Los formularios deben tener instrucciones claras y sencillas.

Estas instrucciones deben indicar

cómo completar los formularios y qué documentos se deben adjuntar. No se pueden exigir
requisitos no mencionados en las instrucciones, y establece que, al enviar un formulario, se debe
notificar automáticamente su recepción y archivar una copia. Si se requieren correcciones, se
debe informar al solicitante en un plazo máximo de 48 horas. Los plazos comienzan al día
siguiente hábil, excepto si la remisión fue fuera del horario de oficina. Los procesos automáticos
están exentos de estas disposiciones.

CAPÍTULO IV

EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRÓNICO

Todo el procedimiento administrativo debe ser registrado en un expediente electrónico,

adjuntando los documentos presentados por los interesados, terceros y otros órganos públicos, en
orden cronológico. Se asignará automáticamente un número correlativo al expediente para su
identificación. También se registrarán las actuaciones, documentos, resoluciones, notificaciones y
comunicaciones relacionadas con el expediente en estricto orden de ocurrencia.

La creación de un registro electrónico actualizado, accesible para los interesados, donde se

registrarán las acciones del artículo anterior con fecha y hora.

sí un solicitante necesita cotejar documentos que no pueden ser verificados electrónicamente,

debe presentarlos físicamente para su cotejo y digitalización. Estos documentos serán
incorporados a una base de datos para su uso futuro.

cuando se requiera información de una base de datos externa, no es necesario presentar copias o
certificaciones de los documentos, sino indicar la institución donde se encuentra la base de datos.
Solo se dejarán constancia de los metadatos para verificar la consulta y el resultado. Se debe
mantener una bitácora encriptada de todas las acciones, interacciones y consultas realizadas en el
expediente electrónico, con el fin de verificar y rastrear dichas accione.

CAPÍTULO V

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ELECTRÓNICO

Las pretensiones presentadas ante la administración pública por medios electrónicos serán
decididas en el proceso administrativo electrónico, que se divide en dos tipos: proceso no
contencioso y proceso adjudicativo.

En ambos procesos, las actuaciones deben ser impulsadas de oficio por el órgano administrativo,
respetando los plazos y derechos de los solicitantes. El incumplimiento de los plazos por parte de
la administración puede ser objeto de quejas por retrasos injustificados. Se aplicarán las normas
vigentes sobre pruebas y medios de prueba para acreditar los hechos en el proceso.

En los procesos adjudicativos, siempre se requerirá comparecer mediante apoderado legal, salvo
disposición en contrario. El poder puede ser general o específico, y se debe acreditar en formato
electrónico.
En formularios o solicitudes presentados por medios electrónicos, se debe proporcionar un correo
electrónico válido del solicitante y, cuando corresponda, del apoderado legal, para enviar
requerimientos y notificaciones.

Cuando se requiera un documento emitido por una autoridad extranjera, debe ser apostillado o
autenticado según las formalidades legales. Si no es posible cumplir con las formalidades, se
puede presentar una declaración jurada justificando la situación, y el funcionario competente
puede homologarlo o eximirlo.

Los documentos en otro idioma deben ser traducidos por la Secretaría de Estado en los
Despachos de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional. Cuando no se establezcan
plazos específicos en el Reglamento, se aplicarán los plazos de la Ley de Procedimiento
Administrativo o de la ley especial correspondiente. Solo serán exigibles los requisitos
establecidos en la ley o reglamento. Las solicitudes de documentación o información de entes
reguladores especializados están sujetas a su propia normativa, al igual que aquellas reguladas
por una ley especial.

CAPÍTULO VI

REGLAS GENERALES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO NO

CONTENCIOSO

El proceso administrativo electrónico no contencioso consiste en una actividad de la

administración pública, por disposición expresa de la ley, que resuelve peticiones de interesados
para cumplir diferentes propósitos.

El proceso no contencioso se clasifica en cuatro categorías: acciones administrativas de mero

trámite, acciones administrativas de gestión, acciones administrativas constitutivas y trámites
registrales.

Puede ser iniciado a instancia de parte interesada mediante una solicitud con los documentos
correspondientes, o de oficio por la institución respectiva.

En los trámites de las categorías 1 y 2, se ejecuta el acto o se emite el documento solicitado. Para
la categoría 3, se emite una resolución motivada.

En los trámites registrales, se requiere un dictamen técnico en casos específicos y debe emitirse
en un plazo máximo de 30 días.

Los procedimientos no contenciosos que puedan ser objeto de oposición deben ser publicados en
el sitio web de la institución, indicando información relevante y plazos para presentar
oposiciones. Cuando hay impugnación u oposición, se suspende el trámite y se abre un archivo
separado para resolverlo bajo el Procedimiento Administrativo Adjudicativo, Las cuestiones
incidentales suspenden el procedimiento hasta su resolución.

Toda solicitud de informe o dictamen ya sea obligatorio o facultativo, de los órganos consultivos,
debe ser remitida electrónicamente a través de la plataforma designada o, en su defecto, por
correo electrónico oficial.
Todas las solicitudes de dictamen deben ser comunicadas simultáneamente a las diferentes
instancias competentes y deben ser respondidas dentro del mismo plazo. En ausencia de un plazo
establecido por ley, los dictámenes deben ser remitidos en un plazo máximo de quince (15) días a
partir de la fecha en que se reciba la petición, utilizando la misma vía de comunicación. Si no se
recibe el informe o dictamen dentro del plazo establecido, el proceso administrativo continuará
hasta que se dicte la resolución correspondiente conforme a la ley, sin perjuicio de tomar las
medidas de responsabilidad correspondientes contra el funcionario responsable del retraso.