Sistema de Inventario

Un sistema de inventario es el conjunto de normas, métodos y procedimientos

que se utiliza para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una
empresa, de manera que esta pueda funcionar eficazmente. Este sistema permite
conocer la cantidad de artículos, estimar cuándo hay que reabastecerlos y conciliar
las existencias físicas con las registradas en la documentación.

Diferencia entre Control de Inventarios y Gestión de Inventarios

Aunque estos dos conceptos van de la mano, existen ligeras diferencias entre el control y la
gestión de inventarios. El control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén,
mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través
de las cadenas de suministro. En el cuadro siguiente se comparan los dos procesos en
cuanto a su alcance, objetivo, áreas de interés y acciones.

  Control de inventarios Manejo de Inventario

Materias primas y productos acabados
Inventario existente en el durante todo el ciclo de vida de la
Alcance almacén producción
Garantizar que las existencias
en el almacén sean Tener el inventario correcto en el lugar
suficientes y estén en buen correcto, en el momento correcto y con la
Objetivo estado cantidad suficiente
 ¿Qué artículos hay en
el inventario?
 ¿Dónde se encuentran
estos artículos en el
almacén?
 ¿Cuál es el estado y la  ¿Qué artículos debe pedir?
Áreas de situación de estos  ¿Cuántos artículos necesita pedir?
preocupación artículos?  ¿Cuándo debe pedir estos artículos?
 Recibir, almacenar y
transportar el inventario
 Comprobación de los
artículos en stock para  Predicción de la demanda de los
comprobar su fecha de clientes a partir de datos anteriores
caducidad, deterioro,  Reordenación y gestión de los
problemas de calidad, artículos del inventario en la cadena
Acciones etc. de suministro
El control de inventarios es un elemento clave de un sistema de gestión de inventarios. Los
jefes de almacén y los planificadores de la producción deben seguir las siguientes
actividades y procedimientos para controlar su inventario:
 Recepción, almacenamiento y traslado de mercancías
 Colocación de artículos en lugares estratégicos
 Seguimiento de los artículos del inventario y su ubicación en el almacén
 Documentar los detalles e historiales de los productos
 Controlar el estado de los artículos en stock
 Cumplir con los pedidos de compra con el stock disponible
 Integración de escáneres de códigos de barras
 Formación de informes de reordenación

Ejemplos de sistemas de gestión de inventarios

Existen múltiples ejemplos de sistemas de gestión de inventarios. Según sus

características, pueden ser más o menos útiles para cada tipo de negocio. Algunos de
los más habituales son los siguientes: 

 Holded: se trata de un ERP de uso en la nube, bastante intuitivo y fácil de utilizar. 

 Odoo Inventory: un ERP flexible y de concepto abierto que permite incluir el módulo
de inventario en el caso de que se quiera incluir. 
 Factusol: un programa diseñado para el control del stock en cualquier momento a lo
largo de toda la cadena de suministro de la compañía. 
 ABC Inventory: se trata de uno de los mejores ejemplos de sistemas de gestión de
inventarios de uso gratuito

De este modo, estos sistemas de gestión de inventario se convierten en un

elemento coordinador de logística que contribuye a optimizar todo el proceso.

Sistema de gestión de inventarios en Excel

Por otro lado, más allá de los ejemplos de sistemas de gestión de
inventarios basados en softwares específicos para ello, también cabe destacar la
posibilidad de crear un sistema de gestión de inventarios en Excel. En este caso, se
trata de un sistema diseñado a partir de Excel como una solución básica que permite
dar respuesta a las necesidades de la gestión de inventario de forma fácil, sencilla y
económica. 

Sin embargo, también es importante recordar que un sistema de gestión de inventarios

en Excel carece de muchas de las funcionalidades y capacidades que sí que ofrece un
software diseñado de forma específica para dicha tarea, por lo que, si se puede
escoger, siempre es mejor decantarse por opciones con diseños más específicos y
optimizados que por soluciones genéricas. 

Tipos de sistemas de control de inventarios

Tipos de Inventarios

Hay distintos tipos de inventario que pueden clasificarse según diferentes variables como,
por ejemplo, la periodicidad con la que se realizan o las referencias contempladas en cada
conteo.

¿Para qué sirve realizar un inventario? Gracias al control de inventario, es posible detectar
errores o problemas logísticos como fallos en las etiquetas, desajustes en el número de
referencias o equivocaciones en el picking, entre otros.
Ahora bien, ¿cuáles son los diferentes tipos de inventario que existen y cómo podemos
clasificarlos? ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad? Ahora
pasaremos a despejar todas estas interrogantes y analizamos los diferentes tipos de
inventario según el periodo fiscal, la periodicidad, el tipo de producto y la función. 

Inventario según el período fiscal

Estos inventarios hacen referencia al momento en el tiempo en el que se realizan en relación

al año fiscal de la empresa: 

 Inventario inicial. Se efectúa al comienzo del período contable y antes de que se

adquiera inventario adicional o se lleve a cabo una venta. 

 Inventario final. Se realiza al cierre del ejercicio económico o al final de cada año a
fin de conocer los recursos y/o bienes obtenidos tras realizar todas las operaciones
mercantiles. 

El inventario final de un ejercicio contable determina el inventario inicial del siguiente periodo
fiscal.
Inventario según la periodicidad

Si tenemos en cuenta la frecuencia con la que se llevan a cabo, podemos identificar 4 tipos
de inventario: 

 Inventario anual. Se efectúa una vez al año y sirve para confirmar los resultados
obtenidos con el registro contable.

 Inventario periódico. Se realiza varias veces al año con una frecuencia previamente
determinada y contempla el conteo de todas las referencias almacenadas.
 Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo). Se basa en la
realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de
referencias. A diferencia del inventario periódico, se prioriza el conteo de unas
referencias sobre otras (en función de su valor, rotación, fecha de caducidad, etc.). 
 Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo). Se
actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja
en tiempo real el stock disponible. Es el tipo de inventario que fomenta la logística
4.0 con una gestión digital de la información gracias a un WMS y a la implementación
de sistemas de almacenaje automatizados.
Cada empresa determinará la periodicidad con la que lleva a cabo sus inventarios en función
de sus necesidades y recursos.

Inventario según el tipo de producto

El inventario también está sujeto al tipo de producto almacenado. En consecuencia, podemos

distinguir entre: 

 Inventario de materias primas. Sirve para determinar el stock disponible de las

materias primas que se utilizan para la fabricación del producto final. 

 Inventario de suministros de fábrica. Registra aquellos materiales empleados en el

proceso de producción que por su naturaleza no pueden ser cuantificados con
exactitud como, por ejemplo, tuercas o pintura.

 Inventario de productos en proceso de fabricación. Contempla los productos

semielaborados, es decir, aquellos que todavía forman parte del proceso de
producción. 

 Inventario de productos terminados. Recoge los productos ya finalizados y

disponibles para la venta. 

 Inventario de mercaderías. Lo integran los bienes adquiridos para ser vendidos con
posterioridad, sin que se les realicen modificaciones.

Es evidente que el tipo de producto condiciona desde la elección del sistema de

almacenaje hasta la actividad de cada una de las operativas, e incluyendo el tipo de
inventario. 
Inventario según su función

Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna. En este
sentido, diferenciamos entre: 

 Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos). Cuantifica

los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido
solicitados a los proveedores. A veces, si el flujo de mercadería es lento, debe recorrer
grandes distancias o involucra muchos niveles, el inventario en ductos puede
sobrepasar al almacenado.

 Inventario de seguridad o de reserva. Registra los productos y materias primas que

la empresa posee para afrontar posibles fallos en el proceso de producción, retrasos
de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda. Este inventario
constituye el stock de seguridad de la compañía, cuyo objetivo es evitar caer
en roturas de stock.

 Inventario de previsión o estacional. Reúne las referencias almacenadas con vistas

a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
Esta predictibilidad lo diferencia del inventario de seguridad, destinado a cubrir
contingencias inesperadas.

 Inventario de desacoplamiento. Se utiliza para diferenciar el inventario requerido

para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. De ese modo,
cada proceso funciona de forma independiente y con una cantidad de
mercadería determinada.

Todo inventario cumple una función específica y, al mismo tiempo, satisface una

necesidad logística determinada, por ejemplo abastecer a producción, recibir mercadería de
los proveedores o afrontar un aumento de la demanda.

Otros tipos de inventario

Existen otras clases de inventarios que tener en cuenta: 

 Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica. Registra las referencias

necesarias para satisfacer la demanda durante el tiempo de reaprovisionamiento.

 Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas. Engloba las referencias

que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura,
etc.), no pueden ser comercializadas. Este tipo de inventario siempre genera
pérdidas. 

 Inventario disponible. Incluye aquellos productos que están disponibles cuando se

necesitan, bien para satisfacer una venta, bien para abastecer producción. 
  Inventario en línea. Compuesto por las referencias que están a punto de entrar en la
línea de producción.

 Inventario en cuarentena. Refleja aquellas referencias que deben permanecer

almacenadas durante un determinado período de tiempo antes de poder disponer de
ellas. 

 Inventario físico. Es aquel que se realiza contando a mano y una a una las
referencias a registrar.
Al margen de los diferentes tipos de inventario que existen, hay que tener en cuenta la
naturaleza de la empresa y el modelo de negocio.

¿Cómo decidir qué tipos de inventario realizar?

La aplicación de un tipo de inventario en deterioro de otro dependerá tanto de las

necesidades de cada empresa como de los recursos con los que cuenta para ejecutarlo. 

Por ese motivo, antes de decidir qué inventario llevar a cabo se deben analizar una serie de
aspectos, como el objetivo o la finalidad del mismo, el tipo de referencias almacenadas,
la actividad de la empresa y las dinámicas específicas de sus operaciones. 

En un almacén con pocas referencias y un flujo de movimientos muy bajo, por ejemplo,
probablemente bastará con practicar un inventario periódico con una cierta regularidad. Por
el contrario, si existen muchas referencias y la actividad diaria es elevada, será conveniente
recurrir a un inventario permanente, a fin de prevenir errores que impacten en la operativa del
almacén. 

Métodos de valoración inventarios

1. Método ABC

El método ABC en el control de inventarios clasifica las existencias en función de su

importancia, precio y volumen de ventas. Estos criterios determinan el número de artículos
que una empresa sacará al mercado.

Como su nombre indica, consta de las siguientes categorías:

 Clase A: artículos caros y de alta gama con controles estrictos e inventarios reducidos
 Clase B: artículos de precio medio, de prioridad media, con un volumen de ventas y
unas existencias medias
 Clase C: artículos de bajo valor y bajo coste con grandes ventas y enormes inventarios
La aplicación del método ABC de control de inventarios permite a las empresas minimizar los
costes de transporte de productos y maximizar el rendimiento de sus existencias. Gracias al
método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero, para así poner
la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre funcionan de esa
manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes jerarquías.

2. Método PEPS

El método PEPS (también conocido como FIFO) consiste en identificar los primeros

artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en salir a la venta o ser
utilizados en la producción. Así se minimiza el riesgo de que la mercancía se eche a
perder, se devalúe o venza en el almacén, además de asegurar la renovación del
stock.

Este método se utiliza cuando la empresa aplica un sistema permanente de

inventarios. Se registra en un kardex la entrada y salida de la mercancía, así como las
existencias en almacén. Se refleja cada producto, precio de compra, fecha de
adquisición, valor y fecha de salida.

3. Método EOQ

Este método de control de inventarios es muy sencillo y eficaz. Se utiliza cuando la

empresa tiene una demanda y una frecuencia de uso de inventario constantes en el
tiempo. Su principal objetivo es reducir los costes de inventario siguiendo un
principio muy simple: hallar el punto en que los costos por pedir un producto y los
costos por mantenerlo en inventario se igualan.

A lo largo del tiempo este modelo ha sufrido variaciones. El EOQ con descuentos
por cantidad, por ejemplo, considera la disminución del costo de compra de un
artículo cuando se adquiere en cantidad. El EOQ con faltantes planeados, por otra
parte, tiene en cuenta que la demanda no será satisfecha durante un tiempo,
generando faltantes.

4. Método UEPS

A diferencia del PEPS, en este método se venden primero los artículos más recientes, o
últimos, en ingresar. Es perfecto para empresas que no tienen un inventario muy grande ni
artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos
que se vendan reflejarán un costo más reciente.
5. Conteo cíclico

Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede
completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta.
Mejora la exactitud del control del inventario, ya que puede encontrar inconsistencias a
tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.

6. Método del precio ponderado

Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar su fecha
de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el número de
unidades que existen a ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre la suma
del total de unidades. Eso se repite con cada lote.

Además de seleccionar el sistema de control de inventario que mejor se adapte a las

necesidades, es importante seguir algunos consejos para que no se convierta en una tarea
desordenada o con un seguimiento deficiente.

Utilidad de un sistema de inventarios

La utilidad de un sistema de inventarios se refleja en que permite, entre otras cosas, lo
siguiente:

 Ayuda a calcular el costo de los productos vendidos y de aquellos que se encuentran

en almacén.
 Determina el nivel de rotación de los distintos productos que ofrece la empresa, es
decir, qué mercancías reportan mayores salidas del almacén o se acaban más rápido y,
por tanto, es necesario reponer con mayor frecuencia.
 Identifica discrepancias entre el inventario físico (conteo manual de todas las
existencias) y aquel registrado en el sistema o software que maneja la compañía.
 Evita las pérdidas por daños. Esto, al poder hallar, por ejemplo, si hay mercancías que
permanecen mucho tiempo en almacén, incluso más allá de su fecha de caducidad (en
caso de productos perecederos o con fecha de vencimiento).
 Reduce el costo de almacenamiento. Esto, al identificar la cantidad óptima de una
mercancía que se debe mantener en almacén, guardando un stock ante un posible
incremento de la demanda, pero sin generar gastos de almacenamiento innecesarios.
En este punto, debemos recordar que por cada unidad de producto guardado se debe
hacer un pago al dueño del almacén.