Informe Ejecucion Actividades Contratista v1

ALCALDÍA MUNICIPAL
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NIT: 891.102.844-0
Código: PM-20-01-F36-01 MECI-Versión: 2

Fecha de Aprobación: 05/09/2022 Página 1 de 33
INFORME DE OBLIGACIONES DEL CONTRATO DE APOYO A LA GESTION ADMINSITRATIVA
NÚMERO CONTRATO 025

FECHA DEL CONTRATO 19 DE ENERO DEL 2023
TIPO Contratación Directa
MODALIDAD Servicios de apoyo a la gestión
CONTRATISTA NATHALIA MERCEDES CASTRO CEDEÑO
IDENTIFICACIÓN 1.084.576.810
FECHA DE EXPEDICIÓN CÉDULA 30 DE OCTUBRE DEL 2006
DIRECCIÓN CALLE 1 N°4-52 BARRIO COLINA LAS
MERCEDES
CELULAR 3108802465
CORREO ELECTRÓNICO Nadialucia280711@gmail.com
OBJETO “PRESENTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA
GESTION EN LA OFICINA DE CONTRATACION DEL
MUNICIPIO DE NATAGA HUILA”
VALOR CONTRATO $ 6.867.000
FORMA DE PAGO EL MUNICIPIO pagará al CONTRATISTA el valor
del contrato de la siguiente manera: Un pago
parcial de seiscientos ochenta y siete mil
pesos $687.000 m/cte y Tres (03) pagos
parciales, cada uno a un valor de dos millones
de pesos ($ 2.000.000) M/CTE
FECHA DE INICIO 19 de enero del 2023
FECHA DE TERMINACIÓN 30 de abril del 2023
MES DEL INFORME MARZO
“NATAGA PARA TODOS 2020-2023”

Edificio Municipal Carrera 8 No. 2-43 Celular 3183475723
Web www.nataga-huila.gov.co E-Mail alcaldia@nataga-huila.gov.co
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INFORMACIÓN SOBRE ESTADO Y AVANCE DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS
En cumplimiento a lo estipulado en las cláusulas del contrato 025 de 2023, procedo a

rendir informe de las labores desarrolladas en cumplimiento del objeto del contrato en
mención
En el presente informe se plasma la relación de todas las acciones y documentos

realizados en desarrollo del Objeto del Contrato
Obligación Contractual Producto Evidencia

1. Apoyar las actividades Se cumple con todas
relacionadas en el proceso de las actividades
gestión documental relacionadas, en el
(procedimientos, formatos, proceso de gestión
documental
documentos de apoyo.)
(procedimientos
formatos, Se dio ingreso a
documentos de los contratistas a partir
apoyo todo lo demás del 01 de marzo
relacionado con la contratación directa 51-
oficina de 55 las mínimas desde
contratación en el 003 y samc 001-002
mes de marzo se
organizó las
carpetas con las
portadas y las listas
de chequeo en
contratación directa
y en mínimas
cuantías, además se
entregó a
contratistas la lista
de chequeo
documental.
Se recibieron 11
carpetas las cuales
fueron organizadas

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con sus listas de
chequeo y portadas
de carpeta.
Los procesos de
gestión documental
en el archivo de la
oficina de
contratación se
2. Implementar los procesos de encuentran foliados
gestión documental en el archivo con todos los niveles
de la oficina de contratación de de calidad,
Nátaga, en lo referente a foliar rotulación de
carpetas y cajas. Se anexa
las carpetas, rotulación de En el periodo del 01 evidencia
carpetas, rotulación de cajas y al 31 de marzo se
cumplir con los niveles de calidad fotografica
foliaron carpetas de
en las actividades de archivo. contratación
anexando las
cuentas de cobro
escaneadas del mes
de febrero.
En el mes de marzo,
la documentación de
los respectivos
procesos ha sido
recibida y revisada
3. Recepción de documentos y para anexar en sus Se anexa carpeta de
revisión de la información para respectivas ingreso
adjuntar a la carpeta de carpetas.
contratación, verificando con la  Contratación
hoja de ruta. directa (5
carpetas)
 Mínimas
cuantías (4
carpetas)
 Samc (2)
Se lleva control de
4. Realización del inventario de Ruta: PC de
base de datos en
los contratos y el estado actual contratación/
archivo de Excel.

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de cada uno (en ejecución,
terminados sin liquidación, o archivo Excel/base
terminado y liquidado), con el fin de datos
de constatar que cuenten con los contratación 2023
soportes respectivos.
El archivo de
contratación se
organiza y se vela
5. Organizar el archivo de la
por el cuidado en la Evidencia fotográfica
oficina de contratación.
oficina manteniendo
el orden dentro de la
oficina.
De acuerdo a la
normatividad vigente
en materia
6. Cumplir con las instrucciones archivística, se
e implementación de buenas guardan documentos
prácticas de conservación en carpeta blanca
documental para la adecuada doble solapa,
manipulación de los documentos, legajados los anexo evidencia
documentos con fotográfica
de acuerdo a la normatividad
vigente en materia archivística. gancho de plástico
rotuladas y
enumeradas
cronológicamente.
7. Apoyar la atención primaria al Se apoya en la
ciudadano que se acerca a la atención presencial
en la orientación
oficina para ofrecerle orientación acerca de su
a cerca de su requerimiento o requerimiento e
inquietud. inquietud.
Por medio digital del

whatsap se
atienden a todos los Se anexa
contratistas en el pantallazos
grupo de
CONTRATACION
NATAGA o al

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número personal.
al correo
contratos@natag
a-huila.gov.co
Todos los contratos,

actas de inicio,
registro
presupuestal y
estudios previos del
mes de febrero
han sido
escaneados para ser
enviados a la
persona encargada
de subir a
8. Escanear propuestas y todos SECOP Y
SIAOBSERVA
los documentos que hacen parte
Se ha escaneado pantallazos
de los proceso de selección del documentación
contratista. requerida para la
oficina y Ordenada
por los supervisores.
En el mes de marzo
se han escaneado
los siguientes
archivos:
 contratación
directa desde
la No ____
9. Revisar las cuentas de cobro Todas las cuentas

de los diferentes contratos de cobro del mes de
marzo han sido
suscritos con la administración revisadas y
municipal, una vez sean entregadas a cada
revisadas por cada supervisor. supervisor para
finalmente recibirlas
nuevamente y
radicarlas en la
oficina de tesorería.

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dejando constancia
de entrega en la
carpeta control de
entrega
10. Elaboración de documentos Se apoya en los

que requiera la dependencia requerimientos de
para los requerimientos de sus las entidades de
actividades. control, según
ordene los
superiores.
Se ha apoyado
en toda clase de
Proyección de
11. Apoyar en la proyección de oficios.
oficios a fin de emitir una
comunicación oficial de la Se solicitaron 11 RP
Se anexa recibidos
entidad, o dar respuesta a para los procesos de
requerimientos radicados en la contratación del mes
oficina de contratación. de marzo con sus
respectivas actas de
inicio.
12. Suministrar la información Toda la CONTROL EN CARPETA

contractual del municipio de información
contractual del
Nátaga, a quien la requiera, en municipio de Nátaga
los términos y condiciones q se solicitados en la
establezcan. Oficina de
contratación se ha
suministrado en las
condiciones y
términos
establecidos. En el
mes de marzo la
documentación en

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carpetas se mantuvo
en custodia con
control de
préstamos a las
dependencias.
La reserva de todos
los temas tratados
en
la oficina de
contratación y
13. Guardar la debida reserva de demás
los procesos y temas puestos a dependencias se ha
su consideración. mantenido en total
reserva, la
información
manejada tiene
Toda la discreción
pedida.
Todos los días se
revisa el correo de la
oficina
contratos@nataga-
14. Revisar el correo huila.gov.co y se
institucional de contratación, comunica al jefe de
contratos@nataga-
como también el extranet y con oficina el
huila.gov.co
apoyo del asesor jurídico dar el requerimiento,
trámite correspondiente. recibiendo
orientación para
responder
debidamente la
solicitud.
15. Enviar documentos Se envía toda la Se evidencia
contractuales escaneados al información fotografía soporte de
contratista encargado de manejar requerida por el correo y carpetas
las plataformas SECOP, SECOP asesor de los digitales de los
procesos
II, SIAOBSERVA, informar al procesos escaneados
escaneados al
supervisor del contrato el que se hacen en este
correo compartido
cronograma de actividades a infosianataga@gmai mes.
realizar cada inicio de semana de

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manera escrita. l.com
Siempre que sale un
nuevo proceso se
gestiona firma de
16. Verificar y gestionar que toda alcalde,
supervisores, y
la documentación pre-
contratistas. Se anexa evidencia
contractual, y post-contractual
En marzo se fotográfica de las firmas
esté debidamente firmadas y
gestionó en su realizadas
anexadas en las carpetas totalidad y
contractuales. cronológicamente la
firma de los
procesos vigentes a
la fecha.
17. Las demás actividades que Se cumple con el

objeto del contrato
se relacionen de manera directa
025 del 19 de enero
con el objeto del presente
del 2023 y sus
contrato y que garanticen la obligaciones
adecuada prestación del servicio. específicas.
ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO

Relación de
Fecha Valor antes de V. Ejecutado
pagos Saldo
dd/mm/aa IVA incluido IVA
Primer pago 02/03/2023 $ 867.000 $ 867.000 $ 6.000.000
Segundo Pago 02/03/2023 $2.000.000 $2.000.000 $4.000.000
Tercer Pago EN TRAMITE $2.000.000 $2.000.000 $2.000.000
Cuarto pago
Quinto pago
Sexto Pago
Valor Contrato Valor Valor Total Valor Valor no
Inicial Adicional Contratado Ejecutado Ejecutado
$ 6.867.000 -0- $ 6.867.000 $ 2.000.000 $ 2.000.000

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SEGURIDAD SOCIAL
Planilla Nro. 8623672416
Operador: ASOPAGOS
ANEXOS:
Documento Equivalente
Resumen Planilla Pago Seguridad Social
Certificaciones DIAN
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C.C. 1.084.576.810
Contratista

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ANEXOS
Se dio ingreso a los contratistas a partir del 01 de marzo contratación directa 51-55 las

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mínimas desde 003 y samc 001-002
Los procesos de gestión documental en el archivo de la oficina de contratación se

encuentran foliados con todos los niveles de calidad, rotulación de carpetas y cajas.

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En el periodo del 01 al 31 de marzo se foliaron carpetas de contratación anexando las
cuentas de cobro escaneadas del mes de marzo.
En el mes de marzo, la documentación de los respectivos procesos ha sido recibida y

revisada para anexar en sus respectivas carpetas.
 Contratación directa (5 carpetas)
 Mínimas cuantías (4 carpetas)

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 Samc (2)
Se lleva control de base de datos en archivo de Excel. al correo contratos@nataga-

huila.gov.co
Ruta: PC de contratación/ archivo Excel/base

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El archivo de contratación se organiza y se vela por el cuidado en la oficina manteniendo

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el orden dentro de la oficina.
De acuerdo a la normatividad vigente en materia archivística, se guardan documentos en

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carpeta blanca doble solapa, legajados los documentos con gancho de plástico rotuladas y
enumeradas cronológicamente.
Se apoya en la atención presencial en la orientación acerca de su requerimiento e

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inquietud.
Por medio digital del WhatsApp se atienden a todos los contratistas en el grupo de
CONTRATACION NATAGA o al número personal. al correo contratos@nataga-
huila.gov.co

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Todos los contratos, actas de inicio, registro presupuestal y estudios previos del mes de
febrero han sido escaneados para ser enviados a la persona encargada de subir a
SECOP Y SIAOBSERVA Se ha escaneado documentación requerida para la oficina y
Ordenada por los supervisores.

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Todas las cuentas de cobro del mes de marzo han sido revisadas y entregadas a cada
supervisor para finalmente recibirlas nuevamente y radicarlas en la oficina de tesorería.

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Se ha apoyado en toda clase de Proyección de oficios.
Se solicitaron 11 RP para los procesos de contratación del mes de marzo con sus
respectivas actas de inicio.

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Toda la información contractual del municipio de Nátaga solicitados en la Oficina de

contratación se ha suministrado en las condiciones y términos establecidos. En el mes
de marzo la documentación en carpetas se mantuvo en custodia con control de préstamos
a las dependencias.
Se evidencia fotografía soporte de correo y carpetas digitales de los procesos escaneados

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que se hacen en este mes.

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“NATAGA PARA TODOS 2020-2023”

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INFORMACIÓN SOBRE ESTADO Y AVANCE DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

En cumplimiento a lo estipulado en las cláusulas del contrato 025 de 2023, procedo a

En el presente informe se plasma la relación de todas las acciones y documentos

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Por medio digital del

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Todos los contratos,

9. Revisar las cuentas de cobro Todas las cuentas

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10. Elaboración de documentos Se apoya en los

12. Suministrar la información Toda la CONTROL EN CARPETA

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17. Las demás actividades que Se cumple con el

ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO

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“NATAGA PARA TODOS 2020-2023”

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Los procesos de gestión documental en el archivo de la oficina de contratación se

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Código: PM-20-01-F36-01 MECI-Versión: 2

En el mes de marzo, la documentación de los respectivos procesos ha sido recibida y

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Se lleva control de base de datos en archivo de Excel. al correo contratos@nataga-

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El archivo de contratación se organiza y se vela por el cuidado en la oficina manteniendo

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De acuerdo a la normatividad vigente en materia archivística, se guardan documentos en

“NATAGA PARA TODOS 2020-2023”

Código: PM-20-01-F36-01 MECI-Versión: 2

Se apoya en la atención presencial en la orientación acerca de su requerimiento e

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