CODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 mma ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA TET 4. OBJETIVO Asegurar el correcto manejo del stock de repuestos y lubricantes con los controles operativos para las operaciones logisticas en todos los Contratos In House atendidos por Automotriz Central del Peru SAC. ALCANCE Este estndar es aplicable en todas las sedes y operaciones remotas de Automotriz Central del Peru en las actividades de solicitud de pedidos de stock, recepcién de pedidos, envio de pedidos, utilizacién de stock en operacién, facturacién e inventario de stock en operacién de todos los contratos In House el cual estar vigente a partir de la emisién del presente documento hasta su nueva actualizacién, 3. RESPONSABILIDADES 3.1. Gerente General 3.1.1, Definir los lineamientos del presente esténdar y respaldar las acciones que se implementen para cumplir con el presente estander. 3.2.Gerente de Servicio 3.3.1. Controlar y superviser por medio de SEI la ejecucién del presente estandar. 3.4.Jefe de Contrato In House 3.4.1, Mantener el stock saludable en todos los contratos, para mantener una Optima rentabilidad de los contratos. 3.4.2. Compartir responsabilidades con el Jefe de SElen la toma de inventarios cuyo resultado no tenga diferencias y con el soporte de Jefe de Logistica dar validez a la toma de inventario en los proyectos que no cuenten con almacenero. 3.4.3. Hacer cumplir las responsabilidades descritas para todo el personal a su cargo con la finalidad de asegurar el buen manejo y cuidado del stock asignado a contratos en los proyectos que no cuenten con almacenero. 3.4.4, Garantizar el cobro de los créditos de cuentas de clientes del contrato en los plazos establecidos por Finanzas. 3.5.Gestor de Contratos 3.5.1. Gestionar la obtencién del cargo (Firma de GR) de recepcién de la mercaderia en obra por parte de los supervisores y técnicos donde ACP tenga custodia del Almacény no se tenge almaceneros. 3.5.2. Abrirdiariamente una Orden en el sistema GDS para cargar el consumo de repuestos con su respectivo albaran de salida. 3.5.3. — Solicitar al Asistente de SEI la transferencia de mercaderia liberacién y eliminacién de lineas y OT para su facturacién.CODIGO [ACP-GAF-EST-02 3.5.10. 3.5.11. 3.5.12, 3.5.13, J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 Hummes "| ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA 20E7, 3.5.4, Realizar la facturacién oportuna a Costo Cliente de todos los servicios, repuestos y otros utilizados en la operacién. 3.5.5. Exigir a los Técnicos de Contratos la entrega de los Vales de Salida de Stock de repuestos debidamente firmado por el Cliente en operacién de forma correlativa para los contratos sin almacenero. Exigir a los Técnicos de Contratos la entrega de las Ordenes de Trabajo debidamente firmado por el cliente en operacién. Registrar en la OT generada en GDS el nimero correlativo del Vale de Salida de Stock, evar un control fisico numérico correlativo de los Vales de Salida Stock y de las Ordenes de Trabajo. La primera semana del mes, realizar el inventario del stock de mercaderia, juntamente con el personal a cargo de operacién y personal de SEI para los contratos sin almacenero. Velar por el recupero de faltantes identificados en los inventarios cargados en Orden Abierta Facturar a los Cliente con custodia de Almacén los repuestos faltantes encontrados en los inventarios de ACP. Entregar cada primera semana del mes siguiente los originales de los Vales de Salida de Stock y OT, y en digital las copias de Guias de Remisién debidamente firmadasa la Jefatura de Contabilidad. Generar cotizacin en GDS de ventas perdidas en operacién sefialando el motivo, 3,6. Ingeniero Supervisor, Técnico Supervisor, Técnico de Contrato 3.6.1. 3.6.2. 3.6.3. 3.6.4. 3.6.5. 3.6.6. 3.6.7. Verificar la mercaderia entregada en la operacién dando conformidad mediante firma en Guia de Remisién paralos contratos sin almacenero. Velar por el cuidado y buena conservacién del estado del stock de mercaderia y sus empaques en los almacenes de la operacién remota sin almacenero. Retirar los repuestos del almacén en obra, tnicamente con los "Vales de Salida de Stock y Orden de Trabajo" los mismos que deben estar debidamente firmados por el personal autorizado por el cliente en los contratos sin almacenero. Tomar registro fotogréfico de los repuestos usados y nuevos en todos los, servicios de mantenimiento realizados; enviando copia de ellos al WhatsApp del grupo del contrato haciendo referencia al Vale de Salida de Stocky OT. Velar por el recupero de faltantes identificados en los inventarios cargados en Orden Abierta con soporte del Gestor de Contrato. Conservar debidamente etiquetado y en su empaque original los repuestos usados en garantia cuando no se cuente con almacenero. Realizar el inventario mensual de mercaderia en la operacién bajo la participacién remota del Gestor de Contratos y SEI cuando no se cuente con almacenero.CODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 Hummes "| ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA | __SDE7 3.6.8. Reportar al Gestor de Contrato cualquier incidente en relacién con el stock de repuestos, por faltantes, sobrantes, uso sin registro de parte del cliente o personal de ACP cuando no se cuente con almacenero. 3.6.9. Canalizar con el Operador Logistico de Contrato los pedidos de emergencia y pedidos de stock especiales presentando su sustento. 3.7.Jefe de Logistica 3.7.1. Analizar el pedido de abastecimiento de preventivos para los contratos. 3.7.2. _ Presentar el presupuesto del pedido para ser aprobado por la Gerencia de Administracién y Finanzas 3.7.3. Gestionar el cronograma del Roster de la atencién de los almacenes en obra con el personal de almacén. 3.7.4. Controlar, supervisar y gestionar los requerimientos operativos del almacén en obra. 3.7.5. Solicitar al Gestor de Contrato la informacién de las unidades y horémetros actualizados por cada contrato. 3.7.6. Informar mensualmente el stock muerto de cada contrato. 3.8.Operador Logistico de Contratos 3.8.1. Controlar los movimientos del stock de repuestos asignado al contrato llevando un control de los ingresos y salidas. 3.8.2. Solicitar oportunamente la reposicin del stock conforme al cronograma establecido en coordinacién con el personal responsable en obra y el Gestor. 3.8.3, Atender los pedidos de emergencia de los contratos conforme a los procedimientos internos de ACP. 3.8.4. Atender requerimientos de soporte logistico excepcionales coordinando el soporte con las areas respectivas. 3.8.5, Diariamente controlar la impresién de albaranes de los vales de Salida. 3.8.6. Coordinary dar seguimiento alos envios de mercaderia de los contratos. 3.8.7. Gestionar las discrepancias de repuestos en operacién. 3,9. Almacenero de Contrato 3.9.1. Recibirla mercaderia de repuestos verificando la Guia de Remisién. 3.9.2, _ Entregar repuestos al personal técnico en operacién con Vale de Stock de Salida debidamente firmado. 3.9.3. Informar las discrepancias de repuestos al Operador Logistico de Contratos. 3.9.4. _ Realizar los inventarios mensuales de stock con SEI y Operador Logistico. 3.9.5. _Custodiarlos repuestos del Almacén, 3.9.6. _ Realizar el informedel stock para el cambio de guardia y descansos. 3.9.7. Custodiar los repuestos de garantia en sus empaques originales. 2.9.8. Reportar inmediatamente al Operador Logistico de Contrato pérdidas, robos, dafios a los repuestos y equipos en el Almacén.CODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 mma ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA | 4DE7 3.10. Asistente de SEI 3.8.1 3. 3.9.9. 3.9.10. 3.8.3, 3.8.4, 3.8.5. 3.11, Jefe de Contal 3.9.1 3.9.2. 3.9.3. Dar seguimiento a los pedidos de emergencia de Gestores de Contratos validando su facturacién a costo contrato o cliente Cada semana audtar las Ordenes Abiertas y solicitar los sustentos para su cierre. Realizar la transferencia, liberaciones, eliminaciones y ajustes solicitados por Gestores conforme al procedimiento establecido por SEI. Elaborar el reporte mensual de Inventario de cada Contrato. Dar seguimiento a las guias de remisién enviadas a contratos para su Recepcién. Analizar mensualmente las compras de mercaderia para Contrato In House y el movimiento de su facturacién en coordinacién con el Jefe de Logistica. Realizar controles inopinados en las operaciones logisticas de contratos, lad Custodiar los documentos fiicos originales de Guias de Remisién, Vales de Salida de Stock y Ordenes de Trabajo. Solicitar mensualmente al Jefe SEI el informe del Inventario mensual de cada contrato, Solicitar al Jefe Logistico el stock vigente del contrato. 3.12. Coordinador Operativo de Contratos 3.114. 3.11.2. 3.11.3. 3.11.4, 3.11.5. 3.13. Coordinador Ad 3.10.1. 3.10.2 3.10.3. Coordinar y dar seguimiento juntamente con el Operador Logistico de Contrato al retorno de repuestos usados por garantia a la sede asignada al contrato. Reportar a SEI y Contabilidad el inventario deherramientas y equipos. Reportar a SEI y Contabilidad la compra y baja de equipos y herramientas. Reportar a SEI y TIC la baja de los usuarios de los técnicos que no laboran con ACP, Dar soporte a los Gestores en su ausencia supliendo sus acti responsabilidades. trativo de Contratos Realizar un control semanal de facturacién de ordenes abiertas de los Gestores de Contratos. Cada semana en coordinacién con SEI realizar el clerre de las Ordenes Abiertas a costo contrato. Entregar a SEI y Finanzas el reporte de las facturaciones semanales. fades y 4. DEFINICIONESCODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 mma ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA DET 4.1. Vale de Salida de Stock Documento numerado con serie correlativa donde se registra los repuestos utilizados el almacén en operaciones remotas. Debe registrarse en la informacién la fecha, el cédigo del producto, la cantidad y debe estar firmado por el cliente y el técnico solicitante 4,2.Orden de Trabajo Documento numerado con serie correlativa donde el técnico registra los trabajos realizados y los repuestos utilizados solicitando la conformidad del cliente mediante firma para su entrega al Gestor de Contratos. 4,3.Orden Abierta de Stock Orden en Sistema GDS aperturado en el Dealer del contrato para ingresar el stock de mercaderia solicitado para el mes por el Gestor de Contratos. 5. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR 5.1. Generales 5.1.1. Toda solicitud de pedido de emergencia o stock especial de mercaderia debe ser solicitado al Operador Logistico de Contratos en copia a las Jefaturas de Logistica y SElcon correo electrénico. 5.1.2. Todo despacho de stock de mercaderia deberd ser revisado por Logistica y SEI con guias de remisién y transferencia GDS. 5.1.3. Toda reposicién de mercaderia Cl03 deberd solicitarse sequin cronograma de abastecimientos emitido por el Operador Logistico de Contratos. 5.1.4. Todo despacho de mercaderia debe ser con Guia de Remisi6n para ser firmado en la recepcién de confornidad por el Cliente y personal técnico en Operacién seguin corresponda. 5.1.5. Toda utilizacién de repuestos en la operacién debe ser con Vale de Salida de Stock, se considerara una falta grave la utilizacién de repuestos sin registro de Vales de Salida de Stock. 5.1.6. Todo mantenimiento en operacién que utilice repuestos nuevos debe contar con un registro fotografico del cambio de repuestos, se consideraré una falta el no registro fotograficos del cambio de los repuestos. 5.1.7, Se realizaré mensualmente inventarios de mercaderia de cada contrato en coordinacién con los Almaceneros, Técnicos y los Gestores.CODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 mma ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS [REVISION 02 PAGINA | __6DE7 5.1.8, Todo Almacenero y Gestor tendré un plazo de tres (03) dias para levantar las observaciones de los faltantes y sobrantes del inventario. 5.1.9, Todofaltante identtificado en los inventarios sera cargadopor el Gestor a una Orden Abierta a nombre del Almacenero o Técnico responsable de la custodia del almacén, 5.1.10. Durante la vigencia del contrato el Gestor y el Personal Técnico velaran por reducir el stock de repuestos faltantes cargados en la Orden Abierta. 5.2. De la solicitud y su despacho 5.2.1. El Supervisor, Técnico Lider y/o Técnico debe generar su solicitud de repuestos con el Operador Logistico presentado su sustento. 5.2.2, Para ser atendida la solicitud de pedido emergencia y/o stock especial debe emitir un correo formal adjuntando el formato de pedidos. 5.2.3. Logistica realizaré el despacho de la mercaderia desde la sede mas cercana al contrato © conforme al acuerdo de abastecimiento del contrato. 5.2.4. Los Técnicos 0 Almaceneros en operacién con Almacén en custodia de ACP deberd firmar la recepcién de mercaderia validando los repuestos enviados con la GR. 5.3. De los controles internos 5.3.1, Elequipo de SEI realizaré cortes semanales para auditar Ia facturacién de las ordenes abiertas y el consumo de Stock. 5.3.2. El Gestor de Contratos coordinara con el equipo técnico en contrato la realizacién del inventario mensua donde no se cuente con almaceneros. 5.3.3. Contabilidad llevard la custodia de las Guias de Remisién, Vales de Salida de Stock y OT por correlativo y contrato. 5.3.4, El Operador Logistico de Contratos controlaré que los Vales de Salida de Stock hayan sido cargados @ una orden yemitido albarén de salida. 6. DE LAS SANCIONES AL INCUMPLIMIENTO DEL ESTANDAR 6.1. NOTIFICACION POR UNICA VEZ Todo personal de ACP que por primera vez incumpla las responsabilidades descritas en el presente estandar serd notificado por el drea de SEI haciendo notar la falta cometida y exhortandolo a no volver a cometer la falta. La notificacién sera remitida al Jefe Inmediato y a Recursos Humanos para su registro en el file personal.CODIGO [ACP-GAF-ESTO2 J@acP automotriz Central del Peri ESTANDAR VERSION 02 . ATENCION LOGISTICA DE CONTRATOS {REVISION 02 PAGINA TET, 6.2. AMONESTACION ESCRITA Todo personal de ACP quepor segunda vezincumpla las responsabilidades descritas en el presente estandar sera sancionado mediante un memorandum: el Jefe de SEI notificara (por segunda vez) al personal que cometa la falta, el Jefe Inmediato debera emitir memorandum al trabajador en falta conforme al detalle descrito por la notificacién en un plazo no mayor a un dia de emitido este documento. El Memorandum deberd ser firmado por la Gerencia correspondiente y Recursos Humanos entregado impreso al personal que cometié la falta, el cual deberé firmar el cargo de recibido. Este memorandum ser adjuntado al file personal. 6.3, DE LA REITERACION DE LA FALTA Todo personal de ACP queacumule tres (03) memorandums consecutivos dentro de un periodo de 06 meses por la misma falta sera suspendido por dos (02) dias habiles sin goce de haber. La reiteracién en la suspensi6n de labores sera causal de despido.