ADMINISTRACIÓN GENERAL

SEMANA 7

septiembre de 2022
Programa de Continuidad en Ingeniería en Gestión de Calidad y Medio Ambiente
DESARROLLO
1.-

Etapas o Pasos del Proceso de Control

Comparación del
Definir estándar Medición del Detector de
desempeño con el
de desempeño desempeño desviación
estándar

Plan de mejoras

Retroalimentación o
NO
feedback con acciones Funciona
correctivas

SI

Continua el
proceso de
trabajo
2.-

Uno de los 6 principios relacionados al control administrativo que considero relevante y es el causal de
que la empresa fabricadora de insumos y productos eléctricos no tenga las ganancias esperadas es:

“Si se presentan desviaciones a lo planificado, deben ser analizadas detalladamente para determinar sus
causas, los responsables y las posibles medidas preventivas para próximas oportunidades (como lecciones
aprendidas)”

Este principio permite a la empresa corregir desviaciones en tiempo presente y ayuda a sentar bases para
prevenir posteriores desviaciones, se estudian las causas y responsabilidades a tiempo, se pueden tomar
medidas correctivas y preventivas. De este modo las desviaciones que ya se han superado, no vuelvan a
ocurrir en el futuro inmediato de la empresa, esto aplicable a diferentes áreas de la organización como
administrativa, productiva, contable, recursos humanos, entre otras.

3.-

Dependiendo del nivel jerárquico en el que se desarrolle la tarea, existen 3 niveles de control.

Institucional:

Conforman al máximo nivel de la organización. Allí es donde surgen las decisiones y las estrategias para
poder cumplir con los objetivos. En este nivel podemos encontrar a los propietarios, directivos y
accionistas.

Intermedio:

Son el nexo entre el nivel institucional y operativo. Son quienes le dan a conocer al nivel operativo las
decisiones que se toman en el máximo nivel organizacional. En este nivel se encuentran los gerentes,
ejecutivos, jefes de área, supervisores.

Operacional:

Conforman la base de la organización formada por todas las líneas operativas. Allí se ejecutan las tareas y
las operaciones demandadas por el nivel intermedio.

En la empresa de fabricación de productos e insumos eléctricos, se aprecia que el control institucional

está deficiente (no cumple), el dueño de la empresa se da cuenta de que las mermas han ido aumentando
con el tiempo, pero no ha tomado decisiones estratégicas que permitan superar la situación y cumplir su
objetivo.

No hay inversión que permita aumentar la dotación, con ello aumentar horas/hombre, contratación de
personal especialista en temas administrativos, contables y de RRHH o capacitar al personal propio para
mejorar sus competencias y con ello su desempeño. Todo esto lo llevaría a un aumento de producción.
El nivel de control intermedio, quienes son responsables de transmitir las decisiones del dueño me parece
que cumplen, porque la empresa continúa funcionando durante 10 años con cierto éxito. La supervisión
hace su trabajo, son buenos lideres, eso se refleja en la baja rotación de personal.

El nivel operacional es el encargado de las labores operativas, estos si cumplen su trabajo, es personal
estable, a pesar de la baja dotación, continua el proceso productivo. Si pensamos que los productos se
continúan vendiendo, es porque el nivel operacional funciona correctamente y entrega productos de
calidad que el mercado, ya sea de la construcción, grandes tiendas y locales minoristas, los prefieran.

En esta empresa falta mayor compromiso del dueño porque si él cambiara la estrategia e invirtiera
recursos, el equipo de trabajo aumentaría, se profesionalizaría la empresa y con ello se ordenarían los
temas administrativos, contables y de RRHH, lo que llevaría a una mayor producción.

4.-

Clases o Tipos de Control

Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación
de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad.

Actividad:

- Chequeo periódico de equipos y maquinarias para disminuir la posibilidad de detención del

proceso productivo por desperfecto.
- Control de calidad de materias primas para disminuir mermas de producción por materia prima
defectuosa.

Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia,
sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas.

Actividad:

- Implementación de ERP, sistema de software que facilita la operación de la empresa entregando

automatización en las diferentes áreas de la organización.
- Supervisión directa y presencial, el supervisor observa las actividades de los trabajadores y corrige
situaciones in situ.

Control Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para

corregir posibles desviaciones.

Actividad:

- Auditorias contables, estadística, contabilidad.

- Control de ventas en los puntos de venta, si estas han bajado se debe analizar por qué y proponer
mejoras.
5.-

EL control se puede ejercer en variadas áreas de la empresa, tales como:

Área Producción: En esta área de las empresas manufactureras, generalmente hay controles rigurosos.
Los controles mas comunes en esta ares son:

- Asociados a la calidad de los procesos y productos a entregar.

- Asociados a los costos
- Asociados a los tiempos de producción
- Asociados al control de inventarios y materias primas en los casos de la empresa manufacturera.
- Asociados al mantenimiento de las maquinas que usan.

Área Financiera: Es el área de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los presupuestos, los
balances, los flujos de caja, gestión de pagos, proceso de facturación, etc.

Los controles más comunes en esta área son:

- Control presupuestario
- Control de costos a nivel macro
- Control de flujo de capital, liquidez.

Área comercial: Es el área que comercializa los productos, los controles más comunes en esta área son:

- Control asociado al diseño de promociones y difusión de productos

- Control asociado al nivel de ventas
- Control asociado al nivel de costos en que incurre.

Área de RRHH: Es el área de administrar el personal y ver su desarrollo en la organización. Los controles
más utilizados son:

- Controles asociados a la asistencia, el horario, licencias médicas y vacaciones.

- Control asociado a la rotación de personal
- Control asociado al pago de sueldos, pago cotizaciones, bonos, etc.

Refiriéndome al caso de la empresa manufacturera de productos e insumos eléctricos, puedo indicar una
función por cada área de control que pudiera estar causando los problemas.

Área Producción: Es probable que no se estén realizando controles de inventarios y materias primas lo
que provocaría mermas en la producción, por una falta de control de stock y calidad de estas.

Área comercial: Probablemente se tengan deficiencias en el control asociado a las promociones y difusión
de los productos, será necesario implementarlo para así lograr llegar con éxito a tiendas de mayor
envergadura y no tan solo a locales minoristas.
Área financiera: Esta claro que no existe un control financiero, ya que se evidencian problemas en el área
contable, es muy necesario implementar controles de flujos de caj, liquidez, etc. para ello se requiere
incorporar un software y personal con competencias profesionales para desempeñar la labor.

6.-

Existe diversas técnicas para facilitar el control en las organizaciones, si nos basamos en Chiavenato
(2001) tenemos lo siguiente:

 Informes de control, se utilizan para el control directo de las operaciones, en ellos se debe
plasmar la buena utilización de los recursos en relación con el logro de los objetivos estratégicos
propuestos.
 Auditorias, estas pueden ser internas o externas, se usan para validar estados financieros de la
empresa. Las internas las realiza un auditor líder propio, se hacen periódicamente para descubrir
y corregir desviaciones. Las externas las realiza una empresa externa especialista en temas
contables.
 Carta Gantt: Es una gran herramienta permite ordenar un proyecto en tareas, dar fechas, plazos y
responsables. Facilita el control de los tiempos en cada tarea, especifica que tareas dependen de
otras para dar continuidad.
 Técnica de ruta crítica: Permite controlar programas, tiempos, costos, relaciones entre
actividades, la idea es determinar cuales son las actividades criticas y definir la ruta para lograr los
objetivos propuestos.
 Técnica Pert: Evalúa y revisa programas, facilita la dirección de un proyecto al trabajar sobre su
programación.
 Técnica CMP: Método de la ruta crítica muy parecido el Pert, su diferencia es que trabaja con
tiempo estimado de ejecución, basado en proyectos anteriores. Desventaja, en proyectos nuevos
no se puede aplicar.

Para la empresa mencionada, aplicaría la técnica Pert, porque evalúa la probabilidad de terminar
un proyecto para una fecha determinada, sirve además para controlar no tan solo producción,
sino también, los costos de estas (control presupuestal).
Las fallas que podrían darse, es no tener personal suficiente para dar cumplimiento a esta técnica
dado que solo se tiene 200 trabajadores.
Otra falla podría ser que el responsable del proyecto quien debe supervisar, comunicar y tomar
decisiones para cumplir los plazos y desviaciones que se estipulen, no este a la altura dado que
como son pocos trabajadores y llevan tantos años trabajando juntos, se confunda la confianza
entre ellos y no lo dejen liderar como se debe.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

IACC. (2022). Administración General. Técnicas de control dentro del proceso administrativo. Semana 7

https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/

kaiwerrhh.com.ar/organizaciones.html

blog.agendapro.com/los-11-pricipios-de-control-administrativo

Gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/