1.

Unidad 1
Organización del Trabajo
 ESCUELA DE NEGOCIOS

Director(a): Lorena Baus Piva

ELABORACIÓN

Experto(a) disciplinar: José Luis Naves Otero

Diseñador(a) instruccional: Ámbar Núñez Palma

Editor(a) instruccional: Lorena Fernández Alfaro

VALIDACIÓN

Experto(a) disciplinar: Julio Jiménez

Jefa de Diseño Instruccional: Alejandra San Juan Reyes

EQUIPO DE DESARROLLO

Didactic

AÑO

2022

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Tabla de contenidos
Aprendizaje esperado.................................................................................................. 7

Introducción ................................................................................................................. 8

1. Viabilidad de mejora de la gestión administrativa con la incorporación de

procedimientos administrativos ................................................................................... 9

2. Relación beneficios - costos .................................................................................. 13

2.1. Análisis de la relación Beneficio - Costo.................................................... 14

2.2. Criterio de decisión ...................................................................................... 16

Cierre......................................................................................................................... 16

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Aprendizaje esperado

Analizan procesos, subprocesos, actividades y tareas de mejora de la

gestión administrativa de una organización de acuerdo con sus
características.

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Introducción

Estimados y estimadas estudiantes, en la semana anterior pudimos revisar la

relevancia de organizar el trabajo realizado en una empresa, no solo hacer el trabajo,
sino que es importante hacerlo de forma organizada.

Lo anterior, si se logra, trae beneficios en calidad y productividad para la organización.

También es cierto que el hecho de llevar a cabo esta organización podría generar
algunos costos, sin embargo, lo que hay que tratar de controlar es que esos costos
sean menores que los beneficios que trae a la organización, o que las situaciones que
producen dichos costos vayan desapareciendo en el corto plazo.

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1. Viabilidad de mejora de la gestión
administrativa con la incorporación de
procedimientos administrativos
Cuando hablamos de organizar el trabajo existen varias formas de realizarlo, desde la
más básica, la intuición, donde es nuestro propio juicio el que nos está guiando, hasta
maneras más sofisticadas, donde a través de complejos sistemas computacionales se
puede controlar y organizar el trabajo de la manera más eficiente posible.

Pese a lo anterior, la herramienta qué mas se usa para cumplir con la tarea de
organizar el trabajo es el Procedimiento Administrativo, que además de permitirnos
conocer a cabalidad las diferentes partes de del proceso o sub proceso que estamos
describiendo, nos permite hacerle modificaciones de manera tal de buscar procesos
más eficientes y de mayor calidad.

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 Figura 1. La importancia del proceso administrativo
Fuente: Molina, E. (2021)

Como muestra la figura 1, el Proceso Administrativo reporta beneficios tangibles para

la organización siempre y cuando sus instrucciones se sigan de la manera en que se
encuentran descritas, el procedimiento se encuentre actualizado y que las
instrucciones que en él se detallan sean posibles de implementar.

El procedimiento administrativo está diseñado para evitar las improvisaciones, ya que

uno bien definido debe exponer las alternativas o diferentes caminos que se pueden
adoptar, cuando el usuario se encuentre en momentos en que debe tomar decisiones
para ver cómo continuar. Es importante decir que el Procedimiento Administrativo
establece etapas, pero las organizaciones diseñan, en base a dichas etapas, el
procedimiento particular que como organización van adoptar.

Pero más importante que lo anterior: el procedimiento nos permite conocer el camino
que se debe recorrer para alcanzar las metas y objetivos, una vez que se encuentran
bien definidos.

Sin embargo, a pesar de ser una herramienta ideal para alcanzar nuestros objetivos,
no siempre es tan fácil realizar su diseño e implementación, ya que es possible que no
se adecúen a la realidad de la organización, por ejemplo porque el proceso es único y
no existen experiencias anteriores, o porque el costo que significa su desarrollo y su
implementación es demasiado alto, etc.

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 Figura 2. A veces es peor el remedio que la enfermedad
Fuente: El Clemente Inglés (2018)

Que el costo de desarrollarlo e implementarlo sea demasiado alto, más alto incluso
que los beneficios que le traerá a la empresa, nos lleva a concluir que los
procedimientos nos son una moda que debamos implementar porque todos lo hacen,
sino más bien porque necesitamos implementarlos para alcanzar la eficiencia y la
calidad.

Para lograr clasificar lo anterior, una buena forma de analizar la implementación de

estas mejoras en la organización, es considerarlas “proyectos” y por lo tanto aplicar
las herramientas básicas de evaluación de proyectos para tomar la decisión de realizar
la inversión que implica implementarlos.

Estas herramientas basan su eficacia en la correcta detección de los montos

involucrados en la inversión que se debe realizar para su implementación, los ingresos
que se producirían por el solo hecho de la implementación de la mejora y, por último,
los costos involucrados, y que antes no existían, por llevar a cabo la mejora.

Cuando hablamos de inversión, se deben agrupar en dicho ítem todos los costos
necesarios para crear la mejora, por ejemplo:

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• Montos involucrados en el levantamiento de la información.

• Asesorías.

• Montos de nuevos equipamientos en general.

• En resumen, todos los costos en que se incurre para montar la nueva solución,
pero no para operarla.

Así como hay una inversión que obliga a la organización a desembolsar dinero para
implementar la solución o el proyecto, también existen costos que emergen del hecho
de operar la solución, por ejemplo:

• Contratación de personal.

• Crecimiento en el costo de servicios básicos.

• Costos de servicios necesarios de contratar para la operación del Proyecto.

• En resumen, todos los egresos en los cuales debe incurrir la organización desde
el momento en que se implementó la solución o nueva forma de trabajo.

En este caso es importante tener presente lo siguiente: estos costos son solo los
atribuibles al proyecto implementado y no incluyen los costos previous de la
organización. Para ejemplificar, pensemos que antes de implementar una solución de
organización en nuestra empresa, la compañía tenía un gasto de $100.00 en servicios
básicos. Producto de la operación de un proyecto de solución que hará más eficiente
el trabajo, los servicios básicos subirían a $150.00, por lo tanto, como costos atribuibles
al proyecto, solo se pueden identificar $50.000 ($150.000 - $100.000).

Por último y de la misma forma, debemos identificar los beneficios e ingresos que se
producen por la implementación de la mejora, identificando solo aquellos que son
atribuibles netamente al proyecto y, de existir únicamente incremento, se considera
solo la diferencia o incremento.

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También es importante aclarar que, si hay una rebaja en los costos producto de la
implementación del proyecto, esta diferencia a favor de la empresa se debe considerar
como un ingreso. Por el contrario, y siguiendo con la misma lógica, si producto de la
implementación del proyecto se reducene los beneficios que antes se percibían, esta
diferencia negativa se debe considerar como un costo.

2. Relación beneficios - costos

Al momento de implementar proyectos o soluciones, existen varias herramientas que
nos entregan información de la eventual factibilidad de su implementación, esto
siempre utilizando los valores encontrados o definidos para la inversión, los beneficios
y los costos del proyecto.

Entre los más conocidos encontramos VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa de Retorno
Interno) o PRC (Período de Recuperación del Capital). Pero existe otro método, fácil
de utilizar a través de una planilla Excel, denominado Relación Beneficio-Costo (B/C),
que nos entregará suficiente información para tomar la decisión de implementar o no
la solución.

La relación Beneficio-Costo nos permite, a través de una pequeña división entre el total
de los beneficios y el total de los costos, determinar un valor que nos servirá para tomar
la decisión antes mencionada.

Debido a la pérdida de valor del dinero en el tiempo y debido a que en este tipo de
cálculos estamos realizando proyección de beneficios y costos que se producirán
eventualmente, antes de totalizar los ingresos y los costos futuros, debemos
descontarlos a una tasa de interés que refleje la pérdida de valor, de manera de poder
analizarlos en tiempo presente, es decir todos en el mismo valor del tiempo.

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El último de los conceptos a conocer es el horizonte de evaluación, la cantidad de
períodos en los cuales se deberán identificar tanto beneficios como costos. Hay que
tener claro que por efectos de la tasa de descuento que se debe aplicar para incorporar
la pérdida de valor en tiempo, utilizar horizontes de tiempo demasiados extensos sería
prácticamente igual que utilizar horizontes más pequeños, ya que los últimos años
cada vez influyen menos en el resultado.

Para poder llegar a concluir si el proyecto analizado es viable de realizar, bajo la

herramienta de (B/C) debemos comparar el resultado obtenido del cociente con el valor
1, es decir:

• Si B/C >1, nos está indicando que los beneficios son mayores que los costos,
por lo que el proyecto o solución es viable de implementar.

• Si B/C=1, este indicador nos está diciendo que al implementar la solución no se

están produciendo mayores beneficios o mayores costos, no existe una mejora ni un
deterioro de la situación.

• Si B/C<1, nos indica que los beneficios futuros no son suficiente para cubrir los
costos del proyecto, por lo que el indicador nos refleja que los costos son mayores que
los beneficios, por lo que no es viable su implementación.

2.1. Análisis de la relación Beneficio - Costo

Para poder analizar la referida relación, utilizaremos un ejemplo. Supongamos un

proyecto de organización que incluye los siguientes datos:

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Si analizamos el caso 1 tendremos:

En el caso 2 tendremos:

De los cálculos obtenidos se puede deducir lo siguiente:

Indicador B/C Caso 1: 0.66 (se desecha el proyecto)

Indicador B/C Caso 2: 1,12 (se implementa el proyecto).

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2.2. Criterio de decisión

Según lo calculado en el punto anterior para el caso 1, obtuvimos un indicador B/C =

0.66<1, por lo que el proyecto tal cual como está diseñado, no es viable de
implementar, ya que los beneficios solo cubrirían el 66% de los eventuales costos que
se producirían. Algo se puede hacer en estos casos para resolver el problema: ajustar
al máximo los valores encontrados, de pronto se podrían aumentar un poco los
beneficios o rebajar los costos futuros, de manera de poder revertir el indicador.

En cambio en el caso 2 el indicador es B/C=1.12>1, por lo que se nos indica que por
cada $1 gastado se generan $1,12 de ingreso, por lo que el proyecto es viable.

Cierre

Por medio del siguiente organizador gráfico, se destacan las ideas clave de esta
semana:

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Cuando decidimos implementar una solución de organización del trabajo, cualquiera
ella sea, los ajustes a la forma de trabajo van a traer consigo eventuales costos y
beneficios que es importante detectar antes de implementarla.

Dichos beneficios y costos se producirán por un tiempo, además de la inversión, y es

necesario medirlos para poder tomar la decisión de si la solución es factible de
implementar o no.

Para analizar la factibilidad o viabilidad de implementación utilizaremos herramientas

de evaluación de proyectos, particularmente la Relación Beneficio-Costo (B/C).

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Referencias bibliográficas

Blank, J. y Tarquin, A. (2006) Ingeniería económica. Editorial McGrawHill.

Guerrero. J y Galindo, J. (2020) Administración 2. Grupo Editorial Patria.

Recursos digitales:

Molina, E. (s.f.) Importancia del proceso administrativo. Gestiopolis. Disponible en

https://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo/

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