Aspectos Fundamentales de Los Sistemas de Información en La Empresa.

Sistemas de Información
ASPECTOS FUNDAMENTALES DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EN LA EMPRESA.
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
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Esp. Carlos Adolfo Beltrán Castro UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
Sistemas de información en la empresa

• Concepto de sistema de información.
• Componentes de los sistemas de información.
• Funciones del sistema de información.
• El sistema de información y la infraestructura de

empresa.
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Concepto de Sistema de información.

• Sistemas
– Ejemplos
• Máquina expendedora de bebidas
• Fábrica de productos manufacturados
• Un automóvil
• La columna vertebral de un humano
• Una conversación, …
• Sistema de información
– No hay una definición de consenso
– Hay muchas definiciones diferentes
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• Primera aproximación de Sistema de información.
• Conjunto de componentes que interaccionan
entre si para lograr un objetivo común:
Satisfacer las necesidades de información de
una organización.
• Otras definiciones
• Definición general
• Basada en la tecnología de la información
• Desde una perspectiva estratégica
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• Definición general (Laudon y Laudon, 2004).
Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para:
– Apoyar la toma de decisiones y el control de una
organización.
– Ayudar a gerentes y trabajadores a analizar problemas.
– Visualizar asuntos complejos.
– Crear productos nuevos.
• Puede ser formal o informal
• Formal: se apoyan en definiciones fijas y aceptadas de datos y
procedimientos, que operan con reglas predefinidas
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• Informal: basadas en reglas de comportamiento no establecidas

• Definición basada en tecnología de la información (Whitten, Bentley y
Dittman, 2004) .
Conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que
interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información
necesaria para el correcto funcionamiento de la organización.
– Personas: Directivos, usuarios, analistas, diseñadores, ..
– Datos: materia prima para crear información útil
– Procesos: actividades de empresa que generan información
– Tecnologías de información: hardware y software que sostienen a los
anteriores tres componentes.
• Diferencia con (Laudon y Laudon, 2004)
Engloba el campo dedicado al desarrollo de sistemas de información, y no el
campo de la gestión y dirección de dichos sistemas.
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• Definición basada desde una perspectiva estratégica
(Andreu, Ricart y valor, 1996)
Conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto de
datos estructurados de acuerdo a las necesidades de una
empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información
necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección de control correspondientes, apoyando
al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para
desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa
de acuerdo con su estrategia.
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• Definición basada desde una perspectiva estratégica (Andreu,
Ricart y valor, 1996).
Proporciona tres funciones a la organización
1ª) Hace referencia a la práctica y coordinación de las acciones operativas.
2ª) Poder ejercer el control necesario para identificar acciones
que van en contra de los objetivos de la organización. Definir
nuevas acciones rectificadoras.
3ª) Proporcionar la información necesaria para ayudar a tomar
decisiones a nivel operativo, directivo y estratégico.
Fracaso de un sistema de información.
• Desconexión entre las actividades de negocio y los sistemas de información
• Falta de conexión entre los planes estratégicos y los de SI.
• Poca comunicación entre responsables de áreas funcionales y responsables de
SI. 3FFE:3800::/24

• Según Andreu, Ricart y Valor (1991), el sistema de
información: «Es el conjunto formal de procesos que operando
sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las
necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la
información necesaria para la operación de dicha empresa y para
las actividades de dirección y control correspondientes,
apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia».
• Así, esta definición incluye solamente el sistema de información
formal, que es la parte del sistema de información que toda la
empresa conoce y sabe cómo utilizar.
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• No se consideren importantes los sistemas de información
informales, reconocer la limitación de que estos son, por
naturaleza, menos estudiables, menos planificables, y
seguramente menos dirigibles, al menos desde un punto de vista
cohesionado y global.
• Los sistemas de información informales no son resultado de un
proceso diseñado, sino que proporcionan información de
casualidad.
• No obstante, no debemos ignorar la existencia de lo informal, y la
rapidez y eficiencia con que puede llegar a funcionar, haciendo
que, en ocasiones, los rumores en la organización se propaguen
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más deprisa que la información que sigue los cauces
normalizados.

• La definición hace referencia a funciones y estrategias de
negocio; con ello, se pretende transmitir la idea que el si de una
empresa debe estar al servicio de su enfoque de negocio.
• El sistema informático consiste en la compleja interconexión de
numerosos componentes de hardware y software, los cuales son
básicamente sistemas deterministas y formales, de tal forma que
con un input determinado siempre se obtiene un mismo output.
• Los sistemas de información son sistemas sociales cuyo
comportamiento se ve en gran medida influido por los objetivos,
valores y creencias de individuos y grupos, así como por el
desempeño de la tecnología.
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• En las empresas los SI han existido siempre, fue necesario
registrar los hechos que iban ocurriendo y procesarlos para saber
y analizar lo que estaba ocurriendo.
• Las empresas utilizaron diferentes medios y herramientas. El
papel (formularios) y el lápiz en todas sus formas, fueron los
elementos que prevalecieron para registrar los hechos.
• Posteriormente aparecieron las máquinas de procesamiento de
datos, que trabajaban con tarjetas perforadas, y, a continuación,
los computadores y los registros digitales.
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Componentes de un Sistema de información.

• Los sistemas de información computacional, deben converger
una serie de componentes interrelacionados, como son: personas,
procedimientos, software de aplicaciones, hardware, software
básico, elementos de comunicación, medios de grabación, etc.,
que interactúan entre sí.
Esquema de un sistema de información computacional.
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• Hay tres actividades en un sistema de información que producen
la información que esas organizaciones necesitan para tomar
decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear
nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
• Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la
organización como de su entorno externo.
• Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más
significativa.
• Salida: transfiere la información procesada a la gente que la
usará o a las actividades para las que se utilizará.
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• Se requiere retroalimentación, que es la salida que se devuelve al
personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o
corregir la etapa de entrada.
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Componentes de un Sistema de información
basado en computadora.
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• Los sistemas de información engloban: equipos y
programas informáticos, telecomunicaciones, bases de
datos, recursos humanos y procedimientos (García
Bravo, 2000).
• Otra clasificación puede ser: Individuos participantes,
Datos e Información, Proceso del negocio y
Tecnologías de la información.
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• Individuos participantes.
Son todos aquellas personas cuyo trabajo tiene que ver con
la creación, la recolección, la distribución y el uso de la
información.
– Propietarios de sistemas
– Usuarios de sistemas
– Diseñadores de sistemas
– Constructores de sistemas
– Analistas de sistemas
– Project Manager 3FFE:3800::/24

• Propietarios de sistemas
Personas que patrocinan y promueven los SI.
Son los directivos: director general o directores de
operaciones
Las funciones son:
– Fijar el presupuesto
– Los plazos para el desarrollo
– Mantenimiento del SI
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• Usuarios de sistemas.
Personas que utilizan los SI de forma regular para
capturar, introducir, validar, transformar y almacenar
datos e información.
Son los mas importantes en el desarrollo de un SI
Internos: Personal administrativo, profesionales y
técnicos, gestores y directivos
Externos: Clientes, proveedores, partners, trabajadores
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• Diseñadores de sistemas.
Expertos en tecnología que resuelven las necesidades y
las restricciones manifestadas por los usuarios de la
empresa mediante recursos tecnológicos.
Administración de datos (tecnologías de bases de
datos).
Arquitectura de redes (tecnologías de comunicación).
Diseño web (tecnologías web).
La seguridad (tecnologías de 3FFE:3800::/24
seguridad y privacidad).

• Constructores de sistemas.
Encargados de fabricar sistemas de información
basados en las especificaciones de diseño obtenidas de
los diseñadores de sistemas
Programador de aplicaciones informáticas
Programador de sistemas
Programador de bases de datos o integrador de
software.
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• Project Manager.
Profesional experimentado que acepta la
responsabilidad de planificar, supervisar y controlar
proyectos en lo que concierne al calendario, el
presupuesto, la satisfacción del cliente, las normas
técnicas y la calidad del sistema.
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• Datos e información.
Datos: Hechos y cifras con existencia propia e
independiente con poco significado para el usuario
Ejemplo: Horas que produce un trabajador, tiempo que tarda, …
Se necesita saber en que contexto se utilizan.
Gracias a las tecnologías de la información, se almacenan y se
transforman en información
Información: Conjunto de datos procesados con
significado, y dotados de relevancia y propósito.
Ejemplo: Precio hora por horas trabajadas nos dan información
de lo que ganará un empleado
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El subsistema de datos está formado por el conjunto de datos a
partir de los cuales el sistema de información obtendrá, tras un
tratamiento adecuado, información de salida útil.
La base de datos es un conjunto de datos estructurados e
independientes de las aplicaciones que los manejan.
Beneficios:
Poder contar con datos independientes del tratamiento que sobre
ellos se realiza.
Poder gestionar con mayor eficiencia su recogida, codificación e
introducción en el sistema.
Control de la redundancia de datos.
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Beneficios:
Poder contar con datos independientes del tratamiento que sobre
ellos se realiza.
Poder gestionar con mayor eficiencia su recogida, codificación e
introducción en el sistema.
Control de la redundancia de datos.
Consistencia de los datos.
Independencia de los datos.
Minimiza el coste de la actualización de los datos.
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Sistemas gestores de base de datos (SGBD).
Son aplicaciones que permiten describir, introducir, actualizar,
modificar, consultar y borrar los datos de la bases de datos.
Deben mantener la integridad, confidencialidad y seguridad de
los datos.
– Se componen de un lenguaje de definición de datos, de un
lenguaje de manipulación de datos y un lenguaje de consulta.
– El tipo de SGBD más extendido en la empresa es el relacional
y el leguaje más habitual para construir consultas es el SQL
(Lenguaje Estructurado de Consultas)
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• Procesos de negocio
Los sistemas de información tienen que alcanzar el objetivo de
mejorar la eficiencia de los procesos de negocio.
• Deben implicarse los propietarios y los usuarios del sistema
– Propietarios deben definir y acotar las funciones de negocio
(grupo de procesos que interactúan entre ellos: ventas,
producción, logística, contabilidad, …)
– Usuarios deben definir los procesos de negocio (conjunto de
tareas que responden a acontecimientos de negocio: pedido,
factura, alta cliente, albarán, …)
• Automatizar estos procesos
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• Tecnología de la información.
Combina la tecnología informática (hardware y
software) con la tecnología de las telecomunicaciones
(redes de datos, imágenes y voz)
Permiten la automatización de los sistemas de
información .
Parte Física (Servidores, Computadores, Periféricos,
etc).
Comunicaciones (Redes, Intranet, Internet, VoIp).
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• Los sistemas computacionales son una modernización y creación
de una herramienta más eficaz y eficiente para registrar y obtener
información para la administración. La diferencia entre lo que
existía primitivamente y la tecnología actual, es que ésta:
• Tiende a una captura de datos más automática, esto es con
mínima o sin ninguna intervención humana.
• Permite un almacenamiento de datos sin límites prácticos y con
una confiabilidad que tiende al 100%.
• Realiza un procesamiento de datos en tiempo real y a velocidades
difícil de dimensionar por la mente humana, esto es se dispone de
información con mejor oportunidad, más confiable y
estructurada.
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• Facilita la superación del espacio, esto es podemos
conocer y saber lo que sucedió en otro lugar geográfico,
en sólo segundos, sin necesidad que la persona que
necesita la información se deba desplazar como
tampoco trasladar físicamente el medio donde está
contenida dicha información.
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Para que los sistemas de información computacional sean
realidad, se requiere:
• Sistemas de aplicación, diseñados para reemplazar
procesos de negocios que anteriormente se realizaban a
través de acciones manuales o con ayuda de alguna
máquina.
• Equipamiento computacional, formado por servidores,
computadoras personales, redes, impresoras, otros
elementos electrónicos. Esto es lo que se llama el
“hardware”.
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• Sistemas de apoyo u operacionales, que se pueden dividir en dos
grupos:
– Sistema operativo, software de red, administradores de base
de datos y software de programación,
– Sistemas de productividad personal, que apoyan la labor de
una oficina, como son los procesadores de texto, planillas,
presentaciones, etc.
• Manuales de procedimientos para el uso y manutención del
software de aplicación.
• Personas capaces de usar los sistemas de aplicación.
• Infraestructura adecuada para operar ergonómicamente los
sistemas. 3FFE:3800::/24
Funciones de un Sistema de información.

Los sistemas de información son desarrollados en las
empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que en
ellas se realizan.
Todo sistema de información lleva a cabo una serie de
funciones que pueden ser agrupadas en:
• Funciones de captación y recolección de datos.
• Funciones de almacenamiento.
• Tratamiento de la información.
• Distribución o diseminación de la información.
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• Captación y recolección de datos.
Captar la información tanto externa (o relativa al entorno) como
interna (generada en la propia empresa), y enviarla a través del
sistema de comunicación a los órganos del sistema de información
encargados de reagruparla para evitar duplicidades e información
inútil (o ruido).
Los captores de la información: vendedores, compradores,
directores de distintos niveles jerárquicos, o miembros de la empresa
con contactos directos con organizaciones del entorno.
El proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de
forma más continuada en aquellas áreas o partes del entorno y de las
empresas sujetas a mayores cambios.
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• Almacenamiento.
1. ¿Cómo almacenar la información?
Agrupándola de acuerdo a algún criterio o en diversos
puntos.
2. ¿En qué soporte almacenar esta información?
El soporte puede ser diverso, desde un archivador-
clasificador clásico, hasta una base de datos de tratamiento
informático. El empleo de un soporte u otro depende del
volumen de datos a almacenar, de la frecuencia de uso, del
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número de usuarios, de si el acceso es restringido o no.

• Almacenamiento.
3. ¿Cómo organizar el posterior acceso por parte de los usuarios a la
información almacenada?
La información puede ser almacenada en diversos servicios o
departamentos, o bien en un lugar único accesible a los usuarios.
El acceso o recuperación de la información se puede establecer de
muy diversas formas; por ejemplo, una base de datos puede permitir
el acceso mediante el empleo de claves, lo que posibilita el acceso a
la información solamente a las personas autorizadas cuando estas la
requieren.
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• Tratamiento de la información.
Su objetivo es transformar la información almacenada
en una información útil, en una información
significativa para quien la requiera.
Clave en todo sistema de información.
Se efectúa mediante el sistema informático.
El volumen de datos almacenados y procesados se
incremente cada vez más y, por otro lado, que al
disminuir el coste de los equipos informáticos sea
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posible la generalización de este instrumento.


• Distribución y diseminación de la información.
Difundir la información a otras personas dentro de la
empresa.
Existe la necesidad de que determinadas informaciones
acerca de la empresa y del entorno sean conocidas por
diferentes miembros de la misma, a fin de poder hacer
frente con mayor rapidez y éxito a las situaciones que
cada día se les presentan, y en las que se hace necesaria
la resolución de problemas o adopción de decisiones.
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• Funciones de una empresa.
Una empresa para operar se organiza funcionalmente,
donde cada función tiene un objetivo claro y preciso y
debe interactuar con otras, para que en conjunto,
permitan que la empresa cumpla con su objetivo final,
que es entregar un producto o servicio a la comunidad.
En todas las empresas se pueden distinguir dos grupos
de funciones:
– Básicas
– Unidades de Apoyo.
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• Funciones de una empresa.
– Básicas
Tienen como objetivo principal desarrollar la
actividad por lo cual se constituyó y existe la
empresa.
– Unidades de Apoyo
Prestan servicio a las primeras, para que éstas
puedan a su vez ser administrada eficiente y
eficazmente en el logro de sus objetivos.
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Aspectos Fundamentales de Los Sistemas de Información en La Empresa.

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• El sistema de información y la infraestructura de

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Componentes de un Sistema de información.

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Esp. Carlos Adolfo Beltrán Castro UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

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