Agroexportadora Sol de Olmos S.A.

C
Dante MahomaCabrera Padilla
Av. Alfredo Benavides Nro 712
Dpto 601 Urb Leuro
Perú
Fecha: 02.10.2023
FLO ID: 39971

Estimado Dante MahomaCabrera Padilla:

Mi nombre es Victoria De Lorenzi. Soy la persona encargada de realizar su próxima auditoría

FLOCERT, que comenzará el 26/10/23 . En esta carta encontrará toda la información necesaria sobre
su auditoría Fairtrade, especificada en los diferentes anexos. Por favor, léalos atentamente.

Información general sobre la auditoría (Anexo 1)

Por favor, compruebe si sus datos de contacto están correctamente capturados y facilíteme
indicaciones precisas sobre cómo llegar al lugar de la reunión de apertura, si aún no lo ha hecho.
También se determina aquí en qué idioma(s) se realizará la auditoría. Por favor, tenga en cuenta que
en caso de que no se disponga de traductores/traducciones adecuadas, tal y como se especifica en
nuestros requisitos (ver Garantía Fairtrade - Reglas y Directrices), esto se interpretará como que no
se proporciona acceso a la información necesaria y puede tener consecuencias para su certificación.

Programa de auditoría (Anexo 2)

Aquí encontrará el programa de auditoría. Se presentará durante la reunión de apertura y podrá
finalizarse en ese momento.

Documentos obligatorios (Anexo 3)

Lista de documentos e información que deben estar disponibles durante la auditoría.

Referencias (Anexo 4)
Por favor, familiarícese con estas reglas y directrices de FLOCERT antes de la auditoría.

Prepárese

 Para facilitar el proceso de auditoría y el envío e impresión del informe de cierre, le pido me
proporcionen acceso a Internet. Si esto no fuera posible, por favor informe a FLOCERT con
antelación para que podamos planificar en consecuencia.

 Asegúrese de que pueda imprimirse una copia en papel del informe de cierre y de que una
persona autorizada esté presente durante la reunión de cierre para firmarlo.

 Si se visitan varios lugares, su organización será responsable de los desplazamientos

internos de un lugar de auditoría al otro y de los costes relacionados. Si no puede organizar el
transporte interno y el auditor ha incurrido en gastos, FLOCERT le facturará después de la
auditoría.
Para cualquier pregunta sobre su certificación, siempre puede contactar con JosephVíquez Mora, su
contacto de certificación en FLOCERT, en J.ViquezMora@flocert.net, o en +506 2280-9672.

Saludos cordiales,
Victoria De Lorenzi+0341 152820388

Aviso legal importante para el proceso de certificación – Lea detenidamente.

Si la empresa / el cliente no proporciona al auditor el acceso a cualquiera de los documentos

o procesos mencionados en los anexos, o a lo que se requiera durante la auditoría, esto puede
considerarse una no-conformidad con el criterio aplicable y sus correspondientes criterios de
cumplimiento FLOCERT, o hasta la suspensión del certificado. Esto podría requerir el envío de
documentos pendientes a FLOCERT una vez finalizada la auditoría, o en una auditoría adicional
que permita verificar el cumplimiento. En este último caso, FLOCERT facturará una cuota
adicional (además de la cuota de certificación anual que debe abonar la empresa).

¡Queremos mejorar!
Como parte de nuestra intención de mejora continua, les invitamos a participar en el proceso de
evaluación del auditor. Aquí podrán comentar libremente qué le ha gustado y qué no le ha
gustado antes, durante o después del proceso de auditoría. Tanto si los comentarios son
positivos como negativos, estaremos encantados de recibirlos. Si quieren participar, pueden
descargar el formulario en Intact Platformy enviarlo a: audit-evaluation@flocert.net
¡Gracias!
Anexo 1: Información general sobre la auditoría

1. Empresa auditada

Nombre de la empresa Agroexportadora Sol de Olmos S.A.C

Nombre de la persona de
Dante MahomaCabrera Padilla
contacto

Ubicación/ lugar de la auditoría Av. Alfredo Benavides Nro 712

Dpto 601 Urb Leuro
Perú

Teléfono +51974 610 684

Correo electrónico administracion@soldeolmos.com

2. Detalles de la auditoría

Tipo de auditoría Enfocada

Fecha de auditoría 26 y 27 Octubre 2023

Idioma(s)de la auditoría Español

Número total de días en el lugar 1.50

Periodo en el que se centra la

24 Aug 2022 to 31 Oct 2023
auditoría1

Co-auditor/ Observador de la
No Aplica
auditoría (si aplica)

Entidades adicionales de la
Packing Rosti
auditoría (si aplica)

Plantactiones individuales parte -

de la auditoría

1
Tenga en cuenta que también pueden plantearse no conformidades basadas en incidentes ocurridos antes del
periodo de auditoría.
Anexo2: Programa de la auditoría

El programa que figura a continuación, incluidas las pausas, es flexible y puede adaptarse a las restricciones de tiempo.
Entrevistaré a personal de diferentes unidades operativas para completar el proceso y triangular la información. La persona de contacto para la Certificación Fairtrade debe
participar en las reuniones de apertura y clausura.
Fecha Hora Punto de la agenda Ubicación Participantes por parte del cliente Temas
26/10/23 08:00 Reunión de apertura Oficina central Oficial Fairtrade, dirección, 1. Presentación del auditor / FLOCERT
AM responsable de compras y ventas, 2. Presentación delos participantes por lado del cliente /
representante de recursos humanos, Información sobre la estructura y los cambios desde la
responsable de los requisitos última auditoría,
ambientales, oficial de salud y 3. Resumen de las transacciones Fairtrade desde la última
seguridad, representantes de los auditoría
trabajadores, comité de la prima, 4. Confirmación del programade auditoría
otros comités. 5. Entrega de los documentos preparados para la auditoría
(véase el anexo 3)

08:30 Dirección – Oficial Oficina central Oficial Fairtrade / Representantes de Requisitos generales Fairtrade
AM Fairtrade la dirección
09:30 Delegado sindical / Sala del comité de Comité de trabajadores / delegados Documentación del comité de trabajadores, Libertad de
AM Comité de trabajadores trabajadores sindicales asociación, condiciones laborales, salud y seguridad
10:30 Ambiente Oficina del personal Parte responsable del cumplimiento Documentación ambiental
AM responsable de asuntos de los Requisitos Ambientales
ambientales
11:00 Producción y ventas Oficina central Responsable de compras / ventas, Requisitos de producción y ventas
AM tesorero.
12:00 Almuerzo
01:00 Recursos humanos Oficina central Representante de recursos humanos Cuestiones relacionadas con los RRHH
PM
27/10/23 08:00 Comité de la Prima Oficina central y visita a Comité de la Prima Fairtrade, Documentación del uso de la prima, posible visita a los
AM Fairtrade proyectos de la prima. contabilidad del CPF. proyectos de la prima.
09:30 Entrevistas con Finca/ lugar de producción Entrevistas con trabajadores Condiciones laborales, requisitos ambientales (uso del
AM trabajadores de la (individuales y en grupo, sin presencia agua, riego, áreas de manejo de residuos, áreas de valor
plantación de la dirección) ambiental, comedor de taller).
11:00 CODImpact Oficina central Representante de la dirección / Oficial Recopilación de datos para CODImpact.
AM Fairtrade
12:00 Elaboración del informe Oficina central u otro lugar Ninguno Lo realiza el auditor a solas, puede llamar al auditado si lo
de cierre disponible considera necesario.
Anexo2: Programa de la auditoría

01:00 Reunión de cierre Oficina central Idéntico a apertura y demás 1. Presentación de los hallazgos de la auditoría
PM miembros interesados 2. Descripción de las medidas correctivas por el cliente, si
corresponde y si es posible (véase capitulo “Medidas
Correctivas” en Garantía Fairtrade – Reglas y Directrices).
3. Impresión de 2 copias del informe de cierre completo y
firma por ambas partes
4. Explicación de los siguientes pasos, incluidos los plazos
Anexo 3: Documentos obligatorios

De la lista siguiente, favor de preparar los documentos marcados con una cruz (x).Estos deben
estar disponibles en la reunión de apertura en uno de los idiomas oficiales de FLOCERT (véase
capitulo “Idiomas oficiales de FLOCERT” en Garantía Fairtrade – Reglas y Directrices). Si sus
documentos no están ya en una de las lenguas oficiales de FLOCERT, deben traducirse antes de la
auditoría. El auditor / La auditora puede llevárselos (en papel o digitalmente).

1. Documentación general – Compromiso con Fairtrade

X Documentos legales de la empresa (artículos de asociación, estatutos, derecho de utilizar la tierra,
etc.)
X Organigrama de la empresa.
X Reglas / reglamentos internos de la empresa
X Contratos con subcontratistas o subcontratistas que realizan servicios en su nombre (entidades
adicionales)
X Descripción de las responsabilidades del oficial Fairtrade.
X Declaración de misión/ visión y plan estratégico de la empresa (plan de negocios, etc.)
X Mapa que proporciona una descripción general de la distribución de la finca, la ubicación de los
lugares de producción y procesamiento, tamaño de la finca.
X Documentación relacionada con excepciones otorgadas a los Criterios Fairtrade, si procede.
Acuerdo Piloto Fairtrade, si procede
Para flores:
Autoevaluación de la dirección
Autoevaluación del Comité de la Prima Fairtrade
Para balones deportivos:
Registros de unidades subcontratadas y centros de costura
Plan de trabajo del Comité de la Prima Fairtrade, si procede (CC 1.2.0.23)
Sistema de garantía de proveedores (CC 1.2.0.35, 36 y 37)
Para té:
Documentos del Comité de Cumplimiento Fairtrade (FCC)

2. Desarrollo social
X Términos de referencia del Comité de la Prima Fairtrade (CPF).
X Plan anual de la prima Fairtrade
X Procedimientos de las elecciones del CPF
X Informe anual del CPF
X Programa de reuniones del CPF y las reuniones de los trabajadores con el CPF.
X Actas de las reuniones del CPF y actas de la asamblea general de todos los trabajadores con el
CPF
X Informe financiero interno del CPF
X Si la cantidad de la prima recibida en los últimos 12 meses fue> 30,000 EURO / USD, informe de
auditoría financiera externa.
Anexo 3: Documentos obligatorios

X Registros y todos los documentos de respaldo del uso de la Prima Fairtrade

X Documentos sobre los proyectos Fairtrade (CC 2.1.0.39)
X Evaluaciones de riesgos para proyectos importantes (CC 2.1.0.44)
Registros de formación (ver capítulo 2.2 “Creación de capacidades”)
Para té:
Documentos relacionados con la gestión y el uso del Margen de Sostenibilidad (MS) (CC 2.1.0.78)

3. Condiciones laborales
3.1 – 3.5 Derecho a la no discriminación, Libertad frente al trabajo forzoso y obligatorio,
Trabajo infantil y protección de la infancia, Libertad de asociación y negociación colectiva,
Condiciones de empleo
X Políticas (por ejemplo, sobre no discriminación, trabajo infantil, acoso sexual, política de género,
remediación…)
X Modelo de hojas de pago (el auditor seleccionará una muestra de nóminas reales durante la
auditoría)
X Modelo de contrato de trabajo (el auditor seleccionará una muestra de nóminas reales durante la
auditoría)
X Lista de todos los trabajadores, incluso trabajadores menores de 18 años, trabajadores temporales,
etc. y sus expedientes individuales (contrato de trabajo,registros médicos, bajas por
enfermedad…)
Evaluación del riesgo de trabajo infantil
X Registro de contratos rescindidos
Protocolo de Libertad de Asociación y Sindical firmado (anexo 3 del Estándar de Trabajo
Contratado)
X Calendario de reuniones y actas de las reuniones entre el comité de trabajadores / representantes
sindicales con los trabajadores.
Actas de las reuniones entre los representantes de los trabajadores y la alta dirección.
X Convenio de negociación Colectiva, si procede
X Contratos con subcontratistas, si procede
X Registros de asistencia diaria y registros de horas extras.
X Lista de beneficios recibidos por los trabajadores
X Comprobante de pago de impuestos sobre el empleo, gravámenes gubernamentales, seguridad
social, etc. según corresponda.
X Procedimiento de quejas de los trabajadores
X Si se proporciona alojamiento a los trabajadores, plan de mantenimiento o mejora de la vivienda.
Para banano:
X Reporte de datos a Fairtrade International Standards and Pricing unit (CC 3.5.0.95)

3.6.Salud y seguridad laboral

Anexo 3: Documentos obligatorios

Regulaciones y políticas de salud y seguridad

Registros de exámenes médicos
Análisis de riesgos de salud y seguridad, si procede
a) Oficial/ comité de salud y seguridad
Descripción de las responsabilidades del oficial de salud y seguridad.
Actas de las últimas reuniones del comité de salud y seguridad.
Registros de formación sobre salud y seguridad
Análisis del agua potable (en caso de que la pureza del agua sea un riesgo).
Reportes sobre accidentes
Registros de calibración del equipo de pulverización
Registros de las operaciones de pulverizado
(Aplicable tras el 1er año de certificación) Comité de salud y seguridad con representación de los
trabajadores
b) Oficial médico (no aplicable a pequeñas empresas)
Descripción de las responsabilidades del oficial médico.
Documentación sobre enfermedad y accidentes
Registros médicos individuales
Contrato con un médico, si procede
(Aplicable a partir del 6º año de certificación) Política de enfermedades contagiosas graves

4. Desarrollo ambiental
X Lista de pesticidas y otros productos químicos utilizados (CC 4.2.3.11)
Términos de referencia para el personal responsable del desarrollo ambiental.
Registros de formación sobre pesticidas y productos químicos
Procedimiento para controlar las principales plagas y enfermedades de cultivosFairtrade.
Procedimiento para garantizar que los materiales de la lista de Fairtrade International de
materiales peligrosos (LMP), parte 1 (Lista roja) no se utilicen en los cultivos Fairtrade
Registros de uso de fertilizantes.
Registros de uso de pesticidas
Mapa de la plantación con zonas de amortiguación
(Aplicable después del primer año de certificación y si se utiliza energía no renovable) Registros de
uso de energía
(Aplicable tras el 1er año de certificación) Inventario de fuentes de agua para riego.
(Aplicable tras el 1er año de certificación) Procedimientos para hacer un uso eficiente y racional de
las fuentes de agua.
(Aplicable tras el 1er año de certificación) Plan general de gestión de desechos
(Requisito de desarrollo Año 3) Identificación de tierras en riesgo de erosión del suelo / tierras
erosionadas
(Requisito de desarrollo Año 6)Estudio sobre las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI)
Anexo 3: Documentos obligatorios

5. Comercio
X Registros de compras y contratos
X Registros de ventas y contratos
X Rendimientos de transformación, si procede
X Planes de abastecimiento con compradores
X Flujo de productos
X Procedimiento de trazabilidad y documentación
X Documentación relacionada con las reclamaciones de calidad o cualquier otro tipo de
reclamaciones de compradores.
X Documentación utilizada como base para los informes Fairtrace revisados o enviados a FLOCERT
X Prueba de la aprobación de las ilustraciones y contrato con Fairtrade International, si procede
Para balones deportivos:
Documentación sobre la compensación de los costes de cumplimiento, si procede

.
Anexo 4: Referencias

 Garantía Fairtrade Assurance – Reglas y Directrices

Una descripción completa del sistema de certificación de FLOCERT, disponible
enhttps://www.flocert.net/es/manual-de-garantia-del-comercio-justo/

 Criterios de Cumplimiento

En Intact Platform (opción de menú "Mi lista de criterios") encontrará una lista adaptada de los
criterios de conformidad que le son aplicables. También puede encontrarlas en línea
enhttps://www.flocert.net/es/criterios-de-cumplimiento/

 Contrato de certificación

Este documento rige su certificación por FLOCERT y el pago de las tasas de certificación. Debe
tenerlo en sus propios archivos y también puede acceder a él a través de Intact Platform.

 Fairtrace

Fairtrace permite a las empresas certificadas Fairtrade conectarse y comunicarse entre sí, e informar
y verificar los volúmenes Fairtrade y los pagos de Precio y Prima. Puede iniciar sesión aquí:
https://fairtrace.flocert.net/