PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

T A B LA S D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N T A L

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL GOBERNADOR COD: 1.1.2

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN FINAL
SOPORTE
AÑOS
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FORMATO PROCEDIMIENTO
Archivo Archivo CT E MT S
P EL Gestión Central
1.1.2-20 DERECHOS DE PETICIÓN 4 6 X Agrupación documental en el que se desarrolla aquel derecho que tiene toda persona para solicitar de manera respetuosa, por razones de interés
general o interés particular, consulta o información pública que reposa en la entidad.
Los 4 años de tiempos de retención en el Archivo de Gestión para esta serie documental comienzan a contar a partir del ingreso de la respuesta a la
Derecho de petición P EL PDF/A última solicitud de cada año. Cumplidos los 6 años de tiempo de retención en el Archivo Central, la Subdirección de Gestión Documental coordina la
selección documental con método selección cualitativa intrínseca con los criterios definidos por la entidad..
Respuesta del derecho de petición P EL PDF/A
El tiempo de retención establecido se realiza con base en la Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y
se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1952 de 2019 " Por medio de la cual se
expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho
disciplinario." Artículos 33 y 55.
De la documentación restante realizar el debido procedimiento de eliminación documental estipulado en la entidad con lineamientos del Acuerdo 004
de 2019 Artículo 22. Eliminación de Documentos.

1.1.2-28 INFORMES
1.1.2-28.25 Informes a Entes de Control 4 10 X X Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloría o la Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Ordenanza 049 del
Informe P 2018 Art. 5
Los 4 años de tiempo de retención documental en el Archivo de Gestión para esta subserie documental, comienzan a contar a partir del último
Comunicaciones P
informe mensual presentado cada año. Una vez la subserie cumpla los 10 años de retención en el Archivo Central, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo
2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000,
artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos
y/o almacenados mediante cualquier medio". Subserie que evidencia el cumplimiento de presentación de informes a entes de control.
1.1.2-28.45 Informes de Gestión 1 4 X Agrupación documental en la que se registra la metodología utilizada para el diseño, formulación, seguimiento de los indicadores del desempeño de
los procesos del Sistema Integrado de Gestión de una entidad. Ordenanza 049 del 2018 Art. 5
Informe Mensual del Estado Procesos P El año de tiempo de retención documental en el Archivo de Gestión para esta subserie documental, comienzan a contar a partir del último informe
Disciplinarios de cada vigencia anual.
Cumplidos los 4 años de retención en el Archivo Central, realizar inventario documental y presentar a Comité para su eliminación, teniendo en
cuenta lo establecido por la Gobernación de Boyacá y el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de
documentos, dejando evidencia mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el Comité y el procedimiento de eliminación documental
estipulado en la entidad con lineamientos del Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de Documentos. Teniendo en cuenta que la subserie se
encuentra consolidad en su formato original en la Dirección Planeación Territorial, subserie Informes de Gestión.

1.1.2-40 PROCESOS Actuaciones administrativas de obligatorio cumplimiento de la oficina cuando se tiene conocimiento de un hecho constitutivo de
1.1.2-40.26 Procesos Disciplinarios 1 20 X posible falta disciplinaria que se investigan contra los servidores públicos de la administración central por la Incursión de conductas o
Libro radicador P comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que conlleve al incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de
Queja P derechos, funciones, prohibiciones, violación al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos, conflicto de intereses y
demás conductas estipuladas en la ley. El año de tiempo de retención en el Archivo de Gestión comienzan a contar a partir del cierre
Inhibitorio P del expediente por el ingreso del ultimo tipo documental Constancia ejecutoria. Después, transferir los documentos al Archivo Central
Remisión por competencia P y cumplidos los 20 años de retención en el Archivo Central, para su disposición final realizar procedimiento de selección documental.
Indagación preliminar P La Subdirección de Gestión Documental coordinara la selección documental, seleccionando el 10% de Procesos Disciplinarios, con
Notificación personal P método cualitativo intrínseco seleccionando aquellos que culminan con fallo "Sancionatorio" los cuales se digitalizan y se conservan
Notificación por edicto P en forma permanente. Los que culminan con auto de terminación "Archívese" se eliminaran dejando anotación de ello en el Inventario
Investigación disciplinaria P
del Archivo Central. Aun siendo eliminada esta serie en los tiempos previstos, debe reposar en los tipos documentales de la serie
Acto que vincula a la investigación P
Autos de tramite (Autos de acuerdo al
Historias Laborales, copia de los fallos absolutorios y/o sancionatorios o del auto de archivo; como evidencia de la culminación de la
P
curso del proceso) investigación. Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Ley 87 de 1993
Prorroga de la investigación disciplinaria P

Auto de pruebas P
Cierre de la investigación P
Notificación de pliego de cargos P
Pliego de cargos P
Descargos P
Pruebas en momento diferente a P
descargos
Traslado para alegatos de conclusión P

Notificación traslado para alegatos de P

conclusión
Auto de terminación y archivo P
Fallo absolutorio P
Extinción de la acción disciplinaria P
Fallo de primera instancia o sancionatorio P

Recursos P
Fallo de Segunda Instancia P
Auto de obedecer y cumplir P
Constancia ejecutoria P
CONVENCIONES
CT: Conservación total/ E: Eliminación/ MT: Medio Técnico/ S: Selección / P: papel/ EL: electrónico

APROBACIÓN
Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño

No. 03

De: 04 de septiembre 2020

JULY PAOLA ACUÑA RINCON DERLY CLARENA GARCES RIOS

Secretaria General Subdirectora Gestión Documental