PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA

POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 1 de 12

1. OBJETIVO
El presente procedimiento establece los lineamientos, procesos y acciones a seguir para que
una cuenta por cobrar sea considerada como “incobrable”, con el fin de determinar el valor
razonable de las misma y se proceda al registro de su provisión de cobranza dudosa. Asimismo,
establece los lineamientos y políticas para la aplicación de castigo de cuentas por cobrar en
condición de incobrables.

2. ALCANCE
El presente documento se aplica para las áreas de Becas, Créditos y Cobranzas y
Contabilidad de UPC.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 GFA-CCR-P-08 Cobranza a los alumnos de Pregrado, EPE y Postgrado
3.2 GFA-CCR-P-04 Cobranza de Cartera Inactiva
3.3 Ley del Impuesto a la Renta (Decreto Supremo N° 179-2004)
3.4 Política de Provisión de Incobrables de Laureate ( Laureate Expected Credit Losses

Policy)

4. DEFINICIONES

4.1 Cuenta por cobrar: derecho de reclamo de un pago a un tercero (persona natural o jurídica)
por un servicio o producto entregado por la universidad.

4.2 Deudas de Cobranza Dudosa: Aquella deuda respecto de la cual no existe certeza o seguridad
en su posible recuperación, ya sea porque el alumno en condición de deudor no se acerca a cancelar
su obligación o porque éste se encuentra en una situación de falencia económica que le impide
ejecutar cualquier tipo de pago de deudas generando un perjuicio económico a la Universidad.
Dichas cuentas, previo cumplimiento de requisitos determinados pasan a formar la provisión de
cobranza dudosa.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 2 de 12

4.3 Provisión de cobranza dudosa: Es la cuantificación de las cuentas que se presumen de

dudoso cobro; las mismas que son consideradas en los registros contables con la finalidad de
sincerar la situación financiera de la empresa.

• El tratamiento tributario de las provisiones por cuentas de cobranza dudosa se encuentra

definidos en los incisos h) e i) del artículo 37 de la Ley del impuesto a la Renta y numeral 3 del
inciso f) del artículo 21° del Reglamento de la ley del Impuesto a la Renta. Se señala que a fin
de establecer la renta neta de tercera categoría se deducirá de la renta bruta los gastos
necesarios para producirla y mantener su fuente, así como los vinculados con la generación de
ganancias de capital, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida por la ley.

• El carácter de una deuda incobrable debe cumplir las siguientes condiciones según requisitos
tributarios:
a) La deuda se encuentre vencida.
b) Que demuestre la existencia de dificultades financieras del deudor de la obligación impaga.
c) Mediante análisis periódico de los créditos concedidos o por otros medios.
d) Se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentación que evidencie las
gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda
e) El inicio de procedimientos judiciales o que hayan transcurrido más de 12 meses desde la
fecha de vencimiento.
f) Que la provisión al cierre de cada ejercicio figure en el Libro de Inventarios y Balances en
forma discriminada.

4.4 Castigo de cuentas de cobranza dudosa: Es aquella operación mediante la cual se

eliminan de los registros contables aquellas cuentas que fueron consideradas previamente en la
provisión de cobranza dudosa; si bien la provisión ya afectó a resultados en el ejercicio en el que se
consideró, la cuenta pendiente de cobro existe y ésta solo puede ser retirada de la contabilidad con
el respectivo castigo de la misma, lo cual finalmente representa la desaparición de la deuda del activo
del contribuyente conforme lo determina el texto del literal g) del artículo 21º del Reglamento de la
Ley del Impuesto a la Renta para efectuar el castigo de las deudas de cobranza dudosa, se requiere
que la deuda haya sido provisionada y se cumpla, además, con alguna de las siguientes condiciones:
• Se haya ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la
cobranza, salvo cuando se demuestre que es inútil ejercitarlas o que el monto exigible a cada

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 3 de 12

deudor no exceda de tres (3) Unidades Impositivas Tributarias. La exigencia de la acción

judicial alcanza, inclusive, a los casos de deudores cuyo domicilio se desconoce, debiendo
seguírseles la acción judicial prescrita por el Código Procesal Civil.
• Cuando se haya condonado deuda previa autorización del Gerente y/o Jefe de Becas
Créditos y Cobranzas o CFO de la Universidad según sea el caso

4.5 UIT: Unidad Impositiva Tributaria es un valor referencial que se utiliza en el Perú para determinar
impuestos, infracciones, multas u otro aspecto tributario que las leyes del país establezcan.

4.6 FACTOR: Es el porcentaje a provisionar de un documento según su unidad de negocio,

tipo de alumno y aging (Buckets de Antigüedad de las cuentas por cobrar).

4.7 LOOKBACK ANALYSIS: Análisis del saldo por cobrar de cada cartera dividida por unidad
de negocio, tipo de alumno y aging, estudiada un año después determinado corte de la
cuenta por cobrar a analizar.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 4 de 12

5. PROCEDIMIENTO
FLUJO DEL PROCESO

A. CALCULO DE FACTORES PARA ESTIMAR LA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA PARA PREGRADO

Y EPE

Analista de Jefe de Gerente de

Actividad Modelos Control de Becas Créditos CFO Corporativo
Financieros Bad Debt y Cobranzas

Inicio Inicio

1. Estima porcentaje de 1
incobrabilidad

2. Revisa y valida la 2
consistencia y resultado de
ejercicios y elabora propuesta
inicial
3..- Valida previamente el
cumplimiento de los atributos
SOX del documento. remite el
template vía mail al CFO para 3
su aprobación final.
4. Evalúa, modifica y
aprueba la propuesta de
4
factores contenida en el
“Template” en base a
criterios detallados

5. Aprueba factores para el 5

cálculo de la provisión.

Fin
Fin

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 5 de 12

B. REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR

Gerente de
Jefe de Control de
Actividad Becas Créditos Contabilidad
Bad Debt
y Cobranzas
Inicio Inicio

1. Elabora cierre de cada mes el

1
reporte de cuentas por cobrar
2. Revisa saldos del reporte de cuentas
por cobrar y garantiza la consistencia de 2
la información.
3. Verifica la información relacionada a
las cuentas por cobrar y brinda
conformidad del reporte
3

Fin
Fin

C. PROVISIÓN Y CASTIGO DE CUENTAS POR COBRAR

Gerente y/o Jefe de Becas

Actividad Coordinador de Cobranzas
Créditos y Cobranzas
Inicio
Inicio

1
1. Una vez generado el reporte de
cuentas por cobrar, se evalúa y se realiza
propuesta para la provisión.

2. Aprueba el informe vía email 2

3.- Realiza el registro de la provisión. 3

4.- Una vez provisionado el documento, 4

se procede a realizar el castigo de las
CXC
Fin

Fin

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 6 de 12

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

A. CÁLCULO DE FACTORES PARA ESTIMAR LA PROVISIÓN DE COBRANZA DUDOSA PARA

PREGRADO Y EPE

1. El Analista de Modelos Financieros realiza los ejercicios respecto al cálculo de factores

solicitados desde el corporativo con el fin de estimar los porcentajes de incobrabilidad para las
unidades de negocio Pregrado y Pregrado EPE considerando los resultados históricos
obtenidos. Posteriormente envía el resultado de los ejercicios al Jefe de Control de Bad Debt
para su revisión. Se realiza de manera trimestral.

2. El Jefe de Control de Bad Debt revisa y valida la consistencia y el resultado de los ejercicios
en la hoja de trabajo elaborada por el Analista de Modelos Financieros. Se asegura que la
información tomada como input proviene del reporte de cuentas por cobrar, de la pestaña base
depurada de los periodos materia de análisis.
Posteriormente completa en el template la información solicitada en el documento: factores
del periodo anterior, factores producto del ejercicio, cuentas por cobrar reales y proyectadas
y el N° de alumnos por cada bucket. Asimismo elabora una propuesta inicial de factores y
remite la información vía mail al Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas. Previamente coloca
tanto al template como a la hoja de trabajo de los ejercicios los controles correspondientes.

3. El Jefe de Control de Bad Debt evalúa y modifica la propuesta de factores del “Template” en
base a los siguientes criterios:
• Verificar que el cálculo este realizado de acuerdo a la metodología “Lookback Analisys” la
cual consiste en :
Lookback Analysis – El análisis retrospectivo debe llevarse a cabo con base en un análisis
de la cobranza de cuentas durante el periodo de 12 meses previos a la fecha retrospectiva.
El análisis retrospectivo debe llevarse a cabo trimestralmente (a contar del 2018) y debe
aplicarse prospectivamente al mismo periodo del siguiente año.
Si se opta por un periodo alterno y/o una frecuencia alterna, el periodo alterno y/o la
frecuencia alterna y la razón por dicho cambio deben ser comunicados a y aprobados por
el Contralor Regional a través del proceso de desviación a la política.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 7 de 12

• Considera los análisis de verticalidad (entre mayor aging mayor riesgo) y horizontalidad
(inactivo es más riesgoso que activo).
• Considera el factor actualizado a partir de evidencia estadística (resultado del ejercicio).
• La materialidad de los buckets representada mediante el número de alumnos (se considera
inmaterial a un bucket con una representación menor al 5% sobre el N° de alumnos totales).
• Si el factor producto del ejercicio da como resultado 0%, se considera en la propuesta final
un mínimo de riesgo.
• Es factible utilizar un factor promedio (del ejercicio actual y el periodo anterior).
• Estrategias y recursos de cobranza disponibles.
• Situaciones externas coyunturales.
• Si se aplica un criterio diferente a las detalladas líneas arriba, la explicación se documenta
en el acta respectiva.

4. En reunión con el personal corporativo competente (áreas de Cobranza, Contabilidad y

FP&L del Corporativo), el CFO, el Gerente de Becas Créditos y Cobranzas junto con el
Jefe de Control de Bad Debt, revisan la propuesta realizada y definen los factores que
servirán para el cálculo de la provisión durante el siguiente trimestre. Los acuerdos de la
reunión son detallados en un Acta.

5. El Gerente de Becas Créditos y Cobranzas remite el template vía mail al CFO para su aprobación
final. Valida previamente el cumplimiento de los atributos SOX del documento.

A.1 CÁLCULO DE LA PROVISIÓN DE LA COBRANZA DUDOSA PARA EPG

El cálculo de la provisión de la cobranza dudosa para EPG, se realiza de manera mensual

al momento de elaborar el reporte de cuentas por cobrar y como una excepción a la Política
de Provisión de Incobrables de Laureate, la cual es sustentada de manera anual, tomando
los siguientes criterios:

• En el caso de las Maestrías se provisiona todas las cuotas vencidas y por vencer de
los alumnos cuya cuota más antigua tenga 180 días a más de vencida.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 8 de 12

• En el caso de los Programas especializados y Master se provisiona todas las cuotas

vencidas y por vencer de los alumnos cuya cuota más antigua tenga 90 días a más de
vencida.
• En el caso de los EEG se provisiona todas las cuotas vencidas y por vencer de los alumnos
cuya cuota más antigua tenga 60 días a más de vencida.

B. REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR

1. El Jefe de Control de Bad Debt elabora al cierre de cada mes el reporte de cuentas por cobrar
donde se específica el detalle y saldos de cuentas por cobrar dudosas y castigadas.

2. El Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas revisa los saldos del reporte de cuentas por
cobrar y garantiza la consistencia de la información. Brinda conformidad del reporte
solicitando la aprobación vía email al área de Contabilidad informando sobre la
actualización del archivo compartido en la red con el detalle de las cuentas por cobrar
provisionadas y castigadas al cierre del periodo reportado y el total acumulado.

3. El área de Contabilidad verifica la información relacionada a las cuentas por cobrar,

provisión de la cobranza dudosa y castigos, coordina la actualización de los saldos
de provisión de incobrabilidad y brinda su conformidad vía email.

C. DETERMINACIÓN DE LOS CASTIGOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

1. En el caso de los castigos masivos, el Coordinador de Cobranzas elabora el informe de

cuentas por cobrar de las partidas que serán determinadas para el castigo y esto se
realizará con una frecuencia según la necesidad de negocio, las cuales deben cumplir
los siguientes requisitos:
• Los saldos de cuentas por cobrar se encuentren registrados en el sistema spring
con el estado “provisionadas”.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 9 de 12

• Los saldos deudores por alumno y/o persona jurídica no superen las 3 UIT o su
equivalente al tipo de cambio del periodo y que la fecha de vencimiento sea mayor a
dos años.
• Se debe asegurar que los documentos a castigar, cuenten con las gestiones de
cobranza ejercidas en el último año que acrediten su incobrabilidad.
• El alumno no debe tener ventas (boletas o facturas emitidas) posteriores a la fecha
propuesta de castigo.
• El informe mantenga los saldos de cuentas por cobrar detallados en moneda origen
y su equivalente en soles al tipo de cambio vigente cargado en el sistema Spring.
• De superar las 3 UIT garantizar que cuentan con la documentación que acredite las
acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la cobranza,
salvo que se demuestre que es inútil ejercitarlas (De acuerdo a lo estipulado en la
Ley de Impuesto a la Renta numeral 1 del inciso g) del artículo 21°).

2. El Jefe y/o Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas aprueban el informe vía email y el
Coordinador de cobranzas realiza el registro del castigo de las cuentas por cobrar en el
sistema spring.

3. Para el caso de los castigos individuales que se realizan previa evaluación, se envía un
correo con el sustento respectivo para la aprobación del Jefe y/o Gerente de Becas,
Créditos y Cobranzas, para luego proceder a registrarlos en el sistema Spring por el
coordinador de cobranzas. Los sus sustentos se almacenan en la ruta compartida.

Casuísticas recurrentes:
➢ Castigo por error de emisión del comprobante: Se debe contar con el
sustento del área de Facturación o sistemas y se procede a castigar la
deuda. En el caso que la deuda sea menor de 2 años se procede con la
emisión de una NC.
➢ Castigo por documentos registrados en el libro de reclamaciones o Indecopi:
Se debe contar con una previa evaluación del caso por las áreas respectivas
( Admisión, Facturación, etc) y/o recomendación del área legal, se procede al
castigo de la deuda.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 10 de 12

4. Para el caso de campañas específicas donde se ejecuta un plan de recupero y se

realizan condonaciones de deuda, se emiten resoluciones que deben estar aprobadas
por el CFO.

5. Finalmente, el Coordinador de cobranzas almacena el reporte de cuentas por cobrar

castigadas y el sustento respectivo de las mismas en la ruta compartida creada para
ese fin (y:\Reportes_Cuentas_por_cobrar/UPC/Cuentas por Cobrar/(año)/ (Mes de
Referencia)) y el Gerente de Becas, Créditos y Cobranzas envía al cierre de cada mes al
CFO para su aprobación. Este reporte debe estar debidamente sustentado para
garantizar el cumplimiento de los requisitos mencionados en el punto 1.

6. APENDICES
6.1 Apéndice 01: “Consideraciones especiales para la elaboración del reporte de cuentas por
cobrar y la estimación de la cobranza dudosa”.

7. REGISTROS
7.1 Reporte mensual provisión spring

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
Betty Barrantes Juan Martín Valdivia Aguilar
Gerente de Becas, Créditos y CFO
Cobranzas

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 11 de 12

APENDICE 01

CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE DE

CUENTAS POR COBRAR Y LA ESTIMACIÓN DE LA COBRANZA DUDOSA

• El input (txt) para la elaboración del reporte se obtiene del sistema spring, opción reportes:
Cuentas por Cobrar.
• La provisión de las unidades de negocio pregrado y pregrado EPE es calculada a través de la
metodología de factores.
• La provisión de la unidad de negocio escuela de postgrado es calculada con base en la Política
de Provisión de Incobrables de Laureate detallada en descripción de actividades punto B del
presente documento.
• La provisión acumulada es la suma de la provisión de las tres unidades de negocio, el importe de
castigos y el importe de castigos spring.
• El Bad Debt operativo del periodo es calculado mediante la diferencia de la provisión acumulada
del mes actual menos la provisión acumula del mes anterior.
• Todos los conceptos detallados en el reporte de cuentas por cobrar relacionados directamente al
servicio educativo (pensiones, trámites, programas de postgrado y todo concepto exclusivamente
relacionado con el core de la Universidad) son parte del cálculo de la provisión.
• Existen conceptos dentro del reporte de cuentas por cobrar que no están ligados directamente al
servicio educativo cuya base para el cálculo de la provisión es la siguiente:

a) No forman parte del cálculo de la provisión los documentos pendientes por:

✓ Los alumnos Beca 18 cuyo pago es realizado por el Programa Nacional de Becas
de acuerdo a lo establecido en el Contrato firmado con UPC.
✓ Las razones sociales Intercompanies.
✓ Los documentos temporales con siglas XB.
✓ Los programas o periodos (criterias) de cursos No Iniciados.
✓ Programas de Actualización con documentos no vencidos a la fecha del cierre
contable.
✓ Misiones Académicas con documentos no vencidos a la fecha del cierre contable.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad

 PROVISIÓN Y CASTIGO DE UNA CUENTA CÓDIGO: VERSIÓN PÁGINA
POR COBRAR GFA-CCR-P-07 04 12 de 12

✓ Boletas de Postulantes y/o Ingresantes.

✓ Las notas de créditos no asociadas (no tienen documentos pendientes en el reporte
de cuentas por cobrar contra los cuales aplicarse).
✓ La facturación de servicios aún no prestados a la fecha del cierre contable.

b) Los documentos con los siguientes conceptos forman parte de la provisión a partir de
contar con vencimiento >= 90 días al corte del cierre contable del periodo en curso:
✓ Servicios Educativos.
✓ Auspicios.
✓ Alquileres de Cafeterías, Espacios físicos, otros.
✓ Creatividad Empresarial.
✓ Reembolsos.
✓ Reposición de Activos.
✓ Los documentos emitidos a razones sociales de Librerías

Los conceptos detallados en los puntos a y b se encuentran reflejados en la pestaña

resumen depurados del reporte de cuentas por cobrar (bases) del periodo.

Aprobado por: Fecha:

26/10/2022
V°B° CFO

Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad