Guía Formulación Proyectos

GUÍA
PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS

CONSIDERANDO LA METODOLOGÍA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)
GUÍA
PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS
CONSIDERANDO LA METODOLOGÍA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)
Equipo de Trabajo Oficina de Planeación

Universidad Nacional de Colombia
Sede Medellín
Equipo de trabajo de la Oficina de Planeación
Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín
Director Oficina de Planeación

José Vidal Betancur Velásquez
Jefa Planeación Administrativa y Financiera

Diana Milena Osorno Alzate
Jefa Planeación Física

María Ayda Rodríguez Ospina
Jefe Banco de Proyectos

Carlos Alberto González Manosalva
Analista Oficina de Planeación

Darío Alberto Rico Higuita
Dibujante
Gloria Delfina Báez Vásquez
Dibujante
Uberly Adriana Pérez Vera
Secretaria Ejecutiva
María Eunice Ceballos Aguilar
Noviembre 2007
Diagramación e Impresión:
Centro de Publicaciones
Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín
Medellín - Colombia 2007

TABLA DE
CONTENIDO
Introducción 7

I. Algunos Conceptos de Planeación
Plan de Desarrollo 11
Plan de Acción 12
Programa 12
Proyecto 13
Articulación entre Planes, Programas y Proyectos 13
Banco de Proyectos 13
14
II. Fases de un Proyecto
Diseño o Formulación 17
Selección 17
Ejecución y Seguimiento 17
Cierre y Evaluación 18
19
III. Guía para realizar la Fase de Diseño o
Formulación de un Proyecto 23
1.1 Perfil del Proyecto 23
1.1.1 Nombre del proyecto 23
1.1.2 Director 24
1.1.3 Tipología 24
1.1.4 Relación del Proyecto con el Plan Global
de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede 25
1.1.5 Dependencia responsable 26
1.1.6 Otras dependencias participantes 26
1.1.7 Situación a transformar 27
1.1.8 Justificación 27
1.1.9 Objetivo General 27
1.1.10 Objetivos específicos 28
1.1.11 Resultado General 28

1.1.12 Duración (en meses) 28

1.1.13 Costo total de inversión estimado 28
1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/año 29
1.1.15 Justificación de sostenibilidad estimada 29
1.2 Procedimiento posterior a la Formulación
del Perfil 29
1.2.1 ¿Cómo se procede una vez se ha elaborado
el Perfil de Proyecto? 29
1.2.2 ¿Cuáles son los criterios básicos para apro-
bar un perfil de proyecto? 29
1.3 Formulación Detallada del Proyecto 30
1.3.1 Antecedentes 30
1.3.2 Metas y Actividades 31
1.3.2.1 Meta 31
1.3.2.2 Actividad 31
1.3.3 Presupuesto del Proyecto 32
1.3.4 Cronograma Detallado 32
1.3.5 Población beneficiada 33
1.3.6 Metodología para abordar la ejecución
del Proyecto 33
1.3.7 Marco Legal 33
1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto 34

Bibliografía 35
Anexos 37
Tipología Proyectos Universidad Nacional de

Colombia 37
Estudios de preinversión que pueden ser
solicitados para dar aval a un Proyecto 41
Conceptos Básicos para la Elaboración
del Presupuesto del Proyecto 43
Guía para la Formulación de Proyectos

INTRODUCCIÓN
La guía que estamos compartiendo, es un documento que busca

básicamente aportar a nuestra comunidad universitaria, algunos
elementos conceptuales y metodológicos para la formulación de
proyectos, concebidos éstos como las unidades básicas de gestión
para la concreción de la misión institucional y la consolidación de
la cultura de la planeación.
Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos y la metodología

del Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia
(BPUN), y su desarrollo va de lo general a lo particular, definiendo
conceptos de manera sencilla y práctica, presentando algunos
ejemplos que faciliten la comprensión del tema y unificando
criterios para el manejo de la terminología.
Este documento se inscribe en la llamada Planeación Estratégica,

definida como el proceso de desarrollo y mantenimiento de
un ajuste permanente entre la Institución y las cambiantes
oportunidades del entorno.
Por lo anterior, hace alusión conceptual a lo que son los Planes

de desarrollo y Planes de acción Institucional, como también a
los medios destinados al cumplimiento de los objetivos de dichos
planes, es decir, los programas y proyectos.
Esperamos que esta guía sea de utilidad y que permita acercar

un poco más a los diversos estamentos universitarios al tema
de la formulación de proyectos. Permanecerá abierta a nuevos
ajustes como resultado de la práctica de los actores, que de una
u otra manera contribuimos en la formulación de proyectos de la
Universidad Nacional de Colombia.

1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIÓN
10

11
1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIÓN
Para abordar el tema de proyectos como unidad mínima

de gestión, es importante considerar previamente algu-
nos conceptos de planeación, que nos permitan resolver
los siguientes interrogantes:
* ¿Cómo se materializa la Planeación?
* ¿Por qué “el éxito de los planes consiste en la adecuada

selección de los proyectos”?
La Planeación, es el primer momento de la gestión, en el

cual se identifican, se ordenan y se armonizan de mane-
ra participativa y concertada un conjunto de estrategia
para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una
institución.
En la Universidad, la planeación se concibe como un pro-

ceso permanente y participativo que se orienta al cumpli-
miento de sus fines sustantivos misionales.

12
Es a través de los planes de desarrollo y los planes de acción que se concreta

documentalmente y se materializa la función de Planeación en una institu-
ción.
Plan de Desarrollo
Es el instrumento de visión de una institución, que consigna los objetivos, las

políticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la mis-
ma.
El Plan de Desarrollo, se convierte en “el documento rector ó la carta de na-

vegación de una organización”, que permite darle sentido a la gestión de los
actores de la institución, buscando movilizar todo su talento humano en torno
a propósitos comunes.
La Universidad Nacional de Colombia, cuenta actualmente con el Plan Global

de Desarrollo “Por una Universidad moderna, abierta y participativa”, do-
cumento que le permite guiar sus destinos durante el período 2007 – 2009. Por
su parte, la Sede Medellín, también ha construido para la misma vigencia su
propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las políticas y los lineamientos
del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo académico y administrativo
y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional e internacional
Conviene anotar que para hacer posible la ejecución del Plan de Desarrollo
de la Universidad, no sólo se debe contar con los tradicionales recursos de
inversión del nivel nacional y de Sede, sino también, disponer de la manera
más eficiente posible, de toda nuestra infraestructura física y tecnológica, con
la reorientación de recursos de funcionamiento y con un aprovechamiento
razonable de nuestro importante capital humano. En ese sentido, la gestión
de recursos se convierte en una labor importante para el logro de los objetivos
del plan.
Plan de Acción
Es el instrumento que hace posible la materialización del plan de desarrollo de

una organización a través de los diferentes programas y proyectos aprobados
por la misma, para un período específico de tiempo.

13
En el plan de acción de la Sede Medellín, se relacionan anualmente los pro-

gramas y proyectos que se ejecutarán en la vigencia y los recursos disponibles
para tal fin.
Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo

de la Sede, pero también a las metas establecidas en las distintas dependencias
con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institución.
Dentro de los planes, como parámetros técnico-políticos, se enmarcan los pro-

gramas y los proyectos
Programa
En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente

e integrado de proyectos relacionados entre sí y de similar naturaleza, que se
estructuran con el propósito de materializar el plan de acción de una institu-
ción.
Un programa es un concepto de planificación más pequeño que un plan pero

más amplio que un proyecto, que implica una visión más global para la solu-
ción de un determinado problema.
Proyecto
Un proyecto, como unidad operativa mínima de un plan, se define como un

conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que
vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas
definidas.
Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya

que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual
un problema se resuelve total o parcialmente ó se aprovecha una oportuni-
dad.
Articulación entre Planes, Programas y Proyectos
Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y éstos se des-

componen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de pla-

14
nificación más amplio que un proyecto y un plan es un concepto aún más

general.
Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo objetivo y ello

implica una visión más global para la solución de problemas. Un proyecto úni-
co puede ser una solución parcial.
Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados cuando forman par-
te de un programa que responde a un plan de desarrollo institucional.
Banco de Proyectos
Un Banco de Proyectos es la instancia que liga la planeación con la programa-

ción, el seguimiento y la evaluación de los proyectos. Es un instrumento diná-
mico de ajuste y proyección de la gestión de una institución que contribuye al
cumplimiento de la misión y la visión de la misma.
La Universidad Nacional de Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos

– BPUN -, que permite el registro, seguimiento, ajuste y evaluación de sus
distintos proyectos como de la gestión institucional en su conjunto.

15
2. FASES DE UN
PROYECTO

16

17
2. FASES DE UN
PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento

de una idea hasta la evaluación de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.
El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Mede-

llín, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:
1. Diseño ó formulación
Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coheren-

te toda la información relacionada con el proyecto.
La persona que tiene conocimiento del problema existente ó de

la situación a transformar con la ejecución del proyecto, es la
que debe consolidar la información de esta fase, aunque se puede
apoyar en técnicos ó expertos del tema para información muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.
Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende

básicamente dos etapas:
o Perfil del proyecto.

o Formulación detallada.
2. Selección
Después de tener los proyectos formulados, se debe realizar una

selección de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.

18
La selección de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las

instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas
mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados.
Cuando solo se tiene la información de los perfiles de proyectos, los jefes de

unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional serán los res-
ponsables de realizar una selección preeliminar que facilite la solicitud de for-
mulación detallada de ciertos proyectos.
El proceso de selección evalúa principalmente tres dimensiones:

• Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus
aspectos administrativos, financieros y técnicos. La viabilidad es competen-
cia únicamente de personas que tengan competencia técnica para emitir un
concepto.
• Elegibilidad: Evalúa la pertinencia desde el punto de vista institucional y

social.
• Prioridad: Se define en función de la importancia estratégica y el valor ins-

titucional que genere la materialización del proyecto.
Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignación de recursos para

que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la información del pro-
yecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institución.
3. Ejecución y seguimiento
La ejecución del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo

con base en los recursos asignados para tal fin.
Al iniciarse la realización de las actividades que hacen parte integral del pro-
yecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento físico
- financiero de cada una de ellas.
El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda

evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para
terminar ó agilizar su ejecución.

19
4. Cierre y evaluación
Cierre: Es la formalización institucional de la finalización del proyecto. El cie-

rre puede darse por varios motivos:
• Culminación del proyecto

• Reformulación del proyecto
• Recomendación de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluación sea negativo.
Evaluación: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluación consoli-
da los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance físico financiero de las actividades.
Nota aclaratoria: Esta guía solo se ocupará de detallar todo lo necesario para reali-
zar correctamente la fase de diseño o formulación.

3. GUIA PARA REALIZAR
LA FASE DE DISEÑO O FORMULACIÓN
DE UN PROYECTO
22

23
3. GUIA PARA REALIZAR

LA FASE DE DISEÑO O FORMULACIÓN
DE UN PROYECTO
En esta fase se concibe el perfil y la formulación detallada

del proyecto
1.1 PERFIL DEL PROYECTO
Es la etapa que recoge los términos de referencia mínimos

del proyecto y cumple la función de consulta o presolici-
tud desde el punto de vista administrativo y financiero.
Como concreción de una idea y una primera aproxima-

ción a un proyecto, introduce racionalidad en el uso del
tiempo y demás recursos, en cuanto evita el desgaste
asociado a la formulación detallada de propuestas que
posteriormente pueden no resultar aceptables institucio-
nalmente.
El perfil de un proyecto que se presente al Banco de

Proyectos de la Universidad Nacional, debe integrar 15
componentes requeridos por el software del mismo, los
cuales se relacionan y se describen a continuación:
1.1.1 Nombre del proyecto:
Es la primera caracterización del proyecto. Debe ser bre-

ve y apuntar a la esencia de la acción.
El nombre del proyecto debe responder a los siguientes

interrogantes: ¿qué se va a hacer?, ¿sobre qué se va a
hacer? y ¿dónde se va a hacer?

24
1.1.2 Director:
Contiene información personal e institucional del director del proyecto.
Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director

del mismo, debe ser un funcionario de planta.
Este componente requiere información particular del director del proyecto,

como tipo de documento de identificación, número del documento, nombres
y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que
pertenece, correo electrónico y número telefónico.
1.1.3 Tipología:
Es una clasificación del proyecto hasta su nivel más específico, considerando

una clasificación según sus objetivos.
El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro

niveles de tipologías que van de lo general a lo particular. Al final del docu-
mento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologías de
proyectos.
Dentro de la tipología, se distinguen dos tipos:
* Proyectos académicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos,

metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad
académica, es decir, aquellos a través de los cuales la universidad con-
creta, implementa, desarrolla su quehacer académico en el proceso de
construcción del conocimiento.
* Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, me-

tas y actividades están orientados a generar condiciones propicias para
el desarrollo de la actividad académica.
En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3

y 4 tienen características similares:

25
Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la función misional o de so-

porte (Docencia, Investigación, Extensión y Soporte Institucional). La
elección es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro
opciones anteriores.
Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categorías y subcategorías que se deben

elegir después de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su elección se realiza por
asociación con la finalidad del proyecto.
Ejemplo de selección de Tipología:
El proyecto “Servicios Académicos Virtuales en la Universidad Nacional de

Colombia Sede Medellín”, tiene la siguiente tipología:
Nivel 1: Proyectos de Docencia.

Nivel 2: Desarrollo Académico
Nivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias
virtuales
Nivel 4: No aplica.
Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una re-
lación muy especifica con uno de los niveles de la tipología; en ese caso cuando
se relacione la información del nivel, se coloca “No aplica”.
1.1.4 Relación del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de

Desarrollo de Sede:
Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyec-
to generado en la Sede, debe estar en línea directa con el Plan Global de De-
sarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtiéndose
esto en el marco institucional que le da soporte.
En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le
permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si está integrado
con la política de dichos Planes.
Siguiendo con el ejemplo del proyecto “Servicios Académicos Virtuales en la

Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín”, éste se articula con los

26
planes institucionales, de la siguiente manera:
Plan Global de Desarrollo 2007-2009
Política: Educación de Calidad: Modernización, Excelencia e Internacionali-

zación Académica.
Elemento Estratégico: Modernización de Programas.
Línea: Fortalecimiento de la Actividad Docente.
Programa: Sistema de Apoyo Académico para la
formación Virtual.
Plan de Desarrollo de la Sede Medellín 2007-2009
Línea de Acción: Formación

Programa: Fortalecimiento a los Programas Académicos
Intervención: Generación y oferta de servicios y apoyos
académicos virtuales
1.1.5 Dependencia responsable:
Cada proyecto, debe tener una dependencia responsable de su ejecución y

seguimiento. En esta parte de la formulación del perfil, se relaciona la unidad
responsable del mismo.
En algunos casos, la dependencia que formula el proyecto es la responsable de

su ejecución y seguimiento, pero se puede presentar que quien formule solo se
encargue de la formulación y que la ejecución esté a cargo de otra dependencia
(aplica especialmente para proyectos de infraestructura).
1.1.6 Otras dependencias participantes:
Se relacionan otras instancias que participarán en el proyecto y el soporte que

le darán al mismo. Se deben señalar las funciones que desarrollarán en las di-
ferentes etapas de ejecución del proyecto.

27
1.1.7 Situación a transformar
Se debe especificar de manera detallada, cuál es la situación actual que se

quiere transformar, que evidencia el problema existente ó la oportunidad a
optimizar.
Si el proyecto hace referencia a la solución de un problema, la descripción de

la situación a transformar, debe relacionar el problema existente de manera
precisa y las causas que lo originan.
Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de

intervención para lograr una transformación significativa.
1.1.8 Justificación
Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones
de orden institucional, económico, social, científico, técnico ó cultural.
La justificación es fundamental en la formulación del proyecto. En este com-

ponente un formulador puede ser tan específico como lo desee.
1.1.9 Objetivo General
El objetivo general, describe en forma precisa el propósito del proyecto, lo que

se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referen-
cia al cambio que se quiere inducir.
Debe ser un único objetivo y ha de expresar claramente una idea.
Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la acción,

como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer,
entre otros.
No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar,

fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones con-
cretas que lleven a logros ó resultados.

28
1.1.10 Objetivos específicos:
Los objetivos específicos precisan los aspectos más importantes del objetivo
general.
Cuando se formula el proyecto con la intención de mitigar un problema, los

objetivos específicos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en
la situación a transformar y como tal establecen aspectos determinados del
objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo
1.1.11 Resultado General:
Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realización de un proyecto.

Los resultados deben ser verificables y medibles.
Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de
efecto hacen referencia a la utilización de los productos del proyecto (presta-
ción de servicios, satisfacción de necesidades, resolución de problemas), mien-
tras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una
situación como resultado de los efectos del proyecto.
1.1.12 Duración:
Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecución del proyecto.

En la formulación del perfil, se puede abordar la duración del proyecto en
términos globales sin necesidad de especificar la duración por cada una de las
actividades que integran el proyecto.
1.1.13 Costo total estimado de inversión:
La ejecución de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz tér-

mino. Es importante realizar una cuantificación preliminar del costo total de
las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duración, es impor-
tante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inver-
sión en términos globales.

29
1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/año:
Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecución, pues es necesario

sostener la inversión realizada en ellos a través del tiempo; eso significa que se
debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para
su sostenimiento.
1.1.15 Justificación de sostenibilidad estimada:
Se debe describir de manera clara porqué es necesario invertir en la sostenibili-

dad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo
ó lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecución.
1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIÓN DEL PERFIL
1.2.1 ¿Cómo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto?
Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, éste se presentará ante el jefe

de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se
realice una consulta de carácter institucional. Si el perfil es aceptado, se pro-
cede a elaborar la formulación detallada del proyecto.
1.2.2 ¿Cuáles son los criterios básicos para aprobar un perfil de proyecto?
El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la información debe

ser coherente y precisa. No obstante, lo más relevante del perfil, es que el pro-
yecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible
considerar la inversión.
Las personas que evalúan el perfil, deben apoyarse en una descripción clara y
precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena
justificación debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones
que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar.
Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del pro-
yecto, dependiendo de la tipología, complejidad y el monto del mismo, solicite,

30
si se requiere, algunos estudios de preinversión que le ayudarán a proceder con

la formulación detallada y la aprobación de la propuesta.
Para proyectos que requieren obras de infraestructura física o dotaciones de

equipos, los estudios facilitarán la toma de decisiones frente a los costos que
implica la ejecución y puesta en operación del proyecto. (Ver Anexo 2)
1.3 FORMULACIÓN DETALLADA DEL PROYECTO
Esta etapa implica una definición con mayor detalle de cada uno de los com-
ponentes del proyecto.
En la formulación detallada, se complementa la información que refleja la ne-

cesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades específicas del
mismo, considerando sus costos. Además, se realiza el cronograma y el presu-
puesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto.
Es muy importante resaltar que la información del perfil es muy útil en esta
etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior
a la formulación del perfil, se conoce información adicional de cada uno de los
siguientes componentes, se dé mayor detalle de cada uno de ellos:
Nombre del proyecto, director, tipología, relación con el Plan Global de Desa-
rrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras depen-
dencias participantes, situación a transformar, objetivos general y específicos,
justificación, resultado general, duración (en meses), costo total de inversión
estimado, costo sostenibilidad estimada/año, justificación sostenibilidad esti-
mada.
La información adicional, que requiere la etapa de formulación, se relaciona y

se explica a continuación:
1.3.1 Antecedentes:
Se debe presentar la información que evidencia el problema ó la situación a

transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

31
institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desa-

rrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos
u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a través de políticas
sectoriales u organizaciones públicas o privadas que demandan su participa-
ción en áreas de acción específicas.
1.3.2 Metas y Actividades
De manera coherente con los objetivos específicos descritos, se deben relacio-

nar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la
ejecución del proyecto y las actividades para alcanzar éstas.
1.3.2.1 Meta: Es la concreción de los resultados a través de su cuantificación

en tiempo y unidades.
1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las me-

tas ó para lograr transformar los insumos en resultados.
Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos

registrados a través del BPUN, se requiere que cada una de las actividades
tenga una valoración porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el
porcentaje total de la meta igual al 100%.
Ejemplo:
Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el mó-
dulo de evaluación implementado.
Actividades:
• Evaluación de contenidos, cursos, recursos existentes y logística (20%)

• Invitación a cotizar la construcción del módulo evaluativo (10%)
• Selección y contratación de la construcción del módulo evaluativo.
(10%)
• Construcción del módulo evaluativo. (60%)

32
1.2.3 Presupuesto del Proyecto
Un presupuesto detallado del proyecto, permite conocer los recursos requeri-

dos por actividad para la ejecución del mismo.
Si la información lo permite, es importante discriminar los valores por costos

de personal y costos generales. Los costos de personal incluyen personal cali-
ficado y no calificado requerido para el proyecto y los costos generales, están
compuestos por los costos de los bienes y los servicios requeridos.
La precisión del presupuesto depende en gran medida de la adecuada selección

de actividades y metas del proyecto, las cuales a su vez son las que realmente
permiten transformar una situación ó mitigar un problema.
Cuando se identifican las actividades que requieren recursos del proyecto, lo

primero que se debe realizar es la relación de las cantidades requeridas; segui-
damente, se debe describir su unidad de medida y por último el costo unitario.
Conocidas las cantidades y los costos por unidad, se puede calcular el costo
total por ítems y el valor total del proyecto.
Los formatos que se requieren en el Banco de Proyectos de la Universidad Na-

cional, para la formulación detallada del proyecto, se encuentran en el anexo 3.
1.3.4 Cronograma detallado
La formulación detallada de un proyecto demanda conocer el tiempo estimado

de ejecución de manera general, pero también el tiempo de ejecución de cada
una de las actividades.
En el cronograma, se relacionan todas actividades que se requieren para la

ejecución del proyecto y se muestra gráficamente el tiempo estimado de la eje-
cución de cada una de ellas. Adicionalmente, se tiene un espacio que permite
ubicar el valor en miles de pesos por cada actividad.

33
Ejemplo
1.3.5 Población beneficiada
Se debe especificar y cuantificar la población beneficiada directamente con la

ejecución del proyecto y los beneficios que les traerá la ejecución del mismo.
1.3.6 Metodología para abordar la ejecución del Proyecto
Se describe precisa y sintéticamente los procedimientos, técnicas e instrumen-

tos que utilizará para alcanzar los objetivos específicos establecidos en el pro-
yecto. Es importante que el formulador se apoye en un técnico ó experto para
considerar este componente.
1.3.7 Marco Legal
Sin lugar a dudas, las instituciones tienen que considerar los aspectos legales
como un apoyo fundamental para la formulación de un proyecto.
El marco legal es el conjunto de disposiciones que regulan las acciones del

proyecto. Se debe relacionar la normatividad interna y/o externa de carácter
técnico, jurídico o reglamentario, que debe ser cumplida específicamente por
el proyecto.

34
1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto
Si existen estudios previos relacionados con la temática del proyecto, se deben

mencionar describiendo el nombre del estudio, la fecha de elaboración y la
entidad o dependencia que lo realizó; estos estudios generalmente se adjuntan
al proyecto.

35
4. BIBLIOGRAFÍA
BIBLIOGRAFÍA
• Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de

proyectos. Contexto institucional y bases para su opera-
ción. Oficina Nacional de Planeación, Documento ocasio-
nal No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co
siguiendo la ruta: Portal - La Universidad – Información
Administrativa –Planeación – Publicaciones.
• Manual Metodológica para la Identificación, Preparación

y Evaluación de Estudios de Preinversión; Departamento
Nacional de Planeación- DNP- Organización de Estados
Americanos-OEA-; Bogotá; Diciembre de 1994.
• Quintero Uribe Víctor M; Evaluación de Proyectos Socia-

les Construcción de Indicadores; Editorial Ingeniería Grá-
fica; Agosto de 1998.
• Ayala Ramírez Jaime, Jaramillo S. Luís Javier; Guía de Ges-

tión de Proyectos de Investigación & Desarrollo; Editorial
Guadalupe Ltda.; Bogotá 1998.
• Ideas Básicas sobre Proyectos de Inversión y Gestión; Red

de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Na-
cional de Planeación –DNP- Marzo de 1998.
• Plan Global de Desarrollo 1999-2003 “UN Compromiso

académico y social con la Nación Colombiana”, Universi-
dad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogotá 1999.
• Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacio-

nal de Colombia, Santa Fe de Bogotá, Julio 16 de 2004.

36

37
5. ANEXO 1
TIPOLOGIA: PROYECTOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

Programas o No aplica
Programas o
megaproyectos de
megaproyectos de
Docencia
docencia
Diseño y Puesta en No aplica
marcha de nuevos
programas de Pregrado
Diseño y Puesta
en marcha de
nuevos programas Diseño y Puesta en
marcha de nuevos No aplica
programas de Posgrado
Desarrollo de Personal
No aplica
Académico
Innovación Pedagógico-
PROYECTOS DE No aplica
didáctica
DOCENCIA
Procesos y Programas de
autoaprendizaje apoyados
No aplica
en tecnologías de la
Desarrollo información.
Académico
Programas y
Megaproyectos
que articulen
No aplica
simultáneamente
Formación, Investigación
y Extensión

38
Programas o Programas o
Megaproyectos de megaproyectos de No aplica
Investigación Investigación
Investigación
Investigación básica No aplica
Básica
Investigación
Investigación aplicada No aplica
Aplicada
Investigación Investigación
No aplica
Experimental experimental
Creación Artística Creación artística No aplica

PROYECTOS DE
INVESTIGACION
Conformación y
Conformación y
fortalecimiento de
fortalecimiento de grupos No aplica
grupos y redes de
y redes de investigación
investigación
Gestión
Gestión académica de la
Académica de la No aplica
PROYECTOS DE Investigación
Investigación
INVESTIGACION
Programas y
Programas y
Megaproyectos
Megaproyectos
que articulen
que articulen
simultáneamente No aplica
simultáneamente
Formación,
Investigación y
y Extensión
Extensión

39

Programas o Programas o
Megaproyectos de Megaproyectos de No aplica
Extensión Extensión
Cursos de educación
No aplica
continuada
Educación no
Cursos de extensión No aplica
formal
Cursos libres No aplica
Seminarios y eventos No aplica
Prestación Asesoría y consultoría No aplica
de Servicios
Académicos de Interventoría No aplica
Extensión
Gestión
Gestión tecnológica No aplica
Tecnológica
Gestión Social Gestión social No aplica
PROYECTOS DE Asesorías
EXTENSION en el campo
Asesorías en el campo
educativo para
educativo para la
la organización No aplica
organización y desarrollo
y desarrollo
de programas académicos
de programas
Académicos
Programas y
Programas y
Megaproyectos
megaproyectos
que articulen
que articulen
simultáneamente No aplica
simultáneamente
Formación,
Investigación y
y Extensión
Extensión
Gestión
Gestión Académica de la
Académica de la No aplica
Extensión
Extensión

40

41
5. ANEXO 2
ESTUDIOS DE PREINVERSIÓN QUE PUEDEN SER
SOLICITADOS PARA DAR AVAL A UN PERFIL
En infraestructura Física:
Los proyectos con componentes de infraestructura física total o

parcial, pueden requerir lo siguiente:
• Diseños: arquitectónicos, estructurales, eléctricos,

hidrosanitarios y otros estudios especiales, según
requerimiento de los usos de la edificación.
• Estudio de suelos.
• Especificaciones técnicas.
• Memorias de los diseños estructurales, arquitectónicos,
eléctricos, hidrosanitarios y otros.
• Licencia de construcción, recibo de Planeación
Metropolitana, certificado RETIE según el caso.
La aprobación de los planos y especificaciones debe ser expedida

por la Sección de Planeación Física de la Oficina de Planeación y
los presupuestos por parte de la Oficina de Gestión de Espacios. La
localización de la obra debe estar de acuerdo con los lineamientos
del Plan de Ordenamiento del Campus para cada uno de los núcleos
o predios.
Dotación de Equipos:
• Especificaciones técnicas y/o descripción detallada de

equipos de laboratorio, maquinaria, equipo automotor,
equipo audiovisual, equipo de oficina, equipo de cómputo
y demás.

42
• Certificación de aprobación de las especificaciones técnicas de los equipos

expedida por la Dirección de Laboratorios y/o el Centro de Cómputo,
dependiendo del tipo de equipo.

43
5. ANEXO 3
CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Para el diligenciamiento de los cuadros del presupuesto se deben

entender las siguientes características:
• Descripción: En esta columna, se relacionan los recursos de

manera independientes que se requieren para la ejecución
del proyecto.
• Cantidad: Cuantificación del recurso requerido.
• Unidad de medida: Es la denominación de la unidad básica,

con respecto a la cual se describió la cantidad requerida.
• Tiempo: Meses requeridos para el uso del recurso.
• Dedicación: Intensidad en el uso del recurso que puede ser

total o parcial y va del 0.01 a 1.0.
• Costo unitario: Valor en pesos corrientes de cada uno

de los recursos solicitados, según la unidad de medida
relacionada.
• Impuestos: Corresponde al valor de los impuestos que deben

cubiertos por cada uno de los recursos; por ejemplo el IVA
ó gravamen a los movimientos financieros.
• Costo Total: Es el producto de los ítems (cantidad *

tiempos * dedicación * costo unitario) más los costo de los
impuestos.

44
FINANCIACION TOTAL DEL PROYECTO ($ corrientes) (Identificación y

cuantificación)
Unidad Tiempo Costo ($ corrientes)

Descripción Cantidad de No. Unitario Subtotal Impuestos
Dedicación
medida Meses (1) (2) (3)
Gastos de Personal
Servicios asociados a

nómina
Director del proyecto
Servicios personales

indirectos
Remuneración por

servicios técnicos
Estimulo a estudiantes

auxiliares
Honorarios
Subtotal personal
Adquisición de Bienes (equipos, materiales, suministros)

Compra de Equipo
Materiales y

Suministros
Subtotal bienes
Adquisición de Servicios
Mantenimiento
Servicios Públicos
Viáticos y Gastos de

Viaje
Impresos y

Publicaciones
Arrendamientos
Subtotal servicios
Otros
Otros gastos generales
Subtotal Otros
COSTO TOTAL

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Jefa Planeación Administrativa y Financiera

Jefa Planeación Física

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Analista Oficina de Planeación

Medellín - Colombia 2007

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Tipología Proyectos Universidad Nacional de

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o Perfil del proyecto.

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• Prioridad: Se define en función de la importancia estratégica y el valor ins-

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