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Listado Maestro de Registros
Listado Maestro de Registros
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS (original) FTH.05 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS Archivo ACS 2
FTH.05 Administración de la X Restringido 3 años 0 X
(copia) Archivo de gestión
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
RELACIÓN DE HORAS EXTRAS FTH.06 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
CREACIÓN DE DESCUENTOS FTH.07 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
DESCUENTOS FTH.08 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
DEVENGADOS FTH.09 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
PAZ Y SALVO FTH.10 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Profesionales Desarrollo
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Humano Organizacional Archivo DHO X General 5 años 3 años X X
Pasantes y/o practicantes
Profesional Desarrollo Humano
DOCUMENTACION DE CASO FTH.19 Archivo DHO X Restringido 5 años 1 año X X
Organizacional
Profesionales Desarrollo
PAR-Q & YOU - Cuestionario de
Humano Organizacional
Disposición para la Actividad Fisíca FTH.21 Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Instructores del Programa de
Programa de Acondicionamiento Físico
Acondicionamiento Físico
INSCRIPCIÓN ACONDICIMIENTO Profesionales Desarrollo Archivo DHO
FTH.22 X General 3 años 0 años X
FÍSICO Humano Organizacional Archivo de Gestión
Profesionales Desarrollo
FICHA DE INFORMACIÓN GENERAL Humano Organizacional
FTH.23 Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Programa de Acondicionamiento Físico Instructores del Programa de
Acondicionamiento Físico
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PAGO DE LIQUIDACIÓN PARCIAL DE FTH.42 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
CESANTÍAS
Archivo de gestión /
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.48 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Juicio del evaluador Archivo
Académica
Archivo de gestión /
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.56 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Material Docente. Evaluación estudiantil. Archivo
Académica
Profesionales Desarrollo
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE
Humano Organizacional
ACTIVIDAD FÍSICA Programa de FTH.69 Archivo DHO X General 3 años 0 X
Instructores del Programa de
Acondicionamiento Físico
Acondicionamiento Físico
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
Profesional Vicerrectoría Archivo de Vicerrectoría Académica
COMPETENCIAS EN PERIODO DE FTH.76 X General 5 años 5 años X X
Académica - Carpeta P. Prueba
PRUEBA
SOLICITUD DE AUTORIZCACIÓN DE
CONTRATOS CON PERSONAS FTH.146 Profesional de Apoyo No aplica X General 1 año 0 X
NATURALES
INFORME PLAN DE ENTRENAMIENTO Profesional Formación de Archivo FP
FTH.147 X General 5 años 5 años X X
Y CAPACITACIÓN Personal Archivo gestión
CARTA DE COMPROMISO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.148 X Restringido 20 años 80 años X X
PRESUPUESTAL Archivo Historia Laboral
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
CERTIFICACIÓN DE MI CONDICIÓN DE
Auxiliar Administrativo -
OBLIGADO O NO A DECLARAR RENTA Archivo de gestión /
FTH.155 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X
POR EL AÑO GRAVABLE Historia Laboral
Compensación Salarial
INMEDIATAMENTE ANTERIOR
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Afiliaciónes seguridad social (Cátedra) - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones EPS - AFP - FNA - Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
fiduciaria - Jubilados Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Cifras control - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Informe a presupuesto - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Registro contable - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Reporte de servicios prestados - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Acumulados diciembre (nómina general) - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 1 año*
Planillas de autoliquidación - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 y 5 1 año*
Descuentos nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
ACS 3 2 meses
Novedades nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 2 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Resolución de auxiliatura - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Mesadas adicionales - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Reporte de tiempos trabajados Cátedra - Administración de la Archivo ACS 2 X Restringido 1 año 0 X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Solicitud de retiro de cesantías y documentos
- Administración de la Archivo de gestión X Restringido 5 años 0 X
soporte (retroactividad)
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Comunicación de no cumplimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
retiro de cesantías (retroactividad) Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Reconocimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
pago de las cesantías parciales Historia Laboral
Compensación Salarial
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
Listado resumen definitivo para expedición Profesional Administración de Archivo ACS 1 1 año*
- X Restringido 8 años X X
de certificados de ingresos y retenciones la Compensación Salarial Archivo de gestión 1 año
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Cesantías Definitivas Archivo de gestión / Historia
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
copia (Cambio de régimen) Laboral
Compensación Salarial
Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Acta Comité de Evaluación Administrativo - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Actas de Comité de Relaciones Laborales - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
Auxiliar Administrativo -
Historias laborales personal administrativo - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Carta de solicitud para contratación por Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
ofrecimiento Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de oferta - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Incapacidad médica de CAPRUIS - X Restringido 2 años 8 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Evidencia de seguridad social (ofrecimientos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de solicitud de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de respuesta (ascenso) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicación de apelación - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia de Resolución de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Copia de Resolución de apertura (concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
abierto) Administrativo
Copia de Resolución declarando concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
desierto (concurso abierto) Administrativo
Profesional Asuntos Personal
Lista de aspirantes (concurso abierto) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo
Auxiliar Administrativo -
Año en vigencia*
Resultados pruebas psicológicas - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 X X
3 años
Administrativo
Actas Comité Primario Talento Humano - Auxiliar de Calidad Archivo SGC X General 2 años 0 X
Archivo APA 1
Archivo APD 1
Archivo AP 1
Actas Reunión Subprocesos - Líderes de los subprocesos Archivo ACS 1 X General 2 años 0 X
Archivo SO
Archivo DHO
Archivo FP
Soportes para pago mensual del pasivo Profesional Archivo Profesional Vicerrectoría
- X Restringido 5 años 4 X X
pensional Vicerrectoría Administrativa Administrativa
Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones CIARP - Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Académica
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución comisión de estudios - Historia Laboral / Comisiones de X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
estudio
Auxiliar Administrativo -
Historia laboral (Docente Cátedra) - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos personal docentes
Acta de distribución de los puntajes a asignar Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
en cada prueba Académica (Vicerrectoría Académica)
Resumen evaluación hoja de vida, ensayo, Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
sesión docente y entrevista Académica (Vicerrectoría Académica)
Año en vigencia* Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminara su archivo
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barrancabermeja FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
MEDIO DE
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 2 años 1 X X
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Auxiliar Administrativo -
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo -
FTH.40 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
LISTADO DE INSCRIPCIÓN A CURSOS 1 año*
FTH.64 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
DE FORMACIÓN 2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barbosa FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
MEDIO DE
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M
Código: FGD.03
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Málaga FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Socorro FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
VERIFICACION DE USO DE
Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
AZ #3
PERSONAL
SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Instituto de Proyección y Educación a Distancia FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
Profesional Subdirección
Relación de horas extras FTH.06 Archivo Subdirección Administrativa X Restringido 2 años 8 X X
Administrativa
Acta de Consejo de Instituto - Secretaria Dirección Instituto Archivo Dirección del Instituto X Restringido Permanente 0 X
Año en vigencia* Se envian a las Coordinaciones de programas las novedades de EPS, AFP de los tutores.
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
X
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Versión: 02
April 12 de 2016
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
April 12 de 2016
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
DISPOSICIÓN FINAL
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN
FINAL
SE