INFORME ACTIVIDAD PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES

FICHA (2774361)

PRESENTADO:
DIANA RUIZ QUINTANA

INSTRUCTORA:
MARIA EUGENIA GRANADOS ROODRIGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

TUNJA – BOYACA

2023
 PORTADA

Competencia en la correspondencia…………………………………1

Solución del caso………………………………………………………2

Biografía…………………………………………………………………3
 COMPETENCIA EN LA CORRESPONDENCIA

Se presenta el siguiente caso:

María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera

presencial a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar
una documentación.
María inicia el proceso de recepción con la verificación de la documentación,
para revisar competencias, fechas y demás datos. Luego, procede a radicar el
documento y registrarlo en la planilla en físico que lleva como control de las
comunicaciones que entran a la entidad. Todas las comunicaciones que
provienen de la entidad financiera BOOM son tramitadas por la Unidad
administrativa de cartera, por lo que María no duda en distribuir la
comunicación allegada, mediante el sistema de gestión documental, a la unidad
de cartera para el trámite.
En horas de la tarde, el encargado de Talento Humano le entrega a María una
comunicación para que se radique y le indica que al documento le hace falta un
anexo, es decir, el medio magnético que complementa la información física, por
tanto, una vez lo radique, debe ser devuelto al área de Talento Humano para el
complemento de la información y posterior envío.

María acata la orden dada por el área de Talento Humano, radicando el

documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el anexo y
termina dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería postal
para su envió
 SOLUCIÓN DEL CASO

María realiza el proceso de la recepción de la documentación de la entidad

financiera BOOM, haciendo la respectiva verificación de la documentación
recibida procede a radicarla sin colocar su respectivo sello de recibido y menos
de al momento de radicarlo se le pasa por alto el sello fechador y el sello
numerador el cual rota de forma consecutiva es un caso de falencia por parte de
maría al inicio ella no sella y mucho menos la guía y copia de del documento el
cual recibe donde de ir su nombre número de identificación ,fecha ,horade
recibido es de suma importancia para llevar un orden y así evitar un a corto plazo
un inconveniente con la documentación si no llega a su destino.

DISTRIBUCION DE CORREPSONDENCIA

María lleva la documentación a su dependencia correspondiente. Considero que

de maría está cometiendo un error al momento realizar el proceso ya que eso es
tarea del mensajero eso no hace parte de sus funciones de estar rotando
correspondencia a las áreas alas que van dirigidas.
Al recibir la correspondencia la secretaria encargada de recibirla hace su
respectiva revisión ella mira si está registrada en el formato “control de recibidos
de correspondencia externa en dependencias” si esta bien diligenciada en
formato con firma, fecha y hora de recibido como constancia de proceso y así no
tener llamados de atención.

Con la documentación entregada por parte del área de talento humano , María
esta cometiendo un grave error el cual le puede costar un llamado de atención
al radicar una información incompleta y traer consecuencias al área y su función
ya que hace caso omiso a una orden la cual ella conoce que el área de
correspondencia tiene total conocimiento y es la de no recibir documentos
incompletos lo cual afecta el procedimiento de recepción y radicación de los
mismos de como recibir la documentación interna de la empresa y así ella no se
percata del error que está cometiendo y así le da tramite de envió sin medio
magnético y entregándoselo al área de mensajería. Aquí también hay fallas de
talento humano al no percatarse del error del cual no se deba pasar documentos
si no esta debidamente completo como lo indica el protocolo de la empresa para
poder darle tramite de recepción y radicación de la correspondencia.
 BIOGRAFIA

 Acuerdo 060 de 2001(Archivo General de la Nación de Colombia). Por el

cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. Octubre 30 de 2001.

 Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones julio 14 de 2000