TALLER N°1 REVISIÓN DE ACTAS DE INICIO Y SUSPENSIÓN O AMPLIACIÓN DE

LA SUSPENSIÓN CONTRATO DE OBRA

OSCAR OMAR RODRIGUEZ MORA - 860215

JHAN CARLOS CONTRERAS ANGARITA - 860214
JUAN MARIO PICON PEÑARANDA - 860210
CAMILO ANDRÉS CASTRO SANJUÁN - 860204
FABIAN ARTURO BAENE SANCHEZ - 860216

Tutor
ING. CARLOS PASTRAN BELTRÁN

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER-OCAÑA COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN EN INTERVENTORÍA DE OBRAS CIVILES
OCAÑA
2023
 REVISIÓN DE ACTAS EN CONTRATOS DE OBRA

Las entidades estatales en función de atender los fines esenciales del Estado, como lo son
servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en nuestra Constitución, se ven en la necesidad de
ejercer un riguroso seguimiento y una estricta vigilancia a los contratos que el mismo realiza a
través de la interventoría; un instrumento de control que se fortalece con la ley 1474 de 2011 como
parte de un plan estratega para combatir la corrupción y que la misma lo define como un sistema
que tiene la obligación de hacer reportes de información, comunicación de resultados de manera
preventiva, control y seguimiento sobre las obligaciones del contratista. A pesar de esto, los casos
de corrupción en materia de contratación pública siguen aumentando, lo que resulta en
cuestionamiento frente a la eficacia de dicho sistema.
En el sector construcción, sin importar el tipo de obra o su complejidad, han existido casos donde
la falta seguimiento ha dado como resultado una serie de quejas y molestias por las personas que,
de una u otra forma terminan siendo afectadas directa o indirectamente por un proyecto del cual
no se puede disfrutar o usar plenamente porque desde el inicio de su ejecución hasta su entrega
final muestra problemas, defectos o inconsistencias físicas.
Para minimizar este tipo de casos, existe un primer ente de control y revisión denominado
interventoría, que, desde su implementación, vela por el seguimiento, calidad y cumplimiento en
el estudio o diseño, ejecución, liquidación y entrega a satisfacción de los proyectos ejecutados a
personas, entidades públicas o privadas o a comunidades que, según sea su necesidad o interés,
esperan recibir una adecuada infraestructura para su uso y goce. Por lo tanto “es un proceso
sistemático, independiente y documentado que permite obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de un proyecto”
(Corredor,2015).
uno de los aspectos más importantes para el debido control son las de actas de obra; un acta se
entiende como el instrumento documental en el cual se puede llevar el registro de la información
que permite evidenciar procesos, cambios, control y calidad; así mismo, son los documentos
protocolarios que se desarrollan en cualquier tipo de empresa para registrar acuerdos, compromisos
o diferencias que se presenten entre las partes que suscriben este documento. Tiene,
adicionalmente, como instrumento de gestión, la ventaja de ser un documento versátil en la medida
en que puede suscribirse por todos los involucrados en un proceso determinado, como el personal
administrativo de obra (residente, director), los contratistas, la interventoría o supervisor de la obra,
el propietario, etc., siendo así las tipologías de acta son variadas y versan sobre igual número de
temas.
Las actas de obra se pueden dividir en dos macro grupos que corresponden a actas generales del
proyecto en su fase de ejecución de obra y a actas de contratos, específicas y necesarias para
controlar el desarrollo contractual con cada contratista siendo unas de las más importantes el acta
de inicio y el acta de suspensión de obra.
El acta de inicio marca el inicio del desarrollo físico del contrato, el punto de partida para el control
y seguimiento de las actividades en obra por parte del interventor, es un documento formal y
escrito, donde en un contrato de obra lo firma la interventoría (R/L) y el contratista (R/L) y un
contrato de interventoría lo firma la interventoría (R/L) y representante de la entidad (supervisión),
en el cual se deja constancia de la fecha de iniciación tanto de las actividades contractuales como
de la vigilancia y control que se le realizará a las mismas.
El acta de inicio debe ser clara y conciso el cual debe contener algunos aspectos esenciales para
su elaboración y aunque no existe un modelo que regule la información contenida en cada
documento oficial que se emite por las diferentes entidades se considera que mínimamente debe
tener unos datos específicos para considerar el inicio de las obras como lo son:
• Formato de la entidad contratante (documento membretado)
• N° de contrato
• Objeto del contrato
• Tipo de contrato
• Contratista adjudicado
• Entidad contratante
• Valor del contrato
• Plazo
• Fecha de suscripción del acta
• Fecha de suscripción del contrato
• Fecha de inicio del contrato
• Fecha de terminación del contrato
• Descripción de pólizas con su fecha de aprobación
• Descripción de acuerdo
• CDP Y RP (algunos casos)
• Cuadro de firmas
Una vez realizada la revisión del caso de estudio, se puede concluir algunos aspectos como:
• La falta de información acerca de la descripción de las pólizas y su fecha de aprobación
• Fecha de suscripción del contrato
Es muy importante que toda la información antes descrita anteriormente quede plasmada en el acta
de inicio ya que es un documento que indica que todo el proceso precontractual está listo para
iniciar labores y que a su vez no se van a tener problemas de suspensión de obras por documentos
como licencias o afiliación de trabajadores etc.
El acta de suspensión por otra parte; hace parte un contrato de obra y estos a su vez suelen ser de
ejecución sucesiva o continuada, lo que implica la ejecución de una serie de actos diferidos y
continuados en el tiempo (Corte Suprema de Justicia, SL, 1981) que puede verse afectado por
circunstancias que afecten su cumplimiento en los términos inicialmente pactados.
Así mismo; El Consejo de Estado, en sentencia proferida por el CP. Dr. Enrique Gil Botero, en
sentencia del 28 de abril de 2010, se refirió a las causales que suspenden el contrato, en los
siguientes términos: “En efecto, la finalidad de la suspensión del contrato estatal, como medida
excepcional, está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso
fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es
precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al
vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. Por lo tanto, la suspensión no
adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo
provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad, sujeta
a un término o condición, período este durante el que las obligaciones contenidas en el contrato no
se ejecutan, pero sin que se impute ese tiempo al plazo pactado inicialmente por las partes (…)”.

De acuerdo a la jurisprudencia mencionada, la suspensión del contrato se genera únicamente de

conformidad con los términos, plazos y condiciones que se hubieren pactado en el contrato, es
decir, que ninguna de las partes de manera UNILATERAL puede decretarla por fuera de lo allí
suscrito.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado; es importante tener en cuenta algunos factores

a la hora de determinar y suscribir un acta de suspensión de obra en los proyectos de construcción;
ya que muchos de los casos por los cuales se efectúan estas actas no están establecidos previamente
en el contrato y se da lugar a falencias en la programación, ejecución y control de las actividades.

En efecto, un acta de suspensión debe contener por lo menos la siguiente información:

• Formato de la entidad (documento membretado)

• N° de contrato de obra
• Nombre o razón social del Contratista
• N° de contrato de interventoría
• Nombre o razón social de interventoría
• Objeto del contrato
• Descripción de la suspensión o ampliación de la suspensión
• Condiciones del contrato de obra donde se menciona la fecha de inicio del contrato y
relación suspensiones y ampliaciones de la suspensión
• Porcentaje de avance de la obra al momento de la suspensión
• causas que dan origen a la suspensión
• Solicitud de termino de suspensión (días calendario)
• concepto de la interventoría
• Algunas responsabilidades
• Acuerdos entre las partes
• nuevas condiciones del contrato donde se fijan fecha de suspensión inicial, fecha de
reanudación, nueva fecha de vencimiento.
• respectivas firmas que le den valides al documento contratista, interventoría y delegado de
la entidad publica
Por lo general, la mayoría de entidades manejan sus propios modelos de actas donde la información
que se deposita allí varía de acuerdo a la concepción de cada empresa frente a lo que se considera
necesario y pertinente para sus necesidades. Sin embargo, esto trae consigo problemas jurídicos
ya que la subjetividad en cuánto a omisión de información es clave a la hora de defenderse frente
a posibles problemas futuros por el mal manejo de los tiempos y extralimitación con la suscripción
de este tipo de actas. Es por eso, que es de vital importancia implantar una metodología tipo donde
se le exija a todas las entidades contratantes en Colombia un modelo a seguir donde se especifique
los datos mínimos que deben contener estos documentos.

En forma de conclusión y teniendo en cuentas el estudio de caso proporcionado se puede denotar

que el 90% del acta de inicio está clara con la información más relevante que se requiere para su
elaboración, sin embargo; cabe recalcar que este documento que se emplea para los diferentes
proyectos ingenieriles, es en su mayoría similar y que la información que se contienen allí es la
mencionada anteriormente, y se debería incluir información más amplia como aspectos jurídicos
(clausulas, formas de pago, pólizas, multas y sanciones).
Así mismo, una vez realizado la revisión del acta de suspensión o ampliación de la suspensión del
contrato de obra, se evidencia que es un formato que maneja en el INVIAS (instituto nacional de
vías) y que muchas empresas privadas (contratistas) se guían para su elaboración de actas, e incluso
diferentes entidades públicas también las usan, aunque se podría decir que el documento es muy
completo ya que contiene mucha información relevante para su conformación; también se podría
incorporar algunos aspectos jurídicos según la normatividad que estipulen algunos tipos de
cláusulas y otras consideraciones jurídicas, se debería ampliar un poco más la información como:
cuadro de cantidades ejecutadas con sus respectivos avances de obra y estados financieros más
detallados.