Consejos para llevar una contabilidad como emprendedor

Nos guste o no, la contabilidad es parte esencial en la vida de una empresa.

Consiste en registrar todas las operaciones económicas que se llevan a cabo con
el fin de tener toda la información en orden.
En líneas generales, puede decirse que contabilizar consiste en hacer asientos
contables. Uno detrás de otro y por orden cronológico. Se trata de registrar todas las
operaciones que realiza tu empresa, desde compras y gastos hasta ventas e ingresos,
inversiones financieras, movimientos bancarios o liquidación de impuestos. En Quipu
distinguen también lo que es la contabilidad empresarial definiéndola como la “rama
de la contabilidad que permite a las empresas controlar sus ingresos y gastos, de
manera que les permite tener una visión más real de su situación financiera”.

Restar importancia o desatender la contabilidad de la empresa implica, además de

posibles sanciones por parte de Hacienda, la mala gestión de un negocio que, en el
peor de los casos, podría conducir a la quiebra. Recuerda también que puedes
consultar cuáles son tus obligaciones en el Plan General de Contabilidad (PGC)
donde se recoge la normativa que se aplica en nuestro país. A través de él se fijan los
procedimientos que deben seguirse en el registro de la actividad económica
empresarial anual, tanto a nivel nacional como internacional.

Si te interesa, puedes consultar su contenido en este enlace

Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad
ordenada que permita ver el orden cronológico de sus operaciones. Dentro de los libros
contables los hay de carácter voluntario y obligatorio. Dentro de la segunda categoría
se incluyen: el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales. Voluntarios son el
libro mayor y los libros auxiliares.

El libro diario. Quipu lo define como el libro donde “se registra el día a día de todas
las
operaciones que tengan que ver con la empresa”. Conforme a la ley, no es preciso
actualizar todos los datos a diario, sino que se acepta anotar el total de determinado
tipos de operaciones, siempre y cuando, no sean de periodos superiores a tres meses.
El libro de inventarios y cuentas anuales refleja la situación de la empresa y la
evolución de la misma, “como mínimo de forma trimestral, a través de sumas y saldos”.
Deberá constar también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales que,
según Quipu contienen:
-Balance de situación con un informe sobre patrimonio empresarial.
- Cuenta de pérdidas y ganancias a través de un informe de ingresos, gastos y el
balance final de ambos.
-La evolución y los cambios del patrimonio neto de la empresa.
-Una memoria del ejercicio que explique con detalle los apartados anteriores.
Por otro lado, hace años que, para legalizar los libros, es obligatoria su presentación
en formato electrónico y vía telemática en el Registro Mercantil. El plazo máximo
para presentar estos libros es de 4 meses a contar desde el cierre del ejercicio social
para presentar los libros obligatorios.
Recuerda también que el Código de Comercio dispone que los empresarios deben
conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del
último asiento realizado en los libros.
No existe una regla uniforme de manera que cada uno se organiza a su manera. No
obstante la forma habitual de hacerlo es la que describe Quipu:
-Poner en orden cronológico todos los documentos contables, tanto de ingresos, gastos,
como la de otras operaciones como a cobros y pagos y archivarlos en carpetas.
-Realizar los asientos contables correspondientes a cada documento. Lo que se suele
denominar como “picar datos”.
-Hacer la conciliación bancaria, es decir, añadir a cada movimiento la factura o recibo
que le corresponde, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
-Revisar todas las cuentas y saldos para comprobar que no hay apuntes duplicados o
erróneos.
Por otro lado, recuerdan que para no desperdigar la documentación y poder hacer un
análisis rápido de tu contabilidad conviene aglutinar toda la información en un mismo
espacio.
Según Quipu estas son las operaciones básicas que una empresa debe contabilizar:
-Compras y gastos de todo tipo
-Ventas e ingresos
-Sueldos y seguridad social
-Adquisiciones y ventas de activos
-Liquidaciones de impuestos
-Préstamos y otras deudas
-Concesión de subvención
-Inversiones financieras
-Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto
-Todos los movimientos bancarios
-Todos los movimientos de efectivo.
“Es decir, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago”.
Aunque la información en los libros contables hay que introducirla a mano, existen
cada vez más programas informáticos que ayudan a llevar la contabilidad. Algunos son
gratuitos, como ContaSOL, pero la mayoría son de pago. Antes de decantarse por uno u
otro conviene informarse de la oferta disponible en el mercado y ver cuál se ajusta
mejor a tus necesidades, bien seas autónomo o pyme y según la actividad que realices
teniendo en cuenta que los hay muy específicos.
Según se advierte en un post de Sage, donde ofrecen una solución integral de
contabilidad y gestión comercial, un buen programa de contabilidad debería cumplir
las siguientes
funcionalidades:
-Simplificar la conexión de las diferentes áreas de trabajo de la empresa.
-Facilitar el cumplimiento de las obligaciones contables, legales y fiscales.
-Integración con Office. “La exportación de información a Excel debe ser una opción
obligatoria.
No obstante, si el software contable facilita informes clave de manera visual o integra
cuadros de mando, ya no será necesaria la exportación de la información a Excel”.
-Posibilitar la movilidad de los usuarios. Poder trabajar desde cualquier lugar.
-Ofrecer personalización.
-Actualización constante. Capacidad para adaptarse a los diferentes cambios de
legislación contable y fiscal.
-Evolución tecnológica. Fácil adaptación a los nuevos desarrollos
Contar con un programa de facturación es también aconsejable teniendo en cuenta,
como dice Sage, que es el “termómetro que mide la salud financiera de tu negocio”.
Disponer de uno facilita el control de la gestión empresarial y te mantiene informado
de tu situación financiera.
La forma más rápida y fiable de conocer el estado de liquidez de tu empresa y saber si
tu plan financiero se cumple es consultar la contabilidad. Para que ello sea posible
interesa que tus libros contables estén actualizados con el registro diario de los
movimientos de capital. La mayoría de las veces no se hace así sino que esperamos a
tener un buen día para introducir un importante volumen de asientos de golpe. Una
buena contabilidad, requiere también una buena planificación a la hora de trabajar. Y
si tienes dudas o careces de tiempo suficiente para esta tarea, siempre te queda la
opción de traspasar la contabilidad de la empresa a algún experto.