1.6 Proceso de planeaci6n: La planeaciin es la funcion administrativa basica para que las actividades puedan llevarse ‘a cabo, aun cuando sea un trabajo empirico, es por ello que la organizacién, direccién y control estén interrelacionadas y se puedan llevar a efecto al mismo tiempo. Como ya ha sido mencionado no todos los estudiosos de la administracion coinciden en el orden del proceso de planeacién, porque no toman en cuenta los mismos criterios, sin embargo concuerdan en los elementos del mismo. En este proceso que se presenta se incluyen el contenido que Reyes Ponce denomina previsién entre los elementos del proceso de planeacién y de! cual se presenta el esquema. Fig. Numero 1 Figura numero 1 FUENTE: Elaboracién propia 151.6.1 Analisis del entorno. EI mundo actualmente tiene cambios y transformaciones drasticas que se dan en lapsos de tiempo cortos, debido a sus progresos sociales, econémicos, tecnolégicos, llevando a una competencia por satisfacer necesidades, esta competencia ya no se da solamente en un entorno local, sino nacional e internacional. Como consecuencia de tal situacién se requiere que para planear las actividades se debe conocer el entorno en el que se desenvuelve la organizacién o una futura organizacién, dependiendo si ya funciona o va a formarse, son muchos los factores que influyen en las organizaciones y unos seran de mayor intervencién que otros, por lo que se requiere que se determinen cudles son los factores esenciales_y cémo van a influir en los objetivos de las organizaciones. Para saber qué factores se requieren tomar en cuenta se deber hacer una investigacion y asi obtener la informacién necesaria en la toma de decisiones de todo el proceso administrative, en especial de la planeacién porque en ella se encuentran las acciones a seguir y se debe disminuir la incertidumbre, por lo esta informacion debe estar apegada a la realidad. La investigacién ya forma parte de la administraci6n porque la informacion que se obtiene sirve para adaptar a la organizacién en el mundo actual, la obtencién de informacion es concluyente en la toma de decisiones para tener una mejor planeacién, asi, Ortiz Uribe (2004) escribe la “Investigacién procedimiento refiexivo, sistematico, controlado y critico, que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones 0 leyes, en cualquier campo del conocimiento humano.", y que la Investigacion operativa es un “conjunto de procedimientos (validados por el método cientifico) mediante los cuales los dirigentes de empresas pueden obtener un fundamento cuantitativo para tomar decisiones, y los administradores puedan adquirir ideas para mejorar la eficiencia de la organizacién.” Todos los escriben sobre administracién apoyan la investigacién entre ellos Minch (2006) al escribir “La investigacién es un proceso que procura obtener informacién relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situacién administrativa que afecte o beneficie a la empresa.” | 16También Hernandez (2002) dice que investigacién se ha definido como “La bsqueda y ‘obtencién de datos relevantes y objetivos para sustentar y generar causes de accion, que permitan predecir lo mas certera posible sucesos venideros, capacitando a la empresa para el éxito’ Asi toda investigacién tiene el propésito de obtener informacién, reducir la incertidumbre, aumentar la certeza y contemplar las contingencias que son los posibles riesgos, los cuales afectaran los objetivos y por lo tanto los planes, La incertidumbre es: situacién en la que un tomador de decisiones, no tiene certidumbre ni estimaciones probabilisticas suficientes. Certeza es: tomador de decisiones que puede tomarlas, sin errores porque conoce el resultado sin error. Las contingencias son: algo incierto o eventual que puede 0 no suceder. Riesgo es la probabilidad de un resultado que suceda o no “7 a Se propone el siguiente método de investigacién, para obtener informacion en las organizaciones.a) Determinacién de problema: Cuando se detecta un problema o existe una necesidad de informacién, se requiere determinar con claridad dicho problema, 0 especificar la informacién, para ello se hacen algunas preguntas, por ejemplo zCuantos competidores se encuentran en nuestra area de influencia?, .Cual es el salario minimo de la zona?, ,Cuantos trabajadores con licenciatura tenemos nuestra organizacién?, jQué efectividad tienen nuestros _proveedores? Dependiendo de! problema o de la necesidad de informacién, podré hacerse un estudio exploratorio, descriptive 0 explicativo. El estudio exploratorio consiste en llegar a conocer factores predominantes, mediante la descripcién exacta de ellos y de su andlisis, para saber las generalizaciones y correlacién, se desea ganar familiaridad con la situacién para formular problemas més especificos. El estudio descriptivo, comprende la descripcién, registro, andlisis e interpretacién de las condiciones existentes en el momento, suele implicar algun tipo de comparacién o contraste, son mas especificos y organizados y dan por resultado un diagnéstico Los estudios explicativos son aquellos que se caracterizan por utilizar fuentes de informacion vivas, no es experimental, se asemeja a la encuesta y se da una respuesta al porque En este punto se deben incluir, por lo tanto la ubicacién del area de estudio problema o necesidad, su alcance en la organizacién, los responsables del estudio y de la toma decisiones. b) Recopilacién de informacion. Se refiere a la forma de obtener la informacion y puede ser, por medio de la recopilacién de informacién documental en documentos de la organizacién, de colegios, asociaciones, sindicatos, pueden ser también en libros, revistas, internet, documentos formales 0 no. Por observacién, es el recopilar la informacién ya sea en el campo donde se estudia el problema si el caso lo requiere o experimentando un hecho, es decir, escenificando el problema, y asi se puede observar el comportamiento de clientes, proveedores, trabajadores, de los procedimientos, se pueden observar actividades en otras organizaciones, 0 colocacién y movimiento de productos en los estantes. Por medio de la entrevista, la cual es obtener la informacién cara a cara de lao las personas involucradas sobre el tema investigado, debiendo aplicarse la técnica con todas las reglas, por lo tanto se pueden entrevistar a clientes, a posibles [as_clientes para saber sus necesidades o preferencias, a la competencia para saber los problemas que existen en el mercado, a los empleados para saber sus expectativas 0 sus aportaciones y problemas. Por ultimo se obtiene informacién con la aplicacién de cuestionarios y se este se disefia mediante preguntas por escrito que deben de contestarse de acuerdo al objetivo o a los objetivos de la informacion que se desea conocer, se puede aplicar dentro o fuera de la organizacién y queda la informacién por escrito para que los datos puedan ser analizados. ©) Revisién y reunion de informacién. La cual consiste en ubicar, consultar, clasificar, la informacion para fundamentar la investigacién. d) Andlisis de la informacién. Después de reunir la informacion y clasificar la informacién se hace el andlisis correspondiente, el cual se puede realizarse mediante diferentes técnicas como los analisis cuantitativos. e) Solucién al problema. Después del andlisis se establecen las formas de la solucién del problema, buscando las posibles y mejores soluciones, al mismo tiempo se dan las pautas para hacerlo y como evaluarlo. f) Poner en practica la solucién, puede hacerse mediante una prueba piloto para asi tener medios para corregir errores y tener la certeza de la solucion. 9) Evaluar la solucién del problema de acuerdo a las necesidades que le _dieron origen a esta investigacion. Se pueden utilizar diferentes técnicas, como gréfica de Gantt, ruta critica, arboles de decision. Para planear se requiere de informacién actual, que servird para determinar todos los factores que influyen en ese momento en la situacién, minimizar los problemas, aplicar eficientemente los recursos y lograr los objetivos propuestos.1.6.2 Filosofia organizacional. En este apartado se de determinan los valores de la empresa y se establecen los lineamientos que guian el comportamiento ético de las personas que laboran o laboraran en la misma Se entiende como filosofia la busqueda de la verdad, sin embargo como es muy amplia esta busqueda de la verdad, se dividié la filosofia para su estudio en: metafisica; epistemologia, estética y ética. Es la ética la que tiene mayor relacion y guia las acciones de las personas en y con Ia organizacién, por lo tanto es la base de la filosofia de la organizacién. La ética es también llamada filosofia de la moral y es el estudio de la moral 0 de los juicios éticos, que incluyen a las personas dentro de las organizaciones, también se incluyen situaciones y conductas que tengan estas personas en su medio, entre sus conceptos estan el estudio del bien y del mal, de lo correcto e incorrecto, de la obligacién, de {a virtud y del bienestar, del respeto, de la honradez. El tocar el tema de la ética en las organizaciones y tomando en cuenta lo mencionado en el parrafo anterior, se verdn los resultados de las acciones éticas, especificamente en sus principios, deberes y obligaciones. Estas conductas deben estar acordes con los valores personales y los valores de la organizacién. Se entiende por valor, las evaluaciones generales que las personas comparten con otros miembros de su grupo y lo que es bueno, moral o ético para ellos, por ejemplo valor de la verdad, la honradez, honestidad. Robbins (1999) Dice que las personas tienen un sistema de valores y una ‘la jerarquia basada en una calificacién de los valores individuales en términos de su intensidad’, aftade que ‘los valores son importantes para el estudio de! comportamiento organizacional, ya que constituyen las bases para el entendimiento de las actitudes y motivaciones y porque influencian nuestras percepciones. Los individuos entran a una corganizacién con nociones preconcebidas de lo que debe hacerse y que lo que no debe hacerse. -claro estas interpretaciones no estén libres de valor. Al contrario contienen interpretaciones de lo correcto e incorrecto” pLLa fuente de los valores se encuentra en la convivencia humana, se comienza a percibirlos y ponerlos en practica con la familia, y después con los demas grupos a los que va perteneciendo a lo largo de su vida, incluida la organizacién donde trabajara, Estos valores son estables y duraderos no es posible cambiarlos a cada momento, porque forman parte de su comportamiento ya que lo rigen en su actuacién y forma parte de su ser interior. Se hace notar que en estos grupos no existen valores completamente diferentes al de los individuos, pueden cambiar en grado de aceptacién, pero si se contraponen con los valores individuales, las personas 0 cambian sus valores que es dificil hacerlo o se van de la organizacién, porque no comparten estos valores. En las organizaciones los valores tienen su origen en: ‘A. Aspectos sociales : Cuando la sociedad considera a la organizacion y a sus valores, desde que percibe los precios que cobra, el servicio que presta, la situacién socioeconémica de sus miembros, el contexto ambiental, el cumplimiento de sus obligaciones con sus clientes y proveedores. B. Aspectos organizacionales como: su relacién con proveedores, clientes y competencia, las obligaciones reglamentarias locales, estatales y federales, la optimizacién de recursos con eficiencia y eficacia, el fomentar un clima organizacional ideal, la actualizacién de métodos, procedimientos y tecnologia y la obtencién de recursos para invertir y mejorar la calidad de vida de sus miembros. TaLos valores de acuerdo a su objetivo se pueden clasificar dentro de las organizaciones en: ‘A. Valores profesionales, son aquellos que basados en pautas y criterios para la toma de decisiones en su actuacién diaria profesional (desempefio y conocimiento especializado, control de las actividades, actualizacién constante y valores reconocidos y aceptados). Creatividad. Actualizacién profesional. Trabajo en equipo. Cooperacién. Se incluye ser leal, tener orden y buscar la calidad, tener iniciativa, liderazgo, productividad, espiritu de servicio, busqueda de informacién, confiabilidad, puntualidad, solidaridad y muchos més valores que se pueden mencionar. B. Valores organizacionales o empresariales. Son aquellos generados por el objetivo de la organizacién, no estén dirigidos a alguien en particular, sino a quienes tienen relacién con ella, como clientes, proveedores, gobierno. Se incluye el precio, rapidez en el servicio, seguridad, tiempo, respeto, compromiso y responsabilidad social. C. Valores éticos, todos aquellos que rigen todas las actividades tanto profesionales como organizacionales, lealdad, honradez, justicia, equidad, dignidad, libertad, ‘Se concluye el tema con lo que Arias Galicia (2009) dice al respecto: “La filosofia constituye la serie de creencias, suposiciones y maneras de visualizar la vida y los problemas y oportunidades inherentes, asi como los valores y la propia misién; es, estrictamente hablando, una manera de dar sentido y significado a las acciones individuales y colectivas asi como a la trayectoria vital. Por ende, cada persona y cada empresa u organizacién construye su propio sistema de pensamiento fundamentador de sus decisiones y acciones. La filosofia es un componente fundamental de la cultura.”1.6.3 Vision Como su nombre lo sefiala la visién en ver hacia el futuro, en una organizacién cuando se quiere ver hacia el futuro, no es la organizacién en si quien se observa, sino que son las personas que la dirigen, como quieren verla, evolucionando hacia un fin. Es decir es una representacién mental de quienes deciden, de los deseos de los directivos, de la competitividad que pueda tener la organizacién, de la colaboracion de sus trabajadores, en general de hacerla mas efectiva y aceptada en su medio buscando la situacién ideal. Hernandez (2002) dice que la visién “es la percepcién precisa de la empresa y de su entorno presente y futuro, més allé de sus fronteras marcadas por su organizacién formal que permite comprender su desenvolvimiento en el medio ambiente, visualizando oportunidades y amenazas, fuerzas y debilidades.” Minch (2006) “La visién contesta a la pregunta {qué se desea que sea la empresa en un futuro? Esta relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propésitos) y cuantitativas (objetivos).” No es posible mencionar la vision de una organizacion sin que también se tome en cuenta la misién la cual sera a continuacién descrita. 1.6.4 Mision La mision esta relacionada con la vision la cual es un compromiso por parte de la organizacién para alcanzarla. Es decir sefialando un camino y dando significado a su existencia, por lo tanto debe manifestarse claramente y debe ser entendida por quienes tienen relacion con la organizacién. La misién es el motivo de una organizacién, su razén de existencia, dando sentido y guia a las actividades, teniendo caracteristicas que le permitan por sus servicios y/o productos Ta”permanecer en el tiempo atrayendo y manteniendo a sus clientes o usuarios en su area de influencia socioeconémica Es necesario que se tomen en cuenta algunos aspectos para que la misién cumpla sus objetivos en las organizaciones, debe ser: congruente entre la visién, la misién y los valores y entre las personas que dirigen y laboran en ella, Debe ser motivadora, que estimule el trabajo de todos los trabajadores, como también que fomente la creatividad personal y organizacional para ampliar y mejorar la gama de productos y servicios. El texto de Arias Galicia (2009) hace que quede claro lo que es la misién organizacional, al definirla. “Constituye la razon de ser de la organizacién. Debe ser redactada por los directives y actualizarse continuamente, de acuerdo con las exigencias econémicas, politicas y sociales del momento, ademas de las futuras, hasta donde sea posible”. Arias hace notar que se deben considerar los siguientes aspectos, aun cuando algunos quedan de forma explicita en la redaccién de la misma Filosofia organizacional. Imagen publica de la organizacién Productos o servicios para proporcionar. Importancia del factor humano. Clientes a los que van dirigidos los servicios y/o productos. Mercado real y potencial. Tecnologia necesaria para cumplir con las metas, Beneficios econdmicos previstos. Ventajas competitivas. © OPIYFHRONG Queda mas clara que es la misi6n con los conceptos que a continuacién se escriben. Robbins y Coulter (2010) La misién es “la declaracién del propésito de la organizacién. Para Chiavenato (2001) “En el fondo, toda organizacién se crea para cumplir la finalidad de ofrecer un producto o servicio a la sociedad. La misién representa esta finalidad 0 Taepropésito En otras palabra, la mi de su papel en la sociedad” nes la razén de ser y de existir de una organizacién y 1.6.5 Objetivos El establecer objetivos para toda la organizacién se hace con relacién a la misién y visién. Es necesario hacer objetivos para cada una de las unidades de trabajo para hacerlas operacionales, por lo tanto los objetivos son quienes orientan o sefialan los planes, van indicando los resultados 0 fines y lo que la organizacién desea lograr en el tiempo establecido, Para Chiavenato (2001) “Un objetivo de la empresa es una situacién deseada que se pretende alcanzar’ Robbins y Coulter (2010) dicen que “los objetivos (metas) son los resultados o propésitos deseados, estos guian las decisiones de la administracién y forman los criterios contra los cuales se miden los resultados. Es por esto que con frecuencia se les conoce como las bases de la planeacién’ Para Certo (1984) “Los objetivos organizacionales dan a los administradores y a todos los demas miembros de la organizacién importantes guias de accién en areas como toma de decisiones, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluacién del desempefo.” Es importante que se tomen en cuenta para lograr los objetivos organizacionales, los objetivos individuales, por los cuales buscan los trabajadores su satisfaccién, por ella estan prestando su trabajo en la organizacién, se mencionan estos objetivos porque cuando no concuerdan dichos objetivos ( individuales y organizacionales),o es muy dificil que puedan lograrse, sucede que se pierde interés en ellos, lo que lleva a que no se logren en cien por ciento 0 en caso extremo se retiren de la organizacién las personas,‘aumentando los costos por selecci6n, capacitacién, e integracién, incluido el desperdicio de tiempo y recursos mientras se integran plenamente a la organizacién. Para Munch (2006) los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico, Clasificacién de los objetivos por tipo de funcién: ‘+ Objetivos estratégicos. Comprenden a toda la organizacién y son a largo plazo. ‘+ Objetivos tacticos o departamentales se enfocan a un area de la empresa y se dan a mediano plazo. ‘+ Objetivos operacionales. Son aquellos que se establecen las unidades especificas y Son a corto plazo por lo que pueden hacer cambios para apoyar los objetivos estratégicos, Las caracteristicas que deben tener los objetivos son + Determinar los resultados * Que puedan ser cuantificables (con la finalidad que se puedan controlar y si pueden o no lograrse). * Determinar el tiempo en que se deben lograr.+ Son guias de accién generales y de comportamiento, tanto para directivos como para trabajadores. * Los deben conocer las personas que deben lograrlos de acuerdo a sus funciones. * — Deben ser claros. * Deben estar debidamente redactados. Se resume la importancia de los objetivos y los tipos de objetivos en las referencias que hacen Koontz, Weihrich y Cannice (2008), de los mismos “Los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.” y “deben ser verificables, cuando al final del periodo podemos determinar si se ha logrado 0 no” Porque “los objetivos de la empresa a los planes mayores, que al reflejar estos objetivos, definen el objetivo de cada departamento importante. Los principales objetivos departamentales a su vez controlan los objetivos de los departamentos subordinados y asi hasta el final de la linea. En otras palabras, los objetivos forman una jerarquia. Los objetivos de los departamentos inferiores serén més precisos si los gerentes de subdivisi6n comprenden los objetivos generales de la empresa y las metas derivadas. Los gerentes también deben tener la oportunidad de contribuir con ideas para establecer sus propias metas y las de la empresa” >Los objetivos de preferencia deben ser cuantificables como ya ha sido mencionado sin embargo, pueden existir objetivos cualitativos, como puede ser el desarrollo de nuevos gerentes, mejorar las comunicaciones, o instalar un equipo de cémputo, no es facil determinar estos objetivos sin embargo se pueden establecer como: para el 30 de enero todos los trabajadores del area de produccién estarén capacitados en los nuevos procedimientos administrativos y el costo de dicha capacitacién en dinero, horas hombre, materiales, tiempo, Todos los objetivos dentro de la organizacién deben estar relacionados mediante la jerarquia de los mismos en especial deben ser descendentes, se inician con los objetivos generales de la organizacién (estratégicos), que incluyen la visién y misin de la corganizacién, sigue con objetivos operacionales o funcionales que son de reas clave o pueden ser también divisionales, y los objetivos especificos (de unidades de trabajo e individuales) aaSe establecen los siguientes pasos y lineamientos para disefiar los objetivos. 1 Revisar la misién de la organizacién Ya que los objetivos deben refiejar esta mision, deben establecerse por escrito y no confundirlos con estrategias, Evaluar los recursos de los que se dispone. Ya que los objetivos deben ser realistas y tomar en cuenta los recursos que se pueden obtener, asi como la informacién respecto de los factores que les afectan. Los objetivos deben ser cuantificables para que se puedan verificar y controlar. Todos los objetivos de la organizacién deben estar concadenados y deben ser conocides por todos sus miembros (tanto los generales como los especificos, sobre todos los que les afectan en su desempefio). Revisar y evaluar los objetivos continuamente para que se cumplan (llevar el control correspondiente) y en su caso sino se estén cumpliendo cambiarlos, sin perder de vista la mision Huerta y Rodriguez (2006) Aportan algunas ideas que para que los objetivos tengan mayor efectividad estos deben ser Especificos y realistas. Se enuncian en términos de lo que debe hacerse y cuando debe completarse. Deben estas cuantificados en el mayor grado posible. Nunca deben asentarse como actividades, sino siempre como resultados finales, que no sean faciles, como para no motivar ni tan dificiles como para frustrar. Compatibles con la autoridad. Si se aprueba un objetivo para un directivo, pero ste carece de autoridad para alcanzarlo, es probable que esto genere frustracién e incluso podria dar lugar a divergencias importantes. Flexibles. Deben modificarse de un periodo fijado como meta a otro. Deben dar cabida a una confirmacién yy evaluacién intermedia durante el periodo de aplicacién. En otras palabras, el objetivo debe revisarse, a fin de que se posible progresar en su consecucién«© Inequivocos. Deben expresarse en términos que tengan el mismo significado para todas las personas, sea cual fuere el nivel que ocupen en la organizacién. 1.6.6 Estrategias Para alcanzar los objetivos de la organizacién se requiere establecer los caminos y direccién que se deben de tomar y los recursos necesarios, tanto los recursos materiales como humanos, sin perder de vista la misién de la organizacién, para lo cual se requiere elegir las mejores acciones tomando en cuenta el medio socioeconémico con el que se tiene relacién, estas acciones son estrategias Estrategia viene del termino strategas que significa general y se puede ampliar el termino como: el arte de dirigir y coordinar las acciones militares hacia el objetivo, este concepto militar fue tomado y aplicado al ambito administrativo, con la finalidad de establecer, evaluar y seleccionar los diferentes caminos para lograr los objetivos y a misién de la organizacién Para algunos autores las estrategias son el centro de la planeacién, asi lo menciona Hernandez (2002) “El punto de partida de la planeacién es el desarrollo de una estrategia, que ria la planeacién de corto, largo y mediano plazos, ademas, que de las bases para organizar, dirigir y controlar‘fa empresa Acroff define la estrategia fcomo La accion de proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguitlo .y hacer que él futuro de la empresa se comporte como se planed’ Robbins y Coulter (2010) “Estrategias son los planes sobre la manera en que una organizacién hard lo que el negocio tiene que hacer, como competir con éxito, y como atraera y satisfara a sus clientes para poder lograr sus objetivos” Se puede decir que las estrategias son los planes éspestficus, sin embargo 2 su vez, estos son cursos de accién los cuales dicen que hacer y cémo se-deber-ttevar a efecto, [23~para llevar a su fin el plan general, por lo tanto se deben tomar en cuenta todos los factores 0 realidades que los afectan, seran internos, externos e incluidos los recursos y capacidades que se encuentren disponibles, Para Munch (2002) Las estrategias son “cursos de accién general o alternativa que muestran la direccién y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas. Son cursos de accién porque se establecen a nivel estratégico: muestran la direccién 0 camino que debe seguirse, sin indicar detalladamente los recursos, puesto que se verdn en otras etapas de la planeacién. En cada organizacién existe un area clave de acuerdo al giro, misién y objetivos de la organizacién, sin embargo, pueden ser: Rentabilidad sobre la inversion, participacion en el mercado, capacidad de produccién, actualizacion tecnolégica, servicios al cliente. Y con base en las areas clave se establecen las estrategias, por lo tanto se deberan establecer estrategias en todos los niveles de decisi6n. Para establecer las estrategias se requiere informacién y después tomar la decision del ‘que hacer. Es por ello que se debe réalizar un andlisis de la realidad, de la organizacion, yo viable es realizar un andlisis FODA (fuerzas 0 fortalezas, oportunidades, debilidades y [30_AO ¥D afd rea amenazas.). Este andlisis se basa en sefialar las oportunidades que la organizacion puede aprovechar y las amenazas a las que se puede enfrentar. Las oportunidades son el aspecto positivo del medio externo y las amenazas son lo negativo. Se llaman fortalezas a cualquier actividad que la organizacion realice bien o a cualquier recurso Unico, las debilidades son aquellas actividades que no realiza bien o recursos que necesitan pero que no tienes Cuando se analiza el entorno, quienes establecen las estrategias saben cuando una legislacion puede afectarla, que hace y como se comporta la competencia, cuales son las ofertas laborales, etc. Y dentro de la organizacién se sabe con cuanto y como son los recursos con que se cuenta (fisicos 0 materiales, financieros, humanos y tecnolégicos), y las capacidades para realizar dichas las actividades. Se muestra en la figura numero 2 el formato en donde se pueden comparar los factores internos y externos que afectan la organizacion segiin Sergio Hernandez. Al explicar Hernandez (2002) el formato dice que la empresa debe encontrar el punto donde se encuentre la maxima oportunidad y el minimo riesgo conocido como estrategia minimax, para desarrollar sus planes estratégicos. Una vez que la empresa ha identificado este punto de maxima oportunidad, debe hacer su planeacién estratégica a largo plazo y fijar las politicas impulsoras que llevaran al logro de los objetivo. El punto optimo es aquel donde la empresa encuentra sus maximas fuerzas y oportunidades, en donde debe fijar su plan de desarrollo, también conocido como pian rector y la estrategia para lograrlo. El punto critico es aquel donde esta su maximo riesgo. Figuras nimeros 2 y3Figura nimero 2 ANALISIS FODA, FUERZAS DEBILIDADES AMENAZAR Y OPORTUNIDADES FACTORES | FUERZAS (F) DEBILIDADES (0) Patentes Poco capital | INTERNOS Marcas registradas Procesos productivos lentos, Relaciones con proveedores | Personal viciado de origen Falta de liderazgo Clientes “cautivos” Productos de bajo rendimiento - Imagen de la organizacion _| Sindicato combativo Base de datos de clientes | Baja productividad exclusives Calidad relativa I ESCTORES Experiencia de | Costo de produccién alto EXTERNOS: ‘comercializacin en | Baja cultura de servicio. centroamerica | OPORTUNIDADES (0) | ESTRATEGIA(FO) MAXIMAXI | ESTRATEGIA (D0) MINLMAX | Crecimiento econémico de la | | La estiategia mas extosa | | region Potenciaizar tas Hercas | | | Faciidades de importacion de | aprovechando les cporunidedes | | ' | insumos y productos | Tratado de libre comercio con | | centroamerica | AMENAZAS (A) - ESTRATEGIA (FA) maxemini Estrategia (OA) miniint User foralezas para enftentar | Reducir al minimo tanto debildades Cambios econémicos @ corto | amenazas ‘come amenazas plazo ————— Nuevas marcas a Competidores extranjeros con | —————___——— faciidad de penetrar al pais Nueva tecnologia FUENTE: Hemandez y Rodriguez (2002)Figura numero 3 \craciores ] ternos | F D Factores | externos | | a ° Punto éptimo SFO DO A FA DA Punto critico FUENTE: Hemandez y Rodriguez (2002) Después de hacer el andlisis FODA por primera vez, es necesario que se haga por lo menos cada afio para evaluar los puntos éptimos y criticos, debido a que los ambientes tanto interno como extemo, son dinamicos. Estos analisis periédicos permitiran saber qué cambios se han dado y asi modificar los cursos de accién de acuerdo a las necesidades organizacionales Durante la planeacién es necesario también que se tenga certeza sobre lo que se esta planeando, sin embargo no siempre es posible que se pueda saber exactamente que va a suceder y entonces se hacen las suposiciones, algunos autores como Minch le llama a estas suposiciones, premisas, ‘Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias © condiciones futuras que afectaran el curso en que va a {33desarrollarse el plat y que “pueden desarrollarse al inicio de! proceso 0 a lo largo del mismo’. Estas suposiciones como ya ha sido mencionado se deben reducir al minimo mediante la investigacion y asi reducir la incertidumbre y esta se define como la condicion impredecible creada por el cambio y lo complejo del entorno, hay factores que no se pueden controlar dentro de la organizacién como, ausentismo, accidentes, riesgos financieros y sociales, innovaciones tecnolégicas que afecten los procesos establecidos. En el ambiente externo se tienen factores los cuales pueden ser: problemas sociales, estabilidad financiera, condiciones fiscales, salarios minimos, competencia, distribucién del ingreso, cambio de necesidades de los clientes. Como consecuencia es necesario que se tomen en cuenta en forma general factores internos y externos y establecer planes de contingencia para disminuir el efecto en caso de que suceda alguna Se define a la contingencia cuando existe o no existe la posibilidad de que algo suceda, por lo que se requiere estar preparado para enfrentarlo. En administracion existen factores que no se pueden controlar, por ejemplo los factores ambientales, terremotos 0 problemas sociceconémicos, como levantamientos, depreciacién, sin embargo se requiere conocerlos porque en caso de que sucedan, saber qué hacer. 1.6.7 Politicas y reglas En las organizaciones se requiere que existan lineamientos sobre el comportamiento de las personas que laboran en ella, los lineamientos pueden ser flexibles 0 no de acuerdo al aspecto que afecte el trabajo y de los objetivos que se persigan. Los lineamientos flexibles que norman y orientan el comportamiento, deben ser preestablecidos, dindmicos y estan estrechamente relacionados con la mision y ética de 34la organizacién son llamados, politicas, sirviendo de auxilio en el logro de los objetivos porque ayudan en forma general a la toma de decisiones y sus consecuencias, ya que definen lo que se considera importante, exigiendo discrecion y sensatez. Las politicas pueden volverse obsoletas rapidamente por lo que se deben revisar continuamente sobre todo se revisan para saber si son de utilidad_0 no por lo que se dice son flexibles. Se aclara la importancia de las politicas con definiciones que hacen diferentes autores de las mismas. Manch (2002) “Las politicas son guias para orientar la accién; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de la organizacién.” Robbins (2010)" Pautas para tomar decisiones.” Griffin (2011) “Plan fijo que especifica la respuesta general de la organizacién a un problema o situacién designado.” Las reglas son lineamientos de conducta formales y no flexibles y llevan a una accion especifica, describiendo la accién precisa requerida, imponiendo disciplina en el trabajo a realizar, garantizando la uniformidad en las tareas para el logro de los objetivos. En las reglas no se toman en cuenta los deseos personales, es decir son imparciales, no dejando lugar a interpretaciones y por lo regular e! no cumplirse lleva a una accién negativa. Las reglas se deben tener por escrito para que no exista confusion y consecuencias en aspectos administrativos, personales y operativos. Griffin (2011) dice que son “Reglas y regulaciones describen con precision como se realizaran las actividades especificas.” Para Robbins (2011) son la “Afirmacién explicita que le indica a un gerente lo que debe 0 no hacer", Hernandez (2002) “Las normas o reglas son especificaciones concretas de como debe lad de interpretacion y sin desviacion actuarse ante situaciones determinadas, sin posibil yas”permitida. Su funcién es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo, de los productos y de los procesos.” 1.6.8 Procedimientos Los procedimientos 0 procesos tienen su raiz en la raiz latina processus que es “ir hacia adelante” y se define como el conjunto de actividades o eventos debidamente organizados, que se suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. En todas las organizaciones se mencionan a los procesos 0 procedimientos dicho vocablo se puede mencionar indistintamente, por lo regular proceso se usa en produccion y procedimiento en el rea administrativa. Los procedimientos son eventos con una secuencia cronolégica de acciones requeridas, se detalla en forma precisa lo que debe hacerse, y como, en las organizaciones existen infinidad de procedimientos © procesos, por ejemplo en, comercializacién, produccién, ventas, almacenes, capacitacién, seleccién, los cuales son repetitivos y de los cuales no se deben saltar los pasos o eventos porque tienen una secuencia establecida y en caso de no sequirla no se logra el objetivo, trayendo problemas y altos costos por no seguir con lo planeado Koontz ( 2008) “Dice que son planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras.” Chiavenato (2001) “Constituyen la secuencia de pasos 0 etapas que se deben seguir con rigurosidad para ejecutar planes, Son una serie de pasos detallados que indican cdmo cumplir una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido. En consecuencia, los procedimientos son subplanes de otros planes mayores. Debido a su naturaleza detallada, generalmente estan escritos y a disposicién de quienes deben usarlos’ Como los procedimientos son pasos detallados y concatenados para realizar una actividad 0 tarea especifica se requiere que se escriba para que sea conocido por el [36personal involucrado de acuerdo a las funciones 0 actividades de su puesto determinando el tiempo que se requiere, el orden de las tareas, método utlizado, control de las mismas, es decir son rutinas y sirven de estandares para el trabajo realizado. Los procedimientos aparte de escribirse en forma textual también se puede representar en diagramas de flujo o fluxogramas (representacion gréfica de la secuencia de los pasos de un procedimiento mediante simbolos) con la finalidad de entender y actuar rapidamente, en el capitulo cuatro se ampliara el tema, 1.6.9 Programas. Los programas son la secuencia ordenada de actividades especificas a realizarse y el tiempo requerido para lograrlas y asi obtener el objetivo de estas actividades, los programas se pueden establecer para toda la organizacion hasta el nivel operativo. Sin embargo algunos programas generales tienen integrados otros programas especificos. La forma mas utilizada para presentar los programas son mediante la grafica de Gantt (Elaborada por Henry L. Gantt 1917) Tiene dos importantes datos, las actividades y los tiempos en realizarlas. Las actividades se deben identificar y determinar claramente, ‘ordenarse en forma cronolégica y de acuerdo al orden y la duracién de cada una. El tiempo se puede llevar a efecto en afios, meses, dias o en hora Figura 4 - 1 ] | = Enero Marzo Mayo Julio ‘Septiembre | Noviembre actividades febrero. abril junio agosto | octubre diciembre | 1 | | | | | | | [37Existen diferentes técnicas para analizar los tiempos como CPM ( Critical path method), PERT (Program evaluation review technique), teoria de colas, RAMPS ( Resource allocation and multi projec scheduling), con los cuales pueden elaborarse proyectos de logistica. En el siguiente capitulo que explicaran, Los programas no solo incluyen las actividades y el tiempo también, pueden incluirse los responsables, costos, es decir se pueden incluir procedimientos y presupuestos, es decir actividades de los recursos humanos. Hernandez (2002) “programa es la calendarizacién de las operaciones con cronogramas que sefialan la secuencia de las actividades en fechas de inicio y terminacién, asi como el tiempo que requiere cada operacién, con estimacion de costos en gastos e inversiones, calculados en términos econémico-presupuestales.” Manch (2002) da algunos lineamientos para elaborar un programa. Deben participar en su formulacién: tanto el responsable de! programa, como aquellos que intervendran en su ejecucién + La determinacién de los recursos y el periodo para completarios, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa © La aprobacién del desarrollo y ejecucién del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estan involucrados en el mismo. + Deben ser factibles. * Evitar que los programas se interpongan entre si s Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de facil comprension + El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; asi mismo, debe considerar las consecuencias que operaran en el futuro.1.6.10 Presupuestos EI presupuesto es un plan especifico financiero (expresado en numeros) que cubre un periodo determinado de tiempo, el presupuesto se elabora para todos los niveles de la organizacién y que cuantifican todas las actividades de la misma, se tiene también un presupuesto maestro, que agrupa o retine a otros presupuestos mas detallados. Los presupuestos abarcan por lo general el periodo de un afio, sin embargo por necesidad pueden hacerse de menos tiempo, de acuerdo a las necesidades de la organizacién, pueden expresarse en unidades de produccién o de tiempo, siempre y cuando sean cuantificables. Los presupuestos son importantes en la planeacién porque definen en cantidades especificas de lo que va a costar Ia accién o acciones que se tienen que realizar en todos los niveles organizativos, los cuales incluyan niveles de inversién para calcular sus costos de operacién ya mencionados, y por ello se pueden fijar precios de venta de productos o servicios, pronosticar egresos e ingresos de dinero, que a su vez, sirve para saber donde, cuando y como invertir en las areas funcionales. Asi también el presupuesto es una herramienta de control, porque se puede comparar como se estan haciéndolas cosas, por su naturaleza cuantitativa, ya que proporcionan estandares para medir el desemperio y el logro de las actividades de diferentes niveles organizacionales, Griffin (2011) Resume la importancia y clasificacién del presupuesto “Las organizaciones utiizan diversos tipos de presupuestos para ayudar a administrar sus funciones de control. Las tres principales categorias de presupuesto son: financiero, operativo y no Para ser mas monetario. Hay varios tipos distintos de presupuesto en cada categor eficaces, cada presupuesto debe ser empatado en forma cuidadosa con Ia funcion especifica que se controla.” y “los presupuestos sirven para cuatro fines principales: ‘Ayudan a los gerentes a coordinar recursos y proyectos (porque usan un denominador comuin, por lo general délares) ayudan a definir los estandares establecidos para el control. Proporcionan lineamientos acerca de los recursos y las expectativas de la organizacion. Por ultimo permiten que la organizacién evalué el desemperio de los gerentes y las unidades organizacionales.” Debido a que “El presupuesto financiero ©s 39aque! que establece como espera obtener y donde invertirio o cémo gastarlo. El presupuesto operative describe que cantidades de servicios 0 ser icios pretende crear y que recursos se utiizaran para crearlos. El presupuesto no monetario simplemente se ‘expresa en no financiero, como unidades de produccién.” Los presupuestos pueden realizarse con primer lugar con base cero (PBC), que parten como su nombre lo dice desde cero y que se detallan, sin tomar en cuenta asignaciones previas. Y los presupuestos tradicionales, son los cuales se basan en la asignacién de fondos que estén asignados a departamentos y los administradores distribuyen los fondos alas actividades que consideran convenientes. Y en segundo lugar los presupuestos que se incrementan partiendo de! presupuesto anterior, es decir se toma el presupuesto anterior como punto de referencia. Los presupuestos de acuerdo al nivel jerarquico, pueden ser: Estratégicos, determinan la asignacién de recursos a toda la organizacién. Tacticos son los que se disefian para cada una de las éreas funcionales de la organizacién. Operatives los cuales son asignados @ secciones de los departamentos 0 tareas. Los presupuestos mas comunes en una organizacién pueden ser: + Presupuesto financiero, como el balance el estado de resultados. + Presupuesto de efectivo. Flujo esperado de ingresos y egresos monetarios « Presupuesto de investigacion. _Inversiones previstas en el perfeccionamiento 0 desarrollo de personal, productos, materiales y procesos + Presupuesto de capital. Son las inversiones tangibles sobre capital y activo fijo que realiza la organizacion * Presupuesto de fuerza de trabajo. Personal esperado y niveles de prestaciones. Munch (2006) hace las siguientes recomendaciones que se deben observar para elaborar presupuestos. © Hay que mantener una revisién constante de las cifras fjadas. «Es dificil precisar la estabilidad del dinero. Sobre todo en planes a largo plazo «Tienen que proporcionar libertad de accién a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rigidos.* Deben manifestar el limite y alcance de las cifras establecidas. No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones. Es asi como los presupuestos generan una comprensién mas clara de las metas administrativas, forzando a desarrollar acciones concretas para su logro.