Gráficos y otros formatos

Avanzamos a través del conocimiento

Índice de contenidos
Dando formato a las celdas y el libro ............................................................................................................ 2
Formatos de celda ..................................................................................................................................... 2
Configuración de página ............................................................................................................................... 8
Temas........................................................................................................................................................ 8
Configurar página .................................................................................................................................... 11
Ajustar área de impresión y opciones de la hoja .................................................................................... 17
Organizar ................................................................................................................................................. 17
Encabezados y pies de página ............................................................................................................... 19
Formato condicional .................................................................................................................................... 23
Crear reglas automáticas ........................................................................................................................ 23
Modificar y eliminar reglas ....................................................................................................................... 27
Gráficos ....................................................................................................................................................... 29
Crear un gráfico ....................................................................................................................................... 29
Diseño de gráfico .................................................................................................................................... 32
Formato ................................................................................................................................................... 39

Gráficos y otros formatos

1
Dando formato a las celdas y el libro
Formatos de celda

Estilos de celda

Podemos aplicar formatos que vienen predefinidos por Excel a las celdas que tenemos seleccionadas
en la hoja de cálculo. Dichos formatos predefinidos los tenemos disponibles en la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, a través de los Estilos de celda.

Pulsando el desplegable del mismo, nos muestra la galería de estilos disponibles para las celdas
seleccionadas:

Posicionando el ratón sobre cualquier de ellos, las celdas seleccionadas adoptan el formato que
cogerían en caso de seleccionar el estilo. Para asignar un estilo sobre las celdas seleccionadas,
bastaría con hacer un clic con el botón izquierdo sobre el estilo deseado.

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2
 Crear un nuevo estilo

Para crear nuestro propio estilo de celdas, en el desplegable del botón Estilos de la ficha Inicio,
seleccionamos la opción Nuevo estilo de celda…, el cual nos muestra el siguiente cuadro de diálogo,
donde tendremos que escribir el nombre del estilo que vamos a crear.

A continuación, pulsando el botón Formato… nos aparecen las siguientes opciones:

Número
Pestaña Número, donde seleccionamos el formato de número que queremos aplicar al
estilo.

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3
Al ineaci ón
Pestaña Alineación, en la que seleccionamos la alineación vertical y horizontal del
texto, la orientación del mismo y podemos activar la opción de Ajustar texto.

Fuente
En la pestaña Fuente podemos seleccionar el tipo y tamaño de letra, color, subrayado
y efectos, así como los estilos de negrita, cursiva y subrayado.

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Bordes
En la pestaña de Bordes es donde seleccionamos los bordes a aplicar a las celdas que
se les asigne el estilo que estamos configurando.

Relleno
Pestaña Relleno, es donde seleccionamos el color de relleno o fondo que queremos
aplicar a las celdas de dicho estilo.

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5
Una vez seleccionados todos los valores deseados, pulsamos el botón Aceptar para volver al cuadro
de diálogo inicial, en el que podemos activar o desactivar cada uno de los valores que incluye el
grupo de estilo.

Finalmente, configurado todo, pulsamos el botón Aceptar de la ventana y el estilo aparecerá en la

galería de Estilos.

Modificar un estilo

Para modificar un estilo creado, posicionamos en la galería de Estilos el ratón sobre el nombre del
mismo, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Modificar.

En el cuadro de diálogo que se abre, modificamos los valores tal y como se detalló en el punto
anterior.

Duplicar un estilo

Si queremos crear un nuevo estilo tomando como base uno ya existente, podemos duplicar el inicial
y hacer las modificaciones oportunas en el nuevo estilo.

Para duplicar un estilo creado, posicionamos en la galería de Estilos el ratón sobre el nombre del
mismo, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Duplicar.

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Nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, para que de nuevo demos un nombre al nuevo estilo y
modifiquemos los parámetros que deseemos, tal y como se detalló en el punto de crear un nuevo
estilo.

Eliminar un estilo

Para eliminar un estilo creado, colocamos el ratón en la galería de Estilos sobre el nombre del estilo
que se desea eliminar, pulsamos el botón derecho sobre él y seleccionamos la opción Eliminar.

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Configuración de página
Temas

Podemos configurar cómo queremos que se comporte Excel en cuanto a configuración de diseño y
formato de páginas. Para ello accedemos a la pestaña Disposición de página:

El primer grupo de botones que nos encontramos es el de Temas.

Un tema es un conjunto de formatos predefinidos que conforman el estilo general que presentará
un libro de Excel. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto
dicho libro de Excel al completo.

Esto no implica que no se puedan personalizar las celdas de forma independiente (como hemos
aprendido anteriormente), pero sí deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema, al
colorear un relleno o un texto, estos cambiarán si modificamos el tema.

Seleccionar tema predeterminado Modificar la configuración del tema actual

Seleccionar tema predeterminado

Si desplegamos el botón Temas, podremos seleccionar el que más nos guste de una amplia lista.

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Modificar la configuración del tema actual

Podemos modificar la configuración del tema actual en 3 parámetros distintos. En dos de los tres
parámetros que podemos modificar (colores y fuentes), podemos elegir si queremos guardarlos como
un tema para poder utilizar a posteriori en otros libros de Excel, poniendo un nombre personalizado
para identificarlo.

 Colores: puedes cambiar algunos colores del tema actual, seleccionando de la lista
predeterminada o personalizando a tu gusto.

□ Para modificar los colores, pulsamos al final de la lista en Personalizar colores…

donde se nos muestra un cuadro de diálogo para elegir los colores y ponerles un
nombre para identificarlos.

□ Una vez pulsado Guardar, ya lo tenemos disponible para poder utilizarlo en otro
momento en este libro de Excel.

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 Fuente: cambia las fuentes que tiene el tema actual, seleccionando de la lista predeterminada
o personalizando a tu gusto.

□ Para modificar las fuentes, pulsamos al final de la lista en Personalizar fuentes…

donde nos muestra un cuadro de diálogo para elegir las fuentes y ponerles un nombre
para identificarlas.

□ Una vez pulsado Guardar ya lo tenemos disponible para poder utilizarlo en otro
momento en este libro de Excel.
 Efectos: cambia los efectos de cómo se comporta el tema actual; en este caso no tenemos
posibilidad de personalizarlos.

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Configurar página

Márgenes

Nos permite modificar los márgenes que vienen por defecto en la hoja de Excel.

Si pulsamos en Márgenes personalizados…, nos abre otra ventana donde podemos especificar
nosotros cuáles son los márgenes que queremos.

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 Orientación

Si queremos que a la hora de imprimir el papel esté horizontal o vertical.

Tamaño

Elegimos el tamaño de papel cuando imprimimos.

Podemos elegir más tamaños de papel si pulsamos abajo en Más tamaños de papel…; nos aparece la
ventana de Configurar página, en la pestaña Página:

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 Área de impresión

Podemos decir qué parte de la hoja de Excel queremos imprimir. Por defecto, Excel imprime todas las
celdas escritas de la hoja, pero si queremos imprimir una parte concreta, primero seleccionamos las
celdas a imprimir, nos vamos a Establecer área de impresión, y desde este momento solo se
imprimen las celdas seleccionadas.

Si queremos añadir más celdas al área de impresión ya configurada, vamos a Área de impresión y
elegimos Agregar al área de impresión.

Para eliminar un área de impresión y que vuelva a imprimir todas las hojas, seleccionando cualquier
celda, vamos a Área de impresión y seleccionamos Borrar área de impresión.

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 Saltos

Podemos insertar cuando queramos una nueva página en la impresión del libro de Excel. Para ello,
seleccionamos una celda, e insertamos la nueva página de impresión por arriba y por la izquierda de la
celda seleccionada. Vamos a saltos, Insertar salto de página.

Para quitarlo procedemos de la misma forma, seleccionamos la celda por debajo o por la derecha de
donde queramos quitar el salto de página, y nos vamos a Saltos - Quitar salto de página.

Si queremos dejar todos los saltos por defecto, nos vamos a Saltos - Reestablecer saltos de página.

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Si queremos mover los saltos de página que ya tenemos sin eliminarlos, es decir, modificar su
posición, no podemos hacerlo desde la vista normal; tenemos que ir a la pestaña Vista – Vistas de libro
– Ver salt. Pág.

Nos cambia la vista de la hoja de Excel y nos aparecen en azul los saltos de página. Pinchamos sobre
ellos con el ratón, y los podemos mover donde queramos.

Para volver a la vista normal nos vamos a Vista – Normal.

Fondo

Si queremos poner un fondo en la hoja de Excel, una foto, un color uniforme, un degradado, etc., este
fondo se ve en Excel, pero no se imprime.

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 Imprimir títulos

Cuando imprimimos una lista en Excel en varias hojas, y queremos que se repitan las cabeceras en
cada una de las páginas. Vamos a Imprimir títulos.

Seleccionamos qué filas y qué columnas queremos que se repitan en todas las hojas.

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Ajustar área de impresión y opciones de la hoja

Ajustar área de impresión

Reducimos el alto y ancho del resultado de

impresión para indicar la escala que queremos
imprimir, por ejemplo, para imprimir 2 páginas
de Excel en cada hoja.

Opciones de la hoja
Le indicamos qué queremos hacer con las
líneas de cuadrículas de las celdas y
encabezados de fila y columna; si solo
queremos verlo o si también queremos
imprimirlo.

Organizar

Esta ficha sirve para organizar y colocar la posición de los elementos seleccionados (en el caso de los
gráficos solo podemos utilizar dos de las opciones: Panel de selección y Alinear).

Traer adelante

Cuando seleccionamos un objeto y queremos ponerlo delante de otros objetos. Podemos

mover la posición de uno en uno, o bien traerlo directamente delante de los demás.

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Enviar atrás

Cuando seleccionamos un objeto y queremos ponerlo detrás de otros objetos. Podemos

mover la posición de uno en uno, o bien enviarlo directamente detrás de los demás.

Panel de selección

Muestra el panel de selección a la derecha de la ventana para ayudar a seleccionar objetos

individuales, y para cambiar el orden y la visibilidad de los objetos.

Al inear

Podemos elegir si ajustar los elementos de la hoja de cálculo a la cuadrícula o a la forma, y

si queremos ver las líneas de cuadrícula de las celdas de Excel.

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Encabezados y pies de página

Configurar un encabezado y pie de página

Si queremos configurar un encabezado y pie de página podemos hacerlo para que se repitan en todas
las páginas. La forma más cómoda es desde Vista - Vistas de libro - Diseño de página.

Nos aparece la zona de encabezado y pie de página para que podemos poner lo que queramos.

Al pulsar dentro, nos aparecen las herramientas de Encabezado y pie de página:

Este encabezado o pie aparece dividido en 3 partes: izquierda, centro y derecha. Vamos rellenando
donde queramos que aparezcan los elementos. Podemos escribir nosotros el texto que queramos o
bien elegir elementos de la barra de herramientas de Encabezado y pie de página.

Encabezado y pie de página

 Encabezado: Si queremos meter elementos predeterminados en el encabezado de página.

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 Pie de página: Similar al anterior, si queremos meter elementos predeterminados en el pie de
página.

Elementos de encabezado y pie de página

 Número de página: para introducir el número de página en el que nos encontramos.

 Número de páginas: para introducir el número de páginas totales del documento.
 Fecha actual: para introducir la fecha donde esté el cursor.
 Hora actual: para introducir la hora donde esté el cursor.
 Ruta de acceso del archivo: nos coloca la ubicación completa del documento en nuestro
ordenador.
 Nombre de archivo: introduce cómo se llama nuestro archivo.
 Nombre de hoja: pone el nombre de la hoja en la que nos encontramos.
 Imagen: introduce una imagen en nuestro encabezado.
 Dar formato a la imagen: una vez introducida la imagen podemos modificar el formato. Si
pulsamos el botón, nos aparece una ventana donde podemos modificar diferentes parámetros:
□ En la pestaña Tamaño podemos modificar todo lo relacionado a qué tamaño queremos
que presente la imagen en nuestro encabezado.

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□ En la pestaña Imagen podemos indicar si queremos recortar la imagen original, y
también si deseamos darle más brillo y contraste a la misma.

□ En la pestaña Texto alternativo podemos incorporar texto para personas ciegas o con
dificultad de visión y utilizar lectores de pantalla. Describiremos lo que se ve en pantalla
en la imagen, para que nuestro interlocutor entienda la imagen.

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 Navegación

 Ir al encabezado: para movernos directamente al pie de página desde el encabezado.

 Ir al pie de página: para movernos directamente al encabezado de página desde el pie.

Opciones

 Primera página diferente: cuando queremos que la primera página del documento o sección
sea distinta del resto de páginas. Por ejemplo, cuando queremos que la primera página de
portada no lleve encabezado o pie y el resto sí.
 Páginas pares e impares diferentes: si queremos que las páginas pares e impares de la hoja
tengan encabezados y pies diferentes.
 Ajustar la escala con el documento: si hemos configurado que imprima 2 páginas de Excel en
cada papel, que ajuste al mismo tamaño el encabezado
 Alinear con márgenes de página: alinea los laterales del encabezado y pie con los márgenes
configurados en el libro.

Una vez configurados todos los elementos, pinchamos en cualquier celda y aparece el encabezado.

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Formato condicional
Crear reglas automáticas

Uso del formato condicional

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial, o no, sobre esa celda.

Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para
resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Crear reglas automáticas

Para crear reglas automáticas, seleccionamos las celdas que queremos poner en color y nos vamos a
la pestaña Inicio, grupo Estilos, pinchamos y desplegamos Formato condicional.

Al desplegar podemos elegir el tipo de formato que queramos seleccionar.

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 Reglas para resaltar celdas

Según el valor que tenga la celda elegimos la condición que queramos que se cumpla (en este caso
Es mayor que) y ponemos el valor deseado. Seleccionamos también el color que queramos ponerle,
podemos elegir entre los que vienen por defecto, o bien elegir el Formato personalizado… y en la
ventana de fuente que nos aparece, elegimos los colores deseados.

Una vez puesto el formato nos quedaría algo como el siguiente ejemplo.

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 Reglas superiores e inferiores

Se utiliza cuando queremos mostrar, de un conjunto de valores, los que sean mayores, menores, los
que superen la media, etc.

Barras de datos

Según el valor de la celda, dibuja una barra horizontal dentro de la celda con respecto del valor más
grande de las celdas seleccionadas.

Gráficos y otros formatos

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 Conjunto de iconos

Coloca un icono elegido según el valor deseado.

Gráficos y otros formatos

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Modificar y eliminar reglas

Modificar reglas Eliminar reglas

Modificar reglas

Cuando tenemos una regla creada y queremos modificar condiciones o formatos, nos vamos a
pestaña Inicio - Formato condicional - Administrar reglas…

Nos aparece la siguiente ventana, y pulsamos dos veces sobre la regla que queremos modificar.
Hacemos las modificaciones pertinentes, y pulsamos 2 veces Aceptar.

Gráficos y otros formatos

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Eliminar reglas

Podemos eliminar una regla concreta o todas las reglas que tengamos.

 Eliminar una regla concreta. Volvemos al Administrador de reglas, seleccionamos la regla a

eliminar y pulsamos el botón Eliminar regla; después pulsamos Aceptar.

 Eliminar varias reglas. Si queremos eliminar todas las reglas de una o varias celdas
seleccionadas, o bien todas las de hoja, nos vamos a pestaña Inicio, Formato Condicional,
Borrar reglas, y elegimos qué reglas queremos borrar.

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Gráficos
Crear un gráfico

Podemos insertar gráficos en Excel para representar datos en columnas, líneas, circulares, etc. Para ello,
partimos de una tabla en la que tengamos unas cabeceras de filas y unas cabeceras de columnas, por
ejemplo, una tabla como la que se muestra a continuación:

Elegir tipo de gráfico Insertar gráfico

Elegir tipo de gráfico

Para crear el gráfico nos vamos a la pestaña Insertar, y en el grupo Gráficos, elegimos el tipo de
grafico que queremos crear.

Dentro de cada tipo, podemos elegir un subtipo, por ejemplo, en el de columnas.

Gráficos y otros formatos

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Si no sabemos qué tipo de gráfico queremos, podemos mostrar todos los disponibles y elegir el que
queramos. Para ello, pulsamos sobre el botón Ver todos los gráficos, posicionado en la parte inferior
derecha del nombre del grupo.

Nos aparece el asistente para que elijamos el tipo de gráfico que queremos. Primero nos muestra los
gráficos recomendados por Excel; analiza los datos que tenemos y su estructura, y muestra
sugerencias de gráficos. Si no nos convence ninguno y queremos ver todas las opciones de gráficos,
en esta pantalla pulsamos la pestaña Todos los gráficos y nos aparece toda la galería que tiene
Excel.

Gráficos y otros formatos

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Insertar gráfico

Una vez escogido el gráfico (en este caso elegimos el grafico de Columnas - Columnas agrupadas),
pulsamos Aceptar.

Entonces, nos aparece el gráfico debajo de la tabla de datos.

Una vez insertado el grafico, nos aparece una pestaña nueva, Diseño de gráfico.

Gráficos y otros formatos

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Diseño de gráfico

Agregar elemento de gráfico

Nos permite agregar diferentes elementos al gráfico seleccionado.

Ejes

Nos permite mostrar u ocultar la visualización de los ejes del gráfico, en este caso el
horizontal o vertical.

Títulos de ejes

Nos permite mostrar u ocultar los títulos de los ejes del gráfico, en este caso el horizontal
o vertical.

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Título del gráfico

Colocamos un título en la parte superior, encima del gráfico, y a posteriori lo podemos

mover y colocar donde queramos.

Etiquetas de datos

Sirve para poner a cada elemento del gráfico, en este caso las columnas, el valor que le
corresponde a cada uno de ellos. Podemos decir en qué posición lo queremos.

Tablas de dat os

Si queremos que aparezca una copia de la tabla de datos de origen de datos. Esta copia
aparecerá debajo del gráfico.

Gráficos y otros formatos

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Barrar de error

Nos permite agregar barras de error a los elementos gráficos; pueden ser por porcentaje,
desviación estándar, error estándar, etc.

Líneas de la cuadrí cula

Si queremos hacer que aparezcan, o no, las líneas de cuadrícula de separación, del área
de trazado del gráfico. Podemos elegir entre las horizontales y verticales, tanto primarias
como secundarias.

Leyenda

En qué posición queremos colocar la leyenda del gráfico.

Gráficos y otros formatos

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 Línea de tendencia

Colocamos líneas para analizar la tendencia de los datos de cada serie de datos; puede
ser lineal, exponencial, etc.

Diseño rápido

Nos permite dar un formato rápido sugerido por Excel, con los elementos anteriormente descritos.

Gráficos y otros formatos

35
Todos estos elementos anteriores también podemos ponerlos de forma rápida desde el propio gráfico,

pulsando el botón Elementos de gráfico.

Cambiar colores

Nos permite aplicar combinaciones de colores predeterminadas a nuestros gráficos en Excel.

Gráficos y otros formatos

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 Estilos de diseño

Cambia el estilo visual general del gráfico, con unos colores predeterminados por Excel. Pinchando en
la flecha nos muestra los diferentes estilos disponibles.

Cambiar entre filas y columnas

Intercambia los datos de los ejes, es decir, los datos del eje X los pasa al eje Y, y viceversa.

Seleccionar datos

Nos permite cambiar el rango de datos que forman parte del gráfico.

Gráficos y otros formatos

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 Cambiar tipo de gráfico

Cuando queremos modificar el tipo elegido y queremos seleccionar uno distinto, manteniendo los
mismos datos. Al pulsarlo, nos aparece la misma pantalla que al insertar el gráfico para elegir el tipo.

Mover gráfico

Para mover el gráfico de sitio si queremos tenerlo en una hoja aparte, en vez de la misma hoja en la
que están los datos.

Al pinchar el botón nos aparece una ventana para elegir la nueva ubicación; elegimos la ubicación y
pulsamos Aceptar.

Gráficos y otros formatos

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Formato

Selección act ual

Nos permite modificar el formato del elemento seleccionado.

 Aplicar formato a la selección: muestra el cuadro de diálogo formato, para ajustar el

formato al elemento seleccionado.
 Restablecer para hacer coincidir el estilo: borra el formato personalizado del
elemento, para volver al estilo visual global que tenía aplicado el gráfico.

Insertar formas

Nos permite insertar formas dentro del gráfico, para llamar la atención sobre alguna de sus
partes.

Estilos de forma

Para modificar los colores de los elementos del gráfico. Se selecciona pinchando una vez
sobre la parte del gráfico que se quiera modificar los colores (por ejemplo, las columnas, el
fondo del gráfico, la leyenda, etc.).

Inicialmente, se puede agregar efectos predeterminados o bien crearlos uno mismo.

Gráficos y otros formatos

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Para agregar los efectos predeterminados, desplegamos la flecha de los estilos y
elegimos el deseado.

Para personalizarnos, vamos pulsando en cada una de las opciones de la derecha del grupo:

 Relleno de forma: puede modificar el color de fondo de la forma poniendo un color

uniforme, una imagen de su archivo, un degradado de colores o una textura.
 Contorno de forma: puede aplicar un contorno a la forma seleccionada, incluyendo
color, grosor y estilo (líneas de puntos, guiones, etc.).
 Efecto de forma: puede elegir y ponerle sombra, reflexión (para poner un reflejo en la
imagen, iluminado, etc.).

Estilos de Word Art

Este grupo estará activo cuando la forma tenga texto escrito, si no aparecerá desactivado.

Para agregar los efectos predeterminados, desplegamos la flecha de los estilos y

elegimos el deseado.

Para personalizarnos, al igual que siempre, vamos pulsando en cada una de las opciones de
la derecha del grupo:

 Relleno de texto: color de relleno que queremos para el texto dentro de la forma.
 Contorno de texto: formato del borde del texto.
 Efectos de texto: efectos que queremos dar al texto.

Gráficos y otros formatos

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Accesibilidad

Podemos incorporar texto alternativo para personas ciegas o con dificultad de visión y
utilizan lectores de pantalla. Describiremos lo que se ve en pantalla en el gráfico, para que
nuestro interlocutor entienda el gráfico.

Al pulsarlo, nos aparece un panel en la derecha de la pantalla para que incorporemos la

descripción del objeto seleccionado.

Organizar

Para organizar y colocar la posición de los elementos seleccionados.

Gráficos y otros formatos

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En el caso de los gráficos solo podemos utilizar dos de las opciones:
 Panel de selección: muestra el panel de selección a la derecha de la ventana, para
ayudar a seleccionar objetos individuales y para cambiar el orden y la visibilidad de
los objetos.
 Alinear: podemos elegir si ajustar el gráfico a la cuadrícula o a la forma.

Tamaño

Para cambiar el tamaño del borde del gráfico a un tamaño determinado.

Si queremos hacerlo a mano solo tenemos que pulsar y arrastrar sobre las esquinas del
borde, o bien sobre los elementos que aparecen en el centro de cada uno de los laterales del
gráfico.

Para eliminarlo, una vez seleccionamos, pulsamos la tecla Suprimir (Supr) en el teclado.

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