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arpeta-de-anillo-rojo-cerrado-con-llave-3d-ilustraci
%C3%B3n.html

Normatividad aplicable a la
administración documental
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001

Este acuerdo establece los lineamientos y

procedimientos que orientan el
cumplimiento de los programas de gestión
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
documental, a cargo de las unidades de
LABORAL
correspondencia, adscritas a las entidades
públicas y las entidades privadas que ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
cumplan funciones públicas, respecto de:
Evidencia Actividad No. 3
la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de
los documentos.
Norma ICONTEC GTC 185

La Guía Técnica Colombiana GTC 185,

busca ofrecer las herramientas necesarias Administración de
para facilitar la gestión documental en las
entidades, brindando los medios para
Comunicaciones
simplificar y organizar la presentación y
el manejo adecuado de las
Oficiales
comunicaciones, ya sean impresas o
electrónicas; contribuyendo de este  ADMINISTRACIÓN DE
modo, a maximizar el uso de tiempo y
costos, conservando la calidad en la COMUNICACIONES
gestión. OFICIALES:
La referida norma, presenta un esquema
 RADICACIÓN
flexible, de fácil adaptación a las
 REGISTRO
necesidades y requerimientos particulares  DISTRIBUCIÓN
de cada organización.

Considerando la importancia y extensión  NORMA ICONTEC GTC 185

del documento, se hará una breve

enunciación de los ítems que contempla
la guía, como un esbozo de los aspectos
¿Qué es la administración Funciones de la administración Aspectos relevantes en la administración
documental de las comunicaciones oficiales
documental?
Radicación: Acorde al artículo 2° del
Administración Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de
documental
2001, la radicación de comunicaciones
Control oficiales “Es el procedimiento por medio
del cual, las entidades asignan un número
Silencio Mantenimient consecutivo, a las comunicaciones
Proceso documental o
recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y
ADMINISTRACIÓN cumplir con los términos de vencimiento
Elaboración DOCUMENTAL
documentos Ruido Almacenamiento
que establezca la Ley. Estos términos, se
documental
empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.”

Planeados Registro: El mismo artículo precitado,

Acorde a la
normatividad
Organizado
s ¿Qué son las comunicaciones
Atender solicitud
o trámite interno /
externo
Finalidad de la administración documental
“Regular la gestión de archivos, ya que a
través de la administración se recopilan datos,
los cuales se convierten en información que se
evidencia en su cuerpo o contenido; a su vez,
ofrece todo lo necesario para poder responder a
un requerimiento, brindar una comunicación
asertiva o solicitar una respuesta y realizar una
acción como persona natural o como empresa.”
(Beltrán et al., s.f.)
Recuperación Descarte
indica que, el registro de comunicaciones
oficiales, es “el procedimiento por medio
del cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos
oficiales? tales como: Nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria; nombre o
código de la dependencia competente;
número de radicación; nombre del
funcionario responsable del trámite;
anexos y tiempo de respuesta”, cuando así
proceda.
“Son todas aquellas recibidas o producidas Distribución: Es el paso subsiguiente al
en desarrollo de las funciones asignadas de registro, es el de proceder a la
legalmente a una entidad, distribución o reparto hacia las oficinas
independientemente del medio utilizado; que deben realizar el proceso de atención y
estas comunicaciones generan como trámite correspondiente. La distribución se
soporte una serie de documentos, y lo realiza a través de un mensajero interno o
hacen tanto en el ámbito institucional patinador, quien recorre las oficinas en
interno como en el externo.” (Beltrán et al., horas fijas; desde ese momento, se da
s.f.) inicio al control y seguimiento de las
comunicaciones.