Pontificia Universidad Católica de Chile

Departamento de Ciencia de la Computación

IIC2713 - Sistemas de Información

Tarea 3 - Introducción a Odoo

Uso de Sistemas ERP
1º Semestre 2020

Odoo es un potente ERP ocupado por grandes empresas alrededor del mundo.
Está basado en Módulos llamados “Aplicaciones” que cumplen distintas
funciones. Es Open Source, por lo que cada persona puede descargarlo y usarlo
gratis. Si se quiere ocupar la base de datos de Odoo, se paga una cuota mensual.

Odoo ofrece un servicio especial de Educación, orientado para usar el Software en

Universidades. De esta manera, se pueden ocupar los servidores de Odoo para
guardar la información de manera gratuita.

Este manual es para introducir las opciones de Odoo,pero no una guía completa
para realizar todas las funciones que se exigirán en las tareas. Queda a disposición
del alumno investigar y aprender a ocupar más funcionalidades.

1. Creación de una cuenta

1. Lo primero que hay que hacer es ingresar a

https://www.odoo.com/es_ES/page/education-program​ El menú inicial que se
verá es el siguiente:
Hay que hacer click en la sección de “Como Estudiante”, en el botón de “Vea los
Cursos”.

2. A continuación, se mostrarán una lista de bases de datos de ERPs de empresas.

Lo que haremos aquí es hacer una copia del ERP del ramo, para así tener los
datos básicos de LINSA.

Hay que buscar y hacer click en la base de datos que se se llama “​IIC2713 - LINSA​”,
y, después, hacer click en el botón “Start Now”. El link de la base de datos es:
https://www.odoo.com/es_ES/odoo-enterprise/template/iic2713-linsa-8474003
3. Luego, se mostrarán varios campos para crear una cuenta y crear la copia de la
base de datos del ERP de LINSA:

IMPORTANTE:
● “Primary Interest” debe ser “I’m a student”.
● El idioma preferentemente español.
● El tamaño de la compañía debe ser entre 5 y 20 empleados.
● El nombre de la compañía debe ser de la siguiente forma:

edu-iic2713-2020-1-XX
Donde XX representa el nº de grupo asignado para el proyecto. Habrá una gran
penalización a aquellos grupos que no sigan este formato. ​Tiene que comenzar
con “edu-”, de lo contrario Odoo no detectará que se trata de un ERP con fines
educativos y NO guardará la base de datos.

Después de haber rellenado los otros datos, se comenzará a cargar el ERP.

Se enviará un mail de confirmación al mail puesto en los datos. Es de suma

importancia confirmar el mail, de lo contrario, Odoo NO guardará la base de
datos.

2. Interfaz inicial del ERP

Lo primero que se observa al cargarse el ERP es el menú con las “Aplicaciones” ya

instaladas.

Para editar el logo de LINSA, hacemos click en Ajustes, Opciones Generales y

después en Compañía, “Actualizar información”

3. Inventario e importación de Productos

Para observar el inventario que tiene LINSA cargado en el ERP, se puede acceder
desde la Aplicación Ventas o Inventario. Si se hace click en Inventario, se abrirá
una nueva página con dos cuadros resumen del estado del inventario.

Al hacer click en Datos principales → Productos, se mostrarán todos los productos

que estén cargados en el ERP:
En este lugar se puede hacer click en cada producto y modificar sus unidades.

Para importar productos se debe hacer click en el botón “Importar”. Ahí, hay que
subir un archivo CVS con los productos.
Las imágenes no se pueden importar, por lo que tienen que ser subidas de a una.

IMPORTANTE​: ​En el ejemplo existen varias columnas con valores Booleanos

(TRUE o FALSE). Para facilitar la importación, ocupen los mismos valores de
ejemplo en los otros productos. (Se subió el CSV con los productos que ya tienen
cargados en Odoo)

4. Despachos

En el mismo menú de Inventario, si hacemos click en Operaciones →

Transferencias, se mostrará una lista de todas las transferencias y su estado
correspondiente.
Como se puede ver en la imagen, aquellas que salen “Esperando disponibilidad”
significa que el despacho todavía no ha sido realizado.

Si hacemos click en ese pedido que está esperando disponibilidad, se observará la

siguiente página:

Una vez que exista disponibilidad en los productos que se piden, en esta misma
sección se puede realizar el despacho. Hay que hacer click en “Editar” e ingresar la
cantidad que se está despachando en “Hecho”.
Si se hace click en Informes → Movimiento de Existencias, Odoo mostrará un
resumen de la información que tiene de despachos. Si se cambia la vista a tablas
(en la derecha) se puede observar la tabla. Se pueden cambiar los datos que se
muestran. Esta sección de informes es importante para realizar los informes
finales después de cada tarea.
5. Presupuestos, pedidos de ventas y facturas

Esta información se encuentra tanto en Ventas como en Contabilidad. Hacemos

click en la aplicación Ventas:

Se mostrará unos cuadros resúmenes al comienzo. El menú de Ventas nos ofrece

varias opciones: Clientes, flujo de Ventas, Siguientes actividades, Presupuestos,
Pedidos de Ventas y productos (la misma información que en la Aplicación
Inventario). Para efectos de las tareas, no se ocuparán flujos de Ventas ni
Siguientes actividades.

Si hacemos click en Ventas → Pedidos → Clientes, se mostrarán todos los clientes

cargados:

Si hacemos click en Ventas → Presupuestos, se mostrarán todos los presupuestos

creados en el ERP:

Si se observan los estados, existen algunos en los que ya son Pedidos de Venta, es
decir, partieron siendo Presupuestos pero ya fueron procesados. Los que estén en
estado “Presupuesto” significa que el cliente ha hecho una solicitud de
Presupuesto, pero esta no ha sido aceptada y/o procesada.

Si hacemos click en Ventas → Pedidos, se mostrarán todos los presupuestos ya

procesados:

Si se observan los estados, se pueden diferenciar entre los pedidos de venta en los
que se les ha creado la factura, y aquellos en los que falta por facturar.

Para poder generar la factura de un pedido de venta no facturado, primero

hacemos click en un pedido de venta a facturar:
Luego de crearla, Odoo tiene la opción de exportarla en formato PDF. Esto es
importante, ya que en cada entrega se pedirán las facturas en formato PDF.

Si hacemos click en A Facturar → Pedidos a Facturar, se observarán solamente los

pedidos de ventas que faltan por facturar.

Por último, si se hace click en Informes → Ventas, Odoo generará una tabla con
un resumen de los datos que tiene de las ventas. Esta sección es importante para
realizar los informes al final de cada tarea. Se pueden cambiar los valores y la
información que se muestra, además de observar gráficos. Para exportar la tabla,
hay un botón para descargarla.
También pueden generar gráficos.
6. Sitio Web

Abrir la aplicación de sitio Web, en la esquina superior derecha deben hacer click
en Nuevo → Nuevo producto, y se tendrá que aceptar la instalación. Con esto se
puede ver los productos en Tienda y deberán publicar los productos que van a
ofrecer en su página web haciendo click en cada producto y arriba cambiar a
opción Publicado.

Para realizar las ventas e-commerce, al hacer click en cada producto de la venta,
lo agregan al carro y siguen comprando. Completar información de envío para la
compra y deberá aparecer la opción Pagar Ahora.
Al volver a Inicio en la aplicación Sitio Web, aparece arriba la opción Pedidos →
Órdenes Sin Pagar. Aparecerá la orden de compra realizada. Confirmar la orden y
realizar Factura.