Manual de Funciones Magic Seeds

Introducción

Este manual de funciones tiene como objetivo establecer y describir las

responsabilidades y tareas de los diferentes roles en un emprendimiento de elaboración

de papelería basado en el uso de papel semilla. Estas funciones son fundamentales para

asegurar el éxito y la eficiencia en la operación del negocio. A continuación, se detallan

las funciones clave y las responsabilidades asociadas a cada una de ellas.

Gerente General

Experiencia mínima: 5-10+ años en roles de liderazgo y gestión empresarial.

Grado académico: Grado universitario en administración de empresas o campo

relacionado (se valora la educación avanzada, como un MBA).

Grado de responsabilidad: Alto. El gerente general tiene la responsabilidad

principal de dirigir y tomar decisiones estratégicas para la empresa en su conjunto.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Desarrollar y ejecutar la estrategia general del emprendimiento.

 Tomar decisiones estratégicas para el crecimiento y desarrollo del

negocio.

 Coordinar y supervisar las actividades diarias de la empresa.

 Establecer metas y objetivos claros para el equipo.

 Mantenerse actualizado sobre las tendencias y novedades en el campo de

la papelería y el papel semilla.

 Gestionar las relaciones con proveedores y clientes clave.

  Garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la

empresa.

 Evaluar el desempeño general del negocio y tomar medidas correctivas

cuando sea necesario.

Asistente o Secretaria de Gerencia

Experiencia mínima: 2+ años en roles administrativos y de apoyo ejecutivo.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente (se valora la

educación postsecundaria en secretariado).

Grado de responsabilidad: Medio. El asistente o secretaria de gerencia brinda

apoyo administrativo y secretarial al gerente general, gestionando tareas y manteniendo

la confidencialidad de la información.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Brindar apoyo administrativo al gerente o director general.

 Gestionar la agenda y coordinar las reuniones del gerente.

 Preparar y distribuir la correspondencia y los informes.

 Realizar tareas de organización y archivo de documentos.

 Proporcionar atención telefónica y atender las consultas generales.

Departamento de Administración Financiera y Contabilidad

 Realizar la gestión financiera del negocio, incluyendo la contabilidad y

elaboración de informes financieros.

 Realizar el seguimiento de los ingresos y gastos, y elaborar presupuestos.

 Gestionar el flujo de efectivo y realizar proyecciones financieras.

  Supervisar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.

 Realizar análisis financiero y evaluar la rentabilidad de los productos y

operaciones del negocio.

 Gestionar la administración del personal, incluyendo la nómina y los

beneficios.

Administrador de Finanzas

Experiencia mínima: 5+ años en roles financieros o contables, preferentemente

con experiencia en gestión financiera.

Grado académico: Grado universitario en finanzas, contabilidad o campo

relacionado (se valora la certificación profesional, como CFA, Licenciado en Finanzas o

Ingeniero en Tributación y Finanzas).

Grado de responsabilidad: Alto. El administrador de finanzas supervisa y

administra las actividades financieras de la empresa, tomando decisiones importantes

sobre inversiones y recursos.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Gestión financiera del emprendimiento.

 Elaborar presupuestos y realizar análisis financiero.

 Llevar registros contables y preparar informes financieros.

 Gestionar la facturación y cobros a clientes.

 Realizar la gestión de tesorería y controlar el flujo de efectivo.

 Coordinar con contadores y asesores fiscales externos.

 Asistente Administrativo Financiero

Experiencia mínima: 2+ años en roles financieros o contables, con

conocimientos básicos de gestión financiera.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente (se valora la

educación postsecundaria en finanzas o afines).

Grado de responsabilidad: Medio. El asistente financiero brinda apoyo en

tareas financieras y contables, y ayuda en la elaboración de informes y presupuestos.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Brindar apoyo administrativo al equipo gerencial.

 Gestionar la documentación y los registros del negocio.

 Realizar tareas de contabilidad básica, como facturación y seguimiento

de pagos.

 Coordinar reuniones y eventos internos.

 Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos.

Contador

Experiencia mínima: 3+ años en roles contables, con experiencia en

preparación de informes financieros y conocimientos sólidos de regulaciones fiscales.

Grado académico: Grado universitario en contabilidad o campo relacionado (se

valora la certificación profesional, como CPA).

Grado de responsabilidad: Alto. El contador es responsable de realizar tareas

contables, asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y asesorar a la

dirección en cuestiones contables y fiscales.

 Localización: Guayaquil

Funciones:

 Gestionar y supervisar la contabilidad general del emprendimiento.

 Realizar el registro y seguimiento de las transacciones financieras,

incluyendo ingresos, gastos, compras y ventas.

 Preparar y presentar los estados financieros periódicos, como el balance

general, el estado de resultados y el flujo de efectivo.

 Realizar análisis financiero y elaborar informes para la toma de

decisiones gerenciales.

 Asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y presentar los

informes y declaraciones requeridos por las autoridades

correspondientes.

Asistente Contable

Experiencia mínima: 1-2 años en roles contables o administrativos.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente (se valora la

educación postsecundaria en contabilidad o administración).

Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El asistente contable brinda apoyo en

tareas contables y administrativas, como el registro de transacciones y la preparación de

informes financieros.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Apoyar al contador en la gestión y registro de las transacciones

financieras.
  Registrar y controlar los comprobantes de ingresos y gastos.

 Realizar conciliaciones bancarias y mantener actualizados los registros

contables.

 Preparar informes financieros y realizar análisis de cuentas.

 Colaborar en la preparación de la documentación requerida para

auditorías internas y externas.

Auxiliar Contable

Experiencia mínima: No se requiere experiencia previa, pero se valora la

experiencia en roles administrativos o contables.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

Grado de responsabilidad: Bajo. El auxiliar contable brinda apoyo en tareas

contables rutinarias, como el registro de transacciones y la actualización de libros

contables.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Realizar tareas de ingreso y registro de datos contables en los sistemas de

contabilidad.

 Verificar y clasificar facturas, recibos y otros documentos relacionados

con las transacciones financieras.

 Apoyar en la conciliación de cuentas y la preparación de los asientos

contables.

 Colaborar en la generación de informes financieros y el análisis de

cuentas.
  Asistir en la preparación de la documentación requerida para auditorías y

revisiones contables.

Departamento de Ventas y Marketing

 Desarrollar estrategias de marketing y ventas para promover los

productos de papelería basados en papel semilla.

 Identificar y alcanzar nuevos clientes y mercados potenciales.

 Mantener relaciones sólidas con los clientes existentes y gestionar sus

pedidos y solicitudes.

 Preparar materiales de marketing, como catálogos, muestras y

presentaciones.

 Participar en ferias comerciales y eventos relevantes del sector.

 Realizar investigaciones de mercado y análisis de la competencia para

identificar oportunidades y amenazas.

Publicista

Experiencia mínima: 2-5 años en publicidad, marketing o comunicaciones.

Grado académico: Grado universitario en publicidad, marketing, comunicación

u otro campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Medio. El publicista desarrolla estrategias y crea

campañas publicitarias para promocionar productos o servicios de la empresa.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Desarrollar estrategias de marketing y publicidad para promover los

productos de papelería basados en papel semilla.

  Realizar investigaciones de mercado para identificar oportunidades y

tendencias en la industria de la papelería ecológica.

 Crear conceptos creativos y atractivos para campañas publicitarias y

promociones.

 Diseñar y producir materiales de marketing, como anuncios impresos,

banners digitales y contenido para redes sociales.

 Colaborar con el equipo de diseño para asegurar que los mensajes y la

imagen de la marca sean coherentes.

 Medir y analizar el rendimiento de las campañas publicitarias y realizar

ajustes según sea necesario.

 Mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias y tecnologías en

publicidad y marketing.

 Establecer relaciones con proveedores de medios y agencias publicitarias

para maximizar la exposición de la marca.

Diseñador de Productos

Experiencia mínima: 2-3 años en diseño de productos, preferentemente en la

industria específica.

Grado académico: Grado universitario en diseño industrial, ingeniería u otro

campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Medio. El diseñador de productos trabaja en el

desarrollo y diseño de productos, colaborando estrechamente con otros equipos para

asegurar el cumplimiento de estándares de calidad y requisitos técnicos.

Localización: Guayaquil

Funciones:
  Crear y diseñar productos de papelería innovadores y atractivos

utilizando papel semilla.

 Realizar investigaciones de mercado y análisis de tendencias para

identificar oportunidades de nuevos productos.

 Colaborar con el equipo de producción para asegurar la viabilidad

técnica de los diseños.

 Desarrollar prototipos y muestras de productos para su revisión y

aprobación.

 Trabajar en estrecha colaboración con el departamento de marketing para

crear materiales promocionales y de embalaje atractivos.

 Mantenerse actualizado sobre las últimas técnicas de diseño y

herramientas de software relevantes.

 Participar en ferias comerciales y eventos relacionados.

 Analizar datos de marketing para evaluar el rendimiento y hacer

recomendaciones.

Especialistas en Ventas

Experiencia mínima: 1-3 años en ventas, preferentemente en el campo o

industria específica.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente (se valora la

educación postsecundaria en ventas o marketing).

Grado de responsabilidad: Medio. Los especialistas en venta desarrollan

estrategias de ventas, interactúan con los clientes, y participan en la negociación y cierre

de acuerdos comerciales.

Localización: Guayaquil
Funciones:

 Identificar y aprovechar oportunidades de mercado.

 Identificar y contactar a clientes potenciales.

 Presentar los productos y explicar sus características y beneficios.

 Realizar seguimiento a las oportunidades de venta.

 Mantener la satisfacción de los clientes existentes.

 Gestionar y mantener la relación con los clientes existentes.

 Recopilar comentarios y sugerencias de los clientes para mejorar los

productos y servicios.

 Analizar datos de ventas para evaluar el rendimiento y hacer

recomendaciones.

Departamento de Producción

 Preparar y organizar los materiales necesarios para la producción de

productos de papelería en base al papel semilla.

 Operar y mantener las máquinas y equipos utilizados en el proceso de

producción.

 Controlar y mantener el inventario de papel semilla y otros suministros

necesarios.

 Supervisar y garantizar la calidad de los productos terminados.

 Coordinar con otros departamentos para asegurar una producción

eficiente y oportuna.

 Identificar oportunidades de mejora en los procesos de producción y

proponer soluciones.
 Jefe de Producción

Experiencia mínima: 5+ años en roles de supervisión de producción y

experiencia en la industria específica.

Grado académico: Grado universitario en ingeniería, administración de

operaciones o campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Alto. El jefe de producción supervisa y coordina las

actividades de producción, planifica la producción y garantiza la eficiencia y calidad de

los procesos.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Supervisar y coordinar el proceso de producción de la papelería en base

al papel semilla.

 Planificar y programar la producción de acuerdo con los pedidos y plazos

establecidos.

 Coordinar con los proveedores para garantizar el suministro adecuado de

papel semilla.

 Supervisar el proceso de producción para asegurar la calidad y eficiencia.

 Mantener registros de inventario y controlar los costos de producción.

 Identificar áreas de mejora en el proceso de producción y proponer

soluciones.

Asistente de Producción

Experiencia mínima: 1-2 años en roles de producción o administrativos.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

 Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El asistente de producción brinda

apoyo administrativo y logístico al jefe de producción, coordina y realiza seguimiento

de las tareas y ayuda en la optimización de los procesos de producción.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Responsable de apoyar al Encargado de Producción en las tareas diarias

de producción.

 Preparar y organizar los materiales necesarios para la producción.

 Ayudar en la operación de maquinaria y equipos de producción.

 Realizar inspecciones de calidad durante el proceso de producción.

 Mantener el área de trabajo limpia y ordenada.

 Colaborar con el equipo en la resolución de problemas y el cumplimiento

de los plazos de entrega.

Departamento de Control de Calidad

 Establecimiento de estándares de calidad.

 Implementación de procedimientos de control.

 Realiza la inspección y pruebas de calidad.

 Registra y documenta los resultados de las inspecciones y pruebas

realizadas.

 Análisis los datos y resultados de las pruebas de calidad para identificar

áreas de mejora y tomar acciones correctivas y preventivas.

 Colaboración con otros departamentos, como producción, diseño y

logística, para resolver problemas de calidad, implementar mejoras en los

 procesos y garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en

todas las etapas del ciclo de vida del producto.

Jefe de Control de Calidad

Experiencia mínima: 5+ años en roles de control de calidad, preferentemente

con experiencia en supervisión.

Grado académico: Grado universitario en calidad, ingeniería u otro campo

relacionado.

Grado de responsabilidad: Alto. El jefe de control de calidad supervisa y

garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad, desarrolla y mejora los sistemas

de control, y coordina auditorías internas y externas.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Responsable de garantizar que la papelería en base al papel semilla

cumpla con los estándares de calidad establecidos.

 Establecer procedimientos y estándares de control de calidad.

 Realizar inspecciones de calidad en todas las etapas del proceso de

producción.

 Documentar y reportar cualquier problema de calidad y proponer

soluciones.

 Capacitar al personal en prácticas de control de calidad.

 Realizar pruebas de resistencia y germinación de las semillas en el papel.

Inspector de Calidad

Experiencia mínima: 1-2 años en inspección de calidad o roles relacionados.

 Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El inspector de calidad realiza

inspecciones y pruebas en productos y materiales, verifica el cumplimiento de los

estándares de calidad y registra los resultados.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Realizar inspecciones visuales y pruebas de calidad en los productos de

papelería terminados.

 Verificar que los productos cumplan con los estándares de calidad

establecidos.

 Documentar y reportar cualquier desviación o problema de calidad

encontrado.

 Colaborar con el equipo de producción para corregir y prevenir

problemas de calidad.

 Mantener registros y documentación relacionada con el control de

calidad.

Especialistas de Control de Calidad

Experiencia mínima: 2-5 años en roles de control de calidad o áreas

relacionadas.

Grado académico: Grado universitario en calidad, ingeniería u otro campo

relacionado.
 Grado de responsabilidad: Medio. Los especialistas de control de calidad

diseñan y desarrollan programas de control, realizan análisis de datos y participan en la

mejora continua de los procesos y productos.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Apoyar al responsable de control de calidad en la implementación de los

procedimientos y estándares de calidad.

 Realizar inspecciones y pruebas de calidad en los productos de papelería

basados en papel semilla.

 Documentar y reportar los resultados de las pruebas de calidad.

 Colaborar con el equipo de producción para resolver problemas de

calidad.

 Participar en la implementación de mejoras en los procesos de

producción.

Departamento de Gestión Ambiental

 Investigar y seleccionar semillas adecuadas para incorporar en el papel

semilla.

 Coordinar con proveedores para asegurar la calidad de las semillas.

 Implementar prácticas de fabricación sostenible y reducción de residuos.

 Realizar seguimiento de los impactos ambientales y establecer medidas

de mitigación.

 Educar al personal sobre la importancia de la sostenibilidad y la

conservación del medio ambiente.

 Responsable de Gestión Ambiental

Experiencia mínima: 3-5 años en roles de gestión ambiental, sostenibilidad o

áreas relacionadas.

Grado académico: Grado universitario en gestión ambiental, ciencias

ambientales u otro campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Medio a alto. El responsable de gestión ambiental

desarrolla e implementa políticas y programas ambientales, asegura el cumplimiento de

las regulaciones y gestiona los riesgos ambientales.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Desarrollar e implementar políticas y prácticas ambientales en el

emprendimiento.

 Asegurar el cumplimiento de las normas y regulaciones ambientales

aplicables.

 Establecer y supervisar programas de gestión de residuos y reciclaje.

 Buscar continuamente formas de minimizar el impacto ambiental de las

operaciones.

 Educación y sensibilización sobre prácticas sostenibles entre los

empleados y clientes.

Coordinador de Sostenibilidad

Experiencia mínima: 2-5 años en roles relacionados con sostenibilidad o

responsabilidad social corporativa.

 Grado académico: Grado universitario en sostenibilidad, ciencias ambientales,

negocios sostenibles u otro campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Medio. El coordinador de sostenibilidad desarrolla

e implementa estrategias de sostenibilidad, coordina proyectos y promueve la

conciencia ambiental y social en la empresa.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Investigar y proponer soluciones innovadoras para mejorar la

sostenibilidad del emprendimiento.

 Realizar evaluaciones de impacto ambiental y análisis del ciclo de vida

de los productos.

 Colaborar con otros departamentos para implementar prácticas

sostenibles en las operaciones.

 Mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias y tecnologías en

sostenibilidad.

 Informar y comunicar los logros y esfuerzos de sostenibilidad del

emprendimiento.

Departamento de Logística

 Gestionar la cadena de suministro y coordinar la recepción de materias

primas y envío de productos terminados.

 Optimizar los procesos logísticos para garantizar una distribución

eficiente y oportuna.

 Controlar los costos de transporte y almacenamiento.

 Supervisar el embalaje y etiquetado adecuado de los productos.

  Mantener registros precisos de inventario y gestionar las devoluciones y

reclamaciones de clientes.

Jefe de Logística

Experiencia mínima: 5+ años en roles de gestión logística, preferentemente con

experiencia en la industria específica.

Grado académico: Grado universitario en logística, administración de

operaciones u otro campo relacionado.

Grado de responsabilidad: Alto. El jefe de logística supervisa y coordina las

actividades logísticas, planifica y organiza el transporte y gestiona el inventario y los

proveedores.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Coordinar y gestionar las actividades logísticas relacionadas con la

producción y distribución de la papelería.

 Organizar el almacenamiento y manejo adecuado de los productos

terminados.

 Gestionar el transporte y envío de los pedidos a los clientes.

 Mantener registros precisos de los inventarios y la logística.

 Coordinar con proveedores y asegurar la recepción oportuna de materias

primas.

 Optimizar los procesos logísticos para reducir costos y mejorar la

eficiencia.
 Asistente de Logística

Experiencia mínima: 1-2 años en roles de logística o administrativos.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El asistente de logística brinda apoyo

administrativo y logístico al jefe de logística, coordina envíos, gestiona documentación

y ayuda en la optimización de los procesos logísticos.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Apoyar al responsable de logística en la coordinación y gestión de la

distribución de los productos de papelería.

 Gestionar el inventario y asegurarse de que los productos estén

disponibles para su envío.

 Coordinar con los proveedores de envío para organizar la logística de

distribución.

 Empacar y preparar los productos para su envío, asegurando un embalaje

seguro y adecuado.

 Realizar seguimiento de los envíos y asegurarse de que se entreguen de

manera oportuna.

Departamento de Atención al Cliente

 Atender y resolver consultas, preguntas y reclamaciones de los clientes

de manera oportuna y cortés.

 Proporcionar información detallada sobre los productos y servicios

ofrecidos por la empresa.

  Gestionar las devoluciones y reemplazos de productos defectuosos o

dañados.

 Mantener una base de datos actualizada de los clientes y sus preferencias.

 Recopilar comentarios y sugerencias de los clientes para mejorar la

calidad del servicio.

Jefe de Atención al Cliente

Experiencia mínima: 5+ años en roles de atención al cliente o gestión de

servicios.

Grado académico: Grado universitario en negocios, marketing o campo

relacionado.

Grado de responsabilidad: Alto. El jefe de atención al cliente supervisa el

departamento, establece políticas y estándares, resuelve problemas y coordina la

comunicación con otros departamentos para asegurar la satisfacción del cliente.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Gestionar, capacitar y supervisar a este equipo para asegurar un servicio

eficiente y de calidad.

 Desarrollo e implementación de políticas, procedimientos y estándares

para el servicio al cliente

 Maneja y resolver problemas y quejas de los clientes de manera oportuna

y efectiva.

 Seguimiento constante de la satisfacción del cliente a través de

encuestas, comentarios y métricas clave.

  Colaboración con otros departamentos, como ventas, producción y

logística, para resolver problemas, mejorar los procesos y garantizar una

experiencia de cliente fluida y satisfactoria.

 Capacitar y desarrollar al equipo de atención al cliente.

 Realiza análisis y reportes periódicos sobre la actividad del

departamento, las métricas de satisfacción del cliente y los problemas

recurrentes.

Asistente de Atención al Cliente

Experiencia mínima: 1-2 años en roles de atención al cliente o servicio al

cliente.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El asistente de atención al cliente

brinda soporte y asistencia a los clientes, gestiona consultas y problemas, y coordina

con otros departamentos para resolver las necesidades de los clientes.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Atender a los clientes y brindar un excelente servicio al cliente.

 Responder a las consultas y resolver problemas relacionados con los

productos de papelería.

 Proporcionar información sobre los productos, precios y promociones.

 Procesar y gestionar pedidos de clientes.

 Registrar y documentar los problemas y solicitudes de los clientes para

su seguimiento.
 Empleado de Servicio Postventa

Experiencia mínima: 1-2 años en roles de servicio al cliente o postventa.

Grado académico: Diploma de escuela secundaria o equivalente.

Grado de responsabilidad: Bajo a medio. El empleado de servicio postventa

brinda atención y soporte a los clientes después de la compra, resuelve problemas y

gestiona garantías y devoluciones.

Localización: Guayaquil

Funciones:

 Brindar asistencia y soporte a los clientes después de la compra.

 Resolver problemas, quejas y consultas postventa.

 Coordinar devoluciones, reemplazos o reparaciones de productos.

 Proporcionar información adicional sobre el uso y cuidado de los

productos.

 Mantener una comunicación efectiva con los clientes para asegurar su

satisfacción.