GESTIÓN ORGANIZACIONAL

DE PROYECTOS
Grupo #1

Isabella Hernández Torres

Andrea Fernanda Muñoz Buitrago
Ana María Méndez Smith
Daniel Fernando Sánchez Junco
Sergio Alejandro López Mancipe
-
3.1 PROPOSITO

El propósito de este trabajo consiste en mejorar la eficiencia en la

gestión organizacional de proyectos para la empresa en estudia. Es de
gran importancia reconocer al aumentar la capacidad de hacer
proyectos estamos aumentando la capacidad de generar valor y por
consecuente se trabaja por la alineación estratégica de la empresa.

Grupo #1
 3.2 OBJETIVOS
• Generar herramientas de colaboración para la administración de este, a
GESTION DEL su vez, contar con una mayor retroalimentación en lecciones aprendidas.
-
CONOCIMIENTO • Implementar procesos de post-revisión y la creación de una base de
datos consolidada para las estimaciones necesarias.

• Realizar mejoras por medio de la expansión de la capacidad de

TALENTO entrenamiento e introducción a tópicos avanzados, también, se requiere
HUMANO de la expansión del desarrollo de carrera en gerentes de la organización,
completa capacitación para los mismos y una optimización de los
recursos existentes.

• Se busca una correcta asignación de roles y responsabilidades y mayor

GOBERNANZA recurso humano para la demanda actual de los proyectos de la
organización.

GESTION DEL • Implementación de metodologías para la gestión de proyectos.

PORTAFOLIO
Grupo #1
3.3 BENEFICIOS

Los principales beneficios son la disminución de errores

repetitivos e implementación de una mejora continua en
distintos procesos, la disminución a las afectaciones
relacionadas a la triple restricción de los proyectos, alcance,
tiempo y costos. El uso adecuado de los recursos, el aumento de
la capacidad de producir valor y disminución del riesgo,
aumento de la ventaja competitiva en el mercado y por último,
un mayor crecimiento del negocio.

Grupo #1
3.4 VISION

Para el año 2026 tener una oficina tipo directiva garantizando

que cada proceso se desarrollará bajo una referencia o un
estándar al cual adherirse. La empresa identificara cuáles son
sus mejores prácticas para implementarlas en todos los
procesos, logrando mayores eficiencias teniendo una reducción
de los costos y mayor control de los procesos, se tendrá un
estándar sobre el cual ya se pueden tomar mediciones y
permitiéndole pasar del estado 2 a un estado 3 del nivel de
madurez, donde se encuentre estable y en un proceso de
mejora continua, mejorando la capacidad de entregar
resultados estratégicos de una manera predecible, controlable y
confiable.

Grupo #1
Grupo #1
 3.4 VISION
Actualmente la empresa cuenta con una metodología estandarizada y un
ADMINISTRACION DE ingeniero de proyectos responsable de su divulgación y aplicación. A su vez
LA METODOLOGIA
-
se realiza una permanente mejora con base en las lecciones aprendidas, una
incorporación de buenas prácticas.

TALENTO DE
ADMINISTRACION
Hay métricas con indicadores para los programas y proyectos, y se aplican
acciones correctivas con respecto a estos indicadores. Para alcanzar un
HUMANO
METRICAS
-
estado 3, se deben unir las métricas de los programas y proyectos actuales
con los indicadores de cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
empresa.

ASEGURAMIENTO
GOBERNANZADE Actualmente la empresa cuenta con auditorias de aseguramiento de calidad,
y a su vez se realiza seguimiento a las acciones de las mejores propuestas en
LA CALIDAD
-
las auditorias, hace uso de auditorías de control e implementación de la
gestión del conocimiento, donde se mejora las prácticas en calidad con base
a la experiencia y lecciones aprendidas.

Grupo #1
 3.4 VISION
Actualmente la empresa utiliza el software Jira para la implementación de
ADMINISTRACION DE sus proyectos y programas, el cual es utilizado en su mayoría por el ingeniero
HERRAMIENTAS
-
a cargo. Se realizan capacitaciones de la herramienta y se realiza el
respectivo seguimiento por medio de tableros de control al cual tienen
acceso los encargados de cada proyecto, esto permite mayor control e
implementación de nuevos componentes.

GESTION DEL Debido a la poca antigüedad de la empresa no se había contado con un

historial de lecciones aprendidas, actualmente este se encuentra en proceso
CONOCIMIENTO
-
con base a los proyectos finalizados. Para alcanzar un estado 3 es necesario
la creación de una base histórica que permita mayor retroalimentación de
proyectos pasados y una mejora continua de los mismos.

ADMINISTRACION La empresa reconoce las habilidades necesarias para cada área de los
proyectos, cuenta con políticas y procedimientos para garantizar los recursos
CENTRALIZADA DE RECURSOS
-

GESTION DEL de cada proyecto. Por lo tanto, se encuentra en un estado de madurez 3.

PORTAFOLIO
Grupo #1
 3.4 VISION
La organización reconoce cuales deben ser las competencias requeridas para
DESARROLLO DE el gerente de proyectos, donde hay retroalimentaciones, capacitaciones e
COMPETENCIAS GERENCIALES
-
indicadores que verifican dichas competencias. También se cuenta con
planes de seguimiento al desempeño, orientado a las competencias actuales
de los mismos. Para esto, se cuenta con una matriz de calificaciones,
funciones y competencias.

DESARROLLO DE La organización tiene en cuenta las habilidades y conocimientos del

ingeniero de proyectos para su desarrollo dentro de la misma y cuenta con
CARRERA
-
programas de desarrollo adicionales que están alineados con los roles y
responsabilidades de gerencia de proyectos. Podría incorporarse
requerimientos para la certificación PMP y otras certificaciones que
permitan alcanzar el estado 3.

La organización cuenta con roles y responsabilidades definidas en la gerencia

ENTRENAMIENTO Y de proyectos. Además, cuenta con incentivos de formación continua para su
EDUCACION
-

GESTION DEL recurso humano, tiene planes de capacitación al personal alineados con el
plan de carrera y su vez se establece un modelo de formación continua que
PORTAFOLIO desarrolla las competencias requeridas asociadas a la gerencia de proyectos
en todo el personal.
Grupo #1
3.5 RESTRICCIONES

Con respecto a las restricciones que podemos encontrar con la

implementación de este programa encontramos las siguientes:

• Falta de presupuesto para la inversión en capacitación del

equipo de desarrollo de proyectos.
• Falta de recurso humano para la alta demanda de
proyectos.
• Falta de comunicación y apoyo en el equipo para
cumplimento de las tareas asignadas.
• Poco interés por parte del personal al incorporar esta
nueva implementación de gestión de proyectos.
• Poco apoyo de la junta directiva en la mejora de la gestión
de proyectos y la creación de la oficina OPM

Grupo #1
3.6 RIESGOS

Entre los riesgos es de gran importancia destacar los siguientes:

• Falta de presupuesto para ampliar la capacidad de

cobertura de la empresa y la ampliación de la razón social.
• Imprevistos presentados en el cumplimiento de los
proyectos los cuales no permitan el reconocimiento como
empresa líder
• No cumplir con lo propuesto en el tiempo estimado
• Mal uso/ manejo inadecuado de los recursos
requeridos
• Nueva variante de COVID-19 que impida continuar
con las labores requeridas

Grupo #1
 INGENIERO DE PROYECTOS:

2.2 ESTRUCTURA
Es el encargado de aumentar la capacidad de producción de la empresa
administrando un portafolio de programas y proyectos, encargado de la
estandarización y cumplimento de la metodología de los proyectos, es el

ORGANIZACIONAL
administrador de la oficina de OPM

-
NUEVA

TIPO DE OFICINA:

Se propone una oficina de tipo controladora, esta posición en el organigrama le

permite ser una oficina estratégica porque el poder y la autoridad que le da la
junta directiva es total para la alineación de los proyectos frente a la estrategia
de la organización. Además en esta oficina se ejerce una consulta, provee
metodologías, mejores prácticas, entrenamiento, acceso a la información,
lecciones aprendidas de otros proyectos.

Grupo #1
PRODUCTOS Y
RESULTADOS

Grupo #1
 DOMINIOS OPM DESCRIPCIÓN
Administración de la • Estandarización completa de la metodología como; documentos estandarizados, formularios,
metodología actualización de la metodología de la mano con los líderes de proyectos, cronogramas, bases de datos y
definiciones de proyectos.
• Impulsar charlas de divulgación de proyectos
• Implementación y capacitación de herramientas tecnológicas (bases de datos o intranet) accesibles a
todos los miembros de la empresa.
• Definir las actividades y requerimientos de cada proyecto

Administración de métricas • Actualizar los cambios durante la ejecución de un proyecto en intranet. Seguimiento a los recursos
asignados a cada proyecto en intranet
• Realizar Auditorías e interventorías en cada fase del proyecto para verificar los entregables
Desarrollo de competencias • Generar planes de capacitaciones a los líderes de proyectos
gerenciales • Desarrollar eventos y seminarios para las personas involucradas en el proyecto
• Identificar las actividades requeridas para cada proyecto.

Entrenamiento y educación • Generar planes de capacitación a los líderes de proyectos.

• Sistema de incentivo por desempeño.
• Motivación e involucramiento del personal.
Gestión de portafolio • Seguimiento a los proyectos y actividades.
• Recoger mejores prácticas y hace seguimiento a los planes de acción.
• Almacenar y aplicar comentarios, sugerencias y lecciones aprendidas
• Consolidar la información de avance y estado de los proyectos y elaborar los reportes correspondientes

Aseguramiento de calidad • Seguimiento a los proyectos y actividades.

• Auditorias e interventorías para verificar los entregables del proyecto
• Seguimiento a los proyectos y actividades por medio de auditoría e interventoría.

Administración de • Aplicar la metodología estandarizada al proyecto.

herramientas • Seguimiento a los proyectos y actividades por medio de auditoría e interventoría.
• Recoger mejores prácticas y hace seguimiento a los planes de acción
• Aplicar interventoría y auditorias en todas las fases del proyecto para verificar entregable

Grupo #1

Requerimiento (toman es del formato
11 y de la matriz de requerimientos)
A partir de Matriz de requerimientos,
matriz de stakeholder (lo que espera
cada stakeholder de la GOPR)
A pesar de que en la organización hay 5
una base en la metodología de
proyectos, se requiere estandarizar
procedimientos y formatos en varias
áreas de la compañía, adicional se
evidencia que en ciertas áreas el
personal no está en total conocimiento
de las metodologías de la organización
Se requiere mejorar la comunicación de 15
las diferentes áreas para mejorar el
control y seguimiento de los proyectos
para así evitar reprocesos.
Actualmente no se cuenta con la 9
herramienta y la capacitación adecuada
de un sistema que permita integrar los
procesos, metodologías, roles, tiempos,
etc en los diferentes proyectos, de tal
forma que esta información se pueda
tomar como base para el seguimiento
de estos y tomar información para las
decisiones.
Trazabilidad del
Requerimiento
Prioridad Dominio Manifestado en el entregable Relativo al objetivo Verificación
Metodología Metodología definida /Personal Implementar una Metodología
capacitado en la metodología estandarización a nivel de correctamente aplicada en
procesos de proyectos un proyecto
Metodología Estandarización completa de la Ampliar la capacidad de Formato de seguimiento
metodología como; cobertura de la empresa, de los entregables del
documentos estandarizados, ampliar la razón social para proyecto.
formularios, Actualización de la poder asumir nuevas áreas,
metodología de la mano con aumentar la capacidad de valor
los líderes de proyectos, de la empresa.
Cronogramas, bases de datos y
definiciones de proyectos.
Metodología Impulsar charlas de divulgación de Ampliar la capacidad de Lista de asistencia para las
proyectos cobertura de la empresa, charlas.
ampliar la razón social para
poder asumir nuevas áreas,
aumentar la capacidad de valor
de la empresa.
Metodología -Implementación y capacitación de Ampliar la capacidad de *Lista de asistencia de las
herramientas tecnológicas (bases de cobertura de la empresa, capacitaciones.
datos o intranet) accesibles a todos los ampliar la razón social para * Seguimiento de las
miembros de la empresa. poder asumir nuevas áreas, adquisiciones
aumentar la capacidad de valor herramientas tecnológicas.
de la empresa.
Grupo #1
 A pesar de que se manejan 11 Administración Actualizar los cambios durante la Implementar medidas de Revisar semanalmente
indicadores de los proyectos, falta de Métricas ejecución de un proyecto en prevención y control las actualizaciones
mejorar la forma en que se intranet. efectivos de acuerdo con la realizadas en intranet.
presentan y evalúan indicadores de Seguimiento a los recursos matriz de identificación de
recursos dado que en ocasiones no asignados a cada proyecto en peligro, evaluación y
hay un uso adecuado de estos. intranet valoración de riesgos.
Adicional falta implementar
indicadores donde se permita
evaluar la consecuencia de los
cambios durante la ejecución de un
proyecto.

Existen parámetros para evaluar 12 Administración Realizar Auditorías e Implementar medidas de Formato de
cada proyecto, sin embargo, hacen de Métricas interventorías en cada fase del prevención y control seguimiento de las
falta estandarizarlos, optimizar y proyecto para verificar los efectivos de acuerdo con la auditorias e
evaluar si se están aplicando en la entregables matriz de identificación de interventorías del
fase correcta de cada Proyecto. peligro, evaluación y proyectos
valoración de riesgos.

Al invertir en el desarrollo de 13 Desarrollo de -Generar planes de capacitaciones Ser reconocida como * lista de asistencia para
competencias y habilidades en los competencias a los líderes de proyectos. empresa líder en cuanto a las capacitaciones.
integrantes de la organización la gerenciales - Desarrollar eventos y seminarios cumplimiento, calidad y *formato se
empresa lograría una alineación para las personas involucradas en seguridad en el trabajo. seguimiento de
estratégica entre los miembros y el proyecto. seminarios y
estos podrías ser capacitados capacitaciones.
dependiendo el área en el cual se
encuentren trabajando
actualmente.

Grupo #1
 Dependiendo el área en el cual los 16 ¿Definir las -Generar planes de capacitaciones a Ser reconocida como empresa *valoración periódica al
miembros de la empresa se competencias los líderes de proyectos. líder en cuanto a personal dependiendo su
encuentren trabajando se podría de los roles de - Desarrollar eventos y seminarios cumplimiento, calidad y rol en el proyecto.
definir la capacitación que puede los proyectos? para las personas involucradas en el seguridad en el trabajo.
recibir este para darle identidad al rol proyecto.
que va a desarrollar. - identificar las actividades
requeridas para cada proyecto.
La empresa puede expandir en la 17 Entrenamiento y -Generar planes de capacitación a los Ampliar la capacidad de *Cronograma de
capacidad de entrenamiento y la educación líderes de proyectos. cobertura de la empresa, integraciones al personal.
capacitación para expandir el -Sistema de incentivo por ampliar la razón social para *Lista de asistencia de las
desarrollo de carrera de los gerentes. desempeño. poder asumir nuevas áreas, capacitaciones.
-Motivación e involucramiento del aumentar la capacidad de valor
personal. de la empresa.
Si se debe alinear los objetivos y 1 Gestión de -Seguimiento a los proyectos y Ser reconocida como empresa
metas del proyecto con los objetivos portafolio actividades. líder en cuanto a
estratégicos de la organización porque -Recoger mejores prácticas y hace cumplimiento, calidad y
estos no permiten la capacidad de seguimiento a los planes de acción. seguridad en el trabajo.
generar valor de la empresa. -Se tienen en cuenta comentarios,
sugerencias y lecciones aprendidas

Teniendo en cuenta la falencia que 14 Gestión de -Consolidar la información de Implementar medidas de Hacer seguimiento
presenta la empresa en la portafolio avance y estado de los prevención y control efectivos semanal a los reportes y
comunicación, para el seguimiento y proyectos y elaborar los de acuerdo con la matriz de avances del proyecto.
control de proyectos se podrían reportes correspondientes. identificación de peligro,
implementar métodos los cuales le evaluación y valoración de
den una mejora y permita la riesgos.
integración de estas áreas.

Grupo #1
Los proyectos cumplan con el alcance 2 Metodología -Definir las actividades y Ser reconocida como empresa Formato de
propuesto para aumentar el valor de requerimientos de cada proyecto. líder en cuanto a requerimientos del
la empresa. cumplimiento, calidad y proyecto.
seguridad en el trabajo.
Los proyectos tengan un desarrollo 3 Aseguramiento -Seguimiento a los proyectos Ser reconocida como empresa *Formato de seguimiento
exitoso y una buena gestión, cumplan de calidad y actividades. líder en cuanto a
de las auditorias e
con alcance, presupuesto, calidad y - auditorias e interventorías cumplimiento, calidad y
interventorías del
tiempo. para verificar los entregables seguridad en el trabajo. proyecto.
del proyecto. * Hacer seguimiento
semanal a los reportes y
avances del proyecto.
Los entregables de las actividades de 4 Aseguramiento Seguimiento a los proyectos y Ser reconocida como empresa Formato de seguimiento
ingeniería cumplan con los de calidad actividades por medio de líder en cuanto a de las auditorias e
requerimientos y la normativa auditoría e interventoría. cumplimiento, calidad y interventorías del
establecida. seguridad en el trabajo. proyecto
Los entregables técnicos como 8 Administración -Aplicar la metodología Implementar medidas de * Formato de seguimiento
instrumentación, instalaciones, de Herramientas estandarizada al proyecto. prevención y control efectivos de los entregables del
softwares cumplan con los -Seguimiento a los proyectos de acuerdo con la matriz de proyecto.
requerimientos. y actividades por medio de identificación de peligro, * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. evaluación y valoración de de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y riesgos. interventorías del
hace seguimiento a los planes proyecto
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables.

Grupo #1
Actualización y mejoramiento de la 10 Administración -Aplicar la metodología estandarizada Implementar medidas de * Formato de seguimiento
instrumentación geotécnica de la de Métricas al proyecto. prevención y control efectivos de los entregables del
hidroeléctrica y suministro de -Seguimiento a los proyectos y de acuerdo con la matriz de proyecto.
software. actividades por medio de identificación de peligro, * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. evaluación y valoración de de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y riesgos. interventorías del
hace seguimiento a los planes proyecto
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables.

Instalación de instrumentación 7 Administración de -Aplicar la metodología estandarizada Ampliar la capacidad de * Formato de seguimiento
geotécnica y control topográfico. Métricas al proyecto. cobertura de la empresa, de los entregables del
-Seguimiento a los proyectos y ampliar la razón social para proyecto.
actividades por medio de poder asumir nuevas áreas, * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. aumentar la capacidad de valor de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y de la empresa. interventorías del proyecto
hace seguimiento a los planes
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables.
Instalación de instrumentación sísmica, 6 Administración de -Aplicar la metodología estandarizada Ampliar la capacidad de * Formato de seguimiento
instrumentación geotécnica y métricas al proyecto. cobertura de la empresa, de los entregables del
suministro de software de gestión de -Seguimiento a los proyectos y ampliar la razón social para proyecto.
datos. actividades por medio de poder asumir nuevas áreas, * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. aumentar la capacidad de valor de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y de la empresa. interventorías del proyecto
hace seguimiento a los planes
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables. Grupo #1
Actualización y mejoramiento de la 10 Administración de -Aplicar la metodología estandarizada Implementar medidas de * Formato de seguimiento
instrumentación geotécnica de la Métricas al proyecto. prevención y control efectivos de de los entregables del
hidroeléctrica y suministro de -Seguimiento a los proyectos y acuerdo con la matriz de proyecto.
software. actividades por medio de identificación de peligro, * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. evaluación y valoración de de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y riesgos. interventorías del proyecto
hace seguimiento a los planes
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables.

Instalación de instrumentación 7
geotécnica y control topográfico.
Instalación de instrumentación sísmica, 6
instrumentación geotécnica y suministro
de software de gestión de datos.
Administración de -Aplicar la metodología estandarizada al Ampliar la capacidad de * Formato de seguimiento
Métricas proyecto. cobertura de la empresa, ampliar de los entregables del
-Seguimiento a los proyectos y la razón social para poder asumir proyecto.
actividades por medio de nuevas áreas, aumentar la * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. capacidad de valor de la empresa. de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y interventorías del proyecto
hace seguimiento a los planes
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables.
Administración de -Aplicar la metodología estandarizada al Ampliar la capacidad de * Formato de seguimiento
métricas proyecto. cobertura de la empresa, ampliar de los entregables del
-Seguimiento a los proyectos y la razón social para poder asumir proyecto.
actividades por medio de nuevas áreas, aumentar la * Formato de seguimiento
auditoría e interventoría. capacidad de valor de la empresa. de las auditorias e
-Recoger mejores prácticas y interventorías del proyecto
hace seguimiento a los planes
de acción
-Aplicar interventoría y auditorias en
todas las fases del proyecto para
verificar entregables. Grupo #1
 MAPA DE RUTA
2022 2023 2024 2025 2026
INICIO ene-22 may-22 sep-22 ene-23 may-23 sep-23 ene-24 may-24 sep-24 ene-25 may-25 sep-25 ene-26 may-26
FIN abr-22 ago-22 dic-22 abr-23 ago-23 dic-23 abr-24 ago-24 dic-24 abr-25 ago-25 dic-25 abr-26 jul-26
ENTREGABLE
Identificar las actividades requeridas para cada
proyecto.
Recoger mejores prácticas y hace seguimiento a los planes
de acción.
FASE 1 Generar planes de capacitaciones a los líderes de
proyectos.
Generar planes de capacitación a los líderes de
proyectos
Impulsar charlas de divulgación de proyectos
Estandarización completa de la metodología como;
documentos estandarizados, formularios, actualización
de la metodología de la mano con los líderes de
proyectos, cronogramas, bases de datos y definiciones
de proyectos.
FASE 2 Implementación y capacitación de herramientas
tecnológicas (bases de datos o intranet) accesibles a
todos los miembros de la empresa.
Actualizar los cambios durante la ejecución de un
proyecto en intranet. Seguimiento a los recursos
asignados a cada proyecto en intranet
Aplicar la metodología estandarizada al proyecto.
Consolidar la información de avance y estado de los
proyectos y elaborar los reportes correspondientes
Almacenar y aplicar comentarios, sugerencias y
FASE 3
lecciones aprendidas
Seguimiento a los proyectos y actividades.
Sistema de incentivo por desempeño.
Motivación e involucramiento del personal.
Seguimiento a los proyectos y actividades por medio de
auditoría e interventoría.
Auditorias e interventorías para verificar los
entregables del proyecto
FASE 4
Realizar Auditorías e interventorías en cada fase del
proyecto para verificar los entregables
Aplicar interventoría y auditorias en todas las fases del
proyecto para verificar entregable

Grupo #1
-
Conclusiones

Obtenidos los objetivos, se

Una vez analizado cada
Una adecuada
dominio de la gestión de
administración de gestión
proyectos, con su
de los proyectos es una
respectivas fortalezas y
herramienta para poder
aspectos por trabajar, se
salir de crisis, aumentar la
definió la Cara de Inicio de
capacidad de generar
Gestión de Proyectos con
valor, impulsar la misión,
el propósito de mejorar la
la visión y trabajar por la
eficiencia en la gestión
alineación estratégica de
organizacional de
la empresa.
proyectos,.
procedió a definir los
Se tienen conceptos y
requerimientos necesarios
conocimientos básicos
para cada dominio con el
para entregar proyectos,
fin de incrementar el nivel
pero hay carencia de
de madurez de la
procesos que controlen,
organización en la gestión
supervisen y cuantifiquen
de proyectos, donde se
los resultados con el fin de
hicieron hincapié los
obtener una mejora
dominios de gestión de
continúa de la gestión de
carrera, capacitación,
proyecto.
metodología y gestión de
portafolio..

Grupo #1
 GRACIAS

Grupo #1