de recuperación
 Guia para un plan de recuperación

Responsable so equipo de trabajo

Manejo del reclamo por siniestro:

 Encargado del contacto con la aseguradora y los ajustadores nombrados por la misma
 Selección y nombramiento del propio ajustador para efectos de la reclamación
 Efectuar análisis y estudios legales al respecto
 Encargarse de las negociaciones con la aseguradora y aceptación de indemnizaciones

El comité comercial y de relaciones comprende los siguientes aspectos:

 Establecer programas con el fin de evitar la suspensión de las actividades cotidianas

  Responsable de ayudar a las personas afectadas durante el tiempo que dure la labor de recuperación
 Cuidar la imagen del establecimiento después del siniestro.
 Contactar a clientes y proveedores
 Contacto con organizaciones, autoridades y entes oficiales.

El Comité de reconstrucción:

 Programar el traslado de oficinas u otras ocupaciones a locales provisionales

 Limpieza de instalaciones afectadas, recuperación de los bienes, remoción de escombros.
 Manejo del personal encargado de tareas de reconstrucción
 Controlar la llegada de materiales, entrada y salida.

Inventario de recursos y planificación después de la aparición del siniestro

 Recursos propios, recuperación de cartera, indemnizaciones de las aseguradoras, líneas de crédito, etc.
 Recursos humanos
 Recursos de maquinarias, bienes especiales y equipos
 Locales provisionales

Pero… ¿Y cuál es su “Magnitud de Resiliencia?

Definimos “Resiliencia” como la capacidad que tiene una persona, un grupo o comunidad, de recuperarse frente a la
adversidad. Proviene del latín “resiliere”, que significa volver atrás. Los planes de contingencia, permitirán al
asegurado quedar exactamente igual a como estaba un instante antes de sufrir el siniestro o pérdida, por lo que este
término permite medir la magnitud o capacidad de una persona, empresa o institución “volver a ser”.

Y aquí las ventajas de tener un seguro en la continuidad del negocio.

 Orientación profesional para el manejo inicial del evento.

 Consejo técnico por diferentes profesiones que darán acompañamiento y concepto técnico necesario para el
manejo de situaciones especiales, en cuanto a edificios, maquinarias, sistemas, materias primas o productos.
 Asesoría especializada de acuerdo al tipo de siniestro o reclamación que necesita la empresa afectada.
 Apoyo financiero en siniestros de consideración, los aseguradores pueden otorgar adelantos de la
indemnización para la rápida reparación de los daños, o compra de equipos o elementos que sean necesarios
para reducir las consecuencias.
 Respaldo comercial contar con un seguro representa un valioso respaldo ante los proveedores, garantizando
los créditos otorgados, concediendo toda clase de facilidades, lo cual se traduce en una rápida recuperación
del negocio.