Stream, Auditorias

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS
LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

SGP-09ASE-PROGS-00002
PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE AUDITORÍAS Y NO
CONFORMIDADES A EMPRESAS CONTRATISTAS
Elaborado por: Área de conocimiento
Francisco Roa Calidad
Validado por: Área de conocimiento
Gerardo Quiñones Calidad
Hernán Toro Control Interno y Calidad
Aprobación Técnica: Centro de Excelencia Firma
Gerencia de Estándares y
Francisca González Zeballos Firma digital
Control de Proyectos
Aprobación Normativa: Centro de Excelencia Firma

Representante de la Gerencia
Nelson Bórquez Alcántara de Estándares y Control de Firma digital
Proyectos
GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

REV: 6 VIGENCIA: 30/12/2022 PÁGINA: 1 de 18
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PROCEDIMIENTO
ÍNDICE
1. OBJETIVO ............................................................................................................................... 3
2. ALCANCE Y APLICACIÓN...................................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDADES .......................................................................................................... 3
4. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................... 5
5. DESCRIPCIÓN......................................................................................................................... 6
5.1 Programación de Auditoría .................................................................................................... 6

5.2 Planificación de la Auditoría. .................................................................................................. 7
5.3 Ejecución de la Auditoría ....................................................................................................... 8
5.4 Cierre de la Auditoría y cierre de rnc.................................................................................... 10
6. CONTROLES CLAVES DEL PROCESO ............................................................................... 13
7. ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................... 15
8. ANEXOS ................................................................................................................................ 15
9. DEFINICIONES ...................................................................................................................... 16
10. REFERENCIAS ...................................................................................................................... 17
11. REVISIONES ......................................................................................................................... 18

PROCEDIMIENTO
1. OBJETIVO
Describir las actividades y responsabilidades para programar, planificar, preparar, ejecutar y cerrar las
Auditorías a las empresas contratistas en sus distintas etapas del ciclo de vida de los proyectos, así
también gestionar las no conformidades que sean emitidas durante este proceso, asegurando su
análisis de causa, corrección y acciones correctivas.
2. ALCANCE Y APLICACIÓN
Este procedimiento debe ser aplicado a las Auditorías de Calidad que se realicen a las empresas
contratistas, de ingeniería, adquisiciones, construcción, puesta en marcha y servicios de acuerdo con
el programa maestro de auditorías de los proyectos y cada vez que se detecten incumplimientos en
sus procesos.
Este documento aplica a los proyectos en sus distintas etapas (Pre-factibilidad, Factibilidad y
Ejecución).
3. RESPONSABILIDADES
UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD
Gerente/a – Director/a
• Aprueba programa maestro de auditoría.
de Proyecto
• Elabora programa maestro de Auditorías en SIC3PRO

• Programa las Auditorías del Mes.
• Informa a la empresa contratista fechas de Auditorías.
• Revisa Plan de auditoría.
• Notifica la auditoría a la empresa contratista.
Responsable de la
• Revisa y envía informe y RNC a la empresa contratista.
Dirección/Área de
calidad • Aprueba propuestas y plazo de ejecución de las empresas contratistas (de
corrección, análisis de causa y acciones correctivas y sus fechas).
• Revisar corrección en los plazos aprobados.
• Revisar análisis causal, acción correctiva y plazos de ejecución.
• Realizar seguimiento a la implementación de la acción correctiva.
• Notificar cierre de la auditoría.
Auditor/a Líder • Prepara plan de Auditorías para la empresa contratista.

PROCEDIMIENTO
UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• Estudia la documentación asociada y prepara la auditoría junto al equipo
auditor.
• Realiza reunión de inicio de la auditoría junto al equipo auditor y empresa
contratista.
• Verificar eficacia de acciones previas y cumplimiento de los requisitos del
alcance junto al equipo auditor.
• Detectar /Levantar no conformidades.
• Informar no conformidades a la empresa contratista.
• Realiza reunión de cierre y entregar los resultados.
• Consolidar el informe de Auditorías y reporte de no conformidad.
• Aprobar propuestas y plazos de ejecución.
• Revisar corrección en los plazos aprobados.
• Revisar análisis causal, acción correctiva y plazos de ejecución.
• Realizar seguimiento a la implementación de la acción correctiva.
• Cerrar los hallazgos.
• Estudiar la documentación asociada a la auditoría.

• Participar en reunión de inicio y cierre de la auditoría.
• Verificar eficacia de acciones previas y cumplimiento de los requisitos del
alcance.
Equipo Auditor
• Detectar /Levantar no conformidades.
• Informar no conformidades a la empresa contratista.
• Participa de reunión de cierre y entregar los resultados.
• Aprobar propuestas y plazos de ejecución de la EE.CC.
• Participa de la reunión de inicio y cierre de la Auditoría.

• Participa de reunión de cierre y entregar los resultados.
Empresa Contratista • Proponer 1.- Corrección y plazo de ejecución, 2.- Análisis causal, acción
Auditada correctiva y plazo de ejecución.
• Ejecutar corrección y solicitar revisión.
• Presentar análisis causal, ejecutar acción correctiva y solicita revisión.

PROCEDIMIENTO
4. DIAGRAMA DE FLUJO
7.2 Gestión de Auditorías a las EECC
Responsable de la
Gerente/a-Director/a Empresa contratista
Dirección/Área de Auditor/ra Líder Equipo Auditor Registro
de proyecto auditada
Calidad
Programación de Auditoría
Elaborar Programa Maestro Programa Maestro de

de la Auditoría en SIC3PRO Auditoría
Nota 1
Aprobar
Programa maestro
NO
de auditorías
Nota 2
Programar Auditorías del Programa mensual de
SI mes auditorías
Nota 3
Informar a las EECC fechas

de auditorías
Nota 4
Preparar el plan de
Planificación de la Auditoría
Revisar Plan de Auditoría auditoría para la empresa Plan de auditoría

Nota 6 contratista
Nota 5
Notificar la Auditoria a la
EECC Registro de notificación
Nota 7
Estudiar la documentación asociada y preparar la
auditoría
Nota 8
Realizar reunión de inicio Acta de reunión de

Nota 9 inicio
Verificar eficacia de acciones previas y el cumplimiento

de los requisitos del alcance
Ejecución de la Auditoría
Nota 10
Detectar / Levantar no conformidad Cumple

NO
Nota 11 requisitos?
RNC Reporte de no
Informar no conformidades a la empresa contratista conformidad
Nota 12
SI
Realiza reunión de cierre y entrega resultados Acta de reunión de
Nota 13 cierre
Consolidar Informe de
Revisar y enviar informe y Informe de Auditoría
Auditoría y reportes de No
RNC a EECC
Conformidad
Nota 15 RNC Reporte de no
Nota 14
conformidad
Proponer:
1.-Corrección y plazo de
RAC reporte de acción
Aprobar propuesta y plazo de ejecución ejecución
correctiva
de la EE.CC. 2.- Análisis causal, Acción
Nota 17 correctiva y plazos de ejecución
Nota 16
NO
SI
Cierre de la Auditoría y Gestión de RNC
Ejecutar Corrección y solicitar

revisión
Nota 18
Revisar corrección en los plazos aprobados
Nota 19
Presenta análisis causal,
ejecuta acción correctiva y
solicita revisión
Revisar análisis causal, acción correctiva y plazos de Nota 20
ejecución.
Nota 21
Realizar el seguimiento a la implementación de la acción

correctiva
Nota 22
Cerrar los hallazgos

Nota 23
Notificar cierre de
auditoría
Nota 24

PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIÓN
Generalidades:
Las Auditorías a las empresas contratistas normalmente se realizan para uno o más de los siguientes
propósitos:
• Determinar la conformidad de los procesos que constituyen el sistema de gestión de calidad
con requisitos específicos.
• Determinar la efectividad del sistema de gestión de calidad implementado para cumplir objetivos
de calidad específicos.
• Determinar la conformidad de los procesos operativos que constituyen el alcance del contrato.
• Para cumplir requisitos del contrato.
5.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍA

Nota 1: Elaborar programa maestro de Auditoría a empresas contratistas.
El/la responsable de la Dirección/Área de calidad con el apoyo del Auditor/ra Líder elaboran en
SIC3PRO un programa Maestro de Auditorías a realizar a las empresas contratistas del proyecto,
utilizando como guía los criterios de “experiencia” e “importancia” de los procesos (Ver anexo N°1).
El programa debe ser emitido durante el primer semestre del año calendario siguiente y será
actualizado cada vez que ingrese un contratista al proyecto (Considerar como fecha de ingreso al
proyecto la reunión de arranque), o cuando el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad lo
considere necesario. El Programa Maestro contempla la realización de Auditorías para el periodo que
estará la empresa contratista en el Proyecto durante un año calendario.
Nota 2: Aprobar Programa maestro de Auditoría a empresas contratistas.

El Programa Maestro de Auditorías a empresas contratistas debe ser aprobado por el/la Gerente/ta -
Director/ra del Proyecto, a través de la plataforma SIC3PRO, u otro medio que se determine. Una vez
aprobado, el programa es difundido al Proyecto para su conocimiento.
Nota 3: Programar Auditoría del mes

Los últimos 10 días del mes, e/la Responsable de la Dirección/Área de calidad debe revisar el programa
maestro y generar el programa mensual en el SIC3PRO, donde asigna el Auditor/ra Líder y las fechas
de las Auditorías del mes siguiente.
La actualización de las fechas de las Auditorías se realizará según las necesidades y contingencias
presentadas en el proyecto y debe ser coordinada a través del/la Responsable de la Dirección/Área de
calidad.
PROCEDIMIENTO
Nota 4: Informar a empresa contratista fechas de Auditoría.

El/la Responsable de la Dirección/Área de calidad coordinará oportunamente las fechas programadas
para la realización de Auditorías con las empresas contratistas. La información será enviada por los
canales formales definidos por el Proyecto. Complementariamente, el programa de Auditorías será
dado a conocer en las “Reuniones de contratos con la empresa contratista”.
5.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA.

Nota 5: Preparar Plan de Auditoría para las empresas contratistas.
El/la Auditor/ra Líder debe elaborar el “Plan de Auditoría” en el SIC3PRO basado en el Programa
Mensual de Auditorías a empresas contratistas.
El/la Auditor/ra Líder debe analizar los procesos y la documentación existente para la preparación del
Plan, esta incluye organigrama de la empresa, mapa de proceso, procedimientos, entre otros.
Nota 6: Revisar Plan de Auditoría.

El/la Auditor/ra Líder debe presentar Plan de Auditoría al/o la Responsable de la Dirección/Área de
calidad para ser revisado y/o comentado. Todas las observaciones encontradas serán resueltas con el
Auditor/ra Líder.
Nota 7: Notificar Auditoría a empresa contratista.

El/la Responsable de la Dirección/Área de calidad debe notificar oficialmente a la empresa contratista
la realización de la Auditoría, adjuntado el Plan respectivo. La Notificación debe ser enviada con 5 días
hábiles de antelación mediante los mecanismos oficiales acordados entre Codelco y las empresas
contratistas, de ser necesario el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad podrá utilizar otros
medios para el envío de la información a las empresas contratistas.
Nota 8: Estudiar la documentación asociada y preparar la Auditoría.

El equipo auditor estudia la documentación que aplica a la Auditoría considerando el alcance y el
objetivo definido en el Plan.
Con esta información cada Auditor/ra prepara su Auditoría, y prepara sus listas de chequeo, si lo
considera necesario, o si el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad así lo determina.

PROCEDIMIENTO
5.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Nota 9: Realizar reunión de Inicio
En el horario convenido, el/la Auditor/ra Líder en conjunto con personal de la empresa contratista debe
participar de la reunión de inicio, en la cual realizan las siguientes actividades:
• Se presenta el equipo auditor.
• Se da a conocer el objetivo, alcance y criterios de la Auditoría
• Se explican los posibles tipos de resultados:
a) Conformidad.
b) No Conformidad a procesos.
c) Producto No Conforme o Desviación (de encontrase con un caso)
d) Oportunidades de mejora.
• Revisan el plan de Auditoría.
• Se coordina los aspectos logísticos.
• Se definen los canales de comunicación.
• Coordina fecha, hora y lugar para la reunión de cierre de la Auditoría.
• Confirmación de procedimientos relativos a la seguridad, a los cuales deba dar cumplimiento el
equipo auditor.
Si durante la reunión de inicio o el proceso de Auditoría, se requiere una modificación al Plan, el/la
auditor/ra evalúa y considera éstos, siempre y cuando no afecten el Objetivo de la Auditoría.
Tanto en la reunión de inicio como la de cierre, deben quedar registrados los asistentes en el “Acta de
Auditoría”, (Ver anexo N°2).
Nota 10: Verificar eficacia de acciones previas y el cumplimiento de los requisitos del
alcance.
Poniendo énfasis en el objetivo y alcance de la Auditoría, el equipo auditor debe realizar lo siguiente:
• Evaluar la eficacia de las acciones de resultados de auditorías previas.
• Verifica cumplimiento de los requerimientos contractuales, legales y propios.
• Revisa registros, protocolos y reportes.
• Realiza entrevistas al personal relacionado con la Auditoría.
• Evidencia el control de los procesos auditados

PROCEDIMIENTO
La información evidenciada es recopilada y contrastada con los criterios de la Auditoría, determinando
la conformidad o no conformidad, según corresponda.
El equipo auditor en la ejecución de la Auditoría debe mantener la objetividad e imparcialidad, separar
hechos de conjeturas y no adelantar juicios, también debe mantener informado al/a la auditado (a)
respecto al desarrollo de la misma.
Nota 11: Detectar /levantar una No conformidad.

El/la Auditor/ra Líder o el equipo auditor detectan un incumplimiento a un requisito de un proceso y lo
clasifican.
El/la Auditor/ra Líder en conjunto con los auditores comentan los resultados, pudiendo reclasificarlos o
agrupar los que referencien el mismo incumplimiento. Luego, deben informar al/la Responsable de la
Dirección/Área de calidad, quién recopilará los antecedentes y aprobará o rechazará la No
Conformidad, verificando la evidencia objetiva que demuestra dicho incumplimiento (fotografía, registro,
documento y/o declaración de hecho del incumplimiento). La No conformidad se registrará en el
SIC3PRO. En caso de que el proyecto este imposibilitado de instalar el sistema, el registro se elaborará
en el registro editable.
Nota 12: Informar no conformidades a la empresa contratista.

Luego de que el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad aprueba la no conformidad reportada,
el/la Auditor/ra Líder o el equipo de auditores informa los resultados de las no conformidades a la
empresa contratista.
Nota 13: Realiza la reunión de cierre y entrega resultados.

El/la Auditor/ra Líder debe realizar con la empresa contratista la reunión de cierre de acuerdo con lo
programado. Los participantes de esta actividad son: Auditor/ra Líder equipo auditor, representante de
calidad de la empresa contratista, Administrador/ra de la empresa contratista.
Entre los temas que se abordan se encuentran los siguientes:
• Dar a conocer un resumen de la Auditoría y conclusiones.
• Describir los resultados e informar la totalidad de los hallazgos.
• Aclarar dudas que pudieran tener los auditados.
• Acordar fechas de entrega de las respuestas de las Acciones Correctivas y correcciones
propuestas de acuerdo con lo indicado en el presente documento.

PROCEDIMIENTO
• De no existir acuerdo con la definición de algún hallazgo, el Auditor/ra Líder y el/la

Responsable de la Dirección/Área de calidad o quien se designe deben tomar una resolución.
Los acuerdos deben quedar registrados en el “Informe de Auditoría”.
5.4 CIERRE DE LA AUDITORÍA Y CIERRE DE RNC

Nota 14: Consolida informe de Auditoría y reporte de No Conformidad
El/la Auditor/ra Líder es el responsable de consolidar y/o elaboración del informe de la Auditoría en el
módulo auditorías de SIC3PRO, y gestionar la emisión y registro de no conformidades (RNC) en el
módulo de No Conformidades del SIC3PRO.
Nota 15: Revisar y enviar informe y reportes de No conformidad a empresas contratistas.

El/la Responsable de la Dirección/Área de calidad revisa informe de Auditoría con los resultados
detectados, de existir comentarios, el Auditor/a Líder realiza las modificaciones respectivas y son
nuevamente presentadas al Jefe/a de Calidad.
Una vez aprobado el informe, elaborado por el/la Auditor/a Líder en el módulo de Auditorías del
SIC3PRO, será enviado a la empresa contratista, por medio de los canales de comunicación formales
establecidos por el Proyecto.
Para el caso de los RNC, el SIC3PRO envía una copia digital en forma automática a cada uno de los
involucrados en el proceso de emisión del reporte:
Para casos particulares, donde el sistema SIC3PRO no fuese instalado para el proyecto, los reportes
deben ser informados por uno de los siguientes medios:
a) Carta contractual con el reporte a la empresa contratista. El plazo entre la recepción y envío de
la carta no debe superar las 72 horas. El/la Responsable de la Dirección/Área de calidad verifica
esta actividad.
b) El envío de los reportes de No Conformidad se realizará por el sistema de gestión documental
SGDOC.
Nota 16: Proponer corrección y su plazo de ejecución; análisis causal, Acción Correctiva y
sus plazos de ejecución.
La empresa contratista una vez que recibe el reporte de No Conformidad, debe entregar en los plazos
acordados con Codelco (cabe recordar que los plazos de respuestas de las RNC son acordados en la
reunión de inicio del contrato), una respuesta que describe claramente las propuestas de:
a) Corrección que realizará para abordar el incumplimiento y los plazos necesarios para la ejecución,

PROCEDIMIENTO
b) Análisis de causa realizado, y acción Correctiva junto con los plazos para la materialización de la
Acción Correctiva.
El medio utilizado por los contratistas para dar respuesta será el sistema SIC3PRO, que se encontrará
disponible y accesible vía internet.
Nota 17: Aprobar propuesta de corrección y plazo de ejecución

El/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad, el/la Auditor/ra Líder y el equipo auditor, revisan la
propuesta presentada por la empresa contratista. La propuesta y plazos de ejecución serán aprobadas
o rechazadas en forma conjunta, para lo cual se debe verificar que:
a) La propuesta de corrección sea la ofrecida y que haya sido escrita en forma exacta y concisa.
b) Exista suficiente información de apoyo para sustentar la propuesta (registros, pruebas,
memorias de cálculo, informes, evaluaciones, etc.).
c) No compromete garantías, diseños y/o cláusulas contractuales (suministro e insumos).
d) Los plazos presentados para la corrección estén de acuerdo con la corrección propuesta.
De ser rechazadas la propuesta presentada, el contratista debe trabajar y entregar una nueva
propuesta. El rechazo se realizará a través del sistema SIC3PRO.
Nota 18: Ejecutar corrección y solicitar revisión

La empresa contratista ejecuta la corrección aprobada por Codelco de acuerdo con los requisitos y
plazos comprometidos. Una vez ejecutada la corrección solicita a Codelco la revisión de los trabajos
realizados.
Nota 19: Revisar la corrección en los plazos aprobados

El/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad y el/la Auditor/ra Líder, revisan en terreno la
corrección realizada por el contratista. Específicamente verifican que:
a) La corrección esté de acuerdo con la propuesta aprobada por Codelco.
b) Que los plazos de ejecución sean los indicados.
c) Exista la información de apoyo que respalda la realización de los trabajos realizados como
registros, pruebas, memorias, informes, evaluaciones, entre otros.
Si la corrección revisada es rechazada, el/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad informa al
Administrador del Contrato, este último notificará contractualmente al contratista el rechazo de la
corrección. Junto con el rechazo, se solicita una nueva fecha para realizar la corrección y posterior
inspección. De ser necesario el/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad informará al

PROCEDIMIENTO
Administrador del Contrato los costos asociados a las actividades de re-inspección que realiza el
personal de Codelco.
Nota 20: Presenta análisis causal y ejecutar Acción Correctiva y solicita revisión.
La empresa contratista debe presentar su análisis Causal y ejecuta la Acción Correctiva, en los plazos
de ejecución aprobados. Una vez ejecutada la acción correctiva solicita a Codelco la revisión de los
antecedentes para su aprobación.
Nota 21: Revisar la propuesta de acción correctiva y plazos de ejecución.

La empresa contratista ingresa al Sistema SIC3PRO el análisis causal y la Acción Correctiva que
tomará. La propuesta es enviada a Codelco para su revisión.
Con esta información, el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad y el/la Responsable del Área
asociada al RNC, verifican que:
a) El análisis causal identifique la causa raíz de la No Conformidad.
b) La Acción Correctiva propuesta por la empresa contratista sea una acción eficaz para eliminar la
causa raíz de la No Conformidad.
Si la Acción Correctiva y los plazos de ejecución son rechazados, el reporte es devuelto a la empresa
contratista, quien tomará las observaciones y propondrá una nueva solución.
Si la implementación de la acción correctiva es rechazada, producto del no cumplimiento de las
propuestas aprobadas, el/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad debe solicitar a la empresa
contratista volver a ejecutar la propuesta aprobada inicialmente, solicitando una nueva fecha para la
implementación.
Nota 22: Realizar seguimiento a la implementación de la Acción Correctiva en Auditoría

posteriores o Vigilancia.
El/la Responsable de la Dirección/Área de Calidad y el/la Auditor Líder, realiza seguimiento de la
ejecución e implementación de las Acciones Correctivas, para lo cual se debe verificar que:
a) Exista un plan o programa de implementación de las Acciones Correctivas.
b) Existe evidencia de la implementación.
c) No se hayan repetido las No Conformidades detectadas inicialmente.
Toda discrepancia detectada en la comparación será levantada e informada al/a la Responsable de la
Dirección/Área de calidad y a la empresa contratista.

PROCEDIMIENTO
Nota 23: Cerrar de hallazgos
El/la Auditor/ra Líder o quien designe, debe verificar que la corrección fue cerrada en terreno, que la
propuesta de análisis de causa es aceptada, así como también la propuesta de Acción Correctiva y
plazos de ejecución, con lo cual procede a cerrar la No Conformidad en SIC3PRO.
Nota 24 Notificar cierre de la Auditoría.

Una vez cerrados los reportes de No Conformidad, el/la Responsable de la Dirección/Área de calidad,
cierra la Auditoría en el SIC3PRO. No es requisito para las empresas contratistas el cierre de
oportunidades de mejoras.
La Notificación debe ser enviada dentro de los siguientes 5 días hábiles mediante los mecanismos
oficiales acordados entre Codelco y las empresas contratitas, de ser necesario el/la Responsable de la
Dirección/Área de calidad podrá utilizar otros medios para el envío de la información a las empresas
contratistas.
6. CONTROLES CLAVES DEL PROCESO

Descripción del Control Clave Naturaleza Oportunidad
Cada vez que se requiera un Programa Maestro de Auditorías para

empresas contratistas, el/la responsable de la Dirección/Área de Calidad con
el apoyo del Auditor/ra Líder, deben desarrollarlo en SIC3PRO utilizando
como guía los criterios de "experiencia" e "importancia" de los procesos (ver Semiautomático Preventivo
Anexo 1). Además, tiene que ser emitido durante el primer semestre del año
calendario siguiente y actualizado cada vez que ingrese un contratista al
Proyecto. Su aprobación es por el/la Gerente/a-Director/a del Proyecto.
Cada vez que se requiera programar las Auditorías Mensuales, durante los
últimos 10 días de cada mes, el/la Responsable de la Dirección/Área de
Calidad debe revisar el Programa Maestro y generar el programa mensual
en SIC3PRO, asignando al Auditor/ra Líder y las fechas para las Auditorías Manual Detectivo
del mes siguiente. Se debe informar mensualmente a las empresas
contratistas, utilizando los canales formales definidos por el Proyecto, las
fechas programadas para la realización de Auditorías.
Cada vez que se requiera preparar un Plan de Auditoría para las empresas
contratistas, el/la Auditor/ra Líder debe desarrollarlo en SIC3PRO,
considerando el Programa Mensual de Auditorías Mensuales, así como los Manual Preventivo
procesos y documentación existente (organigrama, mapa de proceso,
procedimientos, entre otros). El/la responsable de la Dirección/Área de
Calidad, además de revisar/validar dicho Plan, debe notificar con 5 días

PROCEDIMIENTO
Descripción del Control Clave Naturaleza Oportunidad

hábiles de antelación a la empresa contratista (registro de notificación), la
realización de la Auditoría, adjuntando el Plan respectivo.
Cada vez que se ejecute una Auditoría, el/la Auditor/ra Líder en conjunto con
personal de la empresa contratista deben participar de la reunión de inicio.
De ser requerida una modificación al Plan, el/la Auditor/ra debe considerarlo,
Manual Preventivo
siempre y cuando no afecte el objetivo de la Auditoría. En la reunión de inicio
y cierre, deben quedar registrados los asistentes en el "Acta de Auditoría"
(ver Anexo 2).
Cada vez que el/la Auditor/ra Líder o equipo auditor detectan un

incumplimiento de un proceso, deben emitir una No Conformidad. El/La
Responsable de la Dirección/Área de Calidad, recopilará los antecedentes y
deberá aprobarla o rechazarla. Dicha No Conformidad debe ser registrada Semiautomático Detectivo
en SIC3PRO. Las No Conformidades aprobadas, serán informadas a la
empresa contratista. Para concluir, se debe realizar una reunión de cierre
entre ambas partes.
Cada vez que se requiera consolidar un Informe de Auditoría y Reporte de

No Conformidad, el/la Auditor/ra Líder es responsable de su elaboración a
través del módulo de Auditorías y No Conformidades de SIC3PRO, según
corresponda. La empresa contratista, una vez que recibe el reporte de No
Conformidad, debe entregar en los plazos acordados con Codelco (durante
Semiautomático Correctivo
reunión de inicio), y utilizando el sistema SIC3PRO, lo siguiente: corrección
a realizar y análisis de causa, en conjunto con los plazos necesarios para su
ejecución. El/La Responsable de la Dirección/Área de Calidad, el/la
Auditor/ra Líder y el equipo auditor, aprobarán/rechazarán dicha propuesta y
sus plazos de ejecución.
Cada vez que se ejecute una corrección por parte de la empresa contratista,
Codelco aprobará/rechazará los trabajos realizados en terreno
(cumplimiento de propuesta, plazos, e información de apoyo). Asimismo, la
empresa contratista debe ingresar su análisis causal y acción correctiva en
SIC3PRO, para la aprobación de Codelco. El/La Auditor/ra Líder o quien Semiautomático Detectivo
designe, debe verificar que la corrección fue cerrada en terreno, que la
propuesta de análisis de causa aceptada, así como la propuesta de acción
correctiva y plazos de ejecución, con lo cual se procede a cerrar la No
Conformidad en SIC3PRO.

PROCEDIMIENTO
7. ARCHIVO DE REGISTROS
Almacenamiento
Responsable de Tiempo de
Identificación Indexación Acceso Disposición Final
Archivo Mantención
Lugar Medio
Calidad de Usuarios del Sistema

Programa maestro N° de programa
Proyectos de la SIC3PRO Digital SIC3PRO Permanente Documental
de Auditorías maestro y N° API
VP autorizados Codelco

Programa mensual N° de programa
de Auditoría mensual y N° API

N° de Plan de
Plan de Auditoría Proyectos de la SIC3PRO Digital SIC3PRO Permanente Documental
Auditoría y N° API

Registro de N° de Plan de
notificación Auditoría y N° API
Acta de reunión de Calidad de Usuarios del Sistema

N° de Acta de
Auditoría (Inicio y Proyectos de la SIC3PRO Digital SIC3PRO Permanente Documental
Auditoría y N° API
cierre) VP autorizados Codelco

Informe de N° de Informe
Auditoría Mensual y N° API
N° de reporte de Calidad de Usuarios del Sistema

Reporte de No
No conformidad y Proyectos de la SIC3PRO Digital SIC3PRO Permanente Documental
Conformidad
N° API VP autorizados Codelco
N° de reporte de Calidad de Usuarios del Sistema

Reporte de Acción
No conformidad y Proyectos de la SIC3PRO Digital SIC3PRO Permanente Documental
Correctiva
N° API VP autorizados Codelco
8. ANEXOS
• Anexo N°1: Criterios para la Programación de Auditorías (Referencial).
• Anexo N°2: Acta de Auditoría.

PROCEDIMIENTO
9. DEFINICIONES
CONCEPTOS DEFINICIÓN
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

Auditoría la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en
que se cumplen los criterios de Auditoría. Según ISO 9000:2015.
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se

Criterios de Auditoría utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoría. Según ISO 9000:2015.
Persona que aporta conocimiento o experiencias específicos al equipo auditor,

Experto/a Técnico relativos a la organización, el proceso o actividad a Auditar, idioma, orientación
cultural. El experto técnico no actúa como auditor. Según ISO 9000:2015.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son

Evidencia de la Auditoría pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. Según ISO
9000:2015.
Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría recopilada frente a

los criterios de auditoría. Según ISO 9000:2015. Los hallazgos de la auditoría
Hallazgos de la Auditoría
pueden indicar tanto, conformidad, no conformidad, potencial no conformidad y
oportunidad de mejora con los criterios de auditoría.
Conformidad Cumplimiento de un requisito. Según ISO 9000:2015.
No Conformidad Incumplimiento de un requisito. Según ISO 9000:2015.
Corresponde a no cumplimientos de los requisitos de los productos, generando

defectos, fallas o errores en los mismos. cuyos efectos se consideran mayores,
Producto No Conforme dado que pueden afectar el alcance, la seguridad, la funcionalidad, el cronograma
(PNC) y los costos.
Se generan o emiten como resultados de actividades de control de calidad del
producto, tales como: inspecciones, ensayos, pruebas, entre otros.
Corresponde al no cumplimiento de los requisitos de los productos, generando

defectos, fallas o errores en los mismos, cuyos efectos se consideran menores,
dado que no afectan el alcance, la seguridad, la funcionalidad, el cronograma y
Desviación tiene bajo efectos en costos.
Se generan o emiten como resultados de actividades de control de calidad del
producto, tales como: inspecciones, ensayos, pruebas, entre otros.

PROCEDIMIENTO
CONCEPTOS DEFINICIÓN
Sugerencias realizadas para mejorar el desempeño de algún proceso o

Oportunidad de Mejora
actividad.
Extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de

Alcance de la auditoría las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos,
así como el tiempo cubierto. Según ISO 9000:2015.
Consiste en indicar el resultado esperado de la Auditoria a ejecutar, esto permite

Objetivo de la Auditoria
determinar el foco de la Auditoría.
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los
Conclusiones de la
objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Según ISO
Auditoría
9000:2015.
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Según ISO

Corrección
9000:2015.
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra

Acción correctiva
situación no deseable. Según ISO 9000:2015.
Causa Aquello que se considera como fundamento u origen de la No Conformidad.
Vigilancia Proceso independiente y documentado para obtener evidencia de revisiones

de manera objetiva con el fin de determinar niveles de cumplimientos de
los procesos.
Software de administración utilizado por CODELCO para la gestión de No

Conformidades, Auditorias, Inspecciones, Plan de inspección y ensayo,
SIC3PRO
Producto No Conforme, Desviaciones, Caminatas, Detalle de terminación y
Carpetas de Transferencias de construcción.
10. REFERENCIAS
CÓDIGO NOMBRE
Norma Internacional ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad – Conceptos y Vocabulario

PROCEDIMIENTO
11. REVISIONES
REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA
Se incorpora el concepto de “Desviación” como complemento al

“Producto No conforme”, en base a la gravedad del incumplimiento y se
6 realiza una actualización general del documento 30-12-2022
En el marco de la simplificación de los procesos del área de calidad, se

decide unificar los procesos de Gestión de Auditorías a las EECC SGP-
09ASE-PROGS-00002 y Gestión de No Conformidades a EECC SGP-
5 09ASE-PROGS-00004 ya que son interdependientes. 20-11-2020
Cambio de formato del Procedimiento.
Se incorporan controles claves.
Se elimina diagrama SIPOC.
Se actualiza procedimiento para cumplir con norma NCH3262.
4 Se adjuntan los formatos del sistema. 10-11-2017
Se incorporan criterios para programación de Auditorías.
Se actualiza codificación SGP-GIC-DC-PRO-002 por SGP-
3 09ASE-PROGS-00002 y actualización de contenido general del 31-10-2016
documento.
2 Este procedimiento reemplaza al Instructivo SGC-GFCPMSGC-INS- 01-11-2015
001
1 Este instructivo reemplaza al Instructivo VCP-GC-SGC-INT-00002 26-09-2011
0 Emitido para aplicación 06-02-2007


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SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

Elaborado por: Área de conocimiento

Francisco Roa Calidad

Validado por: Área de conocimiento

Gerardo Quiñones Calidad

Hernán Toro Control Interno y Calidad

Aprobación Técnica: Centro de Excelencia Firma

Aprobación Normativa: Centro de Excelencia Firma

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

4. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................... 5

5.1 Programación de Auditoría .................................................................................................... 6

7. ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................... 15

10. REFERENCIAS ...................................................................................................................... 17

11. REVISIONES ......................................................................................................................... 18

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

• Elabora programa maestro de Auditorías en SIC3PRO

Auditor/a Líder • Prepara plan de Auditorías para la empresa contratista.

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• Estudiar la documentación asociada a la auditoría.

• Participa de la reunión de inicio y cierre de la Auditoría.

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Elaborar Programa Maestro Programa Maestro de

Informar a las EECC fechas

Revisar Plan de Auditoría auditoría para la empresa Plan de auditoría

Realizar reunión de inicio Acta de reunión de

Verificar eficacia de acciones previas y el cumplimiento

Detectar / Levantar no conformidad Cumple

Ejecutar Corrección y solicitar

Realizar el seguimiento a la implementación de la acción

Cerrar los hallazgos

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

5.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍA

Nota 2: Aprobar Programa maestro de Auditoría a empresas contratistas.

Nota 3: Programar Auditoría del mes

Nota 4: Informar a empresa contratista fechas de Auditoría.

5.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA.

Nota 6: Revisar Plan de Auditoría.

Nota 7: Notificar Auditoría a empresa contratista.

Nota 8: Estudiar la documentación asociada y preparar la Auditoría.

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Nota 11: Detectar /levantar una No conformidad.

Nota 12: Informar no conformidades a la empresa contratista.

Nota 13: Realiza la reunión de cierre y entrega resultados.

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

• De no existir acuerdo con la definición de algún hallazgo, el Auditor/ra Líder y el/la

5.4 CIERRE DE LA AUDITORÍA Y CIERRE DE RNC

Nota 15: Revisar y enviar informe y reportes de No conformidad a empresas contratistas.

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Nota 17: Aprobar propuesta de corrección y plazo de ejecución

Nota 18: Ejecutar corrección y solicitar revisión

Nota 19: Revisar la corrección en los plazos aprobados

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Nota 21: Revisar la propuesta de acción correctiva y plazos de ejecución.

Nota 22: Realizar seguimiento a la implementación de la Acción Correctiva en Auditoría

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Nota 24 Notificar cierre de la Auditoría.

6. CONTROLES CLAVES DEL PROCESO

Cada vez que se requiera un Programa Maestro de Auditorías para

GERENCIA DE ESTÁNDARES Y CONTROL DE PROYECTOS

Descripción del Control Clave Naturaleza Oportunidad

Cada vez que el/la Auditor/ra Líder o equipo auditor detectan un