Logistica y aprovisionamiento En esta unidad aprender a... = Conacer las funciones logisticas de la empresa. * Identificar la funcién de aprovisionamiento. * Describir un plan de aprovisionamiento. * Analizar la implicacién de los diferentes departamentos de la empresa en el aprovisionamiento ® Valorar la importancia de una gestién de aprovisionamiento eficiente.1>> Logistica empresarial E] término “logistica” proviene del griego logistikos, que significa “relativo al célculo”. Ya en los aitos 60 se incorpora al campo empresarial y se empieza a hablar de logistica empresarial como el conjunto de actividades destinadas a la gestion de los productos desde su fabricacion hasta su llegada al consu- midor final. Hoy en dia la tendencia empresarial consiste en aplicar una logistica integrada: es decir, que incorpore todo el proceso, desde cl suministro de materiales hasta al servicio posventa. Por tanto, el papel de Ta logfstiea es de suma importancia, ya que el desarrollo adecuado de esta funcion permite 1a mejora en la gestion de aprovisionamiento, cen el funcionamiento interno de la empresa y en el nivel de calidad ofrecido al mercado. 11> Concepto de logistica EE concepto de logistica ha ido evolucionando en el tiempo de forma simulti- nea al desarrollo de la aplicaci6n de politicas y estrategias de marketing en las empresas. ~) Podemos definir la logistica como un conjunte de téenicas que permiten mejorar la gestion de las mercancias fisicas y a informacion documental que se genera en dicho proceso, consiguiendo la coordinacién entre los recursos que la empresa emplea para su desarrollo y la demanda con la que cuenta dicha empresa, para asegurar un nivel determtinado de servicio o calidad al menor coste posible. Con esta definicion comprendemos la importancia que tiene el proceso logistico dentro de una empresa, su complejidad y la necesidad de coordinacién entre todos los departamentos de la empresa, Una buena gestidn logistica aseguraré un mejor servicio y calidad, puesto que ppara su aplicacién se han de seguir unos estandares minimos previamente es- tablecidos por la empresa, cumpliendo siempre con los requisites exigidos por Ja normativa vigente. Concepto de logistica La logistica en la Antigliedad nos muestra uno de sus mejores ejemplos con las piramides. Hablamos de una de las primeras construcciones de la historia hechas por la humanidad, y por ello representan uno de los mayores esfuerzos logisticos de la historia, Los egipcias, pese a contar con unos medios que eran muy escasos y unos recursos humanos muy ajustados, demostraron grandes dotes de organi zacin e imaginacién para hacer posible la construccién de las pirémides. Hoy en dia todavia siguen siendo una incognita, y se continia investigando sobre las técnicas que se emplearon para hacer unas edificaciones tan gigantescas como la Gran Piramide de Guiza, pues no puede olvidarse que los antiguos egipcios desconocian la rueda, las poteas.. Otras definiciones de logistica ~ Unién de la gestion de tos mate- Fiales con ta distribucién fisica (Gernard Lalonce). ~ Contrel dal flujo de materiales desde ta fuente de aprovsiona- mento hasta situar el producto en el punta de venta de acuerdo con los requerimientos del Cliente Jul Juan Anaya) ‘Una funcién togstica adecuada permite {a'mejora en La gestion de aprovistonae imiento yen la calidad gel servico que eotrect al cliente,Unidad 1 -Loo(stica y aprovison 1.2 > Funciones de Ia logistica En Ja actualidad, Ia logistica se entiende como un sistema integral que puede tomar distintas formas organizativas pero que, en cualquier caso, debe incidir en tres areas diferentes, cumpliendo las siguientes fumciones: Descripcion Tareas propias det aprovisionamiento que comprenden el proceso de compra industrial: Gestién Especificactén de necesidades, de compras Bisqueda de proveedores. Determinacién de las mercancias necesarta Aprovisionamiento Realizacion del pedido. ~ Recepcion de la mercancia, Determinacién de tos niveles de stocks adecuados para et Gestién funcionamiento de ta empresa con de stacks cl minimo coste posible, que lleva {a determinar la cuantificactén y eriodicidad de los pedidos. Ubicacién, conservacion y ‘Almacenaje | manipulactn de las mercancias ‘mientras permanecen en la empresa, Logistica interna ———— Control y valoracién de las existencias dde mercancias en los almacenes en cada momento. Preparacion de los pedidos de clientes, lo que incluye el embalaje de los productos y el etiquetado. Control de inventarios Expedicién de mercancias Traslado de la mercancia desde el Transporte almacén hasta el punto de destino en y distribucién | condiciones Gptimas, tanto de tiempo y forma come de rentabilidad, Logistica externa Desarrollo del sistema de lagistica Comercial en funcién de las necesidades del cliente. Atencién al cliente Eldesarrollo de estas funciones determina las relaciones disectas que se estable- cen entre la logistica y Jas otras funciones basicas de la empresa, Ast, las dos funciones directamente relacionadas con Ta logistica son la pro- duccién y la comercializacién, y se puede decir que aquella es una funcion intermediatia entre ellas. En cuanto a la produccién, la logistica gestiona el aprovisionamiento de los materiales necesarios y la localizacién de los almacenes y, por lo tanto, de las plantas de produccién. Respecto de la comercializaci6n, se debe tener en cuenta que la expedicion de ‘mercancias y, con ello, el nivel de servicio que se le puede offecer al cliente son funciones bisicas de la Logfstica externa, EL ansporte consttuye una de las fun ‘lanes principales de te logistiea externa ‘dentro Ge a empresa10 Casos practicos Funciones de la logistica Indica si las siguientes actividades son funciones especificas de la logistica. En caso afirmativo, concreta el rea en el que se englobaria y la funcidn concreta a la que hace alusién: 1a) Empaquetar un pedido realizado por un cliente para su expedicion. ) Inctuir en el programa contable de la empresa una factura por venta de mercancias. cc) Ubicar tres cajas recibidas en sus correspondientes estanterias. d) Incluir en el inventario las existencias recibidas en el dia. €) Realizar un pedido con tas mercancias necesarias de la semana. {) Visitar a tres clientes para pasarles una oferta por determinados productos. Solucién 4) Si es una funcién logistica, corresponde al area de logistica extema y la funcién concreta es la expedicién de mercancias. b) No es una funcién especifica de logistica, es una tarea contable. C) Sies una funcion logistica, corresponde al area de logistica interna y la funcién concreta es la de almacenaje. d) Si es una funcién logistica, corresponde al area de logistica interna y la funcién concreta es et control de inventarios. €) Si es una funcién logistica, corresponde al area de apravisionamiento y la funcién concreta es la gestién de ccompras. 4) No es una funcién especifica de logistica, es una tarea de ventas. 1.3 > Objetivos de logistica Del anzlisis del concept de logistica y de sus funciones se deduce que su ob- Jetivo general es responder a las necesidades de la distribucidn, interna y externa, con eficiencia. Este objetivo se puede dividir en una serie de objetivos especificos que, relacio- saclos con Las funciones logisticas, se enumeran de Ja siguiente forma vos especificos de la funcién logistica Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Nantener al minimo los costes acultos: costes por deteriora, robo y obsolescencia, entre otros. Reducir las pérdidas de existencias al nivel minimo posible. = Mantener unas normas de calidad adecuadas a la estrategia empresarial. Aprovisionamiento | - Buscar, encontrar, mantener y gestionar proveedores idoneos. Normalizar los procesas de adquisicién de mercancias, Comprar o alquilar os elementos y servicios necesarios al precio mas bajo posible. Mantener la posicién competitiva de la empresa en el mercado. Lograr la eficiencia en ta funcién de aprovisionamiento y conseguir asi los objetivos propuestos con el minimo coste posible. ~ Determinar los recursos humanos y materiales precisos Gestionar el almacén con eriterios de eficiencia Logistica interna | controlar Ia ubieacin y el estado de las mercancias Valorar tas mercancias utitizando el método mis adecuado a cada situacién. Priorizar las necesidades de los clientes. Logistica externa | - Adaptarse de forma dinamica a la situacién de constante cambio del mercado. ~ Distribuir las mercancias en la forma y el tiempo Sptimos can el menor caste posible.Unidad | - Logistica y aprovisionamiento 1 Casos practicos Objetivos especificos de aprovisionamiento en la funcién logistica La empresa CAQS, SL ha perdido el liderazgo en costes y en servicio al cliente debido a la entrada masiva de competidores internacionales. También tiene problemas para mantener a sus proveedores. Sus ventas han disminuido considerablemente, por (o que en el almacén se encuentran materias primas que tardara No tiene definidas responsabilidaces entre los encargadas de la gestién de las compras, con el objeto de ase- gurar que los materiales y ls servicios subcontratados cumplan con los requisitos exigidos.. Indica qué objetivos especiticos del area de aprovisionamiento no se estén cumpliendo. Solucion El primer objetivo que ha incumplido CAOS, SL es el de mantener la posicién competitiva de la empresa en el mercado. No se puede frenar la entrada de competidores internacionales, pera si minimizar costes; para ello es necesario prever las variaciones de la demanda de la forma més precisa posible, cosa que no hha hecho CAOS, SL. Esta pérdida de competitividad provoca que las existencias acumuladas corran el riesgo de volverse obsoletas o estropearse, por lo que también se incumplen los objetivos de mantener las inversiones en existencias de forma idénea y de reducir la pérdida del valor de estas. Otro de los abjetivos que no cumple CAOS, SL mien- tras no tenga definidas las responsabilidades de los encargados de la gestion de compras es el de normalizar los procesos de adquisicién de mercancias. Por tanto, podemos concluir que CAOS, SL no ha logrado la eficiencia en la funcién de aprovisionamiento. 2 >> Aprovisionamiento ”) Fl aprovisionamiento es el proceso que, de forma eficiente, lleva a cabo ‘una empresa para garantizarse la disponibilidad de los productos y servicios ‘externos precisas para el desarrollo de su actividad y, por tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos. 2.1> Etapas del proceso de aprovisionamiento La siguiente tabla recoge las etapas del proceso de aprovisionamiento: oo Etapa Descripcién ‘Comunicacién de cada departamento de las necesidades de material para su Identificacién de necesidades | Forunicacion d Seleccin de las fuentes Basqueda de (es proveedores adecuados para realizar las compras o recompras| de aprovisionamiento nnecesarias para e| aprovisionamiento, Realizactén del pedido, control de la recepcién de los materiales y vatidacton de ta SES de coin operacién (facturas) para que se proceda al correspondiente pago, Realizacién y control de las operaciones de almacenaje de las mercancias, asi como Cetiteldetstacks: de las entradas y salidas de materiales de los diferentes almacenes de la empresa, Veloracian del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del Eyaluncton: vcore correcto desarrollo de las actividades de acuerdo a lo previsto.12 Casos practicos Proceso de aprovisionamiento de una empresa de servicios La empresa COMERCIAL NORTE, SL es una tienda de comestibles que acaba de abrir un establecimiento en el centro de Madrid. Indica et proceso de aprovisionamiento que consideras que esta tienda deberia seguir para su correcta gestién. Solucion El proceso de aprovisionamiento que deberia seguir la empresa COMERCIAL NORTE, SL podria ser: ~ Determinar las necesidades de la tienda. Buscar fuentes de aprovisionamiento. ~ Seleccionar al proveedor o proveedores mas idéneos. ~ Realizar el pedido. Hacer el seguimiento de este pedido. ~ Gestionar la entrada de los productos solicitados. ~ Verificar las facturas recibidas para proceder a su pago. 2.2 > Desarrollo del proceso de aprovisionamiento en la empresa El desarrollo de la funcida de aprovisionamiento requiere que esta se integre en cl sistema organizativo de la empresa de forma coherente. La forma en que se integra depende de diferentes factores empresariales: tipo de ‘actividad. tamano de la empresa, criterios organizativos, etc. La mayorfa de las me- dianas y grandes empresas se organizan de forma departamental y, en ese sistema ‘onginizativo, la funcién de aprovisionamiento se realiza por el departamento de ‘compras, que es uno de los que dependen de la direccin comercial de la empresa. Este organigrama muestra Ia ubicacién del departamento de compr: Direccion Departamento (de produccién de compras | _Direccion Departamento ‘comercial de logistica DIRECCION __| vs GENERAL || ireccion Departamento administrative de comercializacién Direction © de recursos humanos $3 $ AL El departamento de compras dentro del organigrama de una empresa, En ocasiones se confunden tas funciones del depariamento de compras con las fun- jones del aprovisionamiento; pueden parecer sindnimos, pero sus funciones son completamente diferentes, al y como se muestra en el siguiente listado:Unidad 1 -Logistica y aprovisionamiento 13 Funciones de compras: ~ Asequrar la existencia de proveedores flables v competitivos. ~ Adquirir los materiales o productos con la calidad adecuada a las necesidades de la empresa, ~ Realizar todas las compras en las condiciones mais ventajosas. ~ Colaborar en la gesti6n de stodks para que sea eficiente. ~ Relacionarse de forma fluida y eficaz con el resto de los departamentos. ~ Controlar y evaluar todos los procesos de compra para mejorarlos y dotarlos de mayor calicad Funciones de aprovisionamiento: ~ Predecir las necesitiades de aprovisionamiento y determinar la cantidad de stocks que se han de mantener para cubrir dichas necesidades. ~ Planificar y gestionar las compras para garantizar un ritmo de pedidos ade- cuado que asegure el minimo de inversién en existencias. ~ Gestionar y controlar los inventarios y Jos costes que estos generan. En la siguiente tabla podemos ver las funciones de los distintos departamentos de una empresa relacionados con el érea de aprovisionamiento: it ne Establecimiento de objetivos. Determinacion de la forma de hacer, Definicién del presupuesto. Compra de los productos necesarios para realizar la funcién de direccién comercial. Direcci6n comerciat Necesidad de materias primas y materiales para el desarrollo de la funcien de produccion, tanto en cantidad como en calidad y frecuencia de uso. Direccién de produccién Actualizacion de los regtstros de informacion y contabilidad. Direccién Ordenes para cue se reaticen los pagos de administrativa/financiera las compras. Compra de los productos necesarios para realizar la funcion administrativa. Feticidn de personas que desarrollen los Direccién de recursos puestos de trabajo necesarios. humanos Compra de los productos necesarios para realizar la funcion de recursos humanos. Conocimiento de los sistemas de almacenaje y transporte Logistica Informacion para la gestién de stocks Compra de los productos necesarios para realizar la funcion logistica Informacion sobre la necesidad de productos para la venta. Compra de los productos necesarios para realizar la funcién de comercializacion. ‘Comerciatizacién14 Funcién de los departamentos de una empresa en una operacién de compra Acontinuactén se analiza la funcién de los distintos departamentos de una empresa fabricante de matetas, en tuna operacién de compra de piel para la fabricacién de un nuevo modelo de maleta de mano, El departamento de produccién indicara las necesidades de ese material. adquirirto. ~ La direccién de recursos humanos contratara nuevos comerciales que se encarguen de buscar los proveedores idoneos, y también se encargara de facilitar a los operarios un curso sobre la fabricacién de estas nuevas maletas. ~ EL departamento de compras realizara los pedidos necesarios, una vez estén seleccionads los proveedores y realizadas las oportunas negociaciones. El departamento de logistica realizara los calculos sobre ta gestién de inventarios y almacén a la hora de incorporar este nuevo material, El departamento de comercializacién habré estudiado las ventas previstas de este nuevo producto, a partir de las ventas de articulos similares que comerciatiza la competencia. ~ Eldepartamento administrativo registrara y archivara la informacion y también contabilizara las operaciones ‘que se hayan producida. EL departamento comercial calculara el presupuesto que se necesitaria pare comprar dicho material. La direcetén administrativa/financiera tiene que indicar si hay disponibilidad presupuestaria suficiente para Ejemplos (2 \ 2.3 > Organizacién del aprovisionamiento ‘Una empresa puede adoptar bisicamente tres tipos de onganizaci6n en su pro- ceso de aprovisionamiento: centralizada, descentralizada y matricial. ~ Centralizada: consiste en que un solo departamento. generalmente el depar- tamento de compras, realiza todas las compras de la empresa. Un ejemplo de organigrama de una empresa con este tipo de organizacién es el que se ha visto en la figura 3. ~ Descentralizada: no existe un departamento de compras, sino que cada divisi6n, planta o seccién de produccién seré la encangada de realizar sus propias compras. Se utiliza cuando las divisiones dle la empresa estén muy especializadas y sus necesidades de aprovisionamiento también, Un ejemplo de organigrama de una empresa con organizacién descentralizada que fabrica tres tipos de productos (a, by c) serfa el que aparece a continuacién: COrganigrama de una empresa con organizacian descentalizada en su proceso de aprovisionamient. Lead time y plazo de entrega EL lead time es el tiempo que twanscurre entre la emisién de la lorden de pedido desde produccién hasta que se recibe la mercancia, Podriamos decir que es el tiempo desde que se detecta la necesicad, se hace et pedido y transcurre el plazo de entrega de la mercancia or parte del proveedor. En las empresas centratizadas et (ead time es mas largo que en tas descentralizadas, pero en estas ‘lkimas los costes de aprovisiona- miento © emisién de pedido son ‘mas altos. En las matriciales el lecd time suele ser también mas largo, debido 2 las difcultades de comu nicacion que pueden surgir con los proveedores.Unidad 1 - Logistic y aprovisionamiento ~ Matricial: la empresa adquiere todos los productos que necesita a unos pocos proveedores especializados en cada zona geografica en la que opera. Es una especie de gestion centralizada por regiones, Se utiliza sobre todo en empresas multinacionales: 15 Producto a Rosy ‘Produccién y compras _DIRECCION ‘Producto > GENERAL cents, Produccién y compras Producto a oe Produccién y Compras Producto b Produccién y compras, Producto b- roduccion y compras Producto b Produccion y compras: Orgarigrama de una emprese con organizacion matricial en su proceso de aprovisionariento, 1a aplicacién préctica de las tres estructuras organizativas (centralizada, des- centralizada y matricial) no suele ser excluyente; es mas, en la mayoria de los casos la organizaci6n del aprovisionamiento en las empresas responde a una estructura mixta que toma de cada modelo aquelo que més le conviene. Casos practicos La empresa INFOCOMPUTER, SL se dedica a la venta de lordenadores clénicos. Esté instalada en Barcelona y cuenta con el siguiente personal: el propietario, que desempena el cargo de gerente general, y un asesor legal externo y cuatro jefes de departamento (financiero, produccién, comerciaiizacién y personal). El jefe de produccién supervisa das secciones: ensamblaje ¢ informatica. En la seccion de ensamblaje hay un equipo de personal encargado de las compras relacionadas con et hardware, y en informatica hay un equipo encargado de las compras de software. El jefe del departamento financiero tiene dos secciones bajo su control: seccion de contabilidad general y de costes y seccién de tesoreria. En comercializacién se cuenta con tres areas diferenciadas: publicidad, promocién y ventas. a) Disefia el organigrama de esta empresa. 'b) 2Qué sistema organizativo aplica INFOCOMPUTER, SLen su proceso de aprovisionamiento? Organigrama y sistema organizativo en el proceso de aprovisionamiento16 4 > Soluci6n a) Elorganigrama es el siguiente: (GERENTE GENERAL ‘Asesor legal —] Jefe det Jefe det Jefe del Jefe det departamento departamento departamento _—_departamento financiero de produccion de comercializacion _de personal Contabitidad. general TesoreriaEnsamblaje Informética_ Publicidad Promocién ‘Ventas, de costes Compra Compra de de hardwore software b) Se trata de un sistema descentralizado de apravisionamiento, ya que no hay un departamento de compras propiamente dicho, sino que cada una de las secciones de produccion se encarga de abastecerse de los pro: ‘ductos que necesita. Estas secciones cuentan con personal especializado en el tipo de productos que necesitan comprar, ya sean de hardware 0 software. / Casos practicos Sistema organizativo del aprovisionamiento La empresa XLPIE se dedica a la venta de calzado de tallas grandes y se encuentra ubicada en Madrid. FL personal de la empresa es: el duefio, que solamente tiene funciones de direccién y asesoramiento, y dos jefes de departamento que dependen directamente de él (comercial y administracién). El jefe det departamento de administracién realiza todos los trémites administrativos de la empresa. Dentro de este departamento se encuentra la seccian de tramites con Hacienda y la seccion de tramites con la Seguridad Social y Ayuntamiento. El jefe de departamento comercial cuenta a su vez con dos secciones: la de compras y la de ventas. En la seccién de compras se gestiona el contacto con los proveedores, el tramite final de la compra y la documen: tacién correspondiente, y en el departamento de ventas se tramitan las relaciones con los clientes, la venta directa y la documentacién correspondiente. a) Disefia el organigrama de la empresa. b) Indica el sistema organizativo que aplica esta empresa en su proceso de aprovisionamiento. a >)Unidad 1 7 5 Solucién 4) El organigrama es el siguiente: Dpto. comercial Dpto. de administracion Ventas Hacienda Seguridad Social y Ayuntamiento b) Se trata de un sistema centralizado de aprovisionamiento, ya que si existe un departamento de compras propiamente dicho. 2.4 > Necesidades de aprovisionamiento 1a necesidad de aprovisionar es una consecuencia de tres variables: ~ La demanda prevista: en funcién de si la demanda es estable (constante) 0 de si se espera un aumento de la demanda respecto a las fechas, se debera rel aprovisionamiento y la cantidad de mercanefa almacenada. ~ La organizacién de la produccién: en la fabricacién de productos también se debera tener en cuenta la demanda estacional para acomodar el niimero organi de materias primas 0 mercancfas necesarias. ~ Lagestién del almacén: en funcién de sila mercancia necesita unas instala- Giones u otras para su almacenaje, se tendré en cuenta dicho coste a la hora dg mantener un nivel de stock Por tanto, para que la funcién de aprovisionamiento de una empresa sea efi ciente, es preciso dar respuesta a cuatro cuestiones fundamentales: ¢qué com> rar?, gcudndo comprar?, ga quién comprar? y gcémo comprar? Economia de escala La economia de escala constituye la ventaja, en teaminos de coste, ‘que una empresa obtiene gracias a la expansion, Esta ventaja es pro: porctonada por todos aquellos fac- tores que hacen que elcoste medio de un producto disminuya a medida que la producclén aumenta. ft hecho de obtener descuentos por volumen de compres permite que el coste unitario del producto di rminuya, y por eso decimos que se produce una economia de escala, Las respuestas a estas preguntas deben estar basadas en las necesidades de la empresa, de forma que cada una de ellas implique la toma de decisiones estra- tégicas y operativas adecuadas para la satisfaccién de las necesidades descritas en la siguiente tabla: [ieee een Cuestién oO Necesidades Puntos clave en ta toma de decisiones 2Qué comprar? ‘Abastecimiento de productos y servicios para el normal funcionamiento de la empresa, Cantidad de producto. + Calidad de las productos. {Cuande eamprar? ~ Rentabilidad de la funcion de aprovisionamiento. Disposicién de la cantidad de producto necesaria cen el momenta preciso. ~ Periedicidad de las compras. Sistemas de almacenaje. Cantidad de producto por cada compra. eA quién comprar? ~ Garantia de calidad de productos. Garantia de entrega en tlempo y forma, Precio. ~ Fuentes de informacion sobre proveedores. Criterios de selecctén de proveedares. 4Cémo comprar? Eficiencia en los procesos empresariales. Financiacién de las compras. Praceso de compra: Formas de pago.18 Para satisfacer las necesidades mencionadas es preciso que el sistema de in- ‘ F : i Valor afiadido 0 agregado formacién de la empresa permita una comunicaci6n fluida entre los diversos a departamentos implicacos en la funcién de aprovisionamiento, EL valor anadide 0 agrezado de un bien © servicio es cl valor econé 2.5 > Importancia del aprovisionamiento ico agicional que acquire al sor transformado durante el proceso Para que la funcién de aprovisionamiento sea efictente se ha de centrar en 10s ge wssttacén, También poses siguientes puntos: decir quees el valor econémice que un determinado proceso productive aliede a las materias primas que se utiizaron para su fabrieacion ~ Colaboracisn con los proveedores. ~ Disenio de estrategias de compras basadas en la tecnologia y la experiencia, — Implementaci6n de la calidad en los procesos de compra ~ Optimizacién de la gestién de stocks. De esta forma se obtendran los siguientes beneficios' ~ Beneficios econdmicos: la gestién del aprovisionamiento eficiente logra reducir costes en los materiales y aumentar asf su margen de maniobra. — Beneficios en las relaciones: uno de los pilares fundamentales de la gestién del aprovisionamiento es la relacién de confianza con los proveedores, lo que representa las siguientes ventajas para la empresa (garantia en el suministro, ‘mayor adaptacion en los plazos de entrega, e1c,) — Beneficios técnicos: el aprovisionamiento eficiente Heva a la adquisicién de los productos mas adecuados para cada tno de los procesos en los que se utilizan, Fsto puede generar las siguientes utilidades para la empresa ‘+ Implementacién de procesos de calidad al reducir los errores. ‘© Produccién eficiente al reducir la eantidad de residues. Casos practicos Incremento de beneficio por una gestién eficiente del aprovisionamiento La empresa MODALGODON, SL fabrica camisetas de equipos de fistbol. El precio de venta de una de sus cami setas esta compuesto por los siguientes elementos (en porcentaje): - Coste de materias primas (adquisicién, produccién, almacén, etc.): 50%. - Valor aftadido: 30%. - Beneficio: 20%. Debido a una buena gestién de aprovisionamiento, en la empresa consiguen comprar tas materias primas a un precio mas bajo y alargar los plazos en la forma de pago a los proveedores. También han conseguido minimizar los costes de almacén, lo que supone que los costes de materias primas se reducen a un 44%. an qué porcentaje se ha incrementado el beneficio de esta operacién? Solucion El precio de venta con el nuevo porcentaje de coste de materias primas se distribuye como sigue: Coste de materias primas (adquisicién, de produccién, de almacén, etc.): 44%, Valor afiadido: 30%. Beneficio: 26. El beneficio es ahora de un 26%. Por tanto, el incremento del beneficio ha sido de: 26-20 Oy 100= 30%Unided 1 - Logistica y aprovisionamiento 19 Casos practicos Incremento del beneficio por ventajas comerciales El precio de venta del catzado que vende la empresa XLPIE esté compuesto por los siguientes elementos: coste del calzado: 60%, valor aftadida: 20% y beneficio: 20%. Si la empresa, utilizando su buena relacién con los proveedores, fuera capaz de reducir los costes de aprovi sionamiento en un 6% y los costes de distribucion un 2%, cen qué porcentaje se incrementaria el beneficio de esta operacién? Solucién Segun los nuevos costes de aprovisionamiento y distribucion, el reparto de porcentajes queda asi: coste det calzado: 60% — 6% — 2% = 52%, valor anadicio: 20% y beneficio final: 28%. 28-20 Por lo tanto, el incremento del beneficio seré de: 55" ~ 100 = 40% 2.6 > Plan de aprovisionamiento 1] aprovisionamiento, junto con el resto de las funciones empresariales, debe Ilevarse a cabo de forma coherente y ordenada; 0, lo que es lo mismo, mediante el desarrollo de un plan especifico. ” 1 plan de aprovisionamiento es el documento dle trabajo escrito, or denado y definido para un periodo concreto, cuyo objetivo final es la ela- boracién e implementacién del programa de compras que tesponda a las nnccesidades de la empresa (Con el anilisis de esta definicién se pueden extraer las siguientes conclusiones respecto al plan de aprovisionamiento: — Es un programa detallado de acciones que persiguen unos objetives concretos. ~ Se realiza para un periodo determinado, habitualmente un ano. ~ Se clabora a partir det estudio de las necesidades de 1a empresa y de la apli cacion de los objetivos estratégicos. ~ Como todo pian, su implementacién debe controlarse y sus resultados eva Juarse para tratar de mejorar en el siguiente plan que se realice. EL plan de aprovisionamiento debe contener lo reflejado a continuacién’ Estimacin de los objetivos estratégicos de la empresa: Oe rd Valoracién del plan anterior de aprovisionamiento. Estudio del resto de planes de la empresa para determinar las necesidades. Establecimiento de objetivos operatives a corto plazo. Redaccién det plan Definicion de estrategias para determinar los sistemas de aprovisionamiento, los criterios de almacenaje y la gestion de stocks. Desarrollo del proceso de compra. Cece cumuricry Aplicacion de los modelos apropiados de gestion de stocks. Ubilizacion de las tecnologias de la informacion y ta comunicacion, Control dei proceso para verificar que se ha realizado de acuerdo a to previsto, PC CORRSaIus i - Aplicacién de parémetros de calidad para no cometer errores. Valoracion econémica de los resultados obtenidos20 2.7 > TIC en el aprovisionamiento Las empresas operan en mercados globalizados, cada vez mas competitivos cambiantes. Por tanto, deben buscar la forma de ser comperitivas y atender las, necesidades que ese mercado demanda. De este modo la aplicacién de las nuevas tecnologias permitiré que las empresas mejoren su competitividad En el drea de logistica y aprovisionamiento también tienen que intentar ser lo nds eficientes posible, Para ello, las TIC ms utilizadas son: ~ Sistemas de planificacién de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning}: se trata de software de gestion integrada, Estos sistemas estén formados por un grupo de médulos conectados a una base de datos tinica y centralizada. ~ Intercambio electrénico de datos EDI (por sus siglas en inglés, Flectronic Data Interchange}: es un sistema de intercambio electrénico de los documentos necesarios para las operaciones comerciales (pedidos, albaranes, facturas...) Se intercambian de forma electrnica entre proveedores y clientes, gracias al uso de un lenguaje comin que permite que diferentes sistemas de informa- ci6n interactien entre ~ Sistemas de identificacién por radiofrecuencia digital 0 RFID (por sus siglas en inglés, Radio Frequency Identifieution): método electrénico que asigna un e6digo de identificacién a tin producto y usa ese cédigo para identificar 0 acceder a informacién adicional sobre el stock (qué productos se encuentran enel almacén, en qué estanterias estn ubicados, etc.) — Aplicaciones o sistemas de gestién de almacenes 0 SGA: sofiware para ges- tionar toda la operativa de un aimacén, desde actualizar el stock hasta dirigir los procesos de preparacién y expedicién de mercancfas. — Sistema de gestién de pedidos de clientes o OMS (por sus siglas en inglés, Onter Management System): es un sistema que permite gestionar la entrada y el procesamiento de pedidos. = Forecasting: este procedimiento consiste en la previsién y el andlisis de la demanda de un producto. para lo que se-utilizan los datos histéricos de venta y estimaciones de marketing. — Software de facturacién: en los tiltimos afios 1a mayorta de los auténomos y pymes gestionan su actividad a través de alguno de los softwares de facturacién que existen on el mercado. Un ejemplo de este tipo de software es FactuSOL, Estas herramientas son una muestra del software utilizado por las empresas en el émbito logistico: a la hora de implantarlas sera necesario tener en cuenta ¢l tipo de empresa, tamano, cartera de productos, sector y actividad, etc. Casos practicos TIC en el aprovisionamiento Solu Se lleva a cabo a través de dos tipos de software: in _aCuales son los ERP, EDI y SGA mas empleados or las empresas espafolas? Los ERP més usados por las grandes fempreses son el SAP y Dinamics. Las pyines usan el SAGE X3, el SAP Business One, eLAI ERP y eLOPEN ERP, que es software libre. En cuanto a EDI, algunos de los principales fabricantes son; Edi ‘com, AKWAY, QUERRY, SAy ts marca TREY, que ofrece la posibilidad de integrar la plataforma EDI con el softwore libre OPEN ERP, icrosoft 2Qué tipos de software se utilizan para el procedimiento denominade forecasting? - Paquetes estadisticos (que incluyen todo lo necesario para hacer estadisticas: Excel) ~ Paquetes de pronésticos (para la proyeccién de ventas: Total Forecasting System).Actividades propuestas 21 1>> Logistica empresarial 1+ Indica las diferencias que encuentras entre la logistica que se realizaba en los afios 70 y la que se realiza en la actualidad. 2:+ investiga y busca en Internet diferentes definiciones de logistica empresarial desde los afios 60 hasta la actualidad. Después, explica cémo ha evolucionado el concepto alo largo del tiempo. Ten en cuenta que debes centrarte en la definicin de logistica empresarial, no en otfos tipos de Logistica que puedes encontrar. 3++ Indica a qué area y funcién pertenecen las siguientes tareas que se realizan en el departamento de logistica: a) Determinacién de los niveles adecuados de stocks. b) Busqueda de proveedores. ©) Manipulaci6n de las mercancias dentro de la empresa. 4) Preparacién de pedicos. ) Control y valoracion de las existencias de mercancias en los almacenes. f) Traslado de la mercancia desde el almacén hasta el punto de destino. 4>> BIOMET es una empresa que se encarga de ta fabricacién de implantes ortopédicos. Uno de sus logros fue haber cconseguide reducir en dos anos su stock en 10 millones de euros. El jefe de la cadena de suministro enumeré en una conferencia las cinco reglas principales para llevar a cabo un buen aprovisionamiento y aumentar la rentabilidad: a) Concentrarse en el surtide principal. b) Si las ventas bajan, no permitir que se produzca una ratura de stock. ©) No permitir un sobresteck en caso de que los bancos no presten dinero a la empresa. 4) No disponer de obsoietos en época de criss. ¢) Establecer un sistema que permita cumplir con las reglas anteriores de la manera mas sencilla posible. Indica qué objetivos de los estudiados en el epigrate 1.3 con respecto al aprovisionamiento hacen referencia a cada una de estas reglas. 2 >> Aprovisionamiento 5+ En la tabla sobre las necesidades de aprovisionamiento que se incluye en el episrafe 2.4 de esta unidad se asignan cuestiones a las necesidades de aprovisionamiento. Dentro de ta funcién de aprovistonamiento se diferencia entre comprar y aprovisionarse. ;Podrias indicar cuales de las cuestiones de la tabla estan més relacionadas con comprar y cuales con aprovisionarse? (6+ De estas actividades indica cuales pertenecen al proceso de compras y cuales al de aprovistonamiento: a) Un empleado solicita X untdades de producto. bb) La empresa consigue minimizar el plazo de entrega de materiales de su proveedor. ©) Un empleado comprueba que han sido entregados determinados productos. 4) La empresa logra un descuento por volumen de compras. + El aprovisionamiento eficiente incluye, entre otras consideraciones, la necesidad de un sistema eficaz de colaboracién con los proveedores. Indica los beneficios econémicos y técnicos que la colaboracion con los proveedores puede producir a la empresa, ‘8+ Determina st las siguientes afirmactones son correctas 0 incorrectas: a) El proceso de aprovisionamiento debe ser continuo. b) La realizacion y control de las operaciones de almacenaje de las mercancias es una de las etapas de apro- visionamiento, concretamente la de gestién de compras. €) Controlar y evaluar todos tos procesos de compra para mejorarlos y dotarlos de mayor catidad es una funcién tanto de compras como de aprovisionamiento. 4) Ante situaciones de demanda estable, las empresas optan por mantener altos niveles de inventario, 9+ Busca en Internet dos sistemas ERP que utilicen las empresas espaiolas para la gestién de aprovistona- miento.Actividades finales ‘I++ Una empresa de comercializacién de pinturas y productos para decoracién realizé, entre otras, las ‘operaciones en la tttima semana: Lunes: solicitud de catélogos de productos a varios proveedores. ~ Martes: pedido de mercancia al proveedor PRODUCCIONES QUIMICAS, SA. - Miércoles: envio de informacion sobre una oferta de productos a los clientes de la empresa que més pedidos realiza Jueves: recepcién de mercancias del pedido solicitado el martes. - Viernes: envio de un pedido al cliente SISTEMAS DE DEPURACION JACINTO PEREZ, SL. Seftala qué funciones de la logistica se ponen en funcionamiento en cada una de estas operaciones. 2+* Una empresa situada en Badajoz fabrica tres tipos de productes: Z1, 22 y 23. Cada planta de produccion de cada producto se encarga de las compras de las materias primas necesarias para la fabricacién de Z1, 72 y 23, respectivamente. La empresa cuenta con tres almacenes: uno de ellos de materias primas, que depende directa- mente del departamento de produccién; otro central de productos terminados, situado en Badajoz y que abastece Espafia y Portugal; y otro situado en Casablanca (Marruecos), que abastece el norte de Africa. Los almacenes de productos terminados son gestionados por el departamento comercial. Ademés de estos dos departamentos, cuenta ‘con un departamento administrativo/ financiero, otro de recursos humanos y otro de distribucién fisica, donde se gestiona la expedicién de mercancias y el transporte. a) {Qué actividades de logistica se reatizan y en qué departamentos de la empresa? b) Que sistema organizativo aplica la empresa en su proceso de aprovisionamiento? 3+ Una empresa que dedica su actividad a la fabricacién de productos electrénicos para el automévil quiere contratar a un trabajador para que lleve 2 cabo la funcién de aprovistonamiento, Para determinar el perfil det puesto de trabajo es preciso resolver las siguientes cuestiones: 8) 2Qué objetivos debe lograr? ) 2Qué criterios debera aplicar para realizar sus funciones? ) iCémo se debe relacionar con el resto de las funciones de compra y venta de la empresa? 4) cCuales son los aspectos econémicos més importantes que debera tener en cuenta? 4>- De las siguientes actividades indica cuales pertenecen al proceso de compra y cuales al proceso de aprovisio- namiento de una empresa: a) Comparar entre varios productos antes de decidir cual adquirir. ») Controlar ta calidad de la mercancia, ) Registrar la mercancia a su llegade al almacén. 4) Negociar precios y condiciones con proveedores. ¢) Determinar la periodicidad de los pedidos. 5+ El precio de venta del producto LZ, fabricado por la empresa NATIONALCENTER, SA, esta compuesto por los siguientes elementos (en porcentaje): a) Coste det producto: 60%. ») Valor afiadida: 20%. ) Beneficio: 20%. Si reduce sus costes de aprovisionamiento en un 5% y sus costes de distribucién en un 2,50%, yen qué porcentaje incrementara el beneficio? 6- La empresa de fabricacion de productes de limpieza FABRILGA, SA debe confeccionar un nuevo plan de apro- Visionamiento para el proximo ejercicio econdmico. La elaboracién del plan requiere el desarrollo de una serie de tareas y la obtencién de informacion de fuentes concretas. Sefiala las tareas que es preciso desarrollar para realizar el plan de aprovisionamiento y tes fuentes de Ins que obtener la informacién necesaria 7+ De las TIC estudiadas en esta unidad, zcudles se pueden considerar exclusivamente del érea de aprovistona: miento y cudles de otras éreas o funciones de la logistica?Casos finales 23 Sistema de aprovisionamiento en una empresa industrial DIGITALVISION, SL, fabricante de objetivos y piezas de camaras digitales, muestra el siguiente organigrama: DIRECCION GENERAL. Direccion Direccién financiera de produccién Compras y produccién _-Prevsién Almacén de Transporte y aprovisionamiento ‘Almacén de Disefio y materias primas _planificacin Gestion de materiales de ventas productos terminados_distribucién Fabricacion a) Segin este organigrama, zpodemas afirmar que la empresa tiene un departamento de logistica propiamente dicho? ) Donde se realizan las funciones de logistica segiin el organigrama? ;Cuales son estas funcio- nes? ) (Que estructura organizativa aplica la empresa ‘en su proceso de apravisionamiento? 4d) Indica algunas de las actividades que, a tu jul- clo, se deberian realizar en la direccion de pro- > El proceso de compra Uno de los elementos fundamentales de la funcién de aprovisionamiento es la compra, que consiste en buscar las fuentes de suministro idéneas y adquirir los productos y materiales necesarios para desarrollar la actividad ‘empresarial de forma eficiente. Para conseguir esa eficiencia en la compra es preciso desarrollar un proceso ldgico, el proceso de compra. Antes de analizar las fases de este proceso, vamos a ver los tipos de compras y las tendencias actuales en la gestion de compras. 1.1> Tipos de compras En la siguiente tabla podemos ver las elasificaciones mids utilizadas: i Ee ‘Consumo 0 B2C: compra que se hace para satisfacer necesidades personales 0 familiares Segiin el destino | Industrial 0 B2B: es la compra de mercancias y materiales que realizan las industras para : poder fabricar, las empresas de servicios para poder desarrollar su actividad o las empresas del bien objeto de | comerciales para poder revender. ‘compra Institucional o BZA; compra realizada por las Administraciones e instituciones pablicas, cuyo objeto es aprovisionarse de los bienes y servicios precisos para el desarrollo de sus funciones. ‘Cielicas: compras rutinarias y regulares, Sean las Inmediatas: atienden necesidades urgentes. necesidades de Estacionales: compras de productos de temporada. aprovisionamiento Especiales: inversiones en dienes de equipo. De oportunidad: se realizan para obtener rentabilidad con la propia compra. Ejemplos G \ Tipos de compras La empresa YAZO, SL vende a la SOC. COOPERATIVA OLIVARERA DE BAEZA una maquina para moler aceituna, valorada en 80000 €. Se trata de una compra industrial y especial. 1.2> Fases del proceso de compra y tendencias actuales Actualmente, la gestién de compras se basa en das puntos clave: Ia relacién con aterlales estandarizados los proveedores y la coordinacién entre los departamentos que van a usar los productos con el departamento de compras Sy ncaiar gripe oat suministrades por diferentes fuen- Porello es importante definir de forma pormenorizada las fases que componen tes, enlugnr de materiales fabrica: cl proceso de compra (figura 1), de modo que veamas cémo se materializa esta _ dos expresamente para a empresa, relacién con los proveedores y la coordistacién entie los departamentos. reduce los costes de produccton, 1.Andlissdelas 2, Desarrollo delas 3. Fuentes de 4, Ejecucion dela 5, Seguimiento necesidades| especificaciones aprovisionamiento compra control 4} Frases del proceso de compra,Unidad 2- Gestisn de compres 1. Andlisis de las necesidades En esta primera fase, los empleados del departamento de compris tienen que colaborar eon el departamento técnico, el comercial y la direccién, para conere {ar cudles son las necesidades para el desarrollo de la actividad de explotacién de la empresa. Este departamento debe formular sugerencias y proponer la posibilidad de estandarizacién de materiales, o incluso el uso de materiales reciclados, siempre que sea posible. Asi mismo, debe mantener un sistema de informacién fluido sobre desarrollo del mercado (posibles cambios en la demanda o la fluctuacién en Ios precios, por ejemplo}, nuevos materiales y servicios que surjan, nuevas fuentes de apro- visionamieato, ete 2. Desarrollo de las especificaciones ~) La requisicién de compras, también llamada boletin de compras, es el documento con el que se solicita al departamento de compras la adquisicion de materias primas, materiales auxiliares, productos o servicios, segiin sea el caso. En esta imagen se muestra una plantilla modelo de un boletin de compras: REQUISICION DE COMPRAS DEPARTAMENTO: [El Nimo: Fecha de a reauisiion: EI Fecha de utiteseén ‘aicilo Deseripen Contied TiprcmicaconeS Calida Emvases, embalajes yetiquetade: Perioco de prueba y garoni Necesidades de montenimient: Ovas absenacones Eta pr wecibida por Feo. Feo. {21 ~ Plantilla modelo de una reqlsclin de compras o boletin de compra, 27 [Bloepartamento ave preci la camara fra te cequsiin Bsimero de reqisicin que debe Done el deparamento de camoras Sas lobe Ell Fectn de emis de ta requiicion [Fecha en to que se uiizré ot produce [Eiisomore comercial del producto ioeccripciontéenien det producto canscse ce producto Blspecincaciones técnica para la operacien de compra Erma de cuien arti ia necesicad il Firms det encargado de ejecutar lacompra | Requisiién de compres “obotentn de compras, Puedes descargar Ia plantilla modelo de ta requisicion de com: ppras 0 boletin de comprat en el material de apoyo ée esta unidad en la version digital28 1s elementos basicos que debe contener la requisicién de compras son estos: — Las caracteristivas técnicas del producto, — La cantidad de producto necesaria, ~ La calidad objetiva o certificada del producto ~ Los envases, embalajes y etiquetado, — El periodo de prueba del producto. Casos practicos lance de la garantia y la calidad del servicio poscompra. ~ La fecha en que es preciso disponer del producto. La requisicion de compras dico de reposicién segin consumo. Solucién DEPARTAMENTO: financiero Los productos que deben solicitarse son los siguientes: Confeccionar el documento de requisicién de compras. ‘Maria Lopez Ramos, jefa del departamento de compras de la empresa MECANAMIC, SL, recibe de Francisco ‘Aguado Marin una requisicién de compras del departamento financiero, Esta compra ha sido correctamente autorizada y se procede a ejecutarla comenzando ta negociacién con el proveedor AGUADO, SL. - Dos dispensadores de agua fria y caliente y cuatro repuestos de botella de 7,5 |. ~ Condiciones: entrega en dos dias, higienizaciones periédicas del dispensador mediante ozono, servicio perié- MECANAMI SL [Namero: nck | Fecha de utitacis Fecha de requisicién: XX/XX/XX | xm Articulo | Deseripeion Cantidad Pieced Calidad: No establecida. ~Dispensador de agua fria y caliente | 2 — Repuesto botelta 7,5 4 Envases, embalajes y etiquetado Periodo de prueba: Lo estiputado. Necesidades de mantenimiento: Higienizaciones periédicas mediante ozono. tras observaciones: Servicio periédico de repasicion segiin consumo. Entrega en dos dias. Emitido por: departamento financiero Recibido por: departamento de compras \ Fo, Francisco Aguado Marin Fdo.+ Maria Lopez Ramos ~ -Unidad 2 -Cestidn de compras 29 3. Fuentes de aprovisionamiento Eldepartamento de compras, ala vista de las requisiciones recibidas de otros de- partamentos, debe localizar las fuentes de aprovisionamiento adecuadas para establecer los contratos de compra y aprovisionamiento con los proveedores. Para localizar las fuentes de aprovisionamiento se sigue el proceso que se describe a continuacién 1. Establecimiento de criterios: lo primero que debe hacerse es establecer los riterios basicos que han de cumplir el producto que se necesita adquirir yla empresa suministracora Los criterios mas importantes en funcién del producto y de la empre: nistradora son Los siguientes: Precio Descuentos Criterios econémicos (ame EiEes) Portes y seguros Recargo por aplazamiento en el paso Plazo de entrega Calidad (entrega de muestras) crete Instalncién y montaje Embalajes especiales Formacién de los usuarios Garantia Devolucién de excedentes Mantenimiento Asistencia técnica Revision de precios eee ey Sey LLocalizacién geografica Etica empresarial Solvencia Prestigio Capacidad de prestacién de servicio rear: ay pee rd 2. Identificacién de suministradores po- tenciales: se trata de localizar posibles proveedores que puedan suministrar los productos que la empresa requiere, 3. Solicitud de ofertas: a las empresas loca- lizadas como posibles proveedores se les solicita informacién para que envien una oferta que debe incluir las especificacio- nes técnicas del producto y las condiciones de la operacién {forma de pago, lugar y fe cha de entrega, modo de transporte, etc) La oferta 0 presupuesto es vinculante para el proveedor y tiene una validez.que suele ser inferior a noventa dias. 4, Seleccién del proveedor: una ver recibi- das las ofertas de Las distintas empresas, se leva a cabo un proceso de seleccién de proveedores que tendré como base los ctiterios establecidos.