AREA DE LOGISTICA A ECO, ROBERTO VILLANUEVA VILLANUEVA Gerente FSM DE Ing. Renato Fiestas Sempértigue Jele de Logistica ‘ ASUNTO. INFORME DE AVANCE DE MEJORAS EN EL AREA DE LOGISTICA FECHA Cajamarca, 13 de Diciembre del 2021 Por medio de la presente, me es grate dirigime a Ud., para saludarlo cordialmente e informarle elavance de las mejoras propuestas acorde al Informe Situacional del Area N° 01-2021-LG-FSM sogiin detalte: Implementacién de Pracedimiento de Compras. Implamentacién de Procedimienta de Servicios. Implementacién de Procedimiento de Solicilud de Materiales y Servicios, mplementacién de Procedimiento de Almacén Formatos de OC, OS (Incluye requisites para facturar) Formatos de Solicitud Proveedor Unico (SPU utilizado para casos excepcionales), Formato de Cuadro Comparative Econémico y Requerimiontos. Formato de Acta de Conformidad de Servicios y Bienes. Formate de Conirol de Salidas de Camionetas y Control de Combustible. Implementacién de Procedimiento de Control de Inventario. Implementacién de Mantenimiento de Inventario, Impiemeniacién de Procedimiento de Evaluacién, Seleccién y Reevaluacién de Proved Actualizacién y/o Implementacién de Reglamento de Adquisiciones y Conirataciones. Actualizacién de Inventario Almacén Cental (Fisico vs Sistema). Cierre de Aimacenes - Meses Ejecutados (En el Sistema) Identificacién de los Materiales Inmovilizados - Obsoletos Almacén Movimiento de Suministros de Inventario General a Sub Inventarios Inmovilizados — Obsoietos Locaciones / Ubicaciones Almacén Central (Actualizacién en el Sistema las ubicaciones fisico vs el sistema). Actualizacidn Catalogacién de Materiales (Duplicidad de codigos en el sistema, descripeiin, unidad de medida, otros) Renato Fiestas Sempértigue Jefe de |ogistica rev a earINFORME N¢ 001-2021 - LG-FSM Para: Economista Sr. Roberto Villanueva Gerente de General De _: Ing. Renato Fiestas Sempértigue Jefe de Logistica ~ Fondo Social Michiquilay Asunto: “Evaluacién a la toma del cargo de la Jefatura de Logistica” Fecha: 20/1012021 1. Introduccion Siendo las actividades logisticas un eje fundamental para el desarrollo normal de las Speraciones, asi como el desarrollo sostenible de las comunidades, desarrollo productvo, infraestructure, educecién, salud y habiendo recibido la Jefatura de Logistica con fecha 12 de Octubre del 2021 se realizé una eveluacién situacional para establecer mecanismos de control &n el drea, asi como el cumplimiento de objtivos en temas referentes a + Personal del Area Logistica + Gestion de Adquisiciones (bienes y servicios) ~ Gestién de Almacenes e Inventarios, 2. Objetivos 'dentiicarla sivacién actusl del dre para mejorar la Gestién Logistica aplcando diversas acciones ¥ herramientas ene! corto, mediano y larga plazo, con una adecuada planficacién y corecto uso de los recursos asignatlo para estandanzar los procesos y haverlos efcentes, 3. Resefia del Trabajo 3.4 Evaluacién de Colaboradores Actuales Personal Actual en Logistica - Renato Fiestas Sempérigue Jefe de Logistica + Marteni Carranza Salazar Asistente de Logistica Compras / Almacén ~ No existe personal‘+ No existen indicedores de la gestidn de almacenes e inventarios, Acciones sugeridas: 41. Implementar un almacén 2. Implementar un sistema @ medida para la Gestién de Almacenes e Inventarios, mantener actualizedos los stocks fisicos vs sistema (Compras adecuadas y atencién oportuna). 3. Implementacién de un sistema para la identificacién y colocacién de Locaciones / ubicaciones al 100% de items en e! Almacén, el cual nos faciltard la ubicacién de los materiales, 4. Con la implementacién del sistema se actualzard e| Catalogo de Materiales. 5. Realizer Inventario general y ciclicos para tener la exactitud en items y valorizado con la implementacién del sistema, 8. Definir obsolescencia e inmoviizado de items. 7. Iniciar la clesificacién de items en el catélogo por su familia en el Proceso con él ERP. 8. Uso de KPI's para la Gestién de Almacenes e Inventarios en el sistema, 8. Identificacién de competencies y habilidades del personal actual, 10.Almacenamiento estander de materiales, 11.Implementacién de politicas y procedimientos. 12, Llevar cabo los procesos del drea digitalmento 3.3Gestion de Adquisiciones (Bienes y Servicios): Situaeién actual: Implementar provesos y mejores en las adquisiciones de bienes y servicios. + Las OCIOS, se realizan de manera manual en un Excel. «Las licitaciones y concursos privados de bienes ¥ Servicios no cuentan con un sistema para los pracesos respectivos. + No existo un sistema @ medida con el médulo de costos y presupuestes para el control respectivo de las valorizaciones, acta de conformidades, acorde a las OS de los avances de los servicios, evances de obras | Proyectos. * No existe un area de contratos 0 personal responsable de los cantratos (falta de una matriz ¢e contrataciones por el! area respectiva, elaboracién de contratos, clausulas, penalidades, carta flanzas, términos de contratos, adendas, entre otros), actualmente lo realiza un externo. * Falta de un sistema a medida para llevar el control de la informacién ¢ indicadores respectivos de las OC/OS y lctaciones, * Nocontamos con un Plan general de Adquisiciones (bienes y servicios) que asocie el Plan de los Proyectos y las estadisticas corraspondientes. * No se lleva un adecuado contro! de las valorizaciones, avances de ejecucion de obras acorde las drdenes * Las Acta de conformidad se realizan manualmente y las debe realizar el drea usuaria en el sistema eee4, Conclusiones Después de realizado ol trabajo de reconocimiento y con el fin dar a conocer la realidad ‘enconirada, se plantean acciones a tomar que podrén ser ejecutadas con el apoyo de la Gerencia General y el Consejo Directvo. ‘Agradezca su atencién, quedo atento a su respuesta, Atentamente Renato Fiestas Sempértigue Jefe de Logistica] PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTODE oe ae sc gp MATERIALES PARA COMPRAS ¥/O SERVICIOS a FECHA DE REVISION: 13/12/2021 | versién: 00 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES PARA COMPRAS Y/O SERVICIOS FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY 2021 1 ATT t a, Nombre y car ue Fiestas Sempértigue | Pedro Villanueva Villanueva | £ DE LOGISTIC Te GENE & aT SE SDL1 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES PARA COMPRAS Y/O SERVICIOS | CODIGOPRG-02 FECHA DE REVISION: 13/12/2021 VERSION: 00 OBJETIVO Garantizar que los requerimientos de materiales para compras y/o servicios se realicen Ge acuerdo a las caracteristicas solicitadas por el cliente interno, ALCANCE El procedimiento alcanza a todas las éreas, planes y proyectos del Fondo Social Michiquillay. que Tequieran una compra de materiales y/o servicio respectivo, RESPONSABILIDADES * ElJefe de Logistica: es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. + Eliefe de Logistica y/o Asistente de Logistica: es responsable de realizar la busqueda, evaluacién, seleccién y seguimiento de los proveedores. * Usuario: Generar requerimiento y hacer seguimiento al estado de la misma de acuerdo a su necesidad * Los Jefe de Area: son responsables de revisar y aprobar los requerimientos que sus éreas Beneren, asi como del cumplimiento del presente procedimiento, * Gerente General, Director, Sub - Directoras, Jefaturas: es el responsable de la aprobacidin de los requerimientos uerimientos deben enviarse por correo electrénico con las aprobaciones respectivas al TA: Los N rea de logistic. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.2. DEFINICIONES idera como bien: Suministros, materiales, insumos, equipes, repuestos, in: $e neumaticos, combustibles, Iubricantes, etc., que la Empresa necesita para desarrollar eficientemente sus operaciones, * Servicio: Conjunto de actividades realizadas por una empresa para responder a alguna ecesidad especifica de sus clientes. Se considera camo servicio: Fabricacién, alquileres, ‘mano de obra, reparaciones, arestaciones de establecimientos, etc. * Requerimiento (RQ): Documento generaco por el usuario, donde detallard las cantidades, caracteristicas y especificaciones de los bienes y/o servicios solicitados de acuerdo a su Planificacién de necesidades.