GESTIÓN COMERCIAL GC-PR-001

30-03-11
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE 1/8
PROPUESTA
Versión 01

1. PROPÓSITO
Establecer los lineamientos para elaborar la propuesta que se presentaran a
los clientes ya sea en una licitación o por requerimiento del mismo.

2. ALCANCE
Aplica para el proceso de la Gestión Comercial. Inicia con la solicitud de la
propuesta y finaliza con la presentación de la misma.

3. REFERENCIA
N/A

4. DEFINICIONES
 Invitación a cotizar: es un documento que entrega el cliente donde se
encuentra las condiciones y requerimientos de la propuesta.

 Licitaciones / Selección abreviada de menor cuantía / invitación

pública u otras similar : son convocadas mediante una convocatoria
pública para que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado
el cual es abierto públicamente para que sean aseguradas al Estado las
mejores condiciones en cuanto a calidad, precio, financiamiento,
oportunidad, crecimiento económico, generación de empleo.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Si la compañía no cumple con los requisitos establecidos en las

licitaciones o invitaciones se busca la manera de hacer consorcios o
unión temporal con otra compañía que cumpla con lo requerido.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Coordinador Gestión Cargo: Director Comercial Cargo: Gerente General
Integral
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5.2. Si el cronograma de la Licitaciones requiere visita de obra se realiza de

lo contrario continua con el desarrollo de las actividades del
procedimiento.
5.3. El presupuesto se presentara en el formato de la compañía GC-FR-001,
si la empresa solicitante envía su propio formato de presupuesto se
presentara en este.
5.4. La estructura de la propuesta depende a como se solicite en la licitación,
si no hay una estructura definida, se organizara dependiendo los
requerimientos de la licitación.
5.5. Cuando se realiza una cotización a un cliente privado se puede hacer
con base en la visita de obra o con planos que son entregados por ellos.
5.6. El contrato que se firma con el cliente es el propuesto por ellos si lo
requieren o de lo contrario se utiliza el de opus.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

Actividad Descripción de la Responsable Documento

Actividad Soporte
PROPUESTA LICITACIONES
Se busca en la página
www.contratos.gov.co
Prepliego de
licitaciones donde la Director Comercial
licitación
1. Buscar empresa pueda
GC-FR-003
licitación participar, teniendo en
Control de
cuenta los
licitaciones
requerimientos de la
misma
Una vez se ha
encontrado una
Prepliego de
2. Analizar licitación donde se Director Comercial
licitación
licitación pueda participar se
analizan a profundidad
los requerimientos.
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Actividad Descripción de la Responsable Documento

Actividad Soporte
Se hace seguimiento a
3. Seguimient la licitación esperando
o a la la publicación del Director Comercial
licitación Pliego final de la
misma
Se revisa el pliego Director Comercial
para determinar los GC-DE-001
nuevos requerimientos Pliego Final de
y se verifica si se licitaciones
4. Revisar
puede seguir en el GC-FR-003
pliego final
proceso. Verificar y Control de
diligencia el formato licitaciones
de control de
licitaciones.
Si al revisar el pliego
5. Realizar final se decide seguir Director Comercial/ Certificado Visita
visita de en el proceso de Director de proyectos/ de Obra
Obra licitación se procede a Ingeniero Residente
hacer la visita de obra.
Se revisa nuevamente
6. Identificar
los requerimientos y GC-DE-001
documento
se identifican los Director Comercial Pliego Final de
s
documentos que se licitaciones
necesarios
necesitan.
Se busca los
7. Tener en
documentos y se hace GC-FR-004
físico los
una carpeta para la Director Comercial Documentos de
documento
presentación a la licitaciones
s
licitación

8. Realizar
Se establecen los GC-CR-001
presupuest
precios con los que se Director Comercial Presupuesto De
o
va a licitar Obra
9. Diligenciar Se diligencian los Director Comercial
los formatos que solicitan Formatos de la
formatos de con la información licitación
la clara y concreta
propuesta
10. Recopilar Se hace una revisión Director Comercial
toda la de la información y
información documentos
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Actividad Descripción de la Responsable Documento

Actividad Soporte
necesarios
11. Estructurar Se estructura la Director Comercial GC-DE-001
la propuesta teniendo en Pliego Final de
Propuesta cuenta los licitaciones
lineamientos de la
licitación
12. Revisar Se hace una revisión Director Comercial
Propuesta general de la Propuesta de
propuesta y si se licitación
encuentran
inconsistencias se
corrigen
13. Enviar Se hace llegar la Director Comercial
Propuesta licitación a los
de licitación interesados
14. Seguimient Se realiza el Director Comercial
o a la respectivo
propuesta seguimiento a la
propuesta
15. Legalizació Si se gana la licitación GC-DE-001
n del se entregan Pliego Final de
contrato documentos que son Director Comercial licitaciones
requeridos para la
legalización del
contrato.
16. Firma del Se firma el contrato Gerente GC-FR-002
contrato General/Representant Oferta Mercantil
e legal o Contrato

17. Entregar Se hace entrega del Propuesta de

proyecto proyecto al Director de Director Comercial / licitación
Proyecto para su Director de Proyectos
ejecución, por medio
del formato
INVITACIÓN PRIVADA
1. Recibir Se recibe la invitación Director Comercial
invitación ya sea vía correo
electrónico o vía
telefónica
2. Visitar Obra Se hace una visita de Director Comercial y/o
obra para identificar Director de Proyectos
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Actividad Descripción de la Responsable Documento

Actividad Soporte
las condiciones y y/o residente de obra
requerimientos del
proyecto
3. Revisar Si los clientes tienen Director Comercial y/o
planos los planos no se Director de Proyectos Planos de
realiza la visita de trabajo
obra se tiene en
cuenta los requisitos
de los clientes
4. Realizar Se establecen los Director Comercial GC-FR-001
Presupuest precios con el cliente Presupuesto De
o Obra
5. Hacer Se hace la propuesta Director Comercial
propuesta de trabajo donde se
incluye el presupuesto
18. Enviar Se hace llegar la Director Comercial
Propuesta propuesta al cliente
de trabajo
19. Seguimient Se realiza el Director Comercial
o a la respectivo
propuesta seguimiento a la
propuesta
20. Firma del Se firma el contrato o Contrato o
contrato o orden de Servicio o GC-FR-005
orden de orden de Compra Gerente General Orden De
Servicio o Servicio
orden de
Compra
21. Entregar Se hace entrega del Propuesta de
propuesta proyecto al Director de
Director Comercial / licitación
de proyecto Proyecto para su Director de Proyectos
ejecución.

7. FORMATOS

 GC-FR-001 Presupuesto De Obra

 GC-FR-002 Oferta Mercantil o Contrato
 GC-FR-003 Control de licitaciones
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 GC-FR-004 Documentos de licitaciones

 GC-DE-001 Pliego Final de licitaciones
 GC-FR-005 Orden de Servicio

8. DIAGRAMA DE FLUJO

 Propuesta licitaciones
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 Invitación Privada
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