Unidad 3 Hojas de cdlculo En esta unidad aprenderemos a: + Seleccionar los diversos tipos de datos referencias para celdas, rangos, Fojasy bres. * ‘+ Manejar aplicaciones y periféricos para introducir textos, nimeros, cédigos « imégeres. *Uilizar férmulas y funciones. + Generar y modificar gréficos * Usar macros, realizar documentos y planillas. *Uilizar la hoja de céileulo como base de datos. + Personalizar las opciones de ry barra de herramientas. + Importar y exportar hojas fe caleulo Y estudiaremos: Los tipos de documentos de hoja de eélculo. ‘La elaboracién de distintos tipos de hoja de célevio, * Los elomentos de configuracién de la oplicacién, del entorno, de formato y de insereién '* Los elementos de datos. * Lo vilizacin de férmulas y funciones, * La eroacién de tables y grdcos dindmicos + El uso de plantilas y asistentes, *# El disefo y la creacién de macros. * Lo seguridad del documento * La importacién y exportacién de documentos.a Vocabulario Beis de cae Una hoja de cékul es un progra- ma que permite lmacenar dees, fanlo numéricos como texto, en forma de. tabla. bidimensional Una vez intoduedos los dats, se pueden realizar operaciones ari mméticas, incur (6rmulas comple- js y obtener grfcosilsratvos @ por. . la hoja de eélevo es une herra- ‘nia versail, lo que, desde el puno de vista emoresaral, nos permite vilizarla en disinos mbtos: + Contabilidad: facia la gesin del estado de thio de efecvo, elbalance de ingresos/gastos rificacién: podemos dise- iar planes de seguimiento de teres, tunes de trabajo, ho- ratios, ee. + Seguimienia: pariendo del plan tnieror, podemos crear una hoja que nos permit verifcar 5 se consiguen los objevos pro- puesios. De hecho, es sencilo ‘gregar un calendar, lo que nos fecita adopierlo al pro- patito conereto pera el que lo dlsehomos + Generacién de presupuestos: para las empresas es fundo- mental proporcionar al cliente la informacin cerca de sus productos o servicio, y la ho- jade célculo nos permite crear de forma répida y sencilla un presupuesto, + Facturacién: podemos gestion nar féciimente los elbaranes, facturas, ele, que se generan nel dia. dia de la orgeniza- cién, lo que supone un shore electivo de costes en trminos lemporales. \ ) a @ 1.Primer vistazo a Microsoft Excel La ventana principal de Excel se estructura de la siguiente forma: Ficha Insertar Bee oa at 8, @ @ Ble set | sae Ber cn Estas ap |wrmee| cto wee | ae in, MO ae cme Bre son meee Sesh Incluye los grupos de opciones que nos permiten afd imagenes, rica, etc. la haa Ficha Disefio de pagina MR seer [eco cene | tere oe aa we 20= Deob 284 eee wot (gy | epee rate ee Fe ae OF | El iie ieee Oe) Permite conigua la presentaci yl formato del documenta para su edcisno impesién. Ficha Férmulas a fe Suge: Dae eaeoe i Foe dees B-| rimwatinn: |dmnramaem ¢-| 29 SESE eremom Eirecerton- > “emma Womwrseneseects owen: — ate LUsatemes os botones para intvoduciyedtarlas ecuaclones yfunclones que ullcem [EB Cuadro de nombres indica qué caida esta acta, 8 ded, qué clda estanas edtando, El boten Seleccionar todo nos permite eacoger todas colds dois hoa en un sola ele 1 controlador de riieno permite compiatar 1 contenido devaras fas o columns comtiguas con valores consecutvos en una see, Poderos seleccionar una fla enter pusando sobre e!nimere en la eabecera. Las soapas onl cha de hojas nos poriten accoder alas cistirtas hoa do clcuo que omponan al ib, ¢ [aaa eee Fig. 5.1. Ventana principal de Excel Neg xe Bead g5 rime OF Ficha Datos |. ee nd *) | OSs mye Sw se. 7 Ce a cco BPA) Sr |e SEE | a |e ition Fiche Revisar EE ew oto terms Ges [eer |S Ratan] | Te Nncomsarmacoa Weeerce someone mara pe = NN” | Doremrce Dee Ineluye ls contoes par a revisién ertorsties la vadueclsn yl proteceién del documents Fiche Vista a a ae Ove CO OR t= a) a a yt eR dr Facita ta eoniguacién del dea de trabajo la gestion de macros. Fiona Ineie Incluyo ls grupos do opciones de formato do tonto, e tomate de cola y bs controls adecuados para ose, insert’ o eliminar conjuntos de Biromnos > Ft ate La barra de formulas e un elemento fundamental, ado que la utlizaremos para introduc las ‘eperaciones ofunciones sobre datos PPodemos seleocionar ura columns completa pulsar sobre lalera en la cabocera. Li calda esi ntereeccion de una flay una column, neste caso, dela courmaGy ala, porio ques ldontiesdor 08 G2 Las opciones mis comunas dl grupo Vita se inoluyen junto ala avamionta de Zaom. DB voosoo los documentos que vomos a crear se manejan como libres, que se componen de hojas de eékeulo. Un’ documento. nuevo contione res hojas de céleulo Deniro de un libre, cada hoja se idenifica de forma dnica por su nombre. Este idenificador lo podemos ver en la solapa qve parece en Ia pare inferior a través de la cual podemos acce- der © cada hoje del bro. Une hoja de céleuo se represen: fa como una tabla disrbvide en flas y eolumnas. En la inirsee: cién de ambos enconitamos la felda, A la hora de iniroducir datos 0 realizar operaciones sobre estas, lo podemos hacer deforma individual sobre. la celda aciva, © bien sobre un blogue de celdas, lo que deno- rminamos rango de celdas Las fermulas nos permite real: zar céleulos a parir del conte ride de Ia hoja, con la ventaja de no toner que volver a escribir le operacién si se medifican los dotos de las celdes Las funciones son férmulas que Tos herramientos nos. propor cionan para le realizacién de determinades o rancieros, conversiones, etc 1.Busea el nombre de la primera hoja de cdleulo comercial 2. Elabora un litado com parativo del nimero mé- ximo de filas y columnas que admiten las hojas de céleulo de los distintos far bricantes Adividades,3 isd cla D ovcger - También puedes seleccionor un rango manieniendo pulsada la tecla Mayis y haciendo elie en lo primera y shima de las celdas aque forman el conjunto oaks Crerbiondo la referencia on el cvatko de nombres. Si quotes incur uy rango de celdas Nguos debes anu el corde te pias {) ent mbar por tjomblo,B2D6. Sin estan con gues dobesseperras elo chat ulizendo el earéter punto ¥ coma () por ejemplo, para el tose que muesta la Figure 23 febve que moduct ABBID4 @ 2.Operaciones basicas y referencias Como se muesira en la Figura 3.1, cada una de las hojas que componen nuesiro documen- to se divide en celdas, que se identifican a partir de la letra (o letras) de la cohmna y el riimero de fila en cuya interseccién se encuentran. Esta combinacién se denomina referen cia o direecién de la celda © 2.1, Seleccién de celdas En la celda podemos escribir nimeros, texto o férmulas. Activamos una eelda haciendo clie sobre elie, o bien escribiendo la referencia en ol evadeo de nombres, tal y como se muestra en la Figura 3.2. Fig. 3.2. Seleceién de la celda activa En ocasiones puede ser necesario seleccionor més de una celda. Si estén contiguas, se puede seleccionar haciendo clic en la primera celda y arrastrando el rarén hasta la hima sin liberar el botén principal La referencia @ un rango se establece escribiondo las coldas inicial y final separadas por el signo de dos puntos. Por ejemplo, D1O:E12 es un rango formado por seis celdas. Silos celdas no son contiguos, se pulsa la tecla Chl y se seleccionan une @ une los celdas del rango, tal y como muestra la Figura 3.3. Este método también nos permite seleccionar varios ranges. Fig, 3.3. Seleccién de celdas no contiguas. En cualquiera de los casos, puedes observar cémo las celdas aparecen sombreadas, con un color de fondo distnto al del resto de las celdas de la tabla Este método resultaria muy ineSmodo si tuviésemos que escoger todas las celdas que forman una fia 0 una colimne Por 880, pare realizar est operacion simplemente hacemos clic sobre la cobecera, en el nimero de la filo o en la leita de la columna correspondiente. El resultado de seleccionar la columna D se muesira en la Figura 3.4. Como puedes observar, el cursor cambia a una flecha gruesa que apunta hacia abcio. Fig. 1.4 Seleccisn de una columna, Para seleccionar varias filas 0 columnas contiguas hacemos clic en la cabecera de la primera y artastramos el ratén hasta lo dima sin liberar el bot6n principalSilas fils © columnas no son contiguas, se pulsa la tecla Ct y se seleccionon una a una las cobeceras del rango. Por dltimo, puedes seleccionar todas las celdas de la hoja de célculo pulsando el botén Seleccionar fodo en la esquina superior izquierda del drea de trabajo. Si dejas pulsado al botén principal del ratén sobre el botén Seleccionar todo puedes ver el nimero de filos y columnas de la hoja, como muestra la Figura 3.5 1048576F x16384C + (~ & Fig. 3.5, Seleccin de todas lar celdas dela hoja. © 2.2. Insercién de datos, dibujos e imagenes Una vez seleccionada le celda, pedemos introducir un nimero, un texto 0 el resullada do una operacién Caso préctico 1 Introducir datos en una hoje de céleulo El departamento de extraescolares ha decidido elaborar una lista de las actividades que oferta el centro, incluyendo el nombre de la actividad y el nimero de activida- des. Para ello, crea un nuevo documento de Excel e introduce los siguientes datos en le Hojal: * En calda Al exeribeeNimero de acvidadess,y on la cella C1 inode o nimero «4s Rellena las celdas B1 a Fl con los valores: «L, M, X, J y V». Rellena las celdas A3, Aé y AS con los valores «16.00, 17.00, y 18.00» Escribe «Pinturo» en las celdas Bd, B5, DS y FA. Escribe «Teatro» en las celdas C3 y E3. Escribe «Ajedrez» en las celdas C4 y F3. ++ Escribe «Patinaje» en las celdas D3, D4, Ed y E5. Fl resultado ser similar ol que se muestra en lo Figura 3.6. Fig. 2.6, Rewltado del caso prctico Como puedes observar, la aplicacién reconoce la naturaleza de los datos y, en fun- cidn de la misma, se muestran de forma distnta Eltexto se linea o la izquierda. Los nimeros, que son cualquier combinacién de ciftas que no incluya caracteres, clfanuméricos, se alinean a la derecha, Las fechas y las horas se alinean a la derecha. Puedes comprobarlo haciendo clic fn la celda Ad: verds cémo en la barra de fSrmulas aparece la hora en formato 17:00:00», aunque en la hoja se muestre de modo resumido, A diferencia de Excel, en Cale, 4 dojas pulsado el betén prin pal del ratén sobre el bot6n Seleccionar todo puedes veo rango total de celdes que con- iene la hoya ~ / ‘aBeis de cae eee einer Formato | gaya m ncetar eae. e Insertar fas de hola } Inverter colamnas de hj Bnet ja Fig. 3.7. Mend desplogable Inverter. Pegado especial... Borrar contenido Fig. 3.9. OpeiénInsertor en el mend contextual, a O A. Maneje de filas y columnas ‘A medida que hemos escrito los datos en la hoja, hemos afadido nuevas filas de datos huciendo cle on la cekda comespondiente 0 desplazéndonos con los eusores del clado. En caso de que sea necesario incluir datos en posiciones intermedias, podemos agregar nvevas filas 0 columnas de tres formas: * Stleaionando a apc sar Hos de hj Instr colina de hoa Daselagano tel mend Insertar del grupo de opciones Celdas, tal y como puedes ver en la Figura 3.7. * Seleccionando la opcién insertarceldas, desplegando el mens Insertar del grupo de op: ciones Celdas. Aparece el cuadro de didlogo Insertar celdas que muestra la Figura 3.8, en el que podemos seleccionar la opcién Insertar foda una fila © Insertar toda una co- Juma y pulsar Aceptar. Fig, 3.8. Cuadro de didloge Inserar cela. * Haciendo clic con el botén secundario sobre la cabecera de la fila o la columna, y eligiendo la opcién Inserfar en el mend contextual que muestra la Figura 3.9, Ten en cuenta que la nueva fila 0 columna se afiade antes de la que has seleccionado, de forma que las restantes se desplazan hacia bajo o hacia Ia derecha. En caso de despliegues el mend contextual sobre el drec de trabajo, la opcién inserta por defecto una nueva fila Caso préctico 2 Introduci nuevas filas y columnas Vamos a ampli la informacin del caso prio ane, ineluyonde a qué se corresponden los datos y el ulo de una columna que contendré la hora de fincliza- cién de las actividades, lo que haremos mas adelante, 1. Activa una celda de la fila 1 y elige la opcién Insertar filas de hoja en el botén Insertar. Verds cémo se desplazan todas las flas hacia abajo. Eseribe en a celda Al el texto «ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES ~ PLANIFICACION SEMANAL®. 2. Activa una celda de la calumna 8 y elige la opcién Insertar en el meni contextual ue se despliega al hacer clic con el botén secundario. Verds cdma se desplazan todas las columnas, a excepcién de la A, que se encontraba a la izquierda. Intro- duce el texto eHora inicio» en la celda AS y «Hora fin» en la celda B3. El esukado debe ser similar al de la Figura 3.10. 7 | ACTiviOADES BeTRAESCOLARES -PLANIFICACION SEIANAL 2 Numeroe actives 4 2 Worsinicio Hors tin “ x 4 v 4 1690 Teatro patingje Testo Ajesrez S| 790 Pinte Aedrez —PatinajePatiajaPintura 6, 1890 intra Piura Patnaje Fig. 3.10. Resultado del caso préctice 2Si necesitas elimina filas o columnas puedes sequir pasos muy similares a los que has reclizado en el caso practico 2, seleccionando la accién correspondiente en el mend desplegable Eliminar del grupo Celdas o eligiendo la opeién Eliminar en el mend con- lexival que se despliega sobre las cabeceras de los fils © las columnas. Q cospicieos Eliminar un hueco entre celdas A iniroducir los velores del caso préctco 2, ha aparecide une celde de separacién entre el texto eNimero de actividades» y el valor 4, Para que welvao tener la. ape Fiencia inicial, puedes eliminar el valor de la celda D2 y escrbirlo de nuevo en la celde C2, 0 bien hacer clic con el botbn secundario sobre la celda C3 y seleccionor el siguiente recorrdo: Fliminar celdas > Desplazar las celdas hacia la izquierda > Eliminar, De este modo, hemos reducido el hueco entre ambos valores, ? - la necesidad de ocular un con unto de filas o columnas suele ser temporal, por lo que, sivilizas ha- Bivelmeste este mecanisme,. te resularé de utlidad conocer los siguientes atajos de teclado: + Ocular filas: [Cir + 9] * Mostrar filas ocultas [Cirl + Mayés + 8}, + Ocular columnas: [Cirl+ 0} * Mostrar fas ocultas: [Cirl + Mayas + 9} Por dltimo, hay que considerar Ia posibilidad de que necesitemos que no se visualice un conjunto de filas © columnas. Para ener Cnicamente disponibles aquellas con las que Yayamos a lrabojar, podemos acceder al mend contextual sobre la cobecera de la fila © columna y pulsar Ocular, A pari de ese momento, notarés que no aparece el identiicador en el conjunto de cabeceras, como puedes ver en lo Figura 3.11. Para volver a fener acceso a los datos, simplemente debes seleccionar las filas adyacentes, hacer clic con el botén secundaria y elegir la opcién Mostrar. OB El uso de filros de datos nos permite ocullar de forma automética los Flas que cumplen un determina crterio en una celda. De este modo, podemos manipular los datos, su forma to, extraer gréficos o imprimir los datos de dichas filas sin necesidad de ocultar manualmen- te aquellas que no queremos incluir en las operaciones. Excel 2010 nos permite filrar fila: + Por l fexlo que conlienen + Por valores numéricos. + Por fechas w horas. + Por valores superiores o inferiores, '* Por valores por encima o por debajo del promedio. ros, Si ienen celdas vacies o no. Por formato de celda, Tomando como referencia el valor de la celda activ Caso préctico 4 a— Fig. 3.11, Flo 13 ocula de la Tabla 3.1 en la hoje de céleulo, empezando en lo 5 Usiizar filtres para mostrar un conjunto especifico de datos sj cag n-ne MEO Los filtros nos facilitan la consulta de datos que cumplen un SMR __| Primero, Diurne 28 " SMR Segundo | Diune 2 determincdo criterio, por lo que nos resulian muy vtilesala SMR Png Vesperia 50 hora de extraer informacién de la hoja de célculo. Eneste SMR Segundo Vespertino 2s aso, partimos de los datos de matriculacién de la fam DAW Primero Biumne 2 lia profesionel de Informatica y Comunicaciones, a la que Daw _Sequade, Piura ar ‘vamos @ aplicar un conjunto de firos DAM yee % 1. Crea un nuevo documento de Excel ¢inroduce los datos. SIR Disme 21 asi Dine 2 celda Al Table 9.1, Datos del caso préctico 43 isd cla Caso prctico 4 (Continua) ) 2.Vamos a mostrar Gnicamente los grupos del turne anterior. Esto implica que, a medida que introducimos de maiiano. Para ello, seleccione la fila | y pulsa el —_fillros, vamos reduciendo el subconjunto de datos mos- botén Filo, del grupo de opciones Ordenary filraren _trados. Para comprobar esto, despliega de nueva el la ficha Datos. Verds cémo, de forma aulomética, se mend de la Figura 3.12, pulsa Filros de texto y selec- incluye en las coldas Al @ DI un control desplegable, _ciono Comienza por... En el cuadro de didlogo Auto con el icono de una flecha apuntando hacia abajo. filiro personalizado escribe DA en el evadro superior. 2 Desplge el mend oscido ys tosis Al pls Acgptar poeréscomprobar cue char slo ‘al mo (i see lee ite se muesiran las Flas que cumplen diche condicién a ke cela Al PST i emeane Ahora afiade un filtro @ la columna «Tumnos, de forma few che on el coodto de Soon + gue solo se muestren los grupos del turno eVesper- soloceiba de le voloros DAM tno El esedo de est operacién mosiard ileo DAW, de forma gue Gn mente dos filas, que son aquellas en que los valores, Zamenle aparezcan mares. | (Sa E de las celdas cumplen todes los eriterios que hemos dos en la ista los ciclos SMR “sean impuesto. y ASI Al pulsar Aceplar, ie 6.Por éltimo, yamos a aplicar un filtro sobre los datos verés cémo se ocultan de cam -— numéricos de la columna «Matriculadoss, Para ello, forma eutométes las fas 6 0 ‘en primer lugar pulsa Borrar en el grupo de opciones 9. pri de ei momento Ordenar y fitrar. A continuacién, despliega el control cvalguier busqueda o cambio sae) (ame) ©-—-—-«80ciado 9 Ia celdo DI, selecciona Filros de némero que felis sobre os dts = yen el submeni, la opcién Inferior al promedio, él Ia labla se oplicaré Gni- Fig. 3.12. Mend desplegable resultado de esta operacién muestra los datos de la camente a aquellos que se de! control Ordenar y filler. Figura 3.13. muestan tras aplear el fil. 4. Para wo¥er a mostrar todos los datos debe lininar ‘Giclo_[=|Gurso [=]Turmo _[=|Matriculados =| el filtro. Esta operacién se realiza pulsando el botén ee a Borrar del grupo Ordenar y filtrar, Al hacerlo, obser = vords comowwelves © tener disponibles todos los datos sone Poems, [Meath a ue introdujise al principio. DAW Segundo _Diurno 2 5. Una caracteristica interesante es que los filtros son adi ‘ASIR. Primero Diurno a tivos, es decir, cada filo que afadimos se basa en el fig. 3.13. Renlade del caso prctco 4 XL * a ° J @ O ©. Validacién de datos (am Sabias que...? La validacién de datos os un mecanismo que nos permite verificar el tipo de datos o los fn algunos casos puede ser stil | valores que los usvorios pueden inttoducir en una celda. De este modo, podemos: esagurarse de que el vsvario ¢ Restrngir los valores introducidos a un intervalo determinado, sean nimeros, fechas Una celda fen el ejemplo, la © Fextos Ad}, Puedes reclizor esa com- * En el coso de las coldas que almacenan texto, se puede limitar la longitud méxima probacién oplicando el mec del mismo, hismo de validacidn y vilizan- do la férmula: =ESTEXTO(AA) * Limitor las opciones utilizando una listo desplegable. \ * Indicar al usuario qué tipo de valores debe introducir, 0 explicarle cémo corregir el error cometido. @ Adividades 3. Borre todos lo filros que hayas aplicado « los datos del caso praciico 4, Modifica el color de todos los ciclos que lienen 25 alumnos © menos, asignando el color rojo @ \ dichos flas de datos. A continuacién, describe los pasos necesarios pare mostrar Uricamente estas flos sin uilizar los opciones del desplegable Matriculadosa Aplicar el mecanismo de validacién de datos a una hoja de ‘aleulo que edita el usuario El instituto ha decidido completar los datos de la Tabla 3.1 incluyendo la informacién correspondiente al resto de los grupos del centro. Nos han propvesto que nos aseguremos de que los datos que se introducen son correctos, Para ello, tenemos que verficar que el nomore del cilo esd compuesto por tres o cuatro letras, que el valor del curso solo puede ser Primero» o «Segundo», y el turno solo puede tomar valor Diurnos, «Vesperino» 0 «Nocturnos, Ademés, el nimero de clumnos marculados no puede ser negativo ni mayor de 34 Para ello, completa ls siguientes pasos: 1.Selecciona las celdas A2:A20 ‘Accede la fcha Datos y pulsa Validacin de datos en el grupo de opciones Herramientas de dotos, tal y como muestra Figura 3.14 fig. 3.14 Botin Validacén de dats. 2.En el cuadro de didlogo Validacién de datos, selece ciona a pestafia Configu. Siem = racién, elige longitud del = = texto en Permit, asigna el | valor «enire» para Datos e | introduce los valores 3 para Minimo y 4 para Maximo, como muestra la Figura 3.15: Fig. 3.15 Vercocin que ‘opie alos dator 3.Rellena Titulo y Mensaje de (== entrada en Ia pestafa del mismo nombre tomando como referencia la Figura 3.16. Este mensoje se muestra al usuario al seleccionar la celda sobre la ue introducimos la verificacién. Fig. 3.16. Mensaje indicative al vsvario, X @ Actividades ~ 4, Siel usvario hace caso omiso a la advertencia que hemos introducido en el paso anterior, se mostrard el lexio que indicaremos en la pesiaria Mensoje de error. En este caso, vamos o uilizar el estilo Advertencia, estableciendo el ful y el mensaje que muestra a Figura 3.17. Fig, 3.17. Mensoje de errr para el usvorio, 5. Pulse Aceptar y comprueba que ahora, al editar una celde del rango, muestra una eliqueta con el mensaje de entrada y, si el dato introducido no cumple lo indi- cado, aparece un cuado de didlogo que nos permite corregirlo o conservar el valor escrito, 6. Selecciona el rango B2:820 y en el cadro de Validacién de datos indiea en lo configurocién que se permite una «distas, cuyos datos se rellenan en Origen, separados por punto y coma: «Primeroy; «Segundo». ARade un mensaje de entrada de forme apropiada e incluye un mensoje de error de esl, «ror, explicando que solo se puede escr- bir «Primero» 0 «Segundo. Si dejas marcade Celda con lista desplegable al seleccionar la celda ineluye un control para elegir el volor de une lists 7.Repite ol paso anterior para el caso del «Turnos, en el range C2:C20. 8. En lo que respecta al nimero de matriculados, selecciona fen configutacién que el valor sea un nimero entero entre 0 y 34. Completa también el mensaje de entrada de forma apropiads @ incluye un mensaje de error de estilo «Errors “4. Rozona el esdhado de inoduiras siguientes las de Compeba ahora sso cumple lo que has escrito, ao | valores (Tabla 3.2} en la hoja de célculo del caso préc- —_diendo los datos al documento del caso préictico 5 fico anterior. Gide Curso Tame Matrculades Resultado AWB Frimero 38 DAW Tereero 30 DAWBN Primero Diveno 20 DAW Segundo Vesperino ° DAW Primero Tarde 30 Tabla 3.2. ) J) aBeis de cae OD. Ordenacién @ Recverda. ——. Enel aportado 2.3 oprenderds lo necesario para der formato alas celdes de la hoja de eélelo, que podrés ordenar por cole, fuente © icone siguiendo los pasos del caso préchico 6 y eligiendo el ci- terio que necesites en el desple- | * Texto. able Ordlenar sein. \ at _|# Color de celda. * Nimeros * Fechas. * Fuente © leone. Cuando queremos localizar un conjunto de datos en una hoja de célculo puede resultar iil ordenar el contenido de un rango de celdas, en orden ascendente o descendente, en funcién del contenido de las mismas: tn COrdenar los datos de una hoja de céleulo Con el fin de faciltar la comprensién del lstado de alum: ros matriculados, vamos a mostrar el conjunto de datos del caso prdctico 4 en orden alfabético. Para completar este proceso, sigue estos pasos: 1. Selecciona la celda B1 2. Accede « la ficha Datos y pulse el botén Ordenar de A a Zen el grupo de opciones Ordenar y fitrar, tal como muestra la Figure 3.18. ca Om | T on EL Rome) FS, smncad Ordenar y ftrar Fig. 3.18. Botén Ordenar de A o Z En ese momento verds cémo, de forma automatic los datos de los ciclos aparecen por orden alfabstico de curso, es decir, todos los grupos de ePrimero» seguidos de los de «Segundos. 3. Selecciona la celde DI. 4, Pulso el botén Ordenar de Z a A, tal como muestra la Figura 3.19. pagina Formulas | Datos | 1 % Borrar um ¥ x" avanzad @prserar Fitro X Ordenar y fitrar Fig, 3.19, Botén Ordenar de Z a A, Apreciarés ol instante que se han ordenado los grupos por nimero de alumnos matriculades, del mas alo al mas bajo. 5. Selecciona ahora la celda Al 6. ora ordenar por més de un erteio, hay que uilizer el boldn Ordena, que muestra el cuadro de dilogo del mismo nombre 7.En la lista desplegable Ordenar por selecciona «Ciclo» y como Criterio de ordenacién elige A a Z. 8. Pulsa Agregar nivel para que aparezca una nueva fila de criterios 9. En la lista desplegable Ordenar por selecciona «Turno» y como Criterio de ordenacién elige A a Z. 10. Repite los pasos anteriores para incluie también la columaa «Curso» y ordenar alfabéticamente en sentido escendente. £1 resultado seré igual al que muestra la Figura 3.20. | pulsar Aceptar podrés observar cémo los datos se han adaptado a los criterios de ordenacién estableci- dos. Fig. 3.20, Critrios de ordenacisn del caro pracico 6. a’© E Relleno de un rango de celdas Ala hora de introducir datos en una hoja de calculo resulta stil el Controlador de re- leno, que se encuentra en la esquina inferior derecha y se activa al hacer cle cuando el cursor cambia a la formo de una cruz, Este elemento permite realizar las siguientes tareas sobre un rango: + Copiar el valor de la celda original en las estantes + Copiar el formato de la celda original on los restantes. * Incuir una serie de valores consecutivos en un rango de celdes Para ello, selecciona la celda inicial, haz clic en el controlador de relleno y arrdstralo hasta la celda final del mismo. Por dlimo, silo operacién es distnta a la copia, debes seleccionar la opcién correspon- diente en el mend desplegable de la serie, como muestra la Figura 3.21. En funcién de la direccin del movimiento el tipo de secvencia varia + Sirealizas el movimiento hacia abajo o hacia la derecho, rellenc en sentido ascendente. * Sirealzas el movimiento hacia arriba o hacia la izquierda,rllena en sentido descendents ‘odas estas operaciones se pueden reclizar también utlizando las opciones que propor ciona el botén Rellenar en el grupo Modificar. Caso préctico 7 io) O Copiarceldas [EE Sei ce rpteno j By sicserg | © RellenarfS¥matossélo (© _Rellenarsin formato 1 para una serie, Urilizar el controlador de relleno para incluir valores con= secutivos Con Ia intencién de faciltar la gestién de los periodos en los que se realizan las distintas actividades, el depor. fomento ha decidido numerar las sesiones y completar el horario con los nombres de los dias de la semana. L-Afiade une nueve columra a la izquierda de la columna A, ibe el texto «Sesidn» en la celda A3. Ineduee el valor 1 en le celda Ad, haz clic sobre el controlador de relleno y arrdstralo hasta la celda A, En ol mend desplegable, selecciona Serie de rele, de X forma que aparezcan los valores 2 y 3 en las celdas correspondientes. Introduce el texto «lunes» en la celda D3. Haz clic sobre el controlador de relleno y arréstralo hasta la celda H3. Verds cémo se introducen los nombres de los dias de la semana en las celdas adyacentes. Si en este caso accedes al meni desplegable de opciones del controlador de relleno, verés que se incluyen opciones especificas para rellenar con los valores de los dias OF Inelusién de formulas @ Actividades En la hoja de célculo trabajamos habitvalmente con férmulas 0 funciones que uilizan datos estiticos o que provienen de las celdos restantes. Cuando editamos Ia celdo, las formulas se escriben precedidas del simbolo igual [=). Al finalizar la edicién, la celda mostrard el resultado de la ejecucién de la operacién. Las opciones de formato que le asignemos se aplicarén a dicho resukado, O G. Insercién de dibuios e i los documentos de hoja de célculo no se componen dnicamente de fexio y cifras, por lo general se completan con dibujos, esquemas o imagenes que ilusen el contenido dela hoja vigenes Para introducitlos en Excel, puedes vilizer los elementos del grupo llusraciones en la fiche Insertar, al igual que hes hecho con los documentos de lex'o de Word 5.las sesiones de las active dades son de 50 minutos. Describe los pasos que debes seguir para relle- ner ls hore de Frcizacion correspondiente « cade se- sin en la columna C 6. Afiade al horario de active dades extraescolares una imagen que represente al menos uno de los tlleres a los que se puede acudi 3.21. Opciones del controlador de3 isd cla @ oocge El mend contextual de celd, tal y como se muesira en le Figu- a 3.22, te proporciona acceso inmediaio a la opciones més comune: de lor grupor Fuente, Parafo y Estilos oe ae NEES A ERS 22. Opciones de formato 1nd contoxval. 35 12 a sc = = yo attest rier. Fig. 3.28, Opciones del desplegable Formato de nomere Q voce © 2.3. Formato de los datos La presentacién de los datos en los documentos ofimaticos es muy importante no solo a nivel estético, sino también a nivel practico, porque nos facilitainterpretar el uso de los datos o las relaciones entre los mismos. Una vez seleccionado el rango de celdas al que vamos « aplicar el formato, pulsames el bolén correspondiente en los grupos Fuente, Parrafo 0 Estlos, de la ficha Inicio, en lo cinta de opciones, Debes tener en cuenta que el formato aplicado a una celda sigue cctv cungve no conlenga nngin voor. Si quieres elmnarc,debesesgral for mato General En las coldas de la hoja de célculo se puede aplicar el formato propio de todas las herramientas ofiméticas: tipo y tama de fuente, resalado (negrita, cursiva, subraya- do..J, colores, ec., que puedes uliizar de la misma forma que has hecho en Word. Ademds de las anteriores, existe un conjunto de opciones propias de las hojas de célcu- lo que nos facilitan mostrar al usuario los datos con los que trabajamos. Hay que tener en cuenta que el modo en que se presenta el valor es independiente del dato en si. Este limo se almacena de forma interna en una representacién especifica para su manejo mediante las operaciones correspondiente. El grupo Numero nos permite elegir cémo vamos a mostrar los datos numéricos, en fun cién del propésito del valor. Incluye los botones recogidos en la Tabla 3.3 Formato de nimero Desplioge un conjunto de opciones comunes para la eres =| qsignacién de formato a los datos, como se muesira en Tefgure 323 Formoto de némero de | Properciona un formato estandarizado en funcién del ccontabiidad ® tine de moneda elegide: euro, libra, yen, ete Exile porcentval Extablece a representacién del porcentae. % Exile milla f&—_ Erlablece el formate del separador de miles. Nimerodedecimales | 73.8 Aumenta 0 reduce l nimero de cifras decimales Table 3.3. Bolones del grypo Nimero El grupo Alineacién contiene los botones relacionados con la posicién de los datos dentro de las celdas y los métodos para ajuster texto cuando excede los limites de las mmismas, como se recoge en la Tabla 3.4 Si necesitas dar formato répido @ un rongo de celdas, puedes uilizar alguna de las combina- ciones predefnidas disponibles fen el mend desplegable de Es los de celda, en el grupo Etlos de la ficha Inicio. Alinoaeén vertical ewe ©eloca el dato en la parte superior, conialo inferior dela Alineacién herizental S| Coloce el dato ala izquierda, en elcento 0. le derecha ‘Sangria Gem | Entablece a separacién expect al margen Ajusar texto = Amplia el somario dela calda para hacer visible por | completo sv contenido. ‘Combinar y centr ag. Une elrango de celia: seleccionadas en una slo, ‘Orientacién Rota el texto mosrindalo en vertical oun éngule determinade, ‘oble 3.4, Botones del grupo Alineacién.Caso préctico 8 ~ Representar nimeros con formate monetario Con la intencién de publicar la informacién del departa- se alinean ala derecha. Para facltar la lectura, vamos mento de extraescolares en el tablén de anuncios del insf- a aproximarlas @ su actividad, seleccionando el rango tuto, nos han encomendado la tarea de inclu las torifas de CB:C11 y pulsendo el botén Alinear a la izquierda. las csintos actividades y proporconar wn formate alacIVO 4 borg que todos lat torifas tengan una aporiencia Para promover la poricipacion de los alumnos. omn,podemos seleccionar las celdas que continen 1.En primer lugar, selecciona el rango BIHI y pulso —_lescifras y Combinar celdas. Comprobarés que el rango se ha Pulsar el botn Aumentar decimales dos veces, de fusionado en una Gnica celda, que ocupa el mismo forma que figure la cifta con dos decimales para los espacio que las originales, pero que se maneja como si cérvimos de eur. fuera una sola, Asignale un tamafio de fuente 14 y * Seleccionar la opcién Moneda en el botén desple- color azul, ahora aparecerd centrado en la parte supe- {quble Formato de numero, Aviométicomente, lo hoje rior de lo hoja, de célculo afiade el simbolo correspondiente a la 2.A continvacién, selecciona la fila 3, asignéndole el moneda, en este caso el simbolo del euro. color blanco a Ia fuente y fondo azul. Repite estos Una vez realizados estos pasos, lo aporiencia de ty docu- pasos seleccionando la columna A. mento debe ser similar a la que muestra la Figura 3.24 3. Afiade el texto «Tarifas» en la celda A8, y rellena los celdas 88 a B11 con los nombres de las actividades i eAjedrezs, eTeotros, «Pinturas y «Patinajes. En las cel : das C8.a CII incluye las tarifs: «5», «15s, «5», «12s y ' «9,50», respectivamente. Ten en cuenta que en Excel el f separador de cifras decimales es la coma y el separa a dor de miles es el punto y que, por defecto, los nimeros Fig. 5.26, Revutado del caro préctic 8 J Fig. 3.25. Caraclersicas configurables de a categoria Conlabilidad, Si necesitas oplcar opciones con un mayor grado de refinamiento, puedes hacer elie en la opeién Formato de celdas del meni contextual que eparece sobre el érea de lraboio. Fl euadko de didlogo incluye varias pestahas que dan acceso a un amplio conjunto de opciones de formato a plicar a las celdas seleccionadas, enire ellas las correspondien- tesa Fuente, Alineacién y Nomero. A estos itimos puedes acceder también pulsando el selector de cuadio de didlogo del grupo correspondiente. Por ejemplo, puedes configurar el nimero de decimales y el simbolo monetario pulsando el selector de cuadro de didlogo del grupo Nimero o eligiendo la opcién Formato de celdas del ment contextual y seleccionando la categoria Moneda en la pestaiia Néme- 10, tal y como aparece en la Figura 3.25. De este modo, puedes elegir qué apariencia van a fener todas las cantidades monetarias pertenecientes a un rango. ‘a3 isd cla O A. Formate condicional El formato condicional es una herramienta de la hoja de célcvlo que permite que el formato de un rango de celdas se adapte a su contenido, Pora esto, establecemos un conjunto de reglas con relacién al valor que puede almacenar la celda. En el momento en el que introducimos un valor, la hoja de cdlculo coteja si se corresponde con alguna de los reglas y, en caso ofirmativo, aplica el formato correspondiente co pucicos ‘Mostrar un formato distinto para los datos en funcién del contenido de la celda El departamenio de exiraescolares esié elaborando el balance de cuentas del curso pasado. Nos han entregado el conjunto de datos que puedes ver en la Tabla 3.5 y nos han pedido que facltemos la consulta de los meses en que hubo menos y més gastos. sya A274 iea27 16309 | 38696 | 25361 42s 27426 24892 robs sige 38420 | 38420 | 18890 wsado4o8ee 2677 | 21388 S00 Hyon 28340 | sea ineae 30657 | 30590 | 29882 [Tie] 2s 20008 | as047 | ase ~ 4, Vamos a definir reglas simples para resaltar os datos Fora ello, selecciona el rango completo de datos numé- ricos y elige en el grupo Estilos la opeién Formato con- dicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que. (Fig. 3.26) ¢ introduce en el cuadro de didlogo el valor «400s y en el desplegable con elige Texto rojo. Puedes comprobar cémo, de forma avtomética, apa- recen resaltados todos los valores que superan dicho valor, en concrete * Los meses de «Octubre» y «Febrero en «Teatro. * Los meses de «Octubre», «Febrero» y «Mayo» en Fintura>. le formato se aplica a todo el rango de celdas; de hecho, si modificas el gasto de uno de los meses supe- rando el valor de 400 euros, verds cémo se modifica el color de la fuente y se convierte en rojo, Tabla 8.5, Datos del caso précico 9 1.Crea una nueva hoja de eéleulo en el documento, ‘Afiade on la celda Al el tiulo: «CUADRO DE GASTOS». 2. Copia el contenido de la tabla adjunta. No olvides que el separador de las cifras decimales en Excel es la coma, mientras que el punto ortogréfico se vtliza como separador de millares, 3. Proporciona formato a los datos asignando le fuente en color verde y resaltada en negrite para los nombres de los meses, En el coso de las actividades, asigna el fondo verde y el color de la fuente en blanco, también resaltado en negrite. Asegirate de ave todas las cifras se muestran con dos decimales, pero no con el simbolo a . = — extents nea (Coe An Bl tammpmiorastintons + [Sl wmmerai. - By emcee + | Ht ee Bi mune + te EB) ra ena (By tae irae GE citi Steen. Fig, 3.26. Despliegue de fa opcién Estos J de la moneda. Bono ha sido menor de 100 euros aporezcan en fuente de color verde y relleno verde | 7. Define una regla de formato condicional para que los meses en los que el gasto claro, 2 1eses de qué actividades aparecen resaltados en este caso?10 Representar la relacién entre los datos mediante barras de relleno de las celdas Caso prétc En el caso préctic orterior utlizamos el formato concicionel para facilitar la localizacién de los valores extremos alma- Eenados, Se puede inroducir une pequefic mejora, si mos tramos el valor de la celdo en relacién con las dems, Para ello, Excel proporciona un formato denominado barras de datos, que nos va a permitr de forma sencila mostrar ol Usuario el nivel de gasto de cada activided por eada mes 1. Elimin las reglas de formato condicional establecidas en el caso practice anterior. Para ello, selecciona el rango de celdas que contienen los datos numéricos y accede en el grupo Estilos al ment Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de las celdas seleccio- nadas. Podrés comprobar cémo se elimina el formato anterior de las celdas que cparecian resaliadas. 2, Selecciona de nuevo el rango de celdas y la opcién For ‘mato condicional > Barras de datos > Relleno sdlido en el grupo Estilo. Elige Barra de datos naranja. ~ En este caso, la opariencia de la tabla sera similar o la de lo Figura 3.27. Como puedes observar, las celdas con valo- res mas altos aparecen rellenas casi por completo, mien- tras que las que tienen valores més bajos se muestran casi vyacias. Este mecanismo facilita, al igual que el anterior, la localizacién de los valores exiremos, lo que permite, ade- més, compararlo de forma mas sencilla con aquellos que contienen las celdas adyacentes. + CUADRO DE GASTOS 4 hover S769 De oun : i ‘0a io he Ts i Fig. 3.27, Resultado del caro préicco 10. @ Adividades 8, Compara el resultado del caso préctico 10 con el uso de escalas de color y con- juntos de iconos, disponibles en Estilos > Formato condicional. sQué similtudes y diferencias encveniras respecto a la solucién anterior? Razona fa respuesta. ) OB. Opciones de formato de tamaiio £1 tamaio predefinido de as fils y las columnas de la hoja de eéleulo es sulciente pors almaconornimeros, fecha xox breve, peo en ocasionesnecestamos mod iar el allo 0 el ancho de unc fila para adaptarlo « su contenido o mejorar la presen- tacin de la informacién " erm Debes tener en cuenta que, si la longitud del dato excede el tamatio de la celda, se pueden dar dos casos: + Sies texto, solo se muestra el fragmento que se encuentre dentro de la celda. + Si estamos trebajando con fechas 0 nimeros, la celda aparece rellena de simbolos, de sostenido. Puedes ver un ejemplo de ambos casos en la Figura 3.28. El ancho y el alto de una celda se pueden modificar de forma manual haciendo clic en el extremo de la cabecera y arrastrando el borde hasta la posicién deseada cuando el cursor cambia a la forma de una cruz, como puedes ver en la Figura 3.29, También puedes hacer que se ajusie a fila 0 columna al contenido de mayor longitud Para ello, coloca el cursor en el extreme de la cabecera y, cuando cambia a la forma de cruz, haz doble clic. De este modo, se reduce el ancho de Ia columna si el fexio 0 los nimeros son de longitud menor, o aumenta hasta el nimero de pixeles que permita ver todo el contenido. io 412,74 ite 88,51 Fig, 3.28. Prosentacién de lor datos en Funcién del ajuste 1 Patins c er: Fig. 2.29. Cursor de ajuste de tama de columna, ‘aBeis de cae EE Borde inferior Borde superior Ti orde equierdo Borde derecho Sinborde FA ndoc inc hordes BB. bordes exteros Borde de cundro grueso EB borde dott inferior Borde inferior grueso Borde superior inferior _orde superior inferior grueso Borde superior «inferior doble Diujar bores Dibuiar borde Dibwarcuadreula de borde org berde ‘olor de ines , silo de ines , Keee Sts bord. Fig. 3.33, Pesta Bordes del cvadro de diélogo Formate de celdas. a En ol caso contrario, es deci, si no quieres modifcar el tamafio de la celde, puedes reducir el tamafo de la fuente hasta que se adaple al espacio disponible. Para esto, ac- cede al cuadro de didlogo Formato de celdas > Alineacién > Control del texto > Reducir hasta ajustar, como muestra lo Figura 3.30. Fig. 3.30, Opcién Redcir hasta ajustar para el tomar de la fvente en una cold Por chimo, si el texto esté compuesto por varias palabras y es mayor que el ancho de la celde, puedes mostrrlo en varias lineas. Para ello, debes acceder o la pestafa Al rreacién > Formato de celdas > Ajustarfexto. En este caso, verds cémo se deshabilta de forma avtomética la opcién Reducir hasta ajustar. Adtividedes 9 Edita la hoja de célculo de gastos del departamento de actividades extraescola- res: modifica el formato de las columnas BLE de forma que se ajusten perfectamente al ancho de los datos que almacenan. Des: pués modifica la celda Al para que mues: tre «CUADRO DE GASTOS» sin alterar el encho de la columna. El resultado final debe ser el que mvesia la Figura 3.31 O ©. Bordes Por defecto, ls coldas de la hoja de célleulo so de- limitan por una linea fina de color claro, De cara a la presenactn dels detox puede reshanos di olin ol color o el grosor de los bordes de una o més celdas. Para ello, una vez seleccionado el rango de celdas al que se lo vamos @ aplicar, podemos acceder la pestaiia Bordes en el cvadro de didlogo Formato de celdas, tal y como aparece en la Figura 3.32, 0 bien desplegor en el grupo de opciones Fuente el boién Bordes, que muesira el mend que puedes ver en la Figura 3.33 De este modo, para un conjunto de celdas, pode- mos definir de forma precise el tipo y color de las lineas que lo delimitan © que seporan las celdos yan 4278 41090 527 10909 31696 ‘426 29625 29882 ‘188 20420 25420 2340 dose 267 1150 22903 23540 maa 697 58 2st 238s Ea Fig. 3.31. Resultado de la aetvided 9. Fig. 3.32, Mend desplegable Borde, dda grupo Fuente,. Delimitar los datos con bordes Para facilitar la lectura de los datos numéricos, accede ala hoja de céleulo y sigue los siguientes pasos. 1. Selecciona las celdas 83:E10 2. Pulsa el botén Bordes, del grupo de opciones Fuente, y elige la opcién Todos los Bordes. Verds que las celdas tienen ahora un borde fino de color negro. 3. Elige chora la opcién Borde de cuadro grueso. Aprecia rs cémo las celdas aparecen rodeadas de un borde més grueso. A. Ahora selecciona las coldas 85:65 y accede a la pos tate Bordes del cuadro de didlogo Formato de celdas Sigue ahore el orden establecide en la Figura 3.34: fl (Ea) (Ei) A Aaa ao ~ ag] Selecciona un segmento continuo grueso. bj Despliega el cuadro de didlogo de color y selecciona al verde que has vilizado en la hoja de céleulo Verés cémo cambia el color de las lineas que mues- {ta el ejemplo de Estilo. ¢} Pulsa el bot6n correspondiente al borde inferior. d)EI borde inferior del recuadro que representa el rango de celdas aparece ahora con el grosor y color que has elegido. De este modo, al pulsar Aceptar, opreciards cémo el borde aque has ered separa los datos ds los meses de diciembre Yenero, tal y como se muestra en la Figura 3.35. CUADRO | DE GasTos Fig, 3.34. Asignacién de borde inferior grues verde aun rongo de cede @ Actividades 10. Completa el cuadro de gastos incluyendo los siguientes bordes: * Fino, en color blanco entre las celdas de los nombres, de las actividades. * Grueso, en color negro alrededor de las celdas de los nombres de los meses y de las actividades * Fino, en color negro entre las celdas que contienen los nombres de los meses. * Grueso, en color verde, entre los meses de diciembre yenero, El resultado final se muestra en la Figura 3.36. ees Octubre 57,62] 412,74] 413,33] 28,54 Noviembre | 186,27] 163,09] 386,96| 253,61] Diciembre | 84,26[276,26] 288,92| 110,68] Enero 91,66] 384,20] 354,20| 158,90] Febrero | 153,40) 408,64] 426,77| 213,85] Marzo 115,00] 329,03] 239,40] 159,27| Abril 128,44/326,57| 305,93] _293,62| ‘Mayo 87,25] 300,03] 450,47] 85,82 Fig. 3.35. Resultado del caso préctico 17 [octubre Noviembre 57,62] 412,74] 186,27] 163,09] 276,26| 413,33 386,96 Enero. 91,66|384,20| 354,20] [Febrero | 153,40] 408,64] 426,77] [Marzo 115,00] 329,03 239,40] Jabal 128,44] 326,57] 305,93] [Mayo 87,25] 300,03] 450,47| Fig, 3.36, Resultado dela actividad 10.Beis de cae © 2.4, Formularios Hasta chora hemos introducido datos directamente en las celdas que les correspone den haciendo clic en cada una de ellas, o bien con el teclado, al pulsar Enter para pasar ala celda inferior o desplazdndonos con los cursores. Sinecesitamos inteducir un gran volumen de datos svele ser rentable ullzar un mecanis mo de la hoja de cdleulo que proviene del émbito de las bases de datos: ls formulaios. Un formulatio de datas ofrece una manera cémoda de escribir © mostrar una fila come pleta de informacién en un rango o una tabla sin tener que recorter la fila en sentido horizontal. De este modo, la insercién de datos es mas sencilla, dado que no tenemos que desplazarnos de columna en columna to : a Intreducir un conjunte de dates utilizando un formulario El departamento de exiraescolares ha decidido registrar la informacién de las acividades de forma pormenorizada para poder realizar consultas més completas y répidas. areeoe gape ‘wine toon: 1.Crea una nueva hoja de célculo. Haz clic sobre la pestafia de la parte inferior con el botén secundario, Escoge la opcién Cambiar nombre e introduce el texio «Extraescolares» 2. Introduce en la celda Al el texto «ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES - DETALLE DE ACTIVIDADES», 3. Rellena las coldas 82 a F2 con los valores: «Nombre», «Responsable», «Alumnos por grupor, «Nimero de gru- pos» y «Matriculados», respectivamente. 5 ences od 4. Accede a la pestafa Insertary en el grupo de opciones Tablas pulsa el botén Tabla. En el cuadro de didlogo: Crear tabla introduce el rango de celdas que has rele nado en el paso anterior y morca la opeién La tabla tiene encabezados, tal y como myesiea la Figura 3.37. Alpulsor Aceptar, verés cémo se ha modificado el fr mato de la tabla, incluyendo junto al idenificador de cada columna un contol desplegable para realizar tareas de ordenacién, filo, bisqueda, etc, sobre los volores de la misma, Fig. 3.38, Formulario Detalle ctividades 6, Rellena cada uno de los campos con los siguientes cone iunios de valores. Para pasar a rellenar el siguiente, pulsa la tecla Enter o el botén Nuevo. 1 Pérez 10 Ma. Garefa 2 J Pérez 10 RHeréndez | 15 CManinex 6 M. Garefo 8 Table 3.6. Volores a inroduer en el paso er) Cece) Eevee) Fig, 1.37. Cuadro de didlogo Crear table. 7. Una vez inlroducidos los valores, puedes recorrerlos mediante el conirol deslizante o los botones Buscar anterior y Buscar siguiente. Cuando hayas terminado de inlroducirlos datos, pulsa Cerrar 5. Ahora selecciona la celda B2, accede a la pestafa Datos y puta el botén Formulario en el grupo de opcio: nes del mismo nombre. Apareceré en pantalla un cua dro de didlogo con los campos vacios, como ol ave puedes ver en la Figura 3.38. Puedes ver ahora la abla completo con todos los valo- res que has inkoducido, ie has confundide en alguno, woelve a cargar el formulario como en el paso 5, accede le fla conerelay recifeao.© 2.5. Operadores En Excel 2010 disponemos de los siguientes operadores aritméticos (Tabla 3.7} QD aperone Recuerde que para que se reo- lice un eéleulo que hemos escr- fo en una celda e+ necesorio Sume + Signe més 542 init el operador de axigna- Resa - Signe menos 5-2 cin el sinbolo gual ats de iegocién = en a la operacién, De este modo, le Nea Si ° indicamos @ Excel que lo que Producto . Asersco 572 pretendemos es almacenar en Divisidn 7 Bore oblcua 10/2 dicha celda el resultado del Potencia x ‘Acen'o cireunfoio saz céleulo deserito en la férmula, fe no el texlo compuesto por los orcerlaie % Signo de porcentaie 10% umeros y los operadores oble 3.7. Operaderes artmétcos en Excel \ } En la Figura 3.39 puedes comprobar el resultado de seleccionar la celde D2 y escribir la operacidn de suma de dos valores numéricos en la barra de férmules Fig. 3.39. Operacisn suma de dos nimeros Si necesitamos decidir qué relacién existe entre dos valores, por ejemplo si son iguales © uno es mayor que otto, debemos vilizar los operadores de comparacién, que se rex copilan en la Tabla 3.8. En este caso, es importante que lengas en events que el simbolo igual (+ fene un signi- ficado distinlo en funcién de le posicisn © En la primera posicién indica que es una férmula. ‘+ En una posicién intermedia representa al operador de comparacién El resultado de una comparacién es un volor légico: «VERDADERO», si se cumple lo que indica la expresién, 0 eFALSOx, en caso contrario, Actividades Igual @ = [5-2 Distino de = $e2 Mayer que >| S52 Menor que < | 5<2 Mayer @ 3 | soe igual que Mane 0 ~ |sea2 igual que “oble 3.8. Operadores de comparacién en Excel 11. Copia las filas correspondientes « la suma, la resta y el producto de la Tabla 3.7 en una nueva hoja de calcul, asignando el formato adecuado a los dates que la compo: nen y feniendo en cuenta que los operadores, los ejemplos yeel resultado utlizan la fuente Courier New. A continue: én, completa la tabla al inclira a derecha una columna con el resultado de las operaciones correspondientes. El resultado debe ser igual al que muestra la Figura 3.40. Suna Siro mas _|sv2 exe mene |5=2 3] Fig, 1.40. Resultado dela actividad 1. 12, Tomando como referencia la Tabla 3.8, razonc el resul- tado de las operaciones que se muestran en la Figu- 143.41, A continuacién, copia la tabla en una hoja de céleulo y escribe las operaciones que fe permitan corre- girtu solucién, 8 Distinte de Mayor que ‘Menor que ‘Moyoro iguaTaue p= Fig. 3.41, Referencia para la solucién de la actividad 12.DF 3 ordre @D ovo Lar referencias son la boxe para «| manejo de lor hojs de célew- lo a nivel profesional, dado ave nos permite * Especficar lat operaciones in dlepencienlemenie de los datos ave contionen las celdas sobre las que operamos. * Utlizar el volor de une celia en dstintas operaciones De este modo, se reduc medida el tempo mos pare realizar edleulos com- Phos a © 2.6. Referencias Los ejemplos del apartado anterior son ities para realizar un conjunto de operaciones simples, pero cuando necesitamos trabajar con datos que pueden cambiar a lo largo del tiempo, es necesario utilizar las referencias, que nos permiten definir una operacién independientemente de los datos que se vilizan para proporcionar el resultado fina Una referencia nos permite identificar una celda 0 un rango de celdas en una hoja de célculo, De esta forma, indicamos dénde se encuentran los datos que vilizamos en una formula, Los valores pueden encontrarse en la propia hoja de céleulo, en otra hoja del mia libs incluso, en une hojo de oto Boro. En et mo caso, heblamos deel rencias externas 0 vinculos. Las referencias bésicas so establecen, como hemos visto antes, ullizando el encabezado de columna y el encabezado de fila, En Excel, el encabezado de columne se corresponde con las combinaciones de leras de la A a XFD (dado que unc hoja de céleulo puede tener haste 16 384 columnas}, y el encabezado de fla con nimeros de | | 048.576. Como hemos vslo antes, la combinecién de ambos identficadores en ese arden permite hacer referencia @ su inlerseccién 9, lo que os lo mismo, a una celda, »” Crear una hoja de célculo con referencias bésicas El departamento de extaescolares ha decidido recopila los datos de los grupos de alunos que acuden al cento y parc: pon en las acividades que este feria, Cone fn de conocer ka evolucién del nimero de asistentes al grupo de taba, e res ponsable ha recopilado los datos de las actividades ofertadas Y n0$ ha pedide que elaboremos un resumen con los mismos. 1. Introduce los siguientes datos: + Ena celda Al escribe «Actividad, Rellona las cel- das 81 0 El con los valores: «Ajedrezs, «Teation, ePinturas y «Patinaje. * Ena celda A2 escribe «Nimero de grupos, Rellena los coldas 82 o £2 con los valores 1, 1, 2y 2. ‘+ Enla celda A3 escribe «Alumnos por grupos. Rellana las celdas B3 « £3 con los valores 10, 12, 10y 15. + Eno celda Ad oscribe «Matriculadoss. Rellena las celdes 81 @ £1 con los valores: 8, 12, 17 y 26. 2. Proporciona formate los datos, de forma que el resul tado sea lo més parecido posible al que se muestra en le Figura 3.42, cant sv. si sn poms Fig. 3.42, Dator del caro préctico 13. 3. A continuacién, escribe en la celda AS el texto «Plazas libres», Para calcular el nimero de plazas libres de una eciividad vamos a muliplicar el nomero de grupos por el nmero de alumnos por grupo, y restamos el nimero de matriculados. Tenemos dos opciones: a) Selecciona la celda BS, en la que vamos a almacenar al resultado. Escribe el simbolo igual, el paréniesis de ‘apertura y, @ continuacién, haz clic en la celda corres- pondiente al nimero de grupos de «Ajedrezs, De esta forma, verds que aparece en la férmula la referencia de dicha celda. Escribe el simbolo de la operacién de muliplicacién y haz elie en el nmero de alumnos por ‘grupo, cerrando el paréniesis abierto anteriormente. For chim, escribe el simbolo de resta y haz clic en la celda del ndmero de matriculados en «Ajedrez» bj Selecciona la celde BS y escribe la operacién di- reclamente en la barra de férmulos: «=[682*83)-Bds, Completa, utiizando cualquiera de los métodos ante- riores, los valores de las celdas C5, DS y E5. ribe en la celda A7 el texto «Total de matriculados». Para caleularl, incluye en la celda C7 el resultado de lo suma de las celdas Bd, C4, Dd y EA. 5. scribe en la celda A8 el texto «Media de plazas libres». Para calcularlo, ineluye en la colda C8 entre paréntesis el resultado de Ia suma de las coldas 85, C5, DS y E5, dividido enire cuatro. Obtendrés, como valor de la operacién 2,25. ) @ Adividades 13. Sin realizar cambios sobre el caso préctico 13, razona la respuesta: si modificas los datos de matricula de la act vidad «Patinajex, incluyendo el valor 28 (dos alunos. més), gqué celdas se verdn afectadas? Modifica chora el valor y comprueba tu respuesta,O A. Referencias relativas Las referencias que hemos utilizado en el caso préctico anterior se denominan referen: ciasreltivas. Esto quiere decir ave tanto la posicién de la celda que contene la férmula como la de aguella« la que hace referencia pueden cambiar en la hoja de céleulo sin que afecte alas operaciones que realizan Caso préctico 14 ~ Comprobar el funcionamiento de ls referencias relativas Cas 71h A Si revisas de nuevo el trabajo del caso préctico anterior, PeiSaiaO Nee verdegin go hemos incide més nlormacén ave lable acrwoadesorwsscouses-cxesoe uCUACO fla, Haz clic en la celda Al y excrbe eltexto «ACTIVIDA- arate mee rene DES EXTRAESCOLARES - DATOS DE MATRICULACIONs, | gupmesporgrupe [NIE] a Como puedes observar, el resto de los datos de la tablano —«.smertanhey _ a fain eambiado, ries valores numérico ifs resulodes gute 4 7 de las operaciones, Eo es es! porque las referencias so han gpl lambio que veo pedicloen eheja| naan E al incliruna nueva la sean ojuslado os némeros de hlo_§.remigrablados de las f6rmulas y se ha montenido consiante el idenifica dor dela columre, como puedes ver en la Figura 3.43. Fig. 3.43, Aust de los elerencas relatives lind una nueva fa, X ) Como hemos visto, las férmulas ullizan referencias relativas por defecto. Esto implica que, si se copia o rellena la férmula en filas 0 columnas, la referencia se ajusta de forma utomética, Caso préctico 15, ~ Comprobar el funcionamiento de las referencias relativas y clrelleno de serie con una férmula Con el fin de facilitar la revision de las cuentas, el departa- _corresponde con las celdas de la columna, como muestra mento de actividades extraescolares quiere incluir también la Figura 3.4d, el otal de gastos por actividad, Para elo, ecupera la hoja de calculo del caso préctico 8 y sigue los pasos on D6 0«T5: D607 ROR co Th 1. Selecciona la celda All, escribe el texto «Totaly ali CUADRO néalo a lo derecha ee 2. Selecciona la celda BIl y escribe la fSrmula e=B3+B4 Gastos B5+86+B7+B8+B9+810>, Comprobarés que aparece la cantidad correspondiente a la suma de las cantidades [Bema [57a] e127] e133] east del rango. 4 Proverbs | 35971 senoo] sages] 3536 5 [Diente 27525] 26852] 11084 3. Haz clic en el controlador de relleno de Ia celda 811 | SE ee) y arréstralo hasta la celda E11. Verds cémo aparece + [ianoe — Lashes anees] ase rT aes fn cada una de las celdas la suma correspondiente a (a cade actividad, Si es necesario, usta el ancho de las $ [abet ——[ taaaal-saeso] so59a] 25369 columnas para gue aparezcan los datos complelos, 10 aro [ara 000] y, para completor Ia férmulo, pulsamos el botén Uilizar en la férmule y elagimos el nombre «NumeroActvide- dos», como muestra la Figura 3.54 by Fig. 3.54, Uso del nombre de una celda Totalstos 5. En este punto, habrés comprobado que, « diferencia de los casos anteriores, no aparece el resultado numérico de la operacién en la celda FI. Esto es asi porque la férmula que hemos escrito contiene un error. Para con- sultar el motivo puedes vilizar dos métodos: * Seleccionar la celda y colocar el puntero del ratén sobre el simbolo de exclamacién que aparece al lado izquierdo. + Hacer clic en el botén Comprobacin de erores, que mostraré el cvadro de dilogo de la Figura 3.55, con lo explicacién del error en el cvadro Error en valor Fig. 3.55, Cuadro de didlogo Comprobacién de errres. Utiizando este cuadro de didlogo pademos oblenerinforma- , Las funciones son férmulas que las herramientas de hoja de célculo incorporan con el fin Puedes acceder al catdlogo com- | de dar soporte al usvario y faciltarmos la escritura de operaciones de todo tipo y nivel de flee de fncones de Excl en el | coplesdad Brod. de didlogo, hort fon Gin fave puederver on ks Figu, | Las funciones se clasfican en distintos tipos seg el propésito para el que se han defi fa 3.56}, elgendo en el cuado | nido, En Excel 2010 se organizan en las categorias que puedes ver en la Figura 3.56. de seloccén de cologoia Todos, \ ) Las funeiones de manoj dol tompo se jen elbotén Fecha y hora Elbotén Légicas nos parte utizertuciones que cperan ‘of oe valores -VERDADEROm «FALSO»y -ERFORe Recintes os proprcions acceso Las furciones Matomitcas y tigonométicas ‘on la base para realizar cious muy Compas aT Et botén Insertar Iavecuacion do la coda activa, medante ol ‘uadra de asiogo del ‘mismo nombre El botén Autosuma inluye el conjunto de funciones| rmatematioas mas utizadas, como las de suma y promedo, = funciones ds ‘staditics, Ingenio, ate funciones, que despiega disintos suomende para ‘Sle volumen de datos es muy grande, pademosutlzar ls fnciones de Blsqueda y referencia para localzervalotes 9 patrons concretos as frm pronlas de labores do contablidad y goat an ‘omprosaral se agrupan bajo boton de opciones Financtoras. Las fneones do Texto nos fait roaizar tress sobre caidas Ue contionen eadonas de caratores; por ejemplo, mostrarias en mayisculas. f 96, Grupo de epciones Biblioteca de funciones. Cada funcién se identifica por un nombre concreto y actia sobre uno 0 més valores © da tos, que se denominan argumentos, Para invocarla, por lo tanto, se escribe el identficador de'lo funcin y uno © més valores entre paréntesis. El resultado de realizar la operacién correspondiente sobre dichos valores es lo que dewuelve como resultado le funcién. a Inclur férmulas en una hoja de céleulo ~ En la hoja de céleulo «Cuadro de gostos» hemos realizado un conju de culos asrbiendo lax operaciones porme norizadas. Vamos a uiilizar las funciones que nos propor ciona la hoja de célevlo para simplificar las expresiones 1. Selecciona la celda C1, elimina la férmula que con: tiene y pulsa el botén Insertarfuncidn. En el cuadro de didlogo Insertar incién > SUMA > Seleccionar una fun- cidn > Aceptar. Como argumentos de la funcién, escribe €C3;C4)C5;C6,C7;C8;C9;C 10». Fjate en que el sopare: dor de los crqumenos es el signo de punto y coma, 2. Selecciona la celda DI, elimina la férmula que contiene yeescribe «=SUMA(D3:D10}». Como ves, se puede uti Zzar como argumento un rango de celdas Elimina ahora la férmula de la celda £11. Haz clic con el bolén principal en la celda E3 y arrdsiralo sin soltar hasta la celda E10. A continvacién pulsa el botén Auto- suma y verds eémo, avlométicamenie, aparece el resu- Todo de lo eperacién on fa cslda ETT ‘Como puedes ver en la Figura 3.57, hemos descrito dos for mas distntas de utilizar una funcién para sumar némeros. Por chimo, vamos @ solventar el error de la celda F11 tile zando este recurso. Para ello, eliminamos la expresién erré- nea y escribimos «=SUMA\TotalGastos]/NumeroActivida- des». Dado que el nombre . Al evalvar la férmula, la hoje de céleulo almacena al valor 14 en la celda, corres: pondionte al nimero de solicitudes de «Actividades Fisicas, y Deportvass y «Servicios Sociaculureles y a la Comuni- dad». Para calevla el minimo aplica al mismo rango la funciéa MIN(, que devalvecé el valor 0, correspondiente ala familia de «Seguridad y Medio Ambiente», que no ha presentado ninguna solictud 6. El ndmero de familias por nivel de inglés se obliene me- dionie la funcién CONTAR SII, que lene como argu- ments un rango de celdas y el crilerio de bisquede. En este caso, ol rango de celdas es el correspondiente o la columna «Nivel do inglés de los alumnoss, os decir, el con- junto D3:D22. Como erileri, vamos @ ullizar el texto de cada una de las calegorias * Para el nivel «Muy alto», haz clic en la celda M10 y, escribe la férmula «=CONTAR SI(D3:022,"Muy ‘alo’}. Al pulsar Enter, verés que aparece en la celda cl valor 4, que coincide con al nimero de veces que ‘aparece «Muy alloy en la columna «Nivel de inglés de los alumnoss. * Para los restantes riveles, vamos «@ combinar la férmula con referencias. Para ell, rellena la celda M1 con la siguiente expresién: «=CONTAR SI[$D$3:$D$22;19) De esta forma le indicamos que utlice como referen- ia para el recuento el rango D3:D22 mediante refe- rencias absolvias y como eriterio de comparacién la ‘oincidancia con al velor que conine kr olde LI, ant ‘este caso «Alto». Si hacemos clic en el controlador de relleno de lo celde MII y lo arrastramos hasta la celda M2, se cjusta el valor de la expresién modificando snicamente la referencia la celda de la que toma el valor y, autométicamente, verds el recuento de familias que tienen como resultado en las pruebas de idioma el valor «Medi-lio» Como puedes comprobar, el resultado de la clasifiea- cién es correcto, dado que la suma de los valores de las coldas MIOMI2 se corresponde con el niimero total de familias profesionoles y el nimero de valores de cade cotegoria es correcto, La funcién CONTAR Sif) se encuentra en la categoria Estadistica, 7.Para realizar el recuento de alumnos becados, vamos a uilizar de nuevo la funcién CONTAR SII} * En la celda Ml4 escribe lo férmula «=CONTAR SHF3:£22;0)»| * Enla celda MIS es ONJUNTO(FS:F22; be la formula «=CONTAR. SILC "£3:F22;"<=3")», Fijote que, «@ diferencia de los casos anteriores, tenemos que uilizar la funcién CONTAR SLCONJUNTO!) pera poder incluir dos condiciones, en lugar de una * En lo celda MI6 escribe lo formula «=CONTAR, SI(F3:F22;4]+CONTAR SI(F3:F22;5]>. En este caso, como trabajamos con dos valores eoncretos en lugar de un intervalo, consiruimos une expresién sumando cambas cantidades + En lo celda MI7 escribe la fSrmula «=CONTAR. SI[F3:F22;">5"». Ten en cuenta que, evando incl. ‘mos un operador de comparacién, debemos escribir lo expresin enire comillas dobles. 8. Para obtener el dime velor, eadimos en primer lugar un conjunto de datos adicionel, correspondiente ol nimero de semanas de estancia por familia profesional. Es: bimos el texto eSemanas de estancia» en la celda I2 y hacemos clic en le celde 13, introduciende la expresién «=NUM,DE.SEMANA(H3}.NUM, DE. SEMANA(G3}». La funcién NUM.DE.SEMANA\) perlenece a la cate- goria Fecka y hora y proporciona la semene del aio correspondiente a una feche. A confinuacisn, relleno el rango I4 a 122 arrastrando el controlador de relleno, Ahora, haz clic en la celda MI8 e introduce la férmule =PROMEDIO SI/3:122;"<>0"]a, De esle modo, reali zomos el célevlo si inelir aquellos familias evyos alum nos no han realizado estancia, Dado que aparece una cifra con infinitos decima- les, vomos @ andar la funcién anterior, con el fin de obtener un resultado mas sencillo de leer. Para esto, editamos de nuevo la celda M18 e introducimos «=REDONDEAR[PROMEDIO.SI(13:122;"<>0"}.)}, La fur cin REDONDEAR|) pertenece a la categoria de las funciones matematicas y devuelve la cantidad que se btiene al aproximar el valor que recibe como primer argumento [en este caso: 12,6666...) con el nimero de decimales del segundo argument fen este caso, I). Si has seguido todos los pasos anteriores, el resultado final coincidird con el que muestra la Figura 3.59. RESUMEN rer Fig. 3.59. Ficha resumen del caso préctico 21 a"El resuliado que muestra una celda que contiene una férmula se ealeula de modo avto- mético @ partir de los valores que forman lo expresién, ya sean constantes o valores, contenidos en otras celdas Una operacién que nos puede resultar més diffil es ealeular un valor que haga que Ia formula propsrcione un determinado resutodo, $l hieiésemos de forma manual, deberiamos reformular la ecuacién pare despejar una incégnita diferente, o introducit valores que nos diesen un valor cada vez més aproximado al resultado esperado. Estas opciones son tediosas y propensas al error. Para solucionar esto, uilizamos la potente herramienta Buscar objetivo, disponible en el mend desplegable Andlisis ¥ si, del grupo de opciones Herramientas de datos de la pestaiia Datos, como puedes ver en la Figura 3.60. Zua §22.2: Fig. 3.60, Despliegue de la opcién Andis Y ar la herramienta Buscar objetivo Los alumnos de la familia profesional de Informatica y Comu ricaciones se han propuesto acudir a un evenio relacionado con las tecnologias de méviles de ilima generacién, que tiene lugar este afio en Tallin, capital de Estonia. Los gastos del vioje, que ascienden a 5 900 € contando con 93 asisten- tes, pretenden cubrirse con una cuota méxima por alymno © profesor de 40 €, el resio se obtendrd con Ia venta de fundas para méviles personalizadas, realizadas por los pro- Pos alumnos. Vamos a caleular cuéntas unidades habria que vender a 10 € para cubrirel presupuesto, eniendo en cuenta que el coste inicial de cada una es de 1,75 € y que, por moti vos de tiempo, no se pueden etunear» mas de 300 fundas. 1. Copia los datos de la Figura 3.61 en una nueva hoja de calcula, inelyyendo el formato adecuado, a] Fig. 3.61, Dotor del caso préctico 22. 2. Introduce en la celda C13 la férmula: e=(C3*CAs{C7- C6}*C8}{C104CII}x, correspondiente al cdlevlo de la sume de ingresos menos la suma de gastos. En la suma de ingresos, como puedes apreciar, se muliplica el nimero de asistenies por la cuola y se suma el nimero de unide des vendides mulplicade por el benefico que se oben por uridad, Verds que se obtiene un balance posiivo, es decir, vendiendo las 300 fundas, se eubren los gastos 3. Para iratar de ajustar el precio de venta de las fundas para paror a simple vista el ndmero de solicitudes realizadas por cada lal {lt familia profesional. Columns en 3.0 Fig. 2.64, Seloccién del tipo de grfico Columna agrupada 3.£n la hoja de célevlo aparecerd el grafico de lo Figu 123.65 que se dvde ona cnn de lemenios ave ‘Area dal gratico Sadelinta por una Ele vertical (ie) opeosonta los tos (valores] sions so nels Un eegunde ele vertoal. je horizontal (ee) Inches datos catogorias) Go ln sero rprovontac Leyenda inde signed de ts eres do ‘lores rpresortadas oro aon Fig. 5.65, Grafica obtendo 2 part de ox dats de coto pracico 2 Como puedes ver, los elementos fundamentales son los cies vertical y horizontal. Podemos completar el grafico incluyendo un titulo y datos adicionales asociados a las columnas. Para ello, vamos a utlizar los elementos de las pestafias Disefo, Presentacién y Formato, que se afi: dna la cinta de opciones bojo el indicador Hertamien Ins de grdcos, como veda la Ngee See tapetate Ducks, EET por ompl, fomis,oigner [fat mmm |e Ge configuracion preceormN fig 2.46, Pesan de dla mediante los botones Disefio ei gneesttersatenas répido o Estles rapidos. degrees 4. Pora personalizar el gréfico anleror,selecciona la pes toa resontacén,pulsa el boron Tvlo del grfcoy elige la opeién Encima del gréfico del grupo de opciones Et uelas. Apareceré en la parte superior del drea del gré- feo un cosdro do texto, ona qe debes hacer ce ent ducir el texto: «Soliciudes por Familia Profesional, 5. Ahora selecciona el botén Rétulos del ej, la opcién Tilo del eje horizontal primario y Tiule bajo el eje. Inroduee of texto: eFariia profesional. Repte fos pasos anteriores, inroduciendo como Titulo del eje ver tical primario el valor «Nimero de solicitudes» y utii- zando el formato de rétulo Tito girado. 6. Para completar Ia informacién que muestra el grafico, vamos a afadir el valor de cada una de las columnas. Para ello, despliega el bold Etiquetas de Datos y selec- ciona Extremo externo. Verds cémo aparece el valor «sociado a la columna justo encima de la misma. 7.A continuacién, vamos a facilitor la lectura eliminanda los lineas de divisién horizontales. Para ello, despliega botén Lineas de la evadricula,seleccions Lineas harizont los de la euadhicula primarias y elige a opeién Ninguna 8. or illimo, vamos « modificar la leyenda, Haz clic con el botén socundario sobre el érea del grafico y en el cuadre de didlogo Seleccionar datos... selecciona el nombre actual (Series 1) pula el botén Edita, inro- duce el texto: «Alumnos que optan a la becos. resultado final seré similar al ue muesra la Figura 3.67. Como puedes observor, el gréico nos facili localiza, por ejemplo, qué fomilias han realizado mas solicitudes. Slits pr Faria Profesional 3.67. Rerullade del ease préctico 23. a”@ Adividades aforo} o de Los osistentes pueden ser invitados (hasta un 20 % del blezca para el evento, 15. Partiendo de los siguientes datos, indica los pasos que se deben realizar para completar la informacién de las celdas sombreadas. : ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES - PATINALIE resi Ba] ele }ele eles |e elle lolol lelele) lel lela Fig. 2.68, Datos base de la actividad 15. pago, en funcién del precio que se esta —_funciones: documentacién que te proporciona la ayuda 16. Edita una nueva hoja de céleulo para introducir el SUMA SUMAPRODUCTO SUMARSI PRODUCTO: PROMEDIO PROMEDIOS! MAX MIN CONTAR CCONTARA CONTARST CCONTAR SL.CONJUNTO MavUsC MINUSC ELEGIR REDONDEAR REDONDEAR MAS REDONDEAR MENOS, Tabla 3.10. Si tienes dudas acerca de sus argumentos, consulta la _Contesta a las preguntas: ara una excursién de 125 alumnos? ~ Puede que necesites vilizar algunas de los siguientes + 4Cémo calcularias cudntos profesores se necesitan rnimero de profesores y caleular el nimero de alum. * &¥ si se agrega un grupo de 25 alumnos mas? nos que pueden acudir @ una excursién, sabiendo que _* Si solo contamos con seis profesores, gcudntos alum- 20 alumnos deben ir acompariados por 1,5 profesores nos pueden ir? v3 jas de célevlo QQ co picico 0 X Crear un gréfico utizande dos series de datos Con el fin de completor la estadistica sobre los alum nos que participan en el programa Leonardo, nos han pedido que generemos un grafico que muestre el nmero. de alumnos que han conseguide la beca frente al nime- te de aquellos que la soliaron, Debomos inclines mente aquellas familias profesionales que tienen més de cian alumnos matriculados 1. Mantén pulsade la tecle Ctrl mientras seleccionas los rangos A:C2, AS:C6, A9:C13, AIS:C15, AIZ:CIZ, A20:C20, F5:#6 y F9II3, y las celdas F2, F15, #17 y F20. . Accede a la pestaiia Insertary selecciona en el grupo de opciones de gréticos el tipo Barra 3D agrypada. Como puedes ver, este es un grdfico que se ajusta muy bien este caso, dado que nos permite comparar & simple vista la proporcién de solicitudes acepiadas frente a las presentadas y compararlas con el ndmero total de alumnos, como muestra la Figura 3.69, 69, Diagrama de barra: del cato préctico 24 @ Actividades 17-Pattiendo de los datos del caso practico 21, genera un gréfico en barras cilindricas agrupadas en 3-D, incl yendo el nimero de empresas partcipantes por familia profesional. Afiade un titulo descriptivo para el grafico. 18. Segiin los datos del caso practico 22, genera un gré: feo circular que muesre ef peso de cad tipo de gasto sobre el foal de dinero que hay que obtener. Uiliza las opciones de Diserio rapido y Estilo répido adecuados para que el resultado final sea lo més parecide posible a que mesa lo Figure 3.70. vay stance Fig. 370, Revllado de lo actividad 18. 19. Crea una nueva hoja de céleulo y copia los datos de lo Tabla 3.11 0 partir de la celda A2. A continuacién, explica los pasos @ seguir para crear un grafico que permita visualizar de forma sencilla 4a] En qué porcentaje ha influido lo que se he gastado "0 lida parila en ol mes de enero, . bj La evolucién del gasto en papel y fotocopias a lo largo del curso ¢] Todos los gastos del curso agrupades por mes, de forma que se pueda apreciar en qué se ha gasiado d) Una comparativa de gasio de los meses de octubre y mayo, en cada una de las partidas Justfica por qué has elegido cada tipo de grafico en cada uno de los casos Vertvario 5390-2550 3480 15,00 00 38,00 | 34,10 24,70 Decorado 960 2499 9600 200.00 | 16710 97,50 | 11230 80,90 Arezo 6260 | 3210 | 1099 3290 | 5460 53,10 | 37102770 Efectos especiales 101,50 5765 85707299 -| 13690 6500 | 99.90 0760 Papel 4380 2130 35004480 | 2080 42,30 | 3500 42,30 Folocopias 31,34 155 3771851 | 28.24 33,18 8,7 16,83 Teal A274 163.09 276,26 384,20 | 408,64 929.03 | 926,57 | 900,08 Tabla 9.1), Datos de la actividad 19. a"© 4.1. Minigraficos Los minigrdticos son gréficos de tamaifo reducido que se ajustan dentro de una celda para resumir visualmente las tendencias junto a los datos, Caso prético 25 Incluir minigréficos en una hoja de célevlo Para completar el cuadro de gastos de lo aciivided 19, ‘vamos a incluir un minigrafico que muestre la evolucién del gasio a lo largo de los meses: 1. Selecciona las celdas 83:810. En la ficha Insertar pulsa el botén Linea del grupo Minigréficos, tal como se muestra en lo Figura 3.71 ©) i ena 2 KS Miigetices Fig, 3.71. Minigréfico de tipo Linea 2.£n el cuadro de didlogo Crear grupo Minigréfico Fig. 3.72) introduce en Ubicacién el valor B13, que es la celda en que se va a dibyjar el gro. 3.A\ pulsar Aceptar verds cémo puedes apreciar en la cela B13 la evolucién de gaslos de la actividad eAjedrez» X © 4.2. Tablas y graficos dinamicos los gréficos que hemos creado hasta ahora son estéticos, es decir, se generan o partir de un conjunto de valores y no se pueden modificar. Esto implica que, si cambia el vale de algun de las elds del ergo, hay que generar de nuevo ls gies lacie Iquier cambio que se realice sobre el contenido de la tabla se reflejard de forma aulomalica en el mismo. nnados con la misma. En un grético dindmieo, eval El uso de gréficos dindmicos esté vinculado a tablas dine cas, lo que implica que hay que crear en primer lugar la tabla y, a continuacién, el grafico, lj os datos para el grupo de miniricns ange 6e datos: [55:610 btescsn: 815] 72, Cuadro de diélogo Crear grupo Minigréfco 4, Uiliza el controlador de relleno para inclur el min fico también en las celdas C13 « E13. El resultado final serd similar ol de la Figura 3.73. RAYS PAA Fig, 3.73. Resultado del cazo préctico 25. a A porir de une toble dindmica puedes crear un informe de tabla dinmiea, que se viliza para analzar modelos o tendencias relacionados con los datos de le tabla. En los entornes empre- sariales, este ipo de informes se Uilzan en la toma de decisiones con relacién al negocio. OD coc pscicore Comprobar el funcionamiento de las tables y gréfics diné- El departamento de actividades extraescolares ha decidido resumir los datos de matriculacién de que dispone en un informe final La solucién perlecta es crear une tabla y un gr fico dindmicos parr de los datos que han recopilado, com: pletando los sguienles pasos: 1. Copia la hoja de céleulo que ereaste en el caso pric: fico 17, Asignale como nombre eExtraescolares-informes. 2. Selecciona la celda Fl y despliegs las opciones del control Insertar > Tablas > Tabla dindmica > Gratico dindmico en el submend, como 3 mest la Figura 3.74 Omens) Fig, 3.74, Botén Inceror grafico dindmico. (Comins) vre 3 jas de célevlo Caso priitico 26 (Cominvacién) 3.£n el cuadro de didlogo Crear tabla dinémica incluye el rango A2:D8 en la opcién Seleccione una tabla o rango @ indica como ubicacién de inicio de la tabla dinémica la celda F1, como puedes ver en la Figura 3.75. Fig, 2.75. Cvadro de dislogo Crear tabla dinémica 4.Al pulsar Aceptar verds cémo aparecen dos espocios correspondientes a la nueva tabla y al grafico, y un mend lateral que utlizaremos para configurarlos. Como uedes apreciar en la Figura 3.76, debes seleccionor las columnas que van o formar parte de la tabla. En este caso, incluye todas. [lisa cecanporce abana Sass (nc Placa eras (7 Para capa (Wocuacin Fig. 3.76, Seleccién de campos para a! informe, 5. Verds que, a medida que haces clic en cada una de las opciones de seleccién, se va creando la tabla y el gré- fico correspondiente. Asigna el formato de Estilo por centuala los valores del rango 12:18, con el fin de facili= tar su comprensién 6. En Excel, por defecto, lo ereacién de toblas y grdficos dinémicos aplica la operacién de suma a los valores, tame puede vor on a ceida IB, an ave aparece [i suma del rango 1217. Para corregi esto, haz clie con el botén secundario sobre la columna y seleccione Prome- dio en el submens Resumir valores por. Fig. 3.77, Mend desplegable de la tabla dindmica Por ‘limo, vamos @ ajustar la apariencia del grético. Dado que el promedio de ocupacién no aporia infor macién, vamos o inclitlo axociado @ las etiquelas de fila, Para ello, selecciénalo en el cvadro Valores de la barra lateral y arréstralo a Campos de eje (calegorias), como muestra la Figura 3.78. Fig. 3.78, Ajuse para mostrar el promedio en el efe horizontal. El resultado seré similar ol que muestra la Figura 3.79. Como puedes observar, a simple vista no difiere en exceso de los gréficos de borras que has creado has- ta el momento, pero las dife- rencias son notables. 3.79, Reswliado del case ricco 26, Para comprobarlo, en primer lugar vamos a ocultar aque: llas actividades que no admiten alumnos, dado que se han cubierto las plazas ofertadas. Esto se realiza eliminando la marca de 100 % en el filro de la lista desplegable Ocupa cidn, como puedes ver en la Figura 3.80. A continuacién, pulsa Aceptar. Fig. 3.80, Seleccién de actividades vnibles ‘Ademas, puedes modificar el disefio o el formato a ty gusto, tal y como has hecho con gréficos anteriores. Para ello, por ejemplo, modifica la altura y elige el estilo de disefo 5 en la cha Disefo, deniro del grupo Herramientas del gré- fico dindmico. El resultado seré similor al que muesira la Figura 3.8 Fig. 2.81, Ajustes de formato del grafico el caso practice 26. Por dtimo, vamos a modificar el nimero de alumnos matricu lados en «Patinajex, afadiendo un alumno, y «Canto», afic- diendo dos alumnos, en la tabla que creaste en el paso, Verds cémo, al actualizar la hoja de célculo (pulsando Alt y F5 0 pulsando el botén Actualizar en Herramientas de fabla dindmica > Opciones > Datos, también se modifica el gré- fico, dado que aumenta el tamafio del nimero de alymnos mairiculados en «Patinaje» y la columna «Canto» desapa: rece, a tener el 100 % de plazas ofertadas ocupadas. a"