UC Listas y Bases Datos Excel

Listas y bases de datos con Excel
Avanzamos a través del conocimiento

Índice de contenidos
Formato condicional ...................................................................................................................................... 2
Crear reglas ............................................................................................................................................... 2
Modificar y eliminar reglas ......................................................................................................................... 6
Ordenación avanzada ................................................................................................................................... 9
Orden personalizado y orden no alfabético .............................................................................................. 9
Filtros ........................................................................................................................................................... 12
Filtro ......................................................................................................................................................... 12
Filtro avanzado ........................................................................................................................................ 16
Validación de datos ..................................................................................................................................... 23
Crear una validación de datos ................................................................................................................. 23
Personalizar mensajes ............................................................................................................................ 31
Borrar una regla de validación y comprobar celdas ................................................................................ 35
Tablas de datos ........................................................................................................................................... 38
Crear tablas de datos .............................................................................................................................. 38
Modificar los datos y la estructura de una tabla ...................................................................................... 41
Ordenar una tabla de datos y filtrar el contenido .................................................................................... 46
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Formato condicional
Crear reglas
El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda. Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.
Crear reglas automáticas
Para ello, seleccionamos las celdas que queremos poner en color y nos vamos a la pestaña Inicio,
grupo Estilos, pinchamos y desplegamos Formato condicional.
Al desplegar, podemos elegir el tipo de formato que queremos seleccionar.
Reglas para resaltar celdas
Elegimos la opción Reglas para resaltar celdas. Según el valor que tenga la celda, ponemos un color
que queramos aplicar a las celdas con el formato condicional, y elegimos la condición que queramos
que se cumpla.
2
En este caso hemos seleccionado la opción Es mayor que. Ponemos el valor deseado y
seleccionamos el color que queramos ponerle.
Podemos elegir entre los que vienen por defecto, o bien, eligiendo Formato personalizado…, en la
ventana de fuente que nos aparece, elegimos los colores deseados.
Una vez puesto el formato nos quedaría algo como el siguiente ejemplo:
3
Reglas superiores e inferiores
Se utiliza cuando queremos mostrar de un conjunto de valores los que sean mayores, menores, los
que superen la media, etc.
Barras de datos
Según el valor de la celda, dibuja una barra horizontal dentro de la celda con respecto del valor más
grande de las celdas seleccionadas.
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Conjunto de iconos
Coloca un icono elegido, según el valor deseado.
Crear reglas manuales
Permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.
Vamos a la pestaña Inicio - Formato condicional - Nueva regla…
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Nos aparece el cuadro de dialogo de Nueva regla de formato, donde elegimos el tipo de regla,
condiciones y formatos deseados, y pulsamos Aceptar.
Modificar y eliminar reglas
Modificar reglas Eliminar reglas
Modificar reglas
Cuando tenemos una regla creada y queremos modificar condiciones o formatos, nos vamos a la
pestaña Inicio - Formato condicional - Administrar reglas…
6
Nos aparece dicho administrador.
Pulsamos dos veces sobre la regla que queremos modificar, hacemos las modificaciones pertinentes y
pulsamos dos veces Aceptar.
Eliminar reglas
Podemos eliminar una regla concreta o todas las reglas que tengamos.
1. Eliminar una regla concreta.
Volvemos al Administrador de reglas, seleccionamos la regla a eliminar y pulsamos el botón

Eliminar regla.
Posteriormente pulsamos Aceptar.
2. Eliminar varias reglas.
Si queremos eliminar todas las reglas de unas celdas seleccionadas o bien todas las de hoja;
nos vamos a pestaña Inicio - Formato condicional - Borrar reglas, y elegimos qué reglas
queremos borrar.
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 Si queremos Borrar reglas de las celdas seleccionadas, solo se borrarán de las celdas
que en ese momento tengamos seleccionadas.
 Si queremos Borrar reglas de toda la hoja, da igual la celda que seleccionemos. Si
tenemos seleccionada una que no tenga formato condicional no importa, porque nos borra
todas las reglas de todas las celdas de la hoja en la que nos encontremos.
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Ordenación avanzada
Orden personalizado y orden no alfabético
A veces necesitamos ordenar una lista por más de un campo, por colores tanto de celda como de fuente
o uno de los iconos que hemos puesto previamente en el formato condicional.
Otras veces, también necesitamos ordenar de forma no alfabética, por lo que tenemos que crear una lista
personalizada.
Orden personalizado Orden no alfabético
Orden personalizado
Si lo que queremos es ordenar la base de datos por más de un campo, lo haremos accediendo a
través de la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, pulsando sobre el botón Ordenar:
Se nos abre el siguiente cuadro de diálogo:
En la columna Ordenar por, seleccionamos el nombre del primer campo a ordenar; seguidamente en
la columna Ordenar según, podemos elegir entre:
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 Valores de celda: según el contenido de los datos escritos en el campo.
 Color de celda: si queremos ordenar por los colores de relleno de las celdas del campo
seleccionado.
 Color de fuente: si queremos ordenar por los colores de fuente de las celdas del campo
seleccionado.
 Icono de formato condicional: si hemos aplicado iconos a las celdas del campo
seleccionado mediante las opciones de formatos condicionales.
Finalmente, en la columna Orden, en función del tipo de orden que hayamos seleccionado, cambiarán
los criterios seleccionados de la lista los criterios deseados.
Una vez terminado con el primer campo, pulsaremos el botón Agregar nivel para proceder al orden
del siguiente campo, y así sucesivamente.
Si queremos eliminar un nivel de ordenación, bastará con seleccionarlo en la ventana Ordenar, y

pulsar el botón Eliminar nivel.
Si queremos copiar un nivel de ordenación, lo seleccionaremos y pulsaremos el botón Copiar nivel.
Si queremos dar mayor prioridad a un nivel de ordenación pulsamos el botón de la ventana

Ordenar; y si queremos quitar prioridad, pulsaremos el botón seleccionando previamente el nivel a
mover su prioridad.
Ordeno no alfabético
En determinadas ocasiones queremos ordenar de forma no alfabética, es decir, por un orden

determinado por nosotros. Para ello, en la columna Orden, seleccionamos Lista personalizada…
Nos aparece una pantalla con las listas personalizadas ya creadas.
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Seleccionamos la lista deseada de listas personalizadas, o podemos crear una lista nueva en
Entradas de lista colocando cada valor uno debajo de otro y pulsando Agregar.
En cualquier caso, elegimos la lista en la parte de la izquierda y pulsamos Aceptar.
Volvemos a la ventana de Ordenar y en la columna Orden nos aparece la lista seleccionada que
tendrá en cuenta Excel para ordenar; y cuando pulsemos Aceptar, nos aparecerá la lista ordenada por
ese campo en el orden seleccionado.
Si queremos ordenar por la misma lista pero en orden inverso, volvemos a ficha Datos en el grupo
Ordenar y filtrar, pulsando sobre el botón Ordenar, y en la columna Orden, desplegamos y
seleccionamos la misma lista, pero en orden inverso.
Cuando pulsemos Aceptar, nos ordenará nuevamente la lista por esa lista personalizada.
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Filtros
Filtro
Al trabajar en Excel con una lista con gran cantidad de registros, en ocasiones se necesitará filtrar los
registros para poder analizar datos aislados o eliminar determinados registros. Realmente lo único que
tendremos que hacer será especificar los criterios para filtrar la lista de datos.
Función Filtro
La función de Filtro de Excel permite ver un subconjunto de los datos de una lista, mostrando solo
aquellas filas que cumplen los criterios que hayamos establecido.
Para filtrar una base de datos, posicionamos la celda activa dentro de la misma, y accedemos a través de
la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, pulsando sobre el botón Filtro.
Automáticamente aparecerán los botones de filtro en las celdas que contienen los nombres de cada
campo, tal y como muestra la siguiente imagen:
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Pulsando el botón de filtro de cada campo, podemos realizar los siguientes tipos de filtros:
Filtro por element o
Pulsando el botón de filtro de cualquier campo, en la parte inferior tenemos los elementos de
dicho campo, por ejemplo:
Bastará con dejar marcados solo aquellos que queramos ver. Sin embargo, en los campos
de fechas, estas vienen agrupadas por años, dentro de años por meses y dentro de los
meses por días; de manera que bastará con ir marcando por año y mes, los valores que
queremos visualizar.
Filtros por tipo de dato
Encima de los elementos de un campo, al pulsar el botón del filtro, podemos realizar filtros
en función del tipo de dato del campo:
 Si el campo es texto, tendremos la opción Filtros de texto.
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 Si el campo es número, la opción será Filtros de número.
 Si el campo es fecha, la opción es Filtros de fecha.
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Filtros por col or
Otra opción que tenemos en todos los campos es el filtro por color, diferenciando entre color
de celda, o relleno y color de fuente.
NOTA: a la hora de realizar un filtro en un mismo campo, solo podemos hacerlo de una de las
maneras (bien por elemento, bien por tipo de dato o bien por color). No se pueden utilizar dos tipos
de filtro diferente en el mismo campo.
Borrar filtros
Más
Información
Borrar filtros
Si tenemos aplicado un filtro en un campo y queremos quitarlo, en el botón de filtro

seleccionamos la opción Borrar filtro.
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Si queremos quitar los filtros de todos los campos al mismo tiempo, en la ficha Datos, en el
grupo Ordenar y filtrar, pulsamos el comando Borrar.
Si con un filtro aplicado a la lista de datos hemos modificado registros y queremos actualizar el
filtro, lo haremos desde la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, pulsando el botón Volver a
aplicar.
Para ocultar los botones de filtro, lo hacemos pulsando de nuevo el comando Filtro de la ficha
Datos, en el grupo Ordenar y filtrar.
Filtro avanzado
Es posible que queramos realizar filtros que mediante la opción de Filtro no se puedan hacer en uno solo,
entonces en esta ocasión utilizaríamos la opción de Filtro avanzado.
Uso del Filtro avanzado
El Filtro avanzado permite consultar la base de datos, y mostrar solo aquella información que
cumpla los criterios que hayamos especificado. Además, permite extraer los datos que cumplan
los criterios y ubicarlos en otro lugar de la hoja.
Poniendo como ejemplo la siguiente lista, queremos mostrar los cursos de WORD en jornada de
MAÑANA, y los cursos de DISEÑO en jornada de TARDE.
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Esto en un filtro no podríamos hacerlo de una sola vez, puesto que el valor en el campo JORNADA
CURSO, no puede ser unas veces MAÑANA y otras TARDE en función del curso. Por tanto, en este
caso haríamos un filtro avanzado.
Establecer criterios del filtro
Antes de dar la orden tendremos que escribir los criterios del filtro en la misma hoja de cálculo, o en otra
hoja del mismo libro, teniendo en cuenta lo siguiente sobre dichos criterios:
1. Mediante un rango de criterios especificamos las condiciones en función de las cuales
queremos filtrar la lista. Cuando se utiliza el Filtro avanzado, se necesita indicar dónde está
ubicado el rango en el que se basará, para establecer el filtro de datos. Para establecer dicho
rango de criterios, lo colocamos en una región vacía de la hoja de cálculo o bien en una hoja
vacía.
2. Seguidamente escribimos los nombres de los campos por donde queremos realizar el filtro.
3. En la fila de debajo de los nombres de campo, comenzamos a escribir los criterios teniendo en
cuenta lo siguiente:
 Criterios en la misma fila son criterios unidos por Y

 Criterios en distinta fila son criterios unidos por O.
4. Se puede poner el mismo nombre de campo tantas veces como se necesite.

5. Podemos utilizar comparadores para valores numéricos y fechas.
6. En cada celda solo podemos escribir un único criterio.
Para el caso propuesto, sobre la lista de datos mostrada, los criterios serían:
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Opciones de Filtro avanzado
Una vez establecidos los criterios, nos posicionamos en la hoja en la que queremos mostrar los
registros filtrados (ya que tenemos la posibilidad de ver los registros filtrados sobre la propia base de
datos o bien copiar los registros filtrados a otra hoja), y accedemos a la ficha Datos, en el grupo Ordenar
y filtrar, comando Avanzadas, y se nos muestra el siguiente cuadro de diálogo para configurar dicho
Filtro avanzado:
 Acción: permite realizar dos acciones, Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, que oculta las
filas de la lista que no cumplen los criterios que se especificó; o Copiar a otro lugar, que
coloca en otro lugar una copia de los registros que cumplen los criterios que se
especificaron. Esto permite extraer datos de la lista para trabajar con ellos
independientemente.
 Rango de la lista: aquí se incorporará el rango de datos que se quiere filtrar.
 Rango de criterios: aquí se indicará el rango de criterios que se tienen que cumplir.
 Copiar a: permite especificar el lugar en donde se quieren copiar los registros que cumplen
los criterios. Esta opción solo está disponible si selecciona copiar a otro lugar en acción.
 Sólo registros únicos: excluye cualquier registro duplicado en los registros que cumplen
los criterios.
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Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
En el ejemplo anteriormente descrito, filtrando sin moverlo a otro lugar, la ventana de Filtro avanzado
quedaría de la siguiente forma:
El resultado para el filtro sería el siguiente:
Nos aparecen en este caso, los 33 registros que cumplen los criterios de cursos de WORD por la
MAÑANA, y cursos de DISEÑO por la TARDE.
Los resultados nos los muestra sobre la misma lista, ocultando los registros que no cumplen los
criterios, y mostrando los que sí los cumplen.
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Copiar a otro lugar
Es posible que deseemos que la lista original se quede con todos los registros, y copiar el resultado del
filtro a otra hoja. Para ello, tenemos que indicar en la ventana de Filtro avanzado, el parámetro Copiar a
otro lugar:, e indicar una celda de la misma hoja.
De esta manera, la lista se queda intacta, y el resultado del filtro se copia en la celda P1 de la misma
hoja CURSOS donde se encuentra la hoja original. Nos copia todas las columnas que tenga nuestra
lista original.
Es posible que solo queramos copiar determinadas columnas de la lista original. Para ello, antes de
realizar el filtro y después de colocar los criterios, debemos poner la cabecera de las columnas que
queremos copiar, en las celdas de destino del filtro. Es decir, si por ejemplo solo quisiéramos las
columnas CURSO, DURACIÓN, CLIENTE, IMPORTE CLIENTE y JORNADA CURSO, debemos copiar
dichas caberas a partir de P1.
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En la ventana de Filtro avanzado, en la opción Copiar a otro lugar:, seleccionamos las celdas donde
acabamos de copiar las cabeceras de los campos que queremos que nos copie.
Una vez pulsado Aceptar, nos mostrará el resultado del filtro a partir de P1, copiando todos los registros
que cumplen los criterios, pero solo las columnas indicadas anteriormente.
NOTA: Si queremos copiar el resultado del filtro a otra hoja, es más cómodo copiarlo en la
misma hoja, y después Copiar o Cortar y Pegar ese resultado en la hoja de destino.
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Quitar un Filtro avanzado
Si queremos quitar el filtro avanzado, depende si lo hemos filtrado sin moverlo a otro lugar o lo hemos
copiado a otro sitio.
Si hemos filtrado sin mover a otro lugar, se hace igual que cuando quitábamos el filtro sencillo. Vamos a
la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, y pulsamos el comando Borrar. Con esto nos volverá a
mostrar la lista entera de nuevo.
Si hemos copiado el filtro a otro lugar, lo que tenemos que hacer es borrar las celdas donde copiamos el
filtro. En el caso del ejemplo, seleccionamos todas las celdas desde P1 hasta T34 y borramos las
celdas.
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Validación de dato s
Crear una validación de datos
Se puede especificar el tipo de datos que un usuario debe introducir (por ejemplo, numéricos o de fecha)
y un rango dentro del cual deben estar los datos; también se puede proporcionar al usuario una lista, de
la que pueda realizar una selección.
Validación de datos
Para validar una celda o rango de celdas, seleccionamos la celda/s a validar y accedemos a la
validación a través de la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, botón Validación de datos.
Se muestra la siguiente ventana:
En el apartado Permitir:, seleccionaremos alguno de los valores que vamos a explicar a continuación.
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Cualquier valor
Cualquier valor: es la opción que viene por defecto, y permite cualquier valor en la(s) celda(s). Puede
seleccionar esta opción para eliminar la validación de datos de una celda.
Número entero
Número entero: permite solamente números enteros en la(s) celda(s).
Tanto en esta opción como en las demás, en el desplegable de Datos, tenemos que escoger la regla de
validación que queremos que se cumpla.
Elegimos la opción deseada, por ejemplo, en este caso entre, y debajo ponemos las condiciones que
queremos que se cumplan (según la opción elegida, podremos poner Mínimo, Máximo o Ambas).
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Decimal
Decimal: permite números enteros o decimales en la(s) celda(s).
Igual que en la opción anterior, en Datos elegimos la regla de validación y debajo la regla a cumplir.
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Lista
Lista: nos permite hacer que aparezca una lista desplegable para introducir los valores en la (s)
celda(s).
Para decir los elementos que queremos que aparezcan en el desplegable podemos hacerlo de dos
maneras:
1. Introduciendo los valores en la misma ventana, en la opción Origen, separando por punto y
coma (;) cada uno de dichos valores.
2. Introduciendo los valores en celdas dentro del mismo libro de Excel; sea en la misma hoja o en
otra.
Una vez introducidos dichos valores, vamos a la ventana de Validación de datos, en la pestaña Datos
y en Origen, seleccionamos las celdas donde hemos introducido dichos valores.
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Una vez pulsado Aceptar, si seleccionamos una de las celdas a las que le hemos aplicado la validación,
veremos que nos aparece un desplegable para mostrar una lista con los elementos de validación.
Para introducir los valores podemos seleccionarlos del desplegable, o bien podemos escribir
directamente en la celda; pero solo podemos escribir los valores de la lista.
Fecha
Fecha: permite, solamente, fecha en la(s) celda(s). Cuando introducimos una fecha en el campo,
debemos utilizar un formato de fecha válido.
Una vez elegida la opción de Datos, debemos introducir en este caso la Fecha inicial, o la Fecha final o
ambas si hemos elegido entre.
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Hora
Hora: solo permite horas en la(s) celda(s). Cuando introducimos una hora en el campo, debemos utilizar
un formato de hora válido.
Una vez elegida la opción de Datos, debemos introducir en este caso la Hora inicial, o la Hora final o
ambas si hemos elegido entre.
Longitud de texto
Longitud de texto: nos permite introducir el tamaño del texto que podemos introducir en la(s) celda(s).
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Según la opción elegida podremos poner Mínimo, Máximo, Ambas o la longitud exacta que deseamos.
Fórmula
Fórmula: podemos introducir una fórmula, la cual se tiene que cumplir para permitir introducir los
valores.
En el ejemplo que nos ocupa, tenemos unas columnas con IMPORTE CLIENTE que deseamos que sea
superior a la suma de las columnas IMPORTE PROFESOR + IMPORTE COMERCIAL. Para ello,
seleccionamos todas las columnas indicadas.
Debemos tener en cuenta que la fórmula que nosotros introducimos, la aplica a la primera de las celdas
seleccionadas y la arrastra hacia abajo y a la derecha a todas las celdas seleccionadas. Por lo tanto, la
fórmula la hacemos teniendo en cuenta dichas celdas e insertando las referencias de celda que nos
interesen.
En el caso que nos ocupa, en la opción Fórmula introduciremos la siguiente fórmula, y pulsamos
Aceptar.
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En alguna ocasión, cuando rellenamos una fórmula, puede aparecer una pantalla que nos indica que la
fórmula evalúa un error. Esto se debe a que alguna de las celdas que aplicamos la regla de validación
no la cumple actualmente. En cualquier caso, contestamos que Sí, puesto que esto es a título
informativo.
Por lo tanto, en el ejemplo indicado, siempre tenemos que introducir un IMPORTE CLIENTE que sea
superior a la suma de IMPORTE PROFESOR e IMPORTE COMERCIAL.
Introducción de valores erróneos con validación de datos

Más
Información
Introducción de val ores erróneos con validación de datos
Cuando en una celda con validación de datos introducimos un valor erróneo, Excel nos
devuelve un error avisado que no podemos introducir dichos valores.
Si cuando nos aparece el error pulsamos Reintentar, nos mantiene el valor en la celda pero lo
selecciona para que lo modifiquemos y pongamos el valor correcto o borremos dicho valor.
Si cuando nos aparece el error pulsamos Cancelar, borra el valor de la celda y la deja vacía.
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Personalizar mensajes
Personalizar mensaje de entrada Personalizar mensaje de error
Personalizar mensaje de entrada
Tenemos la posibilidad de hacer que cuando se seleccione una celda con validación de datos, Excel
muestre un mensaje personalizado avisando de dicha validación.
Para ello, vamos a la pestaña Datos, botón Validación de datos, y dentro de la ventana de
configuración, pulsamos Mensaje de entrada.
Una vez en la pestaña, debemos rellenar tanto el título como el mensaje para que aparezca dicho
mensaje.
A partir de este momento, cada vez que seleccionemos una celda en la que tengamos validación de
datos, nos saldrá dicho mensaje.
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Si queremos desactivar dicho mensaje para que no vuelva a aparecer; volvemos a la ventana de
Validación de datos, pestaña Mensaje de entrada y deseleccionamos Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
Desde ese momento el mensaje no se borra, aparece desactivado en la ventana de Validación de

datos, pero no vuelve a aparecer en las celdas.
Personalizar mensaje de error
Cuando introducimos un error incorrecto, nos aparece un mensaje muy general. Este mensaje no
aclara nada, por lo que podemos personalizar dicho mensaje.
Para ello, vamos a la pestaña Datos, botón Validación de datos, y dentro de la ventana de
configuración, pulsamos Mensaje de error.
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Una vez en la pestaña, debemos rellenar tanto el título como el mensaje para que aparezca dicho
mensaje.
Una vez pulsado Aceptar, cada vez que rellenemos valores incorrectos en estas celdas con validación,
aparecerá el mensaje personalizado.
En este caso no nos deja meter valores incorrectos, o dejamos la celda vacía o metemos valores
correctos.
Modificar el estilo del mensaje

Más
Información
33
Modificar el estilo del mensaje
Podemos modificar el estilo del mensaje para avisar de valores incorrectos, pero permitir
introducirlos. Para ello, vamos a la pestaña Datos, botón Validación de datos, y dentro de la
ventana de configuración, pulsamos Mensaje de error.
Pulsamos en el desplegable de Estilo, y podemos elegir el tipo de mensaje que queremos.
 Alto es el que viene por defecto, y como decíamos anteriormente, no permite

introducir valores incorrectos.
 Si elegimos Advertencia y pulsamos Aceptar e introducimos valores
incorrectos, Excel nos advierte de que los valores son incorrectos, pero nos
pregunta qué deseamos hacer.
□ Si pulsamos Sí, Excel permitirá introducir los valores incorrectos.

□ Si pulsamos No, Excel no permite los valores incorrectos y nos
mantiene el valor en la celda, pero lo selecciona para que lo
modifiquemos y pongamos valor correcto o borremos dicho valor.
□ Si pulsamos Cancelar, borra el valor de la celda y la deja vacía.
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 Si elegimos Información, pulsamos Aceptar e introducimos valores
incorrectos, Excel nos informa de que los valores son incorrectos, pero nos
pregunta que deseamos hacer.
□ Si pulsamos Aceptar, Excel permitirá introducir los valores incorrectos.

Si pulsamos Cancelar, borra el valor de la celda y la deja vacía.
Borrar una regla de validación y comprobar celdas
Borrar una regla de validación Comprobar celdas
Borrar una regl a de validación
Para borrar una regla de validación seleccionamos la celda/s a validar y accedemos a la validación a
través de la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, botón Validación de datos. En la pestaña
Configuración, en Permitir, elegimos Cualquier valor.
De esta forma borramos la Configuración, pero mantiene el Mensaje de entrada y Mensaje de error (si
lo tenemos configurado).
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Sin embargo, si queremos borrar todo, en la ventana de Validación de datos, en cualquiera de sus
tres pestañas, abajo a la derecha tenemos el botón Borrar todos.
Con esto borra tanto la pestaña Configuración, Mensaje de entrada y Mensaje de error (si lo tenemos
configurado).
Comprobar si las celdas ya rellenas cumplen la regla de validació n
La validación de celdas solo se aplica a las celdas seleccionadas, por lo que puede ocurrir que las
celdas rellenadas con anterioridad, no cumplan dicha validación. Para ello, iremos a ficha Datos, grupo
Herramientas de datos, y no pulsaremos el botón Validación de datos, sino que pulsamos la flecha que
indica hacía abajo en dicho botón.
Nos aparece un pequeño desplegable, y elegimos Rodear con un círculo datos no válidos.
Desde este momento, rodeará con un círculo rojo todas las celdas que sus datos no cumplan la regla
de validación.
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Esto solo tiene un inconveniente, que como máximo es capaz de validar hasta 255 celdas con datos
erróneos. Por lo tanto, si tenemos más celdas incorrectas, no les pondrá el círculo rojo.
Para quitar los círculos de las celdas incorrectas, vamos de nuevo a la ficha Datos, grupo
Herramientas de datos, y no pulsaremos el botón Validación de datos, sino que pulsamos la flecha que
indica hacía abajo en dicho botón. En este caso, seleccionamos Borrar círculos de validación.
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Tablas de datos
Crear tablas de datos
Tablas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, y columnas o

campos.
La primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos; de hecho, también se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto, podremos componer
como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
 Ordenar los registros.

 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
 Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
 Crear un resumen de los datos.
 Aplicar formatos a todos los datos.
Crear tablas
Para crear una tabla basta con seleccionar una celda dentro del rango que queremos convertir en
tabla. Vamos a la pestaña Insertar, y en el grupo Tablas, seleccionamos Tabla.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
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(Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora).
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla

de verificación La tabla tiene encabezados.
Esta opción por defecto debería aparecer seleccionada, siempre y cuando dicha fila de cabeceras
tenga algún formato distinto que el resto de las celdas. Por ejemplo, un sombreado, o tipo de letra
negrita, etc.
Posteriormente pulsamos Aceptar para crear la tabla, y al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver
que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de
tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado, con el formato propio de la tabla.
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Cambiar nombre a la tabla
Por defecto, Excel pone el nombre de Tabla1, Tabla2, etc., a cada tabla que vamos creando en el
mismo fichero. Si creamos muchas tablas, luego puede ser complicado identificar a cada una de ellas.
Por lo tanto, a cada tabla podemos ponerle un nombre.
Para ello, vamos a la pestaña Diseño de tabla, grupo Propiedades, vamos a Nombre de tabla,
escribimos el nombre deseado, y pulsamos Intro en el teclado.
Solo debemos tener en cuenta que el nombre de la tabla no puede tener espacios en blanco. Por lo
tanto, si escribimos varias palabras, las escribimos todas juntas o separadas por guiones o lo que
queramos.
Estilos de tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno
de los estilos predefinidos. Para ello, vamos a la pestaña Diseño de la tabla, grupo Estilos de tabla y
desplegamos en dichos estilos.
Entonces podremos elegir el estilo que más nos guste.
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En Opciones de estilo de tabla podemos marcar o desmarcar otros aspectos; como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera
o última columna (las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla).
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc.
igual que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
Modificar los datos y la estructura de una tabla
Modificar los datos de una tabla Modificar la estructura de la tabla
Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, podemos teclear directamente los nuevos valores
en ella o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre
todo si la tabla es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).
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Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que esté activa, y pulsar
en el icono Formulario . Como esta opción no está directamente disponible en la cinta de

opciones ni en la cinta de acceso rápido, vamos a añadirla en dicha Barra de acceso rápido.
Para ello, nos dirigiremos al desplegable que aparece a la derecha de la cinta de acceso rápido, y
vamos a Más comandos…
En el centro, en Comandos disponibles en:, desplegamos y seleccionamos Comandos que no están

en la cinta de opciones y buscamos Formulario…
Lo pulsamos 2 veces y al darle a Aceptar, en la parte de abajo a la derecha de la ventana, nos

aparecerá dicho comando en la cinta de acceso rápido.
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Ahora, teniendo seleccionada una celda de la tabla que hemos creado anteriormente, pulsamos ese
botón Formulario, y nos aparece el formulario automáticamente para facilitarnos la introducción de
datos.
Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:
 Nuevo: sirve para introducir un nuevo registro.

 Eliminar: eliminar el registro que está activo.
 Restaurar: deshace los cambios efectuados.
 Buscar anterior: se desplaza al registro anterior.
 Buscar siguiente: se desplaza al siguiente registro.
 Criterios: sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
 Cerrar: cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro. Para ello, nos
movemos con los botones Buscar siguiente o Buscar anterior, o bien con la barra de desplazamiento
vertical que aparece entre los botones y el registro actual.
Rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos, podemos utilizar el ratón
pinchando o la tecla de tabulación del teclado).
 Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios, hacemos clic en el

botón Restaurar. Si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro del teclado.
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 Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo. Excel se posicionará en un
registro vacío en el que solo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro; o Restaurar para
Aceptar o Cancelar, respectivamente.
 Para buscar un registro y posicionarnos en él, podemos ir directamente introduciendo un

criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios, con lo cual pasamos al formulario
para introducir el criterio de búsqueda (es similar al formulario de datos).
Por ejemplo, si buscamos un registro determinado, escribimos los criterios de

búsqueda que queramos y pulsamos el botón Buscar siguiente; Excel vuelve al
formulario de datos y nos posiciona en el registro que cumpla los criterios introducidos.
Modificar la estruct ura de la tabla
A veces deseamos modificar el rango de la tabla. Para ello, nos vamos a la pestaña Diseño de tabla y
pulsamos el botón Cambiar tamaño de la tabla.
Podemos seleccionar un nuevo rango de datos, pero si la tabla contiene encabezados, estos deben
permanecer en la misma posición. De hecho, en la ventana que nos aparece nos lo avisa, así que solo
podremos aumentar y disminuir filas.
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Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas estirando o encogiendo la tabla desde
su esquina inferior derecha con el ratón.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, solo
tendremos que pulsar la tecla Tab desde la última celda y aparecerá una fila nueva, o bien escribir
directamente en la siguiente fila vacía a continuación de la tabla, y automáticamente aumenta el
tamaño de la tabla.
Igualmente, podemos añadir columnas a la izquierda de la tabla, en la siguiente columna vacía a

continuación de la tabla. Igual que antes, de forma automática se amplía el tamaño de la tabla.
 Si necesitamos insertar filas y columnas dentro de la tabla, simplemente las insertamos

como siempre y automáticamente también aumenta el tamaño de la tabla.
 Para eliminar filas o columnas, simplemente las eliminamos como cualquier fila o
columna de Excel y automáticamente, de nuevo, modifica el rango de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna y pulsando la tecla Supr, eliminamos los datos
seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda
la tabla y pulsamos Supr en el teclado.
45
Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces vamos
a la pestaña Diseño de tabla, grupo Herramientas y pulsamos Convertir en rango.
Nos pide confirmación y elegimos la opción deseada.
Una vez eliminado el formato tabla, las celdas se convierten en celdas normales, manteniendo el
formato que tuvieran cuando era una tabla.
Ordenar una tabla de datos y filtrar el contenido
Ordenar una tabla de datos
Para ordenar los datos de una tabla, lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en
celdas sin ninguna estructura, como vimos en la parte anterior de Listas y bases de datos.
Como recordatorio, lo haremos desde los botones situados en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar.
La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará
sobre la propia tabla y no sobre columnas completas. Además, en los encabezados de la propia tabla,
vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho.
46
Si la pulsamos, se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así
como la posibilidad de ordenar por colores.
La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, que alterna el color de las
filas entre blanco y azul, sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita, para
destacarlas por algún motivo.
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar una lista no es ni más ni menos que, de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar
aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Igual que vimos en las listas y bases de datos, Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista:
Utilizando el filtro y filtro avanzado Segmentación de datos
Utilizando el filtro y filtro avanzado
Para recordar, podemos hacerlo desde la pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar.
En el caso del autofiltro, también podemos hacerlo en los encabezados de la propia tabla. Vemos
que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho (como vimos en la ordenación); desde el
desplegable podemos elegir los criterios del filtro.
47
Segmentación de datos
La segmentación de datos es una función en Excel que proporciona una manera fácil de filtrar
datos de una tabla. Esto permite filtrar y volver a filtrar la información rápidamente, lo que vuelve
fácil encontrar la información exacta necesaria. Las segmentaciones funcionan bien cuando se
usan tanto con tablas como con tablas dinámicas.
Para ello, debemos seleccionar una celda de la tabla, y nos vamos a la pestaña Diseño de tabla,
grupo Herramientas y elegimos Insertar segmentación de datos.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo, que nos muestra todos los títulos de la columna en la
tabla.
Seleccionamos los campos (pueden ser más de 1) por los que queremos segmentar/filtrar y
pulsamos Aceptar.
48
Las segmentaciones aparecen en la hoja de cálculo; se pueden mover a otra ubicación o ajustar su
tamaño al necesario.
Ahora, en los paneles de segmentación, podemos pulsar sobre los valores que queremos filtrar.
Según vamos pinchando en uno o varios paneles, se va aplicando el filtro/segmentación por esos
criterios.
Si queremos elegir más de un elemento en un panel de segmentación, basta con mantener la tecla
Ctrl pulsada en el teclado, y vamos pinchando con el ratón los diferentes elementos.
Para quitar un filtro de un panel de segmentación, pulsamos el botón Quitar filtro, en la parte
superior derecha del panel de segmentación.
49
Se quitan los filtros pero se mantienen los paneles de segmentación. Si los queremos eliminar,
pulsamos sobre el panel a eliminar y en el teclado pulsamos Supr, y el panel desaparece.
Crear un resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla, nos estamos refiriendo a crear
subtotales, agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Para agregar los subtotales automáticamente, debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la
lista, y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que
podemos usar para calcular el total de esa columna.
Una vez desplegado, podemos elegir qué fórmula queremos que le aplique al total de esa columna.
Podemos elegir una de la lista, o nos vamos a Más funciones…, donde podemos elegir la función que
queramos.
50
900 921 292
formacion@bvbs.es
www.bureauveritasformacion.com
 BUREAU VERITAS INSPECCIÓN Y TESTING, S.L.
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra está protegido por la Ley. Queda prohibida toda reproducción total o parcial de la obra por cualquier
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Listas y bases de datos con Excel

Avanzamos a través del conocimiento

Listas y bases de datos con Excel

Crear reglas automáticas

Al desplegar, podemos elegir el tipo de formato que queremos seleccionar.

Reglas para resaltar celdas

Listas y bases de datos con Excel

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Listas y bases de datos con Excel

Coloca un icono elegido, según el valor deseado.

Crear reglas manuales

Vamos a la pestaña Inicio - Formato condicional - Nueva regla…

Listas y bases de datos con Excel

Modificar y eliminar reglas

Modificar reglas Eliminar reglas

Listas y bases de datos con Excel

1. Eliminar una regla concreta.

Volvemos al Administrador de reglas, seleccionamos la regla a eliminar y pulsamos el botón

Posteriormente pulsamos Aceptar.

2. Eliminar varias reglas.

Listas y bases de datos con Excel

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Orden personalizado Orden no alfabético

Se nos abre el siguiente cuadro de diálogo:

Listas y bases de datos con Excel

Si queremos eliminar un nivel de ordenación, bastará con seleccionarlo en la ventana Ordenar, y

Si queremos copiar un nivel de ordenación, lo seleccionaremos y pulsaremos el botón Copiar nivel.

Si queremos dar mayor prioridad a un nivel de ordenación pulsamos el botón de la ventana

En determinadas ocasiones queremos ordenar de forma no alfabética, es decir, por un orden

Nos aparece una pantalla con las listas personalizadas ya creadas.

Listas y bases de datos con Excel

En cualquier caso, elegimos la lista en la parte de la izquierda y pulsamos Aceptar.

Listas y bases de datos con Excel

Listas y bases de datos con Excel

Filtro por element o

Filtros por tipo de dato

Listas y bases de datos con Excel

 Si el campo es fecha, la opción es Filtros de fecha.

Listas y bases de datos con Excel

Si tenemos aplicado un filtro en un campo y queremos quitarlo, en el botón de filtro

Listas y bases de datos con Excel

Uso del Filtro avanzado

Listas y bases de datos con Excel

Establecer criterios del filtro

 Criterios en la misma fila son criterios unidos por Y

4. Se puede poner el mismo nombre de campo tantas veces como se necesite.

Listas y bases de datos con Excel

Listas y bases de datos con Excel

El resultado para el filtro sería el siguiente:

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Listas y bases de datos con Excel

Listas y bases de datos con Excel

Listas y bases de datos con Excel

Se muestra la siguiente ventana:

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Número entero: permite solamente números enteros en la(s) celda(s).

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Decimal: permite números enteros o decimales en la(s) celda(s).

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