MANUAL DE USUARIO DE LA PLATAFORMA

DE CERTIFICACIÓN DE RAINFOREST
ALLIANCE (RACP)
PARA

ACTORES DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Aprenda a usar la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP)

para crear y mantener su cuenta de la RACP, administrar sus Licencias e
informar eficientemente sobre las actividades relacionadas con su cultivo
dentro del Programa de Certificación de Rainforest Alliance 2020.

Nota importante: La cuenta de la RACP descrita en este manual corresponde al Nuevo

Programa de Certificación de Rainforest Alliance 2020 y no sustituye su cuenta actual. Esto
significa que usted necesita mantener su(s) sistema(s) actuales de trazabilidad y
certificación con sus credenciales actuales.

Versión: 4 de noviembre de 2021

Contenido
Nota del editor ........................................................................................................................................ 2
Descargo de responsabilidad de la traducción ................................................................................... 3
Sobre este Manual de Usuario................................................................................................................ 4
GLOSARIO ........................................................................................................................................ 4
Introducción a LA RACP ......................................................................................................................... 6
Resumen del proceso .......................................................................................................................... 6
Presentar solicitud de registro ............................................................................................................ 7
Configurar su organización ............................................................................................................... 10
Añadir una entidad de su organización ............................................................................................ 12
Preparar el alcance de certificación .................................................................................................. 15
Añadir una entidad de su organización ............................................................................................ 15
Confirmar el Alcance de su certificación........................................................................................... 17
Requisitos de vista ............................................................................................................................ 17
Calcule sus niveles de verificación .................................................................................................... 18
Firmar un acuerdo de licencia............................................................................................................... 20
Preparación ....................................................................................................................................... 20
Firmar el acuerdo legal con DocuSign............................................................................................... 22
Preparación para la auditoría ............................................................................................................... 25
Encontrar un organismo de certificación autorizado ....................................................................... 25
Completar y cargar una autoevaluación ........................................................................................... 27
Actualizar su organización .................................................................................................................... 29
Añadir un nuevo usuario ................................................................................................................... 29
Eliminar un usuario ........................................................................................................................... 30

NOTA DEL EDITOR

El presente Manual de Usuario se creó paralelamente al desarrollo de la Plataforma de

Certificación de Rainforest Alliance (RACP). Por tanto, las pantallas de la RACP pueden
diferir ligeramente respecto a la versión actualmente disponible en Internet, debido al
desarrollo y las mejoras constantes.

2
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD DE LA TRADUCCIÓN
Cualquier duda sobre el significado preciso de la información contenida en la traducción la
debe aclarar consultando la versión oficial que es la versión en inglés. Si hay discrepancias o
diferencias en el significado causadas por la traducción, éstas no son vinculantes y no
tienen efecto alguno en relación con las auditorías o la certificación.

¿Más información?
Para obtener más información sobre Rainforest Alliance, visite www.rainforest-alliance.org o
comuníquese al correo electrónico: info@ra.org

3
SOBRE ESTE MANUAL DE USUARIO
El presente manual es una guía clara y concisa para que los actores de la
cadena de suministro aprendan a usar eficientemente la RACP para crear y
mantener su cuenta de la RACP y sus licencias e informar sobre las
actividades relacionadas con los cultivos dentro del Programa de
Certificación de Rainforest Alliance 2020.

Este manual es una «obra en curso». En secciones futuras se le proporcionará información útil
en cuanto a las actividades relacionadas con el comercio, existencias, transacciones,
marcas registradas y las solicitudes de etiquetado.

GLOSARIO
En el cuadro a continuación encontrará los términos y abreviaturas más utilizados y su
significado para trabajar con la RACP. Es necesario comprender estos términos para
completar su registro de forma precisa.
También puede ver nuestro glosario en línea online glossary, diseñado para proporcionarle
una herramienta de fácil acceso para explicar algunos de los términos que encontrará en
los documentos y herramientas del Programa de Certificación de Rainforest Alliance 2020.

Término Definición
Actor de la Cualquier organización no-agrícola que esté relacionada con el
cadena de producto certificado desde su producción hasta su venta final.
suministro
Alcance del Conjunto de actividades, procesos, actores y productos cubiertos
certificado bajo la certificación de un titular de certificado.
Balance de Es la trazabilidad administrativa que permite a los actores de la
masas cadena de suministro afirmar que el producto cuenta con el sello
Rainforest Alliance CertifiedTM, cuando la cantidad equivalente se ha
conseguido según Rainforest Alliance CertifiedTM.
Certificado El término «certificado» se refiere a los requisitos para
cultivos/volúmenes producidos y comercializados por los titulares de
certificado, verificados de acuerdo con el Estándar de Agricultura
Sostenible de Rainforest Alliance 2020.
Derechos La autorización se otorga a un titular de certificado de cadena de
obligatorios de suministro para hacer transacciones en la plataforma de trazabilidad
usuario RACP en nombre de un titular de certificado de finca.
ERCS Como parte del sistema de garantía los datos son recogidos por
medio de la Evaluación de Riesgo de la Cadena de Suministro (ERCS),
que está integrada en el proceso de registro y durante el proceso de
elaboración de perfil. La ERCS evalúa los riesgos potenciales de las
operaciones de una organización a nivel de sitios individuales para
determinar el tipo y la frecuencia de la verificación requerida.
Finca Toda la tierra e instalaciones utilizadas para la producción agrícola y
actividades de procesamiento dentro del alcance geográfico de la
gestión de la finca/grupo. Una unidad productiva puede estar
compuesta por varias fincas vecinas o separadas geográficamente
dentro de un país, siempre y cuando dependan del mismo organismo
de gestión. Todas las fincas y unidades productivas que se encuentren
dentro del alcance geográfico deberán cumplir con el Estándar de
Rainforest Alliance, incluso cuando el cultivo sea diferente al
certificado (p.ej. Una finca/unidad productiva con una plantación de
arroz perteneciente a un productor cuyo grupo esté certificado para
café que se encuentre dentro del mismo alcance geográfico).
Una finca puede estar compuesta por varias unidades productivas
vecinas o unidades de tierra separadas geográficamente dentro de
un país, cuando estas dependen del mismo organismo de gestión.
4
Finca pequeña Las fincas pequeñas dependen de la mano de obra familiar o
doméstica o del intercambio de fuerza laboral con otros miembros de
la comunidad. Pueden contratar trabajadores temporales para
labores de temporada o incluso contratar (algunos) trabajadores
permanentes. Los pequeños productores se organizan generalmente
en un grupo para su certificación y dependen de la gerencia del
grupo para el registro del desarrollo y el mantenimiento.
Gerencia del La entidad que firma el acuerdo de certificación con el ente
grupo certificador acreditado por Rainforest Alliance y asume la
responsabilidad del desarrollo y la implementación del sistema de
gestión interna del grupo y de todos los sistemas de gestión de las
fincas. La administración del grupo es responsable de asegurar que
las fincas miembro cumplan con el estándar.
Grupo Una asociación de productores organizados que cuentan con un
Sistema de Gestión Interna (SGI) y tienen un certificado conjunto
según las reglas de Certificación del Estándar de Rainforest Alliance. El
grupo de productores organizados puede agruparse en una
asociación o cooperativa o puede ser gestionado por un actor de la
cadena de suministro (como un exportador), o alguna otra entidad.
Intermediario Cualquier actor que comercia (compra y vende) con productos
certificados por Rainforest Alliance antes de llegar hasta el nivel del
primer comprador. Los intermediarios también pueden hacer la
manipulación física y en función de sus actividades. Asimismo,
deberán cumplir con los requisitos aplicables para fincas del Estándar
de Agricultura Sostenible.
Miembro del Un productor que está certificado como parte de un grupo. Es la
grupo persona que arrienda o quien recibe algo a cambio (p. ej. un
arrendatario) y no es necesario que sea dueño de la finca.
Multisitios El actor de la cadena de suministro que no cuenta con un ámbito
agrícola en su certificación de Rainforest Alliance y que tiene una
ubicación central en virtud de la cual operan dos o más sitios.
Nivel de El nivel de verificación es el resultado de la Evaluación de Riesgo de la
Verificación Cadena de Suministro (ERCS) y define el tipo, la magnitud y la
frecuencia de verificación necesaria.
Plan de gestión Una descripción detallada, definida por la administración, de las
metas que se establecen para cumplir con los requisitos (tanto para la
administración, trabajadores y/o miembros del grupo), y los
respectivos servicios necesarios para cumplir con dichas metas. Los
servicios pueden incluir entrenamientos, asistencia técnica, acceso a
insumos (p. ej. plántulas) y actividades de concienciación. En el Plan
de Gestión se indican los detalles de los servicios tales como plazos, la
persona responsable de la prestación de servicios, y los beneficiarios.
Productor Una persona (hombre o mujer), que posee y/o dirige una empresa
agrícola, ya sea de manera comercial o como sustento para su
familia o para sí misma.
Sistema Interno Es un sistema documentado de calidad administrativa que tiene el
de Gestión (SIG) propósito de facilitar una organización y gestión eficiente del grupo y
de asegurar que el grupo y sus miembros cumplan con los requisitos
aplicables del Estándar de Agricultura Sostenible de Rainforest
Alliance.
Sitio Entidad geográficamente separada que pertenece a un titular de
certificado (de finca o actor de cadena de suministro) donde se
llevan a cabo un número y tipo específico de operaciones.
Subcontratista Persona u organización contratada para llevar a cabo una o más
operaciones específicas sobre los productos certificados, por ejemplo,
procesamiento, almacenamiento, envasado y/o etiquetado de
productos.

5
INTRODUCCIÓN A LA RACP
Al igual que los productores, dueños de fincas o grupos de fincas, los actores
de la cadena de suministro, que quieran vender sus productos como
Rainforest Alliance Certified tienen que ser miembros del Programa de
Certificación de Rainforest Alliance 2020.

Para unirse a este programa, es necesario registrarse en la RACP. Solamente después de

registrarse y haber obtenido una licencia válida, podrá vender y comprar productos
certificados Rainforest Alliance Certified.

RESUMEN DEL PROCESO

El registro es fácil y se realiza en su totalidad dentro de la plataforma RACP siguiendo cinco
pasos. Después de enviar su registro en este programa, recibirá un correo electrónico de
confirmación que incluye un enlace donde puede comenzar a proporcionar la información
pertinente sobre su organización.

Los cinco pasos en el proceso de registro

Para consultar un resumen de las acciones a realizar en estos 5 pasos, puede descargar la
Guía Rápida de Inicio para Actores de la Cadena de Suministro.

La Guía Rápida de Inicio ofrece un resumen detallado de las acciones a realizar durante el proceso
de registro

6
PRESENTAR SOLICITUD DE REGISTRO
Después de seguir el enlace de la página de ingreso de la RACP, puede seleccionar el
idioma de su preferencia. Los idiomas disponibles son inglés, francés, alemán, español,
portugués, turco, indonesio, japonés, vietnamita y chino.

La primera interacción que tendrá con la RACP será establecer el idioma de su preferencia

Siga el enlace en la página de ingreso de la RACP para registrar una nueva cuenta.

Siga el enlace «Crear una cuenta aquí».

7
Accederá a la página donde debe seleccionar el tipo de organización que desea registrar,
elija registrarse como Actor de la Cadena de Suministro. En la siguiente página, lea por favor
toda la información que se presenta antes de continuar proporcionando la información
relativa a su empresa.

Primero seleccione registrarse como Actor de la Cadena de Suministro, acto seguido, lea información
importante en la siguiente página.

Para completar el registro de su cuenta, es necesario completar algunos formularios, donde

debe proporcionar información sobre su organización, la dirección donde esta se ubica,
algunos datos personales, para finalmente leer y aceptar los Términos y Condiciones, como
se muestra en las siguientes capturas de pantalla.

En la primera página,
completará la
información
relacionada con el
nombre de la
organización,
seleccionará un cultivo
y las actividades
relacionadas al mismo.

¡Tenga en
consideración lo
siguiente! Si usted ya
tiene una identificación
de usuario actual de
UTZ o de Rainforest
Alliance, no olvide
proporcionar esta
información también.

8
 En la siguiente página,
complete la dirección
de su organización.

Facilite a continuación
su nombre e
información de
contacto

Una vez que haya proporcionado la información solicitada, debe leer cuidadosamente los
Términos y Condiciones y hacer clic en Aceptar en la casilla correspondiente para enviar la
solicitud de registro.

El último paso para registrar su cuenta es aceptar los Términos y Condiciones

9
Una vez recibida su solicitud, recibirá el siguiente mensaje:

Su solicitud de registro se ha recibido. Rainforest Alliance la evaluará.

Su solicitud será revisada y, de ser aprobada, recibirá un correo electrónico de activación

de cuenta que le dará acceso a la RACP.

Luego, el primer paso será activar su cuenta y comenzar a proporcionar más información
sobre su organización y sus actividades.

Tenga en consideración lo siguiente: Esta cuenta es para el Nuevo Programa de

Certificación de Rainforest Alliance 2020 y no sustituye su cuenta actual. Esto significa que
usted necesita mantener su(s) sistema(s) actuales de trazabilidad y certificación con sus
credenciales actuales.

CONFIGURAR SU ORGANIZACIÓN
El primer paso a seguir después de recibir el correo electrónico de activación es
proporcionar una contraseña segura. Su nombre de usuario es la dirección de correo
electrónico facilitada en su registro.

Inicie sesión con su cuenta de correo electrónico y proporcione una contraseña segura

10
Después de ingresar a su cuenta, usted se encontrará con información sobre los pasos a seguir y las
opciones de certificación

La lectura de la información presentada puede ayudarle a completar el proceso de registro

de forma eficiente. Una vez que comprenda los pasos a seguir y las opciones de
certificación, haga clic en Continuar para acceder al panel de control de la RACP, donde
se le proporcionarán las siguientes indicaciones.

El panel de control de la RACP. Su primera tarea está indicada claramente.

La primera tarea es proporcionar la información sobre su organización. Durante todo el

proceso le guiaremos paso a paso, con instrucciones claras sobre qué información facilitar o
qué seleccionar.

11
AÑADIR UNA ENTIDAD DE SU ORGANIZACIÓN

Se le solicitará que proporcione el alcance de su organización, incluyendo todas las

entidades, cultivos y actividades que desee incluir en el alcance de su certificación.

En caso de que su organización crezca en el futuro, podrá utilizar fácilmente las mismas
pantallas en la RACP para añadir la información pertinente.

Puede comenzar añadiendo una entidad perteneciente a su organización

Dado que es una organización no-agrícola, solo debe añadir los sitios

12
Para añadir un sitio, es necesario completar seis formularios, así como un resumen de sus registros

Por cada sitio, usted debe completar seis formularios sencillos donde proporcionará la
información correspondiente sobre:

• Nombre y dirección de su organización

• Cultivo(s)
• Actividades relacionadas a los cultivos
• Aporte de las actividades
• Producción de las actividades
• Nivel de trazabilidad

Dos ejemplos de los formularios a completar, sobre sus cultivos y las actividades relacionadas a estos

13
El último formulario es un resumen de todos sus registros y selecciones:

Puede revisar sus registros, corregirlos, de ser necesario, antes de añadir un sitio a su organización

Al añadir este sitio a su organización en su cuenta de la RACP, se muestra el resultado.

En este ejemplo, su organización es de una sola entidad, el sitio que acaba de añadir

En caso de que su organización esté compuesta por múltiples sitios, solamente debe repetir
los pasos anteriores por cada sitio, comenzando por dar clic en el botón verde inferior
«Añadir una entidad a su organización».

El siguiente paso es añadir estas entidades de su organización en el alcance de la

certificación. Haga clic en el botón verde superior «Abrir el alcance de certificación» para
comenzar a añadir cada entidad.

14
PREPARAR EL ALCANCE DE CERTIFICACIÓN
La página «Alcance de Certificación» es el sitio donde pueden añadirse las entidades que
usted desee incluir dentro de su certificación. Cada entidad que añada a su organización
será certificada cuando cumpla con los requisitos que se basan en la selección elegida.

AÑADIR UNA ENTIDAD DE SU ORGANIZACIÓN

Esta secuencia de pasos empieza al hacer clic en el botón «Añadir una entidad de su
organización», que abrirá el formulario en donde puede seleccionar las entidades (sitios)
aplicables.

Los sitios seleccionados en el alcance de su certificación aparecerán aquí. Tenga en consideración la

observación sobre los requisitos

En caso de que haya añadido más sitios, todos estos aparecerán en este formulario

15
Después de haber añadido el sitio al alcance de certificación, tiene que facilitar más
información. Esto se indica con el texto marcado «Hay que actualizar la información».

Por medio de un discreto mensaje le solicitaremos que proporcione más información sobre este sitio.

Haga clic en el nombre de dicho sitio y aparecerán tres formularios donde debe facilitar la
información adicional que se le solicita.

Lea cuidadosamente todas las preguntas y respóndalas para actualizar la información del sitio en este
primer formulario.

El segundo formulario contiene preguntas sobre si usted cuenta con otra certificación de
cadena de custodia, donde debe responder haciendo clic en la casilla con la respuesta
correspondiente. De no ser aplicable, haga clic en la casilla Siguiente.

El último de los tres formularios contiene preguntas sobre los volúmenes que usted espera
procesar en cada sitio durante los próximos doce meses.

Una vez que haya completado estos formularios, guarde la actualización para regresar a la
página «Alcance de Certificación». Cuando no sea necesario proporcionar más
información, debe confirmar el alcance de su certificación.

16
CONFIRMAR EL ALCANCE DE SU CERTIFICACIÓN
Una vez que haya añadido todas las entidades aplicables al alcance de su certificación,
hay que confirmarlo. Esta es una acción sencilla, ya que usted sólo debe especificar cuál es
el sitio responsable de la gerencia (central) de su certificación.

En el siguiente ejemplo, la empresa cuenta con un solo sitio.

Una vez que se haya proporcionado toda la información necesaria, podrá confirmar el alcance de su
certificación

Debe responder una última pregunta para confirmar el alcance de certificación

Requisitos de vista
Una vez que haya confirmado el alcance de certificación, será posible ver los requisitos que
se generan automáticamente dependiendo de las respuestas y selecciones que haya
hecho en los pasos previos.

El alcance de certificación se ha confirmado, por lo que puede ver los requisitos

17
Haga clic en el botón verde «Ver requisitos», y notará que se están generando y a
continuación, aparecerá la lista de requisitos correspondiente. Ya que la lista es larga, los
filtros le serán de utilidad para navegar fácilmente a través de estos requisitos. También
puede descargar estos requisitos como una hoja de Excel.

Una serie de filtros le ayudará a encontrar rápidamente los requisitos específicos que necesite.

Calcule sus niveles de verificación

Este nivel de verificación es el resultado de la Evaluación de Riesgo de la Cadena de
Suministro (ERCS) y define la frecuencia y la magnitud de verificación necesaria para
evaluar correctamente los riesgos asociados con un sitio en particular. Para calcular su nivel
de verificación, abra la página Alcance de Certificación.

Los niveles de verificación indicarán qué sitios del perfil necesitan auditoría, cómo debiera
ser dicha auditoría y/o si alguno de los sitios califica para aprobación, cuando no se
requiera auditoría. Una vez determinados los niveles de verificación, también recibirá los
siguientes pasos del proceso para certificarse, según el alcance en particular.

Seleccione el botón verde «Calcular mis niveles de verificación» para obtener los resultados
de la Evaluación de Riesgo de la Cadena de Suministro y los siguientes pasos a seguir.

Al hacer clic en este botón verde se inicia el cálculo de su nivel de verificación

Antes de comenzar el cálculo, aparecerán dos mensajes que le informarán lo que va a

verificarse, cuándo y cómo recibirá sus niveles de verificación y el significado de éstos.

18
Al hacer clic en el botón Enviar del segundo formulario empieza el cálculo de su nivel de verificación

Una vez que haya iniciado el cálculo, podrá ver un mensaje en el que se indica que
Rainforest Alliance está revisando el(los) sitio(s) y en el apartado Nivel de Verificación, podrá
ver el estado de dicha revisión.

El nivel de verificación para este sitio está siendo revisado

Una vez que Rainforest Alliance haya examinado su perfil, se pondrá en contacto con usted
indicando los resultados de su análisis de riesgo y los siguientes pasos a seguir.

Para verificar el estado de su certificación, puede abrir el menú Certificación/Licencia,

donde encontrará que el estado de su licencia muestra «En proceso de Preparación»

Con la ayuda del menú Certificación/Licencia, puede verificar el estado de su licencia

19
FIRMAR UN ACUERDO DE LICENCIA
El último paso formal para completar su registro es la firma del Acuerdo de Licencia con
Rainforest Alliance. Para conseguirlo, utilizamos el programa DocuSign para la firma
electrónica.

DocuSign ofrece un proceso de firma digital de contratos en línea segura y jurídicamente

vinculante, sustituyendo la elaboración de contratos de papel en aquellos países donde
está permitido. Esto ofrece un número considerable de importantes e interesantes beneficios
como:
• Se evita la molestia de imprimir, firmar manualmente, escanear y enviar por correo o
subir a la red los documentos del contrato
• Ahorra el uso de papel y pulpa de los árboles, salvando los bosques y el planeta
• Es gratuito para usted, ya que no es necesario registrar una cuenta

Tenga en consideración lo siguiente: En caso de que la firma electrónica no sea permitida

en su país, es necesario imprimir, firmar el acuerdo de licencia manualmente, escanearlo y
subirlo a la red.

PREPARACIÓN

Para empezar este proceso, abra el menú Organización/Legal

El proceso de firma del Acuerdo de Licencia comienza al abrir el menú Legal

Se abrirán algunas páginas de introducción, que se describirán brevemente a continuación:

Seleccione el tipo de organización. En este ejemplo, elegimos organización autónoma

20
Lea la información que aparece y haga clic para solicitar su acuerdo legal

En este ejemplo, usted no tiene un Acuerdo Legal Existente (Versión 2020)

En la siguiente pantalla, usted puede incluir a los sublicenciatarios dentro de la solicitud de

su acuerdo, si fuera aplicable. También puede seleccionar el idioma del acuerdo de
licencia.

De ser aplicable, puede añadir otras organizaciones dentro de su solicitud de acuerdo de licencia

21
FIRMAR EL ACUERDO LEGAL CON DOCUSIGN

Al hacer clic en el botón Continuar, accederá a la pantalla de DocuSign, parte de este

proceso, donde encontrará instrucciones claras y visibles que le guiarán durante el proceso
de firma.

Como preparación para los siguientes pasos, esta es la secuencia a seguir dentro de este
proceso que se ilustra en las siguientes páginas.

1. Seleccione el idioma de la aplicación DocuSign

2. Marque la casilla para aprobar el uso de documentos electrónicos y firmas
electrónicas
3. Escriba su nombre, cargo y dirección de la empresa
4. Seleccione el diseño de firma que aparecerá en el documento
5. Utilice ese diseño para firmar el acuerdo de licencia
6. Repita los pasos 3, 4 y 5 para el segundo bloque de firmas del acuerdo de licencia
7. Termine el proceso de firma haciendo clic en el botón «Finalizar»
8. Envíe el acuerdo de licencia firmado usando el botón «Enviar a Rainforest Alliance»

De esta manera, Rainforest Alliance examinará dicho acuerdo. Puede ver el estado de su
acuerdo Licencia en cualquier momento en el resumen del estado del Acuerdo Legal.

Seleccione el idioma y apruebe el uso de documentos electrónicos y firmas electrónicas

22
Indique en los campos subrayados en rojo lo siguiente: nombre completo, cargo y dirección de la
empresa y después, fírmelo.

Tenga en cuenta lo siguiente: ¡no utilice el nombre de la organización sino el nombre del
solicitante, tanto para el campo del nombre como para el de la firma!

Antes de firmar el acuerdo de licencia, todavía se puede elegir otro estilo de firma

23
Repita los pasos anteriores en el segundo bloque de firmas y la firma de su acuerdo de
licencia estará casi listo.

¡Ya falta poco! Haga clic en «Finalizar» para terminar el proceso de firma electrónica

Una vez finalizados los pasos de este proceso, recibirá el siguiente mensaje en la RACP:

La última acción a realizar es enviar el acuerdo de licencia firmado a Rainforest Alliance.

El estado de su acuerdo de licencia será «Revisión pendiente por parte de Rainforest Alliance’».
24
Mientras espera la aprobación de Rainforest Alliance, puede verificar el estado de su
acuerdo de licencia en la misma página Legal. Una vez que el acuerdo se haya validado,
esta información aparecerá en la página Estado del Acuerdo Legal.

Puede ver el estado de su acuerdo de licencia en cualquier momento en el resumen del estado del
Acuerdo Legal

PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA

Una vez que haya implementado todos los requisitos que sean aplicables a su organización
y que esté seguro de que está listo para someterse a la verificación, facilite toda la
información y cargue todos los documentos útiles para el proceso de verificación. Esta
información será usada por el Organismo de Certificación (OC) para la preparación de la
auditoría.

Deberá firmar un acuerdo de certificación con el OC seleccionado. ¡Tenga en cuenta que

se trata de una actividad manual al margen de la RACP! Por tanto, cumplimente el
Formulario de solicitud de la certificación (Certification Application Form, CAF) para solicitar
un presupuesto al Organismo de Certificación de su elección.

Este acuerdo no estará confirmado en la RACP hasta que no haya sido firmado por usted y
el OC. De esa forma, el OC tendrá acceso a su perfil completo, donde se podrá supervisar
el progreso y se facilitará la información necesaria para la preparación de la auditoría. En la
mayoría de los casos. El Organismo de Certificación se pondrá en contacto con usted para
remitirle una invitación.

En pocas palabras, los siguientes pasos consistirán en:

• Encontrar y seleccionar un Organismo de Certificación autorizado
• Solicitar un presupuesto
• Firmar el acuerdo de certificación (offline)
• Confirmar que se ha firmado este contrato
• Completar y cargar la autoevaluación

ENCONTRAR UN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN AUTORIZADO

Para encontrar un OC autorizado, haga clic en su licencia (menú Certificación > Licencias),
abra la licencia y, después, abra la pestaña «Preparación de la licencia» para buscar un
Organismo de Certificación autorizado.

Si ya ha recibido una invitación de un Organismo de Certificación, estará visible en esta

página. No obstante, en este ejemplo, usted iniciará el proceso para encontrar un OC y
firmar un contrato.

25
Uno de los preparativos para la auditoría consiste en el acuerdo con un Organismo de Certificación.

Para encontrar un Organismo de Certificación, haga clic en el enlace «Abrir». Si están

disponibles, se mostrarán uno o varios Organismos de Certificación autorizados.

Si está de acuerdo con el presupuesto, puede firmar el acuerdo de certificación con el Organismo de
Certificación.

Antes de confirmar el contrato, se abrirá un formulario en el que deberá confirmar que

efectivamente ha firmado al cuerdo de certificación con dicho Organismo de Certificación
autorizado.

Solo podrá confirmar el contrato tras haber firmado el contrato con el OC.

26
Una vez confirmado este contrato, deberá esperar una confirmación del Organismo de
Certificación, tal como se puede ver en la pantalla siguiente.

Deberá esperar hasta que el OC también haya confirmado el contrato.

COMPLETAR Y CARGAR UNA AUTOEVALUACIÓN

La autoevaluación es una evaluación del cumplimiento de los requisitos que impone el
Estándar de Agricultura Sostenible y, como titular del certificado, usted debe realizarla. En la
pestaña «Preparación de la licencia» dentro de su licencia, encontrará el enlace a la
herramienta de autoevaluación.

La herramienta de autoevaluación está disponible para su descarga.

Para obtener el documento de autoevaluación que deberá cumplimentar, haga clic en el

botón «Descargar» y abra el archivo.

Lea atentamente la información de orientación con el fin de poder cumplir de forma

exhaustiva con los requisitos enumerados en esta hoja de cálculo.

27
Para todos los requisitos, complete las columnas con la información pertinente para su caso.

Una vez que se haya asegurado de que cumple con los requisitos aplicables y de que ha
tratado o solucionado cualquier problema de conformidad que hubiese detectado, cargue
la autoevaluación.

En la misma página, puede cargar el archivo de su autoevaluación cumplimentado.

Recibirá una confirmación de que el archivo de su autoevaluación se ha cargado correctamente.

Una vez cargado el archivo, todavía podrá sustituirlo por una versión modificada si lo
necesita.

28
ACTUALIZAR SU ORGANIZACIÓN
Una vez que haya añadido la información más relevante a su cuenta de la RACP, podrá
añadir a otros usuarios, con sus respectivos roles.

AÑADIR UN NUEVO USUARIO

Por defecto, como persona que ha registrado la cuenta, se le asignarán los tres roles
disponibles para trabajar con la RACP, con los correspondientes derechos de acceso.

Como único usuario de la RACP, puede realizar las actividades correspondientes a estos tres roles.

La tabla siguiente indica la diferencia entre los tres roles.

Rol Funciones disponibles en la RACP
Administrador Añadir usuarios, modificar los roles de los usuarios, modificar la
información, contactar con los OC o Miembros y cargar o
cumplimentar la información necesaria
Finanzas Modificar la información financiera
Usuario Solo leer la información, sin poder modificar nada

Para añadir un nuevo usuario, haga clic en el botón «Añadir nuevo usuario» y cumplimente
el formulario que aparecerá con su nombre, dirección de correo electrónico y el/los rol(es)
atribuido(s).

Por defecto, a los usuarios nuevos se les asignará el rol básico de «Usuario».

En este ejemplo, al nuevo usuario se le ha asignado la función de «Finanzas».

29
Al nuevo usuario se le ha asignado el rol de «Finanzas» además del rol por defecto «Usuario».

Puede editar los datos del usuario, incluido su sol, en cualquier momento haciendo clic en el
nombre y actualizando la información.

Puede haber varios usuarios con el rol «Finanzas» y «Administrador».

Si procede, como Administrador, ahora podrá renunciar al rol de «Finanzas» haciendo clic
en su nombre y desactivando la casilla correspondiente.

Nota: Siempre debe haber un usuario con el rol de Administrador. Si renuncia a su rol de
Administrador, ¡ya no podrá hacer ningún cambio! Solo un nuevo Administrador podrá
hacer modificaciones.

ELIMINAR UN USUARIO
Para eliminar un usuario de la RACP, haga clic en el nombre y en el siguiente formulario,
después haga clic en el botón «Eliminar» y confirme su decisión.

Puede editar fácilmente la información y el rol o roles de un determinado usuario, o eliminar al usuario.

<fin>

Se le informará sobre cualquier futura actualización de este manual.

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