a) ¥ } COMUMICACIONES TELEFOMCAS 1. La etiqueta por teléfono ‘Al hablar por teléfono existe cle! la acttud para recibir y hacer lamadas. El orden en que es hacerlo es el siguiente: Al recibir fa llamada telefénica pregunta con quién desea hablar y quién llama, Si se encuentra la persona, pregunta si puede atender la llamada, Sj tu jefe puede recibirla, pasa la llamada; si no, explica a la persona que se encuentra en una reunion o que esta ausente. Toma el mensaje. Si puedes resolver el problema, hazlo de una vez Despidete del interlocutor y lleva el mensaje a la oficina de tu jefe. 2 Cualidades de la voz Las cualidades de la voz que debes tratar de poseer son: Atenta Viva. La voz tiene que ser expresiva y por medio de ella, transmitiras tu personalidad Natural. Sé tu misma. Usa un vocabulario correcto y un tono de voz natural Agradable. Clara. Debes tener una vocalizacion clara y audible 3 Cortesia telefénica Existen reglas que permitiran desarrollar maneras telefonicas mas agradables. 4. Como atender las llamadas Para contestar el teléfono sigue las reglas siguientes: ‘un papel cuando levantes el receptor. Saluda amablemente a la persona que llama. Se entusiasta y sincera. Llama al cliente por su nombre Trata de visualizar a la persona, hablale a ella y no al teléfono. Escucha con atencién Toma el tiempo necesario para prestar la ayuda oportuna. Conserva las promesas que hagas y sobre todo, cumplelas. Ofrece excusas por errores 0 retrasos. Disctilpate con sinceridad. Di gracias y de nada js La etiqueta exige que la persona que hace la llamada cuelgue primero, es decir, que debes esperar hasta que se despida quien llame. Contesta toda llamada en forma rapida y cortés. Esta siempre preparada para tomar un mens| mensaje @S Muy largo, debes toman se odos los detalles en una libreta do Gaugrafia, puedes cerciorarte del Mensaje reptiendolo 2 quien llama; luego lo debee transcribit y colocarlo en el escritorig de tg jele Evita contestar con expresiones como: al6, pueno, si, etc., porque son palabras que desconciertan al que llama ; |dentificate correctamente. Ejemplo: buenos dias, Corporacién Deluxe, Erica le atiende. La persona que llama generalmente contestara d, con cortesia, ¢quién habla, por favor? Puedes clasificar a las personas que llaman de la forma sigi fando su nombre, sino lo hiciera preguntale Mensaje Telefoni Ca eects I45 hl ~ Hora: Durante ou ausencia ams geattesre Mgondre Seek we ~Abguiteeryre Yup | Teistonn: 2473 029 : Mensaje OU x comonige con by, pore LRA Ia ePID Hea: Reade pn Zeina Monraner | inte: 1 Familiares y afnigos personales. 2 Vendedores y visitantes desconocidos. 3. Ejecutivos de empresas importantes Asi estaras en posibilidad de pasar o no la llamada, dependiendo del criterio que uilice tu jefe el personal de la oficina para los diferentes tipos de personas Llamadas por teléfono Si son llamadas personales, no debe abusarse del teléfono de la oficina. Las llamadas que generalmente hace una secretaria pueden ser: = Llamar a una persona con quien su jefe quiere hablar. m™ ~— Telefonear un mensaje de su jefe. = Llamar para obtener informacién que el jefe desea. Atencién de visitas Las visitas se pueden clasificar en dos grupos: ue espera, la que no puede esperar y a las~ EJERCIIO No. 2 eee Primera serie Responde las preguntas siguientes en los espacios en by lanco pir las llamadas? 1. gEn qué orden debes r 2. Escribe cuatro ret 2 a 2 s Pa & g zs é 4. Explica gcomo se debe atender una llamada? 8. eComo pueden ser las llamadas que generalmente hace una secretaria? 6. En qué forma se pueden clasificar a las personas que llaman? 7. Si tuvieras el puesto de recepcionista, 4en qué forma manejarias tus llamadas personales? .co y llamaran de una empresa, como 8. Si fueras la recepcionista de un ban contestarias el telefono?0. eCuales son las visitas con problemas especifi iS especificos? Segunda serie 4az un modelo de mensaje telefonico, que te gustaria usaf cuando ti estes trabayane 1 actvDAD__: En grupos, hacer representaciones & cent comunicaciones telefonicas..pane as g, ,Cuales son las visitas rutinarias? SK _ e_e eer cc 40. ,Cudles son las visitas con problemas especificos? Segunda serie ‘ ' ‘ 1 ‘ ‘ ‘ 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ‘Haz un modelo de mensaje telefonico, que te gustaria usaf cuando td estés trabajando. 1 a