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Informe Tercera Parte
Informe Tercera Parte
Presentado por:
Heidy Geraldin Salazar Ramirez
ID: 568163
Docente:
Camilo Alzate
Ciencias empresariales
Práctica Profesional
Ibagué
2020
VICERRECTORÍA REGIONAL TOLIMA Y MAGDALENA MEDIO
Coordinación Académica de Prácticas
General:
Aplicar el desarrollo y la extensión de los conocimientos, actitudes, y habilidades, previamente
adquiridos en el programa académico. Alcanzando las competencias y la capacidad para desempeñar
las tareas y roles que se esperan de un Administrador de empresas. Esto con el fin de complementar la
formación integral y de cumplir con las exigencias del mercado laboral (Experiencia).
Específicos:
1. Ampliar los conocimientos teóricos.
2. Desarrollar un desempeño eficaz a través de la aplicación de conocimientos y habilidades
adquiridos durante su formación académica de pre-grado.
3. Afianzar una actitud de ética profesional.. Relacionados con la disciplina y la profesión
4. Promover el desarrollo de potencialidades personales tales como creatividad, seguridad y
destreza en el desempeño profesional.
5. Obtener comprensión de su quehacer profesional como un proceso dinámico de constante
perfeccionamiento, incentivando la contribución particular que él pueda hacer en su
actividad práctica.
6. Desarrollar una aproximación científica a su quehacer profesional y de la disciplina.
7. Lograr un Conocimiento técnico y práctico para que en el 2021 lleve a cabo mi titulación
como profesional con los conceptos claros a través de teoría y gestión de conocimiento
adquirido con la actividad.
Área de Calidad.
Descripción general del plan de formación(Cronograma):
La practica la realizaré en mi roll de Auditor de Calidad de acuerdo a lo pactado entre mi jefe directo
y yo, pese a grandes cambios que ha presentado la compañía, desde los conocimientos adquiridos en
la carrera desarrollare 3 manuales de procesos y procedimientos, entre ellos manual de monitoreo
entendiendo que la actividad económica de la empresa es de servicios de call center, atención de PQR,
cumplimiento a ley 1581.
1.2 Visión: La empresa DIGITEX INTERNACIONAL para el año 2025 llegara a ser una de las
empresas más reconocidas en cuanto a los altos niveles de productividad y calidad, con
talento humano capacitado constantemente.
Nos ganamos la confianza de nuestros clientes y creamos lealtad entre nuestros empleados
Directora de
operaciones
(Colombia)
Raquel Barbosa
Director de
operacioes
DIGITEZ
Mauricio Forero
Gerente de
cuenta
Lina Yara Triana
Líder de
Jefe de Proyecto Jefe de proyecto Líder de Calidad
formación
Diego Torres Cartagena Jonh Carlos Sanabria Angelica Fonseca Juan Guillermo Sanchez
Responsables de
Word Force Metricas Auditor de calidad Formador
servicio
Jose Rubiano Andres Parra Jose Sogamoso Heidy Salazar Juliana Heredia
Auxiliar
Asesores Auxiliar Metricas Asesores Asesores
administrativo
Maira Riaño Operadores Carlos Gutierrez Operadores Operadores
4. Funciones generales del área en la cual se desempeña
Realización de monitoreo.
Realización de actualizaciones solicitadas por superiores.
Elaboración de informes en función de los requerimientos del cliente y superiores.
Desarrollo y ejecución de propuestas para el mejoramiento continúo.
Realización de seguimiento y actas de las reuniones semanales.
Presentación de evaluaciones asistencia y apoyo a capacitaciones.
Elaboración de proyectos de acuerdo al histórico de monitoreos.
Office 365 una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos de
Word, Excel, OneNote y PowerPoint. En este sentido no presenta cambios con un paquete
Office normal, pero la diferencia está en que puedes acceder a todos los programas en tiempo
real. Además, podemos acceder desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet y
OneDrive. es algo que se usa en empresas, ya que nos permite poder trabajar en documentos de
forma compartida. Varias personas al mismo tiempo pueden editar documentos. Ideal si hay
personas trabajando en distintos lugares del mundo. (review, 2019)
7. Justificación
La práctica profesional es importante para que nosotros como estudiantes logremos desarrollar
habilidades y actitudes frente a un trabajo o puesto de trabajo específico, mostrando todo lo que se
sabe y lo que fue aprendiendo. Adicional a esto esté oportunidad es la primera para vincularse
formalmente a una empresa como por ejemplo los de contrato de aprendizaje, facilita para las
personas que no han logrado ubicarse formalmente en su carrera, tener un poco de experiencia en el
campo que se está estudiando y esto permite mejorar la hoja de vida al momento de salir a buscar
empleo como administradores, en las practicas se ponen a prueba los conocimientos y más que
teóricos también los del ser como aprender a trabajar bajo presión, habilidades de comunicación,
empatía, entre otras muchas que permiten completar una formación para futuro.
8. Marco Conceptual
Controles activos X: Objetos interactivos en una página web que ofrecen funciones interactivas
y controlables por el usuario.
Agente: Persona que responde llamadas en un call center. También llamado representante de
servicio al cliente (CSR).
Reportes de agente: Permite a los agentes ver la estadística del equipo y su propio registro de
llamadas.
ID: Identificación automática de número. Serie de números asociados a una llamada. Estos
números identifican el número telefónico del que llama También conocido como identificación
de llamadas.
Analógico/a: Señal analógica, como voz o música, que varía de manera continua. Una señal
analógica se opone a una señal digital, que representa solo estados o valores concretos.
Marcador automático: Solución outbound de call center que marca automáticamente los
números telefónicos del cliente y puede entregar importante información a través de un mensaje
automático o conectar a un cliente con un agente una vez atendida la llamada.
Distribución de llamadas: Volumen de llamadas distribuidas durante las horas del día.
Satisfacción del cliente (CSAT o C-SAT): Medición que determina de qué modo la
organización alcanza las expectativas de los clientes en función del nivel de satisfacción.
Después de una operación, a los clientes se les pregunta cuán satisfechos están con la empresa;
y luego, se clasifica su respuesta de uno (muy disconforme) a cinco (muy conforme).
Tiempo promedio de atención (TMO): Cantidad de tiempo en que un agente está ocupado
atendiendo una llamada entrante.
Navegador integrado: Herramienta que permite a los agentes acceder fácilmente a los sitios más
utilizados en Internet o en la intranet de la empresa. El administrador configura URL accesibles.
(Los accesos son limitados por la cantidad de información sensible que se maneja).
9. Marco Legal
Ley 1581 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
Personales.
SARO Sistema de Riesgo Operativo: El origen normativo de SARO, se encuentran planteado
por la Ley 964 de 2005 decretada por el Congreso de la República de Colombia, dicta todas las
reglas relativas a la administración de riesgos operativos y junto con la resolución 1865 de
2007, las entidades deben: revelar de forma adecuada los gastos y los ingresos de riesgo
operativo, para registrar la línea y el tipo de evento en cuentas auxiliares a nivel interno creadas
especialmente para ello.
Circular externa 058 de Superintendencia Financiera, de 7 de Noviembre de 2007: La entidad
debe solicitar autorización previa a esta Superintendencia para la realización de la operación.
Bajo esta circular se coordinan los horarios en los cuales se puede desarrollar la actividad de
call center.
10. Relación Teoría Práctica.
Como administradores de empresas sabemos que la participación de nuestro roll, está dado al
cumplimiento y al perseguir constantemente metas, a través de planificación, organización, dirección y
control, de todas las actividades de la organización con el fin de lograr un objetivo y que se debe
encaminar a todas las partes de la empresa al cumplimiento de esto, en la práctica o en mi caso nos
damos cuenta que este tema básico y fundamental para todos los administradores se cumple, ya que
todas las áreas deben estar coordinadas para obtener buenos resultados y el incumplimiento de alguno
de ellos genera consecuencias o penalizaciones en mi caso como auditora de call center, en la práctica
eh desarrollado actividades de seguimiento a los agentes y cumplimiento a los temas de ley 1581 que
son tan importantes en un call center entendiéndose la gran cantidad de información que se utiliza para
ejercer la labor, DIGITEX es un outsoursing y a cabalidad debe cumplir cada lineamiento que disponga
su cliente, en mi caso es una entidad financiera y el incumplimiento de entregas y demás acarrea
grandes penalizaciones e incluso terminación del contrato, es allí entonces en donde se ponen a prueba
conocimientos de organización, las habilidades de ser como las blandas y las habilidades de
comunicación, el cumplimiento de cronogramas y el seguimiento de las planeaciones creadas a inicios
de mes en donde cada punto es de suma importancia, como administradora lo más importante es
mantener equilibrio y estas dispuestos al cambio y tener las estrategias necesarias para actuar en el
momento de dificultad o amenaza.
11. Referencias
Carrada D. Call Center; Telemarketers (Normas COPC (1996 – 2018).
Comdata Group (Documentos Internos de la organización – 2003 -2020)
De acuerdo a las actividades realizadas en mi caso por modalidad contrato laboral, la practica
permitió que mejorará mis habilidades de comunicación, pese al constante contacto con mis
directivos ya que de la mano con la creación de los manuales de procedimientos dispuestos para
esta actividad, tuve que recolectar información de los directivos directos y transversales para crear
un documento completo que sea entendible para las diferentes áreas y que a su vez facilite los
temas de cumplimiento de la compañía como lo es los entregables de ley 1581 y su vez facilitar un
documento que sirva de base para capacitaciones básicas de personal nuevo para el área de calidad,
claramente para realizar estos manuales es indispensable obtener toda la información posible esto
hizo también de mi parte entender las estructuras diferentes de la organización y a su vez la forma
en la cual cada una de ellas se comunica para un mismo fin, adicionalmente obtuve en la
organización la posibilidad de participar en planes formativos, acompañamientos “en piso” que es
un contacto directo con la parte operativa, esto debido a diferentes contingencias que sufrió la
compañía en este último semestre, ganando así conocimiento del comportamiento y funcionamiento
de las otras áreas de la compañía, si bien el proceso no es dispendioso ni fue largo, si fue muy
beneficioso en temas de conocimiento que me permiten desempeñarme mucho mejor en mi cargo y
establecer canales de comunicación diferentes a los que veníamos trabajando.
La práctica profesional es un proceso que realiza el estudiante, a una compañía para realizar
la labor que esta le asigne; puede ser en una empresa pública o privada y sirve para tener un
antecedente en la hoja de vida, esto es uno de los beneficios más enriquecedores en la
carrera profesional, ya que permite conocer y experimentar lo relacionado con la profesión,
ampliar la destreza en lo aprendido, llegar a la realidad de lo teórico entre otras cosas,
además que como estuantes nos damos cuenta que los diferentes temas tratados en la
carrera tienen gran importancia en las organizaciones más aun como administradores
podemos conocer funcionamientos diferentes de acuerdo a las áreas.
Desde lo académico mi sugerencia es para la parte de practica por convenio especial contrato
laboral, permitir a los estudiantes que ya por su labor obtienen los conocimientos o la
experiencia requerida en la materia, homologar la misma al menos en tiempo, y asignar en
ves del tiempo un proyecto de impacto para la organización poniendo en conocimiento la
experiencia y lo aprendido en la carrera.
El haber realizado este trabajo de prácticas profesionales fue de gran utilidad para comprender
de otra forma las funciones que realice y ver los aspectos donde fue útil el apoyo dado, por medio
de mi actividad como auditor, que es sin duda, una actividad al alcance de todos, que nos puede
hacer, mucho más fácil la verificación de procesos y en garantía con los lineamiento de las
empresas, es por ello, que considero que es sumamente importante mostrar y poner en práctica
los conocimientos, y fortalecer nuestra hoja de vida aplicando todo lo aprendido en nuestro cargo
y desde la practica en las funciones que allí hallan dispuesto para nosotros.