1 Cómo crear un inventario de equipos

de cómputo
 
Kimberly Yánez octubre 28, 2022
 
- 10 minutos de lectura

¿Cómo estás llevando el inventario de los equipos de cómputo de tu negocio?

Si aun no tienes un sistema en marcha, es hora de ponerte al día. No importa
cuán grande o pequeña sea tu empresa, un software de gestión de inventario de
activos debe ser una parte integral de tu administración de IT.

Esto no es más que un listado detallado y exhaustivo de todos los equipamientos

e información que están siendo utilizados por tu compañía. Y, si bien puede
parecer abrumador, con InvGate Insight podrás hacerlo rápidamente y sin
demasiado esfuerzo.

Recuerda que puedes probarlo gratis por 30 días desde aquí.

En este artículo te mostraremos cómo crear un inventario de equipos de

cómputo paso a paso y te daremos algunos consejos útiles para mantenerlo
actualizado y organizado. 

¡Continúa leyendo para tener un inventario de equipos de cómputo que te ayude a

mantener el control de tu oficina o negocio!
 

¿Qué es un inventario de equipos de

cómputo?
Un inventario de equipos de cómputo es una lista de todos los dispositivos y
sistemas informáticos que se encuentran en un entorno determinado (en este
caso, tu compañía). 

La principal finalidad de un inventario de este tipo es la de rastrear y administrar

los activos, a fin de garantizar que todos los equipos estén en buenas condiciones
y se encuentren en el lugar correcto.

En este sentido, inventariar equipos de cómputo forma parte de una estrategia

de gestión de activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés).
¿Qué es la gestión de activos de IT?
La gestión de activos es la disciplina que se encarga de identificar, evaluar,
controlar y optimizar el uso de los recursos de una organización. Esto incluye
todos los bienes tangibles e intangibles que tienen valor para la compañía y que
pueden ser utilizados para alcanzar sus objetivos.

La gestión ITAM es un proceso continuo que abarca desde la adquisición hasta el

retiro del activo. En cada paso de su ciclo de vida, las empresas deben tomar
decisiones acerca de su empleo, almacenamiento, mantenimiento y,
eventualmente, reemplazo.

Una gestión eficiente de los activos contribuye a mejorar el rendimiento general de

la compañía y a reducir los costos. En este sentido, contar con un mapa de todo
el software y hardware de tu organización (y su ubicación en tiempo real) te
permitirá tomar decisiones informadas, ahorrar tiempo y dinero comprando activos
duplicados o innecesarios y garantizar que tus licencias de software estén al día.

Hasta aquí, puede que creas que ya tienes un inventario de equipos de cómputo
implementado en la forma de un documento de Excel. Sin embargo, este es solo
el primer paso. 

Una planilla de Excel puede mostrarte una foto de un instante, pero para lograr
una gestión de activos eficiente, es crucial que ese inventario sea preciso y te
provea información actualizada acerca de los dispositivos y sus usuarios. ¿Cómo
lograrlo? ¡Sigue leyendo!

Beneficios de hacer un inventario de equipos de

cómputo
Mantener un inventario de los equipos de cómputo es importante por varias
razones. Como ya mencionamos, su ventaja principal es que sabes qué tienes y
dónde está cada dispositivo.
Pero además, te ayuda a garantizar que todos los equipos estén funcionando
correctamente y se encuentren en buen estado. Si algo sale mal, es mucho más
fácil encontrar el problema y solucionarlo, ya que sabes exactamente qué equipos
están involucrados.
En tercer lugar, un inventario de equipos de cómputo es útil para planificar mejor el
mantenimiento y las actualizaciones. Si conoces cuántos equipos tienes y cuál es
su estado, puedes planificar mejor cuándo y cómo realizar actualizaciones. De
esta forma, evitarás tener que hacer reparaciones urgentes o inesperadas que
podrían interrumpir el flujo de trabajo.
Por último, con él podrás saber si todos los equipos están seguros y protegidos. Al
tenerlos mapeados, es mucho más fácil asegurarte de que no se pierdan o sean
robados. También puedes controlar que estén protegidos contra virus y otros tipos
de malware.

Las 5 mejores prácticas para realizar un

inventario de equipos de cómputo
Realizar un inventario de equipos de cómputo es una tarea relativamente
sencilla y no requiere de grandes inversiones. Sin embargo, muchas veces se
descuida esta labor o se ejecuta de manera incorrecta. 

Después de ayudar a numerosos clientes en la implementación de InvGate

Insight como herramienta de inventario, sintetizamos nuestra experiencia en estas
cinco mejores prácticas.

1. Define correctamente tus activos

Lo primero que tienes que hacer es decidir qué vas a monitorear. No solo es
cuestión de hacer una lista con todo el hardware existente en tu empresa; la
enumeración tiene que tener una razón de ser. Esto cobra especial valor en la era
de la Internet de las Cosas (IoT). Por ejemplo, es posible que tenga más valor
hacer un seguimiento de todos los ordenadores de tu compañía que de las
cámaras de seguridad ubicadas en tus oficinas. 

Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de
forma más concreta.

En este punto, es importante que existan definiciones precisas que no dejen

margen de error, ya que cualquier aspecto de IT que quede inconcluso supone
riesgos que pueden comprometer la seguridad de las operaciones de tu empresa.

Este paso también te ayudará a seleccionar un sistema de gestión de inventario

adecuado cuando llegue el momento de hacerlo (que debería ser lo antes
posible). 

2. Utiliza un software de inventarios

Como mencionamos anteriormente, es posible que en tu compañía ya exista
un inventario de equipos de cómputo en una planilla de Excel. Y también es
probable que haya consenso acerca de que este esfuerzo es suficiente.

Sin embargo, nos vemos en la obligación de decirte que no lo es. ¿Por qué?
Primero y principal, por el propósito mismo de la herramienta. Si bien Excel es un
excelente instrumento para realizar tablas de todo tipo, su función esencial es
realizar cálculos. Por ende, si bien podrás confeccionar un listado de hardware, no
podrás confiar en que esté actualizado –y, por lo tanto, sería peligroso tomar
decisiones en base a esa información.

Es por eso que te proponemos como segunda mejor práctica para hacer un

inventario de equipos de cómputo la adopción de una herramienta creada con
ese propósito, como InvGate Insight. Nuestra plataforma fue confeccionada para
inventariar y gestionar los activos de tu compañía. Esto quiere decir que todas sus
funcionalidades están diseñadas para que tengas la mejor experiencia al utilizarlo
con este fin.
3. Asigna un responsable
Lo ideal es que, al momento de implementar un inventario de activos de
cómputo, designes (al menos) a una persona encargada de la carga y
mantenimiento de la base de datos. De esta manera evitarás errores y olvidos.

La persona designada debe ser alguien conocedor del tema con acceso a todos
los dispositivos. También debe revisar periódicamente todos los equipos de
cómputo para asegurarse de que estén funcionando correctamente y actualizar el
inventario cuando se compren nuevos dispositivos o se retiren otros del servicio. 

Claro que podrás automatizar este paso con InvGate Insight mediante la

instalación de un agente en tus equipos de cómputo. Este reportará
periódicamente, según tu necesidad, el estado del hardware y software, si se
produjo algún cambio o si hay alguna alerta que requiera tu atención.

4. Revisa y normaliza la información

Otra buena práctica al realizar tu inventario de equipos de cómputo es revisar
y normalizar tu base de datos. ¿Qué significa esto? Pues sencillamente que los
activos cargados no estén repetidos, tengan la información correcta y, si son
iguales, lleven el mismo nombre. 

Es que, cuando se realiza esta tarea, es muy común que haya incoherencias,
especialmente si partes de un archivo existente. En este caso particular, si bien
limpiar todo puede llevarte un buen rato, es algo que debes realizar ya que, de lo
contrario, tarde o temprano tendrás que perder tiempo en la tediosa tarea de
control de daños. Y así y todo, nunca resultará tan eficiente como empezar de
nuevo. 

Lo bueno es que InvGate Insight hace buena parte de esto por ti. Al ingresar

nuevos equipos de cómputo, la plataforma te avisará si existe otro activo similar,
para que puedas decidir si hay un solapamiento. Además, normalizará tu
inventario automáticamente.

5. Actualiza tu inventario de equipos de cómputo

periódicamente
Dado que la tecnología está en constante evolución, es importante mantener el
inventario lo más actualizado posible. De esta forma, podrás saber exactamente
qué equipos tienes y cuáles necesitas para que tu negocio funcione de manera
óptima. Los inventarios deben actualizarse de forma periódica, ya que los
dispositivos pueden cambiar de ubicación o ser sustituidos por otros nuevos.
Una vez más, con InvGate Insight este proceso será mucho más rápido y preciso,
brindándote métricas fidedignas y dándote la confianza suficiente para tomar
decisiones basadas en la situación real de tu compañía. 

Cómo hacer un inventario de equipos de

cómputo con InvGate Insight
Se puede crear un inventario en InvGate Insight de distintas maneras, según
las necesidades o preferencias de cada usuario. Sin importar el método que elijas,
siempre podrás modificar las cualidades y agregar nuevas.
¿Cuáles son estas alternativas?

 Carga manual - Esta modalidad consiste en rellenar un formulario

por cada activo nuevo. Es importante destacar aquí que los
campos son completamente personalizables.

 Documento .xls/.csv - Este método es ideal para quienes quieren

migrar de un inventario en Excel a InvGate Insight. Simplemente
tendrás que completar la plantilla (que puedes descargar desde la
misma plataforma) y cargar el archivo en la herramienta.

 Discovery - Permite detectar todos los equipos conectados a un

rango de IP predeterminado y seleccionar cuáles se quieren
agregar en el inventario.

 Agente - Se trata de instalar un agente en cada equipo de cómputo

para inventariarlo y que reporte cambios y actualizaciones en
tiempo real.

 Cloud - Al configurar un servidor cloud, se detectan todos los

equipos de cómputo vinculados a él; luego solo tendrás que
seleccionar aquellos que desees añadir al catálogo.

Además, ten en cuenta que los usuarios y locaciones que necesites vincular a

los equipos pueden importarse tanto manualmente como mediante archivos .xls
o .csv.
Reporte de inventario de equipos de
cómputo
Como ya mencionamos, InvGate Insight provee la posibilidad de generar reportes
personalizados que te ayudarán a ahorrar tiempo y te permitirán tomar
decisiones acertadas sobre los equipos de cómputo de tu compañía. Podrás
hacerlo con apenas unos clicks desde nuestra plataforma:
Una vez creado, tu reporte se verá así:
Además, ten en cuenta que es posible automatizar los reportes, e incluso crear
alertas ante un cambio en los estados de tus equipos de cómputo.

Conclusiones
Contar con un inventario y hacer un seguimiento de tus equipos de
cómputo pueden ser las mejores formas de asegurarte de que estás tomando
decisiones de la manera más informada posible.

Lo cierto es que hay muchas razones por las que es importante llevar un
inventario de equipos de cómputo. Nuestras favoritas son:

1. Conocer el número de dispositivos que se tienen y dónde están

ubicados.
2. Saber qué dispositivos están siendo utilizados y cuáles no.
3. Tener una lista actualizada de todos los dispositivos, incluyendo los
datos de contacto de los responsables de cada uno.
4. Poder planificar la adquisición de nuevos equipos y la reubicación
de los existentes.
5. Si algo sale mal, poder identificar fácilmente el problema y buscar
una solución.

Y lo mejor es que no necesitas buscar más: InvGate Insight será un gran aliado

para lograr todo esto (¡y más!). Si quieres ver por tí mismo cómo funciona nuestra
herramienta de gestión de activos, puedes explorar la demo online o solicitar
una prueba gratuita por 30 días.

Comienza a crear tu inventario de equipos de cómputo hoy mismo. Con un poco

de organización, podrás estar seguro de que estás tomando las mejores
decisiones para tu negocio.