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Proyecto de Grado
Proyecto de Grado
“JOSE BALLIVIAN”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
CARRERA CONTADURIA PÚBLICA - RIBERALTA
PROYECTO DE GRADO
Los Activos Fijos constituyen una de las inversiones más significativas dentro de una
institución al momento de adquirirlos y dar de Baja, es por ello que son considerados de
gran importancia para el correcto funcionamiento de la misma.
La Universidad Autónoma del Beni José Ballivián Riberalta Tiene bajo su cargo; la
Disposición de Bienes y Baja de bienes. Pero para la realización de este propósito la
UAB JB. No cuenta con una reglamentación especifica vigente que norme la función del
encargado del manejo de las bajas de activo fijos. Cabe mencionar que en toda
institución es necesario disponer de un Reglamento de control de Bajas de Activos Fijos
1
que permita mejorar las actividades administrativas y financieras de la Universidad
mediate una corrector ejecución de cada uno de los procesos, el cual se lo llevará a cabo
mediante un estudio y análisis de los mismos, logrando un rediseño de políticas y
procedimientos que permitan asegurar cambios con efectos positivos dentro del área
administrativa de la Universidad Autonoma del Beni “Jose Ballivian”.
Nuestro interés por el tema surgio por una serie de irregularities presentes en la
administration de bienes que forman parte del patrimonio de esta Universidad, tales
como la presencia de obsolescencia en activos fijos, pérdidas y/o extravíos de bienes,
inexistencia de procesos y la falta de registros estandarizados en cada uno de los mismos
a) De tipo Exploratorio
3. ¿El manejo de Activo fijos muebles equipo de computación vehículos entre otros
activos dentro de la institución de la Universidad Autónoma del Beni “José Ballivian”?
2
4.- ¿Están de acuerdo con normativas vigentes?
2. ¿Cuáles son los derechos y obligaciones del funcionario con respecto a los activos que
se encuentran bajo su resguardo?
3. ¿Se definen estándares de trabajo para el alcance de los objetivos que se traza el Área
de las bajas de activos fijos de la Universidad Autónoma del Beni José Ballivian?
2. ¿Los funcionarios del Área de Baja de Bienes de la Universidad Autónoma del Beni
“José Ballivian”? están capacitados profesionalmente para brindar servicios con
eficiencia?
d) De tipo explicativo
3
2. ¿Se cuenta con registros actualizados para el control en la Baja de activos fijos?
3. ¿La Universidad Autónoma del Beni José Ballivián de Riberalta utiliza los servicios
de consultores externos para el control en la baja activos fijos?
3. JUSTIFICACIÓN
a) Jurídica
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administrativa (sigma), de acuerdo al cronograma de capacitación e implementación en
cada entidad”. Siendo modificado por el art. 2 del d. s. 26144 de 6 de abril de 2001 y
dice: “art. 9 (manual del sistema de administración de bienes y servicios) se
complementa el párrafo con el siguiente texto. al final contemplados en el sistema
integrado de gestión y modernización administrativa (sigma), de acuerdo al cronograma
de capacitación e implementación en cada entidad.
b) Administrativa
“En una época de complejidades cambios e incertidumbres como las que atravesamos
hoy la administración se volvió una de las más importantes áreas de la actividad
humana”.
5
c) Contable
6
3.3. Justificación Práctica
4. OBJETIVOS
Realizar un análisis sobre los procedimientos actuales para la baja de activos fijos.
7
través de la recepción de activos fijos provenientes de compras, donaciones y
transferencias.
Determinar la secuencia lógica de actividades, registros, plazos y responsables para
efectuar el pedido o solicitud de la baja de activos fijos muebles y equipos de
computación y su respectiva entrega o asignación a la Unidad Solicitud.
4.1.2. ALCANCE
5. MARCO CONCEPTUAL
8
El Marco Teórico se constituye en un aporte fundamental para dar respaldo a la
investigación los mismos que orientan al investigador a realizar el trabajo con una línea
base de ideas, pensamientos y conocimientos del medio intelectual en base a las
experiencias adquiridas de estudios y trabajos académicos realizados.
5.2. Administración
5.3. Supervisión
1
www. Diccionario Básico Tributario Contable.shtml.
2
Chiabenato Idalberto, “Introducción a la Teoría General de la Administración” editorial Limitada, año 2010 .
9
La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las
operaciones e incluye las actividades habituales de gestión y supervisión, así como
otras acciones que efectúa el personal a realizar sus tareas encaminadas a evaluar
los resultados del sistema de control interno.
5.5. Manual
Un manual refleja las puts bajo las cuales el personal debe basasre para ejecutar
correctamente sus actividades. Los Manuales son el medio que permite conmunicar las
decisions referents a organización, procedimientos, políticas, antecendentes, aspectos
técnicos a la dirección.4
La comunicación administrativa escrita, las instrcciones, las guías, los instrucitvos, los
reglamentos, los manuals en forma de documento official pueden considerarse parte del
control interns, el cual depende de la magnitude de la organization, de su dinamica o de
su crecimiento. Los manuals son un medio que ayuda al personal a determiner por si
mismo lo que espera, cuando y Como se espera lograrlo.
3
Centellas España Rubén, “Manual de Auditoria Operativa” editorial Talleres Gráficos, año 1997
4
RODRÍGUEZ Valencia Joaquín, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Tercera edición,
International Thomson Editores, México, 2002, p. 55.
10
Segun Duhalt Karus Miguel A. Un manual es: Un documento que contiene en forma
ordenada y sistematica, información y/o instrucciones sobre historia, organizacion,
política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la major
ejecución del trabajo.
Continolo G. define al manual como: Una expression formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite
encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Describe los inicios de la organizacion, la constitución, los esfuerzos, los problemas que
tuvieron que atravesar, la forma de administrar hasta la actualidad, los factores que han
influido para su crecimiento, los valores institucionales, en resumen toda la trayectoria.
Este tipo de manuals motivan a sus empleados a sentirse identificados con la
organizacion y dar lo major de su para su crecimiento.
5
RODRÍGUEZ Valencia Joaquín, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, Tercera edición,
International Thomson Editores, México, 2002, p. 246
11
responsables de cada area. Es necesario que cada area o departamento tenga su propio
manual de organizacion y se utiliza con mucha frecuencia como herramienta de
induccion para el personal nuevo.
Describe los lineamientos que el personal debe seguir para el cumplimiento de las
responsabilidades de las distintas areas funcionales que participant en el desarrollo de la
organizacion. Sirven como guia en el transcurso de las tareas asignadas para evitar
consultando constantemente a los niveles jerarquicos superiores sobre la forma de
proceder ante determinada situacion.6
Describe los procedimientos que debe hacer el personal para determinada actividad,
considerando como una guia de gran ayuda para el personal nuevo porque les da la pauta
de como procedeer en la ejecucion de sus funciones. El objetivo de un manual de
procedimientos es evitar el desperdicio de tiempo señalando quien, como, cuando y
donde es reponsable de ciertas tareas.
En este sentido, se pretende que la estructuracion adecuada del Manual refleje fielmente
la actividades especificas que se llevan a cabo, asi como los medios utilizados para la
consecucion de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucion, seguimiento y
evaluacion del desempeño organizacional.
6
ÁLVAREZ Torres Martín G., Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Primera
edición, Panorama Editorial, México, 1996, p. 28
12
Describen las actividades que debe seguir el personal en la realizacion de las funciones
de una organizacion. Ademas incluye la descripcion de los puestos de trabajo y areas
que intervienen, indicando su responsabilidad y participacion, generalmente contienen
infomración muy util que aporta para el adecuado desarrollo de las actividades como
ejemplos de los documentos, formularios, graficos de los equipos o maquinarias que se
utilizaran.7
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gerente o instituciones financieras y la información debe ser oportuna, precisa y veráz.
En el manual se describen aspectos relacionados al Sistema contable, las claves de
acceso, responsible de cada tarea, elaboración de formularios y documentos contables,
validez de información.
Son manuales que tienen relación a todos los aspectos que conciernen al personal dentro
de toda la organizacion como politicas internas, perfil para la selección de personal,
reclutamiento a personal nuevo, capacitaciones internas y externas, ascensos, sueldos,
comisiones, beneficios, uso de servicios, permisos, vacaciones, faltas.
5.7.4. Procedimientos
Del mismo modo que la política constituye una guia para pensar y decider el
procedimiento es una guia para actuar.
Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de
conducta o programas para ejecutar cuya utilización e imprescindible para la
consecucion de objetivos definidos en la actividad empresarial.8
Por ejemplo, un procedimiento puede precribir los pasos que debe seguir un
entrevistador al comprobar las referencias dadas por los solicitantes de empleo.
Por lo general, los procedimientos son una lectura aburrida a menos que se aprenda a
manejar un tema abarcado por ellos. En tal caso, un procedimiento claro parecera una
bendición pues fortalice la capacidad de afrontar una situacion confuse y causante de
estres.
8
ÁLVAREZ Torres Martín G., Op. Cit., p. 25
14
Estos procedimientos, ademas de definer la operativa y las pautas de actuación en los
sistemas de información dentro de las organizaciones, promoveran a dar una mayor
eficacia en la gestión de la actividad, a asignar una Buena definicion de
responsabilidades por trabajador y evitar en la mayor medida possible la posibilidad de
irregularidades y errores.
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Son todos aquellos bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la empresa e
institución, que tenga una vida util superior a un año y que no esten destinados a la
venta. Los activos fijos son aquellos bienes que se utilizan para desarrollar las
actividades de la entidad y que tengan una vida util mayor a una año y que no se utilicen
para su comericalizacion9
Un concepto claro y concreto se puede hallar del libro de Mendizabal y Gonzales: “El
active fijo es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos,
desarrollados, construidos (por administracion propia o por contrato) y que al ser
propiedad de un Ente son utilizados en sus operaciones normales, coadyuvando de esta
manera a la fabricación y venta de productos, a la prestación de servicios y al
cumplimiento de las actividades para las que fue organizada la empresa o entidad. Se
supone que sobre ellos no existe intención de venta habitual”.
Activos fijos tangibles, son el conjunto de bienes que tienen existencia fisica o presencia
corporea.
5.7.9. Características
Los bienes de uso son aquellos bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la
empresa, que tengan una vida util estimada superior a un año que no esten
destinados a la venta.
Son bienes de valor relativamente significativo.
9
www. Diccionario Básico Tributario Contable.shtml.
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Son bienes de depreciacion (except, terrenos y obras en construccion), o bien son
objeto de agotamiento.
Son bienes objeto de revaluo.
Deben exponerse por separado el monto de las depreciaciones acumuladas y el valor
neto.
Una definicion actualizada es: “considerer a la depreciacion del Activo Fijo Tangible
como una distribucion sistematica y racional de su costo u otro valor, menos el valor
residual durante su vida util estimada”.
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Suma de Digitos (ascendente-descendente).
Las empresas en algunos circunstancias podrian retirar algunos activos que estan en
servicio y trasladarlos a sus depositos. En estos casos es necesaria la preparación de
registros contables que se reapalden las opeaciones.
Gonzalo Teran distingue tres tipos principales de casos en baja de actvos fijos:
a) Baja sin responsabilidad del encargado. En este caso se da de baja el valor del bien
y la depreciacion acumulada y el valor residual se apropia a una cuenta de perdida.
b) Baja con responsabilidad del encargado. Este caso se da de baja el valor del bien y
la depreciacion acumulada y el valor residual se apropia a una cuenta personal del
encargado.
18
c) Baja con cobertura de seguro
II. Cobertura del seguro mayor al valor residual. Lo especial en este caso
simplemente es que la diferencia entre el valor residual y la cobertura se apropia
a una cuenta de ganancia o ingreso.
III. Cobertura del seguro menor al valor residual. Su tratamiento es parecido al
anterior solo que en este caso la diferencia se carga a una cuenta de egreso o
perdida.
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Vehículo 20% 5
Mueble y enseres 10% 10
Equipo de oficina 10% 10
Equipo de 20% 3
computación
Equipo y 20% 10
maquinaria
Otros activos fijos 10% 10
Para determinar la vida útil de un activo se recurre en primera instancia a su vida física,
afectándola por la dinámica de la tecnología y por la expectativa del periodo o número
de años en que se pretende recuperar su inversion.
Algunos activos fijos al final de su vida útil pueden ser realizados por un valor residual.
Este valor se define como valor de salvamento.
Bien obsoleto
Constatación física
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La constatación física de los bienes se realiza una o dos
veces por año y tiene como finalidad confirmar la existencia de los activos fijos y
bienes de control, así como evaluar su estado.10
Siempre se pensó que la responsabilidad física de los activos fijos debía llevarla el
departamento contable quien no respondió a la importancia que tiene un control de los
mismos, limitándose a un registro contable global de adquisiciones y de depreciaciones.
Hoy en día el avance de los negocios hace que el control de los activos fijos salga de su
destino solo contable y pase a la gerencia administrativa, la misma que estará encargada
de un control físico y contable de los mismos, lo cual con ello podrá:
Debido a que los activos fijos se mantienen en nombre de los dueños de los activos, los
usuarios de los activos y la sociedad, se puede decir que los funcionarios de
mantenimiento son los custodios de los activos fijos.
El Gobierno Nacional, el marco del Plan Nacional de integridad, ha fijado como una de
sus políticas prioritarias la lucha contra la corrupción, promoviendo el fortalecimiento de
las instituciones estatales.
Para aclarar esto ultimo se debe citar el artículo 10 de la Ley 1178 que induce
textualmente:
10
http//www.seringenieria.com/activos_fijos.html.
21
Previamente exigira la disponibilidad de los fondos que compromete o definira las
condiciones de financiamiento requeridas; diferenciara las atribuciones de solicitor
autorizar el inicio y llevar a cabo el proceso de contratacion; simplificara los tramites e
identificara a los responsables de la decision de contratacion con relación a la calidad
oportunidad y competitividad del precio del suministro incluyendo los efectos de los
terminos de pago.
Las entidades emplearan los bienes y los servicios que contraten, en los fines previstos
en la programación de operaciones y realizaran el mantenimiento preventive y la
salvaguardia de los activos identificando a los responsables de su manejo.
22
5.8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO
Es el marco jurídico que rige y regula todas las actividades relativas a un proceso que
comprende las Normas Constitucionales, Leyes, Decretos, Reglamentos y las normas
complementarias. En síntesis es la Legislación aplicable a las investigaciones.
Es un modelo de administración para el manejo de los recursos del Estado, con el objeto
de:
Entre los ocho sistemas que regula la Ley SAFCO está en el Sistema de Administración
de Bienes y Servicios y el Sistema de Organización Administrativa, los cuales servirán
como base principal para la realización del presente trabajo.
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El Control Gubernamental se aplicara sobre el funcionamiento de los sistemas de
administración de los recursos públicos y estará integrado por:
6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
6.1. Metodología
b) Análisis de la Información
Se procedió luego al análisis de los resultados lo que permitió realizar las conclusiones y
recomendaciones para el diseño e implementación de manuales de procedimientos de la
Universidad Autónoma del Beni José Ballivián. El cuestionario nos permitió analizar
que no cuentan con manuales de procedimientos y existe la necesidad de elaborar uno,
para una mejor organización de sus actividades
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c) Propósito del análisis de la información recopilada
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6.4. Fuentes y Técnicas de Recolección de Información
En este punto nos referimos a las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde se pudo obtener datos para la investigación. Entre
las más representativas se pueden mencionar:
Instituciones:
- La UAB JB, cuenta con un archivo general el cual es necesario consultar para obtener
los antecedentes y procedimientos alternativos que se tienen a la fecha.
- Así mismo el área de Bienes y Servicios cuenta con un archivo propio de sus
actividades.
Directivos y Empleados:
- Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
- Personal operativo cuyas opiniones y comentarios fueron de gran ayuda, puesto que
ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones
o divergencias.
Mecanismos de información:
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- Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la
organización que sirven como soporte al estudio.
7. INDICE TENTATIVO
Caratula
Dedicatoria
Agradecimiento
Resumen
Índice
I. Introducción Y Antecedentes
II. Descripción del Problema
III. Justificación
IV. Objetivos
V. Localización del Proyecto
VI. Marco Conceptual
VII. Metodología
VIII. Diagnostico
IX. Cuerpo Central de la Propuesta
X. Evaluación del Proyecto
XI. Cronograma Propuesto de ejecución del Proyecto.
XII. Conclusiones y Recomendaciones.
XIII. Bibliografía
XIV. Anexos
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8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO FINAL
GESTIÓN 2023
N
ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
°
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Presentación y aprobación
1
de la Temática
Elaboración y presentación
2
del Perfil del Proyecto
Defensa del Perfil del
3
Proyecto de Grado
Trabajo de campo
4 recolección de la
información.
Análisis de información que
5
se recolecto.
Redacción del proyecto en
6
borrador
Revisión y presentación del
7 documento primer
borrador.
Corrección de observaciones
8 realizadas por los tribunales
revisores del proyecto.
Presentación del segundo
9 borrador con las
correcciones del proyecto.
Presentación y defensa final
10
de proyecto.
28
9. BIBLIOGRAFÍA
Galiano, Y., & Patricia, o. (2011). Sistema de Gestión y control de activos Fijos. Ibarra
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ÁLVAREZ, Torres Martin, Manual para elaborar Manuales de Políticas y
Procedimientos, Panorama Editorial, S.A. de C.V. Primera Edición: 1996.
Ídem, Auditoría y Control Interno, Cultural de Ediciones S.A., Segunda edición: 2017.
RODRIGUEZ Valencia Joaquín, Como elaborar y usar los manuales administrativos,
International Thomson Editores, Tercera edición: 2002.
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