UNIVERSIDAD GALILEO h

IDEA
CEI: IMB-PC SAN JUAN
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES
SABADOS 15:00
Tutor: MANUEL BERNARDO NOJ CHUN

ENTREG
ABLE 1 y
2

González Fuentes, Junior Stiven

19002617
Fecha entrega: 29/05/2022
Semana 6
Pasos para solucionar un
DETERMINACION problema. DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO
Y SELECCIÓN Descripción
1. Desconocimiento de la estructura
 organizacional.
2. Comunicación inadecuada.
Síntomas del problema.
3. No se respeta la jerarquía de puestos.
4. No se delegan responsabilidades
5. Falta de equipo y sistemas de
información que permitan llevar
mejores controles en los procesos
administrativos.
Explicar que es el problema. Falta de un departamento de empaques y
despachos.
Es un problema, ya que de este depto.
Depende de que los clientes estén
Explicar por qué es un problema y dar una
conformes y satisfechos tanto de la entrega
razón de su importancia.
de la mercadería como también del servicio.
Proponer a la directa la creación de este
nuevo depto. El cual con seguridad será
Explicar que ha hecho para resolver el
creado, luego contratar al personal con
problema.
experiencia para que función a la brevedad
posible.
Como podrían atacarlo. Con la creación dentro de la organización y
el nuevo depto. De empaques y despachos.
Determinar la importancia del problema. Es de suma importancia tener este depto.
Para tener un control sobre el servicio y de
no tenerlo no tendríamos el rastreo de
entrega de mercaderías ni del tipo de
servicio que se les proporciona a nuestros
clientes.
Consecuencias de resolver el problema. Un mejor servicio y control de nuestros
clientes, ya que es lo que se busca y a su
vez este filtro nos mas reconocimiento
nacional como internacional.
Determinar las consecuencias de la no Impide que la empresa cumpla con su misión
acción. y visión, como seguir creciendo como hasta
ahora lo ha hecho.
Determinar de antemano las dificultades que La contratación de personal con experiencia,
pueden presentarse y como sugiere que se ya que, de no tenerlo, llevara más tiempo en
resuelvan. capacitaciones.
 ANALISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.
 Capacidad de producción. Falta de control de servicio.

Amplia solidez en el mercado. Mal manejo de los recursos.

Material y maquinaria de calidad. No hay un depto. De despachos y empaques.

Personal con experiencia. No se cuenta con medios para comercializar

los productos.
Amplia cartera de clientes nacionales e
internacionales. Personal sin capacitación.

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENZAS
Incremento de impuestos.
Empresa en crecimiento constante. Falta de entregas a tiempo por parte de la
Creación de nuevos productos. empresa que exporta.

Apertura de nuevos mercados. Perdida de clientes por un mejor servicio en la

competencia.
Posibles alianzas con empresas internacionales.
Nuevas empresas con productos similares.
Activo en mercados internacionales.
Inflación a nivel nacional.
2.
MATRIZ FODA

F. D.
Capacidad de producción. Falta de control de servicio.

Amplia solidez en el mercado. Mal manejo de los recursos.

FACTORES INTERNOS No hay un depto. De despachos y empaques.
Material y maquinaria de calidad.
Personal con experiencia. No se cuenta con medios para comercializar los
FACTORES EXTERNOS productos.
Amplia cartera de clientes nacionales e
internacionales. Personal sin capacitación.

O. ESTRATEGIA FO MAX-MIX ESTRETEGIA DO MIN-MAX

Aumentar la innovación de nuevos productos Diseñar un plan de mejorar el plan de

Empresa en crecimiento constante.
para aumentar la demanda de los clientes producción y ventas.
Creación de nuevos productos. internacionales y conseguir nuevas expansiones
Implementar sistema de tecnología para el
Apertura de nuevos mercados. con clientes nuevos.
nuevo depto. De empaques y despacho.
Posibles alianzas con empresas
internacionales.
ESTRATEGIA FA MAX-MIN ESTAREGIA DA MIN-MIN
Activo en mercados internacionales.
Proporcionar una atención personalizada para Realizar pruebas con sistema para evitar
A.
cada cliente, así mismo mantener una fallas futuras como también definir
Incremento de impuestos. supervisión continua sobre la calidad del capacitaciones con el personal de servicio al
Falta de entregas a tiempo por parte de la producto que se distribuye. cliente para mejorar la relación con cada
empresa que exporta. uno de ellos.
Pérdida de clientes por un mejor servicio en la
competencia.
Nuevas empresas con productos similares.
3.

Elaborado por: Stiven González Revisado por: Manuel Noj

Autorizado por: Manuel Noj Última fecha de revisión 15/05/2022

Departamento de
empaques

Sección de
despachos
4.
Clasificación de Organigrama por presentación
Organigrama de la empresa TEXTILES “H & A” está compuesta por diferentes
departamentos a la cual se le agrego un departamento de Empaques y una sección de
despachos como se puede verificar en su presentación vertical ya que se como se puede
ver es de dirección general hacia abajo, así mismo se pueden ver los diferentes niveles
jerárquicos de forma escalonada, se toma la decisión de utilizar este tipo de organigrama
ya que es el que utiliza la administración de la empresa.

Clasificación de Organigrama por su contenido

Es un organigrama integral ya que por las representaciones administrativas de la empresa
en las cuales se encuentra cada departamento de la organización y su relación jerárquica.

Clasificación de Organigrama por su alcance

Es una estructura general, ya que es una representación compuesta de TEXTILES “H &
A”, mencionando las áreas principales de las que se compone esta. Así mismo es una
estructura por departamentos ya que da la visión de la forma en la que se compone la
organización.

Cambios realizados en la estructura organizacional

El cambio que se realizo o mas bien se implementó dentro de la estructura organizacional
de la empresa es el departamento de empaques y despachos, esto para tener un mejor
control del riesgo que podemos tener al momento de reclamos de nuestros clientes y así
mismo se maneja un control de calidad y un mejor servicio con nuestros acreedores.
También ayuda a tener un mejor control de los pedidos como las entregas y de tal forma
no perder cliente por este tipo de problemas.
 ESTRUCTURACION DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)
1.
Análisis de solución del proceso identificado:
En base al desarrollo de tener que identificar los problemas y posibles soluciones para
mejorar los procesos y así también la rentabilidad de la empresa se llegó a la conclusión
de que es necesario reforzar en el área de producción, creando un nuevo departamento de
Empaques y así mismo una sección de despachos, la cual será el encargado de agilizar los
procesos de almacenamiento de los productos y llevar un mejor control de calidad con el
fin de no desperdiciar insumos de materia prima. También tendrá la labor de mejorar los
controles tanto de entrada como salida de mercadería, además se implementará en dicha
área un sistema de software actualizado el cual nos permitirá agilizar dichos procesos
como un control tipo inventario de toda la mercadería. Así mismo este sistema nos
permitirá llevar un control sobre los productos mas vendidos y de tal forma poder tener
una estadística de nuestros productos plus.
Con el proceso de empaque se capacitará al personal para que se mantenga de forma
ordenada y ágil para el empaque de los productos para que de tal forma cada uno de
nuestros clientes reciban sus productos de manera puntual y eficaz y de tal forma
atraeremos fidelidad de nuestros clientes actual como también clientes nuevos.
2.
Diagrama de caso de uso
Actores:

Encargado de Empaques
Encargado de Despachos

Identificación de los casos de uso:

Revisar que los productos estén completos y de buena calidad.

Recibir las órdenes de compra.
Revisar en sistema existencia de productos.
Ingresar a sistema las compras.
Preparar y entregar los productos a nuestros clientes.

Identificar las relaciones:

Completar tabla de identificación de caso de uso:

FORMA DE INTERACTUAR
CON EL SISTEMA
USUARIOS ROL
Encargado de trasladar la Ingresa las ordenes de
mercadería del área de producción al sistema para
producción a empaques e verificar existencias.
Encargado de Empaques ingresar a sistema la
existencia y revisar cantidad
contra orden de producción y
a calidad del producto.
Rebajar de sistema las Rebaja de sistema las
existencias, verificar la ordenes de compra por los
Encargado de Despachos
mercadería contra la orden clientes.
de compra del cliente y
entregar los pedidos al
cliente ya verificados.
 Sistema de control empaques y despacho de productos

TRASLADAR LA MERCADERIA DE
PRODUCCION A EMPAQUES.

REVISAR QUE LOS PRODCUTOS

ESTEN COMPLETOS Y DE CALIDAD.

INGRESAR AL SISTEMA LA
PRODUCCION REALIZADA.

REBAJAR DE SISTEMA LA
MERCADERIA ENTREGADA.

Encargado de
Almacén

VERIFICAR MERCADERIA
CONTRA ORDEN DE COMPRA.

ENTREGAR MERCADERIA A
NUESTROS CLIENTES.

Encargado de
Despachos
Instrucciones Tarea 4:
Después de dar lectura al caso de estudio, y dando seguimiento a la tarea entregable 1,
deberá de planificar la solución del caso por medio de:

Listado de actividades
A. Planeación
B. Contratación de Ingeniero
C. Cotización de mobiliario
D. Modificación e implementación de Software
E. Ubicación del área de empaques y despachos
F. Compra de mobiliario
G. Instalación de equipo para el área
H. Contratación de personal para el área
I. Capacitación de personal
J. Prueba del depto. de empaques y despachos

Relaciones de Procedencia y Consecuencia

Actividad Responsable Costo Q.
A.   Planeación Gerencia Q0.00
Depto.
B.   Contratación de Ingeniero
Reclutamiento Q5,000.00
C.   Cotización de mobiliario Depto. Financiero Q0.00
Q12,000.0
D.   Modificación e implementación de Software
Depto. informática 0
E.   Ubicación del área de empaques y despachos Ingeniero Q0.00
Q20,000.0
F.    Compra de mobiliario
Depto. Financiero 0
G.   Instalación de equipo para el área Ingeniero Q0.00
Depto. Q10,000.0
H.   Contratación de personal para el área
Reclutamiento 0
I.     Capacitación de personal Depto. Capacitación Q7,000.00
Q54,000.0
TOTAL
0
Estime el tiempo optimista, pesimista y medio a cada actividad, a base de ellos
calcule el tiempo “t”

T T T TIEMP
Actividad Descripción O M P O
A Planeación 2 4 6 4
B Contratación de Ingeniero 2 4 6 4
C Cotización de mobiliario 3 5 8 5
D Modificación e implementación de Software 3 5 8 5
E Ubicación del área de empaques y despachos 1 2 4 2
F Compra de mobiliario 3 6 8 6
G Instalación de equipo para el área 3 5 8 5
1
Contratación de personal para el área
H 4 6 0 6
I Capacitación de personal 4 5 8 5
J Prueba del depto. de empaques y despachos 2 4 6 4
Elabore el Diagrama de Gantt, establezca la escala de medición a su criterio (días, semanas, meses).
Elabore el diagrama de Red, e identifique los tiempos “t”, identifique ocurrencias
tempranas, tardías y ruta crítica.
A continuación, en este proceso, se prepara el diagrama de red, donde se identifica el cual es
el camino más largo para implementar el departamento de empaques y despachos, así como
también se identifican los tiempos tardíos del mismo.

ACTIVIDAD
TIEMPO
OCURRENCIA E Y L
RUTA CRITICA
Elabore la matriz CPM-PERT. Deje constancia del cálculo de las Holguras.
Las actividades para la elaboración de la red de cpm_pert no deben ser muy
lineales, por lo que deberá tomarlo en cuenta en el establecimiento de las
actividades predecesoras.
Holgur
  Ocurrencias as
Ac Predeces Suces E E L L
t. Descripción or or T i j i j T L I
A Planeación ------------- B 4 0 4 0 4 0 0 0
B Contratación de Ingeniero A C,D 4 4 8 4 8 0 0 0
1 1 1 1
Cotización de mobiliario 5
C B E 3 8 3 8 0 0 0
-------- 1 1 1 1
Modificación e implementación de Software 5
D B - 3 8 3 8 0 0 0
Ubicación del área de empaques y 1 1 1 1
2
E despachos C F 5 7 5 7 0 0 0
2 2 2 2
Compra de mobiliario 6
F D,E G 1 7 1 7 0 0 0
2 3 2 3
Instalación de equipo para el área 5
G A,F H 6 1 6 1 0 0 0
3 3 3 3
Contratación de personal para el área 6
H G I 2 8 2 8 0 0 0
3 4 3 4
Capacitación de personal 5
I B,H J 7 2 7 2 0 0 0
4 4 4 4
Prueba del depto. de empaques y despachos 4
J I FIN 1 5 1 5 0 0 0

Constancias de Holguras:
  HOLGURAS
ACTIVIDA TOTAL, LIBRE INDEPENDIENT
D Lj-(Ei+T) Ej-(Ei+T) E Ej-(Li+T)
A 4-(0+4) 4-(0+4) 4-(0+4)
B 8-(4+4) 8-(4+4) 8-(4+4)
C 18-(13+5) 18-(13+5) 18-(13+5)
D 18-(13+5) 18-(13+5) 18-(13+5)
E 17-(15+2) 17-(15+2) 17-(15+2)
F 27-(21+6) 27-(21+6) 27-(21+6)
G 31-(26+31) 31-(26+31) 31-(26+31)
H 38-(32+6) 38-(32+6) 38-(32+6)
I 42-(37+5) 42-(37+5) 42-(37+5)
J 45-(41+4) 45-(41+4) 45-(41+4)
Instrucciones Tarea 5:

Elabore el presupuesto de la inversión inicial, tomando en cuenta las actividades de la tarea 4.

Actividad Costo Q.
A.   Planeación Q0.00
B.   Contratación de Ingeniero Q5,000.00
C.   Cotización de mobiliario Q0.00
Q12,000.0
D.   Modificación e implementación de Software
0
E.   Ubicación del área de empaques y despachos Q0.00
Q20,000.0
F.    Compra de mobiliario
0
G.   Instalación de equipo para el área Q0.00
Q10,000.0
H.   Contratación de personal para el área
0
I.     Capacitación de personal Q7,000.00
Q54,000.0
TOTAL
0

Elabore el análisis de retorno de inversión:

a. Para los costos operativos: Hacer un presupuesto de todos los costos los cuales se
incurrirán para que el proyecto se mantenga funcionando.
b. Para los beneficios: Estime según su experiencia, un porcentaje trimestral de beneficios
esperados por la implementación del proyecto.

✔ La inversión inicial del proyecto de implementación ocupara un presupuesto de

Q54,000.00 y el costo operativo estimado para el primer trimestre será de
Q22,000.00 en el segundo trimestre aumentara un 5% para el tercer trimestre un
10% y para finalizar el cuarto trimestre será del 15%.
Elabore el análisis del retorno de inversión.

Costos Operativos
1er Trimestre: 22000
2do Trimestre: 22000 X 5% = 1100 + 22000 = 23100
3er Trimestre: 23100 X 10% = 2310 + 23100 = 25410
4to Trimestre: 25410 X 15% = 3811.5 + 25410 = 29221.5

Costos Acumulados

54000 + 22000 = 76000

76000 + 23100 = 99100
99100 + 25410 = 124510
124510 + 29221.5 = 153731.5

Cálculo de Beneficios
Los beneficios estimados para el primer trimestre son del 20%, para el segundo 30%, para el
tercero 40% y para el cuarto trimestre es del 50%.

76000 x 20% = 15200

99100 x 30% = 29730
124510 x 40% = 49804
153731.5 x 50% = 76865.75

Beneficios Acumulados

15200 + 0 = 15200
15200 + 29730 = 44930
44930 + 49804 = 94734
94734 + 76865.75 = 171599.75

CUADRO DEL RETORNO DE LA INVERSION

COSTOS BENEFICIOS
PERIODO
COSTOS ACUMULADO BENEFICIOS ACUMULADO
S
S S
0 Q54,000.00 Q54,000.00 Q0.00 Q0.00
1 Q22,000.00 Q76,000.00 Q15,200.00 Q15,200.00
2 Q23,100.00 Q99,100.00 Q29,730.00 Q44,930.00
3 Q25,410.00 Q124,510.00 Q49,804.00 Q94,734.00
4 Q29,221.50 Q153,731.50 Q76,865.75 Q171,599.75
Elabore la gráfica de retorno de inversión, haga un análisis de esta.

Retorno de la Inversión
COSTOS ACUMULADOS BENEFICIOS ACUMULADOS
Q200,000.00
Q180,000.00
Q160,000.00
Q140,000.00
Q120,000.00
Q100,000.00
Q80,000.00
Q60,000.00
Q40,000.00
Q20,000.00
Q0.00
1 2 3 4 5

Análisis:
Según la gráfica anterior, podemos observar que a partir de la mitad del cuarto trimestre se
refleja el retorno de la inversión, tomando en cuanto los beneficios acumulados sobre pasan a
los costos acumulados. De tal forma podemos observar que, se cumplen los objetivos de la
empresa para poder poner en marcha el proyecto.
 Elabore el flujo de caja del proyecto (trimestral)
Gastos Administrativos Monto de Forma de
anuales estimados Gasto Pago
Sueldo Empleados 30000 TRIMESTRAL
Mantenimiento Equipos 4000 TRIMESTRAL
Capacitaciones 6000 TRIMESTRAL
Maerial de oficina 5000 TRIMESTRAL

  Totales 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre

Saldo Inicial Q0.00 Q0.00 -Q18,050.00 -Q4,620.00 Q13,144.00
Ingresos Beneficios Q171,599.75 Q15,200.00 Q29,730.00 Q49,804.00 Q76,865.75
Sueldo Empelados Q30,000.00 Q7,500.00 Q7,500.00 Q7,500.00 Q10,000.00
Mantenimiento Equipos Q4,000.00 Q1,000.00 Q1,000.00 Q1,000.00 Q1,000.00
Capacitaciones Q6,000.00 Q1,500.00 Q1,500.00 Q1,500.00 Q15,000.00
Material de oficina Q5,000.00 Q1,250.00 Q1,250.00 Q1,250.00 Q1,250.00
Total, de Gastos Admón. Q45,000.00 Q11,250.00 Q11,250.00 Q11,250.00 Q27,250.00
Total, de Costos Operativos Q99,731.50 Q22,000.00 Q23,100.00 Q25,410.00 Q29,221.50
Total, Egresos Q144,731.50 Q33,250.00 Q34,350.00 Q36,660.00 Q56,471.50
SALDO FINAL Q26,868.25 -Q18,050.00 -Q4,620.00 Q13,144.00 Q20,394.25

Establezca el análisis de flujo de efectivo, explique la lógica de este.

✔ El flujo de efectivo en los primeros 2 trimestres refleja un saldo negativo dado a
que los ingresos no son los esperados, pero al iniciar el tercer trimestre, se ve
reflejado la efectividad y se estima una utilidad a favor y de tal forma se
mantiene un equilibrio de los costos e ingresos en el proyecto deseado.