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Blog Hubspot Es Marketing Plan Operativo Anual
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Pues bien, las empresas poseen una mezcla de ambas categorías. Tienen un componente
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de aventura, de viaje y descubrimiento. Pero también es necesario que estén organizadas
según un plan, para evitar rezagos, incidentes o decisiones apresuradas.
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Índice de contenidos
Sigamos con la analogía: un plan operativo permite que las empresas elijan el destino,
la duración del viaje, las actividades y, lo más importante, el presupuesto de gastos
(pues nadie quiere quedarse a medio camino por falta de dinero).
El éxito de un equipo de trabajo solo puede lograrse a través de un plan. En él, al igual
que en los viajes recreativos, se deben integrar los objetivos y metas a mediano y largo
plazo. Sin este plan, los colaboradores pueden perder de vista su enfoque y descuidar las
actividades que deben realizar para obtener los resultados en determinado periodo.
Para ello existe el plan operativo anual. Con este documento las empresas buscan
asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los
objetivos propuestos. Así que comencemos por de몭nir en qué consiste este instrumento.
PLANTILLA GRATIS
Nombre
Juan
Apellidos
Pérez
El plan operativo anual sirve para concretar las metas que una organización debe o
quiere conseguir en el lapso de un año. Con él, tu empresa y sus miembros sabrán cómo
actuar cuando se emprenda un nuevo proyecto o surjan problemas. Este documento debe
contener a grandes rasgos:
Recursos necesarios
Cronograma de actividades
Por lo regular, este plan es liderado por el gerente de la compañía, quien es el mando más
adecuado para manejar el plan operativo, ya que es el responsable de asignar recursos y
determinar puestos y actividades. Pero todo dependerá del tipo de proyecto que se lleve a
cabo.
Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para establecer todos los
Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para establecer todos los
puntos que ayudarán a plani몭car tu negocio a lo largo de 12 meses. Por lo general se
estructura en categorías y listas, pero puedes formular un diseño particular, de acuerdo
con las necesidades de tu empresa.
Claridad en el planteamiento
Necesita ser un documento que no se preste a interpretaciones o subjetividades; cada
punto debe ser simple, lógico y estar ligado a un objetivo.
Estratégico
Un Plan Operativo Anual siempre se desprenderá de una estrategia general de negocios,
del cual se desglosarán los objetivos.
Proyección a futuro
Todo su contenido se orienta hacia el futuro, es decir, se plantea un contexto actual, se
realizan las proyecciones de a dónde se quiere llegar y cómo hay que avanzar para
alcanzar ese futuro.
Establece prioridades
Es una característica fundamental: este plan tiene que establecer prioridades para resolver
primero lo más urgente, importante y necesario.
Favorece el orden
Se trata de un documento cuyo orden permite asignar responsabilidades y delegar labores
para que todo marche como un engranaje que dé movimiento a la compañía.
Coherencia
El POA debe alinearse con el plan estratégico de tu empresa y basarse en sus estrategias
comunes.
Comprensión
Cuanto más conciso sea este documento, será más propicio para que los trabajadores
Cuanto más conciso sea este documento, será más propicio para que los trabajadores
comprendan a cabalidad las acciones, estrategias y objetivos que lo conforman.
Viabilidad
Todos los objetivos y la información incluida deben estar respaldados por los expertos de
la empresa. Antes de ponerlo en marcha, los recursos y presupuestos también deben estar
asegurados.
Rentabilidad
Se debe comprobar el costo-bene몭cio de cada objetivo planteado, para garantizar que
todas las metas brinden un valor real a la empresa.
Si bien cada empresa elaborará un plan diferente según sus necesidades, los puntos que
acabamos de mencionar son indispensables al momento de redactar un POA por vez
primera.
Elaborar este tipo de plan te permite notar errores y variaciones en tus operaciones,
y hacer los cambios necesarios para mantener el orden en los procesos que se llevan a
cabo en la empresa. En esto radica la importancia de que se involucre a cada área
participante.
Proporciona una guía clara para hacer el seguimiento de las actividades mensuales por
el periodo de un año
Portada
Agrega los datos institucionales como el título del plan operativo anual, nombre del
departamento o área y fecha.
Índice
Indica todos los temas y el orden en que los abordarás.
Introducción
Se trata de un planteamiento donde se destaca la relevancia del POA, sus
características, metodologías y otros aspectos importantes. Te sugerimos elaborarla al
몭nal para que no olvides incluir ningún detalle.
Justi몭cación
Se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y cuáles son sus contribuciones
a la empresa.
Estructura organizativa
Este elemento ayuda a identi몭car a los responsables del plan operativo. También deben
establecerse las actividades y labores de cada integrante del equipo.
Análisis FODA
Resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se
Resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se
consideran los aspectos internos y externos que in몭uyen en la gestión de los procesos.
Objetivos estratégicos
Son los objetivos generales de la empresa (a largo plazo) que de몭nen las metas a
alcanzar.
Objetivos tácticos
Son los objetivos a mediano plazo.
Metas
Se desprenden de los objetivos y deben ser especí몭cas, medibles, relevantes y
cuanti몭cables.
Indicadores
Se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer los niveles de e몭cacia,
e몭ciencia y productividad.
Resultados esperados
Pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se documentan con base en los
planes, programas y proyectos del POA.
Ahora que conoces la estructura general de un plan operativo anual, es momento que lo
lleves a la acción. Pero antes, te mostraremos algunos ejemplos que te servirán de
inspiración o, simplemente, para entender mejor cómo puede verse un POA.
Sin embargo, todos los POA cumplen el mismo propósito: servir de apoyo para llevar a
cabo las actividades de trabajo durante un año. A continuación, verás algunos ejemplos
para que los tomes como referencia cuando desarrolles el POA de tu empresa.
Imagen de SINAC
Para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación de Costa Rica, un plan operativo anual
debe contemplar los campos jurídico, institucional y normativo. No se trata de una simple
lista de actividades o deberes que deben realizar, sino de un documento con validez o몭cial
que permite a los funcionarios responder ante las amenazas en materia forestal y de vida
silvestre en el territorio nacional.
De un vistazo podemos ver que para el Servicio de Salud de Morelos (México) el plan
operativo anual incluye temas transversales como la perspectiva de género y los derechos
de la infancia. Nuevamente, no se trata de un documento enunciativo, en el que se
enumeren o listen actividades. Es un programa con valor vinculante para los funcionarios
públicos, el cual deben acatar y hacer valer durante su gestión. De ahí que incluya
instrumentos de evaluación y cursos de capacitación.
Imagen de EMPSA
Imagen de ENEE
6. INTECAP (Guatemala)
Imagen de INTECAP
«El INTECAP es una institución guatemalteca líder en capacitación técnica para jóvenes y
adultos» y, como tal, está interesada en demostrar la calidad de sus cursos de
capacitación. Por lo tanto, el POA está asociado al plan de calidad. A su vez, esta parte del
documento pone énfasis en el número de eventos, participantes y horas dedicadas a la
capacitación, de acuerdo con la región o unidad operativa.
Imagen de FIIAPP
8. Michelin España
Imagen de Michelin España
Para la reconocida empresa automotriz Michelin, el plan operativo anual integra objetivos,
indicadores y metas a mediano plazo; en este caso 몭jó el año 2030 como fecha límite para
su cumplimiento. Si revisamos los objetivos, se trata de aspectos muy generales como
«mantener una creación de valor continua» o «mantener la fuerza de la marca Michelin». A
estos objetivos seguramente le siguen tareas y actividades más concretas,
pormenorizadas y ligadas a métricas de rendimiento que tendrán que ser evaluadas a 몭n
de año.
La Comisión Económica para América Latina y el Caribe incluye una distribución de gastos
en su POA, como se observa en el ejemplo. Entre otros rubros, esta entidad destaca la
capacitación a través de cursos, talleres y reuniones de expertos, así como lo que llama
diseminación, que es el gasto en publicidad. Sirva como ejemplo de la importancia de
incluir, así sea a grandes rasgos, una asignación del presupuesto anual, a reserva de que
cada área elabore un plan de gastos anual, bien detallado.
Imagen de SEDA-Ayacucho
El plan operativo anual de la Escuela Dr. Raúl Peña en Paraguay incluye un desglose de sus
objetivos con mucho detalle. Cada objetivo se va ampliando en las columnas sucesivas
donde se describen las actividades asociadas. A su vez, el POA incluye los métodos de
evaluación para cada actividad, según el modelo pedagógico al que la escuela se ciñe.
Este ejemplo nos permite observar qué tan detallado puede ser un plan operativo anual y
por qué es un instrumento tan socorrido en ámbitos tan distintos como el académico,
gubernamental y empresarial.
Cómo hacer un plan operativo anual
1. Diseña tu portada.
9. Establece un presupuesto.
1. Diseña tu portada
Si partimos de la plantilla que te proporcionamos para redactar tu POA, comenzaremos
por lo básico: la portada de tu documento. Asegúrate de incluir el logotipo de tu empresa,
su nombre y el periodo durante el cual tendrá validez tu plan operativo anual.
La justi몭cación te permitirá organizar las razones por las cuales la empresa necesita
implementar un POA, de qué manera se relaciona con el plan estratégico y cómo mejorará
la operación de tu corporación en el corto y mediano plazo.
Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los siguientes:
Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el rango más alto de
la compañía
En esta sección tendrás que incluir a los responsables de la creación del POA, así como a
los encargados de implementarlo en cada área. Puedes utilizar un organigrama o una
lista de contactos. No obstante, asegúrate de añadir el correo institucional, el número de
contacto y la información que consideres necesaria para que los miembros de la empresa
puedan entablar comunicación directa con cada responsable.
El siguiente paso es realizar un análisis FODA. Esto te permitirá conocer las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas para tu empresa de cara a los próximos doce
meses. Con ayuda de este instrumento de planeación tendrás la posibilidad de enfocar
mejor tus objetivos a corto y mediano plazo; así como integrar, dentro de la visión del
POA, toda la información necesaria para que los responsables de implementarle tengan
elementos su몭cientes para actuar en caso de una contingencia.
Una vez que estén contemplados estos aspectos puedes pasar al siguiente punto, los
objetivos tácticos.
Reúnete con tu equipo de trabajo para discutir más cuestiones y aspectos. En el caso de la
distribución de actividades, es conveniente que realicen una clasi몭cación y prioricen: las
más importantes, las más fáciles y las menos relevantes. Así el camino a seguir comenzará
a esclarecerse.
Los indicadores de éxito tienen que estar relacionados con los objetivos tácticos. Es decir,
con las tácticas, actividades y tareas que pondrás en marcha para alcanzar los objetivos
estratégicos. Estos indicadores tienen que monitorearse constantemente para saber que el
POA está siendo implementado exitosamente.
Establece una lista de resultados esperados. Cada objetivo debería tener asociado un
resultado esperado, así como una métrica o indicador de éxito. Al 몭nal del año podrás
evaluar hasta qué punto se logró llegar a los resultados esperados. Habrá resultados
que se obtuvieron en tiempo y forma, y otros que no fue posible alcanzar.
9. Establece un presupuesto
El plan operativo anual debe contar con un presupuesto. Antes de asignar tareas y metas
para cada equipo u objetivo, debes saber qué recursos tienes disponibles. Debes
considerar los sueldos, gastos operativos e inversiones en materias primas y herramientas,
en caso de ser necesario.
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