FORMATO GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIN/EL JUEGO DE ROLES/EL ESTUDIO DE CASO

F08-9309-009/01-09-09 Versin 1
Proceso: Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento: Desarrollo Curricular

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1.

TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA .

Competencia: Actividad de Aprendizaje: Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin: Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Nombre del Aprendiz(a) en formacin: Yesica Paola Corzo y Alexandra Milena Parra No. de ficha: _______________________________________________________________ Centro de formacin: Instituto Tcnico La Cumbre Regional: Santander Nombre del Formador (a): Claudia Patricia

1. Lea y analice los documentos sobre la recepcin, distribucin y tramitacin de documentos electrnicos y elabore un mapa conceptual. 2. Disee para una oficina de correspondencia o ventanilla nica de un laboratorio clnico los procesos de recepcin, distribucin y tramitacin para una oficina de correspondencia de un laboratorio clnico. 3. Uno de los integrantes del grupo va a asumir las funciones del funcionario del laboratorio clnico y el otro debe ser de un proveedor, ambos van a interactuar mediante las siguientes comunicaciones por correo electrnico: el laboratorio solicita al proveedor una cotizacin y el proveedor enva la respuesta; el laboratorio le reclama al proveedor un error en la factura 580, el proveedor solicita al laboratorio copia de los estados financieros; la laboratorio solicita una certificacin de cliente al proveedor, el proveedor enva una nota de contabilidad por un descuento no ganado. Elabore los documentos y aplique el proceso diseado en el numeral anterior 4. Que enseanza le dej el video.

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PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRNICOS

RECEPCIN DOCUMENTAL Es el conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

TRMITE En este procedimiento es bsico que desde la unidad de correspondencia se haya efectuado el enrutamiento correcto a partir de la identificacin de competencias para la atencin de asuntos segn las funciones de cada dependencia.

CARACTERISTICAS: Son la identificacin, los medios de recepcin, recibo del documento, verificacin y control, la presentacin y constancia de recibo.

ES IMPORTANTE: primero que todo llevar a cabo una confrontacin con la documentacin que ya se tiene en el archivo de la oficina respectiva. Finalmente, esta la respuesta oficial de la entidad

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL Es el procedimiento que contempla la ejecucin de actividades que garanticen el arribo de los documentos a su destinatario. En este procedimiento es fundamental tener en cuenta la identificacin de competencias de las dependencias que conforman la institucin

DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS es vital que haya una clara regulacin en las entidades, en aspectos relativos a la clase y medio de envo, como fax, correo electrnico, entrega personal o correo fsico, pues se han detectado, fallas en este sentido por parte de los organismos de control, frente a lo cual en muchas oportunidades no se cuenta con las repuestas oportunas ante las glosas hechas a esta entidad.

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En la recepcin documental tiene que analizar todos los documentos recibidos, en la cual revisan la presentacin, constancia del recibo, por una empresa o persona ya sea natural o jurdica; en la cual se reside por una unidad de correspondencia donde los documentos son analizados con la tabla de retencin. Contemplamos datos como el nombre del documento, remitente, la cantidad de folios, su soporte, tipo documental, destinatario, y la alerta de los tipos de documentos en la tabla y datos de radicacin.

Utilizamos diferentes medios de recepcin de documentos como mensajera tradicional, fax, C.E, y una pgina web.

la

Cumplir con la verificacin, radicacin y registro que son actividades de recepcin. Deben cumplir con la tarea de que llegue bien sus archivos a sus respectivos destinatarios y para ello es eficientemente necesario tener en cuenta la identificacin de competencias de las dependencias que conforman la institucin. Tener un buen curso de los documentos, en su produccin y recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. Y los tipos documentales teniendo en cuenta sus caractersticas, soportes documentales, los instructivos y formalidades.

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COTIZACIN

Cotizacin N 2563

Fecha: 03 de octubre de 2011 Ciudad: Floridablanca Santander Empresa: clnica chica mocha Direccin: carrera 27 # 08-28 Telfono: 6453828- 6453868 Rut: 2829-092616 Barrio: caaveral

CANTIDADES DESCRIPCIN DEL PRODUCTO 15 20 15 20 10 30 JERINGAS GUANTES TUBO ENSAYO

PRECIO UNITARIO 1.000 1.500

TOTAL 15.000 30.000 75.000 70.000 25.000 15.000

DE 5.000

PORTAOBJETOS 3.500 GRADILLA TAPABOCAS 2.500 500 Total

230.000

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CONDICIONES DE PAGO: se le da oportunidad de pagar por cuotas con un 5% de descuento del total de la compra Firma de la aceptacin de la cotizacin: ALEXANDRA MILENA PARRA QUINTANA :

Factura N: 580

Fecha: 03 de octubre 2011 Ciudad: Floridablanca Santander Empresa: clnica chica mocha Direccin: carrera 27 # 08-28 Telfono: 6453828- 6453868 Rut: 2829-092616 Barrio: caaveral

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CANTIDADES

DESCRIPCIN DEL PRODUCTO

PRECIO UNITARIO

TOTAL

15 20 15

JERINGAS GUANTES TUBO ENSAYE

1.000 1.500 DE 5.000

15.000 30.000 75.000

20 10 30

PORTAOBJETOS 3.500 GRADILLA TAPABOCAS 2.500 500 Total

70.000 25.000 15.000 230.000

Nombre del comprador: ALEXANDRA PARRA Neto: 230.00 Rut: 2829-092616

IVA: 25%

FIRMA: ALEXANDRA MILENA PARRA QUINTANA Cancelado: 03 de octubre

Total: 172.500

4. En la vida siempre hay que andar prevenido aunque hayan que por obvios motivos se sabe que no son ciertas pero al igual no hay que andar confiados de las cosas tan obvias pues a veces lo obvio no es tan obvio como lo vemos. La vida hay que manejarla con mucha cautela.