Fundamentos de la

administración de
proyectos

Unidad 3. Planeación
Notas de estudio
 Planeación
Es importante tomar en cuenta la incertidumbre que conlleva el hecho de
pronosticar una serie de factores que son inherentes a cualquier tipo de proyecto (
devaluaciones, cuestiones político-sociales, medio ambiente-ecológicas, leyes y
reglamentos, etc.), en México, América móvil (filial del grupo Carso que cotiza en la
bolsa mexicana de valores) no puede participar en proyectos de televisión abierta
porque ha sido declarada agente preponderante y tiene prohibido realizar negocios
1 en esta área de las telecomunicaciones siendo que ya tiene más de 10 años con
proyectos para este rubro, ( considerando también, por supuesto, las cuestiones
políticas) y a nivel micro se puede hablar de los permisos para establecer un local ya
sea en una delegación de la Ciudad de México o en cualquier municipio de los
diferentes estados de la República que están, la mayoría de las veces, a criterio de

esas mismas autoridades con respecto al uso de suelo (los café internet no están
registrados como tal porque las leyes y reglamentos no los contemplaban; se tienen
en un rubro especial para conseguir los permisos de apertura). Contar con la mayor
información y con grandes bases de datos además de todos los recursos necesarios
sería lo ideal, sin embargo, no lo es todo, un administrador de proyectos debe
considerar una serie de alternativas y estar preparado para las contingencias.
 3.1 Secuencia de actividades

Un proyecto es un conjunto de actividades programadas y con un presupuesto

establecido para lograr un objetivo ya sea en el logro de un producto o de un
servicio y que se debe lograr en un tiempo determinado, definirlo claramente es
esencial. Por lo tanto, las características de un objetivo implican:

medible: el resultado
debe contener algún
tipo de medición ya
sea cualitativa o específico: contener
cuantitativa para todos los elementos
poder tomar involucrados y que se
decisiones y las deben reflejar en el
medidas correctivas producto final,
necesarias.

claro, esto es evitar
ambigüedades en
cuanto a la duración, el
costo y el resultado del
proyecto,
debe ser
alcanzable: poder
lograrlo con el
presupuesto
establecido y en el
tiempo estimado,
 En general podemos hablar de ocho fases, pasos o secuencias en la planeación de
un proyecto:
1) Actividades previas. Nos habla básicamente de tener una serie de
antecedentes para entrar propiamente a la planeación: trámites, contratación
de algunos servicios, tipo de mobiliario y equipos, publicidad, búsqueda de
algún lugar o zona en especial etc.
2) Alcance del proyecto. Como se habló en la semana 2, tiene que ver hasta
3 dónde se va a llegar, contemplando posibles desviaciones y solución de
contratiempos para lograr nuestro producto o servicio.

3) Cronograma. Utilizando algunas técnicas de programación que van de las

más sofisticadas como PERT (Program o Project Evaluation and Review
Technique), CPM (Critical Path Method) o PDM (Precedence Diagram
Method), hasta una simple y sencilla como lo es un diagrama de Gantt que
muestra fácilmente actividades, tiempos y recursos necesarios para un
proyecto.

4) Presupuesto. Es importante determinar, aunque sea en una forma

aproximada, cuánto costará la ejecución del proyecto, la clave es considerar
la totalidad de los costos involucrados y su apropiada asignación en las
diferentes etapas del mismo. Un proyecto puede requerir: recursos humanos,
materiales (máquinas, herramientas); recursos financieros.
 5) Recursos humanos. Es importante determinar algunos puestos y actividades
clave para determinar la utilización de los recursos humanos que tendrá que
ver con el arranque y ejecución propiamente del proyecto. Sin estos el logro
de los objetivos podría ser muy difícil e inclusive retardar o posponer un
proyecto.

6) Calidad. Partiendo de la definición (Juran, Feigembaum, Deming) que la

calidad debe cumplir con los requisitos, un plan será de calidad si conduce la
ejecución de un proyecto a lo deseado por el cliente, cumpliendo con los
lineamientos establecidos. Aquí podemos hablar de calidad en la planeación y
calidad en las tareas planeadas.

7) Riesgos. En todo proyecto por más y mejor que esté planeado existen una
serie de riesgos que surgen o son inherentes al mismo producto o servicio
sobre el cual trate el propio proyecto en sí y que ese puede ver afectado de
manera negativa en los costos, la duración, o inclusive la calidad. Por lo tanto,
es importante tratar de anticiparse o recurrir a toda la información disponible
con el fin de identificar posibles riesgos, determinar las probabilidades de que
algún evento ocurra y prever algún tipo de respuesta a cualquier
inconveniente que pudiera surgir.

8) Integración. Una vez obtenidos todos los elementos podemos decir que el
plan del proyecto se puede dar por terminado, esto es, cada fase se integra
en un único documento que podemos llamar el plan del proyecto.
 3.2 Planeación de tiempos

Todo proyecto requiere de una rigurosa planeación de los tiempos porque esto
5 conlleva necesariamente a los factores inversión y costos. En una economía como la
de México y en general de los llamados en vías de desarrollo los retrasos en alguna
etapa o inclusive en el inicio de un negocio pueden resultar fatale s para el logro del
proyecto. Con la estimación de los tiempos el analista tiene un margen, pero
también un límite de acción y por lo tanto debe estar consciente del ajuste en este a
las posibilidades del proyecto, es decir, no tan limitados, pero tampoco tan holgados
de forma tal que sean congruentes con las necesidades, pero también con el
contexto y el medio ambiente en que se desarrollará el proyecto. El ciclo de vida del
mismo proyecto nos debe de dar una pauta para la estimación de los tiempos y
contemplar desde la factibilidad, el diseño, la culminación y la puesta en marcha.

3.3 Estimación de recursos

De manera general todo proyecto debe clasificar sus necesidades de recursos

porque estos dependerán de las características y condiciones de cada cual, de
manera respectiva, sin embargo, podemos hablar de los recursos necesarios para
cubrir las necesidades de: mano de obra, materiales, equipos y otros por un lado y
de recursos financieros por otro.
 3.4 Programación del proyecto
En este rubro se consideran, en general, seis elementos como básicos:

1) calendario de implementación. Cuando un analista o emprendedor realiza el

estudio para un proyecto debe ser lo más cauto posible, un optimismo excesivo o
no contar con la mayor cantidad de información posible puede resultar fatal para el
proyecto. Utilizar las herramientas mencionadas de programación mencionadas en
el punto 3.1 inciso 3 nos permitirán una mejor visión para observar y tomar en
cuenta las etapas medulares y en los eventos interdependientes más importantes
2) fecha de inicio de ingresos. Indicar de manera certera a partir de qué fecha el
proyecto habré logrado alcanzar su punto de inversión del proyecto y por tanto la
iniciación de la recuperación de los inversionistas y las ganancias posibles a futuro
3) puntos de inversión. Incluir en este rubro una serie de análisis que nos permitan
decidir si el proyecto es viable o si va por buen camino y por lo tanto sus
probabilidades de permanencia son altas según las características del producto o
servicio (margen de utilidad, rendimiento, razones de liquidez, inventarios, flujo de
efectivo, etc.)
4) fase de contratación de personal clave. Una vez que el proyecto empiece a
crecer, una planeación sistemática y oportuna del personal clave en el negocio es
indispensable, esto requerirá reclutar empleados que deben ser entrenados e
integrados, por lo tanto, es importante mantener una serie de características y
requisitos lo más sencillo posible que permita describir claramente las diferentes
tareas, más necesarias y en consecuencia contratar a los empleados adecuados.
 5) etapas medulares del proyecto. Es necesario hacer una lista en la cual se vea
claramente cuáles son, para el analista y para los posibles inversionistas los puntos
clave que nos llevaran a la consecución del proyecto, indicando el porqué de su
relevancia e importancia y así determinar la aplicación de los recursos o el tiempo
como factor clave. Por ejemplo: investigación de mercado, comienzo de
operaciones, el inicio de las ventas, acuerdos de financiamiento, logro de la
rentabilidad, etc. Lo medular depende de la naturaleza de cada proyecto en
particular.
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6) conexiones importantes e interdependencias. En paralelo con el punto anterior,
en esta fase se deben integrar y ordenar las actividades ya sea en forma secuencial
o quizás algunas se puedan realizar de forma simultánea, asignando tiempos y a los
responsables. Una gráfica de Gantt es de mucha ayuda.

Procesos para el alcance del proyecto

a) Objetivo del proyecto
Debe ser claro y preciso respecto de lo que se quiere lograr u obtener
con la realización del proyecto, especificando un límite de tiempo
(6meses, 1,2,3 años) para su conclusión t especificando también un
límite a los costos en la inversión inicial. (tomando en cuenta
devaluaciones, posición riesgo país, tasas de interés etc.)
b) Productos a entregar
Este rubro marca los resultados esperados durante el ciclo de vida del
proyecto, mostrando los resultados en cada etapa y contando con la
aprobación del titular del proyecto, por ejemplo: lista de datos, manejo
de software, manuales técnicos, pruebas y prototipos, etc.
c) Momentos clave del proyecto
Un primer análisis debe presentar las fases principales del proyecto:
cálculos aproximados del tiempo, costos y recurso. En esta fase todos
los involucrados deben estar perfectamente informados para evitar
dentro de lo más estricto, posibles demoras, aumento en los costos y
desperdicio de los insumos.
d) Necesidades técnicas
La mayoría de los proyectos, ya sea un producto o servicio, requieren
cuestiones técnicas para garantizar un desempeño adecuado, por
ejemplo, en los proyectos de sistemas de información se requieren
determinas velocidades y capacidades con el fin de lograr los resultados
 deseados, es decir, contar con las herramientas y equipos necesarios
para las necesidades del proyecto en partícula
e) Límites y exclusiones
Las exclusiones nos permiten acotar los límites del proyecto de forma
tal que este no pueda ofrecer elementos no contemplados dentro de
los objetivos del proyecto. Definiendo estos límites se indicará
claramente que no incluye el proyecto evitando así que se eleven los
costos, retrasos en el avance normal del proyecto y falsas expectativas
8 del mismo
f) Revisiones del cliente
Aquí es necesario hacer pausas y preguntarse, junto con el titular o
titulares del proyecto: ¿se está logrando el avance y la entrega de
resultados según lo planeado?, ¿la definición del proyecto está
identificando los logros clave, el presupuesto, el tiempo estimado y los
requerimientos del desempeño? Esta parte es significativa puesto que
evitará, reclamos, contratiempos y malos entendidos.