CÓDIGO ES-SIG-PR-20

PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION Y CONFORMACION VERSIÓN 1

DEL COPASST FECHA APROBACIÓN 30/11/2020
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Secretaria de Planeación – proceso Sistema Integrado de Gestión- Oficina de

PROCESO Sistemas Integrados de Gestión SECRETARÍA Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST
PROCEDIMIENTO Conformación del COPASST
OBJETIVO Estructurar el procedimiento para la conformación del Comité Paritario de Seguridad y salud en el Trabajo de la Gobernación de Santander
ALCANCE Inicia con la convocatoria de todo el personal de planta y libre nombramiento de la Gobernación de Santander hasta la constitución del comité COPASST.

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL

[No] [Nombre de la
[Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Actividad]

INICIO

Secretario General,
1. CONVOCATORIA 1. Se realiza convocatoria de manera virtual o presencial
Secretaria General, Director
a todo el personal a través de la intranet y/o carteleras, Normatividad
Dirección de Talento Administrativo de Oficio de convocatoria
correos institucionales, con el fin de que los funcionarios legal vigente
Humano y SST Talento Humano y
tengan la oportunidad de postularse de forma voluntaria
OFICIO DE CONVOCATORIA Coordinador de SST
como candidatos a representantes por los trabajadores.
FIRMADA

2. REGISTRO DE CANDIDATOS
2. Los funcionarios se registran de manera virtual o Director
presencial como candidatos mediante un formato Dirección de Talento Administrativo de Normatividad
Formato de inscripción
preestablecido el cual reposará en la oficina de SST o Humano y SST Talento Humano y legal vigente
1 mediante correo electrónico. (sst@santander.gov.co) Coordinador de SST
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3. Cuando la votación se realice de manera presencial, Director
Dirección de Talento Normatividad
La Alta Dirección designa funcionarios como jurados Administrativo de Acta de designación
para el proceso de votación y elección, si es virtual, el Humano legal vigente
3. DESIGNACIÓN DE Talento Humano
sistema arroja los resultados automáticamente.
JURADOS

4. Los funcionarios ejercen su derecho al voto, para

elegir sus representantes al Comité con libre escogencia
Director
de candidato, esto se puede realizar mediante voto
Dirección de Talento Administrativo de Normatividad
4. VOTACIÓN electrónico, ingresando al link designado, debe Tarjetón
diligenciar como usuario el número de cédula, y Humano y SST Talento Humano y legal vigente
contraseña la fecha de nacimiento, o de forma manual Coordinador de SST
de acuerdo a un formato prestablecido con las imágenes
y nombres de los candidatos.
5. Se procede a realizar el conteo de votos si es de Jurados de Votación
manera presencial, con el fin de determinar los 8 Director
5. CONTEO DE VOTOS Dirección de Talento Normatividad
funcionarios de mayor a menor votación, determinando Administrativo de Tarjetón
los 4 principales y los 4 suplentes. Cuando se realiza de Humano y SST legal vigente
Talento Humano y
manera virtual el sistema arroja los resultados Coordinador de SST
automáticamente.

6. DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTES
POR LA ALTA DIRECCION
6. La Alta Dirección designa 8 funcionarios que los
representa ante el COPASST, organizados de la
Gobernador de Normatividad
siguiente manera: Alta dirección Acta designación
1. 4 principales y 4 suplentes. Santander legal vigente
2. De los principales se designa al Presidente del
Comité.
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2 7. Los representantes principales elegidos por los

trabajadores y los designados por Alta Dirección se
reunirán en pleno, para constituir el COPASST el cual
tendrá una vigencia de dos (2) años. El Comité en pleno
7. CONTITUCIÓN DEL elegirán entre sus miembros al Secretario(a) firmando el
COMITE Acta correspondiente 01.

El Comité y el Coordinador de SST se reunirá 1 vez al

mes de manera virtual ingresando al link designado, o
FIN presencial en las instalaciones de la entidad y en horario
laboral.

El quórum para sesionar el Comité estará constituido por

la mitad más uno de sus miembros. Pasados los
primeros treinta (30) minutos de la hora señalada para
Normatividad
empezar la reunión del Comité sesionará con los Copasst Comité en Pleno Acta de Conformación
legal vigente
miembros presentes y sus decisiones tendrán plena
validez.

El Comité recibirá formación en temas tales como:

 Funciones y responsabilidades
 Marco legal
 Reuniones efectivas
 Inspecciones planeadas
 Investigación de accidentes e incidentes de
trabajo.

Todos los documentos que se deriven del proceso de

conformación del Copasst deben reposar en la Oficina de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

SALIDA DE LA ACTIVIDAD
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COPASST: El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud
Ocupacional dentro de la empresa.
DEFINICIONES
QUORUM: Se refiere al número de individuos que es necesario para que un cuerpo deliberante tome decisiones o llegue a acuerdos válidos, asimismo, es la
proporción de votos favorables que se necesita para que haya acuerdo.

La Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - SETIC deberá proveer soporte tecnológico al sistema de elecciones que permita realizar el
OBSERVACIONES
proceso de inscripción, votación y escrutinio.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ

COORDINADOR DE SST COORDINADOR DE SST

0 02/04/2018 N/a
MONICA LILIANA BARBOSA M. MONICA LILIANA BARBOSA M.

La conformación del Copasst se puede realizar de COORDINADOR DE SST COORDINADOR DE SST

1 25/11/2020
manera virtual o presencial. ERWING HERMÓGENES CHACÓN JOBEN. ERWING HERMÓGENES CHACÓN JOBEN