Sistema de Ingresos: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional

Sistema
de Ingresos
PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
Consultoría a corto plazo – abril 2009
LIC. OSKAR ARROYO D.

CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala

Tabla de Contenido

1. Alcance y Control ........................................................................................................... 2
2. Políticas y Procedimientos ................................................................................................ 2
a) Cuotas Ordinarias ................................................................................................................... 2
b) Ingresos Extraordinarios (Aportes de Contrapartida) ............................................................ 3
c) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede) ............................................................................. 3
d) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución ................. 4
e) Recepción de Fondos de Cooperantes Contra Liquidación de Gastos. .................................. 4
f) Ingresos por Administración de Recursos Financieros de Proyectos. (Fortalecimiento
Institucional). .......................................................................................................................... 5
g) Intereses Bancarios ................................................................................................................ 5
h) Fondos de Asistencia Técnica a Países en Situación de Emergencia...................................... 6
i) Políticas Generales de Recepción ........................................................................................... 6

3. Diagramas de Flujos: ........................................................................................................ 8
a) Simbología Utilizada ............................................................................................................... 8
b) Ingresos Ordinarios (Proceso Inicial) ...................................................................................... 9
c) Ingresos Ordinarios (Atraso en la Cancelación de la Cuota) ................................................ 10
d) Ingresos Ordinarios (Cancelación de la Cuota) .................................................................... 11
e) Ingresos Extraordinarios (Aportes Contrapartida) (Proceso Inicial) .................................... 12
f) Ingresos Extraordinarios (Aportes Contrapartida) (Atraso en la Cuota) .............................. 13
g) Ingresos Extraordinarios (Aportes Contrapartida) (Cancelación de la Cuota) ..................... 14
h) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede) (Proceso Inicial) ................................................. 15
i) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede) (Atraso en la Cuota) .......................................... 16
j) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede) (Cancelación de la Cuota) ................................. 17
k) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución
(Procedimiento de Control de Ingresos) .............................................................................. 18
l) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución
(Proceso Inicial) .................................................................................................................... 19
m) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución (Atraso
en la Cancelación de la Cuota) ............................................................................................. 19
n) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución
(Cancelación de la Cuota) ..................................................................................................... 20
o) Donaciones Contra Liquidación de Gastos (Proceso de Liquidación y Requerimiento de
Cobro) ................................................................................................................................... 21
p) Intereses Bancarios (Procedimiento de Contabilización) ..................................................... 23
q) Fondos de Emergencia (Con Fondos Propios) ...................................................................... 24
r) Fondos de Emergencia (Por Donación) ................................................................................ 25

1

1. Alcance y Control

En el presente Sistema se describen los siguientes procedimientos:

a) Cuotas Ordinarias y su Flujograma de Procedimientos

b) Ingresos Extraordinarios y su Flujograma de Procedimientos

c) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede) y su Flujograma de Procedimientos

d) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de Ejecución,
Firmados con Donantes y su Flujograma de Procedimientos

e) Recepción de Fondos de Donantes Contra Liquidación de Gastos y su
Flujograma de Procedimientos

f) Ingresos por Administración de Recursos Financieros de Proyectos. (Fortalecimiento
Institucional) y su Flujograma de Procedimientos

g) Intereses Bancarios y su Flujograma de Procedimientos

h) Fondos de Emergencia y su Flujograma de Procedimientos

i) Políticas Generales

2. Políticas y Procedimientos
a) Cuotas Ordinarias

Son los aportes obtenidos de los países miembros del CEPREDENAC, regulados en el convenio
constitutivo, actualmente dicho monto asciende a US$ 30,000.00 por país. Los países
miembros del CEPREDENAC son: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica y
Panamá.

Los países miembros del CEPREDENAC designan la (s) institución (es) a la (s) que debe (n)
delegarse el trámite de la cancelación de las cuotas acordadas.

En los primeros 10 días del mes de enero de cada año el Contador (a) General debe elaborar
una factura (Anexo 2) y una carta de solicitud de pago de la cuota por cada miembro, esta
carta deber ser elaborada en papel membretado del CEPREDENAC (Anexo 3). La factura será
utilizada por las instituciones designadas por los países miembros, para realizar el trámite del
pago de su compromiso ante los respectivos gobiernos. La carta de solicitud de pago de la
cuota debe emitirse en original y dos copias, la original para la institución del país miembro y
las copias para archivo. Para la República de Guatemala deberán elaborarse dos recordatorios,
debido que este país designó la misma cantidad de instituciones para el pago de la cuota, el
cual se dividirá en partes iguales. Las instituciones designadas son:

2
a) Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres (CONRED)
b) Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología e Hidrológica (INSIVUMEH).

De acuerdo al convenio constitutivo del CEPREDENAC, todos los países miembros deben
cancelar la cuota convenida en los primeros tres primeros meses del año (enero‐marzo). Si al
vencimiento del plazo la cuota aún no ha sido cancelada, el Director Financiero (a) deberá
elaborar el requerimiento de cobro respectivo (Anexo 4). A las instituciones de los países
miembros que no cumplan con el pago oportuno de sus cuotas, se les aplicarán las sanciones
establecidas en el Sistema de Cuentas por Cobrar.

Así mismo en las decisiones que se tomen en el Consejo de Representantes, el país miembro
que tiene pendiente el pago de su cuota, no tendrá derecho a voto.

b) Ingresos Extraordinarios (Aportes de Contrapartida)

Estos ingresos son generados en la suscripción de convenios con entidades donantes, en los
cuales se regula que adicional a la aportación del donante, el CEPREDENAC deberá aportar una
cuota, la cual es distribuida proporcionalmente entre los países miembros.

Los aportes extraordinarios de los países miembros del CEPREDENAC, deben determinarse por
consenso del Consejo de Representantes para responder ante una obligación contraída con un
donante.

Las cuotas extraordinarias cobradas a los países miembros deberán ser autorizadas por el
Consejo de Representantes por medio de una resolución de Acta. La resolución del Consejo de
Representantes deberá establecer el plazo para el cumplimiento de dicha obligación por parte
de los países miembros.

Para que las entidades designadas por los países miembros inicien el proceso de solicitud de
los fondos ante los gobiernos respectivos, el Contador (a) General debe elaborar una factura
(Anexo 2) y una carta de cobro (Anexo 3) de dicha cuota indicando el monto y el plazo para la
cancelación de la misma. El procedimiento para el cobro será el mismo aplicado a los ingresos
ordinarios.

c) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede)

Estos ingresos son generados por convenios firmados entre el CEPREDENAC y el país en el cual
se tiene la sede de la Secretaría Ejecutiva, los cuales son utilizados para el pago de gastos fijos
mensuales, entre otros. Actualmente la Sede de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENC se
ubica en la ciudad de Guatemala.

En el convenio sede se regula el monto de la cuota, el proceso y plazo del cobro, concepto del
gasto y los honorarios de funcionarios a ser cubiertos.

Es responsabilidad del Contador (a) general dar seguimiento al cobro de los aportes
reembolsables al CEPREDENAC por parte del país sede.

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Es responsabilidad del Contador (a) General elaborar el requerimiento de cobro.

d) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de
Ejecución

Son ingresos regulados y comprometidos en convenios firmados entre entidades donantes y el
CEPREDENAC para la ejecución de un proyecto.

Es responsabilidad del Contador (a) General elaborar un documento que contenga el resumen
de los ingresos generados por la firma del convenio por ejecución de proyecto. Este resumen
deberá indicar los plazos, montos y forma de cobro. (Este procedimiento se debe realizar al
momento de la firma del acuerdo o del convenio).

Es responsabilidad del (la) Director (a) Financiero (a) revisar el documento que contiene el
resumen elaborado por el Contador (a) General, quien deberá dejar evidencia del
procedimiento realizado.

Es responsabilidad del Secretario Ejecutivo la aprobación del documento que contiene el
resumen que ha sido previamente revisado.

Dependiendo del atraso en la cancelación de la cuota pactada, el Técnico (a) Financiero (a)
deberá elaborar el requerimiento de cobro (Anexo 4), dicho documento deberá ser revisado
por el Director (a) Financiero (a) y autorizado por el Secretario (a) Ejecutivo (a).

El requerimiento debe emitirse en original y dos copias la original para la entidad donante y las
copias para archivo.

e) Recepción de Fondos de Cooperantes Contra Liquidación de Gastos.

Son donaciones especiales reguladas en convenios firmados entre entidades cooperantes y el
CEPREDENAC, el cual consiste en que la entidad cooperante cancelará dicho aporte al
momento que el CEPREDENAC presente la documentación de soporte respectiva.

Al momento de realizar los gastos para la ejecución del proyecto que se encuentra bajo esta
modalidad, se realizará el siguiente procedimiento:

i. El Contador (a) General deberá preparar y trasladar los estados financieros del
proyecto, a el Financiero (a).

ii. El Técnico (a) Financiero (a) deberá preparar la solicitud de desembolso utilizando el
formato requerido por la entidad donante, juntamente con la documentación que
ampara dichos gastos. (Anexo 5)

iii. La solicitud deberá ser revisada y autorizada por el Director (a) Financiero (a).

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iv. La solicitud deberá llevar las firmas de los funcionarios autorizados ante la entidad
cooperante y de el Secretario (a) Ejecutivo (a).

v. La solicitud de desembolso debe ser enviada a la entidad cooperante, para realizar el
trámite necesario para la obtención del reembolso de los fondos.

f) Ingresos por Administración de Recursos Financieros de Proyectos.
(Fortalecimiento Institucional).

Son ingresos regulados en convenios firmados entre algunas entidades donantes y el
CEPREDENAC en los cuales se establece el otorgamiento de una aportación (incluida en el
presupuesto del proyecto en ejecución), para el fortalecimiento institucional del CEPREDENAC,
los que serán registrados en los estados financieros del proyecto.

El (la) Contador (a) General debe revisar los convenios suscritos con el fin de determinar si en
los mismos se contempla el pago de un porcentaje de la donación destinado a ser utilizado
para el fortalecimiento institucional del CEPREDENAC.

Si en algún convenio firmado se asigna un porcentaje del presupuesto destinado para el
fortalecimiento institucional, el Contador (a) General procederá a realizar el cálculo respectivo.

Es responsabilidad del Técnico (a) Financiero (a) revisar el documento que contiene el cálculo
del ingreso para el fortalecimiento institucional, debiendo firmar como evidencia del
procedimiento realizado, luego traslada al Director Financiero para su revisión y visto Bueno
trasladándolo al Secretario Ejecutivo.

Es responsabilidad del Secretario (a) Ejecutivo (a) la aprobación del documento que contiene el
cálculo del ingreso para el fortalecimiento institucional, debiendo firmar el documento como
evidencia del procedimiento realizado.

g) Intereses Bancarios

Son ingresos en concepto de intereses acreditados por las entidades bancarias al final de cada
mes, sobre la disponibilidad de fondos mostrada en las cuentas aperturadas (activas) a nombre
de CEPREDENAC/(nombre del Proyecto).

Tomando en cuenta que por cada proyecto se debe aperturar una o más cuentas bancarias
(fondos restringidos), los intereses generados deben de contabilizarse como parte de los
ingresos del proyecto al que correspondan.

Es responsabilidad del Contador (a) General revisar mensualmente los estados de cuentas
bancarias de todas las cuentas aperturazas (activas) en el sistema bancario del país a nombre
del CEPREDENAC.

Es responsabilidad del Técnico (a) Financiero (a) revisar y aprobar la póliza contable elaborada
para el registro de los ingresos en concepto de intereses bancarios.

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Los intereses bancarios deberán ser registrados en los estados financieros de los proyectos en
forma neta, es decir deducir el Impuesto sobre Productos Financieros (IPF).

Para los proyectos cuyo convenio de ejecución establece que los impuestos no son absorbidos
por la entidad donante, el impuesto deberá ser presentado de forma separada.

h) Fondo de Asistencia Técnica a Paises en Situación de Emergencia

El CEPREDENAC aún no cuenta con un fondo de emergencia para enfrentar cualquier desastre
natural que ocurra en el territorio de los países miembros, por lo que se evaluará su
implementación por parte del Consejo de Representantes.

Al momento de ser aprobado, el fondo de emergencia será creado inicialmente con recursos
propios, pudiendo incrementarse por excedentes que se obtengan en futuros períodos;
debiendo aperturarse una cuenta bancaria para el manejo de este fondo, la cual deberá
registrare en los estados financieros dentro del Programa Regular.

De la cuenta bancaria únicamente se realizarán egresos cuando se utilicen para contribuir a la
mitigación de desastres naturales.

Previa autorización del Consejo de Representantes podrá considerarse la colocación de los
fondos en inversiones con el fin de obtener una rentabilidad sobre los mismos.

i) Políticas Generales de Recepción de Ingresos

1. Los recibos de caja que se utilicen deben ser preimpresos y prenumerados, distribuidos
en 3 ejemplares, así:

• Original (Entidad Cooperante)
• Copia (Contabilidad)
• Triplicado (Archivo)

Los recibos de caja deberán emitirse en la fecha en que se reciban los ingresos.

Es responsabilidad del Contador (a) General la correcta elaboración de los recibos de
caja, debiendo tomar en cuenta que dichos recibos sean utilizados respetando el
correlativo. (Anexo 6)

2. Es responsabilidad del Auxiliar Contable el resguardo y archivo de los documentos que
soportan los ingresos recibidos, el archivo deberá contener los siguientes documentos:

• Recibo de caja
• Boleta de depósito debidamente certificada por el banco si el ingreso se obtuvo en las
instalaciones del CEPREDENAC

6
• Cuando los ingresos son recibidos mediante transferencia bancaria se deberá adjuntar
como documento de soporte, el estado de cuenta bancario.

3. La recepción de los ingresos puede darse de dos formas:

i. Si la recepción es por medio de cheque, la persona encargada de su recepción
(Contador (a) General o Director (a) Financiero (a)) procederá a emitir el recibo de
caja, quien deberá incluir toda la información requerida en dicho documento.

ii. Si la recepción es por medio de transferencia bancaria, los departamentos (área
administrativa por medio del Administrador (a) o el departamento Financiero Contable
por medio del Director (a) Financiero (a)) que conocen la procedencia de dicho
recurso, deberán trasladar la información necesaria al Contador (a) General para la
elaboración del recibo de caja correspondiente.

El Contador (a) General será el encargado (a) de elaborar el depósito del efectivo
recibido, quien debe elaborar una boleta de depósito por cada recibo de caja emitido,
así mismo deberá coordinar que el ingreso sea depositado en las cuentas bancarias
del CEPREDENAC.

4. Es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) revisar diariamente los estados de
cuenta bancarios, con el objetivo de verificar que los depósitos sean realizados en las
cuentas bancarias aperturadas a nombre del CEPRDENAC.

Todos los ingresos recibidos en las instalaciones del CEPREDENAC deben depositarse
integramente (así como se recibieron) el mismo día de su recepción y en casos
excepcionales el día hábil inmediato siguiente.

5. Es responsabilidad del Contador (a) General la elaboración y registro de las pólizas de
diario por los ingresos recibidos y del talonario de recibos en uso.

Es responsabilidad del Técnico (a) Financiero (a) la revisión y aprobación de las pólizas
de diario generados por los ingresos recibidos.

6. El Director Financiero (a) es el (la) encargado (a) de la custodia de los recibos de caja
no emitidos (recibos en blanco).

7

3. Diagramas de Flujos:
a) Simbología Utilizada
¡Error! Vínculo no válido.

8
b) Ingresos Ordinarios (Proceso Inicial)

9
c) Ingresos Ordinarios (Atraso en la Cancelación de la Cuota)

10
d) Ingresos Ordinarios (Cancelación de las Cuotas)

11
e) Ingresos Extraordinarios (Aportes de Contrapartida)

12
f) Ingresos Extraordinarios (Aportes de Contrapartida - atrasos en la Cuota)

13
g) Ingresos Extraordinarios (Aportes Contrapartida - Cancelación de la
Cuota)

14
h) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede - Proceso Inicial)

15
i) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede - Atrasos en pago de Cuota)

16
j) Ingresos Extraordinarios (Convenio Sede - cancelación de Cuota)

17
k) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones derivados de Convenio de
Ejecución (Procedimiento de Control )

18
l) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones derivados del Convenio de
Ejecución (Proceso Inicial)
m) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones derivados del Convenio de

Ejecución (atrasos en Pago de Cuotas)

19
n) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones, Derivados de Convenio de
Ejecución (Cancelación de Cuotas)

20
o) Donaciones Contra Liquidación de Gastos (Proceso de Liquidación y
requerimiento de Reembolso)

21

22
p) Intereses Bancarios (Procedimiento de Contabilización en forma
segregada)

23
q) Fondos de Emergencia (Con Fondos Propios)

24
r) Fondos de Emergencia (Por Donación)

25

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e) Recepción de Fondos de Cooperantes Contra Liquidación de Gastos.

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m) Donaciones, Subvenciones, Aportaciones derivados del Convenio de

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