SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC

VERSION 01
INSTRUCTIVO HUBSPOT FECHA: FEBRERO 2021
Reviso: Gerente de logística Aprobó: Gerente General
Elaboro Equipo de calidad Felipe Saavedra Diana Monsalve

1. OBJETIVO:
Describir cada uno de los pasos a tener en cuenta para el uso de la plataforma HUBSPOT en el
desarrollo del área de ventas mercadeo servicio post -venta ETIPRINT LTDA.
2. ALCANCE:
Va desde el registro del cliente en la plataforma hasta el seguimiento del mismo.
3. DEFINICIONES:
 Cliente: Organización o persona que recibe un servicio
 HUBSPOT: es un desarrollador y comercializador de productos de software que ofrece una suite completa de he -
rramientas de marketing, ventas y atención al cliente para empresas de todo tamaño.
 Preventa: Planeación y búsqueda de clientes donde se determina, estudia y califica el perfil del cliente y de esta
manera diseña y presenta la estrategia. Donde se definen las metas y objetivos, se elabora o negocia pronósti -
cos, se definen los segmentos del mercado, se realiza prospección y se zonifica.
 Postventa: Está incluido todo el soporte necesario para apoyar al cliente en el uso del producto o servicio. Todo
aquello que ocurre después de la venta: soporte técnico, aplicación de garantía, cursos y manejo de quejas.
 Formato de Solicitud de cotizaciones: formato que se diligencia manualmente con lo requerido por el cliente.
 Formato de Cotizaciones: Formato que contiene lo solicitado por el cliente que es convertido en PDF para ser
enviado al cliente.
 Cliente Esporádico: Es el cliente que en el año se le hace de uno (1) a tres (3) pedidos en el año.
 Cliente Frecuente: Es el cliente que nos realiza un mínimo de (4) cuatro compras en el año.
 Cliente Potencial: Es el cliente que pertenece al mercado objetivo y que consume nuestro producto.

4. CONDICIONES GENERALES:

 HubSpot, es adoptada por ETIPRINT LTDA, como herramienta potente y completa en todos los
aspectos, por lo que aporta un valor añadido a nuestras acciones de marketing para conseguir nuevas
oportunidades comerciales, cerrar estas oportunidades de nuevos clientes y ofrecer un servicio
excelente para tener clientes satisfechos que nos recomienden a otros nuevos clientes.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma ISO 9000.

REGISTRO/
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
GENERADOS
Para la gestión de ventas y mercadeo Etiprint Ltda.
GERENTE
se apoya en la herramienta HUBSPOT a
COMERCIAL, PLATAFORMA
1 continuación se describen Los parámetros de
ASISTENTE DE HUBSPOT
manejo de la misma.
VENTAS
2 Para ingresar en la plataforma HUBSPOT se realiza GERENTE PLATAFORMA
de la siguiente manera: COMERCIAL, HUBSPOT
 Se ingresa por buscador Google Chrome en ASISTENTE DE
barra de herramientas. VENTAS
 Se coloca la siguiente extensión
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC
VERSION 01
INSTRUCTIVO HUBSPOT FECHA: FEBRERO 2021
Reviso: Gerente de logística Aprobó: Gerente General
Elaboro Equipo de calidad Felipe Saavedra Diana Monsalve

https://www.google.com/search?
safe=active&q=hubspot&rlz=1C1OKWM_esC
O939CO939&oq=hub&aqs=chrome.1.69i57j
0j0i433j0i131i433l2j69i61l2j69i60.3010j1j7&
sourceid=chrome&ie=UTF-8
 Se selecciona el primer link:
HubSpot | Software de Inbound Ma-
rketing, Ventas y Servicio 
 Se ingresa el usuario:
ventas@etiprintltda.com.
 Se ingresa la clave:
Etiprint*123
Cuenta con una barra de menú con las siguientes
funciones:
 CONTACTOS
GERENTE
 CONVERSACIONES
COMERCIAL, PLATAFORMA
2  MERCADEO
ASISTENTE DE HUBSPOT
 VENTAS
VENTAS
 SERVICIOS
 AUTOMATIZACION
 REPORTES
CREACION DE CLIENTE
 Dar click al lado derecho de la pantalla en la
pestaña CREAR EMPRESA se ingresa:
 Razón social
 Tipo de industria
 Ciudad GERENTE
 Dirección COMERCIAL, PLATAFORMA
3
Inmediatamente se crea el contacto y se termina de ASISTENTE DE HUBSPOT
registrar la siguiente información: VENTAS
 Correo del cliente
 Nombre y apellidos del contacto de la
empresa
 Cargo
 Teléfono
4 CREACIÓN DE NEGOCIO GERENTE PLATAFORMA
Después de haber creado el cliente, en la pestaña COMERCIAL, HUBSPOT
negocio se despliega 4 tipos de etapas o estados del ASISTENTE DE
cliente: VENTAS
1. OFERTA: etapa en la cual se le envía la
cotización al cliente.
2. NEGOCIACION: Etapa de seguimiento donde
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SGC
VERSION 01
INSTRUCTIVO HUBSPOT FECHA: FEBRERO 2021
Reviso: Gerente de logística Aprobó: Gerente General
Elaboro Equipo de calidad Felipe Saavedra Diana Monsalve

se interactúa con el cliente para poder medir

los requerimientos del mismo como: calidad,
precio, tiempos de entrega.
3. CIERRE DE VENTA: Etapa de toma de
decisión por parte del cliente frente a la
nueva oferta comercial.
4. CIERRES PERDIDO: Etapa cuando el cliente
declina de la oferta comercial.
SEGUIMENTO DEL CLIENTE:
En la barra de herramientas, en la pestaña
CONTACTOS – EMPRESA, se despliega una lista de
todas las empresas
 se busca la empresa a la que se le va hacer el
seguimiento, se da click en el nombre de
GERENTE
esta.
COMERCIAL, PLATAFORMA
5  Se abre ventana donde se encuentra: la
ASISTENTE DE HUBSPOT
información de la empresa creada, si tiene
VENTAS
notas de seguimiento como (contacto y
etapa del negocio).
 El asistente comercial y/o el vendedor
diligencia en la pestaña “NOTA” el
seguimiento del cliente.

6. CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCION DEL FECHA DE

ELABORO REVISO APROBO VERSION
CAMBIO APROBACION

Ok. Revisado para cambios

Diana M
06/02/2021